TEMA 42: WORD 365 (Todo lo necesario para dominarlo por completo)

1. Empezando con WORD desde cero. GRATIS, sin registrarte.

([Link]

Es posible que exista cierta confusión con las versiones de Word que vamos a tratar de
aclarar en este punto. Tradicionalmente, las versiones de Word se han nombrado
con "Word" seguido del año de la versión (Word 2016, Word 2019, ..), esto es para
las versiones de Word para escritorio. En 2011 se lanzó Office 365 que es un servicio
de suscripción basado en la nube, por supuesto también incluye Word, aunque no se
llamó Word 365, sino simplemente Word, y puede que esto sea el motivo de la
confusión, ya que, en ocasiones, al hablar de "Word" no se sabe si nos referimos a la
versión de escritorio o a la versión de Office 365.
Además, en 2020 se cambió el nombre de "Office 365" por el de "Microsoft 365" pero
todavía se sigue usando el nombre de "Office" a secas en muchos lugares por parte de
Microsoft. En 2021, Microsoft llama "Word" a secas o Word Microsoft 365, pero no
Word 365, a su versión por suscripción. Sin embargo, a su versión de escritorio la sigue
llamando Word 2022. Una explicación a esta falta de claridad puede ser que Microsoft
está interesada en que la versión de escritorio vaya desapareciendo en favor de Word
de Microsoft 365 y por lo tanto solo exista un Word a secas. Quizás cuando leas esto
que escribimos en 2022, ya sólo exista un Word por suscripción, o quizás Microsoft
haya cambiado de nuevo la nomenclatura.
Nosotros llamaremos Word a secas a la versión por suscripción de Microsoft 365, y
Word 2022 a la versión de escritorio, que parece que es lo quiere Microsoft .
Lo importante es conocer las diferencias entre ambas versiones, escritorio y
suscripción. La principal diferencia es que Word se actualiza de forma online cada
pocos meses, según van saliendo nuevas mejoras, mientras que el Word 2022 de
escritorio no se actualiza, es decir, si compramos hoy el Word 2022, tendremos que
comprar una nueva versión cuando aparezca, por ejemplo, si aparece la nueva versión
en 2024, posiblemente se llame Word 2024.
En cuanto al precio, dado que va cambiando y existen ofertas temporales, lo mejor es
consultar la web de Microsoft
Otra diferencia es que Word 365 incluye más espacio de almacenamiento en la
nube (OneDrive), ya está orientado a guardar los documentos en la nube de forma
muy fácil mientras que Word 2022 está más orientado a guardar los documento en el
propio ordenador donde está instalado. Word 2022 sólo lo podremos instalar en un
ordenador, mientras que Word 365 podremos instalarlo en cinco
equipos (ordenadores, tabletas, smartphones)
Word permite trabajar en distintos dispositivos, ordenador propio, tablet y
smartphone, y además en cualquier dispositivo conectado a internet a través de un
navegador web, aunque no sea un dispositivo propio ya que no hay que instalar el
programa. Mientras que Word 2022 sólo se ejecuta en el ordenador donde se instala.
Sin embargo, a nivel de uso, ambas versiones de Word son muy parecidas, las mayores
diferencias se encuentran a la hora de compartir y guardar documentos en la nube. Las
funciones y forma de uso son prácticamente iguales.
También existe una versión gratuita de Word que se ejecuta en un navegador web,
inicialmente se llamaba Word Online y en 2019 se cambio el nombre a "Word para la
web". Para usar esta versión gratuita hay que tener una cuenta de correo de
Microsoft.
La versión de Word que se puede ejecutar en dispositivos móviles (smartphones y
tablets) se llama Word para móviles o Word App. Hablaremos de Word App y Word
para la web en la unidad 25.
Este curso se ha realizado con la versión de Word de Microsoft 365 en Marzo de 2022,
y lo hemos llamado Word 365 porque el término "Word de Microsoft 365" es
demasiado largo, otra posibilidad hubiera sido llamarlo simplemente "Word" pero
como decíamos esto induce a confusión con otros cursos de versiones anteriores Word
2016, Word 2019 y Word 2022.
Este curso sirve tanto para Word de Microsoft 365 como para Word 2022, ya que en su
mayor parte son idénticos, y cuando sea necesario, indicaremos las diferencias.

1.2. Novedades de Word respecto a versión anterior

Esta versión de Word trae bastantes novedades y mejoras respecto a la anterior
versión de Word 2016, ahora explicaremos las más simples y las más importantes sólo
las citaremos y las iremos viendo a lo largo del curso.

- El logo o icono de Word, en 2016 era este, y ahora es este, .

- La cinta de opciones de 2016 era esta:

Y ahora es esta:

Como vemos el aspecto es muy similar, la mayor diferencia es que la zona de los menús
(Archivo, Inicio, ...) ahora es de color gris.
- La caja de búsqueda está en la parte superior con el icono de la lupa ,
antes estaba en la barra de menú con el icono de la bombilla
- El nombre del menú Formato ha cambiado, ahora se llama Disposición.
- El menú Herramientas para encabezado y pie de página, que se abre al trabajar con
encabezados y pies de página, ahora se llama Encabezado y pie de página.
- El menú Herramientas de tabla que se abría al trabajar con tablas y se subdividía en
dos, Diseño y Presentación, ahora ya no existe dicho menú Herramientas de tabla,
directamente aparecen dos menús que se llaman Diseño de tabla y Disposición.
- En la ventana que se abre al Insertar -> Imágenes en línea, ya no aparecen los
botones de Facebook y Flickr.
- El menú Herramientas de imagen que se abría al trabajar con imágenes y se
subdividía en Formato, ahora ya no existe dicho menú Herramientas de imagen,
directamente aparecen el menú Formato de la imagen. Al trabajar con Formas se
llama, Formato de forma y para iconos, Formato de gráficos.
- El menú Herramientas de SmartArt que se abría al trabajar con gráficos SmartArt y se
subdividía en dos, Diseño y Formato, ahora ya no existe dicho menú Herramientas de
SmartArt, directamente aparecen dos menús que se llaman Diseño de
SmartArt y Formato.
- Ahora, al insertar una imagen, automáticamente, se le añade un texto alternativo que
puede modificarse pulsando con el botón derecho sobre la imagen y eligiendo Editar
texto alternativo.
- La ficha Desarrollador, ahora se llama Programador.
- La pantalla de Guardar como ahora tiene dos cajas en la parte superior para escribir
el nombre y el tipo de archivo, así podemos guardar directamente en esta pantalla sin
tener que pasar a la siguiente, como sucedía en Word 2019. Además, también en
nuevo el botón Nueva carpeta.
- En esta pantalla Guardar como, ahora se ha añadido el comando Transformar que
crea un documento para Microsoft Sway.
- La pantalla Guardar como ya no está disponible para documentos guardados
en OneDrive con Autoguardado activo, en su lugar existe el comando Guardar una
copia, como, muestra la siguiente imagen. En la unidad 4 veremos los motivos de este
cambio.
- Cambios en el panel de revisar ortografía y gramática. Ahora el panel se
llana Editor en lugar de Ortografía, y los botones han cambiado de sitio como puedes
ver en las dos imágenes siguientes:

También hay una novedad en este tema, se trata de una nueva corrección: Mejoras en
la revisión: Claridad, Concisión, Lenguaje formal y Vocabulario. Ahora Word nos
propone, en ciertas ocasiones, mejoras en la claridad, en la concisión del texto,
lenguaje formal y vocabulario, podemos aceptar o ignorar dichas propuestas. Por
ejemplo, como se ve en la siguiente imagen, Word nos propone cambiar "... de los
mismos" por "... estos". En este caso podemos aceptar la propuesta, aunque el texto
original tampoco está mal.
 - En OneDrive hay una nueva forma de guardar documentos
llamada Almacén personal que tiene un nivel de seguridad
mayor. OneDrive da 5 GB para las cuentas gratuitas y 1 TB
(1000 GB) para las cuentas de Office 365.
- Word Online ahora se llama "Word en la web", y una vez
estás usándolo sólo aparece "Word" donde antes decía
"Word Online", en la esquina superior izquierda.
En resumen, hay pequeños cambios en algunos nombres,
pero la funcionalidad y la forma de usarlos es la misma, por
lo tanto, usar Word 2016 y Word es prácticamente lo
mismo.
Las nuevas funcionalidades de Word las vamos a lo largo del
curso, ahora las citamos a continuación.
1. Inserción de objetos 3D.
2. Traducción parcial o total de un documento.
3. Nuevo Centro de Aprendizaje de Office.
4. Escritura de ecuaciones en formato LaTex
5. Lector inmersivo
6. Uso de las mejoras en el asistente de gramática
7. Lectura en paralelo.
8. Investigador. Para encontrar referencias fiables, citas, etc.
9. Revisión de cambios en documentos compartidos.
10. Insertar iconos SVG

1.3 Arrancar Word

Lo primero que hay que hacer para trabajar
con Word es, obviamente, arrancar el programa.
Podemos hacerlo de varias formas:
Desde el menú Inicio.
Al menú Inicio se accede desde el botón
situado, normalmente, en la esquina inferior
izquierda de la pantalla y desde él se pueden
arrancar prácticamente todos los programas que
están instalados en el ordenador.

Al hacer clic sobre el botón Inicio en

Windows 10 se despliega un menú. El aspecto
puede cambiar dependiendo de tu versión de
Windows, nosotros utilizaremos Windows 10. También podemos pulsar la tecla

de Windows si está disponible en tu teclado.

Vamos a usar este menú de dos formas:
La primera es escribiendo "word" en la caja de búsqueda. Así aparecerá una línea
con el icono de Word y bastará hacer clic para arrancarlo.
La segunda es buscarlo nosotros mismos, para ello hacer clic

en el botón Inicio que al desplegarse mostrará una lista

con los programas que hay instalados en tu ordenador.
Normalmente los programas están ordenados
alfabéticamente. Buscamos en la letra W y veremos lo que
buscamos: Word.
Desde un acceso directo en el escritorio:
Si en tu escritorio se encuentra el icono de Word, haz doble clic sobre él para
iniciar el programa.
También es importante que sepas que, si ejecutas un archivo de tipo Word (.docx) de
tu disco duro, memoria externa o incluso de internet, el programa se arranca
automáticamente para permitirte visualizarlo.
Es conveniente que vayas poniendo en práctica lo que aprendes a la vez que sigues el
curso. Para ello, te recomendamos que trabajes con ambas ventanas a la vez: la del
curso y la de Word.

1.4. 1º Texto en Word

Al arrancar Word aparece una pantalla inicial como esta

Si hacemos clic en la opción Documento en blanco, aparece una pantalla como ésta:

Nombre del documento. En el centro de la parte superior encontramos,

la barra del título. En ella aparece el nombre del documento sobre el que
estamos trabajando, en este caso Documento1. Al lado aparece el nombre del
programa, Word, en este caso porque estamos en la versión Word
de escritorio, pero podría aparecer Guardado en OneDrive si estamos en la
versión de Word en la Web en un navegador web.
Al abrir un documento en blanco Word le asigna el nombre Documento1.
Cuando guardemos el documento le cambiaremos el nombre.
Ahora vamos a explicar cómo escribir tu primer documento, y aprenderás cómo
corregir los pequeños errores y cómo desplazarte por el documento.
Saltos de línea. Al escribir un texto hay que teclearlo sin más. Por ejemplo,
puedes escribir Al asomar la cabeza, quedó deslumbrado. Si sigues escribiendo
hasta completar más de una línea observarás que los saltos de línea se realizan
automáticamente al llegar al margen derecho. Si quieres realizar un cambio de
línea de forma explícita, deberás utilizar las teclas MAYUS + ENTER. Si quieres
realizar un salto de párrafo deberás utilizar la tecla ENTER. Un salto de párrafo
deja más espacio que un salto de línea. La tecla ENTER es una
tecla grande situada en la zona derecha del teclado alfabético. Su
dibujo representativo suele ser una flecha con la forma que
indica que baja la línea y se sitúa al principio de la siguiente (a la
izquierda).
 Punteros. Una pequeña barra vertical parpadeante es la que marca tu
posición en el texto. Se llama punto de inserción, porque allí donde esté
situada es donde se introducirá el texto que teclees. Observarás que va
avanzando según vas escribiendo.
No confundas el punto de inserción con el puntero del ratón.

- El puntero tiene esta forma cuando está dentro del área de texto, y esta
otra cuando está encima de los menús, también puede tomar otras formas que
iremos viendo más adelante.

Cuando mueves el ratón, lo que estás moviendo es el puntero; cuando pulsas las
teclas de dirección del teclado, mueves el punto de inserción. Al hacer clic, colocas el
punto de inserción en el lugar donde estaba el puntero.
Errores. Al escribir es habitual cometer errores, pero la redacción de textos
en ordenador tiene la ventaja de facilitar su corrección. Para borrar texto
disponemos de la tecla BACKSPACE. Esta tecla suele encontrarse justo
encima de ENTER y normalmente tiene dibujada una flecha larga hacia la
izquierda.
- Cuando cometas un error, y te des cuenta inmediatamente, pulsa la
tecla BACKSPACE una vez para que retroceda una posición borrando la
última letra tecleada. Si mantienes la tecla pulsada, seguirá borrando
letra tras letra hasta que la sueltes, así que utilízala con cierto cuidado
para controlar su efecto.
- Es posible que no te des cuenta del error hasta después de haber escrito unas
cuantas letras más. En ese caso no sería bueno que borraras toda la frase por un
error que está al principio de la misma. Lo normal es que desplaces el punto de
inserción hasta el error y una vez te hayas situado, utilices
el BACKSPACE.
El desplazamiento, como ya comentamos anteriormente, se suele
realizar con las flechas del teclado. Normalmente se encuentran en
la zona inferior del teclado, cerca de la tecla ENTER.
Si te das cuenta del error cuando tienes el punto de inserción lejos de él, lo mejor es
hacer clic tras la letra que queremos borrar.
Es importante que lo hagas de esta forma por cuestión de tiempo. Dejar el teclado
para coger el ratón y hacer clic supone una pérdida de tiempo, por lo que sólo
utilizaremos el ratón en los casos en que el desplazamiento con teclado nos vaya a
costar más.
La tecla suprimir (DEL o SUPR) también borra una letra, pero la que queda a la derecha
del punto de inserción.

1.5 Guardar un documento

Lo que se escribe se va almacenando en la memoria de tu ordenador; si apagases el
ordenador, se perdería y no lo podrías recuperar. Con el

comando Guardar quedará grabado en el disco duro del ordenador (o en un

dispositivo externo, como una memoria USB, o en OneDrive en Internet) de forma
permanente.

Haz clic en el icono Guardar de la zona superior izquierda o pulsa las teclas CTRL +
G, como es la primera vez que guardamos el documento, aparecerá una ventana
similar a esta.
Como se ve en la imagen, al guardar la primera vez un documento, Word introduce en
el recuadro Nombre de archivo las primeras palabras del documento, Al asomar la
cabeza, por si quieres darle ese nombre; si no es así empieza a escribir otro nombre,
sin colocar el cursor, ya que de esa forma sobrescribirá el texto, porque el nombre ya
está seleccionado cuando se abre el cuadro de diálogo.
Además del nombre del archivo, es muy importante saber la ubicación del archivo, es
decir, dónde lo estamos guardando. Para ello tenemos el desplegable Elegir una
ubicación De forma predeterminada es la carpeta Documentos, bien de la ubicación
de OneDrive o bien de nuestro ordenador, según estemos utilizando Word 365 o
Word de escritorio. Como vemos, en nuestro caso, aparece la ubicación de OneDrive
(icono de la nube azul).
No obstante, si queremos guardar el documento en nuestro ordenador podemos
hacerlo de dos formas, la primera es abrir el desplegable y veremos una lista con otras
ubicaciones usadas recientemente, como muestra la siguiente imagen.

Como vemos, las ubicaciones que empiezan por la letra C: (o D:) son carpetas de
nuestro ordenador. Podemos elegir una y luego pulsar el botón , y la otra
forma que decíamos es pulsar en Más ubicaciones -> con lo que abrirá la
pantalla Guardar como que se muestra en la siguiente imagen.
También llegaríamos a esta pantalla Guardar como si pulsamos en Más opciones
... que veíamos antes de abrir el desplegable con las ubicaciones. De ambas formas, en
esta pantalla se muestran las ubicaciones Recientes por si queremos elegir una de
ellas, en otro caso podemos buscar otra carpeta pulsando en Este PC o en Examinar.
Estas dos opciones son muy parecidas, ambas muestran las carpetas de
nuestro ordenador, la diferencia es la forma de verlas, con Este PC veremos las
carpetas desde dentro de Word, como muestra la primera imagen, y
desde Examinar las veremos desde el Explorador de archivos de Windows, como
muestra la segunda imagen.

En ambos casos, observa que por defecto, sabre la carpeta Documentos. Para guardar
un documento debes indicar el nombre con el que lo quieres guardar, el tipo de
documento que estás guardando y la carpeta que lo contendrá
- El nombre lo indicamos en el campo Nombre de archivo, donde ahora pone Al
asomar la [Link].
- El tipo del documento para los documentos Word será Documento de Word(*.docx),
que ya viene escrito por defecto.
- Los documentos dentro del disco duro están organizados en carpetas. Por defecto
normalmente se guardarán en la carpeta Documentos. Pero siempre podrás elegir o
crear otra carpeta. En este caso hemos elegido la carpeta Documentos.
Una vez hayas definido los tres aspectos, deberás hacer clic en el botón Guardar. En
ese momento, la barra de título indicará el nombre que le hayas dado.
En la Unidad 4 veremos con más profundidad todo lo referente a guardar documentos.

1.6. Cerrar documento

Después de guardar un documento, este continúa en nuestra pantalla y podemos
seguir trabajando con él. Una vez que hemos acabado de trabajar con un documento
debemos cerrarlo.
Para cerrar un documento hacer clic en la pestaña y luego hacer clic en Cerrar.
Si hemos hecho alguna modificación en el documento desde la última vez que lo
guardamos, nos preguntará si queremos guardar los cambios; contestar que Sí. Al
cerrar el documento veremos cómo este desaparece de la pantalla y vemos el fondo
gris de la ventana Word. El programa sigue abierto, permitiéndonos crear un nuevo
documento o abrir uno existente.
Otra forma de cerrar un documento es cerrar la aplicación Word, más adelante
veremos cómo hacerlo.

1.7 Abrir documento

Para utilizar un documento que tenemos guardado debemos abrirlo. Si arrancas Word
te aparecerá la pantalla inicial que vimos anteriormente con los documentos abiertos
recientemente. Si ya tienes abierto Word, para abrir un documento debes hacer clic en
la pestaña y seleccionar la opción Abrir, o bien pulsar las teclas CTRL+A.
Aparecerá una ventana similar a la que vemos aquí.
También aparecerá esta ventana si al abrir Word pulsas en Abrir:

Para abrir un documento de los que se muestran en la columna Recientes basta con
hacer clic sobre él.
Si el documento que queremos abrir no se encuentra en esa lista podemos buscarlo
utilizando los botones de la parte central: Compartidos conmigo, OneDrive: Personal,
Este PC, Agregar un sitio y Examinar. Vamos a verlos uno a uno.
Compartidos conmigo. Aquí veremos los documentos que hemos compartido
con otros usuarios. En la unidad 22 veremos ampliamente cómo compartir
documentos.
OneDrive: Personal. Aquí veremos una pantalla similar a la que se muestra a
continuación con los documentos y carpetas de OneDrive. A lo largo del curso
iremos viendo con detalle cómo funciona OneDrive. En este punto, lo que nos
interesa saber es que OneDrive es un lugar donde guardar documentos que
está ubicado en Internet, y que este ligado a la cuenta de correo de Outlook
que utilizamos al comprar Word 365. A efectos prácticos OneDrive se
comporta igual que un disco duro de nuestro PC.

Este PC. Aquí veremos los documentos y carpetas que tenemos en los discos
duros de nuestro ordenador. Se abrirá una ventana como la que ves a
continuación. En la parte superior nos dice en qué carpeta estamos situados, en
este caso Documentos, debajo vemos las carpetas y archivos que hay dentro de
Documentos. Al hacer clic en una carpeta entramos dentro, para salir pulsamos
la flecha hacia arriba. En la unidad 4 veremos con detalle cómo trabajar con
esta pantalla.
 Examinar. Igual que decíamos anteriormente para Guardar como,
desde Examinar vemos lo mismo que desde Este PC, pero desde el Explorador
de archivos de Windows, como muestra esta imagen. También lo veremos
ampliamente en la unidad 4.

Para abrir un archivo de los que aparecen en la ventana lo hemos

de seleccionar haciendo clic sobre él (quedará marcado de color azul) y luego pulsar en
el botón Abrir. Otra forma más rápida de abrir el documento es haciendo doble
clic sobre él. Inmediatamente el documento aparecerá en nuestra pantalla.
En esta ventana se ven todos los documentos que están en la carpeta seleccionada, en
este caso Documentos, y también otras carpetas. Las carpetas tienen el icono y
hemos de hacer doble clic en ellas para abrirlas y ver los documentos (o subcarpetas)
que contienen.
Agregar un sitio. Inicialmente tenemos asignado el sitio de OneDrive con el que
compramos Office 365, pero podemos agregar más sitios OneDrive desde aquí,
para ello basta con dar otra cuenta de correo de Outlook.
Si no tenemos Word abierto y tenemos el archivo a mano en el Explorador de
Windows, hacer doble clic sobre él será suficiente para iniciar el programa y
mostrarlo.

1.8 Cerrar
Una vez hemos acabado de trabajar con Word debemos cerrarlo. Para ello, pulsaremos
el botón y escogeremos la opción Cerrar. La forma de proceder es la misma
que cuando cerramos un documento, es decir, que también nos preguntará si
conservar los cambios no guardados.
Las teclas rápidas para cerrar la aplicación son ALT+F4.
Aunque la forma más normal de cerrar el programa es la misma que con la mayoría de
ventanas en Windows, desde el aspa de la esquina superior derecha del
programa.
2. El entorno de trabajo. Barras, cintas y menús. Nivel Principiante.
([Link]

Al arrancar Word aparece una pantalla muy similar a la siguiente:

La ventana de Word se puede personalizar (lo veremos más adelante), para cambiar
las herramientas y botones que hay disponibles, de modo que debes tomar las
imágenes del curso como un recurso orientativo, que puede no ser idéntico a lo que
veas en tu pantalla.
Hemos incluido notas descriptivas de cada elemento. Es importante que te vayas
familiarizando con los nombres de cada uno, para que sigas fácilmente las
explicaciones, ya que se suelen utilizar estos términos.
1. La barra de herramientas de acceso rápido
contiene, normalmente, las opciones que más
frecuentemente se utilizan. Los botones son los siguientes: Autoguardado, para
activar el guardado automático, Guardar, Deshacer (para deshacer la última
acción realizada) Rehacer (para recuperar la acción que hemos deshecho)
y Personalizar. Este último botón abre el desplegable para personalizar los
botones que aparecen en esta barra.
Cuando estamos en un documento guardado en OneDrive esta barra cambia
ligeramente, Autoguardado esta activado por
defecto y el botón Guardar es diferente ya que implica sincronizar los cambios con
otros usuarios que estén compartiendo el documento. Todo esto lo veremos con
detalle en la unidad 4.
2. La barra de título, como ya hemos comentado, contiene
el nombre del documento abierto que se está visualizando, además el pequeño
triángulo de la derecha abre la ventana del Historial de versiones que veremos
en la unidad 4. Cuando el documento no está guardado en OneDrive, lo indica
expresamente "Guardado en este PC"
3. Buscar, esta caja de búsqueda permite realizar búsquedas de
texto en el propio documento y también buscar un comando de Word, por
último, permite buscar en Internet utilizando el buscador Bing de Microsoft. Lo
veremos todo en detalle en el último punto de esta unidad.
4. Usuario, aquí se muestra el nombre y el icono del usuario con
el que estamos accediendo a Word. Si pulsamos se abrirá el desplegable que
ves a continuación.
Desde aquí podemos Cerrar la sesión, acceder a nuestra cuenta de Microsoft, a
la información de usuario de Office donde veremos los datos de nuestra
suscripción a Office, cerrar otra sesión si la tuviéramos abierta, e Iniciar la
sesión en otra cuenta de Microsoft.
5. Opciones de presentación de la cinta de Office. Si haces doble
clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se ocultará, para así disponer de
más espacio de trabajo.
Los comandos volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a
hacer clic en cualquier pestaña. Puedes cambiar es comportamiento por

defecto haciendo clic en este botón , se abrirá la ventana que se muestra

a continuación, con tres opciones. La opción por defecto es la tercera, la
primera opción mantiene oculta la cinta hasta que haces clic en la parte
superior de la pantalla, la segunda opción sólo muestra las pestañas, pero no
los comandos, al hacer clic en una pestaña mostrará los comandos.

6. Los botones
para cambiar minimizar y maximizar la ventana de Word y
para cerrar Word.
7. La cinta de opciones es el elemento más importante de todos, ya que se
trata de una franja que contiene las herramientas y utilidades necesarias para
realizar acciones en Word.
Se organiza en pestañas que engloban categorías lógicas, por ejemplo, Inicio,
Insertar, etc. Para cada pestaña hay una cinta de opciones diferente. Las
veremos en detalle en el siguiente apartado.
8. La barra de estado muestra información del estado del documento, como
el número de páginas y palabras, el idioma en que se está redactando, botón
para grabar macros y estado de la accesibilidad.

Si hacemos clic sobre el número de páginas se abrirá el panel de

Navegación que nos ofrece unas miniaturas de todas las páginas del
documento y permite ir a una determinada página haciendo clic sobre su
miniatura.
9. Las vistas del documento definen la
forma en que se visualizará la hoja del documento. Por defecto se suele
mostrar en Vista de impresión. Esto significa que veremos el formato de la
hoja tal cual se imprimirá. Otros modos son para leer, para diseño web y el
modo "concentración" que elimina todas las barras y pone fondo negro.
10. Zoom se puede deslizar el marcador hacia los
botones - y + para alejar o acercar el punto de vista, para apreciar en mayor
detalle o ver una vista general del resultado. También podemos pulsar
directamente sobre el valor porcentual para abrir una ventana donde ajustar
el zoom deseado con varias opciones que se muestran en una vista previa,
como muestra esta imagen:
 11. Las barras de desplazamiento permiten la desplazar el documento cuando
no cabe en la ventana. Hay una para desplazar el documento de forma vertical
y otra de forma horizontal. En la imagen siguiente vemos ambas barras.

Si el documento ocupa menos del tamaño de la ventana, las barras de

desplazamiento no aparecen, puedes forzar a que se muestren haciendo clic en
el borde derecho del documento, justo donde deberán aparecer las barras.

2.2 Cinta de opciones

Hemos comentado que la cinta es la barra más importante de Word, porque contiene
todas las opciones que se pueden realizar con los documentos. Veámosla con más
detalle.

Las herramientas están organizadas de forma lógica en pestañas o fichas

(Inicio, Insertar, Diseño...), que a su vez están divididas en grupos. Por ejemplo, en la
imagen vemos la pestaña más utilizada, Inicio, que contiene los
grupos Portapapeles, Fuente, Párrafo y Estilos. De esta forma, si queremos hacer
referencia durante el curso a la opción Negrita, la nombraremos
como Inicio > Fuente > Negrita.
Para situarte en una ficha diferente, simplemente haz clic en su correspondiente
nombre de pestaña.
Algunos de los grupos de herramientas de la cinta disponen de un pequeño
botón en su esquina inferior derecha. Este botón abre un panel o cuadro de
diálogo con más opciones relacionadas con el grupo en cuestión. En la imagen,
por ejemplo, el cursor está situado en el botón que abre el panel Fuente. En el
grupo Portapapeles abriríamos el cuadro de diálogo Portapapeles, y así
sucesivamente.

Las pestañas pueden estar disponibles o no. La cinta tiene un comportamiento

"inteligente", que consiste en mostrar determinadas pestañas únicamente
cuando son útiles, de forma que el usuario no se vea abrumado por una gran
cantidad de opciones. Por ejemplo, la ficha Herramientas de tabla no estará
visible de entrada, únicamente se mostrará si insertamos una tabla en nuestro
documento y la seleccionamos.
Esta función permite una mayor comodidad a la hora de trabajar, pero si en
algún momento queremos ocultar o inhabilitar alguna de ficha de forma
manual, podremos hacerlo desde el menú Archivo > Opciones > Personalizar
Cinta de opciones, o pulsando con el botón derecho sobre la cinta de opciones
y eligiendo Personalizar Cinta de opciones. Si quieres ver con detalle cómo
hacerlo, visita el siguiente avanzado de personalización de la cinta de
opciones. Además, si acostumbras a personalizar los programas que utilizas es
posible que también te interese aprender cómo exportar e importar la
personalización del entorno.
En Word se apuesta por dotar de accesibilidad al programa, pudiendo
controlarlo por completo mediante el teclado.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta
forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones
indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa
opción sin la necesidad del ratón. Por ejemplo para poner en negrita la palabra
"Microsoft" la seleccionamos y pulsamos la tecla ALT con lo cual veremos las
teclas disponibles, como muestra la siguiente imagen.

Ahora, como el tipo de fuente Negrita está dentro de la pestaña Inicio,

pulsamos la letra O, tal como se nos indica, y veremos la siguiente pantalla.
 Si nos fijamos bien, vemos que Negrita tiene asignado el número 1, por lo
tanto, al pulsar 1, la palabra seleccionada se pondrá en negrita.
Resumiendo, para poner en negrita, seleccionamos la palabra, pulsamos la
tecla ALT, y luego la tecla 1.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
Modo Mouse/Modo Toque.
Con la aparición de pantallas táctiles los botones pueden quedar demasiado
juntos para tocarlos con el dedo, por esto ahora podemos elegir entre el
modo tradicional o Mouse y el nuevo modo Toque.

2.3. Ficha Archivo

Pestaña Archivo es diferente al resto de pestañas, ya que no contiene herramientas
para modificación y tratamiento del contenido del documento, sino más bien
opciones referentes a la aplicación y al archivo resultante. Al situarnos en esta
pestaña, se cubre el documento con panel de opciones, es por ello que Microsoft
también la llama Vista Backstage.
De hecho, su estructura es distinta al resto de fichas, por eso la comentaremos con
esta imagen:

Observarás que sus opciones no se encuentran en ficha como las que ya vimos. Están
situadas en forma de menú vertical.
Principal característica de vista Archivo es que, para cada comando de parte izquierda
se abre otra ventana con diferentes configuraciones, para mayoría de comandos tiene
estructura similar, que explicaremos con la siguiente imagen correspondiente al
comando Compartir, aunque es parecida para comandos Guardar como, Imprimir,
Cuenta, Exportar y Comentarios.
Como vemos en la imagen, comandos de la izquierda se mantienen y aparecen
opciones en parte central, y a su vez, para cada opción aparecen más en parte derecha
de la pantalla. Por ejemplo, en la imagen vemos como comando Compartir, en parte
central, genera opciones apuntes, Compartir, Correo electrónico, … y para Correo
electrónico, aparecen más opciones en parte izquierda, Enviar como datos adjuntos,
Enviar un vínculo, …
Otra particularidad de ventana Archivo y de ventanas hijas, es presencia del botón

para volver atrás.

2.4. Ayuda de Word

Hay varios métodos para obtener ayuda en Microsoft Word. Ayuda contextual, caja
para Buscar y pestaña Ayuda. Vamos a verlos con detalle.
1. Ayuda contextual. Consistente en colocar cursor sobre un icono y esperar 2
segundos para que aparezca ventanita con explicación sobre función de dicho
icono. Por ejemplo, en esta imagen vemos explicación sobre icono Borrar todo
el formato.

2. Buscar
Si con ayuda contextual no tenemos suficiente, haremos clic en botón
y escribiremos lo que buscamos. Por ejemplo, si escribimos
‘’tabla’’ veremos que nos ofrece cuadro desplegable con 5 secciones que
muestra esta imagen y que explicaremos 1 a 1:

Sección 1ª: Acción Óptima, en este caso nos ofrece crear tabla de contenido, si
hacemos clic podremos crear tabla de contenido en ese mismo instante, es
decir dicha caja Buscar, ejecutará el comando mostrado.
Sección 2ª: Acciones, y es similar a la anterior, es decir, ejecuta comando
mostrado, en este caso podemos, Agregar tabla o ir a Estilos de tabla o Dibujar
tabla. En realidad, haciendo clic, por ejemplo, en Dibujar tabla como si
hubiéramos ejecutado comando Insertar tabla> Dibujar tabla de pestaña
Insertar.
Sección 3ª: Obtener ayuda sobre, ya no permite ejecutar comando sino que es
sólo ayuda informativa que nos llevará a ayuda clásica de Word, se abre panel
en parte derecha con resultado más relevantes. Por ejemplo, en este caso
veremos la imagen siguiente:
Haciendo clic en cada resultado, por ejemplo, Insertar tabla, veremos
explicación sobre como insertar tabla, pero no podemos ejecutar comando
Insertar tabla. En algunos casos nos indica que podemos ver pequeño video
sobre el tema, por ejemplo, en 1º resultado, Video: Ordenar contenido de una
tabla.
Sección 4ª: Buscar en el documento; realiza búsqueda de palabra ‘’tabla’’ en
texto de nuestro documento. Es decir, no es ayuda como en casos anteriores,
sino estrictamente búsqueda dentro del propio documento. En realidad, es
exactamente lo mismo que si usáramos comando Buscar de pestaña Inicio>
Edición> Buscar, como muestra esta imagen:

Sección 5ª y última: Ver más resultados de búsqueda para tabla, que hace
búsqueda en Internet mediante Bing de Microsoft, y nos presentará resultados
en panel lateral dentro de Word como muestra esta imagen.

Como vemos, cada resultado son extractos de páginas web, que pueden ser de
Microsoft o de otros proveedores de información.

3. Pestaña Ayuda
Si hacemos clic sobe pestaña Ayuda o pulsamos F1, veremos esta ventana de
ayuda con 4 opciones en parte derecha que ahora pasaremos a explicar:
1. Ayuda, desde aquí llegamos a misma pantalla que ya habíamos visto en
Buscar> Obtener ayuda sobre, con la diferencia en que, en este caso, caja de
búsqueda estará vacía, pero si la rellenamos, por ejemplo, con palabra ‘’tabla’’
llegaremos a mismos resultados que vimos anteriormente. Es decir, entraremos
en panel de Ayuda para consultar información en la documentación de ayuda
de Word, como vemos en esta imagen.

Moverse por este panel de ayuda es muy sencillo e intuitivo, sólo hay que
hacer clic en la opción que más nos interese de las que se muestran, así
llegaremos a la información que buscamos. Podemos volver atrás con la
flecha de la parte superior, y situarnos al inicio con el icono de la casita. Al final
de la información hay un enlace que dice "leer artículo en el explorador" que
nos abrirá la página de Microsoft en Internet con la misma ayuda que vemos en
el panel, de esta forma veremos la información a pantalla completa y
podremos consultar también otras secciones de la web de Microsoft Office.
2. Comentarios, si hacemos clic veremos la siguiente pantalla con tres opciones
para hacer llegar nuestros comentarios a Microsoft. Aunque se llaman igual, no
confundir estos comentarios con los que realizamos desde el botón
que sirven para comentar cuestiones del propio documento de Word, sobre
todo cuando compartimos en documento.
 3. Mostrar aprendizaje, desde aquí accedemos a la misma ayuda de Word,
pero organizada de otra forma. Básicamente esta forma de ayuda está
enfocada a los que están empezando a usar Word, por lo cual está organizada
para ir aprendiendo primero las cosas básicas y luego ir profundizando poco a
poco. Como ves en la siguiente imagen, se empieza por un Inicio rápido,
luego Escribir y editar, Dar formato al texto, Diseñar páginas, etc.

4. Novedades, como su nombre indica, se muestran las últimas novedades

incorporadas a Word. Dado que Word 365 se va actualizando automáticamente
cada cierto tiempo, es interesante entrar en este apartado periódicamente
para estar al día con los últimas funciones y mejoras añadidas a Word.

3.1. Introducción de datos

Aprenderemos lo necesario para editar documentos: Cómo desplazarnos, seleccionar,

eliminar, copiar, pegar y deshacer. También veremos cómo buscar y reemplazar
palabras y las distintas formas de ver un mismo documento.
Hemos visto que escribir nuestro primer documento básicamente se trata de teclear el
texto y controlar siempre dónde está situado el punto de inserción. En este apartado
vamos a ver algunas consideraciones útiles a tener en cuenta, dejando de lado las
cuestiones estéticas y de formato que veremos más adelante.
En el documento podemos definir qué texto es el título, cuál el subtítulo, y cuál
los párrafos de contenido. Esta distinción no es únicamente estética, sino que
ayuda a Word a hacerse una idea de la estructura del documento y esto a la
larga nos ayudará en nuestro trabajo. Un documento bien estructurado
siempre es más sencillo de manejar, facilitando por ejemplo la posterior
creación de índices.
Desde la pestaña Inicio > grupo Estilos, encontramos un cuadro que nos
permite elegir el tipo de texto que vamos a introducir.

De este modo, si pulsas Título 1 y a continuación escribes algo, se considerará

que el texto introducido es un título. Es la forma de etiquetar cada uno de los
elementos del archivo para darle una estructura.
Si tenemos seleccionado un estilo de como Título 1, después de escribir un
texto y pulsar ENTER, Word saltará de párrafo y asumirá que quieres cambiar
de estilo y pasará al estilo Normal. Pero siempre puedes cambiarlo, por
ejemplo, para elegir insertar un Título 2 para incluir un subtítulo. Título
2 implica un nivel más bajo en la jerarquía estructural).
Veremos en detalle los estilos en la unidad 7.
Como ya sabes, Word se encarga de que el texto que vas introduciendo se
contenga dentro de unos márgenes, de forma automática pasa a la línea
siguiente cuando alcanza el margen derecho. Pero conviene saber que, si algún
momento quieres realizar un salto de línea de forma voluntaria, lo puedes
hacer con la combinación de teclas MAYÚS + ENTER.
A primera vista el resultado será casi el mismo que si pulsaras
simplemente ENTER, pero no es así. La diferencia es que al pulsar INTRO se
inserta un salto de párrafo mientras que con MAYÚS + ENTER se inserta
un salto de línea. La consecuencia es que el salto de párrafo, normalmente,
tiene una separación mayor con la línea anterior que el salto de línea. Más
adelante veremos más claramente las diferencias entre ambos saltos.
Los saltos de página se insertan automáticamente cuando llegamos al margen
inferior de una página y seguimos escribiendo. También se pueden insertar de
forma manual si queremos pasar a la página siguiente, aunque no hayamos
llegado al final, desde la pestaña Insertar > grupo Páginas > opción Salto de
página.
La herramienta Mostrar todo te permite saber si un texto ha sido dividido en
bloques mediante saltos de línea o mediante párrafos. La encontrarás en la
pestaña Inicio > grupo Párrafo. Tiene el siguiente aspecto: . Si la utilizas, el
documento se llenará de marcas como las que ves en la imagen.
 En el ejemplo, hemos escrito la primera frase y luego hemos
pulsando MAYÚS+ENTER para realizar un salto de línea. Luego, hemos
continuado escribiendo y, tras el punto final, hemos pulsando INTRO para
empezar un párrafo nuevo.
Fíjate que, además de los saltos de línea y los cambios de párrafos también se
muestran otros símbolos como un punto medio que señala que hay
un espacio separando las palabras, o una marca de salto de página.
Para ocultar de nuevo estas marcas debemos pulsar de nuevo el botón
Un problema frecuente al que se enfrentan las personas que están iniciándose
en la utilización de Word es saber cómo afrontar las acciones que Word realiza
sin previo aviso ni autorización. Por ejemplo, si tratas de escribir una nota
aclaratoria y empiezas un párrafo con el asterisco (*) y a continuación un
espacio y texto:

Word automáticamente dará por sentado que lo que quieres hacer es crear
una lista, y que estás utilizando el asterisco como viñeta.

Esto tiene varias implicaciones. El asterisco será substituido por un punto y el

texto tendrá una tabulación, por lo que no estará al mismo nivel que el resto.
En estos casos, deberemos pulsar el pequeño icono flotante en forma de rayo
que aparece junto al texto. Al hacerlo se desplegará un menú que nos
permitirá deshacer la acción de Word si va en contra de nuestros intereses.

Pero Word no sirve únicamente para introducir texto. Se puede insertar

dibujos, fotografías, logotipos, tablas, gráficos y muchos otros objetos que
enriquecerán el documento. Iremos viendo a lo largo del curso cómo hacerlo

3.2. Dictar
También podemos introducir texto dictándolo directamente, obviamente debemos
disponer de un micrófono conectado.

Desde el menú Inicio podemos pulsar en el icono Dictar y cambiará a esta

forma para indicar que Word está escuchando lo que digamos, de forma casi
inmediata, veremos cómo va apareciendo el texto en el documento. Para dejar de

dictar basta pulsar de nuevo en el icono .

Si queremos cambiar el idioma podemos hacerlo abriendo el desplegable que hay
bajo el icono. Como muestra la siguiente imagen, hay varios idiomas disponibles,
entre ellos Español de España y de México.
El sistema de reconocimiento del habla funciona muy bien y de forma rápida, por lo
tanto, es una opción a tener en cuenta a la hora de introducir texto. Sobre todo, es
muy útil si estamos utilizando Word desde un dispositivo móvil (smartphone, tablet,
...) ya que en estos casos utilizar el teclado tan pequeño es incómodo.
El sistema de dictado reconoce los signos de puntuación más usados, como los puntos,
cambios de párrafo, las comas, etc.
En esta imagen, obtenida de la Ayuda de Word, puedes ver lo que tienes que decir
para obtener cada signo de puntuación.

Por ejemplo, para escribir el signo "punto" simplemente hay que dictar "punto". Hay
que decir que el sistema tiene cierto grado de inteligencia artificial y es capaz de
distinguir cuando nos referimos al signo "punto" y cuando a la palabra "punto. Por
ejemplo, si dictamos la frase: "El resultado del partido fue dos a dos por lo tanto el
Real Madrid ganó un punto y se coloca líder", Word escribirá la palabra "punto" en
lugar del signo "punto", esto último daría un resultado incorrecto: "El resultado del
partido fue dos a dos por lo tanto el Real Madrid ganó un. Y se coloca líder". Para
ayudar a Word hay que entonar correctamente y hacer las pausas adecuadas.
Actualmente este comando Dictar sólo está disponible para Word 365, no para Word
de escritorio.
3.3. Insertar símbolos.
Insertar texto no tiene secreto, únicamente hay que escribirlo, pero ¿qué ocurre si
queremos insertar algún símbolo o un carácter especial? ¿O si queremos insertar
ecuaciones matemáticas?
En tal caso deberemos ir a la pestaña Insertar > grupo Símbolos.

El botón Ecuación nos permitirá acceder a una herramienta específica que facilita la
inserción de ecuaciones.
Desde el botón Símbolo, en cambio, accederemos a caracteres especiales como
símbolos monetarios, el símbolo del copyright o de registro, etc. Si no encuentras el
que necesitas en el submenú que se despliega, haz clic en Más símbolos.... Se abrirá
una ventana como la siguiente:

El funcionamiento es muy sencillo: al hacer doble clic sobre un símbolo, o seleccionarlo

y pulsar el botón Insertar, se incluirá en el documento allí donde esté situado el punto
de inserción. La ventana no se cerrará hasta que pulses Cancelar o Cerrar, de esta
forma te permitirá insertar varios símbolos sin tener que abrir cada vez la ventana.
Los símbolos disponibles dependen del tipo de fuente que se utilice, por ello podrás
cambiar la fuente en el desplegable Fuente de la parte superior. Luego, podremos
seleccionar en desplegable Subconjunto el tipo de símbolo que buscamos, para filtrar
el resultado.
Un truco: Si un símbolo lo utilizas con regularidad, selecciónalo y observa las teclas que
lo insertan automáticamente en la zona inferior. Así no tendrás que recurrir cada vez al
cuadro de diálogo. Por ejemplo, en la imagen hemos seleccionado el símbolo del euro
(€), las teclas son ALT+CTRL+E. Si te resulta compleja esa combinación, la puedes
cambiar por otra desde el botón Teclas... Word te avisará si la combinación de teclas
ya está siendo utilizado para otra función.
3.4. Desplazarse y seleccionar. Panel navegación.
([Link]
Una de las ventajas que han aportado los procesadores de texto es la facilidad para
modificar y corregir. El primer paso en ese proceso es colocarnos en el lugar donde
vamos a efectuar la modificación.
Por otra parte, cuando estamos viendo un documento Word que no cabe en
una pantalla, necesitaremos movernos por el documento para colocarnos en la parte
que nos interese.
Tanto en un caso como en otro será interesante conocer todas las formas que existen
para desplazarse por el documento, y así poder elegir la más útil en cada momento.
Recordar que el elemento que define la posición dentro de un documento Word es

el punto de inserción que es una línea vertical parpadeante y nos indica dónde se va
a escribir la próxima letra que tecleemos.
Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla:
Con ratón: Desplazar cursor del ratón hasta punto elegido y hacer clic, punto
de inserción se colocará en ese lugar. En pantallas táctiles, en lugar del uso del
ratón tocaremos con el dedo.
Con teclas de dirección: teclas izquierda/derecha desplazan punto de
inserción; posición a izquierda/derecha, y teclas arriba/abajo desplazan punto
de inserción línea arriba/abajo. Tecla Fin nos lleva al final de línea y Tecla Inicio
al comienzo de ella.

Combinación de teclas:
Para desplazarse Presionar teclas
Palabra a la izquierda Ctrl + Flecha Izquierda
Palabra a la derecha Ctrl + Flecha Derecha
Párrafo arriba Ctrl + Flecha Arriba
Párrafo abajo Ctrl + Flecha Abajo

Desplazamientos a lo largo de todo el documento:

Teclas AvPag y RePág. Dichas teclas avanzan y retroceden pantalla completa.
Observad que no es lo mismo pantalla que página. Tamaño de la pantalla lo
limita el monitor mientras que; longitud de la página la definimos nosotros.
Combinación de teclas:
Para desplazarse Presionar teclas
Página adelante Ctrl + AvPag
Página atrás Ctrl + RePag
Principio de documento Ctrl + Inicio
Final de documento Ctrl + Fin

Nota: En teclados en inglés tienen otros nombres: Home, End, Pup, Pdn

Mediante Barras de desplazamiento

Barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho del
documento de forma gráfica. Longitud de barra de desplazamiento vertical
representa longitud del documento y el cuadrado pequeño que hay en su
interior representa posición actual del punto de inserción. Podemos
desplazarnos de estas formas:
 - Haciendo clic en cualquier posición por encima/debajo del cuadro nos
desplazaremos una pantalla hacia arriba/debajo del documento.
- Arrastrando el cuadro nos desplazaremos proporcionalmente a la posición en
la que lo movamos, por ejemplo, en un documento de 20 páginas si arrastramos el
cuadro hacia la mitad de la barra nos colocaremos en la página 10
aproximadamente.
- Mediante las flechas. Si hacemos clic en la flecha o triángulo de la
parte superior/inferior nos desplazaremos una línea hacia arriba/abajo. Si
mantenemos pulsada la flecha nos desplazaremos línea a línea de forma rápida
hasta que la soltemos.
- Mediante el menú contextual. Al pulsar con el botón derecho del ratón encima
de la barra de desplazamiento veremos un menú con las opciones que muestra la
imagen siguiente.

La opción Superior nos lleva al principio del documento, Inferior al final del
documento, Re Pág retrocede una página, Av Pág avanza una página, Desplazar
hacia arriba sube una línea y Desplazar hacia abajo, baja una línea.
Las barras de desplazamiento horizontal
Permiten movernos de forma similar a como acabamos de ver con la barra
vertical, pero en sentido horizontal, es decir, permiten desplazar el documento
hacia la derecha y hacia la izquierda. Se utilizan menos porque es menos
frecuente que el documento sea más ancho de lo que cabe en una pantalla.

Panel de navegación
En la barra de estado, al hacer clic sobre la zona de la izquierda, donde aparece
el número de página, se abre un panel de Navegación similar a la que puedes
ver en esta imagen:
 Tiene tres pestañas para navegar por:
1. El índice con los títulos que se generan automáticamente al insertar títulos
en el documento.
Haciendo clic en un apartado de ese índice nos desplazaremos a la parte del
documento que lo contiene.
2. Por miniaturas de las páginas.
3. Por resultados de la búsqueda que hemos realizado utilizando la caja de
búsqueda que hay justo encima.
También podemos abrir el panel de navegación desde la
pestaña Vista, grupo Mostrar, opción Panel de navegación, como se muestra en
la imagen:

Ir a:
Cuando el documento es muy extenso, puede
resultar incómodo realizar el desplazamiento de las
formas que hemos visto. Imagina que estás
trabajando con un documento de 350 páginas y
quieres ir a la página 170. Sería una pérdida de
tiempo ir página a página. En esas ocasiones debemos utilizar la opción Ir a.
La encontraremos en la pestaña Inicio > grupo Edición > menú Buscar.

A la izquierda puedes seleccionar dónde quieres ir, y a la derecha especificar el

valor. La opción más habitual es Página, aunque también podrías, por ejemplo,
elegir un Título (definido como tal), un Comentario, etc.
3.5. Seleccionar
Para realizar muchas operaciones (copiar, cambiar formato, etc), previamente hay que
decirle a Word sobre qué parte del texto tiene que actuar; en esto consiste
seleccionar. Texto seleccionado se identifica claramente porque el fondo del texto
seleccionado se muestra coloreado (normalmente gris o azul)

Puede seleccionarse con ratón y con teclado:

Ratón: Para seleccionar con el ratón hay 2 métodos:
Arrastrando
-Colocar cursor al principio de la selección, presionar clic izquierdo y, sin
soltarlo, mover cursor hasta el final de la selección.
-Colocar cursor justo al inicio de la línea, observamos que el cursor cambia de
forma y se convierte en flecha , hacer clic y la línea entera quedará
seleccionada; haciendo doble clic, párrafo completo quedará seleccionado.
-Para seleccionar gráficos o imágenes basta con hacer clic encima, quedando
enmarcados por recuadro negro.
Teclado:
Para seleccionar Presionar teclas
Carácter a la derecha Mayús + Flecha Derecha
Carácter a la izquierda Mayús + Flecha Izquierda
Palabra a la derecha Ctrl + Mayús + Flecha Derecha
Palabra a la izquierda Ctrl + Mayús + Flecha Izquierda
Hasta el final de línea Mayús + Fin
Hasta el principio de línea Mayús + Inicio
Línea abajo Mayús + Flecha Abajo
Línea arriba Mayús + Flecha Arriba
Hasta el final del párrafo Ctrl + Mayús + Flecha Abajo
Hasta el principio del párrafo Ctrl + Mayús + Flecha Arriba
Pantalla abajo Mayús + AvPág
Pantalla arriba Mayús + RePág
Hasta el final del documento Ctrl + E

Opción seleccionar
En la pestaña Inicio > grupo Edición > opción Seleccionar, podrás desplegar un
menú que te permitirá, por ejemplo, Seleccionar todo el documento de una
vez.

