2016

MICROSOFT ACCESS
2010

ESCUELA PROFESIONAL Nº 3
INFORMATICA 2º “A”

EXO S.A. | [Dirección de la compañía]

 MICROSOFT ACCESS 2010

Contenido
Unidad 1. Elementos básicos de Access 2010 (I) ................................................................. 3
1.1. Arrancar y cerrar Access 2010 ..................................................................................... 3
1.2. La pantalla inicial ............................................................................................................ 3
1.3. Las barras ........................................................................................................................ 4
1.4. La ayuda........................................................................................................................... 7
Unidad 2. Crear, abrir y cerrar una base de datos (I) ........................................................... 7
2.1. Conceptos básicos de Access ...................................................................................... 7
2.2. Crear una base de datos ............................................................................................... 7
2.3. Cerrar la base de datos ............................................................................................... 10
2.4. Abrir una base de datos............................................................................................... 10
Unidad 3. Crear tablas de datos (I)........................................................................................ 11
3.1. Crear una tabla de datos ............................................................................................. 11
3.2. La clave principal .......................................................................................................... 14
3.3. Guardar una tabla ......................................................................................................... 15
3.4. Cerrar una tabla ............................................................................................................ 15
Unidad 4. Modificar tablas de datos (I) ................................................................................. 16
4.1. Modificar el diseño de una tabla en Vista Diseño .................................................... 16
4.2. Modificar el diseño de una tabla en Vista Hoja de Datos ....................................... 17
Unidad 4. Modificar tablas de datos (II) ................................................................................ 18
4.3. Introducir y modificar datos en una tabla .................................................................. 18
4.4. Desplazarse dentro de una tabla ............................................................................... 19
4.5. Buscar y reemplazar datos.......................................................................................... 20
Unidad 5. Propiedades de los campos (I) ............................................................................ 22
5.1. Introducción ................................................................................................................... 22
5.2. Tamaño del campo ....................................................................................................... 23
5.3. Formato del campo....................................................................................................... 23
5.4. Lugares decimales ....................................................................................................... 25
5.5. Máscara de entrada ..................................................................................................... 25
5.6. Título ............................................................................................................................... 25
5.7. Valor predeterminado................................................................................................... 25
5.8. Regla de validación ...................................................................................................... 25
5.9. Texto de validación....................................................................................................... 26
5.10. Requerido .................................................................................................................... 26
5.11. Permitir longitud cero ................................................................................................. 26

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5.12. Indexado ...................................................................................................................... 26

Unidad 6. Las relaciones (I) .................................................................................................... 27
6.1. Crear la primera relación ............................................................................................. 27
6.2. Añadir tablas a la ventana Relaciones ...................................................................... 29
6.3. Quitar tablas de la ventana Relaciones .................................................................... 29
6.4. Modificar relaciones ..................................................................................................... 30
6.5. Eliminar relaciones ....................................................................................................... 30
6.6. Limpiar la ventana relaciones ..................................................................................... 31
6.7. Mostrar relaciones directas ......................................................................................... 31
6.8. Visualizar todas las relaciones ................................................................................... 32
Unidad 7. Las consultas (I) ..................................................................................................... 32
7.1. Tipos de consultas ........................................................................................................ 33
7.2. Crear una consulta ....................................................................................................... 33
7.3. La Vista Diseño ............................................................................................................. 34
7.4. Añadir campos .............................................................................................................. 35
7.5. Definir campos calculados .......................................................................................... 36
7.6. Encabezados de columna ........................................................................................... 36
7.7. Cambiar el orden de los campos................................................................................ 37
7.8. Guardar la consulta ...................................................................................................... 37
7.9. Ejecutar la consulta ...................................................................................................... 38
7.10. Modificar el diseño de una consulta ........................................................................ 38
7.11. Ordenar las filas .......................................................................................................... 38
7.12. Seleccionar filas .......................................................................................................... 38
7.13. Consultas con parámetros ........................................................................................ 40
7.14. Las consultas multitabla ............................................................................................ 41
7.15. Combinar tablas .......................................................................................................... 42
7.16. La composición externa............................................................................................. 42
Unidad 8. Las consultas de resumen (I) ............................................................................... 44
8.1. Definición ....................................................................................................................... 44
8.2. Las funciones de agregado ......................................................................................... 45
8.3. Agrupar registros .......................................................................................................... 46
8.4. Incluir expresiones ........................................................................................................ 47
8.5. Incluir criterios de búsqueda ....................................................................................... 47
Unidad 9. Las consultas de referencias cruzadas (I).......................................................... 48
9.1. Introducción ................................................................................................................... 48

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Unidad 1. Elementos básicos de Access 2010 (I)

Vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Access 2010 para saber
diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cómo se llaman, dónde están y para
qué sirven. También veremos cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabemos
cómo seguir trabajando. Cuando conozcamos todo esto estaremos en disposición de
empezar a crear bases de datos en el siguiente tema.

1.1. Arrancar y cerrar Access 2010

Veamos las dos formas básicas de iniciar Access 2010.

- Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior

izquierda de la pantalla. Al hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú. Colocar
el cursor en Todos los programas, aparecerá la lista de los programas que hay
instalados en tu ordenador.Localiza Microsoft Office y haz clic en ella, luego pulsa
sobre Microsoft Access, y se iniciará el programa.

- Desde el icono de Access 2010 del escritorio.

Para cerrar Access 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

- Hacer clic en el botón cerrar

- Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.

- Hacer clic sobre la pestaña Archivo y pulsa el

botón Salir .

1.2. La pantalla inicial

Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus
componentes fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes
elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a
continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la
que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se
vean en cada momento, como veremos más adelante.

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1.3. Las barras

La barra de Título

La barra de título contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos
trabajando en el momento actual.

En el extremo de la derecha están los botones para minimizar

, maximizar/restaurar y cerrar .

La barra de Acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access

como Guardar o Deshacer .

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Veremos
cómo más adelante.

La Cinta de opciones

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La cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas

en pestañas. Al hacer clic en una pestaña accederemos a su ficha que contiene
los botones y menús, organizados en categorías o grupos.

Durante el curso utilizaremos continuamente esta cinta. Para referirnos a un

determinado botón necesitaremos saber en qué pestaña se encuentra y, para más seña,
el grupo. De tal forma que Inicio > Portapapeles > Pegar sería la localización exacta del
botón Pegar, que pertenece al grupo Portapapeles de la pestaña Inicio. Es importante
que te familiarices con esta nomenclatura.

En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás

porque tienen un color atenuado, gris.

La cinta es dinámica y se comporta de forma inteligente. Está diseñada para

simplificarte el trabajo, mostrando solamente aquellas opciones que te serán útiles en
cada pantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma
aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o

conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del
ratón.

Es posible que, al pulsar la tecla lo que ocurra sea que se despliegue un submenú. En
tal caso, aparecerán nuevos caracteres para estas nuevas opciones.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

Para ocultar y mostrar en un momento dado las fichas de la cinta, si necesitas

disponer de más espacio de trabajo. Para ello, deberás hacer doble clic sobre cualquiera
de las pestañas o utilizar el botón situado en la parte derecha de la cinta . Las
opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier
pestaña o pulses de nuevo el botón.

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La pestaña Archivo

La pestaña Archivo es especial y como tal, está destacada con un fondo rosado. Al
contrario que el resto de pestañas, no despliega una ficha típica de la cinta de
opciones con herramientas para modificar el documento, sino que despliega un menú
con acciones relativas al propio archivo: Guardar, Imprimir, Abrir... En versiones
anteriores se encontraban en el botón Office.

A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y
como vimos para la Cinta de opciones pulsando Alt + A.

Este menú contiene dos tipos básicos de elementos:

Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Por
ejemplo, la opción Guardar para guardar el documento actual, o Salir para cerrar la
aplicación. También puede que algunas opciones muestren un cuadro de diálogo donde
nos pedirá más información sobre la acción a realizar como la

opción Abrir.

Opción que muestra más información. Algunas opciones lo que hacen es mostrar
más opciones en la zona derecha de la ventana. Por ejemplo, la opción Información que
muestra información de la base de datos abierta o Reciente que muestra un listado de las
últimas bases de datos utilizadas. Al hacer clic en una de estas opciones, se coloreará con
un color rosado intenso, para que sepamos que se trata de la opción activa.

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La barra de estado

La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene

indicaciones sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información según la
pantalla en la que estemos en cada momento.

Por ejemplo aquí nos indica que tenemos la tecla de teclado numérico pulsada (Bloq
Num), que estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de
datos, Tabla dinámica, Gráfico dinámico y Diseño con los cuatro botones que
aparecen a la derecha. Los nombres de los botones se muestran en un pequeño cuadro
informativo al dejar el cursor sobre uno de ellos, de forma que no es necesario que los
memorices. Con el uso ya irás aprendiendo la forma de los botones que más utilices.

1.4. La ayuda

Access incorpora una documentación muy útil que explica las distintas opciones y
características del programa. Su consulta frente a una duda es muy recomendable. Para
acceder a ella podemos:

Hacer clic en el botón de Ayuda , en la zona derecha de la Cinta de opciones.

Pulsar la tecla F1 del teclado.

El programa también ofrece otras opciones interesantes, para elllo:

Pulsar Ayuda en la pestaña Archivo. En este apartado además encontrarás enlaces

a las webs de Microsoft que te facilitarán información sobre las novedades de esta
versión en concreto, ayuda técnica o actualizaciones del programa.

Unidad 2. Crear, abrir y cerrar una base de datos (I)

2.1. Conceptos básicos de Access

Si quieres aprender o repasar conceptos básicos de bases de datos o quieres conocer

los objetos que maneja Access 2010,.

2.2. Crear una base de datos

Para crear una nueva base de datos debemos:

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Hacer clic sobre la opción Nuevo de la pestaña Archivo.

Se mostrarán las distintas opciones para nuevos archivos en la zona de la derecha. La

opción Base de datos en blanco es la que debe estar seleccionada si queremos partir de
cero, aunque también podríamos partir de una base existente o de una plantilla.

Elijas la opción que elijas, un poco más a la derecha verás un panel con una vista
previa y las opciones necesarias para especificar el Nombre de archivo y Ubicación de
la nueva base de datos. Ésto es así porque, al contrario que en otros programas como
Word, Access necesita crear y guardar el archivo antes de empezar a trabajar. No se
puede ir realizando la base de datos y guardarla cuando esté lista.

Para cambiar la ubicación establecida por defecto (la carpeta Mis documentos), haz

clic en la pequeña carpeta que hay junto a la caja de texto .

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

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Deberemos utilizar la barra de direcciones superior o explorar las carpetas desde el

panel izquierdo para situarnos en la carpeta en que queramos guardar la base de
datos. Y en el cuadro Nombre de archivo podrás escribir el nombre. Luego, hacer clic
en Aceptar. Se cerrará el cuadro de diálogo y volverás a la pantalla anterior.

Pulsar el botón Crear para crear la base de datos.

Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará

la extensión .ACCDB. Es el mismo formato que se utilizaba en Office 2007, por lo que no
presentan problemas de compatibilidad.

Por defecto, Access abrirá una nueva tabla llamada Tabla1 para que puedas empezar
a rellenar sus datos.

Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás
objetos se crean a partir de éstas.

Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de navegación, desde

donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de
datos.

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De entrada sólo encontraremos la Tabla1 que se crea por defecto.

Puedes ocultar el panel haciendo clic en el botón Ocultar .
Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qué objetos mostrar y de qué
forma.

2.3. Cerrar la base de datos

Se puede cerrar una base de datos de varias formas:

- En la pestaña Archivo, elegir la opción Cerrar base de

datos .

- O bien cerrar Access. Obviamente la base también se cerrará.

2.4. Abrir una base de datos

Podemos abrir una base de datos ya existente de diferentes formas:

Desde la pestaña Archivo > Abrir

Desde las teclas rápidas CTRL+A o ALT+A.

En ambos métodos se abrirá el cuadro de diálogo Abrir para que selecciones el archivo
que quieres abrir:

Deberás situarte en la carpeta donde se encuentre la base y hacer doble clic sobre el
archivo o bien seleccionarlo y pulsar el botón Abrir.

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Desde la pestaña Archivo > Reciente

En la opción Reciente encontrarás una lista de los últimos archivos abiertos, al igual
que en el método anterior. Haz clic en la que quieras abrir.

Desde el acceso rápido a las últimas bases abiertas:

Nada más abrir Access desde su icono en el Escritorio o desde la opción en Inicio >
Todos los Programas, aparecerá la ficha Archivo desplegada.

En ella encontrarás una lista de las cuatro últimas bases de datos abiertas,
exactamente igual que en el método anterior, pero
directamente en Archivo, sin tener que pulsar Reciente. Haz
clic sobre la que quieras abrir.

Desde Archivo > Reciente (el método que hemos visto

anteriormente) podemos configurar cuántos elementos
veremos en el acceso rápido. Por defecto son 4, pero
podemos cambiarlo hasta un máximo de 17. No es
recomendable incluir muchas, porque puede resultar molesto
un listado demasiado extenso.

También podemos eliminar este indicando que queremos

mostrar 0 elementos o bien desactivando la casilla de
verificación.

Hay que tener en cuenta que, tanto en la lista de archivos recientes como en su acceso
rápido, al hacer clic en un elemento se abrirá con el nombre y ubicación que tenía la
última vez que se abrió. Esto quiere decir que no es "inteligente". Si le cambias el nombre
a una base de datos o la trasladas a otra carpeta, la lista quedará desactualizada y al
tratar de abrir una base se mostrará un mensaje indicando que no es capaz de encontrar
el archivo. Si ocurre esto, deberás utilizar cualquiera de los dos primeros métodos y
buscar manualmente el archivo en su actual carpeta contenedora.

Unidad 3. Crear tablas de datos (I)

Aquí veremos cómo crear una tabla de datos para poder introducir datos en la base
de datos en los temas siguientes y luego trabajar con éstos utilizando las ventajas que nos
proporciona Access 2010.

3.1. Crear una tabla de datos

Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear. En el
grupo Tablas podremos seleccionar estas opciones:

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El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los
datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de
datos que tiene la columna.

Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad didáctica

Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio

SharePoint desde el que podrás compartir los datos almacenados en la lista o tabla con
otras personans con acceso al mismo sitio.

Desde el grupo Plantillas también podemos acceder a Elementos de aplicación,

que permite crear una tabla de entre las plantillas disponibles. Sólo tendrás que rellenarla
con sus datos.

Explicaremos a continuación la forma de crear una tabla en vista diseño. Este método
consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta
tendrá y otras consideraciones.

Otra forma rápida de llegar a la Vista Diseño es haciendo clic en el botón de la barra
de estado inferior. También en caso de estar editando una tabla, encontraremos el
botón Ver > Vista Diseño, en la pestaña Campos de lasHerramientas de tabla.

Aparecerá la Vista Diseño de la tabla:

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En la pestaña tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos asignado un

nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1).

A continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la

tabla, se utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla
definiremos la primera columna de la tabla y así sucesivamente.

En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas (General y Búsqueda) para

definir las propiedades del campo, es decir, características adicionales de la columna
que estamos definiendo.

Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo

de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este nomento el cursor se
encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Tipo de datos y en el recuadro
inferior derecho Access nos indica que el tipo de datos determina la clase de valores que
admitirá el campo.

vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondrá la
tabla:

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En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la

tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si
queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la
derecha y elegir otro tipo.

En Office 2010 se ha incluido un nuevo tipo de datos que no se encontraba en

versiones anteriores: Calculado.

Observa como una vez tengamos algún tipo de dato en la segunda columna, la parte
inferior de la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se activa para poder
indicar más características del campo, características que veremos con detalle en la
unidad temática siguiente.

A continuación pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la rejilla.

Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que únicamente sirve para introducir
un comentario, normalmente una descripción del campo de forma que la persona que
tenga que introducir datos en la tabla sepa qué debe escribir ya que este cometario
aparecerá en la barra de estado de la hoja de datos.

Repetir el proceso hasta completar la definición de todos los campos (columnas) de la

tabla.

3.2. La clave principal

Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.

La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve
de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo
de equivocación el registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave
principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un campo.

Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:

Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal.

En la pestaña Diseño de Herramientas de tabla, hacer clic sobre el botón Clave

principal del grupo Herramientas.

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A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho
campo es la clave principal de la tabla.

Si quieres que el sistema se encargue automáticamente de generar los valores del

campo que es clave principal, puedes definirlo con el tipo de datos Autonumeración.

Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos),

seleccionar los campos pulsando simultaneamente la tecla CTRL y el campo a
seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el botón
anterior .

Importante: Recordar que un campo o combinación de campos que forman la clave

principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la
tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal.

Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el
sistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error de este tipo:

3.3. Guardar una tabla

Para guardar una tabla, podemos:

Ir a la pestaña Archivo y elegir la opción Guardar.