3.6. Eliminar
Para borrar o eliminar lo seleccionado basta con presionar Tecla Supr, otra forma de
borrar sin seleccionar previamente es usando las teclas, como se indica en esta tabla:
 Para borrar Presionar teclas
Carácter a la izquierda Retroceso (BackSpace)
Palabra a la izquierda Ctrl + Retroceso
Carácter a la derecha Supr
Palabra a la derecha Ctrl + Supr

Un truco: Para borrar una palabra errónea basta con hacer doble clic sobre ella para
seleccionarla y pulsar la primera letra de la palabra correcta, automáticamente se
borrará la palabra seleccionada y podremos seguir escribiendo en su lugar la palabra
correcta

3.7. Deshacer y Rehacer. Repetir acción. Insertar símbolos

([Link]

Afortunadamente Word nos permite corregir los errores fácilmente. Si acabamos de

borrar un párrafo completo y nos damos cuenta que no era ese el párrafo que
queríamos borrar, no es necesario que nos llevemos las manos a la cabeza lamentando
el error. Con un solo clic podemos deshacer la acción errónea y recuperar el párrafo.
Veamos cómo deshacer acciones:
Última acción realizada.
Para deshacer la última acción realizada, pulsar el icono Deshacer, de la
barra de acceso rápido.
Otra forma más de deshacer es pulsar CTRL+Z.
Últimas acciones realizadas
Si hacemos clic en el triángulo que hay a la derecha del icono deshacer ,
aparecerá una lista con últimas acciones para deshacer, colocando el cursor en
esa lista podremos deshacer varias acciones a la vez. Por ejemplo, al colocar el
cursor en la tercera línea de la lista desharemos 3 acciones.

La lista nos indica de forma abreviada cuales son las diferentes acciones que
podemos deshacer, por ejemplo, Escritura "la", Escritura "el", Negrita.

Rehacer
Utilizando el icono Rehacer , de la misma forma, podemos rehacer las
acciones que acabamos de deshacer. Por ejemplo, si ponemos en cursiva un
párrafo y deshacemos la acción porque pensamos que no queda bien en
cursiva, pero al cabo de un momento pensamos que sí queda mejor en
cursiva podemos rehacer la acción y volver a dejarlo en cursiva.
Otra forma de rehacer es pulsar CTRL+Y.
 Repetir formato:
Cuando el botón Rehacer no está activo, en su lugar aparece el botón Repetir
formato que permite repetir la última acción de formato realizada. Por
ejemplo, si seleccionamos una palabra y le cambiamos el tamaño de fuente a
14, bastará con seleccionar otra palabra y pulsar este botón para cambiarle el
tamaño a 14. Este botón es útil si tenemos que aplicar una acción a varias
palabras distribuidas por distintas partes del texto.

3.8. Copiar, Cortar y Pegar. Opciones. Portapapeles

([Link]

Cuando hablamos de copiar nos referimos a colocar una copia en otro lugar; mientras
que cuando hablamos de cortar queremos decir quitar algo de un lugar para llevarlo a
otro lugar. Se pueden utilizar varios métodos.

Mediante el ratón e iconos en grupo Portapapeles de pestaña Inicio:

1. Seleccionar el elemento (carácter, palabra, párrafo,..) a copiar o cortar.

2. Hacer clic en el icono copiar o cortar .

3. Colocar el cursor en el punto de destino y hacer clic en el icono pegar.

Mediante ratón:
Seleccionar con doble clic, presionar botón derecho, elegir copiar o cortar,
en menú contextual ir a posición donde vamos a copiar o pegar, presionar
botón derecho y elegir pegar.

Otra forma de copiar es seleccionar un elemento y pulsar Ctrl a la vez

que arrastramos el elemento a otra posición.

Con teclado:
Primero, seleccionar el texto: con MAY+flechas, seleccionamos letras,
(con MAY+Ctrl+flechas, seleccionamos palabras).
Segundo, copiar con Ctrl+C. Y, por último, ir a la posición donde vamos a
pegar, pulsar Ctrl+V.
 Es aconsejable practicar todos los métodos y elegir el que nos sea más cómodo.
Tener en cuenta que el método Sólo con el teclado, no requiere coger el ratón y,
aunque parece engorroso, para las personas que teclean rápido, puede ser muy
eficaz.
Cuando copiamos o cortamos, Word se lo guarda en el portapapeles, de esta
forma disponemos de los últimas 24 elementos que hemos copiado y en cualquier
momento podemos volver a copiar una de ellas. También aparecen en el
portapapeles otros elementos que hayamos copiado desde fuera de Word, por
ejemplo, en una página web.

3.9. Opciones de pegado:

Cada vez que pegamos se copia el texto tal y como lo copiamos, con el formato que
tenía. Por ejemplo, si copiamos algo que estaba en estilo negrita y tamaño 18, al pegar
se pegará también en negrita y tamaño 18. Sin embargo, en ocasiones puede
interesarnos que no se copie el formato ya que desentonaría en el lugar donde lo
vamos a copiar. Para solucionar esto existen las Opciones de pegado.
¿Cómo se usan estas opciones? Debajo del icono Pegar aparece una flecha. Si hacemos
clic en ella se despliega una lista con las opciones que puedes ver en esta imagen.

De izquierda a derecha, las opciones permiten:

- Mantener el formato de origen (opción predeterminada).
- Combinar formato.
- Pegar imagen.
- Mantener sólo texto, que copiará el texto, pero sin los estilos que tenga.
Al hacer clic en Pegado especial..., se abre una ventana como la que se observa
a continuación.
 En ella te permite elegir cómo pegar el elemento de entre distintos formatos.
Por ejemplo, podrías convertir un texto que hayas copiado en formato HTML a
texto sin formato.
Esta ventana será diferente según el objeto que vayamos a copiar, texto,
imagen, etc.

Desde el apartado Resultado puedes consultar la descripción de la acción que

realizará cada tipo de pegado, simplemente seleccionándolo en la lista superior.

3.10. Buscar y Reemplazar. Opciones de búsqueda. Usar caracteres comodín.

([Link]

Como vemos en la siguiente imagen, hay dos "buscar" que se llaman igual pero no
hacen exactamente lo mismo.

La caja de búsqueda sirve principalmente para buscar ayuda y ya la

vimos en la unidad 2, y el botón Buscar del grupo Edición sirve para buscar texto
en el documento y es el que vamos a explicar ahora. Podemos ejecutarlo desde la
pestaña Inicio > grupo Edición > opción Buscar o con la combinación de teclas CTRL+B.

Se abrirá el panel de Navegación que ya hemos visto anteriormente en el

apartado Desplazarse por un documento. En el cuadro de búsqueda de la zona
superior del panel debemos escribir el término que queremos localizar y pulsar INTRO.
Por ejemplo, si buscamos " bases de datos" veremos el siguiente resultado.
 Es importante que tengas en cuenta que la búsqueda por defecto no es sensible
a mayúsculas y minúsculas. Es decir, que si buscas el término bases de datos,
también considerará como resultado válido Bases de datos y BASES DE DATOS.
Si quieres que tu búsqueda sea textual, es decir, exactamente tal y como lo has
escrito en la caja de búsqueda, deberás introducir el término entre comillas,
así: "bases de datos". En el ejemplo de la imagen no obtendríamos los
resultados Bases de datos y BASES DE DATOS.
En el documento, como puedes apreciar en la imagen, se resaltarán los
términos encontrados con un fondo amarillo. Puedes colocarte fácilmente en una
de las coincidencias haciendo clic sobre ella en el panel de Navegación del lateral
izquierdo. O bien, utilizando las flechas arriba y abajo de la parte derecha para ir
pasando de una coincidencia a otra, en orden de aparición. Además, la
coincidencia actual, además de encontrarse con fondo amarillo, tendrá el fondo
de selección gris. Es el caso de BASES DE DATOS en el ejemplo, que es el resultado
14 de 42.

3.11. Buscar y reemplazar

Si lo que queremos hacer es reemplazar una palabra por otra tenemos que utilizar el
botón Reemplazar .
Podemos ejecutarlo desde la pestaña Inicio > grupo Edición > opción Reemplazar, o
con la combinación de teclas CTRL+L.

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

En el campo Buscar pondremos la palabra o frase a buscar y en el campo Reemplazar

con pondremos la palabra o frase que queremos que sustituya a la palabra buscada.
Ahora podemos elegir una de las tres acciones que nos permiten los tres botones
disponibles:
 - Buscar siguiente. Busca la siguiente ocurrencia de la palabra a buscar.
- Reemplazar. Reemplaza la palabra encontrada y busca la siguiente ocurrencia.
- Reemplazar todos. Reemplaza todas las ocurrencias que encuentre
automáticamente, sin preguntar cada vez. Al acabar nos informa del número de
ocurrencias que ha reemplazado.

3.12. Las vistas

Con la barra inferior puedes cambiar la forma en que visualizas el documento, o lo
que es lo mismo, la vista Desde esta barra
tenemos acceso a las vistas Concentración, Modo lectura, Diseño de
impresión y Diseño web.
Para acceder a todas las vistas debes hacerlo desde la pestaña Vista > grupo Vistas
de documento, que incluye Esquema y Borrador.

Diseño de impresión. Es la vista predeterminada. En esta vista se pueden

aplicar formatos y realizar la mayoría de las tareas habituales. Se ve tal y
como se imprimirá, con gráficos, imágenes, encabezados y pies de página,
etc.
Por ejemplo, en la siguiente imagen se ve el encabezado Parque Natural S.
Bicuerca en la parte superior derecha y un cuadro de texto con fondo azul,
ajustado alrededor del texto.

Modo lectura. Esta vista permite visualizar la página de una forma muy
limpia, con pocos elementos para facilitar la lectura. En esta vista no se ven
los encabezados y pies de página. Si el espacio de la pantalla lo permite,
muestra dos páginas por pantalla.
Podemos ver algunas diferencias respecto al modo impresión de la imagen
anterior, aquí, en modo lectura, no se ven los encabezados/pies de
página Parque Natural S. Bicuerca y el cuadro de texto con fondo azul, se ve
con menor tamaño. El tamaño de letra es mayor.
Esta pantalla de lectura tiene las siguientes tres características:
1. Cuando tenemos la pantalla maximizada, ocupando todo el espacio, se
mantiene una pantalla con los mínimos elementos para que la lectura sea más
cómoda. Así en la parte superior se ve tan sólo una pequeña barra con cuatro
botones tal como se muestra aquí

El primer botón hace desaparecer la barra de estado y la barra superior se hace

de color gris claro y con menos botones, como se ve a continuación.
Los otros tres botones tiene el comportamiento que ya conocemos, minimizar,
maximizar y cerrar.
2. En la parte izquierda y derecha tiene unas flechas para retroceder y avanzar

página.
3. En la parte inferior la barra de estado cambia el diseño como muestra la
siguiente imagen.

Tiene un botón blanco que permite desplazarse rápidamente por todo el

documento y en la barra de estado desaparecen las indicaciones del idioma y del
número de palabras.
Cuando cerramos un documento en modo lectura y lo volvemos a abrir más
tarde, Word nos muestra un aviso por si queremos volver al punto exacto donde
dejamos el documento.

Basta con hacer clic en este aviso para ir al punto donde habíamos dejado la lectura la

última vez. Pasados unos segundos, el aviso se hace más pequeño. Si no

haces clic en el aviso, este desaparece al poco tiempo. Este aviso también aparece en
las otras vistas.

Diseño Web: Se utiliza para ver el aspecto de un documento Web tal y como se
vería si lo publicáramos en un navegador web, como Chrome, Internet Explorer
o Firefox.
Respecto a los modos anteriores, en este modo no se ve el encabezado Parque
Natural S. Bicuerca y el cuadro de texto con fondo azul, se ve ajustado a la
izquierda, en lugar de ajustado al centro. Los márgenes de la página son más
pequeños.
Concentración. En esta vista es especial ya que es como una segunda capa
que se superpone a la vista en que nos encontremos. Estas capas hacen que
se oculten todas las barras y se ponga fondo negro. Si hacemos clic en el
borde superior aparecerá la cinta de opciones con fondo negro, después de
usar un comando, al hacer clic en el documento se ocultará de nuevo. Esta
vista mantiene el formato del documento de la vista en la que estábamos, es
decir, si estamos en Vista de impresión y pulsamos Concentración, la
veremos como muestra la primera imagen, pero si estamos en Diseño web y
pulsamos vista Concentración, la veremos de otra forma, como muestra la
segunda imagen.

Vista Concentración y Diseño de impresión:

Vista Concentración y Diseño Web:

Esquema. En esta vista se puede observar y editar la jerarquía de los apartados

que conforman el documento. Profundizaremos en esta vista en la unidad 15.
 Borrador. En esta vista se optimiza el tamaño de la hoja y de las fuentes, para
facilitar la lectura en pantalla. Se muestra con la misma longitud de línea que
en la versión impresa, pero elimina elementos como gráficos, encabezados o
pies de página.

3.13. Ver varios documentos a la vez

En la pestaña Vista encontramos el grupo Ventana, que nos ayudará a decidir cómo
organizar las ventanas de Word en caso de que estemos trabajando con más de un
documento a la vez.

El botón Cambiar ventanas despliega un menú con el nombre de cada uno de

los documentos abiertos, permitiéndonos elegir cuál queremos ver en primer
plano.

Al pulsar el botón Organizar todo se situará un documento sobre el otro,

permitiéndote ver los dos de forma simultánea. Solo una de las ventanas es la
ventana activa: la que tiene la barra de título más coloreada. En el ejemplo de
la imagen, la inferior.
 Para hacer que una ventana se convierta en la ventana activa basta con hacer
clic dentro del área de la ventana.
Podemos variar el tamaño y la posición de cada ventana a nuestro gusto:
- Para modificar el tamaño hay que situar el cursor en el borde de la ventana y
arrastrarlo cuando tome forma de flecha bidireccional. Los bordes superior e
inferior alterarán la altura, los bordes laterales la anchura y las esquinas ambas.
- Para cambiar la posición, arrastra la ventana desde su barra de título.
- Para salir de este modo pulsa el botón Maximizar

3.14. Dividir la pantalla

Podemos crear una línea de separación dentro de un mismo documento, pudiendo
utilizar la zona superior y la inferior de forma independiente y trabajar con ellas como
si de un duplicado se tratase.
Esta opción es especialmente útil en documentos extensos en que necesitamos ver dos
partes del mismo a la vez constantemente, pero que distan mucho entre sí. Así nos
evitamos tener que ir cambiando de página una y otra vez.
En la pestaña Vista > grupo Ventanas > Dividir encontramos la herramienta que nos
permite esta funcionalidad. Inicialmente se divide por la mitad del documento, pero se
puede arrastrar el borde de separación al tamaño que deseemos.

De esta forma, podemos visualizar dos páginas a la vez, por ejemplo, en la imagen
vemos la página 10 en la división inferior y la página 1 en la superior. Cada una de las
divisiones tendrá su propia barra de desplazamiento y sus reglas. Las herramientas de
la cinta en cambio son comunes para ambas y los cambios se aplicarán allí donde se
encuentre el punto de inserción o la selección.
Cuando hayamos incluido una división, el botón se convertirá en Quitar división y al
pulsarlo de nuevo la podremos eliminar.

4.1. Guardar. Guardar una copia. Autoguardado.

([Link]

Como vimos en la unidad 1, cuando creamos un documento nuevo y pulsamos por la

primera vez en el icono Guardar que se encuentra en la barra de herramientas de

acceso rápido nos aparece una ventana

similar a la siguiente.
En esta ventana debemos dar el Nombre de archivo y Elegir la ubicación, por
defecto nos asigna el tipo de archivo .docx que corresponde a un documento
de Word. A continuación vamos a explicar con detalle estos tres elementos.

Cuando pulsemos de nuevo en el icono Guardar ya no aparecerá esta ventana

sino que se guardará de nuevo con el mismo nombre y ubicación, por supuesto,
incorporando las últimas modificaciones que hayamos realizado. Para guardar el
documento con otro nombre usaremos el comando Guardar como que vamos a ver
a continuación.

4.2. Guardar documentos. Guardar como

Acabamos de ver cómo se guarda un documento la primera vez con el

comando Guardar, para guardar un documento con otro nombre, en otra

ubicación o con otro tipo debemos utilizar el comando Guardar como... de la
pestaña Archivo
La primera pantalla que aparece al utilizar Guardar como es la siguiente.

Los 3 elementos fundamentales a la hora de guardar un documento son el Nombre de

archivo, la ubicación y el tipo de archivo, vamos a explicarlos a la vez que vemos esta
pantalla de Guardar como

Nombre de archivo. Es el identificador del archivo y para documentos de Word

también lo podemos llamar Nombre del documento. En la pantalla de Guardar
como este nombre se escribe en la primera caja que aparece, como vemos en
la imagen, en nuestro caso pone Al asomar la cabeza.
En este caso tiene ese nombre porque cuando guardamos un documento por
primera vez, Word nos coloca en el campo nombre las primeras letras del
contenido del documento. Aunque lo recomendable es darle un nombre
significativo y preferiblemente sin espacios en blanco, para separar palabras se
suele utilizar el guión bajo Al_asomar_la_cabeza , o letras
mayúsculas AlAsomarLaCabeza, hay que evitar utilizar letras acentuadas,
caracteres especiales y la letra ñ, por ejemplo, serian malos
nombres, liquidación, reseña o factura#31. Tampoco es recomendable usar
nombres demasiado largos o todo con mayúsculas.
Tipo de archivo. En informática todos los archivos llevan asociado un tipo,
dependiendo de donde estemos y de la configuración de nuestro sistema, a
veces podemos no ver el tipo del archivo, pero internamente siempre existe.
Para la versión actual de Word el tipo es .docx , el tipo va detrás del nombre
separado por un punto, por ejemplo, [Link].
En la pantalla Guardar como, el tipo de archivo se pone en en la segunda caja,
por defecto, aparece el tipo Documento de Word (*.docx), como muestra la
siguiente imagen.

Normalmente no tenemos que escribir el tipo de archivo, para cambiarlo

disponemos de listas desplegables con los tipos más usuales. En nuestro caso,
al pulsar sobre la segunda caja se abre un desplegable con los tipos, como
muestra la imagen siguiente.

Casi siempre utilizaremos Documento de Word (*.docx), pero podemos elegir

otros tipos, por ejemplo, para guardar una copia en formato PDF.
Ubicación. Es decir, la carpeta donde se guarda el archivo. En la
pantalla Guardar como, la carpeta en la que se guardará el archivo aparece en
la primera posición, es lo que llamaremos la carpeta actual, en nuestro caso se
trata de la carpeta Documentos, como muestra la siguiente imagen.
Sin embargo, el nombre de la carpeta por si solo no es suficiente para conocer
una ubicación, necesitamos saber la ruta completa de la carpeta, es decir,
dónde se encuentra esa carpeta, ya que puede haber dos carpetas con el
mismo nombre en unidades distintas, por ejemplo, una en nuestro disco duro y
otra en OneDrive. Una forma de conocer la ruta completa de una carpeta es
desde la ventana Guardar como, debemos fijarnos en qué elemento de la zona
central izquierda tiene fondo gris, en nuestro caso es Este PC, como se ve en la
siguiente imagen.

Por lo tanto, en este caso, sabemos que la carpeta Documentos se encuentra

en el disco duro de nuestro PC.

Una vez conocemos lo que significa la ubicación de un archivo vamos a ver

como cambiarla, lo haremos desde la pantalla de Guardar como, pero nos
servirá para otros comandos como Abrir, Guardar una copia, etc.
Movernos por carpetas:
Puesto que los archivos se organizan como un árbol, lo primero que hay que
elegir es el árbol, y luego nos moveremos por sus ramas. Por lo tanto, lo
primero es elegir la unidad, para ello debemos pulsar en una de las que
aparecen en la parte central izquierda, en nuestro ejemplo tenemos las seis
que muestra la imagen siguiente: 1. Recientes. 2. OneDrive: Personal
aulaclic@[Link]. 3. OneDrive: Personal [Link]@[Link].
4. Este PC. 5. Agregar un sitio. 6. Examinar.

Hay tres opciones que son muy similares (OneDrive, Este PC y Examinar) a
continuación vamos a ver con detalle Este PC. La primera
opción Recientes muestra las carpetas usadas recientemente, con la opción
Agregar un sitio, podemos añadir una nueva cuenta de OneDrive.
Como decíamos vamos a ver como movernos por las carpetas de la opción Este
PC.
Al seleccionar Este PC ya hemos elegido la unidad donde se encuentran las
carpetas, es decir ya tenemos elegido el árbol y ahora debemos elegir una
rama. Para ello, en la parte derecha se muestran las carpetas que hay dentro
de la carpeta en la que estamos situados o carpeta actual, en nuestro ejemplo,
dentro de Este PC, estamos en la carpeta actual Documentos y dentro de esta
tenemos las carpetas Adobe, Camtasia, Downloads, ... Para entrar en una de
estas carpetas basta hacer doble clic sobre ella, por ejemplo, si en la pantalla
de Guardar como hacemos doble clic sobre la carpeta Adobe,
habremos bajado un nivel en el árbol y estaremos dentro de la
carpeta Adobe, Word nos lo indicará de la forma Documentos > Adobe, como
muestra la siguiente imagen.

Para salir de la carpeta e ir al nivel superior pulsar la flecha hacia

arriba que hay a la izquierda de la carpeta.
Así de esta forma tan sencilla podremos recorrer las carpetas de la unidad
sobre la que estemos situados.
Si ya conoces el Explorador de Windows te resultará familiar esta forma que
movernos por las carpetas ya que es muy parecida a la que usa el propio
Explorador de Windows. De hecho, si prefieres usar una vista tipo Explorador
de Windows puedes hacerlo pulsando en la opción Examinar en lugar de Este
PC, sí se abrirá una ventana con las mismas carpetas pero con el formato del
Explorador de Windows, como la que muestra la siguiente imagen.

Una vez sabemos movernos por las carpetas vamos a volver a la pantalla
de Guardar como para ver cómo podemos crear una carpeta nueva. Para ello
disponemos del botón Nueva carpeta, al pulsarlo, aparecerá una pequeña
ventana para que escribamos el nombre de la nueva carpeta, como muestra la
siguiente imagen.
 Al pulsar Aceptar se creará la carpeta EjemplosWord dentro del nivel en que
nos encontremos, en este caso, a primer nivel dentro de Este PC. Como
muestra la imagen siguiente la nueva carpeta EjemplosWord aparece detrás de
la carpeta Downloads.

Para eliminar una carpeta basta situarse sobe ella y pulsar el botón derecho del
ratón, aparecerá una ventana en la que podremos elegir la opción Eliminar,
como se ve en la imagen siguiente.

Si la carpeta que queremos eliminar contiene archivos, nos aparecerá un

mensaje diciéndonos que no la podemos eliminar.

Reemplazar archivo
Una vez que ya conocemos a fondo la ventana Guardar como, solo nos
quedaría pulsar el botón Guardar para guardar realmente el documento. En
ese momento puede ocurrir que ya exista un archivo con el nombre que hemos
dado en esa misma carpeta, si esto sucede aparecerá un cuadro de diálogo
avisándonos, ya que no es posible tener dos archivos distintos con el mismo
nombre. Se presentan 3 opciones:

1. Reemplazar el archivo existente. El archivo anterior desaparecerá y será

sustituido por el nuevo que estamos guardando.
2. Guardar cambios con un nombre diferente. Se nos mostrará de nuevo el
cuadro de diálogo Guardar como, para que le demos otro nombre al archivo que
estamos guardando.
 3. Combinar cambios en un archivo existente. Se añadirá el archivo que estamos
guardando al que ya existía, es decir, tendremos los dos archivos combinados en
un solo archivo. Desde la pestaña Revisar podremos ver ambas versiones.

Un truco: Pulsa la tecla F12 para abrir de forma más rápida cuadro de
diálogo Guardar como.

Carpeta predeterminada
La primera vez que guardamos un documento se muestra la carpeta que está
destinada, por defecto, a guardar los documentos y que se
llama Documentos.

4.3. Guardar. 2ª parte. Opciones al sobrescribir. Cerrar sin guardar

([Link]

Si un documento está guardado en OneDrive por defecto la

función Autoguardado estará activada y tendrá esta forma
Esta función guarda el documento de forma automática, cada pocos segundos. Si no
quieres que esto suceda basta desactivar la función pulsando en el icono
de Autoguardado y tomará esta forma
Este icono de Autoguardado desactivado también aparece en los documentos que no
están guardados en OneDrive, pero si pulsamos sobre él para activarlo nos aparecerá
la siguiente ventana.

Como vemos, nos indica que debemos guardar el archivo en nuestra unidad de
OneDrive, si pulsamos en nuestra unidad de OneDrive se guardará en ella. Sin
embargo, Word no pregunta en qué carpeta de OneDrive quieres guardarlo, usa la
última que se utilizo, por lo tanto es preferible guardar el documento nosotros mismos
en OneDrive en la carpeta que deseemos, y luego activar el Autoguardado. Supongo
que en futuras actualizaciones este comportamiento cambiará y Word preguntará en
que carpeta de OneDrive queremos guardar el documento.
En general, es conveniente activar el autoguardado para tener la tranquilidad de que
no perderemos los cambios que vamos realizando en el documento.

4.4. Guardar copia:

Si un documento está guardado en OneDrive y tenemos activado el Autoguardado ya
no existe el comando Guardar como, en su lugar tenemos el comando Guardar una
copia. En realidad ambos comandos hacen prácticamente lo mismo, la justificación de
Microsoft para crear el nuevo comando es la siguiente.
Antes de existir el Autoguardado, podíamos abrir un documento y empezar a
modificarlo, si antes de guardarlo queríamos conservar una copia del original
podíamos hacerlo utilizando el comando Guardar como, puesto que los últimos
cambios todavía no estaban guardados en el documento. Luego de hacer la copia
con Guardar como, podíamos seguir trabajando con el documento Word y guardar ya
los cambios.
Sin embargo, ahora esta forma de trabajar ya no es válida si el documento está
guardado en OneDrive y tenemos activado el Autoguardado. La razón es la siguiente,
si abrimos un documento y empezamos a modificarlo, a los pocos segundos ya no
podremos conservar una copia del original puesto que la función Autoguardado habrá
guardado ya los últimos cambios. Por esto, cuando intentamos Guardar una copia,
después de modificar el documento, Word nos muestra este mensaje de advertencia.

Como nos indica esta advertencia, ante esta situación la solución es guardar el archivo
con otro nombre nada mas abrirlo, antes de modificarlo, pero el comando Guardar
una copia no hace nada diferente del comando Guardar como. Es decir, si nos
olvidamos de utilizar el comando Guardar una copia nada más abrir el archivo,
tendremos el mismo problema, puesto que Guardar una copia se comporta igual
que Guardar como. En la siguiente imagen puedes ver que la pantalla de Guardar una
copia es la misma que la de Guardar como.

La verdad es que no veo la necesidad de tener dos comandos que hacen lo mismo, en
la siguiente imagen puedes ver cómo, en febrero de 2021, en la Ayuda de Word hay
una nota que dice que la funcionalidad de Guardar una copia es la misma que la
de Guardar como.
Lo que si aporta una solución a este problema que acabamos de ver es la función
de Historial de versiones, como veremos a continuación. También puede ayudarnos
en casos similares la opción Recuperar documentos sin guardar del comando Abrir,
que veremos más adelante, en esta unidad 4.

4.5. Historial de versiones:

Si el documento está guardado en OneDrive, tenemos disponible función Historial de
versiones, podemos ejecutarla desde varios sitios, mientras estamos editando el
documento podemos hacer clic en Barra de título, se abrirá ventana como la mostrada
en la imagen de abajo.

Si hacemos clic en Historial de versiones, se abrirá panel lateral con versiones

disponibles, como muestra esta imagen.

Como vemos, el panel nos muestra versiones disponibles, si queremos ver contenido
de una versión basta hacer clic en ella y se abrirá ventana con versión anterior, como
muestra la siguiente pantalla.
En esta pantalla, veremos texto de esa versión y tenemos 3 opciones, cerrar ventana
sino nos interesa, con botón Restaurar aceptaremos hacer esa versión; versión actual y
con botón Comparar entraremos en pestaña Revisar donde podremos comparar esa
versión con la actual, como muestra esta imagen.

En esta pantalla veremos cambios respecto a versión actual y autor de cada cambio,
podemos guardar esta versión o cerrarla. En unidad 21 veremos con más detalle
pestaña Revisar.
Como decíamos, también podemos abrir tal historial desde otro lugar, para ello iremos
a pestaña Archivo y hacer clic en Información, veremos pantalla como esta.

Como vemos, desde aquí también tenemos disponible la función Historial de

versiones.
También tendremos acceso al Historial de versiones desde la barra de OneDrive, como
veremos en la unidad 22.

4.6. Guardar y sincronizar

Si el documento está guardado en OneDrive, el icono Guardar tendrá esta
forma que nos indica que al guardar se sincronizará con OneDrive. Es decir, que
los cambios realizados en el archivo estén disponibles para cualquiera que acceda a él
desde otra ubicación a través de OneDrive y los cambios que los cambios realizados
desde otra ubicación los tengamos disponibles en este momento.
Por otro lado, si compartimos el archivo, otro usuario puede haber realizado cambios
en otro momento desde otra ubicación, en ese caso también deberemos
pulsar para ir actualizando los cambios. Incluso otro usuario puede estar
modificando el documento a la vez que nosotros.
En realidad, teniendo en cuenta que el documento se puede modificar desde otra
ubicación y por otros usuarios, surgen algunas de situaciones en las que puede haber
conflictos sobre una sección concreta del texto ya que la modificación simultanea no
es posible al completo. Veremos cómo se resuelven estos conflictos en la unidad 22
donde hablaremos con detalle sobre cómo compartir documentos.

4.7. Abrir documentos. Truco para abrir rápido. Anclar. Recuperar

([Link]
Para comenzar a trabajar con un documento hay que abrirlo, bien uno existente o
en blanco. A su vez cada uno de estos casos podemos subdividirlo en varios, con lo
cual tenemos las siguientes posibilidades:
1. Abrir un documento nuevo.
1. Abrir un documento en blanco.
2. Abrir un documento nuevo basado en una plantilla
2. Abrir un documento existente.
1. Buscarlo con la caja de búsqueda.
2. Buscarlo en la lista de Recientes.
3. Buscarlo navegando por las carpetas.
Tanto si acabamos de arrancar Word, como si pulsamos en la
pestaña Archivo cuando estamos editando un documento, veremos una pantalla
de Inicio como la que se muestra a continuación.
En la parte superior podemos abrir un nuevo Documento en blanco y también abrir
un nuevo documento basado en una de las plantillas que se muestran.
En la parte central tenemos la caja de búsqueda para buscar un documento existente
si sabemos su nombre o parte de su nombre.
En la parte central inferior vemos la lista los documentos recientes, podemos hacer
doble clic en uno de ellos para abrirlo.
Si queremos buscar un documento navegando por las carpetas, pulsaremos en el
botón Abrir de la columna izquierda.

Las plantillas son documentos Word con una estructura preparada para crear un
nuevo documento a partir de la plantilla, por ejemplo, son útiles cuando vamos a crear
documentos en los que sólo cambian los datos, como en un fax, un currículum o una
factura. Por ejemplo, en esta pantalla vemos plantillas de currículum que nos
mostrarán un buen diseño listo para adaptarlo a nuestros datos. En la unidad 13
explicaremos con detalle las plantillas y volveremos a hablar sobre esta pantalla.
Si utilizamos el comando Abrir, veremos una pantalla similar a esta.
Como vemos en esta pantalla las dos columnas de la izquierda son similares que en la
pantalla Guardar como que hemos visto ya en esta unidad y que vamos a repasar
brevemente.
En primer lugar, tenemos la opción Recientes que muestra en la parte derecha los
documentos usados recientemente.
En segundo lugar la opción Compartidos conmigo nos muestra los documentos que
alguien ha compartido con nosotros.
A continuación, vemos las unidades disponibles de OneDrive, y
desde Este PC accederemos a las carpetas de nuestro ordenador.
Con Agregar un sitio podemos añadir unidades OneDrive y con Examinar accederemos
a las carpetas de nuestro ordenador a través de una vista del explorador de Windows.
Tanto desde las unidades de OneDrive como desde Este PC accederemos a una
pantalla muy similar que vamos a ver e a través de la siguiente imagen.

Como decíamos, aquí tenemos una visión de las carpetas y documentos de nuestra
unidad, en este caso de nuestro PC, en esta imagen sólo vemos carpetas pero también
se mostrarían los documentos de Word. Lo que no se muestran son otro tipo de
archivos, como documentos de Excel, imágenes, etc. Movernos por las carpetas es
exactamente igual que en la pantalla Guardar como que ya hemos explicado, para
entrar en una carpeta basta hacer doble clic sobre ella, y para subir al nivel superior
hay que hacer clic en la flecha de la parte superior de la pantalla. También
disponemos del botón Nueva carpeta.

Búsqueda de archivos:
La diferencia respecto a la pantalla Guardar como es que aquí disponemos de
una caja de búsqueda, para utilizarla basta escribir el nombre del archivo o si
no lo recordamos exactamente, algunas letras de su nombre ya que el
buscador es capaz de encontrar nombres de archivos que contengan esas
letras, tanto al inicio como en medio del nombre, en la siguiente imagen
puedes ver un ejemplo de búsqueda con las letras "fac”.
 Sin embargo, una limitación importante de este buscador es que sólo busca en
la carpeta actual, no en todas las carpetas que hay dentro de la carpeta actual.
Curiosamente esto sólo sucede si buscamos desde Este PC o desde OneDrive,
si buscamos desde Examinar o desde Recientes si busca en todas las carpetas
de nivel inferior. Esperemos que en la próxima actualización se mejore este
detalle.
También podemos abrir el cuadro de diálogo Examinar desde el
documento Word pulsando CTRL+F12 sin pasar por la pantalla de Inicio.

4.8. Más formas de Abrir un documento

En muchas ocasiones la forma más rápida de abrir un documento de Word es hacerlo
al mismo tiempo de arrancar Word, es decir que cuando se inicie Word el documento
ya esté abierto.

4.9. Recuperar documentos sin guardar:

En pantalla Abrir, opción Recientes, en parte inferior de la pantalla disponemos del
botón Recuperar documentos sin guardar, como vemos en esta imagen:

Si pulsamos sobre ese botón veremos una ventana con los elementos que Word es
capaz de recuperar, normalmente porque se apagó el ordenador antes de guardarlos,
en esta imagen vemos un ejemplo.

Si queremos recuperar alguno de ellos, lo seleccionamos y pulsamos el botón Abrir.

En esta lista vemos unos nombres de documento un tanto extraños, por
ejemplo nuevo(Unsaved-3086 ...) ello es debido a que Word puede guardar incluso
documentos a los que todavía no hemos puesto nombre, en estos casos será muy útil
fijarnos en la fecha de modificación para saber si puede ser el que buscamos.

4.10. Eliminar y recuperar archivos:

Desde cuadros de diálogo Inicio, Abrir y Guardar como podemos borrar un
archivo o carpeta que este listado. Para ello haremos clic derecho del ratón
sobre el elemento y elegiremos opción Eliminar. O bien lo seleccionamos y
pulsamos tecla Supr.
Pero, ¿y si lo borramos por error y queremos recuperarlo?
En sistemas Windows; elementos eliminados se envían a la Papelera de
reciclaje. Para restaurar archivo o carpeta, basta con entrar a ella y recuperarlo.
1. Para abrir la papelera sitúate en el Escritorio y haz doble clic sobre el icono

de Papelera de reciclaje.
2. Selecciona los elementos a restaurar haciendo clic sobre ellos. Si son
elementos alternativos utiliza la tecla CTRL para seleccionarlos o la
tecla MAYÚS si son consecutivos.
3. Una vez seleccionados haz clic con el botón secundario del ratón
sobre uno de los elementos seleccionados y elige Restaurar elementos
seleccionados como muestra la siguiente imagen.

Los archivos restaurados volverán a estar en el sitio donde se encontraban

antes de ser eliminados. Si no sabes dónde estaban anteriormente los
elementos a restaurar, lístalos en vista Detalle y fíjate en la ruta que aparece en
la columna Ubicación original antes de restaurarlos, ya que es ahí donde lo
guardará.
Hay que tener en cuenta que una vez vaciada la papelera de reciclaje ya no se
pueden recuperar los archivos por este método.

5. Ortografía y gramática:
La revisión ortográfica y gramatical es otra de las grandes aportaciones de
los procesadores de texto. Word dispone de potentes herramientas en este campo
que han ido mejorando notablemente en cada versión, por ejemplo, ahora
disponemos de sugerencias para mejorar la claridad y concisión del texto.
Evitar que haya errores en nuestros textos es ahora mucho más fácil. No obstante
conviene saber aunque Word no encuentre ningún error en la revisión no quiere decir
que, necesariamente, todo sea correcto. Ya que hay errores que Word no puede
detectar puesto que dependen del contexto y los algoritmos que incorpora no son
todavía suficientemente precisos.
La forma que tiene Word para detectar las palabras erróneas es comprobar si las
palabras de nuestro documento existen en el diccionario que lleva incorporado, junto
con algunas reglas gramaticales. Lo que no es capaz de hacer Word, por el momento,
es discernir el significado de las palabras en cada contexto.
Por ejemplo, si escribimos La bibliografía del gran escritor Miguel Delibes es muy
basta y ¡Vasta de correr!. Word no detectará ningún error puesto que tanto "basta"
como "vasta" son palabras correctas que existen en el diccionario, aunque en el
primer caso la palabra correcta es "vasta" y en el segundo caso "basta".
La revisión ortográfica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto no
son erróneas y la revisión gramatical trata de que las frases no contengan errores
gramaticales como por ejemplo "Los libros son buenas"; donde no concuerdan el
género del sujeto y del adjetivo.

Obviamente Word realiza mejor la revisión ortográfica, porque únicamente debe

contrastar con los diccionarios y unas pocas condiciones. Por eso es importante que
prestemos especial atención a los posibles fallos gramaticales, que al depender del
contexto, son más difíciles de identificar para el programa.
Podemos realizar una revisión ortográfica, una gramatical o ambas a la vez, como
veremos. Además, también se nos ofrece una sección con mejoras que se muestra
automáticamente.
En esta unidad también veremos la Autocorrección, el Autoformato y la traducción.

5.1. Revisión ortográfica y gramatical. Mejoras de estilo

([Link]

De forma predeterminada, Word irá subrayando con una línea ondulada las palabras
que considere que contienen errores ortográficos en rojo y las que considere que
contienen errores gramaticales en doble línea azul. Lo hará a medida que vayamos
escribiendo, sin necesidad de solicitar la revisión de forma expresa. Word no podrá
detectar errores gramaticales hasta que la frase esté acabada, por ejemplo, con un
punto.

Estas líneas son únicamente informativas, lo que significa que si imprimimos el

documento no se imprimirán.
Para corregir el error debemos colocar el cursor sobre palabra subrayada y pulsar el
botón derecho del ratón. Entonces aparecerá el menú contextual que nos permitirá
elegir una de las palabras sugeridas.
Ortografía: En este caso, para error juguete nos ofrece este menú contextual.

Vemos que hay varias sugerencias para corregir el

error: juguete, jubete y juete. Deberemos hacer clic sobre la que nos interese.
Esta es la forma básica de corregir nuestros documentos.
Además de las palabras sugeridas, en el menú contextual encontramos
otras opciones interesantes:
 - Agregar al diccionario. Añade la palabra subrayada al diccionario personalizado y
no la volverá a mostrar como un error. Podemos agregar palabras al diccionario si
estamos seguros de su existencia. Por ejemplo, términos científicos que no suelen
estar contemplados. O bien, por motivos prácticos. Si utilizamos constantemente
el nombre de nuestra empresa (aulaClic) y siempre presenta problemas, lo más
práctico es incluirlo en el diccionario, para no tener que omitirlo en cada uno de
los documentos.
- Ignorar todo: En ocasiones el corrector se equivoca, o simplemente estamos
utilizando nombres propios o marcas comerciales que no están incluidos en el
diccionario. En tal caso, deberemos ignorar el error. Si queremos que no vuelva a
identificar esta palabra como un error a lo largo del documento, deberemos
seleccionar Ignorar todo. Si pulsamos en Ver más nos llevará al panel Editor que
veremos en el siguiente punto.
Gramática: En el ejemplo sólo ofrece única sugerencia de corrección: Este
autobús ya que parece que la solución está clara.

La opción Omitir una vez, hace que no se considere el error en esta ocasión,
pero sí, si vuelve a aparecer
La opción No comprobar este problema hace que no se vuelvan a mostrar
errores de este tipo, por ejemplo, en este caso del tipo "discordancia entre
determinante y nombre".

La opción Opciones para "Gramática" abre una ventana con las diferentes
opciones que se aplican a la revisión gramatical. Estas opciones son las mismas
que explicamos en el tema avanzado anterior.
La opción Ver más que abre el panel de Editor que veremos a continuación.
Tener activada la opción de revisar mientras se escribe puede causar que, en
documentos extensos, la carga del documento resulte lenta. Esto se debe a
que, al abrir el archivo, se revisará automáticamente todo su contenido. Si
utilizamos Word fundamentalmente en archivos extensos o para revisar y
visualizar lo que han escrito otras personas, no nos interesará tener activa la
corrección. En ese caso, te recomendamos que la desactives.

5.2. OPCIONES de revisión ortográfica y gramatical. Diccionarios

([Link]

Como hemos visto en el punto anterior, por defecto, Word revisa el texto mientras
escribimos, pero si no queremos ir cambiando cada una de las palabras manualmente,
podemos desactivar la revisión automática y recurrir a forzar la revisión una vez
hayamos terminado de escribir. Lo podemos hacer desde el comando Editor, este
comando está accesible de tres formas, bien desde la pestaña Inicio > grupo Editor >
opción Editor,
o bien desde la pestaña Revisar > grupo Revisión > opción Editor, o también desde
pulsando la tecla F7.

Word comenzará a efectuar la revisión ortográfica y cuando encuentre un posible error

se detendrá y lo mostrará en el panel Editor. Este panel mostrará tanto los errores de
ortografía como los de gramática, así como la sección de Mejoras que veremos más
adelante. En la siguiente imagen vemos el aspecto del panel Editor.

Como vemos en la imagen, en este ejemplo, el panel Editor nos ofrece

8 sugerencias en total, que se dividen entre las partes del
panel, Correcciones de Ortografía,
de Gramática; y Mejoras de Claridad, Concisión, Lenguaje formal y Vocabulario.
Vamos a explicar cada una de estas partes.
Correcciones de ortografía
Las opciones de este panel son muy similares a las que vimos anteriormente en
el punto Revisar mientras se escribe, por lo tanto, sólo vamos a fijarnos en las
opciones que no aparecían en dicho punto.
En primer lugar, vemos una descripción corta del tipo de error detectado, en
nuestro ejemplo "No está en el diccionario".
Más abajo aparece el icono de un altavoz, al pulsarlo se oye una voz
pronunciando el texto que aparece seleccionado.
La opción Omitir una vez, que como su nombre indica sólo omite el error en
la ocurrencia que está mostrando en ese momento, es posible que lo vuelva
a mostrar en otras partes del texto.
En la parte inferior nos informa del idioma que se está utilizando en la
corrección, en este caso, el Español (España). Si hacemos clic sobre él,
aparecerá una ventana donde podemos cambiar el idioma.
A continuación, tenemos en enlace a Configuración que nos lleva a la
ventana de las opciones de Revisión, desde la que podemos cambiar varios
elementos de la revisión ortográfica y gramatical. Por ejemplo, cómo
desactivar la opción de revisar mientras escribes que ya vimos en un tema
básico. A esta ventana de opciones también se llega desde la
pestaña Archivo > Opciones y allí seleccionar el apartado Revisión.

Correcciones de gramática:

Este panel tiene las mismas opciones que hemos visto en el menú contextual
de gramática en el punto Revisar mientras se escribe, por lo tanto, no vamos a
repetirlas.

Mejoras:
Como vimos anteriormente, el panel Editor tiene una parte de Mejoras que se
subdivide en cuatro partes, Claridad, Concisión, Lenguaje
formal y Vocabulario, como se muestra en la siguiente imagen.
Como su nombre indica, estas mejoras no son errores sino sugerencias para
mejorar el estilo del documento para que sea más claro, conciso, rico en
vocabulario y utilice un lenguaje más formal, veamos un ejemplo de este
último.
Como muestra la siguiente imagen, Word nos sugiere cambiar "los mismos"
por "estos", lo cual es un pequeño cambio que Word clasifica como lenguaje
formal. Si leemos la frase completa podemos estar de acuerdo o no con
Word, y, por lo tanto, aceptar la sugerencia o dejarlo como estaba. En este
caso, no hay demasiada diferencia entre una opción y la otra, yo lo dejaría
como estaba.

Si la descripción de la sugerencia no está muy clara para el usuario, se puede

desplegar una explicación más amplia con el botón de la derecha de la
descripción, para nuestro ejemplo se vería esta descripción más larga.

Una vez finalizada revisión de todo el documento, se muestra mensaje de aviso

como este:

Si modificamos el documento podremos revisarlo de nuevo y las omisiones

realizadas se pasarán por alto y volverán a identificarse como errores.
Ten presente que cada una de las correcciones realizadas se asumen como
una acción en Word, y por lo tanto son susceptibles de ser deshechas con el
botón Deshacer o las teclas CTRL+Z. Por ello, si te equivocas en alguna
corrección, no te preocupes, puedes cerrar el cuadro y deshacer la acción,
para luego proseguir con la revisión.
 Como estamos viendo Word detecta errores y sugerencias con distinto
grado de fiabilidad según cada documento, en la mayor parte de los casos el
resultado es muy bueno y es previsible que vaya mejorando en las futuras
actualizaciones del programa. En sentido estricto, estas mejoras son
invisibles al usuario, ya que no existe un listado de ellas. Las mejoras forman
parte de un sistema complejo que no sólo se basa en la comparación de cada
palabra con su diccionario interno y verificar las frases con las reglas, sino
que, además aplica herramientas de inteligencia artificial y aprendizaje en la
nube para revisar el contexto de la frase y poder sugerir mejoras
gramaticales y de estilo.

5.3. AUTOCORRECCIÓN. Ejemplos y opciones. Excepciones. Reemplazar.

([Link]

Mediante la autocorrección Word puede corregir algunos errores obvios sin previo
aviso, también nos ofrece la posibilidad de crear nuestras propias correcciones.
Por ejemplo, si detecta que escribes o once, lo cambiará automáticamente por u once.
O bien, si detecta que empiezas una frase con minúscula, la cambiará por mayúscula.
También acentuará las palabras de forma automática.
Esta herramienta es un arma de doble filo y presenta muchas ventajas, pero también
alguna desventaja:
- Por una parte, es una forma cómoda de automatizar la corrección en errores que
solemos cometer frecuentemente.
- Pero por otra hay que ir con cuidado porque en ocasiones Word cambiará
automáticamente una palabra sin que nos demos cuenta y es posible que no nos
interese en algún caso en concreto. Por eso conviene estar atento a los cambios
automáticos, porque puede ocurrir que en algunas ocasiones el cambio no nos
interese.
Para tener un mayor control de las correcciones que Word hace de forma
automatizada, lo ideal es mirar la pantalla a la vez que escribimos para detectarlas a
tiempo y no fijar la vista en el teclado. Si te falta práctica para ello, es posible que te
interese desactivar esta opción de corrección. Para hacer esto, Word nos lo pone muy
fácil, ya que cuando se produce una autocorrección, si colocamos el cursor encima del
texto corregido, veremos el texto subrayado en azul y una flecha amarilla, al pulsar
aparecerá una ventana contextual como muestra la siguiente imagen.

Como vemos en la imagen, se muestran varias opciones sobre la autocorrección, en

este ejemplo Word ha corregido la letra "m" minúsculas que habíamos escrito por la
letra "M" mayúscula, si no estamos de acuerdo tenemos estas posibilidades:
- Deshacer Uso automático de mayúsculas, de esta forma se deshará el cambio, sólo
para esta vez.
- Dejar de usar mayúsculas automáticamente en la primera letra de las frases, así ya
nunca se volverá a aplicar esta regla de autocorrección, en este caso la regla es Poner
en mayúscula la primera letra de una oración, y quedará desactivada, salvo que
volvamos a activarla nosotros desde las Opciones de Autocorrección, como
- Dejar de usar mayúsculas automáticamente detrás de "gb.", así ya nunca se volverá
a aplicar esta autocorrección al caso "gb.”. Salvo que lo cambiemos nosotros desde
las Opciones de Autocorrección en el botón Excepciones... que veremos a
continuación,
- Controlar opciones de Autocorrección, se abrirá una ventana como la que se
muestra a continuación con las Opciones de Autocorrección.

Aparecerá un cuadro de diálogo como este, vamos a ver las posibilidades más
interesantes.
Corregir DOs MAyúsculas SEguidas. Si activamos esta casilla cuando aparezcan
dos mayúsculas seguidas al principio de una palabra Word sustituirá la segunda
mayúscula por una minúscula.
Por ejemplo: Corregir DOs MAyúsculas SEguidas se corregiría a: Corregir Dos
Mayúsculas Seguidas.
Poner en mayúscula 1ª letra de una oración. Pone en mayúscula la primera
letra después de un signo de puntuación que indique el final de una oración,
como por ejemplo un punto, un final de interrogación, etc.
Poner en mayúscula 1ª letra de celdas de tablas. Cuando hay texto en una
celda hace que empiece por mayúscula.
Poner en mayúscula nombres de días. Pone en mayúscula los nombres de los
días de la semana.
Corregir el uso accidental de bLOQ mAYÚS. Cuando encuentra una palabra con
la primera letra en minúscula y las siguientes en mayúsculas la cambia por la
primera en mayúscula y las siguientes en minúsculas y desactiva el bloqueo de
mayúsculas.
Reemplazar texto mientras escribe. Al activar esta casilla sustituye las palabras
de la columna Reemplazar por las palabras de la columna Con. De esta forma
se pueden corregir errores como los que vemos en la imagen. Por ejemplo, si la
palabra cuanto va detrás de una exclamación va siempre con tilde.
-Para eliminarlo, seleccionarlo en el listado y pulsar Eliminar.
Por ejemplo, podríamos agregar que cada vez que encuentre las
siglas O.N.U. las reemplace por Organización de las Naciones Unidas.
También tenemos disponible nos permite especificar unas excepciones a
algunas opciones de Autocorrección.

Podemos especificar No poner mayúsculas después de determinadas

palabras, agregándolas a una lista para evitar que en esos casos se aplique la
regla, como podemos ver en la imagen. Por ejemplo al caso "gb." que vimos
anteriormente.
 Tenemos otras dos pestañas para asignar excepciones en otros casos.
Otra forma de acceder a las Opciones de Autocorrección es la siguiente:
1. Elegir la pestaña Archivo > Opciones.
2. Aparecerá un cuadro de diálogo. Allí seleccionar en el menú de la
izquierda, Revisión.
3. Aparecerá la siguiente ventana.

4. Hacer clic en el botón Opciones de Autocorrección....

Desde la ventana de Autocorrección tenemos acceso a la pestaña
de Autocorrección matemática, como muestra la siguiente imagen:

Desde esta ventana podemos controlar los signos matemáticos que se

autocorrigen, por ejemplo, si queremos escribir la letra griega alfa α bastaría
con escribir \alpha.

5.4. Autoformato:
El autoformato es similar a la autocorrección en el sentido que Word aplica unas
reglas de transformación a unas palabras para obtener otras palabras, la diferencia es
que en el caso del autoformato no se trata de corregir ningún error sino de cambiar el
formato para mejorarlo.
Desde la ventana de Autocorrección tenemos acceso a la pestaña
de Autoformato mientras se escribe como muestra la siguiente imagen.
 Por ejemplo, con la casilla Listas automáticas con viñetas activada, Word
creará automáticamente una lista con viñetas cuando detecte que estamos
escribiendo una lista de palabras, por ejemplo, si escribimos palabras con un
guion delante en distintas líneas.
Si no queremos que se aplique el autoformato automáticamente podemos
desactivarlo, y aplicarlo cuando nosotros deseemos, para ello desde la ventana
de Autocorrección tenemos acceso a la pestaña de Autoformato, como
muestra la siguiente imagen:

En esta ventana podemos activar o desactivar las casillas que deseemos. Para
aplicar las casillas marcadas del autoformato en un momento dado deberemos
añadir el comando Autoformato a la barra de acceso rápido.