O bien hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido.

Como nuestra tabla aún no tiene nombre asignado, aparecerá el siguiente cuadro de
diálogo:

Escribir el nombre de la tabla.

Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Nota: Si no hemos asignado clave principal

antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de diálogo avisándonos de ello, y
preguntándonos si queremos que Access cree una, si le decimos que Sí nos añade un
campo de tipo autonumeración y lo define como clave principal. Si le decimos que No se
guarda la tabla sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es conveniente
pero no obligatorio.

3.4. Cerrar una tabla

Podemos cerrar una tabla de varias formas:

Hacer clic derecho sobre la pestaña con el nombre de la tabla y

seleccionar Cerrar en el menú emergente.

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Hacer clic con el botón central del ratón sobre la pestaña con el nombre de la
tabla. En algunos ratones el botón central es la propia ruedecita que nos ayuda a
desplazarnos hacia arriba y hacia abajo.

O bien hacer clic sobre el botón Cerrar que se encuentra en la parte derecha al
mismo nivel que la pestaña.

Unidad 4. Modificar tablas de datos (I)

Aquí veremos las técnicas de edición de registros para modificar tanto la definición
de una tabla como los datos introducidos en ella. Esta unidad está dedicada,
principalmente, a la Vista Hoja de datos de una tabla.

4.1. Modificar el diseño de una tabla en Vista Diseño

Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definición (por ejemplo,
añadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc.)
tendremos que realizar una modificación en su diseño:

Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo

estuviera.

Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar en el Panel de navegación,
seleccionar Vista Diseño en el menú contextual:

Aparecerá la ventana de diseño de tablas estudiada en la unidad temática anterior.

Para modificar la definición de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a

modificar y realizar las sustituciones necesarias.

Para añadir un nuevo campo:

Ir al final de la tabla y escribir la definición del nuevo campo.

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O bien, situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el

botón de la pestaña Diseño, en este último caso el nuevo campo se
insertará delante del que estamos posicionados.

Para eliminar un campo:

Posicionarse en el campo y hacer clic en el botón de la

pestaña Diseño.

O bien, seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su

extremo izquierdo y cuando esté remarcada pulsar la tecla Supr o Del.

Se borrará el campo de la definición de la tabla y los datos almacenados en el campo

también desaparecerán.

Por último, guardar la tabla.

4.2. Modificar el diseño de una tabla en Vista Hoja de Datos

La Vista de Hoja de datos se utiliza normalmente para editar los datos que contiene la
tabla, aunque también podemos modificar su diseño. Para abrir la tabla en esta vista:

Si la tabla no está abierta, desde el Panel de Navegación:

- Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla.

- O bien hacer clic derecho sobre la tabla y seleccionar la opción en el menú

contextual.

Si tenemos la tabla abierta, pero en Vista Diseño:

- Desde la pestaña Diseño o Inicio > grupo Vista > botón Ver, cambiaremos la vista.

- También desde el botón de la barra de estado.

La Vista Hoja de datos tiene un aspecto como el siguiente:

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A la derecha de las columnas que hayamos creado veremos una columna

llamada Agregar nuevo campo.

Si hacemos clic sobre el encabezado, se desplegará un menú que nos permitirá elegir
el tipo de datos que contendrá la nueva columna (o campo). Al pulsar sobre el que nos
interese, se insertará automáticamente en la tabla.

El encabezado del nuevo campo contendrá un nombre por defecto: Campo1. Si

insertas otros se llamarán Campo2, Campo3, etc. Para darle un nombre a los campos no
hay mas que seleccionar el encabezado con un doble clic y borrar el texto Campo1, para
a continuación escribir el nuevo nombre. Al finalizar, pulsar INTRO para que se guarde.

Otra forma de cambiar el nombre es hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el
encabezado y seleccionar la opción Cambiar nombre de campo en el menú contextual.

También desde el menú contextual podremos Eliminar campo, si queremos

deshacernos de una determinada columna.

Estas opciones nos pueden venir bien en un momento dado, si estamos modificando el
contenido de la tabla y decidimos realizar un pequeño cambio en su diseño, pero
recomendamos realizar los cambios de diseño en la Vista Diseño, ya que disponemos de
un mayor control de la edición.

Unidad 4. Modificar tablas de datos (II)

4.3. Introducir y modificar datos en una tabla

Como hemos comentado, la Vista Hoja de datos sirve principalmente para introducir y
modificar los datos de una tabla.

Cada fila nos sirve para introducir un registro.

Para introducir registros:

Escribir el valor del primer campo del registro. En función del tipo de datos que sea lo
haremos de un modo u otro. Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro.

Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro,

pulsar INTRO para introducir los datos del segundo registro.

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En el momento en que cambiamos de registro, el registro que estabamos introduciendo

se almacenará, no es necesario guardar los cambios de la tabla.

Al finalizar, puedes cerrar la tabla, o cambiar de vista, según lo que quieras hacer a
continuación.

Si lo que queremos es borrar un registro entero:

Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del

registro.

En la pestaña Inicio > grupo Registros > pulsar Eliminar. O bien pulsar la
tecla SUPR del teclado.

De la misma forma podemos eliminar una columna, si la seleccionamos y utilizamos el

botón Eliminar.

Para modificar algún valor introducido no tenemos más que situarnos sobre el
valor a modificar y volverlo a escribir.

4.4. Desplazarse dentro de una tabla

Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de
desplazamiento:

La barra nos indica en qué registro estamos situados y el número total de registros de la
tabla.

El recuadro en blanco nos está diciendo el registro actual en que estamos situados,
del total. En este caso estamos en el registro 2 de un total de 3.

Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a
continuación:

para ir al primer registro de la tabla.

para ir al registro anterior en la tabla.

para ir al registro siguiente en la tabla.

para ir al último registro de la tabla.

para crear un nuevo registro que se situará automáticamente al final de la tabla.

Podemos ir también directamente a un registro determinado de la siguiente forma:

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 MICROSOFT ACCESS 2010

1. Hacer doble clic sobre el cuadro de texto donde pone el número del registro actual.
2. Escribir el número del registro al cual queremos ir.
3. Pulsar INTRO.

También podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros utilizando el

teclado.

Pulsando las teclas FLECHA ABAJO y FLECHA ARRIBA cambiamos de registro al

anterior o posterior.

Con las teclas FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA nos movemos dentro del
mismo registro por las distintas columnas.

También puedes utilizar las teclas INICIO y FIN para desplezarte al primer campo o al
último, en el mismo registro. Y las teclas RE PÁG y AV PÁG para situarte en el primer
registro o en el último.

Para poder utilizar el teclado a la hora de desplazarnos entre los registros, el foco debe
estar en un registro cualquiera de la tabla. Si no es así, simplemente haz clic en un
registro.

4.5. Buscar y reemplazar datos

Muchas veces necesitaremos buscar algún registro conociendo el valor de alguno

de sus campos. Para poder realizar esta operación tenemos a nuestra disposición la
herramienta Buscar de Access 2010.

Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la
vista Hoja de datos, a continuación posicionar el cursor en el campo donde queremos
buscar y finalmente hacer clic en el botón Buscar de la pestaña Inicio o bien pulsar las
teclas CTRL+B:

Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar siguiente:

En el cuadro Buscar: escribimos el valor a buscar.

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En el cuadro Buscar en: indicamos el campo donde se encuentra el valor a buscar. Por
defecto coge el campo donde tenemos el cursor en ese momento, si queremos que
busque en cualquier campo pulsa sobre Campo actual y selecciona en la
lista Documento actual.

En el cuadro Coincidir: elegimos entre estas tres opciones:

Hacer coincidir todo el campo para que el valor buscado coincida exactamente con el
valor introducido en el campo.

Cualquier parte del campo para que el valor buscado se encuentre en el campo pero
no tiene porque coincidir exactamente con él.

Comienzo del campo para que el valor buscado sea la parte inicial del campo.

Después podemos indicarle en qué registros Buscar:

Todos para buscar en todos los registros de la tabla.

Arriba para buscar a partir del primer registro hasta el registro en el que nos

Abajo para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y hasta el
último.

Si activamos la casilla Mayúsculas y minúsculas diferencia a la hora de buscar entre

mayúsculas y minúsculas (si buscamos María no encontrará maría).

Hacemos clic sobre el botón Buscar siguiente para empezar la búsqueda y se

posicionará en el primer registro que cumpla la condición de búsqueda. Si queremos
seguir la búsqueda, hacer clic sobre el botón Buscar siguientesucesivamente para
encontrar todos los valores que buscamos.