5.5. Traducción total o parcial de un documento:

Una función muy interesante de Microsoft Word es la capacidad de traducir completa
o parcialmente cualquier documento en más de 60 idiomas. Para hacerlo con mayor
eficiencia se requiere tener una conexión activa de Internet. La primera vez que se
realiza una traducción es necesario activar los servicios inteligentes de Office que
añaden diferentes funcionalidades a los programas, pero requieren permiso del
usuario para enviar sus documentos a Microsoft para ser procesados o para tener
acceso a sus búsquedas, entre otros datos.
Una vez activos los servicios inteligentes, podemos seleccionar un fragmento del texto,
pulsar el botón derecho del ratón y seleccionar la opción Traducir en menú contextual.

Esto abre el panel Traductor en el lado derecho donde veremos tanto el fragmento
seleccionado, como la traducción correspondiente, si queremos incorporar la
traducción a nuestro documento basta pulsar el botón Insertar. Podemos traducir sólo
el texto seleccionado o todo el documento, para esto último basta pulsar en la parte
superior del panel donde dice Documento.

Podemos modificar el idioma de origen (aunque este cambio normalmente es

innecesario ya que detecta el idioma automáticamente) y podemos indicar idioma
destino.

Alternativamente podemos utilizar el botón Traducir de la pestaña Revisar de la cinta

de opciones.

Ahí encontraremos la opción para traducir el documento completo, aunque, de nueva

cuenta, abrirá el panel del lado derecho que nos permitirá seleccionar los idiomas de
origen y destino.
Pulsando botón Traducir, documento traducido se presentará en nueva ventana de
Word.

5.6. Diccionario de sinónimos:

Además de la corrección de textos, Word consigue facilitar nuestro trabajo a la hora
de la redacción y ayudarnos a crear documentos de bien elaborados. Para ello, nos
ofrece los sinónimos, que veremos a continuación y una serie de fuentes de
información y consulta que están disponibles en el comando Investigador de la
pestaña Referencias y que veremos en la unidad 18.
Word da especial importancia a los diccionarios de sinónimos, por ser una herramienta
de frecuente consulta. Por eso facilita un botón de Sinónimos en la
pestaña Revisar que se encarga de abrir el panel de Sinónimos. Podemos seleccionar
en el documento la palabra sobre la que queremos buscar sinónimos y pulsar el botón
de Sinónimos , veremos un panel similar al que muestra la siguiente imagen

Si queremos reemplazar la palabra seleccionada por uno de los sinónimos mostrados,

basta seleccionarlo, pulsar en la flecha de la izquierda y elegir la opción Insertar,
también existe la opción Copiar.
También podemos escribir una nueva palabra en el cajón de búsqueda para buscar sus
sinónimos.
En general es más cómodo utilizar el menú contextual, porque al seleccionar una
palabra y hacer clic con el botón derecho del ratón tendremos a nuestro alcance la
opción Sinónimos.
 6. Formato del documento:
Cuando hablamos del formato de un documento nos estamos refiriendo a las
cuestiones que tienen que ver con su aspecto, con la forma de presentarlo. El
contenido en sí seguirá siendo el mismo.
La presentación del documento es importante. No sólo por elegancia, sino también
para facilitar y motivar su lectura. Afortunadamente, Word facilita mucho esta tarea
y con poco trabajo se consiguen resultados espectaculares.
En esta unidad veremos las herramientas que nos ayudarán a dar cierto diseño, de
las más generales a las más específicas:
• Aprenderemos a aplicar un tema.
• Luego a incluir una portada y cambiar el color de página.
• A modificar el formato del texto.
• Y también el de los párrafos.
Además, veremos cómo utilizar las tabulaciones para mejorar la maquetación del
documento y cómo copiar el formato de un texto a otro.

6.1. Formato con TEMAS. Aplicar Temas. Temas personalizados. Portada

([Link]

Al utilizar los temas es cuando nos percatamos de la importancia y utilidad de los

estilos, que introdujimos en el tema 3 de edición básica.
Como recordarás, al definir cada texto con un estilo desde la pestaña Inicio >
grupo Estilos, indicamos a Word qué parte es un título (Título1), qué parte un subtítulo
(Título2) y cuál es el párrafo que compone el cuerpo, entro otros elementos. Es decir, a
través de la aplicación de estilos, definimos la estructura del documento.
Un tema es la aplicación de distintos formatos sobre cada uno de los estilos
predefinidos (Título1, Titulo2, ...) y algunos otros elementos que componen el
documento, fundamentalmente el tipo de letra (fuente) y la portada. En un tema, por
ejemplo, se define que todos los títulos serán de un determinado color, con un
determinado tamaño y una determinada tipografía. Y así con los otros elementos del
tema. De este modo que no importa lo extenso que sea el documento, porque si
hemos aplicado correctamente los estilos se cambiará su formato por completo con un
único clic.
Es importante tener en cuenta que al aplicar un tema no se modificará el formato que
hemos dado al documento de forma específica. Es decir, por ejemplo, si hemos
cambiado el tamaño y la fuente a una palabra, esta mantendrá ese formato, aunque
apliquemos un tema.
Existen varios temas predeterminados, puedes aplicarlos desde la pestaña Diseño >
grupo Formato del documento > opción Temas.
Por defecto se utiliza el tema Office, pero ya ves que dispones de una larga lista de
opciones (observa que puedes ver más bajando la barra de desplazamiento).
Además, si no hay ninguno ajustado al gusto, puedes crear temas
personalizados.
La forma de hacerlo es sencilla, debemos elegir el tema que más se aproxime
a lo que buscamos, y utilizar los botones Colores, Fuentes y Efectos que hay
a la derecha del botón Temas.
Desde dichos botones aparecen listadas las combinaciones ya utilizadas en
otros temas. De este modo, podríamos, por ejemplo, dejar seleccionado el
tema principal Office, pero añadirle la combinación de colores del
tema Faceta, la combinación de fuentes del tema Orgánico y los efectos del
tema Circuito. Con esta mezcla habríamos creado un nuevo tema que
podríamos conservar para futuros proyectos pulsando el botón Guardar
tema actual....
¿Y por qué debemos coger combinaciones de temas ya existentes en vez de
especificarlos nosotros?
La respuesta es sencilla: para simplificar. En realidad, es posible personalizar
al completo el tema.

6.2. La portada:
En ocasiones el tipo de documentos que realizamos necesitan de una portada:
proyectos, memorándums, informes... Word facilita mucho esta tarea, ya que pone a
nuestra disposición una serie de portadas predefinidas.
Para incluir una portada debemos ir a la pestaña Insertar > grupo Páginas >
opción Portada.

Se desplegará un menú con varios diseños. Haciendo clic en uno de ellos se insertará
una nueva página al principio del documento con el aspecto elegido.
La portada suele incluir cuadros que deben rellenarse con los datos adecuados, como
el título, el subtítulo, la fecha o el nombre del autor. De entrada, estos campos se
muestran con texto entre corchetes: [Escribir el título ...]. Al hacer clic sobre él se
muestra un cuadro de edición, donde hay que indicar el nuevo texto.

Ten presente que las portadas, al igual que el resto del documento, se ven
influenciadas por el tema aplicado al documento. Es decir, que el aspecto variará
ligeramente para adaptarse a los colores y fuentes del tema en cuestión y así dar un
aspecto al conjunto más homogéneo.

6.3. Cambiar fondo de página

Otro detalle que nos ayudará con los últimos retoques del documento es cambiar el
fondo de las páginas.
Por defecto las páginas se muestran blancas, porque es el color más normal del papel
de impresión y por tanto dejarlo así supone un menor gasto de tinta en la impresión.
Pero si queremos dar color a las páginas, podemos hacerlo desde la pestaña Diseño >
grupo Fondo de página.

Encontraremos 3 herramientas que nos permitirán cambiar el fondo de todas las

páginas a la vez:
Marca de agua: Normalmente es texto visto al fondo de la página, por ejemplo;
Confidencial, No copiar, Borrador, Ejemplo y Urgente. Al hacer clic se
desplegará siguiente menú que permitirá elegir el que quieras del listado:

Para quitar la marca de agua de un documento deberás pulsar la opción Quitar

marca de agua. Si lo que quieres es personalizarla porque ningún texto se
adapta a tus necesidades o quieres que la marca de agua sea una imagen (por
ejemplo; logo de la empresa)
 Color de página: Al hacer clic, un menú permite elegir color en paleta de
colores.

Para recuperar color blanco, elige la opción Sin color. Y si no encuentras el que
quieres en la paleta, pulsa Más colores.... También puedes crear fondos más
complejos, que no sean simplemente de un color, sino que, usen degradados,
texturas y tramas.
Bordes de página: Al pulsarla se abre cuadro de diálogo como este:

La forma de aplicar el borde es ir escogiendo las opciones de izquierda a derecha.

1. Primero selecciona el valor para el
borde: Ninguno, Cuadro, Sombra, 3D o Personalizado. El cuadro
seleccionado es el que está enmarcado en azul.
2. Luego, selecciona el estilo de línea que quieres aplicar.
Si eliges un Estilo de línea, podrás especificar su color y ancho.
En cambio, si escoges un Arte, el borde será un motivo realizado por una
consecuencia de dibujos. Por lo tanto, sólo podrás establecer un ancho,
y en algunos casos el color (cuando el programa lo permita) porque el
color y forma son características propias del dibujo.

3. Por último, elige en la vista previa qué bordes quieres aplicar. De forma
predeterminada se muestran bordes en los cuatro lados, pero activando y
desactivando los botones que hay a su lado podrás decidir cuáles mostrar.
 También podrás decidir qué ámbito de aplicación tendrán: todo el documento,
sólo la primera página, todas excepto la primera.

Las 3 opciones que hemos visto: marca de agua, color de fondo y bordes, son
compatibles. Podrás usarlas a la vez en mismo documento, pero, ten en cuenta,
que, marca de agua de agua suele tener color más claro y es posible que no se
aprecie con según que colores del fondo.

6.4. FORMATO de TEXTO. Fuente, color, efectos... Formato avanzado

([Link]

Cuando hablamos de fuente nos referimos a la forma en que se representan cada una
de las letras, números y signos de puntuación que se escriben como texto.
Como hemos visto se puede dar un estilo diferente a las fuentes del documento a
través de los temas y estilos. Pero en este apartado aprenderemos a realizar estos
cambios de forma manual y precisa, para poder, por ejemplo, aplicar un formato
distinto a un texto en concreto.
En versiones más antiguas de Word se utilizaban estas herramientas de forma
exclusiva para formatear todo el texto. Esto suponía mucho tiempo y esfuerzo para
lograr un resultado profesional. Afortunadamente con la posterior aparición de
herramientas útiles que facilitan el trabajo, como los estilos y los temas, éstas se
pueden utilizar para perfeccionar y ajustar los estilos en casos más concretos.
Podemos modificar la fuente desde la pestaña Inicio > grupo Fuente.

También aparecen las herramientas de formato automáticamente al seleccionar una

palabra o frase.

Vamos a comentar las herramientas más importantes de estos paneles:

Fuente:
De forma común, al hablar de cambiar la fuente o aplicar una fuente nos
referiremos a elegir la tipografía. En la imagen vemos que la tipografía de
fuente actual es Calibri. Haciendo clic sobre el pequeño triángulo que hay a su
derecha se despliega el listado de fuentes disponibles en nuestro equipo.
Observa que el propio nombre de la fuente está representado en ese tipo de
fuente, de forma que podemos ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo.
La lista se divide en tres zonas: Fuentes del tema, Fuentes utilizadas
recientemente y Todas las fuentes. Esto es así para que el listado resulte
más práctico y, si estás utilizando una fuente la encuentres fácilmente entre
las primeras posiciones de la lista.
Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra de desplazamiento
de la derecha para que vayan apareciendo todos los tipos de letra disponibles,
también podemos desplazar el botón central para movernos más rápidamente.
Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacer clic sobre
ella para aplicarla.
Si conoces el nombre no será necesario que busques la fuente en la lista,
puedes escribirlo directamente en la caja de texto que contiene el nombre de
la fuente actual, ya que se trata de un cuadro editable. A medida que escribes
el cuadro se va auto rellenando con la fuente que cree que buscas, de modo
que es posible que al introducir únicamente dos o tres letras, ya se muestre la
que te interesa.
Tamaño de la fuente:

De forma parecida podemos cambiar el tamaño de la fuente. Seleccionar el

texto y hacer clic en el triángulo para buscar el tamaño que deseemos,
o escribirlo directamente en la caja de texto.

La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los

tamaños más utilizados son 10 y 12 puntos.
Junto al desplegable de tamaño de fuente veremos dos botones en forma
de A que también nos permiten seleccionar el tamaño de fuente, pero
esta vez de forma relativa. Cada uno de ellos tiene una flecha triangular: el
de la flecha hacia arriba aumenta el tamaño, y el que apunta hacia abajo lo
disminuye.
Efectos básicos:
Existen herramientas de estilo que nos permiten realizar cambios sobre un
texto.

Basta seleccionar el texto y hacer clic en el botón correspondiente. Al

activarse la opción se muestra el fondo gris. Para desactivarlo se sigue el

mismo proceso. Como puedes apreciar en la imagen ,

se pueden activar varios a la vez: Ejemplo.

- Negrita (teclas CTRL+B): Aumenta el grosor de la línea que dibuja los
caracteres.
 Cursiva (teclas CTRL+I): Inclina el texto ligeramente hacia la derecha.
- Subrayado (teclas CTRL+U): Dibuja una línea simple bajo el texto. Si
pulsas la pequeña flecha triangular de su derecha se despliega un menú que
te permite cambiar el estilo de la línea, pudiendo elegir entre líneas
onduladas, discontinuas, dobles, gruesas, etc.
Tachado: Dibuja una línea sobre el texto.
Subíndice (teclas CTRL+ =): Reduce el tamaño del texto y lo sitúa más
abajo que el resto del texto.
Superíndice (teclas CTRL+ +): Reduce el tamaño del texto y lo sitúa más
arriba que el resto del texto.
Subíndice y superíndice son los únicos estilos que no se pueden aplicar a la
vez. Porque, obviamente, el texto se posiciona arriba o abajo, pero no en
ambos sitios a la vez.
En el apartado hemos visto las herramientas de fuente que hay visibles en la
cinta, dentro de la ficha Inicio. Pero existen otras herramientas que puedes
utilizar en el cuadro de diálogo Fuente. También puedes especificar
qué fuente quieres que se utilice de forma predeterminada en todos los
nuevos documentos que crees.

6.5. Cambio mayúsculas/minúsculas:

En la pestaña Inicio > grupo Fuente > opción Cambiar a mayúsculas y
minúsculas... podemos desplegar un menú desde la pequeña flecha
triangular que nos permite cambiar el formato de mayúsculas a minúsculas en el
texto seleccionado. Las opciones son:

• Tipo oración. La primera letra después de cada punto en mayúsculas el resto

en minúsculas.
• minúsculas. Todas las letras en minúsculas.
• MAYÚSCULAS. Todas las letras en mayúsculas.
• Poner En Mayúsculas Cada Palabra. La primera letra de cada palabra en
mayúscula y el resto de la palabra en minúsculas.
• Alternar mayúsculas y minúsculas. Cambia las mayúsculas por minúsculas y
viceversa.
También podemos manejar las mayúsculas mediante el teclado
presionando MAYÚS+F3, las palabras del texto seleccionado cambian
alternativamente a las tres formas: mayúsculas, minúsculas y tipo oración.

6.6. Color y efectos de texto:

Para dar algo de color al texto, utilizamos las herramientas que

también se pueden aplicar a la vez. Están en la pestaña Inicio > grupo Fuente y desde
el menú contextual.
Color de fuente: Es el color del texto. La línea que se dibuja bajo la
letra A del icono es el color que hay seleccionado actualmente. También
dispone de una paleta de colores que se muestra al pulsar su correspondiente
flecha.
 Si no encuentras el color que deseas, puedes pulsar Más colores... y
seleccionarlo de la paleta más completa que se mostrará en un
cuadro de diálogo.
Desde la opción Degradado puedes desplegar un submenú que
permite dar cierto efecto degradado al texto. El degradado tendrá
en cuenta todo el texto, no cada una de las letras de forma
independiente.

Color de resaltado del texto: Al pulsar sobre este botón el cursor

cambiará y tomará la forma de un rotulador de resaltado. Colorea el fondo del
texto del color indicado, del mismo modo que resaltaríamos sobre una hoja de

papel con un rotulador.

Para cambiar el color, pulsa la flecha de la derecha y selecciona cualquiera de la
paleta de colores disponibles.

Si lo que quieres es quitar el resaltado, selecciona el texto y

pulsa Sin color. Para dejar el texto resaltado, pero dejar de
utilizar el lápiz especial y recuperar el formato normal del
cursor, pulsa Detener resaltado.

Efectos de texto: Al pulsar sobre la flecha de efectos

se despliega un menú con 20 formatos prediseñados que
incluyen sombreados, reflejos, letras con bordes de un
color distinto al fondo, y demás efectos.

Si no te gusta ninguno de ellos, puedes utilizar las opciones

que hay justo debajo para crear un efecto personalizado.

Para eliminar los formatos aplicados pulsa sobre el botón

Borrar todo el formato.

6.7. WordArt
Con las opciones anteriores seríamos perfectamente capaces de crear un rótulo
vistoso en nuestro documento. Pero Word dispone de una herramienta que
permite crear rótulos de forma sencilla, escogiendo de entre los formatos predefinidos
existentes: WordArt.
Para utilizarla, iremos a la pestaña Insertar > grupo Texto y pulsaremos el
botón WordArt.

Se mostrará una lista con algunos modelos de letras. Lo único

que deberemos hacer es hacer clic sobre la que más nos guste.

A continuación, se mostrará un texto en el documento listo

para ser modificado. Si hemos seleccionado texto previamente
no será necesario teclearlo ya que aparecerá ya escrito.

Recuerda que puedes retocar el texto con las herramientas de la pestaña Inicio para
cambiar aspectos como la fuente, el tamaño, el color o los estilos, tal y como lo harías
con cualquier otro texto.
Sin embargo, los elementos WordArt no son exactamente texto, sino que están a
medio camino de ser imágenes. Por ello, vemos que cuando lo tenemos seleccionado
disponemos de la pestaña Formato de forma. Esto quiere decir que, por ejemplo, el
texto WordArt seguirá las reglas de alineación de los gráficos.
En la parte izquierda hay un ancla que sirve para mover el texto de sitio, en la parte
superior central está el icono para girar y en la parte derecha el icono
para alinearlo con el texto que lo rodea.
Normalmente, el texto WordArt se utiliza para rótulos, títulos, portadas, etc.

6.8. FORMATO de PÁRRAFO. Alineación. Sangría. Interlineado.

([Link]

Para cambiar las características de formato de un párrafo, basta con seleccionarlo y

modificar las características que queramos.
Los párrafos son unidades dentro del documento Word que tienen sus propias
características de formato, pudiendo ser diferentes de un párrafo a otro. Otras
unidades más amplias son las secciones, que veremos más adelante.
Las características más importantes de formato de párrafo son la alineación y
la sangría, ambas están disponibles en la pestaña Inicio.

Alineación.

Estos son los botones para fijar la alineación. Hay cuatro tipos
de alineación:
Izquierda Centrada Derecha Justificada
Este párrafo tiene Este párrafo tiene Este párrafo Este párrafo
establecida establecida la tiene establecida tiene una
alineación alineación alineación alineación
izquierda. centrada. derecha. justificada.
Cuando hablamos de alinear un párrafo nos referimos, normalmente, a su
alineación respecto de los márgenes de la página, pero también podemos
alinear el texto respecto de los bordes de las celdas si el texto se encuentra
en una tabla. La forma de fijar los márgenes de la página se verá en el
capítulo correspondiente.
Otra forma de definir la alineación del párrafo que se va
a escribir es Escribir al Vuelo. Esta función permite escribir en cualquier
parte de la página directamente sin tener que insertar líneas en blanco...

Sangría.
Aplicar una sangría a un párrafo es desplazar un poco el párrafo hacia la
derecha o izquierda. Se realiza seleccionando el párrafo y haciendo clic en
uno de estos botones de la pestaña Inicio en el grupo Párrafo, según
queramos desplazar hacia la izquierda o hacia la derecha.
 Así desplazamos el párrafo 1,25 cm. cada vez que hacemos clic en el botón,
pero también se puede desplazar otro valor que deseemos. Puedes ver cómo
se hace, junto con otras opciones de la pestaña Inicio, como la forma de
variar el espacio que separa los párrafos, y el espacio que separa las líneas o
interlineado.

Relación entre saltos de página y párrafos.

Como sabes, al llegar al final de la página se produce un salto de página. Esto
no supone ningún problema, pero es posible que en un momento dado no
quieras que un párrafo quede dividido en dos páginas.
Para conseguir esto debemos activar la casilla Conservar líneas juntas que se
encuentra en el cuadro de diálogo Párrafo > pestaña Líneas y saltos de
página. También hay otras opciones relacionadas con este tema.
En ocasiones nos interesará que Word divida una palabra en dos líneas, o
bien que dos palabras no sean separadas en distintas líneas.

6.9. LISTAS de viñetas y numeradas. Crear automática y manualmente

([Link]

En el grupo Párrafo de la pestaña Inicio también encontramos herramientas para

crear listas.
Una lista no es más que un conjunto de elementos ligeramente tabulados y
precedidos por un símbolo, dibujo o número. Utilizaremos una lista numerada o por
viñetas dependiendo de si los elementos guardan o no un orden secuencial. Para
aplicarlas, podemos:
• Pulsar el correspondiente botón y empezar a escribir cada uno de los
elementos de la lista.
• bien seleccionar un texto ya existente y aplicar el estilo de lista.

Esta es la forma manual de crear listas, pero existe otra forma: dejar que Word la
cree de forma automática.
• Si empiezas a introducir elementos precedidos por un signo (como - o * ) Word
entenderá que quieres introducir una lista de viñetas.
• Si lo que haces es introducir elementos precedidos por letras o números
también creará una lista, en este caso numérica.
Ten presente que se inserta un número o viñeta por cada párrafo, es decir, a
continuación de la tecla INTRO. Si quieres que dos elementos estén en la misma viñeta,
deberás separarlos por un salto de línea, pulsando MAYÚS+INTRO en vez de INTRO.
El resultado será el siguiente:

Si quieres que un elemento de la lista numérica no empiece por 1 o no siga la

secuencia, utiliza la opción Establecer valor de numeración del submenú que
despliega su correspondiente flecha.
Una vez hemos completado la lista y queremos continuar con un párrafo
normal, hay que pulsar de nuevo la tecla ENTER después del último elemento,
es decir, hay que pulsar dos veces la tecla ENTER.
Una característica de los elementos de una lista es que se pueden ordenar
alfabéticamente. Lo haremos seleccionándolos y pulsando el
botón Ordenar que se encuentra también en la pestaña Inicio, junto a
los botones de lista. En el cuadro de diálogo lo único que debemos hacer es
escoger si queremos una ordenación ascendente o descendente y aceptar.
Al pulsar el botón Aumentar sangría antes de introducir un nuevo elemento
indicamos que este está un nivel inferior que el anterior, es decir, indicamos
una dependencia. Esto da lugar a las listas multinivel. Las listas multinivel
pueden ser tanto de viñetas como numéricas.

También encontrarás la opción Cambiar nivel de lista en cada uno de los

botones de lista , si despliegas su submenú pulsando la flecha
triangular que hay a la derecha de cada uno de ellos.

Para elegir el estilo de lista, lo único que hay que hacer es desplegar la flecha
triangular situada a la derecha de cada uno de los botones.
 Podrás escoger entre
varios modelos, pulsando
directamente sobre la pequeña
muestra del menú que se
despliega. También puedes crear
un estilo de lista personalizado
pulsando Definir nueva
viñeta, Definir nuevo formato de
número o Definir nueva lista
multinivel.
Si no queremos que se
creen lista de forma automática
podemos hacerlo
desde Archivo --> Opciones --
> Revisión --> Opciones de
autocorrección --> Autoformato
mientras se escribe --> En esta
ventana marcar o desmarcar las
casillas

Listas automáticas con viñetas y Listas automáticas con números, según

queramos o no que se creen las listas automáticamente.

6.10. Tabulaciones
Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor cuando
pulsamos la tecla de tabulación TAB, esta tecla suele estar al lado de la tecla "q", como
ves en esta imagen.

Cuando necesitamos insertar texto en columnas o tablas pueden ser muy útiles las
tabulaciones. Word tiene por defecto definidas tabulaciones cada 1,25 cm. Pero se
pueden establecer tabulaciones en las posiciones que deseemos. Además, podemos
definir la alineación para cada tabulación.
Vamos a ver como establecer tabulaciones utilizando la regla horizontal. Tener en
cuenta que las tabulaciones afectan solo al párrafo en el que se definen. Para
establecer cada tabulación repetir estos dos pasos:
Nota: Si no se muestra la regla, recuerda que para activarla debes ir a la
pestaña Vista > grupo Mostrar > opción Regla.
1. Hacer clic en el extremo izquierdo de la regla horizontal para seleccionar la
alineación de la tabulación que vamos a insertar. Por cada clic que hagamos irán
apareciendo rotativamente diferentes iconos que corresponden a las siguientes
alineaciones: izquierda, centrada, derecha, decimal, barra de tabulaciones, sangría de
primera línea y sangría francesa.
2. Colocar el cursor en la regla horizontal en la posición en la que deseemos establecer
la tabulación y hacer clic, veremos cómo se inserta el icono con la tabulación
seleccionada.
Si queremos modificar la posición de una tabulación basta colocar el cursor en el icono
de esa tabulación y hacer clic y arrastrarlo a la nueva posición.

Por ejemplo, en la regla de la imagen se han establecido las siguientes tabulaciones:

Izquierda en la posición 2,5
Centrada en la posición 4,7
Derecha en la posición 6,7
Barra de tabulaciones en la posición 8,2
Decimal en la posición 9,2

También podemos hacer doble clic

sobre una de las marcas de tabulación
de la regla horizontal para que aparezca
el cuadro de diálogo de tabulaciones
que vemos en la siguiente imagen
donde podemos fijar todas las
tabulaciones de una vez o eliminarlas.

Teniendo en cuenta que la escala varia un poco las proporciones quedaría una tabla
parecida a la que vemos en la imagen inferior.

Observar la alineación de cada tabulación: la columna de cítricos está alineada a la

izquierda, la de tipo al centro y la de origen a la derecha. Luego vemos la barra de
tabulación vertical y la alineación decimal.

6.11. Copiar formato:

En la pestaña Inicio > grupo Portapapeles, tenemos disponible el icono para Copiar
formato . Este icono permite copiar las características de formato de un texto para
aplicarlas a otros textos. Podemos copiarlo una o varias veces:
Una vez: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, ir a la barra
de herramientas y hacer clic en Copiar formato , el cursor tomará la forma de
brocha, colocarlo sobre la palabra en la que queremos copiar el formato, y
hacer clic sobre ella.
Varias: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato,
hacer doble clic en Copiar formato , el cursor tomará la forma de brocha, a
continuación, hacer clic sobre tantas palabras como se desee, y para acabar volver a
hacer clic en el icono de copiar formato.
En ambos casos, si queremos copiar el formato sobre un conjunto de palabras o líneas,
una vez el cursor tome la forma de brocha, seleccionar las palabras o líneas y el nuevo
formato se copiará sobre ellas. Copiar formato, copia tanto el formato carácter como
el formato párrafo

7. Estilos
7.1. Introducción
Los estilos sirven para para dar formato al texto más fácilmente. Al aplicar un estilo
podemos dar varios formatos a la vez con un sólo clic. Por ejemplo, un estilo puede
incluir características del formato fuente (negrita, tipo, color y tamaño fuente, ...) y
también del formato párrafo (alineación, sangría, ...). Word ya tiene predefinidos unos
estilos que nos serán suficientes en muchos casos, pero también podemos definir
nuestros propios estilos personalizados.
La otra función del los estilos es indicar a cada elemento del texto cuál es su función en
el mismo (o cuál es su naturaleza). Por ejemplo, existe el estilo Título 1, y el
estilo Título 2. Los números no son simples formas de diferenciar uno de otro, sino que
denotan una jerarquía. El Título 1 será el título principal, y el Título 2 será un título
situado a un nivel inferior. Por lo tanto, no iríamos desencaminados si decimos que los
estilos ayudan a definir la estructura del documento.
Los estilos están disponibles desde dos sitios, la cinta de opciones y el panel de estilos:
En la pestaña Inicio > grupo Estilos de la cinta de opciones .

Utiliza los botones arriba y abajo del lateral derecho, y el desplegable para
ver todos los estilos disponibles y más opciones (Crear estilo, Borrar formato y
Aplicar estilos)
También puedes realizar funciones parecidas desde el Panel de estilos que se
abre haciendo clic en el botón del extremo derecho
inferior del grupo Estilos o pulsando la combinación
de teclas CTRL+ALT+MAYÚS+S.
La principal diferencia con el grupo Estilos de la cinta
de opciones, es que podemos elegir entre mostrar o
no mostrar una vista previa de su formato mediante la
casilla inferior Mostrar vista previa.

Otra diferencia es que podemos elegir qué estilos se muestran

(recomendados, en uso, todos, ...) desde el enlace Opciones...
Iremos viendo más opciones del panel de estilos a lo largo del tema.
7.2. Aplicar ESTILOS predefinidos. Crear estilos personalizados.
([Link]

Por defecto, al escribir, aplicamos el estilo Normal, pero basta con hacer clic sobre
cualquier otro estilo para empezar a aplicarlo al texto que introduzcamos a
continuación. También podemos aplicar un estilo determinado a un texto ya escrito.
Para ello, deberás seleccionarlo y pulsar sobre el estilo que desees.
Cuando observamos los estilos disponibles, vemos que hay uno para cada elemento
del documento: Título, Subtítulo, Cita, Énfasis, Referencia, etc. Es importante que no
los escojas por motivos estéticos, sino por ser la etiqueta más adecuada para el tipo
de texto. El aspecto del formato se puede modificar, así que no debemos
preocuparnos por ello. Sin embargo, a nivel estructural supone muchas ventajas
escogerlos en función de la verdadera naturaleza del texto.
Borrar formato
Para cambiar un determinado texto a un estilo normal, podrías seleccionarlo y
aplicar el primer estilo llamado Normal. Pero, en ocasiones, dependiendo de
los formatos manuales que hayas especificado, al aplicar el estilo Normal, no
desaparecen. En ese caso, hay que seleccionar el texto en cuestión, y pulsar en
el icono Borrar todo el formato del grupo Fuente, o también, desplegar el
menú que muestra todos los estilos y pulsar Borrar formato.
También dispones de la opción Borrar todo en el panel de Estilos, que
funciona exactamente igual.

7.3. Apariencia de estilos

Una vez tenemos todo el documento acabado podemos cambiar su aspecto global
modificando los estilos que lo componen, uno a uno, o de forma mucho más rápida
utilizando los temas y los conjuntos de estilos integrados. En ambos casos conviene
revisar bien el documento para ver los cambios efectuados.
Los estilos están relacionados con el tema aplicado. Si aplicamos un tema
distinto al documento, se cambiará automáticamente el formato de los estilos.
De esta forma, lograremos un cambio radical de la imagen del documento con
tan sólo un clic, como vimos en la unidad anterior.
Si pulsamos los botones Colores y Fuentes podremos combinar distintas
configuraciones de colores y fuentes que estarán definidos en los Temas de
que dispongamos.

Desde la pestaña Diseño puedes acceder a un Conjunto de estilos integrados.

Al hacer clic en un conjunto de estilos cambian las propiedades de fuente y
párrafo de todo el documento. No se puede aplicar sólo a una selección del
texto.
 Una vez tenemos ya definidos los estilos de un documento podemos
guardarlos todos juntos como un nuevo Conjunto de estilos.
Para ello haz clic en el botón y pulsa en Guardar un nuevo conjunto de
estilos. El nuevo conjunto de estilos aparecerá en el panel dentro
de Personalizados, junto a los conjuntos de estilos Integrados.

7.4. ESTILOS avanzados. Inspector de estilo. Comparar estilos

([Link]

Crear un estilo
Si ninguno de los estilos disponibles por defecto es lo que buscamos, siempre
tendremos la opción de crear algunos personalizados. Para ello, seguiremos
dos sencillos pasos:
1. Lo más recomendable es aplicar un estilo ya existente. Lo ideal es que
partamos de un estilo que tenga el nivel jerárquico que nos interesa. Por
ejemplo, si queremos crear un estilo de Título 1, lo aplicamos a un texto y
desplegamos el panel de estilos para hacer clic en el botón Nuevo estilo.

Aparecerá un cuadro de diálogo Crear nuevo estilo a partir del formato como
el siguiente.
Aquí podremos personalizar los distintos aspectos de formato: fuente, tamaño
de fuente, negrita, cursiva, subrayado, color, alineación, interlineado, sangría,
bordes... La vista previa y el cuadro de resumen de las características aplicadas
te ayudarán a hacerte una idea del resultado final.
Observa como en el campo Estilo basado en aparece Título 1.
Como norma general un estilo sólo está disponible en el documento en que se
crea.
Para remediarlo, existen varios sistemas, si, por el contrario; quieres ver resto
de opciones de este cuadro de diálogo como son cuadros Tipo estilo, Estilo del
párrafo siguiente, etc., te invito a ver este tema avanzado sobre Propiedades
de estilos Propiedades de los estilos . El tema de estilos es un poco más
complejo que lo que habíamos visto hasta ahora en el curso, por lo tanto, te
recomendamos practicar primero los conceptos sencillos antes de empezar con
los conceptos avanzados.
También es posible crear un nuevo estilo sin basarse en uno existente. Para
ello basta dar el formato deseado al texto, seleccionarlo y desde la
pestaña Estilos desplegarla con el botón y pulsar el botón Crear estilo.

Se abrirá el cuadro de diálogo Crear nuevo estilo a partir del formato.

Basta dar un nombre y pulsar Aceptar para crear el estilo.

El problema de este sistema es que este nuevo estilo no tendría definido su
nivel jerárquico en el documento, sino que simplemente sería un conjunto de
formatos que aplicar rápidamente. Debemos tener esto presente si decidimos
hacerlo de esta forma.

Modificar un estilo
Como hemos visto al crear un estilo, para modificarlo lo único que debemos
hacer es hacer clic con el botón derecho del ratón sobre él en la cinta y
seleccionar la opción Modificar....

Pero también podemos modificarlos desde el panel. Para ello, situamos el

cursor sobre el nombre del estilo sin hacer clic. Veremos que aparece un
triángulo en el lateral derecho. Hacemos clic en él para desplegar el menú de
opciones de estilo, entre las que se encuentra Modificar....
 En ambos casos se abrirá la ventana Modificar estilo que es igual a la que
vimos anteriormente Crear nuevo estilo a partir del formato.
Un truco interesante que puede resultar muy útil es aplicar una Lista
multinivel al estilo Título 1. Con esta sencilla modificación, se aplicará el
formato de numeración correcto a los subapartados de forma automática,
como Título 2, Título 3, Título 4, etc. Así, conseguiremos que los distintos
apartados y subapartados que se van creando se numeren automáticamente.
Para ello, desde la ventana Modificar estilo, pulsar el botón Formato,
elegir Numeración y escoger uno de los tipos de listas numeradas existentes.

Borrar un estilo
Antes de nada ten presente que si eliminas un estilo, todo texto que estuviese
utilizándolo quedará sin formato.
Para borrar un estilo debemos ir al panel Estilos, y hacer clic en el triángulo de
la derecha del estilo en cuestión. Se desplegará el menú con la
opción Eliminar..., como puedes ver en la imagen.

Ten en cuenta que sólo podrás borrar los estilos que hayas creado, no los que
vienen por defecto con Word.
También es importante que sepas que para borrarlos definitivamente debes
hacerlo desde el panel como se ha explicado. Si eliges la opción Quitar de la
galería de estilos rápidos desde el menú contextual de un estilo de la cinta no
lo estarás eliminando realmente. Simplemente estarás quitando el acceso
directo a él de la cinta y el texto que utilice el estilo en cuestión no perderá el
formato.

7.5. Preferencias entre estilos

Los estilos modifican el formato de un documento, pero también se puede modificar el
formato de forma manual, sin aplicar estilos, como ya vimos en este curso. Entonces,
¿Qué ocurre si un párrafo de un documento tiene aplicado un estilo y queremos
aplicarle además un formato manual? ¿Cómo interactúan los diferentes tipos de
estilos entre sí? ¿Qué preferencias existen cuando se aplican varios tipos de estilos
sobre un documento?
Planteado el tema así parece un poco complejo, pero en realidad no lo es. Las
prioridades se adivinan, la mayoría de veces, con un poco de sentido común.
Las normas generales son estas tres:
1. El formato que se aplica en último lugar tiene preferencia sobre los anteriores.
2. Tiene preferencia el formato manual sobre los estilos.
3. Tiene preferencia el formato carácter sobre el formato párrafo.
Pero, en ciertas ocasiones, pueden aparecer situaciones en las que se producen
algunos conflictos que requieren un estudio más detallado.
Por ejemplo, imagina que tenemos un texto con formato de tipo párrafo que pone la
letra en cursiva (además de otras características), si ahora a cierta palabra del texto le
aplicamos un formato carácter que tiene la letra en cursiva (además de otras
características) ¿Cuál será el resultado? Pues esa cierta palabra del texto no quedará
en tipo cursiva, sino en tipo normal. La razón es que Word interpreta que el estilo
carácter pretende diferenciar una palabra del resto de texto, y como el resto del texto
está en cursiva, para que se diferencie la pone en estilo normal. Lo cual es bastante
lógico.

7.6. Ver formatos aplicados del documento

Inspector de estilo y Mostrar formato.
Desde el panel de estilos, el botón Inspector de estilo abre un cuadro de
diálogo que permite observar el estilo aplicado haciendo clic sobre cualquier
parte del texto.

Lo interesante de esta herramienta es que separa en distintos apartados los

estilos y formatos en función de su naturaleza.
Por ejemplo, en la imagen vemos que se ha aplicado el estilo personalizado
de aulaClic azul y además del formato de párrafo que consiste en una
alineación centrada. Pero no sólo esto, sino que también se nos indica que,
en el texto seleccionado, hay una característica de formato de nivel de texto
que tampoco formaban parte del propio estilo: cursiva.
En cualquier momento, simplemente haciendo clic en el botón que tiene cada
cuadro a su derecha , podremos borrar un formato o estilo de forma
independiente al resto de formatos aplicados. O bien Borrar todo.
Si lo que queremos es ver con mayor nivel de detalle qué formatos están
aplicados, deberemos pulsar el botón Mostrar Formato , que
encontraremos desde el propio inspector. De este modo se abrirá un nuevo
panel que, no sólo indicará explícitamente los formatos aplicados de forma
manual, sino también los que formen parte del propio estilo.
El ejemplo que veíamos cambiará para mostrar lo siguiente:
 Ahora apreciamos una vista previa del texto seleccionado en cuestión,
acompañada de un conjunto de especificaciones de Fuente, Párrafo e
incluso Sección. Es decir, que situamos el elemento en un contexto y pasamos
por alto cómo fue aplicado cada formato, dando más importancia a ver qué
formato es exactamente el que hemos aplicado.
Si nos interesa saber qué formatos forman parte del estilo y cuáles no, es decir,
su origen, deberemos marcar la casilla inferior Distinguir origen de estilo, tal y
como muestra la imagen. Así vemos que en el formato Fuente Desde el estilo
aulaClic azul se han aplicado unas características, y además, de modo directo,
también se ha aplicado Cursiva.
Una de las principales ventajas de utilizar el panel Mostrar formato es que
podremos cambiar las características de una forma sencilla. Si hacemos clic
sobre el enlace Fuente, Idioma, Efectos, Estilo de
párrafo, Alineación, Márgenes o cualquiera de sus características, se abrirá
directamente el cuadro de diálogo donde se edita, de forma que no será
necesario conocer a fondo dónde se encuentra cada una de las herramientas
de Word para poder modificar un formato ya aplicado, por ejemplo, por otra
persona en el documento.
Además, desde aquí podremos a acceder a una opción muy
interesante: comparar el formato de dos textos.
Para ello, activamos la casilla Comparar con otra selección. Los detalles se
ocultarán y deberemos seleccionar otro texto. Será entonces cuando, en el
listado de características, veremos que únicamente aparecen las diferencias
entre uno y otro.

8.1. Configurar la página. Márgenes. Tamaño. Orientación. Columnas

([Link]

Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciéramos en una

hoja de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un área en la cual
podemos escribir y unos márgenes los cuales no podemos sobrepasar.
Estos márgenes se definen en la pestaña Disposición, en el grupo de
herramientas Configurar página, donde también podremos encontrar herramientas
para seleccionar la Orientación, Saltos de página, Tamaño, Números de
línea, Columnas y Guiones.
Al hacer clic sobre el botón Márgenes, aparecen unos márgenes predeterminados. Si
ninguno nos sirve, podremos definir unos desde la opción Márgenes Personalizados.

También es conveniente especificar el tamaño del papel que vamos a utilizar en la

impresión. Al hacer clic en el botón Tamaño, se abre una lista de Tamaños
predeterminados. Pero, al igual que en los márgenes, aquí también se puede
personalizar el tamaño de la hoja, haciendo clic en la opción Más tamaños de papel.

Tanto si escogemos la opción de márgenes personalizados, como si pulsamos el

pequeño botón de la esquina inferior derecha del grupo Configuración de página,
veremos la siguiente ventana:
 En la pestaña Márgenes podemos fijar los márgenes tecleando los
centímetros deseados en cada
campo: Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho. También el
de Encuadernación, que es un espacio adicional reservado para encuadernar
las hojas.
- Posición del margen interno. Aquí indicaremos en qué posición vamos para
aplicar el margen de encuadernación.
- Orientación. Indicamos si la página tiene orientación vertical (la más
usual) o horizontal (también llamada apaisada).
- Páginas. Podemos establecer varias páginas, en ese caso tenemos
varias opciones: Márgenes simétricos, Dos páginas por hoja o Libro
plegado. Al establecer cada una de estas opciones la vista previa te
mostrará claramente en qué consisten.
- En la parte derecha de la pantalla tenemos la Vista previa que nos
dará una idea bastante aproximada de cómo afectan los cambios que
hemos introducido al diseño de la página.
- Si pulsamos el botón Establecer como predeterminado, los valores
actuales serán los que se utilicen en los nuevos documentos que creemos.
En la pestaña Papel determinaremos el tipo de papel a utilizar en la
impresora: A4, Carta, etc. y también la bandeja de la que tomará
el papel la impresora, en caso de que tenga más de una.
En la pestaña Disposición fijaremos la posición de Encabezados y pies
de página. Hemos dicho que fuera de los márgenes no se puede
escribir, pero hay una excepción; los encabezados y pies de página se
escriben en la zona de los márgenes. Si vamos a utilizar encabezados
o pies de página, debemos tenerlo en cuenta a la hora de fijar la
amplitud de los márgenes.
Encabezado: indicaremos los cm. que deseamos que haya entre el
borde superior del papel y la primera línea del encabezado.
Pie de página: diremos los cm. que deben quedar entre la última
línea del pie de página y el borde inferior de la página.
Para apreciar el efecto global de los márgenes en nuestro documento
debemos visualizarlo con la vista de Diseño de impresión.
Si no estás seguro de estar visualizándolo así, selecciona la opción en
la pestaña Vista. Esta imagen es un ejemplo de vista Diseño de
impresión de un documento con encabezado y pie de página.
En la pestaña Vista, marca la casilla Regla, para observar cómo en las
reglas horizontal y vertical hay una zona más oscura que indica el
tamaño de los márgenes.
 También se puede ver como la línea del encabezado queda dentro de la
zona del margen superior, y la línea del pie de página queda dentro del
margen inferior.

Desde esta vista también se

pueden modificar los
márgenes. Para modificar el
margen superior basta
colocar el cursor en la regla
vertical justo donde acaba la
zona más oscura que
identifica el margen, y
cuando el cursor tome la
forma de una doble flecha,
hacer clic y arrastrar hasta la
nueva posición del margen.
Para el resto de los
márgenes repetir la
operación, pero poner especial cuidado en el margen izquierdo para no mover
los iconos de sangrías que están también en la misma zona.

8.2. Encabezado y pie de página. Número de página. Fecha. Secciones

([Link]

Un encabezado es un texto que se insertará automáticamente al principio de cada

página. Esto es útil para escribir textos como, por ejemplo, el título del trabajo que se
está escribiendo, el autor, la fecha, etc.
El pie de página tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la página, y
suele contener los números de página.
Para modificarlos vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en alguno de los dos
botones (Pie de página o Encabezado)

A continuación, seleccionamos la opción Editar pie de página o Editar encabezado.

Se mostrará una nueva pestaña, Encabezado y pie de página, que contiene los iconos
con todas las opciones disponibles:

Observa que ha aparecido el Encabezado delimitado por una línea punteada y un

rectángulo gris indicándonos en que encabezado estamos, en este caso "Encabezado
en primera página". Encima de la línea podemos escribir el texto del encabezado, por
ejemplo "Curso de Base de Datos".
Si lo creemos conveniente podemos insertar numeración de página, fechas o cualquier
otro elemento de la barra de herramientas, como vamos a ver a continuación. Una vez
hayamos acabado de editar el encabezado o pie de página finalizaremos haciendo clic
en el botón Cerrar encabezado y pie de página, a la derecha de la cinta.
Mediante estos botones podemos pasar del encabezado al pie y viceversa.

Veamos ahora con detalle las opciones del grupo Insertar.

Elementos rápidos. Permite, desde la opción Propiedad
del documento, escoger distintos elementos de un listado desplegable. En
ocasiones esta opción ahorra tiempo ya que permite, por ejemplo, insertar con
un sólo clic el autor del documento o la fecha.

La opción de Elementos rápidos también está disponible directamente en la

pestaña Insertar mediante este botón , pero se incluye en la de
encabezado y pie de página porque es una herramienta muy útil en este tipo
de ocasiones. De hecho, el elemento Autotexto es uno de los que más se
prestan a la personalización para mejorar la comodidad de la redacción
en Word. Así que probablemente lo utilizarás más a menudo desde la
pestaña Insertar directamente. Con él podemos insertar rápidamente párrafos
completos y demás contenido que solemos repetir constantemente con un
sólo clic, como cabeceras o despedidas en las cartas.
Continuamos con más opciones del grupo Insertar de la pestaña Encabezado y pie de
página.
Inserta una imagen o foto guardada en el disco.
Inserta imágenes en línea. Se abrirá una ventana para que
elijas entre Imágenes prediseñadas de [Link] o Búsqueda de imágenes
en Bing. Si tienes OneDrive también aparecerá como una opción más...

Inserta la fecha y/o la hora del sistema en el formato que se seleccione.

En la pestaña Opciones encontraremos el siguiente grupo de opciones:

Primera página diferente. Si marcamos esta casilla podemos definir

un encabezado y pie diferente para la primera página. Esta opción
está pensada, por ejemplo, para cuando la primera página es la
portada del documento y no conviene que aparezca el mismo
encabezado o pie con el número de la página.
Páginas pares e impares diferentes. Si marcamos esta casilla
podemos definir un encabezado y pie diferente para las páginas
pares e impares. Por ejemplo, para imprimir el número de página se
imprime a la izquierda en las páginas impares y en las páginas pares
imprimirlo a la derecha.

8.3. Números de página

Cuando creamos un documento, Word numera correlativamente las páginas para
poder referenciarlas, ese número es el que aparece en la parte izquierda de la barra de
estado, pero este número de página no aparece en el documento

Si queremos que los números de página aparezcan en nuestro documento cuando lo

imprimamos deberemos insertarlos desde la pestaña Insertar, desplegando la
opción Número de página y eligiendo dónde queremos que aparezca el número.

Encontraremos la misma opción Número de página en la pestaña Encabezado y pie de

página de la pestaña Encabezado y pie de página, cuando tengamos un encabezado
en modo de edición.
Al seleccionar una ubicación se despliega una lista de formatos prediseñados para que
elijamos el que más nos guste. Existe una gran cantidad de formatos prediseñados
asociados a cada ubicación, estos están organizados por secciones para facilitarnos la
localización del formato que buscamos.
En la sección Simple tenemos números simples con diferentes alineaciones.
En la sección Con formas, los números se escriben dentro de una forma, por ejemplo

con cinta: .
En la sección Número sin formato, tenemos los números de página a los cuales se les

aplica algún tipo de formato .

En la sección Página X, el número de página viene acompañado de la palabra Página o

Pág, por ejemplo .

En la sección página X de Y, se añade además el número total de páginas del

documento, por ejemplo .

Los formatos predeterminados que aparecen en la lista desplegable asociada a cada
ubicación pueden variar de una ubicación a otra, la ubicación Final de página dispone
de más formatos.

Para ver los encabezados y pies de página en la pantalla de nuestro ordenador

tenemos que estar en modo vista Diseño de Impresión donde se ven en un tono más
claro que el texto normal. Una vez insertado el número de página podemos variar su
formato con la opción Formato del número de página. Al seleccionarla, se abre una
ventana como la que se encuentra a continuación.

Desplegando el menú Formato de número veremos una lista con posibles

formatos predeterminados entre los que elegir.
Tenemos dos alternativas para indicar en qué número empezará la
numeración de las páginas:
1. Continuar desde la sección anterior (o empezar desde uno, si ésta es la
primera sección).
2. Iniciar en el número que especifiquemos en la opción Iniciar en:
Si tenemos estructurado nuestro documento en capítulos, también podemos
incluir el número del capítulo junto con el de la página, marcando la
casilla Incluir número de capítulo y seleccionando un formato.
8.4. Saltos de sección
Los saltos de sección de Word indican cuándo acaba un determinado apartado o
sección. Esto permite que los elementos que comúnmente se aplican a todo el
documento por igual, como el pie de página o las tabulaciones, cesen en un
determinado punto, para poder configurarlos de forma distinta a continuación. Puede
resultar muy útil para aplicar un formato distinto en las páginas de un mismo
documento o bien en distintas zonas de la misma página.
Las posibilidades son muchas, por ejemplo podríamos:
• Aplicar un encabezado diferente para cada sección, que se puede corresponder
con los temas o capítulos.
• Tener una única columna en la primera mitad de la página y dos columnas en la
mitad restante.
• Aplicar una numeración de páginas que empezara de nuevo en cada uno de los
temas o capítulos.
• Establecer un tamaño de página y orientación distintas en un mismo
documento.
• Aplicar márgenes distintos a una página en concreto, independientemente de
los establecidos en el documento, etc.

Para incluir un salto de sección en el documento, nos situamos en la

ficha Disposición > grupo Configurar página > desplegamos el menú Saltos y
escogemos cualquiera de las opciones de la categoría Saltos de sección.
Observa en la imagen los tipos de saltos y sus definiciones.