Después cerrar el cuadro de diálogo.

Si lo que queremos es sustituir un valor por otro utilizaremos la

opción Reemplazar.

Si tenemos la ventana Buscar y reemplezar abierta sólo deberemos cambiar a la

pestaña Reemplazar.

En caso contrario, deberemos acceder desde la pestaña Inicio > grupo Buscar al
botón Reemplazar que se encuentra justo al lado de el de Buscar.

Verás el cuadro de diálogo de la siguiente forma:

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 MICROSOFT ACCESS 2010

La pestaña Reemplazar tiene las mismas opciones que para buscar y además un
cuadro para introducir el valor de sustitución, el cuadro Reemplazar por: y un
botón Reemplazar que reemplaza el valor donde nos encontramos en ese momento, y un
botón Reemplazar todos que sustituye todos los valores encontrados por el de
sustitución.

Esta opción hay que utilizarla con mucho cuidado porque a veces pueden ocurrir
resultados inesperados sobre todo si no utilizamos la opción Hacer coincidir todo el
campo.

Unidad 5. Propiedades de los campos (I)

5.1. Introducción

Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan
un control adicional sobre la forma de funcionar del campo.

Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la Vista Diseño cuando

tenemos un campo seleccionado.

Las propiedades se agrupan en dos pestañas, la pestaña General donde indicamos las
características generales del campo y la pestaña Búsqueda en la que podemos definir
una lista de valores válidos para el campo. Esta última ya ha sido explicada en un
avanzado del tema de creación de tablas, de forma que en esta unidad profundizaremos
en la primera.

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 MICROSOFT ACCESS 2010

Las propiedades de la pestaña General pueden cambiar para un tipo de dato u otro
mientras que las propiedades de la pestaña Búsqueda cambian según el tipo de control
asociado al campo.

Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo después de
haber introducido datos en él se pueden perder estos datos introducidos.

A continuación explicaremos las propiedades de que disponemos según los diferentes

tipos de datos.

5.2. Tamaño del campo

Para los campos Texto, esta propiedad determina el número máximo de caracteres
que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor
máximo de 255.

Para los campos Numérico, las opciones son:

 Byte (equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros

entre 0 y 255.

 Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767.

 Entero largo para valores enteros comprendidos entre -

2.147.483.648 y 2.147.483.647.

 Simple para la introducción de valores comprendidos entre -

3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre
1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.

 Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y

-4,94065645841247E-324

 Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases

réplicas.

 Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y

10^38-1 (si estamos en una base de datos .adp) y números entre -
10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos .accdb)

Los campos Autonumeración son Entero largo.

A los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño.

5.3. Formato del campo

Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o
en un informe.

Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, Datos
adjuntos e Hipervínculo.

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 MICROSOFT ACCESS 2010

Para los campos Autonumeración, Numérico y Moneda, las opciones son:

Número general: presenta los números tal como fueron introducidos.

Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el símbolo

monetario asignado en Windows como puede ser €.

Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro.

Fijo: presenta los valores sin separador de millares.

Estándar: presenta los valores con separador de millares.

Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade el signo de porcentaje (%).

Científico: presenta el número con notación científica.

Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:

Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es
sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores
de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.

Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo. Ejemplo:
Lunes 21 de agosto de 2000.

Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-
2000.

Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo:
01/08/00.

El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el
31/12/29 son fechas comprendidas entre los años 2000 y el 2029 y las fechas
comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de años entre 1930 y
1999.

Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20.

Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM.

Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.

Los campos Sí/No disponen de los formatos predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y

Activado/Desactivado.

Sí, Verdadero y Activado son equivalentes entre sí, al igual que lo son No,Falso y
Desactivado.

Nota: El control predeterminado para un dato Sí/No es la casilla de verificación por lo

que en la vista Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla de
verificación y no se ve el efecto de la propiedad formato. Si queremos ver el efecto
tenemos que cambiar el control predeterminado en la pestaña Búsqueda de las
propiedades del campo, en la propiedad Mostrar control elegir el Cuadro de texto como
te mostramos a continuación.

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 MICROSOFT ACCESS 2010

Los campos Calculado pueden ser de cualquiera de los formatos indicados

anteriormente, ya que el cálculo puede ser tanto sobre fechas, como sobre valores
monetarios u operaciones lógicas de verdadero/falso.

Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, para los

campos Texto se tendrían que crear formatos personalizados.

5.4. Lugares decimales

Esta propiedad nos permite indicar el número de decimales que queremos asignar a un
tipo de dato Número, Autonumeración o Moneda.

5.5. Máscara de entrada

Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los
valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una máscara de
entrada para un campo Número de teléfono que muestre exactamente cómo debe
introducirse un número nuevo: (___) ___-____.

Access dispone de un Asistente para máscaras de entradas que nos facilita el

establecer esta propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botón que
aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad.

5.6. Título

Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del
campo.

Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor
en la propiedad Título, en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento.

5.7. Valor predeterminado

El valor predeterminado es el valor que se almacenará automáticamente en el campo si

no introducimos ningún valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado
campo va a tener la mayoría de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para
indicar o especificar cuál va a ser ese valor y así que se introduzca automáticamente en el
campo a la hora de introducir los datos de la tabla.

Por ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayoría de

clientes son de la provincia Valencia, se puede introducir ese valor en la propiedad Valor
predeterminado del campo Provincia y así a la hora de introducir los diferentes clientes,
automáticamente aparecerá el valor Valencia y no lo tendremos que teclear.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto
OLE, Datos adjuntos, Calculado y Autonumeración.

5.8. Regla de validación

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 MICROSOFT ACCESS 2010

Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos según el criterio que se
especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo
para que sea introducido correctamente.

Por ejemplo si queremos que un valor introducido esté comprendido entre 100 y 2000,
se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000.

Para formar la condición puedes utilizar el generador de expresiones como te

explicamos en la secuencia animada.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto
OLE, Datos adjuntos, Calculado y Autonumeración.

Para ayudarnos a escribir la regla de validación tenemos el generador de

expresiones que se abre al hacer clic sobre el botón que aparece a la derecha de la
propiedad cuando hacemos clic en ella

5.9. Texto de validación

En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si

introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validación especificada en
la propiedad anterior.

Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los
datos sepa el porqué de su error y pueda solucionarlo.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y
el Autonumeración.

5.10. Requerido

Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta

propiedad el valor Sí, en caso contrario el valor será el de No.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y
el Autonumeración.

5.11. Permitir longitud cero

Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se
puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estén vacíos.

5.12. Indexado

Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo.

Los índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más
rápidas, y también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación.

Por ejemplo, si buscas empleados basándose en un campo llamado Apellidos, puedes

crear un índice sobre este campo para hacer más rápida la búsqueda.

Pero el indexado no es la panacea, tiene sus inconvenientes. No es recomendable

crear índices en tablas que contiene un gran volumen de datos y que además se
actualizan constantemente, porque el proceso interno de actualización de los índices
puede ralentizar mucho las consultas sobre la tabla.

Esta propiedad dispone de tres valores:

No: Sin índice.

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Sí (con duplicados): Cuando se asigna un índice al campo y además admite valores

duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo).

Sí (sin duplicados): Cuando se asigna un índice pero sin admitir valores duplicados.

Unidad 6. Las relaciones (I)

En esta unidad veremos cómo relacionar tablas y los diferentes tipos de

relaciones que pueden existir entre dos tablas de una base de datos.

6.1. Crear la primera relación

Para crear relaciones en Access 2010 deberemos: - Pulsar el botón Relaciones de la

pestaña Herramientas de base de datos. - O bien, desde el botón

de Archivo > Información.

En caso de que tengas una tabla abierta, también encontrarás este botón en:- La
pestaña Herramientas de tabla > Diseño > grupo Relaciones, si estamos en Vista
Diseño.- La pestaña Herramientas de tabla > Tabla > grupo Relaciones, si estamos en
la Vista Hoja de datos.

Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla y en él deberemos indicar qué tablas

queremos relacionar.

1. Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relación haciendo clic sobre ella,
aparecerá dicha tabla remarcada. También puedes seleccionar varias a la vez
pulsando CTRL.

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2. Hacer clic sobre el botón Agregar.

3. Repetir los dos pasos anteriores hasta añadir todas las tablas sobre las cuales
queramos efectuar relaciones.
4. Hacer clic sobre el botón Cerrar.

Ahora aparecerá la ventana Relaciones con las tablas añadidas en el paso anterior.