Si tenemos varias secciones en un documento, por defecto, los encabezados y

pies de página son comunes a todas las secciones, si queremos que sean
diferentes algunas secciones ; debemos romper el vínculo al
anterior encabezado y pie de página que Word ha creado por defecto, para
ello, nos situamos en la sección que deseemos y vamos al modo edición
de Encabezado o Pie de página y veremos como el botón Vincular al anterior,
tiene un recuadro gris como muestra la siguiente imagen.
 Para eliminar este vínculo basta pulsar sobre el botón Vincular al anterior y
veremos cómo deja de tener el recuadro gris, con lo cual podremos establecer
distintos encabezados y pies de página para esa sección y la anterior.
Para eliminar un salto de sección debemos visualizarlo, para ello:
1. Desde la pestaña Inicio > grupo Párrafo, activar las marcas de párrafo . De
esta forma veremos donde está exactamente el salto de sección, como puedes
ver en la siguiente imagen.

2. Situar el cursor en la línea que representa el salto.

3. Pulsar la tecla SUPR.
Importante: Al eliminar un salto de sección, Word interpreta que ahora todo forma
parte del mismo apartado y por tanto se pierde el formato específico de la sección
inmediatamente superior al salto para adoptar el de la sección inferior.
Lo veremos más claro con un ejemplo. La siguiente secuencia de imágenes muestra
una misma página con dos secciones; la primera con dos columnas y margen estrecho
y la segunda de una columna con margen normal. Observamos que, si eliminamos la
línea de salto en la vista borrador, la sección superior adquirirá el formato de la
inferior y el formato de la página será, por lo tanto, de una única columna con
márgenes anchos.

9.1. IMPRIMIR. Seleccionar la impresora. Opciones de impresión.

([Link]

Antes de imprimir es interesante echar un vistazo al aspecto general del documento

para ver si está todo correcto.
Para ello nos aseguraremos de que estamos viendo el documento en vista de
impresión. En la pestaña Vista deberá estar seleccionado Diseño de impresión, o bien
deberemos comprobar que en la barra de estado esté marcada esta
opción .
Como ya sabes, esta vista presenta la página tal y como se imprimirá, con gráficos,
imágenes, encabezados y pies de página, etc.
En la pestaña Vista tenemos unas opciones interesantes, como muestra la siguiente
imagen.

El botón Una página ajustará la página al espacio que tenga en la pantalla, para que
quepa completamente. Algo parecido sucede con Varias páginas, pero se muestran
dos o tres páginas, una junto a la otra.
Pero, ¿y si tenemos más páginas? ¿Y si queremos ver por encima
las 15, 30 o 500 páginas que tiene el documento?

Para hacerlo, deberemos pulsar el botón Zoom .

Se abrirá una ventana con una opción muy interesante: Varias páginas.

Haremos clic en el botón con forma de monitor y se desplegará un submenú donde

podremos seleccionar cuántas páginas queremos ver y cómo deberán estar
organizadas.
Por ejemplo, en la imagen queremos ver una vista previa de un documento de 6
páginas, así que hemos decidido mostrar 2 filas con 3 columnas cada una.
Seleccionamos las páginas del modo en que queremos. Justo bajo el menú indicará
que vamos a mostrar 2x 3 páginas.
En la pantalla de vista previa vemos cómo quedará, y al pulsar Aceptar veremos el
resultado real.
Desde esta vista podremos apreciar y corregir mejor los detalles. Por ejemplo, si una
página contiene sólo una o dos líneas de texto, lo ideal sería intentar ajustar el texto de
forma que quepa en la anterior, y así ahorrar un papel. También veremos de forma
más rápida y cómoda si los gráficos o imágenes del documento están bien centrados,
etc.

Una vez nos hemos hecho una idea de cómo quedará, lo interesante será que
volvamos a la vista que normalmente utilizamos para trabajar.
- La opción Ancho de página ajusta la página al ancho de la ventana de Word.

- La opción 100% muestra el tamaño original de la página, sea cual sea el

tamaño de la ventana de Word.
9.2. Imprimir
Para imprimir un documento podemos pulsar las teclas CTRL+P o bien ir a la
pestaña Archivo y seleccionar Imprimir. En la pantalla verás las opciones de
impresión, tal y como se muestra en la siguiente imagen.

A la derecha podrás ver una vista previa del documento tal y como se imprimirá. Si te
gusta el resultado será suficiente con pulsar el botón Imprimir y ya dispondrás de tu
copia impresa. Eso es todo.
Pero claro, como siempre, dispondremos de una serie de opciones de configuración
que nos ayudarán a lograr el resultado deseado. Estas opciones son las que vamos a
ampliar a lo largo del tema.

9.3. Ventana de impresión

Como hemos dicho, en la zona de la derecha vemos la vista previa de la
página. En caso de tener más de una página, podremos cambiar la página a
visualizar:
- Utilizando las flechas inferiores o escribiendo el número de la página a
visualizar.
- O bien moviendo la barra de desplazamiento vertical que hay justo a la
derecha de la vista previa.
Justo a su lado encontramos una herramienta de zoom para acercar o alejar la
página. Lo haremos pulsando los botones - y + o bien deslizando el marcador. El
botón de la derecha permite ajustar la página para que se vea entera con un sólo
clic.
En la zona izquierda de la ventana dispondremos de una serie de opciones de
configuración de la impresión, que nos permitirán:
• Elegir cuántas copias imprimir del documento.
• Escoger qué impresora queremos utilizar en la impresión del
documento, en caso de que no queramos utilizar la predeterminada
que viene seleccionada por defecto. También podremos modificar
las Propiedades de impresora seleccionada, para por ejemplo imprimir
en blanco y negro.
• Opciones de Configuración como:
-Qué hojas imprimir: Las hojas activas, todo el libro, o bien la selección
realizada.
-La intercalación. Cuando imprimimos varias copias sin intercalación se
imprime X veces cada página, por ejemplo: 1,1,1 2,2,2 3,3,3 4,4,4
sería la impresión de tres copias de un documento que ocupa cuatro
páginas. En cambio, si utilizamos el intercalado, se imprime el trabajo
completo, una vez tras otra. El mismo ejemplo sería:
1,2,3,4 1,2,3,4 1,2,3,4
-La orientación y el tamaño del papel.
 - Modificar los márgenes.
- Escoger cuántas páginas se incluirán en cada hoja impresa.
- Acceder a la Configuración de página.

9.4. Configurar Página

La mayoría de las opciones que hemos mencionado las encontraremos también en el
cuadro de diálogo que se muestra al hacer clic en el enlace Configurar página.

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

Las opciones están clasificadas en las pestañas Márgenes, Papel y Disposición. No

vamos a verlas con detalle porque son opciones que ya hemos ido viendo en la unidad
8 de Diseño de la página, pero sí vamos a mencionar las opciones que pueden resultar
más interesantes.
Por ejemplo, la opción Aplicar a. Esta opción nos permite mezclar
configuraciones en la impresión de un único documento.
Imagina que quieres imprimir el vertical las primeras 5 páginas y en horizontal
el resto. En versiones anteriores de Word habrías tenido que realizar dos
impresiones distintas, una de las páginas 1 a 5 y otra de las demás. Pero ahora
ya no es necesario. Si estás situado en la página 6 en la vista previa en el
momento en que accedes al cuadro de diálogo, podrás cambiar la orientación
y escoger la opción De aquí en adelante en el desplegable Aplicar a.
Esto es sólo un ejemplo, podríamos modificar los márgenes o cualquier otra
opción configurable en el cuadro de diálogo.
 Si normalmente imprimimos siempre con los mismos parámetros (márgenes,
orientación, tipo de papel, etc.), lo ideal es pulsar el botón Establecer como
predeterminado tras haber configurado la impresión. De esta forma se
imprimirá siempre así por defecto.

9.5. Otras opciones de impresión

La configuración de Word también afecta a la impresión, aunque a veces no seamos
conscientes de ello.
Si te paras a pensarlo, existen algunos elementos que por defecto no se imprimen,
como los colores e imágenes de fondo. Normalmente está configurado así para
ahorrar tinta en las copias impresas, pero podemos cambiarlo.
En Archivo > Opciones abrimos la ventana de Opciones de Word. Deberemos
situarnos en la opción Mostrar del menú que se encuentra en el lateral izquierdo y ahí
es donde encontraremos una serie de Opciones de impresión que podremos activar o
desactivar según nuestras necesidades.

Como puedes ver hay varias opciones que puedes activar: Imprimir colores e
imágenes de fondo, Imprimir propiedades del documento, Imprimir texto oculto, ...
Desde la ventana de Configuración de página que hemos visto en el apartado anterior
también podemos acceder a estas Opciones de impresión. Lo haremos desde la
pestaña Papel, pulsando su correspondiente botón.

9.6. La impresora
La impresora es uno de los periféricos más utilizados del ordenador.
Hoy en día es muy fácil instalar nuevos dispositivos hardware, como impresoras, ya
que la mayoría utilizan la tecnología Plug&Play que hace que el sistema operativo
reconozca la nueva impresora nada más conectarla al ordenador y nosotros no
tengamos que hacer nada para instalarla. Esto es especialmente aplicable en sistemas
operativos más actuales como Windows 7, Windows 8 y Windows 10, y en
ordenadores que tienen acceso a internet. Por ello, no vamos a entrar en detalle sobre
cómo instalar la impresora de forma manual, ya que con la tecnología actual rara vez
necesitaremos hacerlo y la forma de hacerlo puede variar de un sistema operativo a
otro.
Actualmente la mayoría de impresoras disponen de la opción de conectarla por Wifi,
de forma que no necesitas ni siquiera conectarlas a un ordenador, y puedes imprimir
desde cualquier ordenador conectado a la misma red de Wifi, incluso desde un
smartphone. La instalación de este tipo de impresoras es muy sencilla, ellas solas
detectan las redes Wifi disponibles y solo hay que darles la clave para acceder a la red
que nos interese.
Como hemos visto en el tema, en la ventana de impresión, podemos seleccionar la
impresora de entre las que tenemos instaladas. Ahora vamos a introducir un nuevo
concepto: la impresora virtual.
La impresora virtual es una impresora que realmente no existe físicamente. Es una
especie de "engaño" al sistema. Se trata de un programa que se hace pasar por
impresora, pero en vez de enviar la información que se imprime a la bandeja de
impresión, lo que hace es imprimirlo como un archivo. Es decir, que aparecerá un
cuadro de diálogo preguntándonos dónde guardar el archivo.
Existen impresoras virtuales que imprimen en PDF, por ejemplo, si tenemos instalado
el programa Adobe Acrobat veremos en la lista de impresoras Adobe PDF. Para
obtener una imagen jpeg, gif, png, ... al instalar el programa Snagit proporciona una
impresora virtual.
También podemos guardar un documento Word en formato PDF desde Guardar como
... eligiendo el tipo PDF, lo que equivale a imprimirlo en una impresora virtual.

Siempre disponemos de la impresora virtual que incluye Windows, llamada Microsoft

XPS Document Writer, que imprime un archivo de formato. xps.
Puede que estas impresoras virtuales te sean alguna vez de utilidad, o puede que no.
Pero es interesante que sepas de su existencia, porque puede ocurrir que trates de
imprimir y veas que tienes un listado de dos o tres impresoras disponibles, cuando en
realidad sólo tienes una. Ahora ya conoces el motivo.
Además, te recomendamos que si tienes alguna impresora virtual instalada en
tu ordenador la utilices para realizar pruebas de impresión o los ejercicios. Así no
gastarás tinta ni papel.

10. Tablas
Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas. En cada
celda se puede insertar texto, números o gráficos.
Las tablas permiten organizar la información en filas y columnas, de forma que se
pueden realizar operaciones y tratamientos sobre los datos. Por ejemplo, obtener el
valor medio de una columna u ordenar una lista de nombres.
Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseño de los documentos ya que
facilitan la distribución de los textos y gráficos contenidos en sus casillas. Esta
característica se emplea sobre todo en la construcción de páginas Web para Internet
aunque no está recomendado, ya que en HTML hay otras posibilidades de
maquetación más apropiadas.
Las tablas son una forma de organizar los datos; mucho más potente que utilizando las
tabulaciones u otros métodos ya que permiten realizar operaciones aritméticas sobre
los datos numéricos de las filas y columnas.
10.1. Crear TABLAS de varias formas. Desplazarse y seleccionar.
([Link]

Para crear una tabla accedemos siempre desde la pestaña Insertar > grupo Tablas >
botón Tabla. Allí encontraremos las tres posibles formas de crear tablas, como
muestra la siguiente imagen:

1. Una de las formas es utilizar la cuadrícula que simula una tabla. Cada cuadrado
representa una celda y al pasar el ratón sobre ella se coloreará en naranja la selección
que realicemos. Al hacer clic confirmamos que la selección se ha realizado y se inserta
la tabla en el documento. En el ejemplo de la imagen estaríamos creando una tabla de
3x3.

2. La segunda opción es haciendo clic en Insertar Tabla. Se abre una ventana que
permite especificar el número de filas y columnas para la tabla.

3. La tercera opción es usar el vínculo Dibujar Tabla. El cursor tomará forma de lápiz y
simplemente iremos dibujando las líneas que la formarán. Esta opción es más lenta,
pero puede resultar muy útil para crear tablas irregulares o para retocar tablas ya
existentes.
 Para retocar una tabla dibujando sus bordes deberemos situarnos en ella. De
este modo veremos que se abre la pestaña de Diseño de tabla, en el
grupo Bordes, encontraremos las herramientas que nos ayudarán a dar el
diseño deseado a la tabla.

Podemos elegir el estilo, grosor y color del borde y el cursor tomará forma de pluma
para que modifiquemos el diseño de los bordes de la tabla.
Si queremos modificar la estructura de la tabla iremos a la pestaña
de Disposición, grupo Dibujar, y a continuación pulsar sobre Dibujar
tabla .

Si nos equivocamos podemos utilizar la herramienta Borrador, que cambiará el dibujo

del cursor y nos permitirá eliminar cualquier línea de la tabla simplemente haciendo
clic sobre ella.

10.2. Anidar tablas

Una característica de las tablas es que se pueden anidar. Es decir, se puede crear una
tabla dentro de otra. De esta forma podremos configurar una de forma independiente
a la otra. Lo único que deberemos tener en cuenta es que, si eliminamos la tabla
principal, también se eliminará su contenido, y esto incluye las tablas anidadas que
podamos haber creado.
¿Cómo se hace? Simplemente hay que colocar el cursor en la celda que queramos e
insertar otra tabla.

10.3. Aplicar estilo de tabla

Vamos a ver como modificar el estilo de la tabla. Es decir, su formato.
Podemos aplicar estilos predefinidos con un sólo clic, eligiéndolos en la
pestaña Diseño de tabla > grupo Estilos de tabla.

Al pasar el ratón sobre ellos verás cómo cambia el formato de la tabla. Para aplicarlo
definitivamente haremos clic sobre él. Luego, podrás retocar el resultado final, si lo
deseas, con las herramientas de Sombreado y Bordes.
Además, los estilos se pueden ajustar según nuestra conveniencia en base a distintas
opciones que tenemos disponibles justo a su derecha. Podemos elegir pues si nuestra
tabla tiene o no encabezados, filas de totales o las filas y columnas resaltadas en
distintos colores que van alternando. Para ello simplemente deberemos marcar o
desmarcar cada una de las Opciones de estilo de tabla.

10.4. Ajustar tabla

Alineación.
Cuando insertamos una tabla en nuestro documento es importante que
tengamos en cuenta su alineación con respecto a la página y con respecto al
texto que la rodea.
Para hacerlo, hacemos clic en cualquier zona de la tabla para tener acceso a
la pestaña Disposición > grupo Tabla haremos clic en el botón Propiedades.

O bien seleccionamos Propiedades de tabla... en el menú contextual de la

tabla.
Se abrirá la ventana que vemos en la imagen.

Ahora basta con hacer clic en el icono adecuado para especificar un Ajuste
de texto (Ninguno o Alrededor) y
una Alineación (Izquierda, Centro o Derecha).

Mover libremente una tabla:

Otro aspecto importante cuando hablamos de ajustar una tabla al contexto,
es el de poder moverla. Al pasar el ratón sobre la superficie de la tabla,
veremos que aparece un icono en la esquina superior izquierda. Si
hacemos clic en él y lo arrastramos lograremos mover la tabla.
 Ajustar tamaño:
También al pasar el ratón sobre la superficie de la tabla, apreciaremos un
icono en la esquina inferior derecha. Si hacemos clic en él y lo arrastramos
podremos modificar de forma sencilla y visual el tamaño de la tabla.
Deberemos tener en cuenta que el sistema siempre modificará la altura del
borde inferior y la anchura del borde derecho. De esta forma su posición no
variará, ya que el punto que indica la posición de la tabla es la esquina
superior izquierda.

10.5. Trabajar con TABLAS. Ordenar. Convertir. Fórmulas. Autoajuste

([Link]

Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver cómo introducir contenido en ella. En
términos generales, no hay diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una
tabla.
La mayor parte de las funciones sobre formato están disponibles en el texto de las
tablas, se puede poner texto en negrita, cambiar el tamaño, se pueden incluir párrafos
y se pueden alinear de varias formas igual que se hace normalmente. Nos podemos
desplazar por las celdas con las teclas de movimiento del cursor, se puede seleccionar,
copiar y borrar el texto de las celdas de forma normal, pero, además, hay algunas
formas específicas de desplazarse, seleccionar y borrar para las tablas que vamos a ver
a continuación.
Desplazarse.
Para colocarse en una celda, basta hacer clic en ella con el cursor.
Si en lugar de utilizar el cursor queremos usar el teclado tenemos las
siguientes posibilidades:

Para desplazarse Presionar teclas

Celda a Izquierda Mayús + Tab
Celda a Derecha Tab
Celda Arriba Flecha Arriba
Celda Abajo Flecha Abajo
Principio de la Fila Alt + Inicio
Final de la Fila Alt + Fin
Principio de Columna Alt + RePág
Final de Columna Alt + AvPág
Al pulsar la tecla TAB en la última celda de la tabla se crea una nueva fila.

Seleccionar.
Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado izquierdo de
celda, y cuando el cursor tome la forma de una pequeña flecha negra inclinada
hacer clic y la celda se coloreará.

Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la columna, y

cuando el cursor tome la forma de una pequeña flecha negra que apunta hacia
abajo hacer clic y la columna se coloreará.
 Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una celda, pero
haciendo doble clic o también colocando el cursor a la izquierda de la fila y
haciendo clic.

También se pueden seleccionar celdas, filas y columnas haciendo clic dentro

de la celda y arrastrando a lo largo de las celdas que queramos seleccionar.

Al colocar el cursor al principio de la fila aparece un círculo con un signo más

dentro, si hacemos clic, se insertará una fila en blanco en esa posición.

Para seleccionar usando el teclado tenemos las siguientes posibilidades:

Para seleccionar Presionar teclas
Celda a Izquierda Mayús + Flecha Izquierda
Celda a Derecha Mayús + Flecha Derecha
Celda Arriba Mayús + Flecha Arriba
Celda Abajo Mayús + Flecha Abajo
Borrar.
Para borrar una celda, columna o una fila basta con seleccionarla y pulsar la
tecla Retroceso (BackSpace), si sólo queremos borrar su contenido pulsar la
tecla Suprimir. Al borrar una celda Word nos preguntará sobre la forma de
desplazar el resto de las columnas. También se pueden realizar todas estas
funciones desde la cinta.

10.6. Combinar y Dividir

En ocasiones no querremos insertar ni eliminar celdas, sino combinarlas de forma que,
por ejemplo, una fila contenga una única celda que ocupe lo mismo que las del resto
de filas. O bien para conseguir el efecto totalmente opuesto, que una celda se divida
en dos o más celdas sin afectar al resto.

Para conseguirlo, utilizamos las opciones de la pestaña Disposición > grupo Combinar.
- El botón Combinar celdas sólo estará activo si hay más de una celda seleccionada en
la tabla. Esto es así, obviamente, porque antes de nada debemos indicar cuáles
queremos combinar.
- Dividir celdas mostrará una ventana donde especificar en cuántas secciones dividir la
celda seleccionada. El ejemplo anterior mostraba una división en dos columnas y una
fila, pero perfectamente podríamos haber realizado una división horizontal en dos filas
y una columna.
- Por último, Dividir tabla separará la tabla en dos, siendo la primera fila de la segunda
tabla aquella que se encuentre seleccionada o con el punto de inserción.

10.7. Alineación y dirección del texto

Ya hablamos anteriormente de cómo alinear la tabla con respecto al texto que la
rodeaba y a los márgenes de la página. Nos queda ver la alineación interna de sus
propios elementos, es decir, la alineación del contenido de las celdas con respecto a
éstas.
Lo haremos desde la pestaña Disposición > grupo Alineación.

- Los primeros nueve botones representan cada una de las alineaciones posibles, que
son las combinaciones de alineación horizontal (izquierda, centro y derecha) y vertical
(superior, medio e inferior). Lo único que hay que tener en cuenta, como siempre, es
que las celdas a las que se quiera aplicar la alineación estén seleccionadas con
anterioridad.
Además de texto, las celdas admiten otro tipo de contenido, como imágenes,
fotografías o formas. Éstas también se pueden alinear y ajustar en la celda
exactamente igual que se haría si estuviesen fuera de la tabla. Si necesitas verlo con
detalle puedes visitar la unidad de imágenes y gráficos donde se explica cómo trabajar
con estos objetos.
- Con el botón Dirección del texto, en cambio, lo que hacemos es que el texto aparezca
en la dirección que señalen las flechas, que por defecto será horizontal hacia la
derecha (dirección de lectura occidental). Las posibilidades son tres:

- Por último, comentar que desde el botón Márgenes de celda podremos asignar
un margen fijo a las celdas de toda la tabla, así como definir el espaciado entre celdas.
Si no tienes muy clara la diferencia entre ambos conceptos.

10.8. Tamaño de celdas

Cuando creamos una tabla el tamaño que se establece a las celdas suele ser siempre el
mismo. Pero es posible que, al introducir contenido en sus celdas, el tamaño se vaya
ajustando y la tabla se vaya deformando.
Desde la pestaña Disposición > grupo Tamaño de celda, podemos controlar el aspecto
que tendrán las celdas.
-Para modificar el alto o el ancho de columna a un valor fijo, lo habitual suele ser
pulsar sobre el borde y arrastrarlo hasta que quede con el tamaño deseado. El único
inconveniente es que esto lo haríamos totalmente a ojo y para cada una de las filas o
columnas. Si lo que queremos es modificarlo con valores exactos o sobre un conjunto

previamente seleccionado, utilizaremos las flechas que permiten ir cambiando el

valor en cm.

- Las opciones de distribución también pueden resultar muy interesantes. Toman

como referencia el tamaño total de la tabla y lo dividen por el número de filas o
columnas (según el tipo de distribución que utilicemos). De esta forma conseguimos
una distribución uniforme y exacta.
- La herramienta Autoajustar también puede ser muy útil, especialmente la opción de
ajustar el tamaño al contenido de la celda.

10.9. Tratamiento de datos

Si bien es cierto que es importante saber dar formato y estructura a una tabla, lo más
importante de las tablas, al final, son los datos que contienen. Por eso es tanto o más
importante saber sacarles provecho. Las herramientas que veremos a continuación se
encuentran en la pestaña Disposición > grupo Datos.

Ordenar.
Una de las principales ventajas de que disponemos es la capacidad de ordenar
sus datos. No importa si los datos son alfabéticos, numéricos o de tipo fecha, la
herramienta es válida para todos ellos. Además, podremos escoger si hacerlo
de forma ascendente o descendente.

Al hacer clic en el botón se abrirá una ventana como la siguiente:

Como puedes observar, el proceso es sencillo:

1. Escoger la columna por la que ordenar los datos. Si habíamos utilizado
encabezados de columna en la tabla detectará los nombres
automáticamente. En el caso de la imagen Temas.
2. Especificar el tipo de datos (texto, número o fecha) de la columna en
cuestión.
3. Elegir si ordenar de forma ascendente o descendente.
 Podemos utilizar más de un criterio de ordenación, para que, por ejemplo, si
dos personas tienen el mismo nombre, se ordenen por apellido. Lo haremos
rellenando este mismo formulario en la sección Luego por inmediatamente
inferior.

Repetir filas de título.

En caso de que una tabla ocupe más de una hoja, suele presentarse el típico
problema de que los encabezados quedan únicamente en la primera y a veces
puede resultar molesto tener que "adivinar" a qué equivale cada una de las
columnas.
La solución al problema es activar el botón Repetir filas de
título . De esta forma, el encabezado se mostrará en
todas las hojas que ocupe la tabla.
Convertir texto a tablas.
Frecuentemente ocurre que ya disponemos de los datos y lo que queremos
hacer es situarlos dentro de una tabla. Word dispone de una potente
herramienta capaz de pasar datos estructurados (por ejemplo, mediante
tabulaciones) a tablas. Si los datos están bien organizados la facilidad para
pasarlos a tabla es sorprendente.
También es posible realizar el proceso contrario. Es decir, pasar los datos
contenidos en una tabla a texto.
Fórmula.
En los casos de las tablas que contienen datos numéricos es muy frecuente el
uso de filas o columnas de totales. Word es capaz de calcular estos totales de
forma automática, a través de una fórmula. Lo único que deberemos hacer es
colocar el cursor en la celda que queramos que contenga el resultado y pulsar
el botón en la pestaña Disposición > grupo Datos.
Se abrirá una ventana donde podremos configurar algunos parámetros. Por
defecto se utilizará la SUMA, pero en el desplegable Pegar función podremos
elegir otras fórmulas, al igual que también podremos elegir qué formato
utilizar para mostrar el resultado.

Es conveniente tener en cuenta algunas consideraciones:

-Podemos especificar qué celdas se calcularán, pudiendo escoger entre las que
se encuentren arriba (ABOVE), abajo (BELOW), a la derecha (RIGHT) o a la
izquierda (LEFT) de la celda que contenga la fórmula. Por tanto, la sintaxis
será =FORMULA(POSICION). También podemos especificar rangos concretos
de celdas, por ejemplo =SUMA(A2:A5), sumará desde la celda A2 (primera
columna, segunda fila) hasta la celda A5 (primera columna, quinta fila)
-A la hora de calcular con valores numéricos el sistema suele ignorar los
encabezados de tabla de tipo texto. Sin embargo, si utilizamos otras fórmulas
como pueden ser COUNT (para contar) sobre valores de tipo texto, es posible
que sí que considere el encabezado como un valor más a contar. Debemos
revisar el resultado para detectar este comportamiento incorrecto.
 -El resultado de la fórmula no se recalcula si cambia alguno de los valores que
se han incluido en el cálculo. Deberemos volverla a ejecutar.

11.1 Trabajar con IMÁGENES. Ajustar. Transparencia. Correcciones.

([Link]

En la mayoría de casos, nuestro documento se verá muy enriquecido si incorpora

fotografías, gráficos, vídeos y cualquier otro objeto que apoye su contenido con
material más visual. Por eso cada nueva versión de Word se ocupa de ir mejorando las
herramientas de ilustraciones, facilitando su inserción, retoque y ajuste.
Las herramientas de que consta Word se encuentran en la pestaña Insertar >
grupo Ilustraciones:

Vamos a describirlas brevemente:

- Imágenes. Inserta una imagen o foto guardada en el disco. Pueden ser imágenes
fotográficas procedentes de móviles o cámaras digitales, de Internet, de programas
como Photoshop, Gimp, Fireworks, PaintShopPro, etc. Suelen ser de tipo JPG, GIF o
PNG. Sobre estas imágenes se pueden realizar algunas operaciones como cambiar el
tamaño, el brillo, ..., pero no se pueden desagrupar en los elementos que las forman.
Están formadas por puntos o pixeles que tienen cada uno un color y una posición, pero
no están relacionados unos con otros. Estas imágenes admiten cambios de tamaños,
pero en ocasiones, si las reducimos y posteriormente intentamos ampliarlas de nuevo
pueden perder resolución. Cuando hablemos de imágenes, en general, nos estaremos
refiriendo a este tipo de imágenes no vectoriales.
- Formas. Mediante autoformas, líneas, rectángulos, elipses, etc. Estos gráficos
son imágenes vectoriales, es decir, la imagen está descrita matemáticamente por
vectores, por lo cual pueden ampliarse y reducirse sin perder resolución.
- Iconos. Son gráficos esquemáticos de variados temas y alta calidad. Los iconos
también son imágenes vectoriales.
- Modelos 3D. Son objetos 3D, que, al ser tridimensionales, podemos manipularlos
para presentarlos desde cualquier ángulo.
- SmartArt. Representación de datos en forma de organigramas. Lo veremos con
detalle en la unidad 12.
- Gráfico. Representación de datos en forma de gráficos de barra, de pastel, etc. Lo
veremos con detalle en esta unidad, más adelante.
- Captura. Son trozos de la pantalla capturadas por el usuario. Lo veremos con detalle
en esta unidad, más adelante.
Sobre las imágenes y los gráficos pueden realizarse multitud de operaciones, como
mover, copiar, cambiar el tamaño, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de
varias pestañas que vamos a ir viendo a continuación, cada tipo de objeto tiene su
propia pestaña, por ejemplo, la pestaña Formato de la imagen para las imágenes, la
pestaña Formato de forma para las formas, etc.
Con todos estos elementos no hay excusa para no diseñar documentos Word con una
componente gráfica atractiva. A lo largo de esta unidad y la siguiente iremos viendo lo
fácil que es hacerlo.
11.2. Tipos de archivos
Existen multitud de formatos gráficos, vamos a explicar brevemente las características
de los más utilizados. Un formato gráfico se identifica por el tipo de archivo, y se
reconoce por la extensión del archivo, por ejemplo, un archivo
llamado [Link] tiene extensión o tipo jpg.
- JPG o JPEG. Es un formato que permite distintos niveles de compresión. Se utiliza
mucho en Internet, sobre todo para imágenes fotográficas con muchos tonos.
- GIF. También se utiliza bastante en Internet, permite una buena compresión con
imágenes de pocos tonos, tipo iconos y botones. También permite crear gráficos
animados.
- BMP. No admite compresión por lo que estas imágenes ocupan mucho espacio. Se
puede utilizar, por ejemplo, en el fondo de pantalla de Windows.
- PNG. Moderno formato que permite compresión. Se suele utilizar en internet como
alternativa al GIF, porque también permite transparencias.
- SVG. Formato de imagen vectorial usado, por ejemplo, en los iconos de Word.

11.3 Insertar IMÁGENES desde Internet. Captura de pantalla

([Link]

Si hacemos clic en la pestaña Insertar > grupo Ilustraciones > Imágenes aparecen las
tres opciones que muestra esta imagen:

Vamos a ver las 3 opciones, pero en orden inverso. Si hacemos clic en Imágenes en
línea, se abrirá una ventana para que puedas buscar imágenes en Internet utilizando el
buscador de Microsoft Bing, como muestra la siguiente imagen.

Si tienes OneDrive también aparecerá como una opción más para buscar en tus
carpetas de OneDrive, en la unidad 22 veremos cómo usar OneDrive. Por supuesto,
para ambas posibilidades es necesario estar conectado a Internet.
Búsqueda de imágenes de Bing
Inicialmente se nos muestra una pantalla con diversas categorías de imágenes
(Avión, Animales, ...) si pulsamos sobre una categoría, por ejemplo, Animales,
se realizará una búsqueda utilizando esa palabra clave, aunque lo más
probable es que queramos hacer una búsqueda tecleando nuestra propia
palabra clave en la caja de búsqueda, por ejemplo, Perros, en ambos casos
aparecerá una pantalla de siguiente tipo:
Aparecerán una serie de imágenes, en principio, se muestran imágenes con
licencia Creative Commons que permiten usarlas según cada tipo de licencia.
Normalmente para usos no comerciales. También se puede quitar ese filtro y buscar
entre todas las imágenes de la web, desactivando la casilla Solo Creative Commons. Si
pulsamos en el botón filtros, podremos definir diversos filtros, como muestra la
siguiente imagen.

Como vemos, estos filtros nos permiten restringir la búsqueda a imágenes que
cumplan las condiciones que queramos, por ejemplo, podemos buscar sólo imágenes
de tamaño pequeño, transparentes, cuadradas y color naranja; con estos cuatro filtros
obtendremos el siguiente resultado:

Para insertar una imagen en el documento basta hacer doble clic sobre ella, o hacer
clic para seleccionarla y luego pulsar Insertar. La imagen se descargará de Internet.
Es importante respetar los derechos de autor de las imágenes que descarguemos de
Internet, para obtener más información sobre este tema puedes pulsar en el enlace
que hay al final de la ventana: Obtener más información aquí.
11.4 Insertar imágenes de archivo
En la pestaña Insertar > grupo Ilustraciones > Imágenes aparecen tres opciones.

Si hacemos clic en la opción Imágenes de archivo, se abrirá una ventana similar a la

siguiente.

Desde aquí podemos insertar Imágenes, Iconos, Personas

recortadas, Adhesivos e Ilustraciones procedentes de un banco de imágenes de
Microsoft. En versiones anteriores de Word a esta opción se la llamaba Imágenes
prediseñadas.
Para cada tipo de imagen se muestran unas categorías, por ejemplo, para Imágenes,
tenemos Nuevo, Saludable, Cielo, etc.
Según el tipo de versión de Word que estemos usando, esta opción contendrá más o
menos imágenes, para Word 365 tendrá todas las imágenes disponibles.
Podríamos decir que esta opción Imágenes de archivo es similar a la opción
anterior Imágenes en línea, ya que también necesitamos estar conectados a Internet,
aunque las imágenes proceden sólo Microsoft y son de libre uso.
11.5 Insertar Imágenes desde este dispositivo
En la pestaña Insertar > grupo Ilustraciones > Imágenes aparecen tres opciones.

Si hacemos clic en la opción Este dispositivo, se abrirá una ventana similar a la que se
nos muestra cuando queremos abrir un documento Word, y que ya conocemos.

Una vez seleccionado el archivo que queremos incluir pulsaremos el botón Insertar (o
pulsaremos doble clic sobre el archivo) y la imagen se copiará en nuestro documento.
En ocasiones no nos interesará que se inserte una copia de la imagen, sino vincularla
para que cuando se realice un cambio en la imagen original quede automáticamente
actualizada en el documento de Word. Para ello, deberemos pulsar la pequeña flecha
en forma de triángulo que hay en el lateral del botón Insertar y seleccionar la
opción Vincular al archivo.

Incluir imágenes procedentes de Internet

Anteriormente hemos visto la opción Insertar > Imágenes en línea, para
insertar imágenes procedentes de Internet, también podemos incluir en el
documento Word una imagen de Internet, utilizando la opción Este
dispositivo, lo único que deberemos saber es guardar previamente la imagen
en el disco duro para poder utilizarla como haríamos con cualquier otra
imagen, vamos a verlo brevemente a continuación
Cuando estemos navegando por Internet desde un navegador web y veamos
una imagen que nos interesa conservar, tenemos que hacer clic con el botón
derecho del ratón en ella y elegir la opción Guardar imagen como... del menú
contextual. En la ventana que se mostrará, escoge dónde guardarla y con qué
nombre, y ya tendremos la imagen en nuestro disco duro.

Dependiendo de tu navegador, puede que esta opción se llame de forma

ligeramente distinta. También existe la opción Copiar imagen que copia la
imagen en el portapapeles y luego sólo hay que hacer Pegar desde Word.
 Por otro lado, cuando utilizamos un buscador (Google, Bing...) por defecto
busca en la Web todo tipo de documentos, pero tenemos la posibilidad de
marcar Imágenes en la barra superior para que sólo busque imágenes.

Antes de usar una imagen obtenida de la web debes comprobar los derechos
de autor a los que está sometida.

Incluir imágenes desde otros programas

Seleccionando y copiando una imagen que estamos utilizando en otro
programa, como Paint o Photoshop, la podremos Pegar en Word.

11.6. Insertar captura de pantalla

Una opción de la pestaña Insertar > grupo Ilustraciones que puede resultar útil es la
de Captura.

La captura de pantalla es una imagen exacta de lo que se está visualizando en la

pantalla de tu ordenador. Los pasos para realizar una captura de pantalla, sin utilizar el
comando Captura, son:
1. Pulsar la tecla Imp pant (Imprimir pantalla). Para hacer la "foto" (copia de lo
que estamos visualizando) y que se guarde en el portapapeles.
2. Pegar la imagen a un editor de dibujo, como puede ser el Paint.
3. Guardar la imagen.
4. Insertar la imagen en Word desde la pestaña Insertar y la
opción Imagen, Desde este dispositivo.
En Word podemos evitarnos todos estos pasos simplemente con el botón Captura.
Al hacer clic sobre Captura, se despliega un menú con las ventanas disponibles que
permite escoger qué pantalla queremos capturar.

Se muestran cada una de las ventanas abiertas no minimizadas. Basta hacer clic sobre
una de ellas para que se copie en el documento de Word.
También dispone de la opción Recorte de pantalla. Es similar a la
herramienta Recorte incluida en Windows. Te permite escoger con qué zona concreta
de la ventana quieres quedarte.
Después de pulsar sobre Recorte de pantalla dispones de tres segundos para colocarte
en la pantalla que desees, suponiendo que tienes varias abiertas, a continuación, basta
mover el cursor para capturar la zona de la pantalla elegida.
Otro punto interesante a tener en cuenta es que la propia ventana de Word no
aparece en la captura, se omite como si no existiera, de forma que podemos disponer
de las capturas sin preocuparnos por que Word nos tape zonas de la ventana o nos
quite espacio en la pantalla.
Las capturas se insertarán en su tamaño real, pero no te preocupes, porque podrás
manipular la imagen para cambiarle el tamaño y otras propiedades.

11.7. Manipular imágenes

Para modificar una imagen primero hay que seleccionarla haciendo clic en ella. La
imagen quedará enmarcada por unos pequeños iconos y veremos que disponemos de
diferentes comandos de imagen agrupados en la pestaña Formato de la imagen.

Tamaño
Los cuadraditos que apreciamos al seleccionar la imagen, situados en las
esquinas, se pueden arrastrar para modificar simultáneamente la altura y
anchura de la imagen. Los cuadraditos situados entre cada una de las esquina
sirven para modificar únicamente la altura o la anchura, dependiendo de cuál
arrastremos.

Otra forma de modificar el tamaño es desde la pestaña Formato de la imagen.

Lo haremos estableciendo la altura y la anchura en centímetros.

Si lo que queremos no es redimensionarla, sino recortarla para quedarnos con

sólo una parte de la imagen, también lo podremos hacer desde aquí con la
herramienta Recortar. Al hacer clic sobre ella se dibujará un borde negro que
rodea la imagen. Lo único que debemos hacer es acercar el cursor al borde y
hacer clic e ir arrastrando. Veremos sombreada la zona que se va a eliminar y

al hacer clic fuera de la imagen se aplicará el recorte.

En cualquier momento podremos recuperar zonas de la imagen
inicial haciendo más amplia la zona de recorte utilizando de nuevo la
herramienta Recortar.
Estilos de imagen
En el grupo Estilos de imagen dispondremos de un conjunto de Estilos
rápidos para dotar a la imagen de un contorno vistoso que puede simular un
marco de fotografía o aplicar sombreados y relieves.
Para ver el listado completo de estilos, haremos clic en el
botón Más situado al lado de los iconos de los estilos. Con los
botones Borde de imagen, Efectos de la imagen y Diseño de
imagen podremos crear un estilo personalizado o modificar el aspecto del que
hayamos aplicado.
Ajustar
Hemos visto diversas formas de modificar sustancialmente una imagen, pero
en ocasiones con unos pequeños retoques será suficiente. Veamos las
herramientas disponibles en grupo Ajustar.

Con Quitar fondo podemos dejar transparente el fondo de fotografías,

veremos unas herramientas que nos ayudarán a seleccionar el fondo, tal y
como muestra la siguiente imagen.

Inicialmente Word detectará el fondo a eliminar con un color morado,

podemos refinar esta selección haciendo clic en el botón Marcar las áreas para
mantener y Marcar las áreas para quitar.

Con estos botones podemos lograr buenos resultados, pero esta herramienta
trabaja correctamente cuando la imagen tiene un fondo bien definido, en otro
caso la herramienta no puede eliminarlo con precisión.
En el caso de las fotografías las Correcciones nos permiten ajustar
la nitidez, brillo y contraste de una forma intuitiva. En vez de tener que ir
jugando con distintos valores, Word lo que hace es mostrar un conjunto de
previsualizaciones entre las que elegiremos cuál nos gusta más.
Para modificar el Color, disponemos de opciones de saturación y tono, así
como la opción de volver a colorear la imagen, también con el mismo sistema
de previsualización.
Si prefieres ir ajustando los niveles a tu antojo, en ambos casos dispondrás de
unas Opciones de color de imagen que abren un cuadro de diálogo donde
podrás hacerlo.
Los Efectos artísticos también pueden dar un buen acabado a una imagen.
Aunque se suelen aplicar en contadas ocasiones porque distorsionan bastante
la imagen original, pueden resultar útiles para dar un efecto curioso a una
imagen de portada, por ejemplo.
 Organizar
Desde el grupo Organizar podremos acceder a las herramientas que nos
permiten posicionar, voltear, alinear y ajustar la imagen a su contexto.

- Posición ajusta la imagen respecto a la página.

-En cambio, Ajustar texto: Ajusta la imagen respecto del texto que la rodea

.
- Girar. Muestra un menú con diferentes opciones de giro y volteo aplicables a
la imagen.
No importa cuántos cambios realicemos sobre las imágenes, siempre
dispondremos de las opciones Restablecer imagen y Restablecer imagen y
tamaño para devolver a la imagen su aspecto original, desde el grupo Ajustar.

Panel Formato de imagen.

Muchas de las herramientas que hemos visto en estos últimos puntos también
están accesibles desde el panel Formato de Imagen.

Puedes acceder a este panel haciendo clic en el botón de la pestaña Formato

de imagen > grupo Estilos de imagen
Texto alternativo.
Podemos añadir un texto a las imágenes de nuestro documento de Word para
que las personas con deficiencia visual que utilizan lectores de pantalla puedan
saber que representa la imagen. Al pulsar en el botón Texto
alternativo aparece un panel donde podemos escribir la descripción de la
imagen, como muestra la siguiente imagen.
11.8. Dibujar FORMAS. Lienzo. Crear GRÁFICOS de datos de Excel.
([Link]

Word también dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros propios
dibujos.
Si no eres muy hábil dibujando con el ratón, no te preocupes, existen varias formas
predefinidas entre las que escoger. Y si te gusta realizar tus propios dibujos también
dispondrás de rectas, curvas ajustables y dibujo a mano alzada para que puedas dar
rienda suelta a tu imaginación.
Para utilizarlas deberemos pulsar el botón Formas de la pestaña Insertar.

Selecciona la que más te guste y haz clic sobre ella.

Enseguida podrás volver al documento y ajustar sus características a tu antojo.

Dentro de Formas básicas, la primera forma llamada Cuadro de texto es un tanto
especial, porque permite insertar texto en su interior. Solía utilizarse para incorporar
texto en otra forma, creándolo sobre ella y agrupando después los objetos. Esto ya no
es realmente necesario, porque en las últimas versiones de Word es posible incorporar
texto en cualquier forma, simplemente haciendo clic con el botón derecho y
elegir Agregar texto.
Aquí tienes un ejemplo de un dibujo con texto.
Observa que el texto es considerado como tal, y es revisado por el corrector
ortográfico. Si lo recuerdas, esto no ocurría así con otras herramientas como WordArt.
La última opción, Nuevo lienzo de dibujo requiere una explicación previa.
Normalmente, al crear una forma, está se incrusta en el texto del documento, y el
texto se puede ajustar a su alrededor. Esto funciona bien para una forma, pero si
queremos hacer un dibujo complejo con varias formas es más útil disponerlas todas
dentro de un contenedor. Eso es precisamente lo que hace Nuevo lienzo de dibujo,
crea un espacio rectangular para dibujar formas dentro de él y poder tratarlo como un
conjunto.

11.9. Manipular formas

Tamaño, posición y forma
Los gráficos y formas, admiten multitud de modificaciones como giros y
cambios de tamaño y proporciones. Para modificar un gráfico lo primero que
hay que hacer es seleccionarlo, para ello hacer clic sobre él y aparecerán unos
puntos de control a su alrededor. También aparecerá la pestaña Formato de
forma.

Para modificar el tamaño, situar el cursor en los puntos de control y, cuando

cambie de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el
nuevo tamaño. Aquí vemos el resultado de arrastrar hacia la derecha.
Para mantener la proporción mantener pulsada la tecla MAYÚS mientras se
arrastra desde una de las esquinas.
Para girar el gráfico, lo seleccionamos y hacemos clic sobre el círculo que
vemos en la parte superior central de la imagen. Moveremos el ratón y
apreciaremos con una figura semitransparente cómo quedará. Soltaremos el
clic cuando esté en la posición deseada.
 Además, algunos gráficos también tienen un círculo amarillo que sirve para
distorsionar o cambiar la forma del gráfico. En este ejemplo un triángulo
isósceles se ha convertido en escaleno.

El icono de la derecha sirve para alinear la forma respecto al texto que la

rodea.
Formato
Desde la pestaña Formato de forma podemos modificar aspectos estéticos
como el color de su contorno o relleno, sombra o añadir efectos 3D. Además
de la mayoría de opciones de organización y ajuste de tamaño que ya hemos
visto anteriormente.

En esta imagen se ha aplicado:

- Relleno sólido verde.

- Línea sólida negra y ancho de 3 ptos.
- Y efecto de sombra que puedes ver en el panel de Formato de forma de la siguiente
imagen.

Para abrir el panel de Formato de forma hay que hacer clic en el botón de la esquina
inferior derecha del grupo Estilos de forma.
Desde el grupo Organizar tenemos opciones que son especialmente útiles cuando
trabajamos con más de una forma a la vez. Podemos agruparlas para trabajar con ellas
como si fuesen una única imagen, alinearlas o definir cuál estará encima de cuál con
las herramientas Traer al frente y Enviar al fondo.
11.10. Insertar gráficos de Excel
Word utiliza Excel para representar información numérica de forma gráfica.
En la pestaña Insertar hacemos clic en el botón Gráfico. Aparecerá un cuadro de
diálogo desde donde podremos seleccionar el tipo de gráfico que necesitamos.
Seleccionaremos un tipo de la lista de la izquierda y un subtipo de los iconos de la
parte superior y pulsamos Aceptar.

Aparecerá el gráfico y la hoja de Excel que nos servirá como punto de partida.

Junto con la tabla de datos correspondiente.

Como puedes observar, el gráfico que se ha insertado representa a la tabla de datos de

ejemplo la estilo de Excel. Para introducir valores en la hoja de datos, bastará hacer clic
en cada casilla e introducir nuevos datos y nombres para las series y categorías. Nos
desplazaremos a través de las celdas de la hoja de cálculo igual que lo hacíamos en las
tablas de Word. El gráfico se dibujará automáticamente a partir de los datos
introducidos.
Podemos modificar el tipo de gráfico, mediante el icono Tipo de

gráfico que aparece en la pestaña Diseño de gráfico, cuando hacemos clic

en un gráfico. Desde la pestaña Formato que hemos ido viendo a lo largo del tema
podremos establecer el estilo y visualización del gráfico tanto globalmente como de
cada uno de sus componentes. También aparece la pestaña Diseño de gráfico desde la
que podrás indicar muchos de las opciones de presentación del gráfico, como estilos
de diseño, cambiar colores, etc.
11.11. Insertar vídeo
Podemos insertar vídeos en nuestro documento de Word desde la
pestaña Insertar con la opción Vídeo en línea

Se abrirá la siguiente ventana para insertar el vídeo.

Debemos pegar la dirección o URL de un vídeo que previamente habremos copiado de

YouTube o cualquier otra página web con vídeos como Vimeo, SlideShare, etc. A
continuación, basta pulsar el botón Insertar para poner el vídeo en el documento.
Una vez insertado el vídeo se puede mover y redimensionar como cualquier imagen.
Para reproducir el vídeo basta pulsar el botón Play que aparece en el centro del vídeo.
En la siguiente imagen puedes ver el aspecto de un vídeo insertado en un documento
Word.

12. Organigramas y diagramas

12.1. Introducción
Al igual que en Word podemos insertar imágenes, dibujos y otros tipos de elementos
gráficos. Un organigrama es un elemento gráfico que representa una
organización, normalmente jerárquica, por ejemplo la organización de cargos en una
empresa.

Y un diagrama es una representación gráfica que no tiene por qué ser

obligatoriamente una organización jerárquica, puede representar desde un grupo de
elementos relacionados entre sí hasta un diagrama de secuencias, donde por medio
de la representación gráfica se explica los pasos o componentes con una secuencia
lógica, por ejemplo, los pasos a seguir para poner en marcha un producto.

Un organigrama, para Word, es un tipo de diagrama con unas características

específicas en cuanto a la estructura y elementos que lo forman.
12.2. Dibujar ORGANIGRAMAS. Modificar la estructura y darles formato.
([Link]

Crear organigrama
Para insertar un diagrama debemos:
- Acceder a la pestaña Insertar y seleccionar SmartArt.

- Se abrirá este cuadro de diálogo, donde deberás seleccionar el tipo de

diagrama que quieres insertar y pulsar el botón Aceptar. Nosotros
seleccionaremos el tipo Jerarquía.

Nos dibuja un organigrama básico de varios niveles similar al que puedes ver
en la siguiente figura.

Para modificar el texto de los recuadros basta con hacer clic en su interior y
escribir el texto que deseemos, o hacer clic en el botón < que aparece en la
 parte central izquierda para abrir el Panel de Texto que aparece en la siguiente
imagen y que explicaremos más adelante.

Al insertar un organigrama nos aparecen las pestañas Diseño de

SmartArt y Formato.

Agregar formas
Este botón sirve para insertar elementos (recuadros) al
organigrama, pulsando sobre el triángulo negro de la derecha podemos
seleccionar que tipo de forma queremos insertar, la descripción de cada
comando es bastante explicativa de lo que hace, Agregar forma detrás, etc...

También se suele utilizar la siguiente nomenclatura para llamar a los distintos

elementos.

Un Subordinado es un recuadro que está claramente un nivel por debajo. Por

ejemplo, B y C son subordinados de A, es decir están dos niveles por debajo a
A.
Un Compañero se sitúa al lado del recuadro. Por ejemplo, B es compañero de
C y está por delante de C, pero en el mismo nivel.
Un Asistente está un nivel por debajo pero antes que un subordinado. Por
ejemplo, A1 es asistente de A.

12.3. Modificar el diseño

El botón Diseño sirve para modificar el diseño del organigrama. Para activarlo hay que
seleccionar un elemento del organigrama.

Podemos elegir entre diversos diseños que modifican la estructura de colocación de

los recuadros.
Estándar. Es el diseño que por defecto se crea para los organigramas. Tiene el aspecto
que vemos en la imagen.

Dependientes a ambos lados. Al seleccionar este tipo de diseño la organización se

basa en una línea vertical desde el recuadro principal y el resto se sitúan o bien a la
izquierda o bien a la derecha.

Dependientes a la izquierda. Al seleccionar este tipo de diseño la organización se basa

en una línea vertical desde el recuadro principal y el resto de recuadros se sitúan a la
izquierda.

Dependientes a la derecha. Al seleccionar este tipo de diseño la organización se basa

en una línea vertical desde el recuadro principal y el resto de recuadros se sitúan a la
derecha salvo los ayudantes.

Autodiseño. También podemos seleccionar el recuadro que deseemos y moverlo

dentro del recuadro del organigrama. Es tan fácil como hacer clic, arrastrar y soltar.
Cambiar el orden de los elementos.