Para crear la relación:

1. Ir sobre el campo de relación de la tabla principal (en nuestro caso código

paciente de la tabla Pacientes).
2. Pulsar el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrar hasta el
campo codigo paciente de la tabla secundaria (Ingresos).
3. Soltar el botón del ratón.

Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones siguiente:

En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas
(Pacientes y Ingresos) y debajo de éstos el nombre de los campos de relación (código
paciente y codigo paciente). Ojo! La información de ambos campos se debe
corresponder, por lo tanto han de ser del mismo tipo de datos. No puedes relacionar, por
ejemplo una fecha de nacimiento con un apellido. En cambio no es necesario que el
nombre del campo sea el mismo.

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 MICROSOFT ACCESS 2010

Observa en la parte inferior el Tipo de relación que se asignará dependiendo de las

características de los campos de relación (en nuestro caso uno a varios porque un mismo
paciente puede ingresar en la clínica más de una vez).

Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre éste.

Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos

relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados.

Para terminar, hacer clic sobre el botón Crear.

Se creará la relación y ésta aparecerá en la ventana Relaciones.

6.2. Añadir tablas a la ventana Relaciones

Si ya hemos creado una relación y queremos crear otra pero no se dispone de la tabla
en la ventana Relaciones debemos añadir la tabla a la ventana:

Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el

botón Relaciones en la pestaña Herramientas de base de datos.

Para añadir la tabla hacer clic sobre el botón Mostrar tabla en la pestaña Diseño.

Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tablas estudiado en el apartado anterior.

Añadir las tablas necesarias.

Cerrar el cuadro de diálogo.

6.3. Quitar tablas de la ventana Relaciones

Si queremos eliminar una tabla de la ventana Relaciones:

Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el

botón Relaciones en la pestaña Herramientas de base de datos.

Después podemos elegir entre:

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 MICROSOFT ACCESS 2010

hacer clic con el botón derecho sobre la tabla y elegir la opción Ocultar tabla del
menú contextual que aparecerá,

o bien, hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el botón Ocultar
tabla en la pestaña Diseño.

6.4. Modificar relaciones

Para modificar relaciones ya creadas:

Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos formas:

hacer clic con el botón derecho sobre la línea que representa la relación a modificar
y elegir la opción Modificar relación... del menú contextual que aparecerá,

o bien, hacer clic sobre la relación a modificar y hacer clic en el botón Modificar
relaciones que encontrarás en la pestaña Diseño de la banda de opciones.

Se abrirá el cuadro de diálogo Modificar relaciones estudiado anteriormente.

Realizar los cambios deseados.

Hacer clic sobre el botón Aceptar.

6.5. Eliminar relaciones

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 MICROSOFT ACCESS 2010

Si lo que queremos es borrar la relación podemos:

hacer clic con el botón derecho sobre la relación a borrar y elegir la

opción Eliminar del menú contextual,

o bien, hacer clic con el botón izquierdo sobre la relación, la relación quedará
seleccionada, y a continuación pulsar la tecla DEL o SUPR.

La relación queda eliminada de la ventana y de la base de datos.

6.6. Limpiar la ventana relaciones

Cuando nuestra base de datos contiene muchas tablas y muchas relaciones, la

ventana Relaciones puede llegar a ser tan compleja que sea difícil interpretarla. Podemos
salvar esta dificultad limpiando la ventana y visualizando en ella únicamente las tablas que
nos interesen y sus relaciones. Para ello utilizaremos la opción Borrar diseño y Mostrar
relaciones directas que describiremos a continuación.

Para limpiar la ventana Relaciones haz clic en el botón Borrar diseño en la

pestaña Diseño:

Desaparecerán todas las tablas y todas las relaciones de la ventana Relaciones.

Desaparecen las relaciones de la ventana pero siguen existiendo en la base de datos,
únicamente hemos limpiado la ventana.

A partir de ese momento podemos ir añadiendo a la ventana las tablas que nos
interesan (con la opción Mostar tabla estudiada anteriormente) y las relaciones definidas
con esas tablas con la opción Mostrar directas que explicaremos a continuación.

6.7. Mostrar relaciones directas

Esta opción nos permite visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones
basadas en una tabla determinada para ello:

Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre:

hacer clic con el botón derecho sobre la tabla y elegir la opción Mostrar directas del
menú contextual que aparecerá,

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 MICROSOFT ACCESS 2010

o bien, hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el botón Mostrar
relaciones directas en la pestaña Diseño.

Aparecerán todas las relaciones asociadas a la tabla y todas las tablas que intervienen
en estas relaciones.

6.8. Visualizar todas las relaciones

Si queremos visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones:

Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre:

hacer clic con el botón derecho sobre el fondo de la ventana y elegir la

opción Mostrar todo del menú contextual que aparecerá,

o pulsar el botón Mostrar todas las relaciones en la pestaña Diseño.

Aparecerán todas las relaciones existentes en la base de datos y las tablas asociadas.

Unidad 7. Las consultas (I)

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 MICROSOFT ACCESS 2010

En esta unidad veremos cómo crear consultas y manejarlas para la edición de

registros de tablas creadas con Access 2010.

7.1. Tipos de consultas

Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de
una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.

Existen varios tipos de consultas:

Consultas de selección.

Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una
tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos
consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta). Una
consulta de selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está físicamente
en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a
calcular).

Consultas de acción.

Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de
acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas. Las
veremos más adelante.

Consultas específicas de SQL.

Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino que
se tienen que definir directamente en SQL, como por ejemplo las de Unión. Estas
consultas no se estudiarán en este curso ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa
que no es objeto de este curso.

7.2. Crear una consulta

Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:

Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.

Hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear:

También tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes

ver en la imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda.

Si haces clic en el botón Asistente para consultas aparecerá el siguiente cuadro de

diálogo:

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 MICROSOFT ACCESS 2010

El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de selección sencilla como
definimos en el apartado anterior.

Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremos
más adelante.

Nosotros explicaremos detenidamente la opción Diseño de consulta que te permitirá

crear cualquiera de las anteriores por ti mismo.

Al entrar en la Vista Diseño de consulta nos pide primero las tablas de las que la
consulta sacará los datos con un cuadro de diálogo parecido al siguiente:

Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el

botón Agregar.

Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las demás tablas.

Finalmente hacer clic sobre el botón Cerrar.

Aparecerá la ventana Vista Diseño de consultas.

7.3. La Vista Diseño

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 MICROSOFT ACCESS 2010

Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen

las tablas añadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior
denominada cuadrícula QBE definimos la consulta.

Cada columna de la cuadrícula QBE corresponde a un campo.

Cada fila tiene un propósito que detallamos brevemente a continuación, más adelante
iremos profundizando en la explicación:

Campo: ahí ponemos el campo a utilizar que en la mayoría de los casos será el campo
a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y también puede ser un campo
calculado.

Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos será útil cuando definamos
consultas basadas en varias tablas.

Orden: sirve para ordenar las filas del resultado.

Mostrar: si la casilla de verificación aparece desactivada la columna no aparecerá en el

resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta
pero no queremos que aparezca en el resultado. Por ejemplo, si queremos que se
muestren sólo los coches vendidos de una determinada marca, no es necesario mostrar el
campo marca, porque sería repetitivo y no aportaría información adicional.

Criterios: sirve para especificar un criterio de búsqueda. Un criterio de búsqueda es

una condición que deben cumplir los registros que aparecerán en el resultado de la
consulta. Por lo tanto está formado por una condición o varias condiciones unidas por los
operadores Y (AND) y O (OR).

O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.

7.4. Añadir campos

Para añadir campos a la cuadrícula podemos:

Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este
se colocará en la primera columna libre de la cuadrícula.

Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar
el botón del ratón arrastrar el campo sobre la cuadrícula, soltar el botón cuando estemos
sobre la columna delante de la cual queremos dejar el campo que estamos añadiendo.

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 MICROSOFT ACCESS 2010

Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vacía de la rejilla, aparecerá a la
derecha la flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas que
aparecen en la zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias tablas podemos
reducir la lista seleccionando primero una tabla en la fila Tabla:, así en la lista desplegable
sólo aparecerán campos de la tabla seleccionada.

También podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de

una columna vacía de la cuadrícula.

Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la

consulta podemos utilizar el asterisco * (sinónimo de 'todos los campos').

7.5. Definir campos calculados

Al igual que podemos definir en una tabla un campo cuyo tipo de datos
sea Calculado también podemos incluir campos calculados en las consultas.