Otro botón de la pestaña Diseño de SmartArt es que sirve

para invertir el orden de los subordinados de un elemento de derecha a izquierda.
Utilizando esta función podemos cambiar el aspecto de nuestro organigrama con un
solo clic:
 Cambiar el diseño.
Debido a que Word organiza los diagramas en categorías, podemos
intercambiar el diseño de nuestro diagrama por uno de su misma categoría
con un solo clic. Lo haremos desde la pestaña Diseño de SmartArt >
grupo Diseños:

Bastará con que seleccionemos uno de ellos. El cambio se efectuará

automáticamente. También podemos seleccionar la opción Más diseños para
abrir el cuadro de dialogo de Elegir un gráfico SmartArt, que hemos visto
anteriormente, al crear un organigrama.
Ten en cuenta que cuando cambiamos de categoría de diagrama, la estructura
puede que no sea la misma, obviamente debido a que no todos
los diagramas coinciden en ella. Lo que se tomará en cuenta a la hora de
convertir un diagrama en otro será su estructura en el Panel de texto.

El Panel de texto.

Con este botón podemos mostrar el panel de texto

correspondiente a nuestro diagrama.
Además de añadir las formas como hemos visto hasta ahora también podemos
editarlo utilizando este panel.

Para modificar el texto de un elemento podemos seleccionarlo de la lista en el

panel y cambiar sus propiedades desde la pestaña Inicio. Como veremos más
adelante también podrás cambiar su aspecto.
Para añadir nuevos elementos sitúate en el lugar que quieras insertarlo y
pulsa INTRO. Se creará un nuevo elemento, utiliza la tecla Tabulador para
subordinarlo, o las teclas Shift + Tabulador para moverlo a un nivel superior.
Para eliminar elemento, sitúate en el lugar que quieras borrar y
pulsa RETROCESO.

12.4. Modificar aspecto del diagrama

Modificar el aspecto de tus diagramas es muy sencillo, en este apartado veremos todo
lo relacionado con cómo hacerlo. Con un poco de imaginación podrás crear
organigramas, diagramas y gráficos muy vistosos.
En primer lugar, seguiremos viendo las opciones que tenemos en la pestaña Diseño de
SmartArt.
SmartArt ofrece, además de muchas formas de estructuras, un rango muy amplio de
diferentes estilos y colores para cada una de ellas. Para modificar esto utilizaremos las
opciones que se encuentran en la sección Estilos SmartArt:

Podemos escoger una combinación de colores preestablecida para nuestro gráfico,

para ello, simplemente despliega el menú Cambiar colores y selecciona el que más te
guste.

Verás que a medida que vas pasando el ratón por cada una de las opciones, tu gráfico
mostrará la previsualización de cómo quedaría si aceptases esa opción.
Estos colores están clasificados por diferentes categorías, por lo que lo más
recomendable es que en un mismo documento todos los gráficos que introduzcas
sigan la misma línea para conseguir un aspecto más homogéneo.
Más adelante veremos que podemos modificar estos colores de forma personalizada.
La siguiente opción que nos será más útil todavía es la de los estilos de gráfico
predefinido, como muestra la siguiente imagen.
Estos no cambian los colores del gráfico, sino que modifican la forma en que se
visualizan.
Existen diferentes formas de visualización para cada uno de los gráficos, de hecho, hay
algunos que tienen un número sorprendente de posibilidades. Los gráficos 3D tienen
una calidad muy buena.
Para seleccionar un tipo de visualización despliega la lista y del mismo modo que antes
selecciona uno. Mientras vayas pasando con el ratón verás la previsualización en tu
gráfico.

En cualquier momento puedes hacer clic en la opción Restablecer

gráfico de la pestaña Diseño de SmartArt para devolver el diagrama a su

configuración inicial. La información se mantendrá, pero se eliminarán los cambios en
la estructura y el estilo.

En la pestaña Formato también encontraremos opciones para configurar la estética del

diagrama.

En los casos en que hayamos seleccionado una visualización en 3D podremos

seleccionar el modo Editar en 2D para pasar el gráfico temporalmente a 2
dimensiones y poder trabajar con más comodidad.
Cuando hayas terminado vuelve a hacer clic sobre ese botón y el gráfico tomará de
nuevo la apariencia 3D.
Los otros tres botones que se encuentran en la sección Formas nos ayudarán a
diferentes tareas:
Aumentar. Este botón aumenta el tamaño de la forma en el organigrama.
Cuantas más veces lo pulses más grande se hará.
Reducir. Este botón disminuye el tamaño de la forma en el organigrama.
Cuantas más veces lo pulses más pequeño se hará.
Cambiar forma. Este botón despliega un menú desde donde podrás cambiar la
forma de un elemento cualquiera del diagrama, bastará con seleccionarlo, desplegar
este menú y seleccionar la forma que quieres que tome. Podrás escoger entre todas
las autoformas disponibles en Word.
Más a la derecha encontramos los Estilos de forma. Estas opciones pueden actuar
sobre cualquier elemento del gráfico o si está seleccionado en su totalidad sobre el
objeto entero.

Desde aquí podremos establecer rápidamente el relleno, color, bordes y efectos de

nuestros diagramas. Para ello, primero podemos optar por utilizar uno de los estilos
preestablecidos por Word desplegando los estilos de forma. Selecciona uno de ellos y
se aplicará automáticamente.
Igual que antes cada vez que pases el ratón por cada uno de ellos verás la
previsualización en el diagrama del documento.
Este tipo de estilos rápidos sólo pueden ser aplicados sobre los elementos del gráfico.
Para modificar aspectos relativos al gráfico completo utilizaremos los desplegables
de Relleno de forma, Contorno de forma y Efectos de formas.

Con estas opciones podremos modificar los elementos del diagrama para crear otros
estilos diferentes a los que Word nos ofrece en los estilos predefinidos.
Observa que en Relleno de forma, además de poder escoger un color, podemos hacer
que el fondo sea una imagen, un degradado o una textura. Seleccionando la opción Sin
relleno, el elemento tendrá un fondo transparente y en el caso de que por ejemplo el
gráfico tuviese algún elemento detrás (texto, imágenes, tablas....) serían visibles a
través de él.

Desde el desplegable Contornos de forma podemos seleccionar el tipo de borde que

tendrá el todo el diagrama o parte de él. Además de poder elegir su color también
podremos modificar su grosor y el tipo de línea (sólida, a rayas, punteada...). Observa
que hay un desplegable dedicado a cómo se mostrarán las flechas que unen los
elementos de nuestro diagrama.

Dentro del desplegable Efectos de formas encontrarás las opciones más jugosas en
cuanto a la visualización del diagrama.
Dejamos en tu mano que las pruebes todas y decidas cuáles son las que más te gustan.
Aun así diremos que haciendo clic en la flechita de Estilos de Forma se abrirá el
panel Formato de forma:

Desde aquí se pueden modificar todas las características del formato del gráfico.
Este cuadro de diálogo también está accesible haciendo clic derecho sobre cualquier
parte en el gráfico y seleccionando Formato de forma.

12.5. Tamaño y organización

También en la pestaña Formato encontramos las opciones referentes a la organización
y tamaño de los diagramas.

Tamaño. Las opciones del grupo Tamaño son muy fáciles de comprender. Con ellas
puedes establecer el alto y ancho del gráfico con un par de clics.
Para ajustar mejor tus objetos es muy útil, pues a pesar de que podríamos definir el
tamaño del gráfico colocando el cursor en uno de los bordes o esquinas hasta que
cambiase su forma y luego haciendo clic y arrastrando. El resultado que lograríamos así
no sería tan exacto, pero es mucho más visual.
Organizar. El resto de opciones tienen que ver con cómo se comportará el gráfico con
el resto del documento. Como observarás, son las mismas opciones que se utilizan
para trabajar con los gráficos e imágenes, que ya vimos en su correspondiente
tema. Posición te permite seleccionar la ubicación exacta del gráfico dentro de la
página.
Y en Ajuste de texto establecerá cómo se comportará el objeto gráfico con respecto al
resto del texto que lo rodea.

La opción Más opciones de diseño abrirá el cuadro de diálogo Diseño

avanzado. Desde él podrás colocar el gráfico en la posición exacta que desees,
escogiendo la posición vertical y horizontal del objeto respecto a otros objetos (hoja,
párrafos, caracteres, etc.…).

13. Plantillas
13.1. Introducción
Una plantilla es un modelo o patrón para crear nuevos documentos, donde ya viene
establecida la estructura y el formato de los elementos que contendrá: estilo y
tamaño de fuente, formato y tabulaciones de las tablas, numeración de páginas,
cabeceras y pies de página, etc. Es útil utilizarla cuando vamos a generar documentos
idénticos en los que sólo cambian los datos, como en un fax, un currículum o una
factura.
La plantilla se diferencia de un documento ordinario de Word por estar guardada en
formato .dotx (.dot para las que contienen macros). Al crear un documento a partir de
ella, los datos que introduzcamos y los cambios que apliquemos se guardarán en un
documento normal de Word de tipo .docx, sin alterar la plantilla.
Word incluye muchas plantillas. Aprenderemos cómo utilizarlas y posteriormente
veremos cómo modificarlas para adaptarlas a nuestras necesidades. También veremos
cómo crear plantillas nuevas a partir de un documento Word. Podríamos crear
plantillas basadas en formularios de introducción de datos con controles más
complejos, pero éstos los veremos más adelante, en el tema Revisar documentos.

13.2. Elementos guardados en plantilla

Las plantillas, como hemos comentado, contienen los estilos y formatos que se hayan
definido en ellas. Pero también conservan otros elementos que no son propiamente
del documento sino del entorno de trabajo.:
- Las modificaciones en las barras de herramientas. Si añadimos o quitamos
iconos estas modificaciones también se guardarán en la plantilla.
- Si creamos o modificamos entradas de Autotexto también se almacenarán en
la plantilla.
- Lo mismo sucede con las macros y otros elementos que no hemos visto en
este curso.
Es decir, en una plantilla se guarda un entorno de trabajo de Word. De ahí la potencia
de las plantillas para trabajar de modo más eficiente con Word.

13.3. La plantilla por defecto

En realidad, las plantillas siempre se utilizan, aunque no seamos conscientes de ello.
Al crear un documento en blanco nuevo, siempre se crea con unos márgenes ya
establecidos, y con una fuente y estilos predeterminados. Todo esto está definido
internamente en una plantilla [Link] que se aplica por defecto. La extensión del
archivo es .dotm en lugar de .dotx. De esta forma, cuando hacemos clic en el
botón Predeterminar en alguna opción para forzar a Word a aplicar valores distintos
por defecto, lo que realmente hace el sistema es modificar la plantilla con la nueva
preferencia. Por ejemplo, si cambiamos el tamaño de la fuente a 12 en el cuadro de
diálogo Fuente, y pulsamos el botón Establecer como predeterminado, todos los
documentos nuevos tendrán un tamaño de 12.
También podemos modificar la plantilla [Link] abriéndola normalmente desde
Word, como un documento cualquiera. Para abrirla será necesario saber dónde está.
Averiguarlo es sencillo. En Archivo > Opciones > Avanzadas encontraremos al final de
todo el botón Ubicaciones de archivos.... Si hacemos clic en él se abrirá una ventana
donde está la ruta de los archivos. Nos interesa la ruta de las Plantillas personales.
Podemos copiar la ruta y luego lo único que resta hacer es ir a Archivo > Abrir y buscar
la plantilla en la ruta que acabamos de averiguar. Por
ejemplo: C:\Users\TuOrdenador\AppData\Local\Packages\
[Link].Desktop_8wekyb3d8bbwe\
LocalCache\Roaming\Microsoft\Templates

13.4. PLANTILLAS. Buscar plantillas, usarlas y guardar el documento

([Link]

Para utilizar las plantillas tenemos varias posibilidades, la primera es desde la

pantalla de Inicio y la segunda es desde la pantalla Nuevo.
Plantillas desde Inicio.
Al abrir Word o al pulsar la ficha Archivo se nos muestra una pantalla
de Inicio similar a la que vemos a continuación.
 En la parte superior se nos muestran varias plantillas, la primera
siempre es la plantilla Documento en blanco, y a continuación veremos
varias plantillas más, las utilizadas recientemente, en este
caso, Currículum vitae cronológic..., Currículum vitae azul y
gris y Bienvenido a Word. Para utilizar una de estas plantillas
simplemente hay que pulsar sobre ellas, si queremos buscar otras
plantillas pulsaremos en Más plantillas, con lo cual llegaremos a la
pantalla Nuevo.
Plantillas desde Nuevo.
Al pulsar en Más plantilla o al pulsar la ficha Archivo y luego Nuevo, se
nos muestra una pantalla de Inicio similar a la siguiente.

Como puedes ver en la imagen hay varias posibilidades a la hora de

elegir una plantilla:
-Plantillas utilizadas recientemente. En la primera línea veremos las
plantillas que hemos utilizado últimamente.
-Buscar plantillas en línea. Desde esta caja de búsqueda podemos
buscar plantillas en Internet, normalmente desde el servidor de
Microsoft. Obviamente necesitamos acceso a internet. Las podremos
descargar gratuitamente y directamente desde Word, sin tener que ir a
la página web Microsoft.
Podemos escribir una palabra en la caja de búsqueda o pulsar en las búsquedas
sugeridas, por ejemplo, Empresa, Tarjetas, Prospectos, etc. También podemos
pulsar directamente en una de las plantillas que se nos muestran.
Inicialmente esta activa la pestaña Office, pero, como veremos más adelante,
nosotros también podemos crear plantillas, si ya hemos creado alguna
aparecerá al hacer clic en la sección Personal.
Una vez has utilizado el cuadro de búsqueda, aparece el resultado de la
búsqueda, por ejemplo, para la palabra cartas vemos los siguientes resultados.

• El proceso para utilizar la plantilla siempre será el mismo. Localizarla, hacer

clic sobre ella y pulsar el botón Crear que aparecerá debajo junto a la
previsualización.
13.5. Trabajar con documento creado
Una vez hemos pulsado el botón Crear, veremos un documento nuevo normal, pero
con la estructura de la plantilla escogida. Observarás que la barra de título contiene un
título predeterminado como Documento1, igual que sucede con cualquier documento
que no se ha guardado todavía.

Lo más habitual es que el texto a modificar se distinga perfectamente del texto que no
debería, en principio, cambiarse. Por ejemplo, en la imagen hemos aplicado una
plantilla de currículum funcional. En él distinguimos varios elementos perfectamente
etiquetados. Veremos sus etiquetas al hacer clic sobre ellos, como es el caso de
la [Dirección del destinatario] al hacer clic en el campo pasará a modo edición, para
permitirnos cambiar el texto. Hay elementos de la plantilla que pueden borrarse, como
las instrucciones para colocar nuestra imagen, mientras que otras partes del texto
pueden modificarse o quedar como se muestran, a criterio del usuario.
Una vez rellenada la información de los campos y ajustado el resto del texto
guardaremos el documento normalmente, dándole nombre. La plantilla no se verá
afectada.

13.6. Crear y modificar PLANTILLAS. Modificar plantilla [Link]

([Link]

Vamos a ver cómo se pueden modificar plantillas ya existentes, así podremos

modificar tanto las plantillas proporcionadas por Word como las que creemos
nosotros a partir de documentos.
Para modificar una plantilla primero hay que abrirla como hemos visto en el punto
anterior. En la pestaña Archivo > Nuevo, y seleccionamos una plantilla. Nosotros
hemos elegido Carta de presentación gris . Luego, hacemos clic en el botón Crear,
igual que si fuésemos a crear un documento.
Sobre la plantilla abierta en Word podremos hacer todas las modificaciones de diseño
que queramos. Por ejemplo, podríamos introducir los datos que siempre se repetirán,
como el Nombre del destinatario, Título, Compañía, etc. Así ya no tendremos que
introducirlo cada vez. También cambiaremos el tamaño y el tipo de letra, etc.
Al final obtendremos nuestro propio diseño. Ahora sólo nos quedaría guardar la
plantilla modificada, para ello hacemos clic en Guardar como y nos aparecerá un
cuadro de diálogo, en Tipo de archivo aparecerá Documento de Word, pero nosotros
debemos cambiarlo a Plantilla de Word (*.dotx), como puedes ver en la siguiente
imagen.

Observad una cosa importante.

• Automáticamente Word cambiará la carpeta a la carpeta predeterminada para
las plantillas. Por ejemplo, Documentos > Plantillas personalizadas de Office,
o similar. Hay que guardarla en esta carpeta para que luego se comporte como
una plantilla y aparezca en la sección Personal, al buscar plantillas.
Sólo nos queda darle nombre a la plantilla y hacer clic en Guardar.
Técnicamente no hemos modificado la plantilla, sino que hemos creado una
personalizada en la sección Personal a partir de una original de las Plantillas
de Office. Si quisiéramos modificar una plantilla prediseñada como tal, lo único
que tendríamos que hacer es guardarla como plantilla, con el mismo nombre y
en el mismo directorio que la original.
• Si modificamos la plantilla [Link] y queda inservible, podemos borrarla
de su ubicación habitual Documentos > Plantillas personalizadas de Office, y
al cerrar y volver a arrancar Word, volverá a crearse la plantilla original, ya
que Word guarda una copia de forma automática y si detecta que no existe, la
restaura.

13.7. Crear plantillas a partir de documentos Word

Las plantillas y los documentos Word se diferencian esencialmente en que son
distintos tipos de documentos. Por lo tanto, a partir de un documento Word podemos
crear una plantilla simplemente cambiándole el tipo de documento.
Así pues, para crear una plantilla a partir de un documento de Word tendremos que:
1. Diseñar el documento Word.
Modificar el documento para darle el aspecto de una plantilla. Aquí, podríamos
incluir campos del estilo Haga clic aquí..., aunque no es necesario que una
plantilla contenga estos campos. Por supuesto, también podemos partir de un
nuevo documento en blanco para diseñar nuestra plantilla.
2. Guardar como plantilla.
Hacer clic en Guardar y en el campo Tipo seleccionar Plantilla de Word
(*.dotx). Como ya sabes, automáticamente Word te propondrá que la guardes
en la carpeta por defecto para las plantillas. Recuerda que debes guardarla ahí
si quieres que luego se comporte como una plantilla y aparezca en la
sección Personal.

14. Combinar correspondencia

Mediante la opción Combinar correspondencia Word nos permite generar varios
documentos a partir de uno, cada uno de estos documentos se diferenciará por los
datos obtenidos de una fuente de datos ( Base de datos, tabla Excel, etc.).
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el
texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encargará de generar
los datos variables (los que cambian en cada carta según la persona). De esta forma
podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en
el lugar donde están almacenados los datos.
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de
etiquetas o recibos, la impresión de sobres, etc.
Es decir, combinar correspondencia permite obtener copias de un mismo documento,
pero con los datos de personas distintas.

14.1. Conceptos previos

Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos
fundamentales: el documento principal y el origen de datos.
• Documento principal.
Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que
toman su valor del origen de datos.
• Origen de datos.
Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el documento
principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo, puede ser una tabla
de Access, un libro de Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de
Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.
En cualquier caso, podemos ver el origen de datos como una lista de
registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un
campo corresponde a una columna. Por ejemplo, si el origen es una tabla de
clientes de Access, el registro será la fila correspondiente a un cliente, y los
campos serán, por ejemplo, el nombre y la dirección del cliente, es decir cada
uno de los datos de ese cliente.
Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuación y verás qué sencillo
resulta utilizar esta potente utilidad de Word.

14.2. Combinar correspondencia utilizando el asistente paso a paso

([Link]

Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que

ya contenga el texto fijo.
Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación de
correspondencia. Allí hacer clic en la opción Paso a paso por el Asistente para
combinar correspondencia.
Se mostrará el panel Combinar correspondencia. Observarás que se trata de un
asistente porque en la zona inferior indica que es el Paso 1 de 6 y hay una opción para
pasar al siguiente paso. Como la mayoría de asistentes, es muy sencillo e intuitivo.
En primer lugar, tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar
(cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etc.) Nosotros vamos a
seleccionar Cartas. Al hacer clic en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente.

En el paso 2 definimos el documento inicial, es decir, el documento que contiene la

parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres
opciones tenemos una explicación de la opción seleccionada en este momento.
Dejaremos seleccionada la primera opción y haremos clic en Siguiente para continuar
con el asistente.

En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar

una lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro
archivo Word, etc.), podemos utilizar contactos nuestros de Outlook, o simplemente
escribir una lista nueva.
- Si seleccionamos la opción Utilizar una lista existente aparece la opción Examinar...,
hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos.
- Si seleccionamos la opción Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar
de Examinar... aparece la opción Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y
elegir la carpeta.
- Si seleccionamos la opción Escribir una lista nueva en lugar de Examinar... aparece la
opción Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista.
Ahora explicaremos con más detalle la opción Examinar.... Al hacer clic en ella se abre
el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos en el que indicaremos de
dónde cogerá los datos:

El proceso es el mismo que seguimos para abrir un archivo de Word, por ejemplo, así
que no entraremos en demasiado detalle. Como siempre, deberemos situarnos en la
carpeta adecuada y seleccionar el archivo donde se encuentran los registros con los
datos que necesitamos. Por ejemplo, en la imagen podríamos tomar la base de
datos Access contactos-accdb.
Se admiten tipos de archivos muy variados, pero lo más común será dejar seleccionada
la opción Todos los orígenes de datos, que incluye todos los tipos aceptados para la
combinación. Obviamente también podríamos cambiarlo por cualquiera de las
opciones válidas. Puedes desplegar el menú para examinar las distintas posibilidades.
Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diálogo Destinatarios de
combinar correspondencia, en él vemos los datos que se combinarán y podemos
añadir opciones que veremos más adelante. Dependiendo del tipo de datos que
hayamos utilizado puede variar ligeramente la experiencia. Por ejemplo, si es una base
de datos con varias tablas, deberemos seleccionar en qué tabla basarnos; si es un libro
de Excel, en qué hoja se encuentran los datos, etc.
En él podremos marcar o desmarcar los registros para seleccionar cuáles utilizar. Lo
normal es que estén todos seleccionados, pero si queremos descartar alguno no
tenemos más que desactivar su casilla haciendo clic en ella. También podremos utilizar
las herramientas disponibles paras ordenar, filtrar, buscar duplicados, etc. Lo veremos
en detalle más adelante. Cuando terminemos haremos clic en Aceptar y luego
pulsamos siguiente en el asistente.
En el paso 4 redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no
estaba escrito ya) y añadimos los campos de combinación. Para ello debemos
posicionar el cursor en la posición donde queremos que aparezca el campo de
combinación y a continuación hacemos clic en el panel de tareas sobre el elemento
que queremos insertar.

Podemos insertar un Bloque de direcciones..., una Línea de saludo..., Franqueo

electrónico... (si tenemos la utilidad instalada), o Más elementos.... En la opción Más
elementos... aparecerá la lista de todos los campos del origen de datos y podremos
elegir de la lista el campo a insertar.
Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente para seguir con
el asistente.

En el paso 5 examinamos las cartas tal como se escribirán con los valores
concretos del origen de datos.
Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente
respectivamente, o bien Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario que
estamos viendo o Editar lista de destinatarios... para corregir algún error detectado.
Para terminar, hacer clic en Siguiente.
Para enviar las cartas a la bandeja de la impresora hacer clic en la opción Imprimir....
Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar
el texto fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario hacemos
clic en Editar cartas individuales... En este caso nos aparecerá un cuadro de diálogo
para permitirnos elegir combinar todos los registros, el registro actual o un grupo de
registros. El documento creado será un documento normal sin combinación.
Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores cerramos panel de tareas.

14.3. Combinar correspondencia sin el asistente. Orígenes de datos

([Link]

Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas

podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto,
pero también podemos utilizar los botones de la pestaña Correspondencia.

Aquí veremos los botones de esta pestaña, algunas opciones las ampliaremos más
adelante.

Editar lista de destinatarios. Permite abrir el cuadro de

diálogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios
convenientes.
Bloque de direcciones. Permite insertar en la posición del cursor un bloque de
direcciones tal como vimos con el asistente.
Línea de saludo. Permite insertar en la posición del cursor una línea de saludos tal
como vimos con el asistente.

Insertar campo combinado. Permite insertar en la posición del cursor

un campo del origen de datos.

Resaltar campos de combinación. Permite resaltar los campos combinados si la

opción está activada, los datos correspondientes a campos combinados aparecen
resaltados de esta forma es más fácil localizarlos dentro del documento.
Asignar campos. Permite asignar campos, esta opción la detallamos más
adelante.

En este menú podrás utilizar una barra de desplazamiento con botones para avanzar y
retroceder por los diferentes destinatarios. También podrás buscarlo o comprobar
algún tipo de error por tu parte en la creación de la carta.
14.4. Insertar campos de combinación
Para incluir un campo de combinación, hacer clic en comando Insertar campo

combinado de la pestaña Correspondencia y se abrirá un cuadro de diálogo

con la lista de todos los campos del origen de datos, similar al que muestra la siguiente
imagen.

.
Seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botón Insertar. Podemos insertar
así todos los campos que queramos. El campo aparecerá en el documento principal
entre << y >> esto nos indica que ahí va un campo que será sustituido por un valor cuando
se ejecute la acción de combinar.
Aquí tienes un ejemplo de un documento con campos de combinación.

Otra forma de hacer lo mismo es hacer clic en la flechita de para que se abra
un desplegable con la lista de todos los campos del origen de datos que podemos insertar

14.5. Ver datos combinados

Si queremos ver el aspecto que tendrá el documento combinado, hacer clic en el

botón . Este botón permite ver el documento principal con los nombres de los
campos o bien con los datos. Por ejemplo, la siguiente imagen muestra el mismo
documento de la imagen anterior, pero mostrando la vista previa de resultados.
Si estamos visualizando el documento de esta forma a veces es un poco complicado
localizar los campos de son del origen de datos. Una forma fácil de solucionar este

problema es hacer clic sobre el icono , los campos del origen de datos
aparecerán resaltados.

14.6. Desplazarse por registros

El origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios). Al
combinar, se generarán tantos documentos como registros tenga el origen. Los
siguientes botones permiten desplazarse por las filas del origen para comprobar, por
ejemplo, si los datos que salen son los esperados.

Primer registro del origen.

Registro anterior.
Este cuadro permite saber qué registro se está visualizando, y también
permite ir directamente a un registro determinado escribiendo el número de registro.
Por ejemplo, 1 indica que estoy en el primer registro, si sustituimos ese 1 por un 4, se
visualizará el documento con los datos del cuarto cliente.
Registro siguiente.
Último registro.
14.7. Buscar un registro
Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser largo y tedioso buscar un
registro concreto pasando de un registro a otro con los botones de desplazamiento, en
estos casos se utiliza el botón . Permite ir a un registro concreto
indicando el valor que buscamos y en qué campo lo tiene que buscar.
Al hacer clic en el botón aparece el cuadro de diálogo Buscar
entrada que vemos en la imagen.

En Buscar: ponemos el valor que queremos buscar.

En Buscar en: Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el
valor.
Hacer clic en el botón Buscar siguiente. Si no encuentra ningún registro de las
características buscadas, nos lo indica mediante un mensaje.
La búsqueda siempre se realiza a partir del registro en el que se encuentra en ese
momento, si ese registro no es el primero, cuando llegue al final del origen de datos y
no haya encontrado el registro buscado, nos devuelve otro mensaje por si queremos
que siga buscando desde el principio del origen.
Si encuentra un registro de las características buscadas, se posiciona en él y aparece un
cuadro de diálogo donde podemos seguir buscando otro registro con las mismas
características.

14.8. Destinatarios de combinar correspondencia

Aunque tengamos los datos en un archivo externo, Word es capaz de enlazar con
ellos, no sólo para mostrarlos en el documento, sino también para manipularlos.

Haciendo clic en el icono se abre el cuadro de diálogo Destinatarios de

combinar correspondencia donde encontraremos opciones interesantes, como
ordenar o filtrar los datos que se van a utilizar.

En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios que se combinarán
con el documento principal. Cada fila corresponde a un destinatario y por cada
destinatario se generará un documento (carta, mensaje de correo electrónico,
etiqueta, etc.)
La segunda columna que no tiene nombre y contiene casillas de verificación sirve para
indicar qué destinatarios queremos utilizar, normalmente estarán todas las casillas
marcadas, si queremos que un destinatario no aparezca en el documento combinado
sólo tenemos que desmarcar la casilla haciendo clic sobre ella. La casilla de la zona de
encabezados marca o desmarca todos los registros a la vez.
Si queremos modificar el valor de algún dato almacenado hacemos clic sobre el origen
de datos en la parte inferior ([Link]) y pulsamos Edición.
Se abrirá este cuadro de diálogo:
Desde aquí podremos cambiar los datos del destinatario o incluso añadir nuevos.
También podremos posicionarnos en un valor en concreto utilizando el
botón Buscando.
Si queremos introducir una condición de filtro para filtrar del origen de datos los
destinatarios que nos interesan, hacemos clic en una de las flechas del encabezado,
aparecerá el cuadro de diálogo que te explicamos en el siguiente apartado.

14.9. Filtrar destinatarios

Podemos filtrar los destinatarios para que sólo se utilicen los registros que tengan un
determinado valor en un campo de combinación. Por ejemplo podríamos decidir
utilizar únicamente los clientes de Alicante.

En la pestaña Correspondencia hacemos clic en . En el cuadro de

diálogo Destinatarios de combinar correspondencia pulsamos en el encabezado del
campo correspondiente, en este caso Población, y se desplegará una lista con varias
opciones:

(Todos) se seleccionan todos los valores de población.

Los valores que aparecen sin paréntesis son los distintos valores que aparecen en el
campo, en este caso las poblaciones Valencia y Alicante. Si seleccionamos uno de
estos valores, seleccionará del origen de datos los destinatarios que tengan ese valor
en la población y los demás no se combinarán.
(Espacios) se selecciona todo destinatario sin población.
(Sin espacios) se seleccionan todos los destinatarios que tienen un valor en el campo
población.
(Avanzado...) abre el cuadro de diálogo Filtrar y ordenar. Este cuadro también se
puede abrir haciendo clic en Filtrar... en la ventana de destinatarios que se inicia al

pulsar . La ventana es como la que se aprecia en la siguiente imagen:

En la pestaña Filtrar registros vamos poniendo la condición que deberán cumplir los
registros del origen de datos que queremos que salgan combinados. Se puede poner
una condición o varias. Cada línea es una condición.
Lo único que debemos hacer es seleccionar un campo de la lista, el tipo
de comparación a realizar de entre las disponibles e introducir manualmente el valor a
comparar (Comparar con).
En algunos casos no será necesario especificar un valor en el campo Comparar con:
cuando se compruebe si el valor está o no vacío. Por ejemplo si no queremos combinar
los clientes sin dirección, seleccionaremos Campo: dirección y Comparación: No está
vacío. Veremos que Comparado con: sale deshabilitado y por tanto no podemos
escribir nada. Por supuesto, no tendría sentido hacerlo, porque no vamos a
compararlo con nada.
Por ejemplo, la condición formada en el cuadro anterior se leería: Categoría es igual a
Clase, de esta forma sólo aparecerían combinados los clientes de Clase.
Podemos utilizar varias condiciones uniéndolas por el operador Y u O para formar
condiciones compuestas, como por ejemplo: nombre igual a Juan Y dirección No
vacío, sacaría los clientes de nombre Juan que tuviesen algo en el campo dirección.
Para quitar las condiciones hacemos clic en el botón Borrar todo.
Una vez formulada la condición salimos haciendo clic en Aceptar.
Cuando utilizamos un campo para filtrar los registros a combinar, la flecha de su
encabezado ya no se muestra negra, sino azulada.

14.10. Ordenar destinatarios

Si queremos ordenar los destinatarios por algún campo, por ejemplo nos interesa que
las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea más fácil entregarlas a los
empleados, hacemos clic en el nombre de la columna que queremos ordenar y
veremos que los destinatarios se ordenarán por ese campo. Si volvemos a hacer clic
sobre el nombre de la columna los destinatarios pasarán a ordenarse en orden inverso.
También podemos ordenar por varios campos. Por ejemplo queremos ordenar las
cartas por provincia y dentro de la misma provincia por población y dentro de la
misma población por apellidos. En este caso tenemos que utilizar la ficha Ordenar
registros del cuadro de diálogo Filtrar y ordenar. Recuerda que accedemos a ella
haciendo clic en el botón Editar lista de destinatarios y desde ahí ya podemos
seleccionar Ordenar....

Sólo tenemos que seleccionar en Ordenar por el campo por el cual queremos ordenar
los registros, y si queremos ordenación ascendente (de menor a mayor) o descendente
(de mayor a menor).
Para ordenar por más campos rellenar Luego por.
En el ejemplo de la imagen saldrían las cartas ordenadas por Apellidos y dentro de un
mismo Apellido por Nombre.
Una vez formulada la condición salimos haciendo clic en Aceptar.

14.11. Asignar campos

Ya hemos visto que podemos indicar a Word que inserte un bloque de direcciones,
una línea de saludo, etc. Para poder hacerlo Word tiene definido unos campos
estándares para referirse al nombre del destinatario, su dirección, población, etc. Estos
nombres no tienen por qué coincidir con los nombres que tiene nuestro origen de
datos, pero esto no es problema ya que tenemos la utilidad de Asignar campos. Esta
utilidad me permite decirle a Word cómo se llama el campo estándar en nuestro
origen de datos para que Word pueda luego realizar la asociación necesaria.
El icono abre el cuadro de diálogo Asignar campos donde definimos estas
asociaciones. Este cuadro de diálogo también se puede abrir siempre que veamos en
pantalla un botón Asignar campos....

En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estándares que
utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre
del campo del origen de datos con el que se corresponde.
Cuando en el origen de datos existe un campo con el mismo nombre que un campo
estándar, Word hace automáticamente la asociación. Para el resto de los campos
estándares tendríamos que desplegar la lista y elegir el campo a asociar.
Estas asociaciones no siempre son necesarias, por ejemplo si no vamos a utilizar la
opción Bloque de direcciones, ni la línea de Saludos, no hace falta realizar las
asociaciones, y cuando Word necesite una asociación no definida nos lo preguntará o
veremos que falta algo.

14.12. Combinar al imprimir

Dentro de Finalizar y combinar, vemos estas opciones:

La opción Imprimir documentos permite enviar a la impresora el resultado de la

combinación. Al hacer clic en ella aparece el siguiente cuadro de diálogo .

Podemos imprimir Todos los registros combinados (todos los destinatarios después de
aplicar los filtros), el Registro actual (el que estamos visualizando en este momento, o
un grupo de registros (Desde: ... Hasta: ...).
En Desde: ponemos el número de orden del primer registro a combinar, dejarlo en
blanco indica desde el primero.
En Hasta: ponemos el número de orden del último registro a combinar, dejarlo en
blanco indica hasta el último.
Por ejemplo, del segundo al quinto (Desde: 2 Hasta: 5); a partir del segundo
(Desde: 2 Hasta: en blanco); los tres primeros (Desde: en blanco Hasta: 3).
Al pulsar Aceptar se abrirá el cuadro de diálogo Imprimir que ya conoces.

14.13. Combinar en correo electrónico

Dentro de Finalizar y combinar, vemos estas opciones:

La opción Enviar mensajes de correo electrónico permite enviar cada carta

del resultado de la combinación en un correo electrónico. Con la amplia utilización del
correo electrónico es evidente que esta utilidad nos va a ahorrar mucho trabajo.
Al hacer clic en ella aparece el cuadro de diálogo que vemos a continuación, debemos
completar los parámetros del mensaje a enviar.
En Para: seleccionamos de la lista despegable el campo que contiene la dirección
de email del destinatario.
En Asunto: escribimos el texto que figurará en el asunto del mensaje.
En Formato de correo: seleccionamos de la lista despegable el tipo de formato del
mensaje, puede ser Texto sin formato, HTML o Datos adjuntos.
En la zona Enviar registros debemos indicar qué grupo de registros queremos enviar
(Todos, Registro actual, Desde Hasta, con el mismo significado que ya vimos en el
punto anterior Combinar al imprimir)
Para poder disfrutar de esta utilidad deberemos tener instalado un programa de
correo electrónico compatible con MAPI como, por ejemplo, Microsoft Outlook, ya
que se iniciará para poder realizar el envío de correos.

14.14. Sobres y etiquetas

A lo largo del tema hemos visto cómo utilizar el asistente de combinación de
correspondencia para enlazar unos datos ya existentes con Word y enviar cartas
personalizadas por email. Pero ésta no es la única opción, en el mundo comercial, se
envían paquetes y cartas en papel, por lo tanto, necesitaremos imprimir datos
en sobres o en etiquetas que serán pegadas a los sobres o paquetes. En este apartado
nos centraremos especialmente en la creación masiva.
Tenemos dos opciones:
• Utilizar la opción de combinar correspondencia que permite enlazar con una
base de datos o crear un conjunto de registros de forma manual, etc. tal y
como hemos ido viendo anteriormente con el ejemplo de las cartas.
• bien crearlos a partir de la agenda de contactos de Outlook, el gestor de correo
electrónico de Microsoft Office.

La primera opción sigue un proceso parecido a lo que ya hemos visto.

Empezaremos por seleccionar Iniciar combinación de correspondencia en
la pestaña Correspondencia. Es ahí donde seleccionaremos si deseamos
crear Sobres o Etiquetas. También podríamos seleccionar el asistente y
luego el tipo de material a generar en el panel lateral.

En cada caso se abrirá un pequeño cuadro de diálogo que permite su configuración.

• Los sobres disponen de opciones para modificar el tamaño del sobre, la fuente
y la posición del texto, en la pestaña Opciones de sobre. Es interesante
observar el dibujo que muestra la vista previa del resultado. Además, podremos
indicar la orientación del sobre en la bandeja de entrada, desde la
pestaña Opciones de impresión.

• En el caso de las etiquetas lo principal es indicar qué tipo de etiquetas vamos a

imprimir. En el desplegable de Marcas deberemos elegir la marca del papel de
etiqueta que tengamos y luego, en el cuadro inferior, seleccionar de qué tipo
en concreto se trata. El listado es bastante completo, de modo que si elegimos
cualquiera de ellas, Word ya sabrá sus proporciones y será capaz de imprimir el
texto perfectamente ajustado a ellas. Si nuestras etiquetas no aparecen en el
listado deberemos crear una Nueva etiqueta con el botón y establecer sus
propiedades.

Al aceptar veremos que la hoja del documento ahora contiene una tabla que
dibuja los límites de las etiquetas. Es posible que no se aprecie a simple vista,
pero está ahí, por eso aparecen las pestañas de Herramientas de tabla. En
cualquier momento podemos cambiar los bordes de la tabla para distinguirlos,
aunque es conveniente dejarlo sin borde antes de realizar la impresión.
Tanto en el caso de los sobres como en el de las etiquetas, lo único que
restaría hacer es Seleccionar destinatarios, como ya hemos visto a lo largo del
tema, personalizar el formato si se desea, por ejemplo incluyendo el logotipo, e
imprimir.

Para crear un único sobre o etiqueta, o bien para crearlos de forma

masiva utilizando la lista de contactos de Outlook, lo más sencillo es
situarnos en la pestaña Correspondencia > grupo Crear y
seleccionar Sobres o Etiquetas.
 En realidad ambas opciones abren el mismo cuadro de diálogo, la
diferencia es que nos sitúan en distintas pestañas de él.
Como puedes observar en la imagen, disponemos de un pequeño
botón en forma de agenda que permite importar los contactos de
Outlook. Además, vemos información como la orientación del papel en la
bandeja de la impresora, y una vista previa del resultado. Siempre
podremos modificar estas opciones de impresión desde el
botón Opciones. Cuando esté todo listo, lo único que deberemos hacer es
pulsar Imprimir.
Una opción interesante puede ser la de Agregar franqueo electrónico. Para poder
utilizarla es necesario descargar un programa de franqueo electrónico, aunque sólo
está disponible en determinados países. Infórmate en tu oficina de correos más
cercana de si es posible realizar tal operación.

15. Esquemas
15.1. Introducción
Un esquema es un resumen bien estructurado de un documento. Para poder aplicar
un esquema el documento debe estar organizado en niveles, es decir que el
documento se pueda dividir en puntos y que en el interior de esos puntos existan
puntos secundarios, terciarios, etc. Un ejemplo claro y sencillo es este curso; el curso
está dividido en unidades, cada unidad se va dividiendo en puntos secundarios y
algunos puntos se subdividen en puntos a tercer nivel. Cuanto más extenso sea un
documento más interesante es utilizar los esquemas.
Con un pequeño esfuerzo adicional nuestros documentos de Word quedarán
perfectamente estructurados.
Este es un ejemplo de un documento extendido, en vista normal.

Y este es el mismo documento en vista de esquema, más adelante veremos cómo

crearlo.
15.2. Conceptos previos
Antes de ver cómo crear esquemas y trabajar con ellos vamos a definir algunos
conceptos que utilizaremos en el resto de la unidad.
Nivel de esquema. El nivel de esquema es una característica de formato
que se puede asignar a un párrafo. De forma similar a cómo asignamos
una alineación a un párrafo, también podemos asignarle un nivel de
esquema. Hay nueve niveles disponibles (Nivel 1 a Nivel 9). La creación de
esquemas se basa en los niveles de esquema, es decir, para crear un
esquema previamente debemos asignar los niveles de esquema es las
partes adecuadas del documento. Como iremos viendo a lo largo de esta
unidad, los niveles de esquema se pueden asignar directamente o por
medio de los Estilos de Título.
Estilo de título. Un estilo de título es un formato predefinido que se
aplica normalmente a un título. Word tiene nueve estilos de título
diferentes: Título 1, Título 2, ..., Título 9. Cada estilo tiene sus propias
características de formato (fuente, tamaño de letra, etc.) y también
tiene un nivel de esquema definido. El estilo Título 1 tiene el nivel de
esquema 1, el estilo Título 2 tiene el nivel de esquema 2, y así
sucesivamente. De esta forma, al aplicar un estilo de título también
estamos asignando el nivel de esquema correspondiente.
También es importante no confundir los esquemas con las tablas de
contenidos o el mapa del documento:
Mapa de documento. Si no nos hemos preocupado de asignar Niveles
de esquema a nuestro documento, Word dispone de otra forma de
crear algo similar a un esquema. Se trata del Mapa del documento que
es un esquema más rudimentario creado por Word según unos criterios
internos y que no podemos modificar. Si el documento está bien
estructurado Word creará un Mapa de documento bastante bien
definido, pero si el documento no tiene una estructura clara el mapa de
documento creado por Word nos servirá más bien de poco. Lo
apreciamos al mostrar el Panel de navegación, haciendo clic en esta
opción de la pestaña Vista, y sirve básicamente para ayudarnos a
desplazarnos por el documento. Ya lo vimos en la unidad 3.
Tabla de contenidos. Una tabla de contenido también puede tener
ciertas similitudes con un esquema. Una tabla de contenidos es lo que
en España solemos llamar un índice. Una tabla de contenidos es una
lista de los puntos de un documento con el número de página donde se
encuentra dicho punto. Además, tiene la funcionalidad de poder
acceder directamente al punto en cuestión presionando la tecla CTRL y
haciendo clic sobre el punto. También tiene la capacidad de actualizarse
de forma automática. La tabla de contenido se explicará con
profundidad en la Unidad 17.
15.3. Crear ESQUEMAS. Ventajas para documentos grandes y estructurados
([Link]

A la hora de plantearse crear un documento que va a contener un

esquema disponemos de dos estrategias:

1. Crear el esquema antes de redactar el texto del documento.

Así podremos utilizar el esquema como guía e ir redactando el texto de cada punto en
el orden que deseemos.
Para aplicar este método:
- Creamos un documento nuevo y nos ponemos en visión esquema. Desde la
pestaña Vista > Esquema.

Se abrirá la pestaña Esquema, que veremos con detalle en el punto siguiente.

- Escribimos el primer título o punto de nuestro documento y veremos como
Word le asigna Título 1 y Nivel de esquema 1. Seguimos redactando los
siguientes títulos o puntos de nuestro documento asignándoles el nivel de
esquema que deseemos utilizando los botones de la pestaña de la
siguiente forma:
- Después de escribir un título pulsamos la tecla INTRO y podremos escribir el
siguiente título con el mismo nivel de esquema en el que estábamos, si
queremos bajar un nivel pulsamos el botón ,y si queremos subir un nivel
pulsamos el botón . También puedes utilizar el resto de los botones de la
pestaña Esquema que tienes explicados en el siguiente punto.
- Una vez está creado el esquema, para introducir el texto normal del

documento en el desplegable Nivel de esquema ,

hay que seleccionar Texto independiente.

2. Crear el esquema después de tener el documento redactado.

Si el documento ya tiene unos puntos definidos bastará asignarles el nivel
correspondiente (nivel 1, nivel 2...). Si no es así tendremos que ver cómo
estructurar el documento distinguiendo los puntos importantes para convertirlos
en el nivel que les corresponda. Esta opción es la que utilizaremos nosotros en los
ejemplos de esta unidad.
Para definir los niveles de esquema podemos hacerlo de tres formas:

a) Utilizando los estilos de títulos predefinidos que nos ofrece Word, Título
1, Título 2... Título 9. Estos estilos tienen la peculiaridad de que ya tienen un
nivel asociado que se corresponde con el número del título, es decir el Título
1 tiene el Nivel de esquema 1 y así sucesivamente.
Para aplicar un estilo de título debemos:
- Seleccionar el texto al cual le vamos a aplicar el título.
- Acceder a la barra de formato y en estilo escoger el título que

corresponda.
 El inconveniente de utilizar los títulos predefinidos de Word es que tienen su
propio formato, por ejemplo, el Título 1 es Cambria con tamaño 14 y en azul, y
puede darse el caso que este formato no se adapte a nuestro documento.

b) La segunda opción es definirnos nuestros propios estilos de títulos y

asignarles el nivel de esquema que creamos conveniente.
En la unidad 7 puedes repasar cómo definir un estilo. Para asignar un nivel de
esquema al estilo hay que situarse en el cuadro de diálogo Nuevo estilo y
pulsar en el botón de la parte inferior izquierda llamado Formato. Se abrirá un
desplegable, elegimos Párrafo y aparecerá un cuadro de diálogo como el de la
imagen.
En la parte superior del cuadro está la opción Nivel de esquema, donde
podemos elegir el nivel que deseemos. Por ejemplo, en la imagen tenemos
seleccionado el Nivel 2.

También podríamos aplicar un nivel de esquema a un punto de nuestro

documento directamente, es decir, sin definir un estilo nuevo. Bastaría
seleccionar el texto y aplicarle formato Párrafo para llegar a este cuadro de
diálogo y elegir el Nivel de esquema deseado. Aunque lo más aconsejable es
definir un estilo nuevo y aplicarlo cuando lo necesitemos.

c) La tercera opción para asignar niveles de esquema, es utilizar los botones de

la pestaña Esquema, de los que hemos hablado hace un momento y que
veremos en el punto siguiente.

15.4. Pestaña de esquema

Supongamos que hemos redactado el documento y hemos aplicado a los títulos
correspondientes los niveles adecuados. Para ver el esquema creado debemos acceder
a la pestaña Vista y cambiar la vista a Esquema.

Si lo hemos hecho bien veremos únicamente los títulos del documento con la sangría
adecuada a su nivel de esquema.
Además de ver el texto esquematizado nos aparece la pestaña Esquema que vemos en
la imagen de abajo.
A continuación, detallamos la funcionalidad de cada botón de la barra de esquema de
forma esquemática y en el punto siguiente explicaremos algunos botones más
detalladamente:

Los botones modifican el nivel del texto seleccionado.

Subir y Bajar. Trasladan el título seleccionado y todo lo que él incluye una
línea arriba o abajo respectivamente. Estas funciones las veremos con más detalle.
Expandir y Contraer. Expande el texto contraído, o contrae el texto expandido.
Es decir, muestra u oculta el texto de un determinado nivel.
. Podemos elegir que niveles deseamos ver. Si
seleccionamos todos los niveles mostrará el documento al completo.
. Si tenemos el documento expandido completamente al
pulsar sobre este botón nos mostrará únicamente la primera línea de los párrafos.
. Sirve para ver el texto con el formato que tengamos definido.

. Muestra/oculta una serie de botones relacionados con los Documentos

maestros, que veremos en la siguiente unidad didáctica.

15.5. Modificar niveles de esquema

En la barra de esquema disponemos de una serie de botones destinados a manipular
los niveles del texto.
Con el botón conseguimos que el texto seleccionado pase a tener el nivel 1
independientemente del nivel que tenía anteriormente.
Con el botón conseguimos aumentar un nivel el texto seleccionado, es decir si
antes tenía un nivel 2, al seleccionar el texto ( o simplemente colocar el cursor ) y
pulsar este botón pasa a tener nivel 1.

Este cuadro combinado nos muestra el nivel de esquema que tiene

actualmente el texto y presionando sobre el triángulo de la derecha podemos
desplegar la lista de posibles niveles y aplicárselo directamente al texto.
Con el botón conseguimos disminuir un nivel el texto seleccionado, es decir si antes
tenía un nivel 2 al pulsar sobre este botón el texto pasa a tener un nivel de esquema 3.
Con el botón conseguimos que el texto seleccionado pase a tener el nivel más bajo
de todos (Texto independiente) sea cual sea el nivel que tenía anteriormente. En
realidad, el nivel "Texto independiente" equivale a no tener ningún nivel asignado, es
el nivel por defecto que tiene un texto normal.
15.6. Desplazar, expandir y contraer texto
Desplazar texto utilizando los botones y :
Una vez tenemos el esquema creado y estando en vista esquema disponemos
de la barra que hemos visto en la página anterior y en ésta barra tenemos estos
dos botones (el botón de subir y el botón de bajar )
Si tenemos este esquema, vemos claramente que Unidad 3. Edición básica
(I) es el primer punto y seguramente sea de nivel 1, en su interior tiene un
punto denominado Desplazarse por un documento que tendrá un nivel inferior
al del título principal y Este a su vez tiene tres puntos en su interior que
son Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla, Desplazamientos
a lo largo de todo el documento y Mediante las Barras de desplazamiento.
que serán del mismo nivel los tres pero evidentemente un nivel inferior al
título Desplazarse por un documento.

En un documento normal si queremos que el punto Mediante las Barras de

desplazamiento vaya antes que el punto Desplazamientos a lo largo de todo el
documento tendríamos que seleccionar todo el texto de ese punto "cortar" y
situándonos encima del punto Desplazamientos a lo largo de todo el
documento "pegar" el texto.
Con la vista en esquema esto lo podemos hacer de una forma más fácil:
simplemente seleccionado el último punto (Mediante las Barras de
desplazamiento) y presionando el botón de la barra de esquema. Y con
esto desplazamos el título y todo su contenido un lugar por encima de donde
estaba como podemos ver en la imagen.

Expandir y contraer el texto.

En las dos imágenes anteriores tenemos el esquema únicamente con los puntos
claves del documento. Con la ayuda de los botones y podemos ampliar
o reducir el contenido del documento, es decir podemos ir introduciéndonos
para ver el contenido del documento desde el nivel 1 hasta el nivel texto
independiente. Veamos un ejemplo:
Este es el nivel mínimo que podemos tener en nuestro esquema, con el nivel 1
solo podemos ver el título principal del documento.
Si a continuación pulsamos sobre el botón estando con el cursor sobre este
título conseguimos expandir el documento un nivel más, es decir tendremos el
nivel 2 a la vista también.
 Si volvemos a pulsar sobre el botón estando de nuevo sobre el primer título
conseguimos expandir un nivel más en el documento, con lo cual tendremos a
la vista aquellos títulos con el nivel 3.

Y volviendo a hacer clic sobre el botón desde el título 1 del documento

conseguiremos expandir un nivel más sobre el documento, en nuestro caso ya
no existen más niveles así que despliega el documento en toda su extensión
con el texto normal, como vemos en la siguiente imagen.