¿Cuándo incluir la expresión en una tabla y cuándo en una consulta? La respuesta

dependerá de cada caso concreto. Si el resultado de la expresión se va a utilizar
frecuentemente en consultas, listados o estadísticas, puede ser más interesante guardar
el dato en la propia tabla. Si en cambio se trata de un cálculo más específico puede ser
preferible no utilizar espacio en el disco para conservar estos valores, definiendo un
campo calculado en la consulta.

Para definir un campo como calculado, simplemente deberemos escribir una expresión
en el espacio reservado para indicar el campo. La sintaxis será:

Nombre del campo: expresión

Por ejemplo, si disponemos de un campo Precio, podríamos realizar la siguiente

expresión: Precio con IVA: Precio * 1,18

Al pulsar INTRO se guardará la expresión y se aplicarán ciertos cambios, como

encerrar entre corchetes los campos referenciados o eliminar espacios innecesarios,
etc.: Precio con IVA: [Precio]*1,18

7.6. Encabezados de columna

Podemos cambiar el encabezado de las columnas del resultado de la consulta.

Normalmente aparece en el encabezado de la columna el nombre de la columna, si

queremos cambiar ese encabezado lo indicamos en la fila Campo: escribiéndolo delante
del nombre del campo y seguido de dos puntos ( : ). Se suele utilizar sobre todo para los
campos calculados.

Veamos el siguiente ejemplo:

La consulta muestra los modelos de coche vendidos de la marca Ford. Habíamos

decidido no mostrar la información Marca porque sería reinterativa, pero en tal caso no
tendríamos ninguna información sobre qué modelos estamos visualizando. Una posible
solución sería cambiar el nombre de campo Modelo por Modelo Ford, como ves en la
imagen, incluyendo en el Campo Modelo Ford: Modelo

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 MICROSOFT ACCESS 2010

Así, los encabezados de la tabla se mostrarán así:

7.7. Cambiar el orden de los campos

Si hemos incluido campos en la cuadrícula y queremos cambiar el orden de estos

campos podemos mover una columna (o varias) arrastrándola o bien cortando y pegando.

Para mover una columna arrastrándola:

Posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la

flecha hacer clic, la columna aparecerá resaltada (está seleccionada).

Mover un poco el cursor para que aparezca la flecha . Pulsar el botón del ratón y sin
soltarlo arrastrar la columna hasta la posición deseada.

Para mover una columna cortándola:

Seleccionar la columna (posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y

cuando aparece la flecha hacer clic).

Hacer clic sobre el icono en la pestaña Inicio (o bien teclear Ctrl+X), desaparecerá
la columna.

A continuación crear una columna en blanco en el lugar donde queremos mover la

columna que hemos cortado con la opción Insertar Columnas de la pestaña Diseño.

Seleccionar esa columna y hacer clic sobre el icono Pegar la pestaña Inicio (o bien
teclear Ctrl+V).

Podemos seleccionar varias columnas consecutivas seleccionando la primera y

manteniendo la tecla MAYÚS pulsada, seleccionar la última columna a seleccionar, se
seleccionarán las dos columnas y todas la columnas que se encuentren entre las dos.

7.8. Guardar la consulta

Podemos Guardar la consulta

haciendo clic sobre el botón de la barra de Acceso Rápido,

o bien, seleccionando la opción Guardar dla pestaña Archivo .

Si es la primera vez que guardamos la consulta aparecerá el cuadro de diálogo para

darle un nombre.

Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada.

A continuación hacer clic sobre el botón Aceptar.

Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botón .

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 MICROSOFT ACCESS 2010

7.9. Ejecutar la consulta

Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseño de consulta o bien desde
el Panel de navegación.

Desde el Panel de navegación, haciendo doble clic sobre su nombre.

Desde la vista diseño de la consulta, haciendo clic sobre el botón Ejecutar de la

pestaña Diseño:

Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es

la parte de la tabla que cumple los criterios especificados, por lo tanto si modificamos
algún dato de los que aparecen en la consulta estaremos modificando el dato en la tabla
(excepto algunas consultas que no permiten esas modificaciones).

7.10. Modificar el diseño de una consulta

Si lo que queremos es modificar el diseño de una consulta:

Situarse en el Panel de Navegación y hacer clic derecho sobre el nombre de la

consulta.

En el menú contextual seleccionar .

7.11. Ordenar las filas

Para ordenar las filas del resultado de la consulta:

Hacer clic sobre la fila Orden: del campo por el cual queremos ordenar las filas, hacer
clic sobre la flecha que aparecerá para desplegar la lista y elegir el tipo de ordenación.

Puede ser Ascendente en este caso se ordenarán de menor a mayor si el campo es

numérico, por orden alfabético si el campo es de tipo texto, de anterior a posterior si el
campo es de tipo fecha/hora, etc., o bien puede serDescendente en orden inverso.

Podemos ordenar también por varios campos para ello rellenar la fila Orden: de
todas las columnas por las que queremos ordenar. En este caso se ordenan las filas por la
primera columna de ordenación, para un mismo valor de la primera columna, se ordenan
por la segunda columna, y así sucesivamente.

El orden de las columnas de ordenación es el que aparece en la cuadrícula, es decir si

queremos ordenar por ejemplo por provincia y dentro de la misma provincia por localidad
tenemos que tener en la cuadrícula primero la columnaprovincia y después la
columna localidad.

El tipo de ordenación es independiente por lo que se puede utilizar una ordenación

distinta para cada columna. Por ejemplo, ascendente por la primera columna y dentro de
la primera columna, descendente por la segunda columna.

7.12. Seleccionar filas

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 MICROSOFT ACCESS 2010

Para seleccionar filas tenemos que indicar un criterio de búsqueda, un criterio de

búsqueda es una condición que deberán cumplir todas las filas que aparezcan en el
resultado de la consulta.

Normalmente la condición estará basada en un campo de la tabla por ejemplo para

seleccionar los alumnos de Valencia la condición sería población = "Valencia". Para
escribir esta condición en la cuadrícula tenemos que tener en una de las columnas de la
cuadrícula el campo poblacion y en esa columna ponemos en la fila Criterios: el resto de
la condición o sea ="Valencia".

Cuando la condición es una igualdad no es necesario poner el signo =, podemos poner

directamente el valor Valencia en la fila Criterios: ya que si no ponemos operador asume
por defecto el =.

Tampoco es necesario poner las comillas, las añadirá él por defecto. Siempre que se
encuentra un texto lo encierra entre comillas.

Si en la fila Criterios: queremos poner un nombre de campo en vez de un valor (para

comparar dos campos entre sí) tenemos que encerrar el nombre del campo entre
corchetes [ ]. Por ejemplo queremos poner la condición precio = coste en la
que precio y coste son dos campos, tenemos que poner en la fila criterios: [coste], si no
ponemos los corchetes añadirá las comillas y entenderá Precio = "coste", precio igual al
valor Coste no al contenido del campoCoste.

Para indicar varias condiciones se emplean los operadores Y y O.

En un criterio de búsqueda en el que las condiciones están unidas por el operador Y,

para que el registro aparezca se deben cumplir todas las condiciones. Por ejemplo precio
> 100 y precio < 1200, aparecen los registros cuyo precio está comprendido entre 101 y
1199.

En un criterio de búsqueda en el que las condiciones están unidas por el operador O, el

registro aparecerá en el resultado de la consulta si cumple al menos una de las
condiciones.

Todas las condiciones establecidas en la misma fila de la cuadrícula quedan unidas

por el operador Y.

En el ejemplo siguiente serían alumnos de Valencia Y cuya fecha de nacimiento esté

comprendida entre el 1/1/60 y el 31/12/69.

Del mismo modo pasa con cada una de las filas o:

Si queremos que las condiciones queden unidas por el operador O tenemos que
colocarlas en filas distintas (utilizando las filas O: y siguientes).

Por ejemplo, si en la cuadrícula QBE tenemos especificado los siguientes criterios:

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 MICROSOFT ACCESS 2010

Visualizaremos de la tabla Alumnado los campos Apellidos, Nombre, Población y Fecha

nacimiento, los alumnos aparecerán ordenados por Apellidos pero únicamente aparecerán
aquellos que sean de Valencia y hayan nacido entre el 1/1/60 y el 31/12/69, o bien
aquellos de Alicante sea cual sea su fecha de nacimiento.

¡Ojo! El criterio de la fecha de nacimiento únicamente afecta a la

población Valencia por encontrarse en la misma fila.

Access no diferencia entre mayúsculas y minúsculas a la hora de realizar la búsqueda

de registros.