Haciendo doble clic en el botón redondo con el círculo más que hay delante
de cada título, se consigue el mismo efecto que con los botones y , es
decir, cuando está contraído se expande y cuando está expandido se contrae.

16. Documentos maestros

16.1. Introducción
Un documento maestro es un documento que puede contener lo que un documento
normal (gráficos, tablas, formato de texto, etc.) y además contiene enlaces a un
conjunto de archivos separados (subdocumentos) que pueden tratarse
independientemente como documentos normales.
Las modificaciones que se produzcan en los subdocumentos se verán reflejadas
automáticamente en el documento maestro, puesto que este lo que contiene son
enlaces a estos subdocumentos.
Un documento maestro sirve para establecer y organizar un documento que por sus
características está previsto que sea muy extenso (un libro compuesto de varios
capítulos). Los documentos maestros permiten organizar y modificar documentos
extensos dividiéndolos en subdocumentos más pequeños y fáciles de manejar.
En un grupo de trabajo se puede guardar un documento maestro en una red de
trabajo para compartir un documento dividiéndolo en subdocumentos individuales
por ejemplo para trabajar bajo un mismo proyecto, para la realización de un manual
extenso, donde cada miembro del grupo realiza diferentes capítulos, siguiendo la
misma estructura en los subdocumentos se pueden fusionar en un documento
maestro.
Sabiendo esto puedes pensar, muy bien, pero ¿y qué ocurre con los números de
página, los índices y demás características de los subdocumentos? El documento final
no estará organizado. En este sentido no hay problema ya que el documento maestro
se trata como un único documento, teniendo su propio índice general, números de
páginas, encabezados, etc.
El método de utilizar documentos maestros es de gran utilidad para ordenadores que
no tienen gran potencia de cálculo, pues para estos ordenadores trabajar con
documentos muy extensos causa un rendimiento muy inferior al normal, y con la
ayuda de los documentos maestros trabajar con estos subdocumentos agiliza la tarea.
En la imagen podemos ver un ejemplo de un documento maestro con sus tres
subdocumentos.

16.2. Botones del documento maestro

Para trabajar con documentos maestros debemos utilizar la vista esquema que vimos
en la unidad anterior. Vamos a ver los botones de la barra de esquemas que están
destinados al tratamiento de documentos maestros. En el último punto del tema
explicaremos más detalladamente el uso de estos botones.
Recordamos que para acceder a la vista esquema podemos acceder mediante la
pestaña Vista - Esquema.

Deberás hacer clic en el botón Mostrar documento de la pestaña Esquema:

Aparecerán nuevas opciones destinadas a trabajar con documentos maestros:

 Muestra / oculta los botones destinados a documentos maestros.

Contrae / expande los subdocumentos incluidos en el documento

maestro.
Cuando tenemos el esquema creado por niveles podemos crear un
subdocumento a raíz de un título. Lo veremos con detalle más adelante.
Si tenemos un subdocumento en el documento maestro y lo
desvinculamos como subdocumento lo que hacemos es que pase a formar parte del
documento maestro y deje de existir como subdocumento.
. Sirve para seleccionar el documento que queremos insertar el documento
maestro.
Si tenemos varios subdocumentos, podemos seleccionarlos y
combinarlos en uno solo.
Realiza lo contrario a combinar, es decir un subdocumento podemos dividirlo
en varios subdocumentos.
. Al bloquear un subdocumento lo que hacemos es ponerlo como
solo lectura para que nadie pueda modificarlo si estamos trabajando en grupo.
La funcionalidad de estos botones la veremos a lo largo de la unidad.

16.3. Trabajar con DOCUMENTOS MAESTROS. Manejar subdocumentos

([Link]

Para crear un documento maestro tenemos dos opciones:

Crear un esquema de un documento maestro.
Esta opción sirve cuando tenemos muy clara la organización, estructura y el
desarrollo del documento. Podemos crearnos un esquema (o índice) con todos
los puntos que vamos a tratar en el documento e ir haciendo la selección de los
puntos más importantes y clasificarlos por documentos individuales.
Imaginemos que tenemos la planificación de un libro bien estructurado y
sabemos el número de capítulos con sus títulos, entonces podemos hacer el
documento maestro con un esquema y destinar cada título de un capítulo a un
subdocumento.

Para hacerlo seguiremos los siguientes pasos:

- Tenemos el esquema ya redactado con los títulos de los capítulos con su nivel
correspondiente.
- Seleccionamos el primer título del capítulo del libro.
- Presionamos sobre para crear un subdocumento.
- A continuación podemos redactar el contenido del subdocumento.
Con el resto de capítulos seguimos el mismo procedimiento.
Al guardar el documento maestro guarda el documento maestro y además crea
un documento por cada subdocumento que hayamos creado y lo guarda en el
mismo lugar donde tenemos el documento maestro.
Por ejemplo en la imagen que tenemos a la derecha tenemos el documento
maestro y 3 subdocumentos (Capítulo 1, Capítulo 2 y Capítulo 3). Estos 4
documentos estarán en la misma carpeta de nuestro disco duro. Los nombres
que les da por defecto a los subdocumentos son el primer título. En este
ejemplo los documentos tienen el nombre de Capitulo [Link], etc.

Convertir documentos existentes en un documento maestro.

La otra opción es cuando disponemos de los subdocumentos ya creados y
queremos fusionarlos en un único documento maestro sin tener que estar
cortando y pegando. Además, si creamos un documento cortando y pegando,
el rendimiento de trabajo no será el mismo, cuanto más extenso sea el
documento más se ralentizará el sistema al trabajar con él.
Para fusionar todos estos documentos en un documento maestro debemos
seguir los siguientes pasos:
- Crear un nuevo documento que será el documento maestro.
- Ponernos en vista esquema accediendo a la pestaña Vista > Esquema.

Basándonos en el mismo ejemplo que vimos anteriormente tenemos los

capítulos ya creados.
- Escribimos el título del libro y lo ponemos como Título 1 para que tenga el
nivel de esquema 1.
- Para insertar el primer subdocumento (Capítulo 1) presionamos
sobre .
Aparece el cuadro de diálogo Insertar subdocumento, para que seleccionemos
que documento queremos insertar.

- Seleccionamos el Capítulo [Link] y pulsamos Abrir.

Con el resto de capítulos se realiza el mismo procedimiento y al final tendremos
un documento maestro formado por tres subdocumentos.
16.4. Manipulando documentos maestros
Contraer / expandir documentos.

Al inicio de la unidad hemos visto por encima los botones de la barra de

esquema asociados a la manipulación con documentos maestros, ahora los
veremos con un poco más en detalle.

Con el botón conseguimos contraer o expandir los

subdocumentos que tenemos en el documento maestro. En la imagen
podemos ver el efecto que provoca contraer el documento maestro que
estamos viendo de ejemplo. Podemos ver que no muestra el contenido de los
subdocumentos, sino que muestra la ruta de nuestro disco duro donde se
encuentra ubicado dicho documento.

Quitar subdocumento.
Situándonos sobre un subdocumento podemos pulsar sobre el
botón para quitar el documento como subdocumento del
documento maestro. En ese momento el subdocumento pasa a ser parte del
documento maestro y no como un enlace a un subdocumento, aunque el
subdocumento no se borra físicamente de nuestro disco duro.

Combinar / dividir subdocumentos.

Combinar.
Si llegamos a una situación en la que tenemos muchos subdocumentos
pequeños en nuestro documento maestro puede ser conveniente ir
combinando algunos subdocumentos de poca extensión para tener menos
subdocumentos, pero un poco más extensos.
Si queremos combinar varios subdocumentos tendremos que seleccionarlos
presionando primero sobre el icono que aparece a la izquierda superior
del primer subdocumento y manteniendo pulsada la tecla MAYÚS (Shift) de
nuestro teclado haremos clic sobre el siguiente subdocumento. Podemos
combinar tantos subdocumentos como queramos.
Una vez los tenemos seleccionados debemos pulsar sobre el
icono . Se fusionarán todos en el mismo subdocumento. Este
botón sólo estará habilitado si tenemos varios subdocumentos
seleccionados.

Dividir.
El caso contrario es cuando tenemos subdocumentos muy extensos y
queremos dividirlos en varios subdocumentos.
 Para realizar la división debemos situarnos una línea encima o al principio del
título del subdocumento a partir de donde vayamos a crear otro
subdocumento.
Una vez estemos ahí situados pulsamos sobre el botón , este botón
sólo estará habilitado si estamos en la posición correcta.

Bloquear documentos.
Cuando estamos trabajando en grupo con un documento maestro que contiene
varios subdocumentos, los subdocumentos pueden ser bloqueados
automáticamente por Word cuando un usuario está utilizando un
subdocumento y otro lo abre, en este caso el segundo sólo tendrá acceso en
modo lectura.
También podemos modificar la opción de bloquear/desbloquear nosotros
mismos utilizando el icono que tenemos en la barra
esquema .
Cuando tengamos un subdocumento bloqueado, en la izquierda del
subdocumento aparece un dibujo en forma de candado . A partir de este
momento no podremos modificar el subdocumento, sólo tendremos acceso en
modo lectura, nosotros y el resto de usuarios.

17. Tablas de contenidos, de ilustraciones e índices

17.1. Introducción
Los índices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo que está
buscando. Word llama tabla de contenido a lo que en España conocemos simplemente
como índice y Word llama índice a lo que nosotros llamamos índice alfabético. En el
punto siguiente aclararemos más las diferencias entre índice y tabla de contenido.
Los índices y tablas de contenidos son muy útiles cuando estamos trabajando
con documentos extensos. De un documento bien planificado y
estructurado podemos extraer una tabla de contenidos que facilite enormemente la
localización rápida de algún punto importante del documento.
Al crear los índices debemos intentar reflejar la estructura del documento y colocar
todos los términos importantes del documento, para que posteriormente los lectores
puedan encontrarlos.
En esta unidad también veremos cómo crear tablas de ilustraciones, gráficos y tablas,
que nos permitirán organizar estos elementos en tablas que facilitarán su búsqueda y
consulta por parte de los lectores.

17.2. Conceptos básicos

Índice: Un índice es una lista de palabras y el número de página donde se
encuentra dicha palabra. El índice está ordenado alfabéticamente. Como ya
dijimos, Word llama a índice lo que normalmente nosotros llamamos índice
alfabético o glosario. Utilizaremos la misma nomenclatura que Word. El
índice se suele colocar al final de un libro para encontrar términos
importantes de manera rápida y sencilla. En la imagen podemos ver parte de
un índice.
 Tabla de contenido: Una tabla de contenido es un reflejo de la estructura de
un documento y contiene los títulos de los temas y subtemas que forman el
documento. Una tabla de contenidos puede contener o no el número de
página y puede establecerse un enlace directo a los puntos contenidos en la
tabla. La tabla de contenido suele figurar al principio de un libro y es lo
primero que miramos cuando queremos saber qué temas tratará. Si hemos
dado a los títulos del documento un formato que incluya los niveles de
esquema (Ver Unidad 15) casi tendremos construida la tabla de contenido.
En la imagen podemos parte de una tabla de contenido.

Podemos comprobar que se parece mucho a los esquemas vistos

anteriormente, pero si vamos a imprimir el documento necesitaremos
insertarle una tabla de contenido ya que los esquemas no dejan de ser una
vista que está sólo disponible en la versión digital del documento.

17.3. Crear tabla de contenido. Modificar el formato y actualizarla

([Link]

Una tabla de contenidos hemos dicho al inicio de la unidad que está formada por los
títulos de los apartados que aparecen en el documento. En la mayor parte de los libros
la tabla de contenido se llama índice y aparece al principio del libro.
Al igual que ocurría con los índices, para crear una tabla de contenidos debemos seguir
dos pasos:
1- Preparar la tabla de contenidos, es decir, marcar los títulos que deseamos que
aparezcan en la tabla de contenidos.
2- Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC).

Veamos tres métodos para preparar una tabla de contenidos.

1. Mediante los estilos de títulos predefinidos por Word.
Vimos en la unidad de Esquemas que Word dispone de estilos de títulos
predefinidos que incluyen niveles de esquema. Bien pues si en nuestro
documento utilizamos estos estilos de títulos al crear la tabla de contenidos
Word se fija en estos títulos y crea la TDC a partir de ellos.

2. Crear el documento en vista esquema.

Si construimos el documento en vista esquema, podemos crear, aumentar o
disminuir los niveles de esquema de los títulos del documento. De este modo
Word aplicará automáticamente el estilo de título apropiado.
Podemos entrar en el modo vista esquema desde la pestaña Vista > Esquema.

3. Crear estilos de títulos personalizados.

Podemos crear estilos de títulos personalizados y posteriormente hacer
que Word los tenga en cuenta cuando generemos la TDC.
Si hemos redactado un documento y le hemos aplicado títulos personalizados
una vez estemos en la pestaña de Referencias, en el botón Tabla de
 contenido (que veremos a continuación) debemos pulsar sobre Tabla de
contenido personalizada y luego en el botón Opciones...

Nos aparece el diálogo como el que vemos en la imagen, donde debemos

seleccionar los estilos personalizados que hayamos creado y asignarles el
Nivel de TDC. Por ejemplo, si nos hemos creado el estilo miEstilo2. le
podemos asignar el Nivel de TDC 2, y mantener o no, los que ya aparecían
a Título 1 el Nivel de TDC 1, Título 2 el Nivel de TDC 2 y así sucesivamente.
Si no queremos que tenga en cuenta un estilo personalizado al crear la tabla
de contenido basta con dejar a blanco la casilla Nivel de
TDC correspondiente.
Una vez tenemos el documento preparado con los estilos adecuados
podemos comprobar que todo está correcto visualizando el panel de
navegación desde Vista > Panel de navegación, se mostrará el panel de
navegación que nos indicará de bastante exacta cómo va a quedar la tabla de
contenido.
Generar la tabla de contenido.
Cuando tengamos preparado el documento en niveles según hemos visto
anteriormente y por lo tanto ya estén definidos los elementos que formarán
la tabla de contenido sólo nos queda generar dicha tabla.
Debemos colocarnos en el lugar donde queramos insertar la tabla de
contenidos (Normalmente una tabla de contenidos suele colocarse al inicio
del documento) e ir a la pestaña Referencias, desplegar el menú Tabla de
contenido.

Word dispone de dos modelos de Tablas automáticas. Eligiendo uno de ellos se

generará una tabla de contenidos de forma instantánea, con el estilo que tiene
predefinido.
Eligiendo Tabla manual, se generará una tabla con datos de muestra, que deberemos
sustituir, pero aprovechando la estructura que nos ofrece.
Si preferimos crear la tabla a nuestro gusto, podemos seleccionar la
opción Tabla de contenido personalizada, donde aparecerá el siguiente
cuadro de diálogo.

En Formatos podemos escoger diversos estilos y en vista preliminar podemos

ir viendo la presentación que tendrá el estilo seleccionado.

Además, podemos seleccionar entre varias opciones como Mostrar números

de página, Alinear números de página a la derecha y si queremos sustituir
los números de página por hiperenlaces marcaremos la opción Usar
hipervínculos en lugar de número de página. Si dejamos marcada esta
última opción, desde el documento, bastará pulsar la tecla CRTL y hacer clic
en una línea para colocarnos en esa parte del documento.
Si pulsamos sobre el botón Opciones... nos aparece un diálogo como el que
vemos en la imagen donde podemos establecer la relación entre estilos y el
nivel de la TDC. Los valores por defecto son los que aparecen en la imagen,
pero podemos cambiarlos a nuestro gusto. Por ejemplo, si queremos que
nuestra TDC sólo tenga 3 niveles podemos asignar el nivel 3 a los estilos
Título 4, Título 5, como se ve en la siguiente imagen.
 Si hemos modificado los valores por defecto y queremos dejarlo como estaba
podemos pulsar sobre Restablecer.
Para generar la tabla, sólo nos queda pulsar en Aceptar.
Una vez creada nuestra tabla, podemos seleccionarla y volver a desplegar el
menú Tabla de contenido.
En el menú Tabla de contenido, si pulsamos
en Quitar tabla de contenido, como su nombre
indica, la tabla se eliminará; pero pulsando en Guardar selección en galería
de tablas de contenido... podremos guardar el estilo de nuestra tabla, y se
añadirá al desplegable para que podamos elegirla en futuras ocasiones.

17.4. Actualizar la TDC

Una de las mayores ventajas de crear una TDC es que podemos actualizarla
automáticamente. Si una vez creada la TDC modificamos el documento añadiendo o
eliminando títulos, podemos actualizar la TDC con un par de clics de ratón de una
manera fácil y cómoda.
Tenemos dos opciones posibles para actualizar la TDC:
- Desde la pestaña Referencias disponemos del botón .
- Haciendo clic con el botón derecho sobre la TDC disponemos de un menú emergente
donde encontraremos la opción Actualizar campos.
Tras acceder a actualizar la TDC por cualquiera de estas dos opciones nos aparece el
diálogo Actualizar la tabla de contenido que vemos en la imagen de abajo. En él
indicaremos si deseamos actualizar sólo los números de página o toda la tabla.

17.5. Crear índices y tablas de ilustraciones. Actualizar el índice.

([Link]

Para crear un índice debemos revisar el documento y crear todas aquellas entradas
que deseemos que posteriormente aparezcan en nuestro índice.
Existen dos formas de marcar las entradas del índice:
De forma automática:
Para crear una entrada de marcas de índice automáticamente debemos crear
un nuevo documento donde tendremos todas las marcas de índice.
El nuevo documento debe tener las siguientes características:
- Una tabla de 2 columnas y tantas filas como términos tenga el índice.
- En la primera columna debemos tener las entradas del documento original
que queremos tener en el índice. Las frases o palabras de las entradas deberán
ser exactas, por ejemplo, si el título en el documento es Capítulo 2. Tipos de
vehículos en la columna tendremos que escribir ese texto idénticamente, si
escribiéramos capítulo 2. Tipos de vehículos no sería correcto ya que la c está
en minúscula y la i no está acentuada y por tanto la tomaría como otra frase.
- En la segunda columna debemos introducir el texto que deseemos que
aparezca en el índice.
- También podemos definir subíndices en el índice, por ejemplo, podemos
querer tener dentro del Capítulo 2 una subentrada llamada Vehículos de
motor entonces en la segunda columna pondremos Capítulo 2. Tipos de
vehículos: Vehículos de motor, los dos puntos ":" indican que es un subíndice
de Capítulo 2.
- Deberemos hacer estos pasos por cada entrada que queramos que aparezca
en el índice.
- Una vez confeccionada la tabla guardaremos el documento de forma normal.
Nota: Para tener los 2 documentos abiertos a la vez y poder copiar texto de uno
a otro podemos utilizar la opción de la pestaña Vista > Ver en paralelo.
Cuando tengamos el documento de entradas creado podemos marcar las
entradas del documento automáticamente.
- Abrimos el documento a marcar.
- Vamos a la pestaña Referencias y hacemos clic en el botón Insertar índice
Aparece el diálogo de Índice.

- Hacemos clic en el botón Automarcar...

Aparece un diálogo para seleccionar el fichero donde tenemos el listado.
- Seleccionamos el fichero que hemos creado y pulsamos Abrir.
El cuadro de diálogo se cerrará y observaremos cómo Word a incluido unas
marcas en nuestro texto.
Una vez tenemos el texto marcado, sólo hace falte crear el índice como
veremos en el siguiente apartado.
De forma manual:
Para crear las marcas de forma manual debemos seguir los siguientes pasos:
- Comenzando desde el principio del documento selecciona las frases o
palabras que vayas a añadir al índice o sitúate en el punto donde vayas a
insertar una marca.
- Accede a la pestaña Referencias y haz clic en el botón Marcar entrada o
presiona la combinación de teclas Alt + Shift + X.
- Aparece el diálogo Marcar entrada de índice. Si habíamos seleccionado el
texto aparecerá ya escrito en el recuadro Entrada, en caso contrario debemos
introducirlo ahora. Este recuadro Entrada es el que posteriormente aparecerá
en el índice.
 Podemos crear Subentradas de la Entrada principal, las subentradas
aparecerán debajo de la entrada principal y sangradas a la derecha. Las
subentradas se utilizan cuando una entrada principal tiene términos
estrechamente relacionados con ella que también aparecen en el
documento.
Por defecto el marcador se refiere a la página actual, podemos crear
una referencia cruzada (se estudiará en la siguiente Unidad) o hacer
referencia a un intervalo de páginas.
Podemos hacer que el número de página tenga formato de negrita y cursiva.
Pulsamos Marcar para que se lleve a cabo el marcado.
Para continuar con el resto de marcas no es necesario cerrar este diálogo.
Hacemos clic sobre el documento y nos desplazamos hasta la siguiente frase
o palabra que deseemos marcar. La seleccionamos y nos vamos al diálogo
de Marcar entrada de índice, en el momento en que esté activo el diálogo la
frase de entrada se actualiza, pulsamos en Marcar y así con todas las marcas.
Cuando terminemos presionamos sobre el botón Cerrar.

17.6. Insertar índice

Una vez tenemos todas las marcas ya definidas, bien haya sido manual o
automáticamente, podemos crear el índice.
Para insertar el índice debemos situarnos en el lugar donde lo queramos situar, al
inicio del documento, al final o donde deseemos. Tradicionalmente se suele poner al
final del documento.
Accedemos a la pestaña Referencias y hacemos clic en el botón Insertar índice,
aparecerá un cuadro de diálogo Índice como el que vemos en la imagen.
Si tenemos subentradas podemos elegir Tipo. Con sangría, si queremos que aparezcan
debajo de la entrada principal o Continuo si preferimos que las subentradas aparezcan
a la derecha.

En formatos podemos seleccionar el estilo que tendrá el índice.

Una vez definidas las opciones del cuadro de diálogo pulsamos Aceptar y se generará
el índice.
Un ejemplo de cómo sería un índice lo tenemos en la imagen de abajo.

Desde el diálogo de Índice que acabamos de ver, podemos acceder a modificar el estilo
del índice presionando sobre el botón Modificar. Nos aparece un diálogo como el que
vemos en la imagen donde podemos modificar cada uno de los niveles.

Como podemos ver en la imagen existen hasta 9 niveles. Podemos modificar el

formato cada uno de ellos seleccionándolo y presionando sobre Modificar....

17.7. Tablas de ilustraciones y otras

También podemos incluir en nuestros documentos tablas de ilustraciones, gráficos o
de tablas.
Al igual que hemos visto que para crear índices y tabla de contenidos primero
debemos marcar las entradas y después generar la tabla.
De forma similar a como ocurría con la TDC tenemos dos opciones
para marcar las entradas a la tabla de ilustraciones:

- Utilizar los rótulos de ilustraciones predefinidos por Word.

Para utilizar esta opción debemos seleccionar el objeto (ya sea tabla, imagen,
gráfico, etc.), acceder a la pestaña Referencias y pulsar el botón Insertar título.
Nos aparece el diálogo Título que vemos en la imagen. Como podemos ver el
título se va a insertar en una tabla, aunque podemos asignarle el título a
cualquier otro tipo de elemento.
 Al seleccionar la tabla, gráfico, imagen, ecuación, etc., y seleccionar Título,
Word lo detecta automáticamente y le asigna el título y el tipo de rótulo
adecuado. La posición del título puede ser incluida encima de la selección o
por debajo de la selección.
Además, vemos una serie de botones:
- Nuevo rótulo... Sirve para modificar el Título y el Rótulo de la ilustración.
- Numeración... Abre el cuadro de diálogo que vemos en la imagen y sirve para
modificar el estilo de la numeración de los títulos.

- Autotítulo... Sirve para generar automáticamente los títulos de un

determinado tipo. Por ejemplo, podemos hacer que se generen
automáticamente los títulos de las imágenes de mapa de bits (Bitmap image)
que vayamos incluyendo en el documento.

- Utilizar estilos personalizados para las ilustraciones.

Como vimos en la unidad de crear estilos podemos crear estilos de cualquier
tipo y los gráficos, tablas, y demás objetos no son una excepción. Por tanto,
podemos definirnos nuestros propios estilos personalizados de ilustraciones y
asignárselos posteriormente.
Debemos crearnos un estilo propio para la ilustración y usarlo únicamente para
ese motivo, posteriormente cuando hayamos aplicado un título a la ilustración
podemos aplicarle el estilo personalizado.
Al generar la tabla de ilustraciones, Word reconocerá esos tipos personalizados.
En la opción Rótulo podemos seleccionar en que tabla de ilustraciones

queremos incluir la ilustración.

Generar la tabla de ilustraciones.

Cuando hayamos insertado todos los títulos a las ilustraciones debemos
acceder a la pestaña Referencias y hacer clic en el botón Insertar tabla de
ilustraciones. Se abrirá el diálogo de Tabla de ilustraciones.

Es muy similar a la tabla de contenidos. En ella podemos seleccionar el estilo

del formato de la tabla. Seleccionar si deseamos mostrar los números de
página y alinearlos a la derecha o si por el contrario preferimos utilizar
hipervínculos en lugar de números de página.

En la lista despegable de Etiqueta de título podemos seleccionar que tipo de

tabla vamos a crear (Tabla, ilustración, Fig, etc.) en la imagen que vemos
arriba vemos que esta seleccionada la opción de Tabla, puesto que vamos a
crear una tabla de ilustraciones de tablas.

Si pulsamos sobre Opciones... nos aparece el diálogo que vemos en la

imagen donde podemos seleccionar, por ejemplo, que genere la tabla a
partir del estilo de ilustraciones personalizado que hayamos creado.
 La opción de identificador de tabla es mejor que se asigne automáticamente
para no mezclar distintas tablas. Este identificador hace referencia a las
distintas tablas de ilustraciones que tengamos en nuestro documento, si lo
asignamos manualmente podríamos repetir el identificador y crear un
conflicto por duplicidad de identificadores de tabla.
La opción de Modificar... sirve para modificar el estilo de la tabla que
generemos.

18. Marcadores, referencias cruzadas y notas al pie

18.1. Introducción
En esta unidad aprenderemos algunas de las técnicas de las que dispone Word para
relacionar información en el documento, con los marcadores y las referencias
cruzadas. Y a hacer aclaraciones con la utilización de las notas al pie y las notas al final.
Con estas técnicas nuestros documentos adquirirán un toque más profesional y serán
más fáciles de utilizar.
Al redactar un documento, ¿Cuántas veces nos hemos encontrado con que estamos
hablando de algo que ya hemos explicado anteriormente y nos gustaría que el lector
pudiera acceder a ello desde ese punto? Y en muchas ocasiones no lo hemos hecho
por no saber cómo.
Por ejemplo, en el texto " ... como vimos en el gráfico del tema anterior..." un enlace
a la página donde está ese gráfico vendría muy bien. Pero si ponemos el número de la
página corremos el riesgo de que, más adelante, modifiquemos el documento y
cambie el número de página y no nos acordemos de rectificarlo. Pues bien, esto ya
está solucionado de forma automática con las referencias cruzadas, como vamos a ver
a continuación.

18.2. Conceptos básicos

Marcadores. Un marcador identifica una posición o selección de texto a la que se
asigna un nombre e identifica para futuras referencias Cuando estamos leyendo un
libro y sobre todo si es un documento técnico es frecuente realizar anotaciones o dejar
marcas sobre el mismo libro o con notas (post-it) para una posterior consulta. En
formato digital también se puede hacer esto y de una manera más elegante.
Los marcadores sirven para tener una lista de marcadores, consultarla y poder acceder
a estos puntos de manera rápida y sencilla. Además, son la base para crear referencias
cruzadas en nuestro documento.
Los marcadores son elementos ocultos, es decir, al crear un marcador permanece
oculto a no ser que nosotros modifiquemos algunas propiedades de Word para
hacerlos visibles. Cuando hacemos visible un marcador se muestra la palabra
enmarcada entre corchetes, como vemos en la imagen para el marcador [aulaClic]

Referencias cruzadas. Una referencia cruzada sirve para hacer referencia a algún
elemento que se encuentra en el documento. Por ejemplo cuando estamos
recordando algún concepto que hemos explicado en algún tema anterior solemos
hacer referencia a ese capítulo, o también podemos utilizar las referencias cruzadas
para hacer referencia a alguna imagen, tabla o gráfico dentro del documento. Las
referencias cruzadas entre otras tienen la ventaja de actualizarse automáticamente,
por ejemplo, si el documento es modificado y la referencia ya no está en la página 3
sino en la página 4, la referencia se actualiza sola.
En la imagen siguiente vemos una referencia cruzada al marcador visto en la imagen
anterior. El bocadillo que vemos en la imagen es porque al situar el ratón encima de
una referencia cruzada nos informa que presionando la tecla Ctrl y haciendo clic
accedemos a la posición donde se encuentra la referencia (en este caso el marcador
"ratón").

Notas al pie y notas al final. Las notas al pie suelen utilizarse para añadir información
o dejar constancia de alguna aclaración con respecto al texto desarrollado en la
página. Por ejemplo, una nota al pie se suele utilizar cuando se ha hecho una cita de
algún autor, en la nota al pie se pondrá quién es el autor de esa cita.

En las imágenes de la derecha vemos una palabra que tiene un superíndice con el
número 1, esto indica que esa palabra tiene una nota al pie. La segunda imagen
muestra la nota al pie referente al superíndice 1.

Las notas al pie como veremos en la unidad pueden ser al pie de página como en este
ejemplo o puede ponerse debajo de la misma palabra. En este ejemplo la nota al pie se
ha utilizado para aclarar el significado de la palabra AvPág.
Las notas al final parecen en principio lo mismo que las notas al pie y de hecho se
tratan igual, la diferencia fundamental es que la nota al pie se pone al final de la página
para aclarar algún punto y la nota al final se suele poner al final de un capítulo o bien
al final del documento.

18.3. Crear MARCADORES y REFERENCIAS CRUZADAS a títulos e ilustraciones

([Link]

Como hemos dicho, nos interesará insertar marcadores en aquellos puntos de nuestro
documento a los que vayamos a hacer referencia más adelante mediante una
referencia cruzada.
Para crear un marcador únicamente debemos seguir un par de pasos bien sencillos:
- Posicionarnos donde queramos incluir una marca o seleccionar el texto.
- Acceder a la pestaña Insertar y selecciona la opción Marcador o presionar Ctrl +
Mayús + F5.
Nos aparece el diálogo que vemos en la imagen, donde debemos escribir el nombre
del marcador. El nombre no puede contener espacios en blanco y debe comenzar por
una letra, seguidamente puede contener números. El nombre no puede ser mayor de
40 caracteres.
Podemos ordenar los marcadores por Nombre o por Posición.
Cuando hayamos escrito el nombre pulsamos sobre Agregar.
Si deseamos quitar el marcador debemos seleccionarlo y pulsar Eliminar.
El botón Ir a sirve para acceder directamente al marcador seleccionado, es decir
seleccionando un marcador y pulsando sobre Ir a accedemos a la posición del
documento a la que está asociado el marcador.

¿Cómo ver los marcadores de nuestro documento?

Normalmente los marcadores permanecen ocultos, a no ser que activemos la opción
para mostrar Mostrar marcadores. Lo haremos desde el menú Archivo > Opciones.
Una vez abierto el cuadro de diálogo deberemos seleccionar la categoría Avanzadas,
en la lista de la izquierda. Deberemos bajar la barra de desplazamiento hasta encontrar
las opciones relativas a Mostrar contenido de documento, allí marcaremos la
opción Mostrar marcadores.

Cuando pulsemos Aceptar y se cierre el diálogo Opciones veremos en nuestro

documento aquellos marcadores que hemos incluido. El marcador aparece entre
corchetes [ ], como puedes ver en la siguiente imagen.

Otra forma de acceder directamente a un marcador es accediendo desde la

pestaña Inicio, desplegando la opción Buscar y seleccionando Ir a, o presionando
(Ctrl + I.)
En la pestaña Ir a debemos seleccionar Marcador dentro de la lista de Ir a y en la lista
despegable podemos seleccionar el marcador que deseemos, posteriormente sólo
debemos pulsar el botón Ir a.

18.4. Referencias cruzadas

Ya hemos comentado qué es una referencia cruzada y su estrecha relación con los
marcadores.
Ahora vamos a ver cómo crear una referencia cruzada a un marcador.
Lo primero que tendríamos que hacer es insertar los marcadores en los lugares
adecuados de nuestro documento, de la forma que hemos visto en el punto
anterior.
Seguidamente nos tendríamos que colocar en el punto del documento en el que
deseamos insertar la referencia cruzada e ir a la pestaña Insertar y, dentro del
grupo Vínculos, hacer clic en el botón Referencia cruzada .
Aparecería el cuadro de diálogo Referencia cruzada, similar al de esta imagen.

En el desplegable Tipo Elegiríamos Marcador y en la parte inferior del diálogo

aparecerían los marcadores que hayamos creado previamente.
Ya sólo quedaría seleccionar un marcador y hacer clic en el botón Insertar.
Podemos seleccionar si queremos que la referencia cruzada se inserte como un
hipervínculo.
Pero además de marcadores existen otros tipos de elementos de nuestro documento a
los que podemos hacer referencia utilizando las referencias cruzadas, como son los
títulos, ilustraciones, tablas, notas al pie, ...

En el cuadro despegable Tipo podemos seleccionar el tipo de referencia que vamos a

crear. En la imagen puedes ver un ejemplo de tipos disponibles.

El cuadro despegable Referencia a indica qué texto va a aparecer en el documento

cuando creemos la referencia cruzada. Si, por ejemplo, seleccionamos Texto del
marcador, aparecerá el nombre que dimos al marcador cuando lo creamos.

Al seleccionar un Tipo las opciones del cuadro despegable Referencia a se modifican

adaptándose al Tipo seleccionado, según veremos a continuación.
Para poder crear una referencia cruzada es necesario que existan elementos del tipo
en cuestión "preparados" previamente. Por ejemplo, para insertar una referencia
cruzada a una tabla, no solo hace falta que haya una tabla en el documento, sino que
además hayamos creado un título tipo Tabla. A continuación vamos a ver cómo hay
que hacer esta "preparación" para cada tipo.

Tipo Título.
Para hacer referencia a títulos debemos crearlos utilizando los Estilos de
título predefinidos (Título 1, Título 2, ... Título 9) .Para crear un título basta
seleccionar el texto, acceder a la barra de formato y en estilo escoger el

título que corresponda.

Las opciones del cuadro despegable Referencia a para el tipo Título son:
Texto del título. Texto actual de título.
Número de página. Número de página donde se encuentra el marcador del
título.
Número de título. Muestra el número relativo al título.
Número de título (sin contexto). Muestra el número del subtítulo.
Número de título (en contexto). Muestra el número del título de cabecera.
Más adelante o más atrás. Esta opción viene determinada a la referencia y
dependiendo de dónde hayamos situado la referencia nos mostrará "más
adelante" si la referencia se encuentra posteriormente en el documento en
la posición es que estamos o nos mostrará "más atrás" si la referencia se
encuentra en una posición anterior a la que está la referencia en el
documento.

Tipo Marcadores.
Podemos hacer referencia a marcadores creados previamente de la forma
que hemos visto en el punto anterior Insertar marcadores, de esta misma
unidad.
Las opciones del cuadro despegable Referencia a para el
tipo Marcadores son:
Texto del marcador. Inserta el nombre del marcador.
Número de página. Inserta la página donde está el marcador.
Número de párrafo. Muestra el número del párrafo relativo al marcador.
Número de párrafo (sin contexto). Muestra el número de párrafo.
Número de párrafo (en contexto). Muestra el número de párrafo.
Más adelante o más atrás. Esta opción viene determinada a la referencia y
dependiendo de dónde hayamos situado la referencia nos mostrará "más
adelante" si la referencia se encuentra posteriormente en el documento en
la posición es que estamos o nos mostrará "más atrás" si la referencia se
encuentra en una posición anterior a la que está la referencia en el
documento.

Tipo Notas al pie o Notas al final.

Al final de esta unidad veremos cómo crear Notas al pie y Notas al final, una
vez creadas ya podremos asignarles una referencia cruzada sin más
preparación.
Las opciones del cuadro despegable Referencia a para el tipo Notas al pie y
Notas al final son:
Número de nota al pie. Número de nota al pie o número de nota al final.
Número de página. Número de página donde se encuentra la nota al pie o la
nota al final.
Más adelante o más atrás. Esta opción viene determinada a la referencia y
dependiendo de dónde hayamos situado la referencia nos mostrará "más
adelante" si la referencia se encuentra posteriormente en el documento con
respecto a la posición en que estamos o nos mostrará "más atrás" si la
referencia se encuentra en una posición anterior a la que está la referencia
en el documento.
Número de nota al pie (con formato). Muestra el número del subíndice del
número de página con el mismo formato que la indicación de la nota al pie.

Tipos Ecuación, Ilustración y Tabla.

Para poder crear referencias cruzadas a estos tres tipos de elementos
primero debemos crear los marcadores correspondientes, para el caso de
ilustraciones lo vimos con detalle en el tema anterior, en el punto Tablas de
ilustraciones y otras.
De todas formas, vamos a recordarlo brevemente. Para crear el marcador
debemos situarnos en la ecuación, ilustración o tabla y luego ir al
menú Insertar, Referencia, Título... y aparecerá un cuadro de diálogo como
el que vemos en la imagen.

En primer lugar, en el desplegable Rótulo debemos seleccionar entre

Ecuación, Ilustración o Tabla.
En el campo Título aparecerá, por ejemplo, Ilustración 1, si es la primera
ilustración que creamos, Ilustración 2, si es la segunda, etc. Si queremos
cambiarlo debemos hacer clic en el botón Nuevo rótulo. Lo que pongamos
en el campo Título luego podrá aparecer en la referencia cruzada según el
campo Referencia a.
Una vez completado este cuadro de diálogo pulsar en Aceptar y ya
tendremos un marcador al que asignar la referencia cruzada.
Las opciones del cuadro despegable Referencia a del cuadro de
diálogo Referencia Cruzada, para los tipos Ecuación, Ilustración y Tabla son:
Todo el epígrafe. Muestra todo, el rótulo, el número y el texto de la
ilustración.
Sólo rótulo y número. Muestra el rótulo y el número.
Sólo texto del epígrafe. Únicamente muestra el texto.
Número de página. El número de página donde se encuentra la ilustración.
Más adelante o más atrás. Esta opción viene determinada a la referencia y
dependiendo de donde hayamos situado la referencia nos mostrará más
adelante si la referencia se encuentra posteriormente en el documento en la
posición es que estamos o nos mostrará más atrás si la referencia se
encuentra en una posición anterior a la que está la referencia en el
documento.
 Tipo Elemento numerado.
También se pueden establecer referencias cruzadas a elementos numerados
(creados utilizando las opciones de Numeración y Viñetas).
Es un poco más complicado que el resto de los tipos, si quieres ver cómo
hacerlo visita nuestro avanzado Referencias cruzadas de elementos
numerados

18.5. Notas al pie y notas al final

Crear una nota al pie.
Para crear una nota al pie debemos seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar la palabra o frase a la cual le vamos a poner una nota.
- Accedemos a la pestaña Referencias.
Si seleccionamos la opción Insertar nota al pie la nota se insertará
automáticamente y no tendremos que realizar más acciones, pero si queremos
configurar las notas deberemos abrir el cuadro de diálogo de Notas al pie y
notas al final haciendo clic en la pequeña flecha situada en la esquina inferior
derecha del grupo Notas al pie.

Aparece el diálogo que vemos en la imagen.

Podemos seleccionar entre Notas al pie o Notas al final.

Si seleccionamos Notas al pie podemos elegir entre:
- Incluir la nota al Final de la página o Debajo de la selección.
Si seleccionamos Notas al final podemos elegir entre:
- Incluir la nota al Final del documento o al Final de la sección.
Además, en el diálogo podemos seleccionar el formato del número que
deseamos que se muestre como subíndice.
Seleccionar si la numeración es continua, si reinicia en cada nueva sección o
si reinicia en cada nueva página.
 Podemos intercalar entre distintos formatos a lo largo del documento o
cambiar de formato a mitad del documento y aplicar los cambios después
seleccionando Aplicar cambios a Todo el documento.
Cuando tenemos la nota al pie/nota al final creada si nos situamos con el
ratón encima aparece un "bocadillo" con el texto referente a esa nota al
pie/nota al final y si hacemos doble clic sobre el superíndice nos lleva a la
nota al pie / nota al final referente al superíndice

Podemos incluir una marca personal pulsando en Símbolo...

Se puede indicar a partir de qué número, letra, símbolo comienza la primera
nota al pie.

18.6. Investigador
Esta característica, llamada Investigador, será particularmente interesante para todas
aquellas personas que requieren investigar sobre los temas de los que escriben
poniendo énfasis en las fuentes bibliográficas, hemerográficas y similares. Evita la
necesidad de recurrir al navegador para realizar búsquedas en, por ejemplo, Google,
toda vez que pone los servicios de búsqueda en Word mismo. Además, promete
ofrecer fuentes de calidad respecto a los temas buscados. A su vez, los resultados de
las búsquedas pueden incorporarse a los documentos directamente o bien como citas
indicando la fuente. También obtendremos imágenes que podemos insertar
directamente en nuestro documento.
Otro uso que podemos darle es utilizar los encabezados de los resultados como títulos
del propio documento, con vínculos hacia las fuentes almacenados en comentarios, de
modo que podemos crear fácilmente el esquema de un trabajo de investigación.
Veamos cómo funciona.
En la ficha Referencias encontraremos el botón Investigador, al pulsar en él se abre un
panel con una caja de búsqueda en donde podemos indicar los conceptos a buscar.

Los resultados aparecen en el mismo panel. Por ejemplo, supongamos que debemos
hacer un trabajo escolar sobre Albert Einstein.
En la parte superior, Temas relevantes, obtenemos la información principal. Con un
clic, esta sección se amplía, de modo que podemos obtener mayor información e
imágenes que podemos insertar en nuestro documento.

Las secciones se pueden añadir como títulos. A su vez, podemos seleccionar parte del
texto e incorporarlo a nuestro documento (copiándolo) o bien citándolo.

También podemos añadir las imágenes.

De este modo se va construyendo el documento:

 Finalmente, desde la búsqueda inicial aparece una lista de libros, artículos y
sitios web que, en conjunto, permiten ir armando una bibliografía útil para la
investigación, para ello basta pulsar en el botón con el signo +

Veremos cómo se crea el título Bibliografía y a continuación el libro citado.

19. Seguridad
19.1. Introducción
Hoy en día todo el mundo tiene claro que es imprescindible disponer de un sistema de
seguridad en el ordenador. Lo habitual es disponer como mínimo de un antivirus,
especialmente si el sistema tiene acceso a internet.
Pero también debemos tener en cuenta la seguridad interna, que muchas veces se
descuida. Es muy interesante disponer de herramientas para controlar el acceso a los
documentos en entornos de trabajo donde usuarios diferentes pueden utilizar una
misma máquina. Por ejemplo, en una empresa un empleado puede tener acceso a un
ordenador con documentos que no debería poder modificar porque pertenecen a otro
empleado de otro turno distinto.
En Word existe la posibilidad de aplicar niveles de seguridad en nuestros
documentos. En esta unidad veremos la importancia de aplicar sistemas de seguridad
sobre nuestros documentos.
Podemos definir los siguientes niveles de seguridad:
• Añadir contraseña a un documento.
• Controlar quién puede abrir, modificar o imprimir un documento.
• Identificar al autor del documento por medio de la firma electrónica.
• Proteger el documento contra virus de macros.
• Especificar los tipos de cambios que se permiten sobre el documento.
Word proporciona un nivel de seguridad adecuado, pero no es perfecto, por lo que
conviene completar con otras medidas de seguridad los documentos muy importantes.

19.2. PROTEGER con CONTRASEÑA. Restringir edición y formato

([Link]

Una forma muy estricta y bastante eficaz de aplicar seguridad a nuestro documento es
asignándole una contraseña para que únicamente la persona que conozca esa
contraseña pueda abrir y modificar el documento.
Una contraseña (o password) es una combinación de caracteres que pueden contener
tanto letras como números y que utilizan un sistema de cifrado para convertir el texto
introducido en una cadena de caracteres indescifrables.
Accediendo por la pestaña Archivo > Información pulsaremos el botón Proteger
documento

y elegimos la opción Cifrar con contraseña. Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo

desde el que introduciremos la contraseña.
Al escribir una contraseña nos aparece otro cuadro de diálogo para que volvamos a
repetir la contraseña. Así el sistema se asegura de que se ha introducido
correctamente y sin errores tipográficos.
Ten en cuenta que si olvidas la contraseña no podrás abrir el documento.
Modificar la contraseña a posteriori es tan sencillo como acceder a esta
misma ventana y cambiar el valor. Para borrarla, lo único que haremos será
eliminar la contraseña actual dejando el cuadro de texto en blanco.

19.3. Restricciones de formato y edición

Restricciones de formato.
Otro nivel de seguridad y de proteger nuestro documento es impedir que
puedan modificar el formato de nuestro documento.
Los usuarios pueden abrir el documento, escribir y modificar el texto del
documento, pero no pueden realizar ningún cambio de formato.
Una forma de habilitar esta característica es desde la
pestaña Archivo > Información pulsaremos el botón Proteger documento y
seleccionar Restringir edición.

Otra forma de acceder a la misma característica es desde la

pestaña Revisar y seleccionar Restringir edición.
De ambas formas se abrirá el panel Restringir edición.

La primera opción es la que nos permite aplicar Restricciones de formato en

el documento.
Pulsando sobre el enlace Configuración... accedemos a un cuadro de diálogo
donde podemos seleccionar qué tipo de formatos restringimos.

Los estilos que vemos marcados son los que están permitidos. Desmarcar
una casilla implicaría dejar de permitir la modificación del estilo en sí, es
decir, bloquearlo.
Disponemos de tres botones.
Todo. Marca todos los estilos.
Mínimo recomendado. Deja sin marcar algunos estilos según el criterio
de Word.
Ninguno. No deja marcado ningún estilo.

Cuando hayamos seleccionado que estilos permitimos pulsamos Aceptar.

En el panel Restringir formato y edición el tercer paso es Comenzar a
aplicar. Se activa el botón Si, aplicar la protección. Al pulsar sobre este botón
nos solicita que introduzcamos dos veces la misma contraseña, para que
posteriormente podamos desactivar esta restricción.
 Para desactivar esta restricción en este mismo panel debemos pulsar sobre el
botón Suspender la protección que aparecerá. Nos aparece un diálogo
donde debemos introducir la contraseña y pulsar Aceptar.
Restricciones de edición.
Con esta restricción podemos determinar qué tipo de edición permitimos
sobre el documento. Podemos limitar los cuatro tipos de edición que vamos
a ver a continuación.

Al activar la casilla Permitir sólo este tipo de edición en el documento se

despliegan unas opciones en el panel de Restringir formato y edición.

Podemos seleccionar qué tipo de ediciones queremos habilitar sobre el

documento, de entre la lista de opciones que vemos en la imagen. Y en
ocasiones podremos seleccionar qué usuarios pueden realizar las
modificaciones.
• Marcas de revisión. Esta opción permite que el usuario realice
modificaciones sobre el documento, pero los cambios realizados
serán resaltados como marcas de revisión.
• Comentarios. Con esta opción los usuarios únicamente pueden
introducir comentarios sobre el documento.
• Rellenando formularios. Con esta opción los usuarios solo podrán
escribir en las áreas de los formularios.
• Sin cambios. Esta opción es la más restrictiva, no permite realizar
ningún cambio, equivale a sólo lectura.

19.4. Firma Digital

En la pestaña Archivo > Información > Proteger documento encontramos la
opción Agregar una firma digital.
Al hacer clic en ella un cuadro de diálogo nos explica en qué consiste firmar
documentos y nos permite abrir el catálogo de servicios de firmas recomendados
por Word, siempre y cuando dispongamos de internet para conectar con la página
web correspondiente.

Para tener una firma digital, debemos solicitarla con anterioridad a una autoridad
certificadora como la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre o DocuSign. Estas y otras
compañía ofrecen certificados de firmas digitales, para más información visita su web
e infórmate de cómo solicitar una firma digital.
Una firma digital sirve para asegurar la autoría de un documento. Permite certificar
que el documento que ha sido realizado (o cuanto menos que ha sido firmado) por el
firmante.
No vamos a entrar en detalle, pero en una firma digital existen dos tipos de clave para
un mismo usuario, la clave pública que todo el mundo conoce y sirve para cotejar que
un documento es de quien dice ser, y una clave privada que es la que utiliza el usuario
que firma el documento y que únicamente debe conocer él.
Word te da la posibilidad de crear tu propia certificación, que únicamente será válida
para identificarte para trabajar con Office. Si ese va a ser el único uso que le vas a dar
a tu firma digital puedes utilizar esta alternativa.
Una vez creada la firma verás la ventana de la imagen.

Si queremos cambiar la firma digital haremos clic en Cambiar y seleccionaremos otra

que se encuentre en el equipo. En caso contrario, hacer clic en Firmar.
A partir del momento en que se firme un documento, este no podrá ser modificado. En
caso de que sufriese algún tipo de edición la firma se rompería, pues no sería posible
afirmar que el sujeto que ha realizado los cambios es el mismo que firmó el
documento.
Puedes firmar y romper la firma tantas veces como quieras. Lo importante es que
cuando el documento esté finalizado, al añadirle la firma, cada persona que lo abra
verá que lo hiciste tú y no podrá modificarlo sin romper la firma digital.

19.5. Otras opciones de seguridad

Seguridad de macros.
En la pestaña Archivo > Opciones podemos escoger la categoría Centro de
confianza. Allí encontraremos varios enlaces de información y un botón que
nos llevará a su configuración: Configuración del centro de confianza, en el
que podemos especificar el nivel de seguridad sobre los documentos.
 Existen formas de programar acciones en documentos de Word, mediante
las macros. En ocasiones, una macro puede haber sido programada de forma
maliciosa, comprometiendo la seguridad de Word y del sistema al ser
ejecutada. De modo que puede ser, y de hecho es, un agujero de seguridad
que en cierto modo podemos controlar dependiendo del nivel de seguridad
que apliquemos.
• Deshabilitar todas las macros sin notificación. Es el más restrictivo
puesto que no permite la ejecución de macros en tu equipo.
• Deshabilitar todas las macros con notificación. Permite la ejecución
de macros a petición del usuario. cuando abras el archivo saltará un
aviso que deberás aceptar si quieres que las macros se ejecuten.
• Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente.
Permite la ejecución de las macros con firma digital.
• Habilitar todas las macros. Es el nivel más bajo de seguridad y por
tanto el más peligroso puesto que no ofrece protección alguna sobre
las macros.
En la categoría Editores de confianza podemos seleccionar aquellas firmas digitales de
usuarios o compañías de las cuales permitimos ejecutar las macros adjuntas en sus
documentos.
En la categoría Opciones de privacidad disponemos de una serie de opciones de
confidencialidad, como vemos en esta imagen:

Podemos marcar o desmarcar las casillas correspondientes según nuestros intereses,

pero es recomendable dejar las opciones por defecto si no estamos seguros de lo que
significan.
19.6. Gestión de derechos de información (IRM)
El IRM (Information Rights Management) permite gestionar los permisos de acceso,
impresión, copia y reenvío de los documentos Microsoft Office de una forma bastante
completa. Con él conseguimos un mayor control sobre la seguridad de nuestro
documento restringiendo el acceso y modificación completa o parcial del documento a
los usuarios que nosotros especifiquemos.
Es una herramienta que necesita realizar una configuración específica en
un servidor de RMS para Windows Server.
La principal ventaja es que aplica la seguridad al propio documento, de forma que,
aunque el archivo cambie de manos, sea enviado o se abra desde otro ordenador la
seguridad seguirá vigente. Pero ojo, tampoco es perfecto, nada impide que por
ejemplo la persona que visualiza el archivo haga una captura o una fotografía de su
contenido, o bien copie a mano el texto.