7.13. Consultas con parámetros

A menudo, en una consulta necesitamos utilizar un valor que no es conocido en ese

momento sino que queremos que lo introduzca el usuario cuando se ejecute la
consulta. Por ejemplo, queremos hacer una consulta para obtener los alumnos de una
determinada Población, la población la introducirá el usuario cuando Access se lo pida.

En este caso necesitamos utilizar en nuestra consulta un parámetro.

Un parámetro funciona de forma parecida a un campo de tabla, pero el valor que

almacena lo introduce el usuario cuando se ejecuta la consulta.

En una consulta cuando utilizamos un nombre de campo que no está en el origen de

datos, Access considera este campo como un parámetro y cuando se ejecuta la consulta
nos pide Introducir el valor del parámetro mediante un cuadro de diálogo como este:

En el ejemplo anterior, en la consulta tendríamos que añadir una condición de

búsqueda que especifique que la Población es igual al Valor a introducir, de esta
manera:

¡Ojo! cuando pongamos el nombre del parámetro es importante escribirlo entre

corchetes, de lo contrario Access le añadirá comillas y no lo considerará como un nombre
de parámetro sino como un valor.

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Otra forma de utilizar un parámetro en una consulta es definiéndolo mediante el

botón Parámetros de la pestaña Diseño.

En este caso, después de elegir la opción, se abre el cuadro de diálogo Parámetros de

la consulta donde podemos indicar el nombre del parámetro y el tipo de dato.

La diferencia entre escribir directamente un nombre de parámetro y definirlo con el

botón Parámetros es que, si le hemos asignado un tipo de dato, Access comprueba
automáticamente el tipo del valor introducido por el usuario.

7.14. Las consultas multitabla

Una consulta multitabla es una consulta que obtiene datos de varias tablas por lo que
deberá contener en la zona de tablas de la ventana Diseño las distintas tablas de donde
obtiene esos datos.

Para añadir una tabla a la zona de tablas (una vez en la ventana Diseño de consulta)
haremos clic en el botón Mostrar tabla de la pestaña Diseño:

Si las tablas no están relacionadas o no tienen campos con el mismo nombre, la

consulta obtiene la concatenación de todas las filas de la primera tabla con todas las filas
de la segunda tabla, si tenemos una tercera tabla concatenará cada una de las filas
obtenidas en el primer paso con cada una de las filas de la tercera tabla, y así
sucesivamente. Vemos que no interesa basar la consulta en muchas tablas ya que el
resultado de la concatenación puede alcanzar dimensiones gigantescas.

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 MICROSOFT ACCESS 2010

Además, normalmente la mayoría de las concatenaciones obtenidas no nos sirven y

entonces tenemos que añadir algún criterio de búsqueda para seleccionar las filas que al
final nos interesan. Por ejemplo me puede interesar datos de la tabla Alumnado y de la
tabla Cursos porque quiero sacar una lista con los datos de cada alumno y nombre del
curso al que pertenece, en este caso no me interesa unir el alumno con cada uno de los
cursos sino unirlo al curso que tiene asignado; en este caso tenemos que combinar las
dos tablas.

7.15. Combinar tablas

Combinamos dos tablas por un campo (o varios) de unión de la misma forma que
relacionamos tablas en la ventana Relaciones arrastrando el campo de unión de una de
las tablas sobre el campo de unión de la otra tabla. De hecho si añadimos a la zona de
tablas tablas relacionadas, estas aparecerán automáticamente combinadas en la zona de
tablas de la ventana Diseño de Consulta.

También se combinan automáticamente tablas que tengan un campo con el mismo

nombre en las dos tablas aunque no exista una relación definida entre ellas.

Cuando dos tablas están combinadas en una consulta, para cada fila de una de las
tablas Access busca directamente en la otra tabla las filas que tienen el mismo valor en
el campo de unión, con lo cual se emparejan sólo las filas que luego aparecen en el
resultado y la consulta es más eficiente.

Cuando las tablas están combinadas aparecen en la ventana diseño de la consulta de

la siguiente manera:

Las composiciones vistas hasta ahora son composiciones internas ya que todos los
valores de las filas del resultado son valores que están en las tablas que se combinan.

Con una composición interna sólo se obtienen las filas que tienen al menos una fila de
la otra tabla que cumpla la condición, veamos un ejemplo:

En la lista de alumnos comentada anteriormente no saldrán los alumnos que no tengan

curso asignado.

Pues en los casos en que queremos que también aparezcan las filas que no tienen
una fila coincidente en la otra tabla, utilizaremos la Composición externa.

7.16. La composición externa

La composición externa se utiliza cuando queremos que también aparezcan las filas
que no tienen una fila coincidente en la otra tabla.

Este tipo de combinación se define de la siguiente manera:

Añadir las dos tablas a la zona de tablas de la consulta.

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Combinar las dos tablas por los campos de unión:

Hacer doble clic sobre la línea que une las dos tablas.

En el cuadro de diálogo que aparecerá haz clic en el botón Tipo de combinación.

Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación

Por defecto la combinación es interna (incluye sólo las filas donde los campos
combinados (campos de unión) de ambas tablas sean iguales), si queremos definir una
combinación externa deberemos seleccionar la opción 2 o la 3 según lo que queramos
obtener.

Si seleccionamos la opción 2,

la combinación aparecerá de la siguiente forma:

Si seleccionamos la opción 3,

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 MICROSOFT ACCESS 2010

la combinación aparecerá de la siguiente forma:

El sentido de la flecha nos indica de qué tabla obtendremos todos los registros.

Unidad 8. Las consultas de resumen (I)

8.1. Definición

En Access podemos definir un tipo de consultas cuyas filas resultantes son un

resumen de las filas del origen de la consulta, por eso las denominamos consultas de
resumen, también se conocen como consultas sumarias.

Es importante entender que las filas del resultado de una consulta de resumen tienen
una naturaleza distinta a las filas de las demás tablas resultantes de consultas, ya que
corresponden a varias filas de la tabla origen.

Para simplificar, veamos el caso de una consulta basada en una sola tabla, una fila de
una consulta 'no resumen' corresponde a una fila de la tabla origen, contiene datos que se
encuentran en una sola fila del origen, mientras que una fila de una consulta de
resumen corresponde a un resumen de varias filas de la tabla origen, esta diferencia
es lo que va a originar una serie de restricciones que sufren las consultas de resumen y
que veremos a lo largo del tema. Por ejemplo este tipo de consulta no permite modificar
los datos del origen.

En el ejemplo que viene a continuación tienes un ejemplo de consulta normal en la que

se visualizan las filas de una tabla de oficinas ordenadas por región, en este caso cada fila
del resultado se corresponde con una sola fila de la tabla oficinas, mientras que la
segunda consulta es una consulta resumen, cada fila del resultado se corresponde con
una o varias filas de la tabla oficinas.

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Una consulta de resumen se define haciendo clic sobre el botón Totales en la pestaña
de Diseño.

En cualquiera de los dos casos se añade una fila a la cuadrícula QBE, la fila Total:

Todas las columnas que incluyamos en la cuadrícula deberán tener un valor en esa fila,
ese valor le indicará a Access qué hacer con los valores contenidos en el campo escrito
en la fila Campo:

Los valores que podemos indicar en la fila Total: son los que aparecen al desplegar la
lista asociada a la celda como puedes ver en la imagen:

8.2. Las funciones de agregado

Las funciones de agregado son funciones que

permiten obtener un resultado basado en los valores
contenidos en una columna de una tabla, son funciones
que sólo se pueden utilizar en una consulta de
resumen ya queobtienen un 'resumen' de los valores
contenidos en las filas de la tabla.

Para utilizar estas funciones podemos escribirlas

directamente en la fila Campo: de la cuadrícula como
veremos más adelante pero podemos utilizar una forma
más cómoda que es seleccionando en la fila Total: de la
cuadrícula la opción correspondiente a la función.

A continuación describiremos esas opciones.

La opción Suma calcula la suma de los valores

indicados en el campo. Los datos que se suman deben ser
de tipo numérico (entero, decimal, coma flotante o
monetario...). El resultado será del mismo tipo aunque puede tener una precisión mayor.

La opción Promedio calcula el promedio (la media aritmética) de los valores

contenidos en el campo, también se aplica a datos numéricos, y en este caso el tipo de
dato del resultado puede cambiar según las necesidades del sistema para representar el
valor del resultado.

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La opción DesvEst calcula la desviación estándar de los valores contenidos en la

columna indicada en el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos
registros, el resultado es nulo.