20. Macros
20.1. Introducción
Al utilizar cotidianamente Word suelen surgir tareas repetitivas que podrían realizarse
automáticamente utilizando las propiedades de las macros.
Una macro no es más que una serie de instrucciones que se ejecutan en un orden
que el usuario decide, actuando como una única instrucción y que pueden asignarse a
un botón.
Las macros suelen utilizarse para las siguientes funciones:
- Automatizar una serie de pasos.
- Personalizar la barra de acceso rápido añadiéndole nuevas funcionalidades.
- Insertar texto o gráficos que solemos utilizar frecuentemente. Por ejemplo, el
eslogan de la empresa, si lo tenemos en una macro únicamente lo escribimos una vez y
posteriormente lo insertamos mediante una macro.
Si disponemos de los conocimientos necesarios podemos hacer macros que funcionen
como si fueran comandos de Word y añadirlos a la barra de herramientas o asociar
cada macro a una combinación de teclas específica. Esto lo veremos a lo largo de la
unidad.

20.2. Macros de Word

Antes de empezar a crear macros, conviene saber que Word ya contiene una serie de
comandos ya definidos. Para consultarlos seguiremos los siguientes pasos:
- Accede a la pestaña Vista > Macros > Ver macros... Aparece el cuadro de
diálogo Macros.
- En la lista de opciones de Macros en selecciona Comandos de Word. Podrás ver la
lista con los comandos disponibles en Word.

Lo único que podremos hacer con estos comandos es ejecutarlos de forma normal o, si
están compuestos de una serie de pasos, ejecutarlos Paso a paso. Al ser propios de
Word, no podremos modificarlos.
20.3. Grabadora de MACROS. Crear macro, ejecutarla y borrarla.
([Link]

Para crear una macro con la grabadora previamente debemos tener muy claro que es
lo que vamos a hacer, ya que al poner en marcha la grabadora ésta almacenará todos
los comandos (o acciones) que vayamos realizando. Así pues, todo lo que hagamos se
guardará y posteriormente al ejecutarla se llevará a cabo. Por ello debemos tener
cuidado en no grabar ninguna acción innecesaria o que no tenga que ejecutarse
siempre con la macro que estamos creando
Por tanto, antes de ponernos a grabar una macro debemos saber exactamente qué
tipo de macro vamos a crear y planificar los pasos que debemos seguir al grabar la
macro. Es muy recomendable realizar varias veces los pasos antes de grabar la macro,
para que así salga sin ningún error.
Debemos tener en cuenta que cuando está en marcha la grabadora no podemos
utilizar el ratón para desplazarnos por el documento, debemos hacerlo mediante
teclado, con las opciones de desplazamiento que vimos en la Unidad 3 de Edición
básica.
Otra consideración que debemos tener en cuenta antes de comenzar a grabar la macro
es que la macro a grabar no debe ser dependiente del documento en la que la
creemos, ya que entonces no podremos utilizarla para posteriores documentos. Una
macro debe ser genérica.
Para comenzar a grabar una macro deberemos ir a la pestaña Vista y desplegar el
menú Macros y seleccionar la opción Grabar macro.

Aparecerá el cuadro de diálogo Grabar macro que vemos en la imagen.

Nombre de macro. Aquí escribiremos el nombre de la macro que vamos a crear.

Al asignar un nombre a la macro debemos tener en cuenta las siguientes condiciones:

- Debe comenzar con una letra.
- No debe ser un nombre mayor de 80 caracteres entre letras y números.
- No puede contener espacios ni símbolos.
Nota: Si asignamos el nombre de una macro que ya existía o de un comando existente
en Word las acciones de la nueva macro sustituirán a la macro anterior o al comando
de Word que había antes. Por tanto, debemos tener mucho cuidado con el nombre
que le asignamos a la macro.
Dentro de la zona Asignar macro a podemos seleccionar el detonante de la macro, que
podrá ser un botón o una combinación de teclas. Al hacer clic sobre el icono
de Botón o el de Teclado aparecerán unos nuevos cuadros de diálogo, que veremos en
el punto siguiente. No es necesario utilizar estos botones desde este diálogo, podemos
esperar a tener la macro grabada, y posteriormente asignarla a un botón o a una
combinación de teclas.
En el desplegable Guardar macro en podemos seleccionar dónde vamos a guardar la
macro. Por defecto nos sugiere guardarla en la plantilla [Link] que es la que el
sistema utiliza para crear todos los nuevos documentos.
También podemos escribir una pequeña Descripción que resuman las funciones de la
macro.

Para comenzar a crear la macro debemos pulsar sobre Aceptar a partir de ese
momento podemos detener la grabación desde el menú Macro o desde la barra de
estado pulsando en el botón cuadrado.

También podemos saber que estamos grabando una macro porque el puntero del

ratón se transforma con la imagen de una cinta.

Guardar la macro.
Desde el menú tenemos la posibilidad de Pausar la grabación si queremos
efectuar alguna acción que no deseamos que se guarde.
Una vez hayamos hecho todas las operaciones que deseamos que realice la
macro seleccionamos la opción de Detener (o el cuadrado azul de la barra de
estado) para que termine de guardar la macro. La macro se guarda
automáticamente una vez hemos pulsado el botón, pero es conveniente
asignarla a un botón o a una combinación de teclas, como veremos a
continuación.

20.4. Insertar la macro en barra de acceso rápido

Insertar la macro en la cinta o la barra de acceso rápido.
Para insertar un botón de una macro ya existente, accedemos a la
pestaña Archivo > Opciones. Aparece el diálogo Opciones de Word.
Deberemos situarnos en la categoría del menú izquierdo Personalizar cinta
de opciones si queremos incorporar el botón en la cinta, o en Barra de
herramientas de acceso rápido si queremos incorporar el botón en la barra
de acceso rápido.
- En Comandos disponibles en seleccionamos Macros y nos aparecerán listadas
todas las macros que hayamos grabado.
- Bastará con seleccionar la macro y pulsar el botón Agregar >> para que se
añada a la barra. La macro se añadirá al listado de comandos de la barra.
En ese momento, podemos configurar el aspecto que tendrá,
seleccionándola y haciendo clic en el botón Modificar.... Se abrirá un cuadro
de diálogo con diversos iconos preestablecidos para que puedas seleccionar
uno y además puedas modificar su nombre.

Asignar una combinación de teclas a la macro.

En el caso de incorporar la macro a la cinta, en las Opciones de Word,
en Personalizar cinta de opciones, dispondremos del botón Personalizar...,
que es el que permite escoger el acceso de teclado a la acción.

Se abrirá el cuadro de diálogo que vemos en la siguiente imagen, que es el

mismo que veríamos si pulsáramos la opción Teclado del cuadro de
diálogo Grabar macro que hemos visto anteriormente.

En la categoría Especificar un comando deberemos seleccionar Macros y

luego la macro en concreto a la que asignar el atajo de teclado. Luego,
en Especificar la secuencia de teclado es donde deberemos especificar la
combinación de teclas. Para hacerlo, simplemente las pulsaremos como si
fuésemos a ejecutarlas. El texto se escribirá sólo, por ejemplo, CTRL+ALT+M.
Deberemos hacer clic en Asignar para que la combinación se asigne a
la macro.
Debemos tener en cuenta no utilizar una combinación ya existente para otro
tipo de comando.

Editar el código de la macro.

Podemos consultar el código generado sobre la macro editándola. Además,
puede servirnos de utilidad si tenemos conocimientos de programación en
Visual Basic, para corregir posibles errores que se generen al ejecutar la
macro.
 Para editar la macro en la ficha Vista vamos a Macros > Ver Macros y
pulsamos el botón Modificar. También podemos editar la macro con la
combinación de teclas ALT + F11 y dentro del diálogo Macros seleccionamos
la macro de la lista que queremos editar y pulsamos Modificar.
En ambos casos, nos abre el editor de Visual Basic con la macro seleccionada
como vemos en la imagen.

20.5. Ejecutar y eliminar macros

Para llevar a cabo la ejecución de la macro debemos:
- Acceder a la pestaña Vista y hacer clic en Macros. Veremos una ventana
similar a la que puedes ver a continuación.
- Seleccionar la macro de la lista. Por ejemplo, LogoAulaClic.
- Pulsar Ejecutar.

Obviamente, si está asignada a un botón de la cinta se ejecutará al hacer clic sobre él, y
si hemos creado un atajo de teclado también lo hará al pulsar la combinación de
teclas.
Comentamos el resto de botones del diálogo.
• Paso a paso. Ejecuta la macro instrucción a instrucción abriendo el editor de
Visual Basic.
• Modificar. Esta opción es la que hemos explicado en el punto anterior.
• Crear. Sirve para crear una nueva macro.
• Eliminar. Elimina la macro seleccionada.
 • Organizador... Abre un nuevo diálogo donde podemos organizar si tenemos
diversas macros, e intercambiar macros de diferentes documentos.
• Cancelar. Cierra el diálogo sin realizar ninguna acción.
Para eliminar una macro, simplemente, hay que seleccionarla y pulsar el
botón Eliminar.

Por otro lado, también podemos crear macros que se autoejecuten, para ello, al crear
la macro debemos asignarle uno de estos nombres:
• AutoExec. Se ejecuta al abrir Word.
• AutoExit. Se ejecuta al cerrar Word.
• AutoNew. Se ejecuta cuando se crea un nuevo documento desde la plantilla
donde tenemos la macro.
• AutoOpen. Se ejecuta cuando se abre un documento existente desde la
plantilla donde tenemos la macro.
• AutoClose. Se ejecuta cuando se cierra un documento desde la plantilla donde
tenemos la macro.
Por ejemplo, si queremos que cada vez que abramos un nuevo documento ejecute una
serie de pasos, a la macro le pondremos el nombre AutoNew.

21. Revisar documentos

21.1. Introducción
Actualmente podemos trabajar más de una persona con un mismo documentos
de Word, en esta unidad veremos herramientas de revisión como el resaltado, los
comentarios y el control de cambios, en el tema siguiente veremos como podemos
guardar documentos desde OneDrive y compartirlos con otros usuarios para trabajar
de forma prácticamente simultánea.
Hoy día es muy frecuente el trabajo en equipo. Un documento puede ir pasando por
diferentes manos hasta llegar a estar terminado. Esto suele ocurrir, sobre todo, en
empresa grandes y también en ambientes de teletrabajo, a menudo en el mundo
editorial, escritores, periodistas e incluso en trabajos de estudiantes.
Pensando en estas formas de trabajar Word ofrece la posibilidad de redactar un
documento y poderlo compartir con diversos usuarios. Los diferentes usuarios
pueden realizar cambios sobre él y dejar comentarios, que posteriormente se pueden
consultar para saber quién comentó o modificó el documento original. También existe
la herramienta Resaltado que es como si marcásemos texto con un rotulador. Por
último, veremos como manejar diferentes versiones de un mismo documento
mediante el control de cambios.
En la siguiente imagen vemos un documento que nos puede dar una idea del aspecto
que tienen los comentarios.

La herramienta de resaltado nos permite subrayar el texto del documento al igual

que subrayamos el papel ordinario con un fluorescente.
Con el control de cambios activado podemos ver fácilmente mediante textos
informativos los diferentes cambios producidos en el documento.
En las imágenes siguientes podemos ver algunos ejemplos de avisos de cambios
efectuados en el documento:
El primero es un cambio de formato, nos dice que el texto a utilizado la herramienta de
resaltar.

La siguiente imagen el texto tachado es texto eliminado.

Y la tercera imagen nos indica que el texto que está subrayado ha sido añadido por
el corrector o la persona que ha hecho los comentarios.

21.2. Pestaña Revisar

La ficha de revisión nos permite manejar las opciones más usuales relativas a
compartir documentos. En la siguiente imagen puedes ver su aspecto.

La revisión de cambios no se activará si no hacemos clic en el botón Control de

cambios que se encuentra en el grupo Seguimiento. A partir de ese momento podrás
resaltar texto, insertar comentarios y guardar un histórico de los cambios realizados.

La pestaña de Revisar tiene los principales botones agrupados por tipo de herramienta
en los grupos Comentarios y Cambios, según muestran las siguientes imágenes:

Todos estos botones los iremos viendo a lo largo de la unidad conforme estudiemos
cada punto.

21.3. Herramienta de resaltado

Dentro de la pestaña de Inicio tenemos la herramienta para resaltar
Resaltar texto.
Para resaltar texto podemos hacerlo de dos formas distintas pero igual de
efectivas.
La primera opción es:
- Seleccionar el texto o el elemento del documento.
 - Escoger el color del resaltado.
Si ya tenemos el color seleccionado, únicamente deberemos seleccionar el
texto y hacer clic sobre .
La segunda opción es:
- Hacer clic sobre el botón .
- El puntero del ratón tomará esta forma , ya podemos seleccionar el texto y
quedará resaltado.
- Hacer clic otra vez sobre el botón , para dejar de resaltar y que el
puntero del ratón tome su forma normal.
Quitar efecto resaltado.
Para quitar el efecto del resaltado debemos seguir el mismo procedimiento
que para resaltar, pero en lugar de seleccionar un color debemos
seleccionar Sin color para que así quite el resaltado.
Si tenemos varios resaltados en el documento y deseamos eliminarlos todos
podemos presionar Ctrl + E para seleccionar todo el documento antes de
hacer clic en Sin color.
Buscar texto resaltado.
Si lo que deseamos es buscar el texto resaltado en nuestro documento lo que
podemos hacer es situarnos al inicio del documento y acceder a la
pestaña Inicio y desplegar el menú del botón Buscar para seleccionar la
opción Búsqueda avanzada.
Aparece el diálogo Buscar y reemplazar, debemos estar en la
pestaña Buscar y hacer clic en el botón Más que despliega más opciones de
búsqueda. Pulsamos sobre Formato y seleccionamos Resaltar. Para
comenzar la búsqueda pulsamos sobre Buscar siguiente, como lo hacemos
de forma habitual. Nos irá encontrando los elementos resaltados del
documento.

21.4. COMENTARIOS: Insertar, modificar, responder, cerrar y eliminar.

([Link]

Los comentarios son una herramienta muy útil cuando compartes un documento con
varias personas, si no deseas realizar cambios sobre el documento original pero
quieres matizar o apostillar algún concepto, es muy interesante insertar un comentario
para que lo vean el resto de personas que comparten el texto.
Los comentarios se adjuntan al documento pero no se imprimen, a no ser que lo
indiquemos expresamente a la hora de lanzar la impresión.
Para ver los comentarios en el margen derecho de la página debemos marcar la
opción Comentarios en el desplegable Mostrar revisiones.
 Insertar un comentario.
Para insertar un comentario sobre el documento debemos seguir los
siguientes pasos:
- Seleccionar el texto del cual vamos a crear un comentario.

- Acceder a la pestaña Revisar y hacer clic en el botón Nuevo comentario .

Nos resalta el texto seleccionado en color morado, y aparece una ventana
flotante en la parte derecha del documento donde debemos introducir el
texto del comentario.
Dependiendo de la vista en que estemos se nos mostrará de una manera o
de otra. Por ejemplo estando en vista Normal aparece el comentario en el
margen derecho con una línea roja vertical y una línea de puntos conectando
con el texto al que se refiere el comentario, como puedes ver en la siguiente
imagen.

En modo Lectura nos aparece un globo en el lateral, si hacemos clic en

el globo veremos una ventana flotante con el texto del comentario y en
fondo morado el texto al que se refiere el comentario,
En vista Normal, si colocamos el cursor en un comentario a la izquierda
aparece el logo del autor y su nombre (aula Clic) y a continuación muestra el
tiempo desde que se creo el comentario, en la línea siguiente tenemos el
texto del comentario. En la parte derecha aparece la opción
para Responder al comentario y para Resolver el comentario.

En otras vistas, como Esquema el texto aparece con fondo morado y para
poder ver los comentarios deberemos hacer clic derecho en el texto morado.
Podemos desplegar la opción Panel de revisiones y escoger el lugar donde lo
queremos mostrar, en la zona inferior de forma horizontal o a la izquierda
del texto de forma vertical.
 Podemos modificar el autor de los comentarios.
Veamos el resto de botones de la ficha de revisión que hacen referencia a
comentarios.

• Anterior. Nos lleva al comentario que este antes del punto donde nos
encontremos.
• Siguiente. Nos lleva al siguiente comentario del punto donde nos encontremos.
• Eliminar el comentario seleccionado o bien todos los comentarios del
documento, desde la opción que encontraremos desplegando el menú
haciendo clic en la flecha triangular inferior.
Buscar un comentario.
Si el documento es revisado por varias personas y queremos encontrar un
comentario de una persona en concreto, podemos buscarlos accediendo al
diálogo Ir a mediante la pestaña Inicio, desplegando el menú Buscar y
seleccionando Ir a.., o presionando la combinación de teclas Ctrl+I o bien F5.
Nos aparece el diálogo Buscar y reemplazar en la pestaña Ir a, seleccionamos
de la lista Comentario y en el cuadro despegable de la derecha podemos
escoger el autor de entre los que han añadido comentarios en el documento.
Con los botones Anterior y Siguiente del mismo diálogo podemos
desplazarnos por los comentarios de ese autor.
Podemos modificar el formato por defecto que tienen los comentarios.
Mostrar/ocultar comentarios.
En el documento podemos ocultar/mostrar los comentarios según nos
interese.
Desplegando el menú del botón Mostrar revisiones de la
pestaña Revisar podemos marcar o desmarcar la opción que
pone Comentarios. Si la opción está seleccionada los comentarios serán
visibles de lo contrario no se verán.

También podemos ocultar/mostrar los comentarios por su autor. En la

opción Personas específicas podemos elegir el autor que queremos mostrar
u ocultar.
Imprimir comentarios.
Si deseamos imprimir los comentarios podemos indicar como deben
imprimirse. Debemos acceder a la pestaña Revisar y desplegar el
menú Seguimiento, haciendo clic en la flechita de la esquina, nos aparecerá
el siguiente un cuadro de diálogo donde debemos pulsar el botón Opciones
avanzadas..., aparecerá un cuadro de diálogo donde veremos la
 opción Orientación del papel al imprimir, como muestra la siguiente
imagen:

Donde podemos escoger entre las distintas opciones del desplegable que
vemos en la imagen.
• Automático. Deja que Word oriente lo mejor posible los comentarios en el
papel.
• Conservar. Deja el documento conforme está y lo imprime según lo vemos.
• Forzar horizontal. Fuerza a imprimir el documento en formato horizontal para
que quepan mejor los globos.
Además de esto, al lanzar la impresión, en el diálogo
de Imprimir, sección Configuración, debemos tener la precaución de tener
seleccionada la opción Imprimir documento con revisiones.

21.5. Control de cambios. Aceptar y rechazar los cambios.

([Link]

El control de cambios sirve para que Word almacene los cambios realizados por cada
uno de los miembros de un equipo de trabajo en un documento, como por ejemplo
(inserciones, modificaciones de formato o texto eliminado). Word pone el nombre y le
asigna un color diferente a cada miembro del equipo que realice algún cambio, así se
les puede identificar fácilmente.

Para activar el Control de cambios debemos pulsar el botón de la

pestaña Revisar en el momento que queramos que se registren los cambios. Otra
forma de activar el control de cambios es pulsando Ctrl+Mayús+E. Si lo activamos cada
cambio que se efectúe en el documento se almacenará y posteriormente podremos
comparar el documento original con el documento final tras los cambios.
Una vez activado el control de cambio veremos cómo empiezan a aparecer diferentes
marcas en el documento. A continuación, estudiaremos las modificaciones más
importantes que detecta el control de cambios y cómo las representa.
Inserciones. Pone el texto de color rojo (o el asignado al revisor) y lo subraya. Por
ejemplo, en esta imagen se ve que se ha añadido "o email”.
Si pulsamos en la barra vertical gris del margen izquierdo se ocultará la revisión y la
barra pasará a color rojo.
• Cambios de formato. Indica con una línea de puntos el cambio de formato, y
en el margen derecho se muestra qué tipo de formato se ha aplicado. En este
caso se ha cambiado la fuente a negrita en la palabra "recursos".

• Texto eliminado. Muestra el texto original tachado y del color asignado al

revisor, en este caso color rojo. En este caso se ha eliminado el texto "mini".

• Otros cambios. También se muestran otras modificaciones menos frecuentes

que podamos realizar en el documento, como cortar y pegar texto, mover
texto, etc.

Botones de la pestaña Revisar pertenecientes al control de cambios.

• Todas las revisiones, sirve para indicar como queremos ver el documento,
aparecen las siguientes opciones,

• Revisiones simples. Muestra el documento con todas las revisiones mediante

unas marcas verticales a la izquierda informando de los cambios realizados.
• Todas las revisiones. Muestra el documento con todas las revisiones
especificadas a la derecha, es la opción por defecto.
• Sin revisión. Muestra el documento con todas las revisiones efectuadas, pero
sin ninguna marca que las muestre.
• Original. Muestra el documento original sin tener en cuenta las revisiones
efectuadas.
Una buena opción es trabajar en vista Revisiones simples porque así
evitamos que por cada cambio que efectuemos aparezca un texto indicando
el cambio efectuado, ya que puede resultar bastante agobiante tener el
documento cargado de textos de revisiones.
También podemos controlar el grado de revisión desde el menú Mostrar
marcas ya que podemos elegir lo que queremos ver, basta marcarlo en la
lista que se muestra, como se ve en la imagen siguiente...

Si pulsamos sobre Panel de revisiones nos aparecen dos opciones para

mostrar el panel de revisiones donde podemos ver los cambios y
comentarios del documento. Podemos elegir entre formato horizontal o
vertical.
En la siguiente imagen se puede ver un ejemplo del panel de revisiones vertical.

Revisar los cambios efectuados. Aceptar o rechazar cambios.

Cuando un documento ha sido modificado por otro componente de un
equipo y ha activado el control de cambios, después otro componente puede
revisar el documento con las herramientas de navegación de cambios y
aceptar o rechazar los cambios efectuados.
Para revisar cambios del documento podemos hacerlo de 2 maneras:
- Manualmente con los botones del grupo Cambios (no confundir con los
botones del grupo Comentarios)

Los botones Permiten desplazarnos al anterior o al siguiente

cambio.

Luego simplemente deberemos hacer clic en el botón Aceptar para

aplicar el cambio propuesto o en el botón Rechazar para deshacer el

cambio propuesto.
- O automáticamente
Desplegando la opción Aceptar encontramos varias opciones:

• Aceptar e ir al siguiente.
• Aceptar este cambio.
 • Aceptar todos los cambios. Esta opción sirve para aceptar todos los cambios
encontrados con respecto al documento original.
• Aceptar todos los cambios y detener el seguimiento.

De forma similar podemos tenemos varias opciones para rechazar cambios.

Desplegando la opción Rechazar tenemos las posibilidades que muestra la
siguiente imagen.

Aparte de lo que estamos viendo en esta unidad, Word 2016 también muestra
instantáneamente los cambios que realizan otros usuarios cuando se comparte un
documento con el botón Compartir como veremos con detalle en la
siguiente unidad.

21.6. Comando "Comparar" documentos. Comando "Ver en paralelo"

([Link]

Al trabajar en equipo bajo un mismo documento es posible que el documento original

sea modificado sin que antes se active la propiedad de control de cambios. Esto quiere
decir que en el documento se guardarán los cambios efectuados, pero no habrá ningún
registro sobre ellos, por tanto, no podremos revisar para aceptar o rechazar los
cambios, a no ser que tengamos una copia del documento original y lo podamos
comparar. Esto se refiere a documentos guardados en nuestro ordenador, en cambio si
guardamos el documento en OneDrive y usamos la versión Word 365 dispondremos
de forma automática de un historial de versiones de forma que siempre tendremos las
versiones anteriores para comparar los documentos. En la unidad 4 ya dedicamos un
apartado a explicar este historial de versiones.
Comparar el documento original con el documento modificado.

Consejo: Si ni usamos OneDrive, siempre que trabajemos en equipo con un mismo

documento es recomendable tener guardada una copia de la última versión que
tuvimos por si algún miembro del equipo realiza algún cambio sin activar el control de
cambios y lo guarda. Si tenemos una copia posterior podremos utilizar la herramienta
de comparación que nos ofrece Word.

Para ver los cambios realizados en un documento que ha sido guardado sin el
control de cambios debemos seguir los siguientes pasos:
- Abrir el documento original.
- Acceder a la pestaña Revisar y desplegar el botón Comparar,
-seleccionar la opción Comparar...
Aparece el diálogo Comparar y combinar documentos.

- Debemos seleccionar el documento original y el documento revisado, es decir

el documento con los últimos cambios y pulsar Aceptar.

Nos muestra una pantalla nuevo documento basado en el documento final y

con las marcas de los cambios producidos con respecto al documento
original., como puedes ver en la siguiente imagen.

Si hacemos clic en el botón Más >> para ver más opciones nos
encontraremos varias opciones, entre ellas, es muy interesante la que
aparece en la parte inferior derecha Mostrar cambios en, que nos ofrece tres
formas distintas de combinar los documentos.
• Documento original. Las marcas se muestran sobre el documento original.
• Documento revisado. Las marcas se muestran sobre el segundo documento.
Esta es la opción por defecto.
• Documento nuevo. Se crea un nuevo documento y se insertan las marcas de
los cambios producidos.
Aparte de esta opciones, tenemos todavía otra posibilidad mas de mostrar la
comparación: Si queremos ver una comparación en la que aparezcan el
documento original, el revisado y el comparado, debemos hacerlo en dos
paso, el primero es desplegar el botón Comparar, y seleccionar la
opción Comparar... igual que acabamos de explicar, y una vez hecho esto, el
segundo paso es abrir de nuevo el desplegable Comparar, y veremos como
se ha activado la opción Mostrar documentos de origen, elegimos, Mostrar
ambos, como muestra la siguiente imagen.

Al hacer clic aparecerán los tres documentos, como muestra la siguiente

imagen ( y también el panel Revisiones).

Esta visión con los tres documentos permite ver en detalle todos los cambios
aunque pueden quedar unas ventanas un poco pequeñas.
Un pequeño detalle es que si desde la pestaña Revisar, desplegamos el
botón Comparar, y seleccionamos la opción Comparar... puede aparecernos
una ventana con la siguiente pregunta:
 Esto es debido a que intentamos comparar un documento sobre el cual
hemos activado el Control de cambios, con lo cual ya tendrá unas marcas de
revisión, por lo tanto, nos pregunta si deseamos aceptar esos cambios antes
de realizar la comparación.

Comparar en paralelo dos documentos.

Otra forma de comparar dos documentos es viéndolos al mismo tiempo
ambos documentos el documento original y el documento final, aunque en
este caso no se mostrarán las marcas de revisión, deberemos hacer la
revisión de forma manual.
Para realizar este tipo de comparación debemos seguir los siguientes pasos:
- Abrir los dos documentos comparar (documento original y documento final).
- Desde el documento original accedemos a la pestaña Vista y
seleccionamos Ver en paralelo del grupo Ventana (No confundir con En
paralelo del grupo Movimiento de la página)
Veremos ambos documentos a la vez en la pantalla dividida por la mitad en
posición vertical un documento al lado del otro.

Como decíamos, vemos los dos documentos pero no aparecen marcas de

revisión que nos muestren las diferencias entre ellos, por lo tanto,
deberemos fijarnos bien para apreciar esas diferencias. Por ejemplo, en la
frase " ... más simples o sencillas, ..." en el documento de la izquierda dice "
... más simples, ..."
En esta situación, en la pestaña Vista del grupo Ventana encontraremos
otras opciones:

• Desplazamiento sincrónico. Este botón puede activarse o desactivarse. Si está

activado como vemos en la imagen al desplazarnos por un documento el otro
documento también se desplaza al mismo tiempo paralelamente al otro.
• Restablecer posición de ventanas. Sirve para poner en posición vertical ambas
ventanas de los documentos, por si las habíamos modificado de posición.
Vuelve a hacer clic en la opción Ver en paralelo para desactivarla y volver a la
edición normal.
 Si guardamos el documento en OneDrive y usamos la versión Word
365 dispondremos de forma automática de un historial de versiones, si
abrimos una versión anterior nos aparecerá un aviso como el que muestra la
siguiente imagen:

Que nos da la posibilidad de pulsar en Comparar, si lo hacemos nos llevará a

la misma situación que hemos visto anteriormente desde la pestaña Revisar,
desplegar el botón Comparar y seleccionar la opción Comparar...

21.7. Formularios
Los formularios son documentos normales de Word que están diseñados con campos
para que los usuarios los completen con información, por ejemplo, un formulario para
rellenar los datos necesarios para contratar un seguro de automóvil. Por lo tanto, para
crear un formulario partiremos de un documento de texto, en el que incluiremos cajas
de texto o cuadros de selección, donde el lector del documento podrá rellenar los
datos que le solicitemos, de forma parecida a como rellenábamos los documentos
basados en plantillas.
Una vez creado el formulario lo podemos guardar como un documento normal o como
una plantilla. Lo más habitual es protegerlo para que sólo se pueda escribir en los
campos preparados para ello y no se pueda alterar el resto del documento. Más
adelante veremos cómo hacerlo.
Un formulario no es más que un documento que contiene texto fijo y texto que debe
ser rellenado por el lector. Para el texto a rellenar debemos definir controles. Los
controles son campos especiales que permiten introducir información de forma muy
variada.
Para poder agregar los controles de formulario al documento, primero debemos
activar la Ficha de programador en la Cinta. Para hacerlo, debemos ir a
las Opciones de Word, en la pestaña Archivo. En la sección Personalizar cinta de
opciones marcaremos la casilla Programador en el cuadro de la derecha que muestra
las fichas disponibles.

Aceptamos el cuadro de diálogo y ya disponemos de una nueva pestaña,

llamada Programador.
21.8. Propiedades de controles
En la sección Controles encontramos los distintos tipos de controles que podemos
agregar al documento.
Para insertar un control basta con posicionar el cursor donde queremos insertar el
control y hacer clic sobre el tipo de control deseado en la ficha Programador.
Una vez insertado el control, podemos modificar sus propiedades, seleccionándolo
haciendo clic sobre él, y pulsando en .
Todos los controles comparten las siguientes propiedades:

El Título mostrará el texto que escribamos al editar contenido. Por ejemplo, el

título Nombre: se mostraría .

La Etiqueta nos sirve para distinguir controles, y solo es visible cuando está activado
el Modo Diseño.
Marcando las opciones No se puede eliminar el control de contenido, impediremos
que el lector pueda borrar el control, y marcando No se puede editar el contenido, no
podrá editar su contenido.
Estas propiedades solo tienen efecto cuando creamos el formulario, los usuarios que lo
rellenen no las verán.
Los controles que incorporen texto, mostrarán también opciones para aplicarles
estilos.

Los controles incorporan un texto de ayuda, que al pulsar sobre él desaparece para ser
sustituido por el texto a rellenar.
Para cambiar este texto debemos pulsar en , hacer clic sobre el control
e introducir el nuevo texto. El texto que escribamos se mostrará como ayuda.

21.9. Controles de contenido

Los controles Texto enriquecido y Texto permiten introducir un
cuadro de texto que el usuario podrá rellenar. La diferencia entre ambos es
que sólo el control Texto enriquecido permite usar y guardar textos con
formato.

Las propiedades especiales de estos controles son:

Permitir retornos de carro, sólo disponible en el control de Texto (sin

formato) permite o no, que se puedan crear varios párrafos al pulsar la
tecla INTRO.

El control Imagen , permite que el usuario pueda añadir una imagen

pulsando sobre él.

Los controles Cuadro de lista y Cuadro combinado permiten al usuario

elegir entre una serie de elementos disponibles. La diferencia entre ambos es
que el cuadro combinado aparece plegado en un principio y permite al
usuario escribir, mientras que el cuadro de lista aparece ya desplegado y sólo
permite elegir una opción entre las existentes.

Para introducir los valores del desplegable, debemos hacerlos desde

las Propiedades del control.

El botón Agregar... nos permite añadir un nuevo valor.

 Podemos modificar o eliminar uno existente, con los
botones Modificar... y Quitar respectivamente. También podemos
establecer el orden en que se mostrarán con los botones Subir y Bajar.

El Selector de fecha , despliega un calendario donde el usuario marcará

una fecha.

En las propiedades de este control, tenemos todas las opciones para

especificar con qué formato queremos que aparezca la fecha.

21.10. Proteger Formularios

Para crear un formulario, debemos diseñar el documento como un formulario normal,
aplicando estilos y formatos, y añadiendo los controles correspondientes en el lugar
donde el usuario debe introducir la información.
Pero ahora nos queda un último paso, si dejáramos el documento tal cual, el usuario
podría editar y eliminar lo que quisiese. Para limitar a que únicamente pueda rellenar
el formulario, debemos proteger el documento de la siguiente forma:

Primero, debemos marcar la opción Restringir edición. Abrimos así el

panel Restringir formato y edición.
La opción que nos interesa la elegimos en la sección Restricciones de edición,
activando la casilla y seleccionando la opción Rellenando formularios.
Para que la protección tenga efecto, pulsamos el botón Sí, aplicar la protección.
Sólo podrán deshabilitar la protección aquellos usuarios que conozcan la contraseña.
De cara a utilizar el formulario con varios usuarios, a la hora de guardarlo, si lo
hacemos como una plantilla, los usuarios podrán rellenar el formulario partiendo de la
plantilla que hemos creado, y guardar lo que rellenen como un documento normal.

22. Compartir documentos (OneDrive)

22.1. Introducción
Hoy en día es cada vez más importante el uso de internet
para compartir documentación y trabajar en equipo desde diferentes ubicaciones
geográficas. También es frecuente trabajar con versiones de programas que no
necesitan estar instaladas en el ordenador, sino que se ejecutan en la red,
como, Word para la web. Incluso podemos trabajar desde los tablets y teléfonos
móviles con documentos de Word mediante la aplicación Word App. En lugar de
guardar los documentos en nuestro dispositivo local ( ordenador, tablet, smartphone)
podemos guardarlos en internet, mediante el servicio de Microsoft llamado OneDrive.
En esta unidad vamos a ver como compartir documentos Word de varias formas,
aunque vamos a hacer hincapié en compartir a través de OneDrive por ser la más
importante. Por lo tanto, vamos a explicar primero todo lo referente a OneDrive.
En la unidad 25 veremos Word para web, el Word gratis que se ejecuta en el
navegador; y Word App, el Word gratis para los smartphones y tablets.
En general, podemos decir que las ventajas del uso de internet para trabajar con
documentos superan a las desventajas, entre las ventajas podemos citar las siguientes:
• Evita realizar duplicados de un mismo documento, ya que se puede editar
desde distintas ubicaciones.
• Permite conocer el estado de un documento en todo momento y las
actualizaciones que ha sufrido.
• Facilita el acceso desde cualquier ubicación a los documentos, inclusive desde
terminales móviles.
 • Mejora la seguridad de los documentos, ya que, en caso de sufrir pérdidas o
robos de información de forma local, la información se encuentra también en
un servidor.
• Permite ejecutar programas desde la propia internet, sin instalar nada en
nuestro dispositivo.
También tiene algunas desventajas:
• Si falla la conexión a internet no podremos acceder al documento.
• La privacidad ya no depende de nosotros, debemos confiar en una empresa
privada.

22.2 Trabajar con ONEDRIVE y Word. Aplicaciones web.

([Link]

Desde que Internet se extendió de forma masiva empezaron a surgir un nuevo tipo de
programas conocidos como programas bajo demanda o programas en la nube cuya
principal característica es que no están instalados en el ordenador del usuario sino en
un servidor de Internet, es decir en "la nube". Para usar este tipo de programas sólo
necesitamos un navegador web y una conexión a Internet.

Un ejemplo gratuito de este tipo de programas es Office para la web (Word, Excel , ...)
que permiten crear documentos de texto, hojas de cálculo, etc. El elemento inicial de
estos entornos informáticos es el correo, Outlook (Hotmail). Es imprescindible tener
una cuenta de correo para tener acceso a todos estos servicios.
El complemento imprescindible para este tipo de aplicaciones que residen en la nube
es poder guardar los archivos también en la nube. De ahí han surgido servicios como
OneDrive de Microsoft. Aparte de estos programas que trabajan en la nube (Office
para la web y Word App) OneDrive también se puede utilizar para guardar archivos de
Word escritorio. Google tiene un servicio similar llamado Google Drive, gratuito y que
incluye también aplicaciones como procesador de texto, hoja de cálculo, etc.
También existen servicios exclusivamente de almacenamiento en la nube que no llevan
aparejados otros programas, como Dropbox o Box. A estos servicios se les suele
llamar discos duros virtuales o discos duros en la nube.
OneDrive es una buena solución para compartir archivos entre diferentes dispositivos
de distintos sistemas operativos. Por ejemplo, puedes tomar una foto con tu móvil
Android y enviársela a un amigo que tiene un iPhone, luego puedes abrirla en el PC con
Windows de tu casa y enviársela al ordenador MacBook de un familiar.

¿Qué es OneDrive?
OneDrive es el sistema de almacenamiento de archivos en Internet de
Microsoft. Desde un ordenador o desde un dispositivo móvil (teléfonos y
tablets) se pueden subir archivos a la nube y luego bajarlos o consultarlos en
un dispositivo distinto. Es decir, OneDrive nos permite trabajar con el mismo
archivo desde diferentes dispositivos y desde diferentes lugares, siempre que
estemos conectados a la red. OneDrive funciona en navegadores desde
ordenadores Windows, Apple y Android. Y también desde una aplicación que
está integrada en el explorador de Windows y una app que podemos instalar
en dispositivos móviles (smartphones y tablets)
OneDrive también permite compartir los archivos con otros usuarios del
servicio, para cada archivo podemos dar permiso a los usuarios que
 deseemos. Se puede dar permiso para que modifiquen el archivo o sólo para
que lo lean. Más adelante ampliaremos este punto.
Para usar OneDrive hay que tener una cuenta de Microsoft (outlook, hotmail,
Windows Live, ...). Sólo por eso Microsoft pone a disposición de sus usuarios
un espacio de 5 GB (en Enero de 2022) para usar con OneDrive. Para los
usuarios de Microsoft Office 365 este espacio se amplía a 1 TB o más
dependiendo del plan que contratemos.

¿Qué se puede subir a OneDrive?

Como decíamos, OneDrive está pensado fundamentalmente para usar con
los programas de Office y por lo tanto se pueden subir archivos de Word
(.docx) de Excel (.xlsx) PowerPoint (.pptx) y Bloc de notas, pero también se
pueden subir fotografías, música y vídeos, así como archivos comprimidos zip
y en general, cualquier archivo de los tipos más comunes.
Por otro lado esta disponible una carpeta especial llamada Almacén
personal con características extra de seguridad para guardar archivos
personales
¿Cómo usar/instalar OneDrive?
Básicamente, hay dos formas de utilizar OneDrive:
1. OneDrive como servicio, sin instalar nada en el dispositivo (ordenador, tablet,
smartphone). Lo veremos a continuación.
2. OneDrive como aplicación (App) instalada en nuestro dispositivo móvil (tablet,
smartphone) que veremos un poco más adelante. También está disponible está
aplicación en ordenadores con Windows, ya viene instalada por defecto y está
integrada como una carpeta más dentro del explorador de archivos de
Windows.
En ambos casos hay que darse de alta en una cuenta de Microsoft.

22.3. OneDrive como servicio

Puedes usar OneDrive como un servicio gratuito asociado a tu cuenta de correo de
Microsoft sin necesidad de instalar nada en tu ordenador o dispositivo móvil.
Es decir, para usar OneDrive como servicio sólo necesitas darte de alta en una cuenta
de Microsoft.
Para acceder sólo necesitas ir a la web de [Link] (o [Link]) y dar tus
datos de acceso, o crear una cuenta nueva si no la tenías ya.
Una vez dado de alta en una cuenta de Microsoft ya no necesitarías hacer
prácticamente nada más con OneDrive, simplemente iniciar sesión en Word con ese
usuario y a partir de ese momento ya podrías guardar tus documentos de Word en
OneDrive. Cada vez que vayas a guardar un documento te aparecerá una unidad
OneDrive como un dispositivo más. Es decir, al hacer clic en el

icono Guardar desde Word aparecerá una ventana similar a esta.

Y al hacer clic en OneDrive: Personal podrás guardar tu documento en la nube como
si se tratase de cualquier otra carpeta, pero con las ventajas adicionales de OneDrive.
Observa cómo debajo aparece la cuenta con la que estás usando OneDrive.

De todas formas, OneDrive también tiene su propia interfaz desde el navegador web
para manejar los archivos. Si vas a almacenar otro tipo de archivos distintos de
documentos de Word es interesante que la conozcas.
Sincronización.
Por defecto, al abrir OneDrive se sincronizan automáticamente los archivos, de esta
forma, los archivos que subas desde un ordenador podrás verlos desde otro ordenador
sin hacer nada más. Dependiendo de la velocidad de la conexión a Internet y del
tamaño de los archivos la sincronización puede tardar desde unos segundos a unos
minutos.
Incluso si estás dentro de OneDrive y desde otro ordenador se borra un archivo, el
archivo desaparecerá de tu pantalla de forma automática.

22.4. OneDrive como aplicación

En lugar de acceder desde dentro de Word o desde el navegador web, como
acabamos de ver en el punto anterior, podemos acceder a OneDrive desde una
aplicación. Hay dos tipos de aplicación, el primer tipo es para instalar en
los dispositivos móviles, se llama OneDrive App y se instala de la misma forma
que Word App que veremos en la unidad 25, es decir desde la tienda de aplicaciones
correspondiente (Google Play, App Store) y el otro tipo de aplicación es un programa
que ya viene instalado en el ordenador con sistema operativo Windows, que vamos a
ver a continuación.
Con esta aplicación preinstalada en el ordenador podrás ver OneDrive como una
unidad más desde el explorador de archivos, sin necesidad de abrir Word o ir a la
web [Link]. La aplicación OneDrive se ejecutará en tu ordenador y no en la
nube, aunque los archivos seguirán guardándose también en la nube.
Si no dispones de conexión a Internet podrás guardar un archivo en OneDrive en tu
ordenador, y cuando se restablezca la conexión, el archivo se subirá a la nube
automáticamente.
Si utilizas Windows Windows 10 o Windows 11, la versión de escritorio de OneDrive ya
viene instalada de serie también veremos un icono en forma de nube en la parte
derecha de la barra de tareas, junto a los iconos del wifi, batería, etc.
En Windows 10 se ve de esta

forma
Al arrancar OneDrive verás la carpeta de OneDrive como una carpeta más en el
Explorador de archivos. Puedes copiar, mover, borrar y renombrar archivos
normalmente. Lo mejor es que todos los cambios se sincronizarán de forma
automática cuando haya conexión con Internet.
Como se ve en la siguiente imagen, en la columna Estado podemos ver los diferentes
estados en los que se puede encontrar un archivo, por ejemplo si esta sincronizado
aparece una nube, y si se está produciendo la sincronización aparece un icono con dos
flechas.

OneDrive no es el único servicio existente de estas características, hay otros

muy similares como Google Drive (que apareció antes) y otros que sólo
ofrecen características de disco duro virtual como DropBox.
OneDrive no sólo se puede ejecutar en un ordenador personal, también
tiene versiones adaptadas a los dispositivos móviles y tablets. Además
funciona tanto en Android como en Apple. En las siguientes unidades lo
veremos con detalle.
En Windows 10, puesto que OneDrive forma parte del sistema operativo,
no se puede desinstalar pero si se puede desvincular, de forma que los
archivos ya no se sincronizarán. Para ello hay que hacer clic con el botón
derecho en el icono de OneDrive en la barra de tareas de Windows 10 y
elegir Configuración, en la ventana que se abrirá. En la ficha Cuenta,
aparecerá una pantalla como la que ves a continuación.
 Ya sólo quedaría pulsar en el botón Desvincular este equipo, para realizar
la desvinculación. Esto no supone que se pierdan los archivos
de OneDrive, seguirán estando accesibles desde OneDrive como servicio,
en la web [Link], y en otros dispositivos donde esté instalado el
programa OneDrive.

22.5. Compartir documentos usando OneDrive. Invitar. Edición. Bloqueos

([Link]

A lo largo del curso ya hemos ido utilizando OneDrive para guardar documentos como
si se tratase de una unidad más, de forma que podíamos abrir el documento desde
distintos dispositivos, lo que puede considerarse como una forma de compartir el
documento con nosotros mismos desde diferentes dispositivos, usando una sola
cuenta de OneDrive. Ahora utilizaremos OneDrive para compartir documentos con
otros usuarios, usando cuentas diferentes de OneDrive, por supuesto desde distintos
dispositivos.
Desde la aplicación Word escritorio podemos compartir un documento que tenemos
abierto pulsando en el botón . Si el documento no está guardado
en OneDrive, aparece este panel pidiéndonos que lo guardemos primero
en OneDrive:
Si el documento ya está guardarlo en OneDrive aparece directamente el panel Enviar
vínculo para que invitemos a otra persona:

Este panel tiene la configuración por defecto que se muestra, y que se resume en la
frase Cualquier persona que tenga el vínculo puede editar, haciendo clic en ella
podemos modificar esta configuración, como veremos un poco más adelante
en Configuración de vínculos.
A continuación, en el campo Para debemos escribir el nombre, grupo o la dirección
de correo electrónico ( email) Si lo tenemos en la agenda de contactos de Outlook
podemos pulsar en el botón con la flecha de la derecha para tomarlo desde la agenda.
Al lado del campo Para tenemos el botón Puede editar representado por el
icono si lo pulsamos veremos las opciones que muestra la siguiente imagen.

La opción por defecto es se Puede editar, es decir, el usuario con quién compartimos
podría hacer cualquier cambio en el documento.
La opción Puede ver, sólo permite ver el documento, pero no modificarlo.
Opción Configuración de vínculos la veremos más adelante.
Siguiendo con el panel Enviar vínculo, a continuación, tenemos Mensaje... por si
queremos incluir un mensaje (opcional) en el correo de invitación que se enviará.
Una vez rellenados los campos del panel, al pulsar en el botón Enviar se enviará
el correo electrónico a la persona invitada. Si todo va bien, aparecerá el siguiente
mensaje.

Como decíamos, si pulsamos Cualquier persona que tenga el vínculo puede editar,
veremos la ventana Configuración de vínculos.

Por defecto esta seleccionada la opción Cualquier persona que tenga el vínculo, pero
podemos seleccionar Personas determinadas, con lo cual al pulsar Aplicar podremos
escribir sus emails.
La opción Permitir edición está marcada por defecto, al desmarcarla, sólo permitirá
ver el documento, pero no modificarlo.
Una vez completemos la ventana de invitación, al invitado le llegará un email similar al
que se muestra a continuación:

En este email, se informa al invitado que el propietario quiere compartir el documento

llamado [Link]. Para aceptar la invitación, sólo hay que hacer clic en el nombre
del documento, o en el botón Abrir. En este caso se abrirá el documento en Word en
la web, como se ve en la siguiente imagen.

Una vez hemos entrado con nuestro usuario de OneDrive podemos hacer clic
en Edición y nos muestra dos posibilidades, Editar y Abrir en la aplicación de
escritorio, como se ve en la siguiente imagen.
Obviamente, si el invitado no tiene instalado Word en su ordenador, no le aparecerá
la segunda opción.
Si hacemos clic en Editar continuaremos en Word en la web y veremos como se
activan las fichas con los diferentes comandos de edición, como muestra esta imagen

En la unidad 25 veremos con detalle cómo utilizar Word Online. Ahora usaremos Abrir
en la aplicación de escritorio.
Para saber si hay otros usuarios autorizados a modificar el documento basta hacer clic
en el botón y en el panel Enviar vínculo hacer clic en los tres puntos de
la derecha para que aparezca Administrar acceso, como muestra la siguiente imagen.

Al pulsar en Administrar acceso, veremos quienes tienen permiso para usar el

documento. Por ejemplo, la imagen siguiente muestra que el usuario aula Clic es el
propietario del documento y el usuario Ejemplo aula puede editar el documento pero
no lo está editando en ese momento.
Pero no sólo eso, podríamos estar modificando el mismo documento dos personas a la
vez y Word se encarga de gestionarlo todo para que nadie borre sin querer lo que ha
modificado el otro. Es decir, es posible modificar simultáneamente un documento sin
mayores problemas. Vamos a verlo con más detalle.

Modificar en tiempo real (simultáneamente) un documento por más de un

usuario.
Cuando varios usuarios modifican un mismo documento a la vez aparece un
icono redondo con el logo del otro usuario en la parte derecha avisándole,
como puedes ver en la siguiente imagen.

Al compartir un documento y editarlo simultáneamente, a cada usuario se le

asigna un color, de forma que podemos ver las modificaciones que está
realizando la otra persona, ya que veremos una pequeña bandera con el color
del usuario que las ha realizado. Por ejemplo, con una bandera de color

verde
Si mantenemos el cursor encima de la banderita, aparecerá el nombre del

usuario que lo ha modificado.

Es decir, cuando estamos modificando un documento y otro usuario al que
hemos invitado, lo modifica al mismo tiempo, nos va apareciendo el texto que
introduce marcado por la banderita de su color. Dependiendo del ancho de
banda de las conexiones a internet, el texto del otro usuario tardará más o
menos en aparecer. En el caso de conexiones rápidas tarda apenas unos
segundos.

En principio, con este sistema no hay problema, el documento siempre conserva los
cambios realizados por los usuarios simultáneos y somos conscientes de ello.
Sin embargo, se pueden dar algunas situaciones delicadas cuando dos usuarios
intentan modificar al mismo tiempo, la misma parte del documento. Es decir, hay
algunas situaciones que generan un conflicto.
Conflictos en las modificaciones simultáneas.
Cuando el ancho de banda es suficientemente amplio para ver las
actualizaciones en tiempo real, aunque no es muy probable, si es posible que
dos usuarios intenten modificar en el mismo instante una misma palabra. Si
esto sucediese, un usuario vería como lo que acaba de escribir es modificado
como por arte de magia, ya que justo en ese instante el otro usuario lo ha
cambiado, lo cual no sería lógico. O quizás, no se daría cuenta que lo que acaba
de escribir ha sido modificado por otro.
Para evitar estas situaciones conflictivas, Word ha optado por evitarlas, es
decir, no dejar que se produzcan. Para ello, cuando un usuario intenta
modificar el texto que el otro usuario está modificando en ese momento, Word
no le deja hacerlo, es decir, Word bloquea el texto en conflicto y aparece un
mensaje advirtiendo de ello al usuario bloqueado. Como se ve en la siguiente
imagen, en la barra de tareas aparece el texto "No puede hacer este cambio
porque la selección está bloqueada"

Al cabo de pocos segundos, el bloqueo desaparece automáticamente, ya que el

otro usuario habrá acabado de modificar esa parte del texto, y entonces sí
podremos modificarlo, incluso borrar lo que acaba de escribir. Pero al haber
unos segundos de margen el usuario se da cuenta de lo que está ocurriendo
porque aparecen las banderitas de colores de las que ya hemos hablado. De
esta forma, el usuario es consciente que el otro usuario está modificando la
misma zona de texto.
Como estamos viendo el sistema de compartir documentos en Word es
bastante completo y funciona bien.

Dejar de compartir.
Para dejar de compartir un documento, desde OneDrive hay que situarse en el
archivo que queremos dejar de compartir y pulsar con el botón derecho del
ratón, elegir Detalles, y aparecerá un panel lateral como el que muestra la
siguiente imagen.

Al pulsar en Administrar acceso, veremos el siguiente panel donde podemos

hacer clic en Puede editar para desplegar las opciones, y elegir Dejar de
compartir.