La opción Var calcula la varianza de los valores contenidos en la columna indicada

en el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos registros, el resultado
es nulo.

Es interesante destacar que el valor nulo no equivale al valor 0, las funciones de

resumen no consideran los valores nulos mientras que consideran el valor 0 como un
valor, por lo tanto en el promedio y la desviación estándar los resultados no serán los
mismos con valores 0 que con valores nulos.

Las opciones Mín y Max determinan los valores menores y mayores

respectivamente de la columna. Los valores de la columna pueden ser de tipo numérico,
texto o fecha. El resultado de la función tendrá el mismo tipo de dato que la columna. Si
la columna es de tipo numérico Mín devuelve el valor menor contenido en la columna, si
la columna es de tipo texto Mín devuelve el primer valor en orden alfabético, y si la
columna es de tipo fecha, Míndevuelve la fecha más antigua y Max la fecha más
posterior.

Las opciones Primero y Último se utilizan para obtener el primer y último registro
del grupo sobre el que se realizan los cálculos. El orden lo determina el orden cronológico
en el que se escribieron los registros. Ordenar los registros no tiene ningún efecto sobre
estas opciones.

La opción Cuenta cuenta el número de valores que hay en la columna, los datos
de la columna pueden ser de cualquier tipo, y la función siempre devuelve un número
entero. Si la columna contiene valores nulos esos valores no se cuentan, si en la
columna aparece un valor repetido, lo cuenta varias veces.

Para que cuente en número de registros hay que utilizar la función Cuenta(*) devuelve
el número de filas por lo tanto contará también los valores nulos. En este caso tenemos
que seleccionar la opción Expresión y escribirlo así:

8.3. Agrupar registros

Hasta ahora las consultas de resumen que hemos visto utilizan todas las filas de la
tabla y producen una única fila resultado.

La opción AgruparPor permite definir columnas de agrupación. Una consulta de

resumen sin columnas de agrupación obtiene una única fila resultado y los cálculos se
realizan sobre todos los registros del origen.

Cuando se incluye una columna de agrupación Access forma grupos con todos los
registros que tienen el mismo valor en la columna de agrupación y cada grupo así formado
genera una fila en el resultado de la consulta y además todos los cálculos definidos se
realizan sobre los registros de cada grupo. De esta forma se pueden obtener subtotales.

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 MICROSOFT ACCESS 2010

Por ejemplo queremos saber cuántos alumnos tenemos en cada población. Tenemos
que indicar que queremos contar los registros de la tabla Alumnado pero antes
agrupándolos por el campo Poblacion. De esta manera la funcióncuenta() la calculará
sobre cada grupo de registros (los alumnos de la misma población). La consulta quedaría
así:

Los campos de tipo memo u OLE no se pueden definir como columnas de agrupación.

Se pueden agrupar las filas por varias columnas, en este caso se agrupan los
registros que contienen el mismo valor en cada una de las columnas de agrupación.

Todas las filas que tienen valor nulo en la columna de agrupación, pasan a
formar un único grupo

8.4. Incluir expresiones

La opción Expresión permite poner en la fila Campo: una expresión en vez de un

nombre de columna.

Esta expresión tiene ciertas limitaciones. Sólo puede contener operandos que sean
funciones de agregado (las funciones que acabamos de ver (suma( ), Promedio(
), DesvEst( ), Mín( ), Max( )...) valores fijos o nombres de columna que aparezcan con la
opción AgruparPor.

En una expresión se pueden combinar varias funciones de agregado pero no se

pueden anidar funciones de agregado, por ejemplo en una expresión puedo
poner Max(nºhoras)-Mín(nºhoras) pero no Max(suma(nºhoras)).

8.5. Incluir criterios de búsqueda

La opción Dónde permite poner un criterio de búsqueda que se aplicará a las filas
del origen de la consulta antes de realizar los cálculos. Por ejemplo queremos saber
cuántos alumnos tenemos de Valencia, para ello tenemos que contar los registros de la
tabla alumnado pero seleccionando previamente los de Valencia, esto se definiría de la
siguiente forma:

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También podemos incluir un criterio de búsqueda en una columna que no tenga la

opción Dónde, en este caso la condición se aplicará a las filas resultantes de la
consulta.

Para la condición de selección se pueden utilizar los mismos operadores de condición

que en una consulta normal, también se pueden escribir condiciones compuestas (unidas
por los operadores OR, AND, NOT), existe una limitación, en la fila Criterios: no se podrá
poner un nombre de columna si esta columna no es una columna de agrupación.

Unidad 9. Las consultas de referencias cruzadas (I)

9.1. Introducción

Se define una consulta de referencias cruzadas cuando queremos representar

una consulta resumen con dos columnas de agrupación como una tabla de doble
entrada en la que cada una de las columnas de agrupación es una entrada de la tabla.

Por ejemplo queremos obtener las ventas mensuales de nuestros empleados a partir de
los pedidos vendidos. Tenemos que diseñar una consulta resumen calculando la suma de
los importes de los pedidos agrupando por empleado y mes de la venta.

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 MICROSOFT ACCESS 2010

La consulta quedaría mucho más elegante y clara presentando los datos en un formato
más compacto como el siguiente:

Pues este último resultado se obtiene mediante una consulta de referencias

cruzadas.

Observa que una de las columnas de agrupación (empleado) sigue definiendo las filas
que aparecen (hay una fila por cada empleado), mientras que la otra columna de
agrupación (mes) ahora sirve para definir las otras columnas, cada valor de mes define
una columna en el resultado, y la celda en la intersección de un valor de empleado y un
valor de mes es la columna resumen, la que contiene la función de agregado (la suma de
importes).

Las consultas de referencias cruzadas se pueden crear desde la vista diseño pero es
mucho más cómodo y rápido utilizar el asistente.

9.2. El asistente para consultas de referencias cruzadas

Para arrancar el asistente para consultas de referencias cruzadas tenemos que hacer
clic en el botón Asistente para Consultas que se encuentra en la pestaña Crear:

Elegir la opción Asist. consultas de tabla ref.cruzadas del cuadro de diálogo que
aparecerá:

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Aparece la primera ventana del asistente:

En esta ventana nos pide introducir el origen de la consulta, la tabla o consulta de

donde cogerá los datos.

En el apartado Ver podemos elegir si queremos ver la lista de todas las Tablas, la lista
de todas las Consultas o Ambas.

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 MICROSOFT ACCESS 2010

Si la consulta que estamos creando necesita sacar los datos de todos los registros de
una sola tabla utilizaremos como origen esa tabla, en caso contrario tendremos que definir
una consulta normal para seleccionar las filas que entrarán en el origen o para combinar
varias tablas si la consulta que estamos creando necesita datos de varias tablas y esa
consulta será el origen de la consulta de referencias cruzadas.

Hacemos clic sobre el nombre del origen elegido y pulsamos el botón Siguiente > para
pasar a la ventana que puedes ver en la siguiente página...

En esta ventana el asistente nos pide introducir el encabezado de filas. Como hemos
dicho una de las columnas de agrupación servirá de encabezado de filas y la otra como
encabezado de columnas, si una de esas columnas puede contener muchos valores
distintos y la otra pocos, elegiremos la primera como encabezado de filas y la segunda
para encabezado de columnas.

Para seleccionar el encabezado de filas, hacemos clic sobre el campo y clic sobre el
botón . Al pasar el campo a la lista Campos seleccionados: aparece en la zona
inferior un ejemplo de cómo quedará la consulta; hemos seleccionado el
campo horas que representa al número de horas de duración del curso, y vemos que en
la consulta aparecerá una fila por cada valor distinto del campo horas.

Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón y el campo se quita de la

lista de campos seleccionados.

Podemos seleccionar hasta tres campos. Si seleccionamos varios campos habrá en el

resultado de la consulta tantas filas como combinaciones distintas de valores de esos tres
campos hayan en el origen de la consulta.

Los botones con las flechas dobles son para pasar de golpe todos los campos.

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A continuación pulsamos el botón Siguiente> y aparece esta ventana:

En esta ventana el asistente nos pide introducir el encabezado de columnas.

Aquí sólo podemos elegir un campo y por cada valor distinto existente en el origen,
generará una columna con el valor como encabezado de columna.

En la parte inferior de la ventana se puede ver cómo quedará el resultado, vemos que al
seleccionar el campo Fecha Inicio, aparecerá en el resultado de la consulta una columna
por cada valor que se encuentre en la columna Fecha Inicio de la tabla Cursos.

Pulsando Siguiente, accedemos a una ventana que vemos en la siguiente página...

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