Antes de compartir el archivo con terceras personas es interesante preparar el

documento para compartir.
22.6. Compartir: Correo electrónico
Si vamos al menú Archivo > Compartir. Veremos cinco posibilidades para compartir,
1. Compartir con otras personas.
2. Correo electrónico.
3. Enviar archivo Adobe PDF a revisar.
4. Presentar en línea.
5. Publicar en blog.
Vamos a verlas una por una. La primera Compartir con otras personas ya la hemos
visto anteriormente en el punto Compartir documentos Word usando OneDrive,
ahora veremos por Correo electrónico.
Al seleccionar Correo electrónico aparecen varias posibilidades que se muestran en la
parte derecha de la siguiente imagen:

• Enviar como datos adjuntos, consiste en enviar un correo electrónico con una
copia simple del contenido actual del documento. El inconveniente de este
sistema es que si el receptor del mensaje no dispone del programa Word, ni de
ningún lector de este tipo de archivos, no podrá leerlo. Aunque lo habitual es
que todo el mundo disponga de un paquete ofimático capaz de interpretarlo.
• Enviar un vínculo, lo que envía no es una copia, sino un enlace a través del
correo electrónico. Sería ideal por ejemplo para permitir a un corrector acceder
a un documento y modificarlo sin acabar generando varias versiones del
mismo. Para poder usar esta opción debemos guardar previamente el
documento en una ubicación compartida, por ejemplo, OneDrive.
• Enviar como Adobe PDF, esta opción sólo aparecerá si tenemos instalado el
programa Adobe Acrobat y es parecida a la siguiente opción.
• Enviar como PDF, es una opción similar a la primera, se trata de enviar adjunta
la información, solo que en este caso utiliza el formato PDF, que es el tipo de
formato más común para enviar información que no deseamos que se
manipule, como por ejemplo un presupuesto. Una ventaja es que el receptor
no necesitará tener Office para poder leer el documento. El lector de PDF es
gratuito.
• Enviar como XPS tiene las mismas características que el envío de un PDF, pero
no es estándar, ya que es un formato propio de Microsoft y las personas que
utilicen sistemas operativos que no sean Windows pueden tener más
dificultades en leerlos. Es recomendable enviarlo como PDF.
• Enviar como fax de Internet, permite, en caso de que tengamos contratado un
servicio de fax online, o dispongamos de programa emulador de fax, enviar el
documento de esta forma.
Simplemente deberemos elegir la que más nos convenga y hacer clic sobre su
correspondiente botón.
Ten en cuenta que lo que hace Word para enviar los documentos es gestionar el envío
ordenando al programa gestor de correo electrónico lo que debe hacer. Es decir, que
será necesario tener una cuenta configurada en Microsoft Outlook o cualquier otro
gestor de correo.

22.7. Compartir: Presentar en línea

Desde Archivo > Compartir podemos elegir la opción Presentar en línea.
En la parte derecha de la pantalla veremos la siguiente información descriptiva sobre
lo que es una presentación en línea.

Básicamente, una presentación en línea consiste en enviar un vínculo para que los
usuarios a los que se lo enviemos puedan abrirlo en un navegador web y seguir la
presentación del documento durante el tiempo que dure esta. Durante la presentación
los espectadores pueden enviar notas al propietario. También pueden dejar que sea el
propietario el que vaya desplazando el documento para que todos tengan la misma
visión en cada instante.
El propietario puede permitir a los espectadores remotos descargar el documento,
marcando la casilla correspondiente.
Cuando el propietario del documento decida acabar con la presentación pulsará un
botón Finalizar y el documento desaparecerá de los navegadores de los espectadores.
Aunque se llama presentación, y está especialmente pensada para presentaciones de
PowerPoint, también puede hacerse para un documento de Word.

22.8. Compartir: Publicar en blog

Desde Archivo > Compartir podemos elegir la opción Publicar en blog.

En la parte derecha de la pantalla veremos la siguiente información descriptiva sobre

lo que es una publicar en un blog.
Como sabemos un blog es un sistema de publicación de artículos en la web,
estructurado por fechas. Si estamos dados de alta en uno de los blogs compatibles
(WordPress, Blogger, ...) podremos publicar nuestro documento de Word como un
artículo más de ese día de forma prácticamente automática.
Una vez pulsado el botón Publicar en blog nos aparecerá una pantalla para asociar
nuestra cuenta de Microsoft con la cuenta del blog. Deberemos indicar el blog y
entraremos en un asistente que nos guiará en el proceso de publicación. Es necesario
conocer el usuario y contraseña del blog. En la unidad 24 ampliaremos este punto.

22.9. Compartir vínculos y redes sociales

Si el documento que queremos compartir ya está guardado en OneDrive al pulsar en el
botón Compartir aparece la opción Copiar vínculo.

Al pulsar sobre la opción Copiar vínculo veremos la siguiente ventana.

Al pulsar el botón Copiar, el vínculo se copiará al portapapeles y podremos colocarlo

en una página web o en redes sociales, y que cualquier persona que acceda a esa
página o red pueda ver el documento de Word. De esta forma podemos compartir el
documento con un gran número de personas sin necesidad de conocer su correo
electrónico.
Si pulsamos Cualquier persona que tenga el vínculo puede editar, veremos la
ventana Configuración de vínculos que ya vimos anteriormente en esta unidad.

23. Páginas web con Word

Word incorpora un editor de páginas Web básico para aquellos usuarios que necesiten
publicar contenido en internet de una forma sencilla. Esto nos permite transformar un
documento de Word en una página en lenguaje HTML sin conocimientos previos de
programación o diseño. En esta unidad descubrirás lo fácil que es.
Aunque si vamos a trabajar habitualmente con páginas web, Word no es la
herramienta más adecuada y nos interesará utilizar un editor específico para páginas
web. Los hay gratuitos, como Brackets, Atom, Visual Studio Code, NotePad++, Sublime
y de pago como Dreamweaver. También existen editores de HTML online que
funcionan en un navegador web sin tener que instalar nada en el ordenador
como CodePen.

23.1. PÁGINAS WEB con Word. Generar páginas filtradas y sin filtrar.
([Link]

Podemos distinguir tres casos:

Si vamos a crear una nueva página web, lo haremos creando un documento en
blanco normal, y a la hora de guardarlo lo haremos como una página Web, de
la forma que veremos más adelante.
Si vamos a crear una nueva página web a partir de un documento Word ya
existente, sólo tendremos que abrirlo y guardarlo como una página Web, de la
forma que veremos más adelante.
Para editar una página web ya existente:
Si la página está en nuestro disco duro, podemos buscarla y abrirla como un
documento normal, a través del diálogo Abrir. O buscar el archivo, y hacer clic
derecho sobre él, y en el menú contextual, elegir Abrir con > Word.
Puede ocurrir que Word no pueda abrir la página HTML por algún problema
con el contenido. Por ejemplo, como se ve en la siguiente imagen, si usa DTD.
En estos casos hay que eliminar la instrucción que impide el acceso.

Para trabajar con una página web, disponemos de la vista Diseño Web, en la
barra de vistas o en la pestaña Vistas.

A partir de este punto, trabajaremos con la página de la forma que estamos

acostumbrados para el resto de documentos.
Luego veremos que, por las características del HTML, una página Web no
soporta todos los formatos de Word, y al guardarla, se modificarán.
23.2. Insertar y modificar hipervínculos
Un hipervínculo (o hiperenlace) puede ser una palabra, frase o gráfico. Se caracteriza
porque al hacer clic sobre él saltamos a la página web a la que apunta el hipervínculo.
Cuando pasamos el cursor por encima de un hipervínculo, Este cambia de forma y
toma la forma de una mano.
Los hipervínculos pueden llevarnos a otra parte dentro de la misma página, a otra
página en el mismo servidor o en uno distinto, a una dirección de correo electrónico, a
un archivo PDF, etc.
Para insertar un hipervínculo ir a la pestaña Insertar, pulsar el botón Vínculo, y
luego Hipervínculo.

Aparecerá un cuadro de diálogo como el que vemos en la imagen, debemos rellenar el

campo Texto y el campo Dirección, veamos cómo hacerlo:

Texto.
Es el texto que contiene el hipervínculo, puedes seleccionarlo en el documento
con lo cual ya aparecerá en este campo o escribirlo. En el caso de crear un
enlace a partir de una imagen, deberemos seleccionarla antes de hacer clic en
el botón de hipervínculo, y veremos que el texto que se muestra es <Selección
del documento>.

Vincular a.
Aquí tenemos cuatro opciones según vemos en los cuatro iconos de la parte
izquierda:
1. Archivo o página Web existente. En el campo Dirección escribiremos una
dirección completa de Internet (URL) si queremos enlazar con una página de
Internet, por ejemplo, [Link] .
También podemos escribir la dirección de una página de nuestro mismo
servidor Web, por ejemplo, tema_14_word.htm, como la página está en
nuestro servidor no hace falta indicar la primera parte de la dirección
([Link]
 Si la página estuviese en otro directorio habría que indicarlo, por
ejemplo, Word2016/tema_14_word.htm.
2. Lugar de este documento. Utilizaremos esta opción si queremos que nuestro
hipervínculo nos lleve a un lugar en el mismo documento donde nos
encontramos. Previamente deberemos haber insertado en nuestro documento
el marcador al que hacemos referencia, esto se hace colocándose en el lugar
donde queremos insertar el marcador y desde el pestaña Insertar,
seleccionar Marcador para que aparezca un cuadro de diálogo donde
escribiremos el nombre del marcador. Veremos más detalladamente el uso de
marcadores.
3. Crear nuevo documento. El hipervínculo nos llevará al documento que vamos a
crear en este momento. En el cuadro de diálogo que aparecerá escribir el
nombre del archivo nuevo en el campo Nombre del nuevo documento. En el
documento original se rellenará el campo Dirección con el nombre de este
nuevo documento, y se cerrará el cuadro de diálogo.
4. Dirección de correo electrónico. En el campo Dirección escribiremos una
dirección de correo, como por ejemplo [Link] Al
hacer clic en el hipervínculo se abrirá el programa de correo
del navegador (por ejemplo, Outlook Express) ya preparado para enviar el
correo a esta dirección.
En la parte derecha del cuadro de diálogo tenemos unos botones que vamos a
ver ahora.
Info. de pantalla... Al hacer clic aparece este cuadro de diálogo para que
introduzcamos el texto de la sugerencia. Cuando el usuario coloque el cursor
encima del hipervínculo y lo mantenga un cierto tiempo aparecerá un
cuadrado (tooltip) con el texto que hemos introducido

Es una buena forma de dar una explicación adicional sobre el contenido del
hipervínculo. Sólo funcionan con IE 4.0 o superior.
Si queremos que nuestro hipervínculo nos lleve a un archivo, con este
botón podemos elegir ese archivo en nuestro disco. Se abrirá una ventana
como la que aparece cuando utilizamos el comando Abrir archivo.
Una vez encontrado el archivo pulsar Enter y se copiará en campo Dirección.
Si estamos conectados a Internet, este botón abrirá el navegador para
buscar la página donde queremos que nos lleve el hipervínculo que estamos
insertando. Dirección (URL) de página que estemos visitando se copiará en
Dirección.
Marcador... Nos muestra los marcadores que contiene la página web que
tenemos seleccionada (si es que los tiene). Basta hacer clic en uno de los
enlaces que se nos mostrarán en una ventana como esta para que el
marcador se añada a la dirección de la página. Cuando el usuario pulse en el
hipervínculo, el navegador se colocará en la posición de la página en la que
se insertó el marcador.
 Marco de destino... Una página web puede estar dividida en marcos o
frames, aquí podemos elegir en qué marco queremos que se abra la página
apuntada por el hipervínculo. Al hacer clic en este botón se abrirá un cuadro
de diálogo como el que ves aquí para que selecciones el marco de destino.
Puedes elegir entre las opciones que ves en la imagen.

Nota: Por defecto, si escribimos una dirección, como por

ejemplo [Link], Word genera automáticamente un hipervínculo a
esa dirección.
Modificar enlaces:
Al seleccionar un elemento que contiene un hipervínculo y pulsar el botón
derecho del ratón aparece la ventana que ves aquí, al elegir la
opción Modificar hipervínculo se abrirá el cuadro de diálogo Insertar
Hipervínculo, que acabamos de ver, donde podemos modificar todas las
características del hipervínculo.

También podremos Abrir el hipervínculo, Copiar hipervínculo y Quitar

hipervínculo.
23.3. Guardar la página
Si partimos de un documento en blanco, este no será realmente una página Web hasta
que no lo guardemos como tal. Y si hemos abierto una página directamente desde su
servidor, deberemos guardarla en nuestro disco duro para salvar los cambios.
Para guardar el documento, basta con pulsar la pestaña Archivo y la
opción Guardar o Guardar como. El proceso será el mismo, tanto si se trata de una
página nueva como si queremos guardar un documento de Word como página web.

El cuadro de diálogo Guardar como ya lo conocemos. Lo que debemos modificar es el

tipo de archivo, eligiendo Página web en el desplegable donde especificamos el tipo:.
Podemos elegir varias opciones:

La opción Página web, filtrada, nos dará el mismo resultado que el tipo Página web,
pero añade menos código a la página generada por lo que a menudo se prefiere esta
opción.
Si en la página hay elementos especiales como imágenes, estas se guardan cada una en
un archivo y estos archivos especiales en una carpeta con el mismo nombre que la
página web.
Si elegimos página Web de un sólo archivo, se genera un único archivo que lleva
incorporadas las imágenes, de la misma forma que en el .docx tenemos las imágenes
incrustadas dentro del documento, en un archivo .htm las imágenes estarán
incrustadas en el documento.
En el cuadro de diálogo Guardar como hay un enlace que dice Más opciones... si lo
pulsamos veremos la ventana de Guardar como pero con un formato distinto, como
muestra la siguiente imagen.
Esta ventana es muy similar a la anterior pero tiene un campo muy interesante, se
trata de Título de la página, este título no tiene nada que ver con el nombre del
documento Web que damos cuando guardamos nuestro archivo. Aquí se refiere al
propio título de la página Web, que está definido por la etiqueta <title>. Este título es
el que se verá en la barra de título del navegador y en lista de Favoritos, cuando se
guarde nuestra página en Favoritos, y también el título que se suele ver cuando un
buscador lista nuestra página.
Nota: Del mismo modo, podemos guardar una página Web en un formato de
documento de Word, escogiendo el tipo adecuado.

23.4. Convertir a HTML

Cuando guardamos el documento, Word lo convierte a HTML, pero hay algunas
características de formato que no están disponibles en HTML y, por lo tanto, no serán
visibles al ver la página en un navegador como Internet Explorer, Firefox o Chrome.
Por ejemplo, las letras en relieve, los efectos sobre caracteres, el doble tachado y
el contorno no tendrán ningún efecto sobre los caracteres en HTML, es decir, que en
HTML estas características de formato desaparecen.
Hay otras características de formato que varían de aspecto en HTML, por ejemplo,
todos los estilos de bordes de las tablas y cuadros de texto son vistos en HTML como
borde simple; el texto en varias columnas es convertido en una sola columna;
las notas al pie son desplazadas hasta el final de la página HTML; la alineación de los
gráficos y tablas respecto al texto también puede variar ligeramente; el texto en
vertical es convertido en texto horizontal.
Por último, hay algunos elementos que desaparecen en HTML, por ejemplo,
los números de línea, los encabezados y pies de página y los márgenes de la página.
Si surge alguna de estas incompatibilidades, Word nos lo comunicará en un mensaje.
Convertir con Dreamweaver
Como ya hemos dicho Word no es muy adecuado para trabajar con páginas
web, pero la posibilidad de transformar un documento Word en página web si
puede ser muy útil en determinadas circunstancias. Si tenemos un documento
escrito en Word que queremos transformar en una página web y disponemos
de un editor de páginas web como, por ejemplo, Dreamweaver, podemos
hacerlo de dos formas.
 Si es un documento corto y sencillo, sin mucho formato aplicado, podemos
copiar el texto desde el documento de Word y pegarlo en un documento HTML
en blanco, abierto desde el editor de páginas web, teniendo activa la
vista Diseño en Dreamweaver.
Si el documento contiene muchos elementos de formato que queremos
conservar, podemos hacerlo en dos pasos, primero guardaremos el
documento Word como página web, y luego abriremos ese documento html
desde el editor de páginas web para retocarlo, si fuese necesario.
Concretamente el editor Dreamweaver tiene un comando específico para este
caso, se trata del comando Limpiar HTML de Word, como puedes ver en la
siguiente imagen.

Al guardar un documento Word como página web desde el propio Word, se

genera mucho código en el documento resultante que puede hacerlo difícil de
tratar desde Dreamweaver, en ese caso el comando Limpiar HTML
de Word puede resultar muy útil, ya que simplifica el código HTML.

23.5. Publicar en Internet

Una vez tenemos acabada nuestra página Web podemos publicarla en Internet y podrá
ser vista desde cualquier parte del mundo. Sólo tienes que seguir los pasos que te
vamos a indicar, sin gastarte un duro.
Para que tu página se vea desde internet simplemente tiene que estar almacenada en
un servidor de internet.
Cualquiera puede tener un servidor de Internet, sólo hace falta un ordenador, una
dirección IP fija, una conexión a la red y un software adecuado, como el servidor
Apache que además es gratuito. Esto explica el gran crecimiento inicial de Internet.
Han surgido miles de servidores que comparten su información por el simple gusto de
aprender y enseñar. Y muchos más que esperan hacer negocio en la red.
De todas formas, crear un servidor tiene cierta complejidad y se sale del ámbito de
este curso, además necesitarías una conexión permanente a Internet y un ordenador
con el servidor web en funcionamiento las 24 horas del día. Sí es más accesible
instalar en servidor local como WAMP, en el curso de Dreamweaver de aulaClic lo
tienes explicado.
Sin embargo, hay una forma mucho más fácil de publicar en Internet: basta utilizar los
servicios gratuitos que ofrecen algunos servidores comerciales, a cambio de un poco
de publicidad. A continuación, te vamos a indicar cómo puedes hacerlo en España,
aunque en los demás países es muy similar.
 Obtener espacio gratuito
Inscribirse en un sitio que ofrezca servicio de almacenamiento web gratuito-
Buscar Hosting gratis con Google.
Proveedores de acceso
Cuando contratas un servicio de conexión a Internet a través de un proveedor,
suelen ofrecer de forma gratuita un espacio web en sus servidores. Si ya
tienes contratada una conexión a Internet, revisa las condiciones porque
probablemente tienes derecho a un espacio gratuito en el servidor.
Servidores de pago
Si quieres tener un lugar más profesional donde colocar tus páginas o las de tu
empresa puedes utilizar los servicios de empresas especializadas que por
menos dinero de lo que piensas te ofrecen muchos servicios, prueba a
visitar Arsys , Acens o Alojalia y ver sus condiciones y tarifas.
Colocar tus páginas en internet.
Una vez hayas elegido el espacio web donde hospedarás tus páginas debes
seguir las instrucciones que te darán para transferir tus páginas web a su
servidor. Normalmente se hace mediante un programa de transferencia
por FTP, como Ws_Ftp, utilizando el usuario, contraseña y DSN que te
proporcionen. Los proveedores también suelen proporcionar ftp vía web, fácil
de usar y sin tener que instalar nada en tu ordenador. Una vez accedes verás
dos ventanas, una con los ficheros de tu ordenador y la otra con los ficheros en
el servidor Web, y mediante unos botones podrás pasar los ficheros de un lado
al otro. Así de fácil.
A partir del momento en que transfieras tus ficheros ya podrás ver tus páginas
en internet tecleando la dirección (URL) que te asignen. Por
ejemplo. [Link] Si la
dirección que te asignan es larga y complicada puedes utilizar una más corta
mediante una redirección como la que ofrecen algunos sitios web
gratuitamente o bien utilizar un dominio gratuito, durante un año, como los
dominios Dot TK.

23.6. Consejos de diseño

Con lo visto hasta ahora ya podríamos salir del paso si quisiéramos crear una página
web sencilla y publicarla en internet. Sin embargo, vamos a darte algunos consejos que
te resultarán útiles en su diseño.
Conviene no hacer las páginas demasiado pesadas, cuanto más grandes más
tardarán en cargarse y el usuario se puede cansar de esperar e irse a otra
página. El material gráfico y multimedia es el que más espacio ocupa, por eso
no es recomendable sobrecargar las páginas con imágenes de alta resolución.
Entre 20 y 30 Kb. es un buen tamaño.
Hay que tener en cuenta que la ventana del navegador puede cambiar de
tamaño según el monitor con que se esté visualizando la página web. Es mejor
utilizar dimensiones relativas (en porcentaje) que absolutas (en pixels). Y aún
mejor utilizar técnicas de diseño web fluido o adaptativo.
Conviene utilizar etiquetas DIV para contener las diferentes partes de la
página y lograr que se sitúen en el sitio que más nos interese, es decir, para
maquetarla.
Utilizar formatos gráficos que permitan comprimir la imagen como JPG, GIF y
PNG.
Facilitar la navegación con índices o menús, títulos en cada página y flechas
para avanzar y retroceder. Esto es fundamental, ya que un sitio web no es más
que un conjunto de páginas y el usuario que la utilice siempre debe saber
cómo moverse de una a otra y en qué apartado está situado en cada
momento.
24. Publicar Blog en Word
24.1. Introducción
Hace unos años quien quería estar a la última y tener presencia en internet quería
crear una página web. Los usuarios menos expertos trataban de buscar soluciones
como la que hemos visto en la unidad anterior para crear sus páginas personalizadas
de forma sencilla y sin invertir demasiado capital en ello. Fue la época en que
requeríamos tener un pequeño informático dentro, en que sentíamos que nos
quedábamos atrás si no invertíamos tiempo en aprender informática a nivel técnico.
Hoy en día eso ya no es así. Existen muchas soluciones gratuitas y fáciles de utilizar que
permiten la publicación de contenidos en internet sin necesidad de disponer de ningún
conocimiento técnico. El concepto ha cambiado, ahora las grandes compañías
especializadas son las que se preocupan de diseñar buenas herramientas que están a
disposición de los usuarios de forma gratuita. Así, nosotros nos preocupamos
únicamente de generar información. Un ejemplo de ello son los blogs.
Un blog no es más que una página web donde se publican noticias (entradas) que
pueden ser comentadas por aquellos que las leen. Normalmente estas
publicaciones se ordenan automáticamente en un árbol cronológico que sirve de
archivo, como un cuaderno de bitácora. Tienden a ser espacios donde compartir
información muy concreta, sobre una empresa, una afición o un tema en concreto. Lo
habitual es que su contenido sea público, es decir, esté al alcance de cualquier
internauta, aunque dependiendo de nuestras necesidades podremos hacer que su
acceso esté limitado a ciertas personas, por ejemplo, los empleados de una compañía.
La gestión de un blog es muy sencilla, únicamente hay que registrarse en un sitio que
ofrezca este tipo de servicio, [Link]. Luego deberemos identificarnos con el
usuario y contraseña que hayamos escogido y ya podremos gestionar su contenido,
diseño, formato y preferencias de configuración a través de su página. La mayoría de
los blogs son gratuitos.
¿Y qué papel juega Word en todo esto?
Una vez ya tienes el blog funcionando, lo normal sería que cada vez que quieras
publicar una nueva entrada o noticia en él, iniciaras tu navegador web, accedieses a la
página del blog, te identificases y escogieses la opción de publicación de entradas.
Word pretende facilitarte este proceso, de modo que configurando tu cuenta en el
programa Word puedas escribir y publicar entradas desde el propio programa sin
necesidad de acceder a la web.
Esta opción es muy cómoda, especialmente para las personas que están
acostumbradas a trabajar sus documentos con Word y que ya manejan con soltura las
distintas opciones del programa.

24.2. Crear Blog

El primer paso, como hemos dicho, es disponer de un blog. Es decir, de un espacio
donde publicar.
Para quienes aún no dispongan de uno, aprenderemos a crearlo con WordPress.
Podríamos utilizar cualquier otro, como Blogger, pero hemos escogido este por ser el
servicio de blogs más utilizado. Su portal en español es [Link]/es. Debemos
acceder y pulsar el botón que nos dice Empieza con tu página web.

En primer lugar, nos presenta los campos para dar nuestros datos, como muestra la
siguiente imagen
Después de pulsar Crear tu cuenta, nos preguntará por el nombre que queremos
ponerle al blog (o si tenemos ya un dominio de internet). El nombre no debe de existir,
debe ser único en el mundo. Observa que junto a él se dibujará un aspa de color rojo si
el nombre no es válido y un tic de color verde si lo es. Prueba nombres hasta conseguir
una dirección válida y recuerda que debe ser sencilla de recordar y debe dar una idea
clara del contenido del blog. De esta forma conseguirás más lectores.
Si quieres tener una dirección propia, sin que aparezca "wordpress" puedes solicitar un
dominio propio por una cantidad al año (18 $ para los acabados en .com)
A continuación, hay que elegir entre versión gratuita o una de pago, veremos breve
formulario.
Se te solicita el nombre para el blog, que constituirá la dirección URL de acceso al
mismo y los datos de identificación para tu posterior acceso.
Por último, ten presente que el hecho de hacer clic en Crear mi cuenta, es decir, el
hecho de completar el proceso de registro implica que aceptas las condiciones de uso
del blog. Las puedes leer si sigues el enlace situado justo encima. Esto es algo que
siempre se solicita cuando utilizamos un servicio online. No quiere decir que no sea
gratuito, simplemente son los términos legales en los que se basa el servicio, que
impiden que los usuarios puedan hacer un uso indebido del espacio.
Una vez enviado, deberás comprobar el correo electrónico que has indicado. Allí
habrás recibido un mensaje de activación de WordPress. Se trata de una medida de
seguridad que trata de evitar que se dé de alta el servicio con datos falsos o bajo la
identidad de otra persona. Lo único que debemos hacer es hacer clic en el enlace que
se encuentra en el interior del mensaje. El blog ya está activo y se ha abierto su página.
Desde ahí podrás decidir si quieres ver el blog tal y como lo vería un lector, o acceder a
tu cuenta para empezar a configurarlo.

No entraremos en detalles sobre cómo personalizar el blog, porque no es el tema que

nos ocupa. Es suficiente con que sepas que al introducir tus datos de acceso como
propietario del blog tendrás a tu disposición un panel de control con muchas opciones
de personalización para cambiar radicalmente el aspecto del mismo, así como para
publicar contenidos.
Es posible que de forma predeterminada el panel de control se muestre en tu idioma.
Si no es así y deseas cambiarlo para trabajar más cómodamente deberás ir
a Configuración y desde ahí podrás establecer el Idioma.

24.3. Publicar en un BLOG (WordPress). Crear y publicar entradas.

([Link]

Para publicar en el blog desde Word, deberás crear previamente tu cuenta en el blog
correspondiente ( WordPress, Blogger, ...) para después indicarle a Word tus datos de
acceso al blog. De esta forma Word accederá al servicio por ti y tendrá vía libre para
enviar las publicaciones que vayas redactando. A continuación, vamos a verlo con más
detalle.
Lo primero es crear el documento de Word que queremos publicar en el blog. Luego,
desde Archivo > Compartir elegimos la opción Publicar en blog.
En la parte derecha de la pantalla veremos la siguiente información descriptiva sobre
lo que es publicar en un blog.

Pulsamos el botón Publicar en blog y aparecerá el siguiente mensaje:

Pulsamos en Registrarse ahora y veremos la siguiente pantalla en la que debemos

seleccionar el blog de la lista que nos presenta.
En nuestro caso elegimos WordPress y pulsamos Siguiente.
Aparecerá la siguiente pantalla.

Este será el momento de indicar la dirección, el usuario y la contraseña del blog. Es

decir, los datos que habías indicado previamente en el formulario a la hora de registrar
el blog. Lo más importante en esta pantalla es no borrar la coletilla final /[Link] de
la dirección.
Así, si la url de nuestro blog es, por ejemplo, [Link] [Link], en el
campo Dirección URL de entrada en el blog, debe
quedar [Link]
Si todo es correcto, aparecerá la confirmación.

Tras aceptar es posible que se muestre una advertencia de seguridad. Indicaremos que
deseamos continuar. Si no consigues conectar asegúrate de que has introducido
correctamente los datos y que no tienes ningún Firewall activado que impida la
conexión.
¡Ya estamos listos para publicar!
24.4. Entorno de Word para edición de blogs
Una vez disponemos de un blog dado de alta tendremos disponible un nuevo entorno
dentro de Word, conviene que nos familiaricemos con él.
La vista utilizada por defecto será Diseño web. Recuerda que se trata de una
vista en que no hay límite de tamaño como en el caso de un folio que va a ser
impreso, ni márgenes u otras características.
La cinta constará de tres pestañas: Entrada de blog, Insertar y Lector
inmersivo.
Desde la pestaña Entrada de blog escribiremos el texto que queremos publicar
de modo normal.

En esta ficha es donde encontraremos la mayoría de opciones: estilos, revisión

ortográfica, opciones de formato de párrafo y herramientas del portapapeles.
Es decir, una selección de las herramientas que ya conocíamos, aunque en
absoluto dispondremos de tantas como cuando confeccionamos un documento
de Word.
Ten presente que el contenido que estamos generando actualmente se va a
publicar en una página web y por lo tanto habrá muchos elementos
incompatibles que se han excluido en este entorno, como por ejemplo
las macros, los temas, las opciones de correspondencia o las de diseño de
página. Por otro lado, veremos un nuevo grupo denominado Entrada de blog.
En él encontraremos herramientas específicas que veremos más adelante.

Desde la ficha Insertar podremos incluir en nuestra entrada tablas, imágenes,

gráficos, organigramas, vínculos o rótulos de WordArt.

La ficha Lector inmersivo tiene la misma función de facilitar la lectura que ya

vimos en el tema correspondiente.
24.5. Publicar entrada
Al igual que en cualquier otro tipo de documento que creemos en Word,
dispondremos de una zona para redactar el documento. La pequeña peculiaridad de la
redacción de entradas para blogs es que deberemos indicar un título para las mismas.
Lo haremos en el espacio especialmente reservado para ello indicado entre corchetes.
El resto del documento será el cuerpo de la entrada.

Por lo demás trabajaremos normalmente, utilizando las herramientas de la cinta para

dar el formato deseado e incorporar los elementos que queramos.
Una vez tengamos nuestra entrada lista, deberemos pulsar el botón Publicar.
Automáticamente Word realizará la conexión y, tras unos segundos, la publicación
estará disponible para nuestros lectores. En Word apreciaremos un pequeño aviso en
la zona superior del texto que nos proporcionará información sobre la fecha y hora de
la última publicación.
Para comprobar que realmente se ha publicado, haremos clic en la opción Página
principal. Esta opción abre nuestro blog en un navegador. Al tratarse de la última
entrada publicada, la veremos inmediatamente tal y como la verán nuestros lectores.
Publicar el contenido no es igual que guardarlo. En ningún momento se está
almacenando nada en nuestro equipo. Llegados a este punto es necesario entender el
concepto de trabajar en la nube, es decir, online. Al publicar contenidos lo estaremos
haciendo directamente en internet. Implica que se insertará directamente en el blog a
la vista de todos. Esto genera una duda. ¿Y si quiero escribir una entrada, pero aún no
está lista para su publicación?
Para esos casos disponemos de la opción Publicar como borrador que encontramos
haciendo clic en la pequeña flecha triangular del botón Publicar. La entrada en este
caso se guardará en internet, en el servidor de nuestro proveedor de blogs (en nuestro
caso WordPress). La diferencia será que no se publicará y por lo tanto no estará a la
vista de los lectores. Simplemente se almacenará para poder seguir trabajando con ella
más adelante.
Pulsar el botón Publicar y aparecerá una línea indicando la fecha de publicación en el
documento Word.

Si vamos al blog pulsando en veremos la entrada que acabamos de crear ya

publicada en el blog:
24.6. Modificar entrada existente
Bien se trate de una entrada ya publicada, bien de un borrador, siempre podremos
acceder desde Word a ella para modificarla y publicarla de nuevo.
Lo haremos desde la opción Abrir existente, que inicia un cuadro de diálogo con un
listado de todas las entradas del blog seleccionado. El ejemplo de la imagen muestra
dos entradas: la nuestra y la de ejemplo que genera automáticamente WordPress
cuando creamos el blog.

Si seleccionamos una y pulsamos Aceptar se abrirá una nueva ventana de Word con
esa entrada para que trabajemos con ella.

24.7. Administrar cuentas

Hasta ahora no lo habíamos mencionado, pero es una cuestión de lógica. Una persona
puede poseer varios blogs o participar en blogs de otras personas, así que el sistema
está preparado para que podamos configurar el acceso a cada uno de ellos. Sabiendo
esto cobra más sentido el desplegable del apartado anterior, en el que
seleccionábamos de qué blog queríamos listar las entradas.
Si hacemos clic en el botón Administrar cuentas podremos añadir, modificar o quitar
blogs. Eso sí, deberemos Establecer como predeterminado sólo uno de ellos.

Recuerda que este panel sirve para administrar el acceso desde Word a tus cuentas. En
ningún caso eliminar un blog de esta lista implicará eliminar realmente el blog.
Cualquier cambio que se desee efectuar en la cuenta, por ejemplo, modificar la
contraseña, deberá hacerse desde el panel de control del blog directamente, y no
desde Word.
24.8. Organizar entradas en categorías
Cuando generamos grandes volúmenes de entradas, en la mayoría de casos nos
convendrá organizarlas en categorías. Word no permite crear categorías, esto es algo
que se debe gestionar desde la página del blog. Lo que sí permite es asignar a una
determinada entrada una categoría ya existente.
Lo que Word hace básicamente es leer la lista de categorías que el proveedor (como
WordPress) le ofrece, y listarlas. A través del botón Añadir una categoría
nueva podremos mostrar bajo el título un desplegable que nos permitirá escoger una
de entre las disponibles.

25. Word en la web y Word (App)

25.1. Introducción
Ya vimos en la unidad 22 como crear una cuenta de Microsoft para compartir
documentos a través OneDrive, y dijimos que el hecho de poseer una cuenta de
Microsoft también permitía usar Word en la web y Word App, bien, pues en esta
unidad vamos a verlo con detalle.
Una de las opciones que ofrece Microsoft 365 es la existencia una versión gratuita
online llamada Office en la web que incluye Word en la web, Excel en la
web, PowerPoint en la web, OneDrive en la web, One Note en la web, Teams, To
Do, Skype y Calendario.
Con Word en la web podemos crear y modificar los archivos directamente desde el
navegador, sin necesidad de instalar la suite Office de pago en el equipo. Con una
cuenta Microsoft tienes acceso de forma gratuita a todas las aplicaciones de Office en
su versión web, incluida Word en la web. Podrás crear documentos Word y guardarlos
en la nube. Además, siempre dispondrás de la última versión de la aplicación.
Por tanto, disponemos de mayor libertad y movilidad. Ya no es necesario que las
personas con las que compartimos los archivos los descarguen y modifiquen en su
ordenador, para luego volver a subir la versión modificada. Pueden editar en tiempo
real su contenido y el propietario del archivo dispondrá siempre de la información
actualizada.
En la versión Word en la web hay menos funciones que en la versión Word de
escritorio. Por ejemplo, no permite usar diccionarios personalizados, ni corregir la
gramática, ni traducir, ni ejecutar macros, ni insertar WordArt, ni documentos PDF, etc.
Aunque para ser justos hay que decir que Word en la web sí permite las funciones más
comunes de Word y para la mayoría de las ocasiones resulta suficiente. Teniendo en
cuenta que es gratuito la valoración es muy positiva.
Word en la web es algo similar a los Documentos de Google Drive que empezaron a
funcionar antes que Word en la web, que al principio se llamaba Word Online.

25.2. Word en la web, el Word gratis y 100% legal.

([Link]

Como acabamos de decir, para usar Word en la web sólo necesitas darte de alta en
una cuenta de Microsoft. Esto lo puedes hacer accediendo desde varios sitios, por
ejemplo desde las web de [Link] o [Link] o desde la página web
de Microsoft 365 gratis.
Una vez dado de alta en una cuenta de Microsoft ya no necesitarías hacer
prácticamente nada más simplemente iniciar sesión con ese usuario y a partir de ese
momento ya podrás usar todas la aplicaciones incluidas en Office en la web, para ello

sólo tienes que pulsar en el botón que hay en la parte superior izquierda y verás
un menú como el que se muestra a continuación, desde el que puedes acceder a todas
la aplicaciones, entre ellas a Word.

Como decíamos, puedes acceder desde varios sitios, si quieres ver las características
de Office en la web, la mejor forma de es entrar desde la página web de Microsoft 365
gratis o buscando "word en la web" en nuestro navegador. Si buscas Microsoft 365 te
aparecerán las versiones de pago. Realmente podría estar mas fácil el acceso a la
versión gratis. Pero desde la página web de Microsoft 365 gratis verás una pantalla
como esta.

Si todavía no te has creado la cuenta como hemos explicado anteriormente, deberás

crearte una pulsando en suscribirse gratis. Si tienes cuenta haz clic en Iniciar sesión y
después de dar tu usuario y contraseña aparecerá una pantalla similar a la que ves a
continuación.
Esta es la pantalla de Office en la web que muestra los documentos de Office más
recientes, en este caso, se muestra un documento de PowerPoint (Academia) otro de
Excel (report) y varios de Word. Haciendo clic en cualquiera de ellos se abrirá la
aplicación correspondiente. También puedes acceder a todas la aplicaciones de Office
desde los iconos de la izquierda.
En nuestro caso haciendo clic en el archivo de Word llamado Primero, se abrirá Word
en la web con una pantalla similar a la que ves a continuación.

Como ya hemos dicho, también puedes abrir Word en la web desde dentro de
cualquier otra de las aplicaciones de Office en la web (OneDrive, Outlook, Excel en la

web, ...), basta pulsar el botón que encontrarás en la parte superior, se abrirá
una ventana con todas las aplicaciones de Office en la web, tal y como muestra la
siguiente imagen, al pulsarlo desde OneDrive.

25.3. Usar Word en la web

Una vez ya sabemos entrar en Word en la web vamos a ver cómo usarlo.
La pantalla de Web Word App tiene el siguiente aspecto.

Como ves se ejecuta dentro del navegador, en este caso Chrome, pero también
funciona con otros navegadores (Firefox, Edge, ...)
El diseño de la pantalla de la versión en la web es prácticamente idéntico a la versión
de escritorio, salvo por el hecho de que incluye menos funciones.
El tipo de documento es el mismo (.docx), por lo que podemos abrir un documento en
ambas versiones.
Al ir a Archivo y Guardar como un documento podemos elegir entre las opciones que
muestra la siguiente pantalla.
La primera opción es Guardar como. Guarde una copia en línea, que es para guardar
el archivo con otro nombre o en otra ubicación dentro de OneDrive.
La segunda opción nos permite Cambiar nombre, al archivo dentro de OneDrive.
La tercera opción es Descargar una copia, crea copia en nuestro PC.
Las dos opciones siguientes Descargar como PDF y Descargar como ODT, crea una
copia en nuestro ordenador en estos formatos.
Observa que en la última línea nos avisa que en Word en la web no hay
botón Guardar porque se guarda automáticamente cada vez que lo modificamos.
Ventajas y desventajas.
El hecho de ejecutarse en la nube tiene varias ventajas y
algunos inconvenientes. Algunas ventajas ya las hemos citado, se puede
ejecutar desde cualquier navegador web conectado a internet y no hay que
instalar nada en tu ordenador. Otras ventajas son que no hay que preocuparse
de actualizar el programa, ni de que se infecte con virus. Tampoco gastaremos
espacio de nuestro disco duro para almacenar el programa y los archivos.
También es muy fácil compartir documentos con otros usuarios.
Incluso si no disponemos de ordenador, también podemos acceder a una
versión para teléfonos inteligentes (smartphones) y tabletas, como veremos
en este tema con las aplicaciones de Office para móviles (Word App, ...)
Una desventaja de la versión en la web es la dependencia de la velocidad de
la conexión. Con velocidades de conexión altas no hay ningún problema ya
que Word en la web responde rápidamente. Pero cuando la velocidad es baja
puede haber algún problema ya que cada acción que realizamos la estamos
enviando a través de internet a un servidor, y esto siempre se traduce en
tiempo de espera. Aparte de la velocidad de nuestra conexión, también
interviene la disponibilidad del servidor de Microsoft, si este responde
lentamente, de poco servirá que nuestra conexión sea rápida.
Por ello, si en el ordenador tienes instalado Word de escritorio, es mejor que
las grandes modificaciones las realices desde ahí, y no desde la versión en la
web. Al visualizar un archivo que está en la web, en OneDrive, tienes la opción
de Abrir en Word. De forma que editarás el archivo en local (en tu ordenador),
pero los cambios se guardarán en la versión en la web (en internet) y estarán
disponibles en la red para que el resto de personas autorizadas accedan a
ellos. Esto ya lo hemos vistos a lo largo del curso.
 Otra desventaja es la menor cantidad de herramientas disponibles. La versión
en la web de office no está pensada para sustituir a la aplicación de escritorio,
sino para complementarla.
El hecho de que nuestros datos tengan que pasar por el servidor de
Microsoft crea una pequeña incertidumbre sobre la privacidad. ¿Qué garantía
tenemos que nadie verá nuestros archivos? En principio debemos estar
tranquilos ya que Microsoft asegura que la privacidad está garantizada.

25.4. Funciones
Hemos dicho que Word en la web no tiene todas las funciones de Word escritorio
pero las funciones más habituales si están incluidas. Para la mayoría de los
documentos tendremos suficiente con lo que nos ofrece Word en la web. Podemos
cambiar el formato del texto incluyendo, negrita, cursiva, cambiar el color, el tamaño,
el tipo de letra, alinear los párrafos, sangrías, viñetas, insertar imágenes, tablas,
vínculos, encabezados, saltos de páginas, numerar páginas, cambiar márgenes, revisar
ortografía, ...
Sin embargo, no podremos abrir documentos con formato de página web (html), ni
texto enriquecido (RTF), tampoco podremos abrir documentos cifrados con
contraseña, algunas funciones de Búsqueda avanzada no están disponibles,
como Usar caracteres comodín, no se pueden usar los temas, ni los fondos de página,
no se pueden usar diccionarios personalizados, no se puede combinar
correspondencia, las correcciones automáticas se pueden deshacer pero no se pueden
personalizar, y algunas opciones avanzadas de las tablas y las imágenes no están
disponibles en Word en la web.
Las formas, gráficos, cajas de texto, SmartArt, WordArt se pueden visualizar y borrar,
pero no modificar, ni insertar. Algo parecido ocurre con las tablas de contenido, los
índices, notas al pie y bibliografía. En Word en la web no se pueden ejecutar
documentos con macros.
Podemos usar la versión gratis de Word en la web o la que viene con Word de pago
365, ambas tienen las mismas funcionalidades, la diferencia es que en la gratis
disponemos de 5 Gb. de almacenamiento en OneDrive y en la de pago de 1 TB en la
fecha de redacción de este curso (Febrero de 2022).

25.5. Compartir documentos

Al igual que sucede en Word versión escritorio, la función compartir está muy bien
resuelta en Word en la web, es muy fácil compartir un documento con otros usuarios,
sólo hay que dar su nombre de usuario. Por defecto, podrán modificar el documento,
pero podemos hacer que los documentos compartidos no se puedan modificar, sólo
leer.
Además, un documento se puede modificar simultáneamente por varios usuarios, a
cada usuario se le asigna un color y, al colocar el cursor encima de una palabra
veremos una pequeña bandera con el color del usuario que la ha

modificado
Si mantenemos el cursor aparecerá el nombre del usuarios que lo ha escrito o

modificado.
Para aumentar la seguridad, en ciertas ocasiones, como al intentar compartir un
archivo nada mas crear la cuenta, Word en la web pide el número de teléfono móvil
para confirmar la cuenta.
25.6. Comparación con Google Drive
Una de las diferencias con Google es que Microsoft dispone de una aplicación
"hermana mayor" de Word en la web, se trata del Word de escritorio de forma que
podemos empezar a redactar un documento en Word en la web cuando nos
encontremos fuera de nuestro domicilio u oficina, y cuando lleguemos a casa
descargarlo y continuar editándolo con Word de escritorio para incluir funciones más
avanzadas si fuera necesario.
Si ya estás acostumbrado a trabajar con Word escritorio no te costará
nada adaptarte a Word en la web, mientras que Google Drive es un poco diferente a
Word, aunque es muy fácil de usar.
Word en la web forma parte de Office en la web y también podemos usar Excel en la
web, PowerPoint en la web, ... mientras que, aunque Google Drive también tiene hoja
de cálculo y presentaciones, no son tan conocidas como Excel y PowerPoint de
Microsoft.
Office en la web está bien integrado en Windows 11 mientras que Google Drive lo está
con el navegador Chrome y otros productos de Google, como Gmail.
Como hemos dicho, Google Drive lleva ya bastante tiempo en marcha y funciona muy
bien, han ido puliendo los pequeños defectos iniciales y hoy en día es la aplicación más
usada para escribir y compartir documentos en la web.

25.7. Word gratis en el móvil. Word App. Para Android y iPhone.

([Link]

No sólo podemos usar Word desde el navegador web con Word en la web, ahora
también está disponible la app Word para teléfonos móviles y tablets con Android o
iOS.
Hasta 2015 existía una sola aplicación Office Mobile para teléfonos móviles, ahora hay
varias apps independientes que se pueden instalar por
separado, Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive, OneNote, Teams y To Do.
Todas estas aplicaciones se pueden instalar en los dispositivos móviles (teléfonos
móviles y tablets) de forma gratuita.
Las nuevas versiones de estas aplicaciones han sufrido cambios importantes, tienen
más funciones y son más fáciles de manejar.
Aunque Word App se puede instalar gratis no ofrece todas las funciones disponibles,
para poder usar todas las funciones hay que pagar comprando Microsoft 365. No
obstante, la versión gratuita de Word App tiene suficientes funciones para editar sin
problemas la mayor parte de los documentos.

25.8. Instalación
Para descargar Word App de forma gratuita hay que ir a la tienda correspondiente al
sistema operativo de cada móvil (smartphone). Por ejemplo, para Android, Google Play
y para Apple, iTunes.
Vamos a ver el proceso de instalación para Android. Entramos en Google Play y
buscamos Microsoft Word, veremos una lista con aplicaciones, enseguida

identificaremos la que buscamos por el logo de Word, al pulsar sobre ella, nos
aparecerá una imagen similar a esta:
Pulsamos el botón Instalar y se descargará e instalará la aplicación. Veremos una
pantalla que nos dirá "Configurando para el primer uso". Luego aparecerá la siguiente
pantalla.

Aquí nos presenta tres opciones, la primera Iniciar sesión, la usaremos en el caso de
que ya dispongamos de una cuenta de correo de Microsoft, (Outlook, Hotmail, ...), la
segunda opción, Registrarse de forma gratuita, la usaremos si no tenemos cuenta de
Microsoft, en pocos pasos podremos crear una cuenta de correo gratuita, la tercera
opción es Omitir.
A continuación, nos pedirá el usuario y la contraseña.

Finalmente aparecerá una pantalla para comenzar a usar Word App.

También aparecerá una pantalla que nos dice que esperemos mientras se cargan los
archivos.
Finalmente entraremos en Word App 2016 y veremos una opción para crear el primer
documento en blanco y una lista de plantillas, como puedes ver a continuación.

Las siguientes veces que entremos en la aplicación veremos una lista con los archivos
que hayamos creado, que tendrá un aspecto similar al que muestra la siguiente
imagen.

25.9. Edición
Escribir documentos en un teléfono tiene cierta dificultad debido al tamaño de la
pantalla, y al uso de un teclado virtual, pero después de un tiempo uno acaba
acostumbrándose y realmente es útil en ciertas ocasiones. Por ejemplo, para revisar
un documento mientras esperamos el tren, el autobús o el avión. En estos casos viene
muy bien poder corregir pequeños errores. También es útil para empezar a redactar un
documento y acabarlo más tarde en el ordenador, dándole un formato más elaborado.
Actualmente la mayoría de los móviles tienen un sistema de reconocimiento de
voz que funciona muy bien. Podemos usarlo para dictar el texto en lugar de escribirlo.

Para dictar solo hay que tocar el icono del micrófono que aparece en la parte
superior derecha del teclado (en los móviles Android).
Word App tiene un sistema de corrección de errores bastante completo. Los errores
ortográficos claros los corrige de forma automática. Por ejemplo si escribimos "leon",
sin acento (tilde) corrige a "león". Otro ejemplo es que la primera letra de una frase la
pone en mayúsculas.
Además cuando hay un error que no puede corregir lo subraya en rojo, si tocamos esa
palabra nos ofrece varias posibilidades, como puedes ver en la siguiente imagen para
la palabra "word".

Como "word" es una palabra que no existe en español la detecta como un error, en
este caso podemos hacer tres cosas, si tocamos en el botón Word corregirá "word"
por "Word", si tocamos en +word, lo dejará tal cual está, "word", y lo añadirá al
diccionario para no volver a considerarlo error a partir de ese momento, si
tocamos Ignorarlo todo, no hará nada, dejará la palabra "word", y acabará de revisar
el resto del documento.
También son ya habituales en los móviles los sistemas predictivos que muestran las
palabras que se parecen a las letras que estamos escribiendo, por ejemplo, si
escribimos "murci" nos ofrecerá Murcia y murciélago, de forma que podemos
ahorrarnos escribir muchas letras si queríamos escribir "murciélago", ya que sólo
tendremos que tocar ese botón.

Una vez hemos introducido el texto podemos pasar a darle forma para que quede
mejor, para ello, primero, debemos seleccionar una parte del texto. Al tocar una
palabra con una pulsación larga, queda seleccionada y aparecen

dos tiradores azules que podemos mover a izquierda y derecha par modificar
la selección.
Una vez seleccionada una parte del texto podemos pulsar en el primer botón de

la cinta de opciones, el botón Formato que tiene varias posibilidades:

Podemos cambiar el tipo y el tamaño de la fuente (tipo de letra), poner en negrita,
cursiva, subrayado, tachar, resaltar, cambiar el color de la fuente y borrar formato. Si
desplazamos la pantalla hacia abajo aparecerán más opciones: viñetas, numeración,
sangría, estilos, etc.
Si pulsamos en Inicio podremos elegir el menú Insertar:

Que nos permite insertar tablas, imágenes, formas, cuadros de texto, comentarios,
encabezados y pies de páginas, etc.
Otra opción que aparece al pulsar en Inicio es Formato que nos permite establecer
márgenes, orientación, tamaño, columnas, saltos de página, ...
Una opción más que aparece al pulsar en Inicio es Revisar que nos permite corregir la
ortografía, contar palabras, etc.

El segundo botón de la cinta de opciones es buscar . Podemos buscar texto de

diferentes formas, por ejemplo, en la siguiente pantalla vemos que si buscamos "es"
marcando la casilla Coincidir mayúsculas y minúsculas, y desmarcando Coincidir
palabras, encuentra lo que vemos marcado en amarillo, pero no encuentra "Es fácil ..."
porque está en mayúscula.

Si marcásemos la casilla Coincidir palabras, sólo encontraría " ...pero es más ..."
porque es una palabra completa, no una parte de la palabra como en "escribir".
Como estamos viendo Word App para dispositivos móviles tiene bastantes funciones
para editar, dar formato, corregir, insertar diversos elementos y buscar. Sin embargo,
no todas las funciones que aparecen están disponibles para la versión gratuita. Aunque
la mayoría de las que hemos visto si lo están, hay algunas que sólo están activadas
para versiones de pago mediante una suscripción a Office 365.
Al tocar en una de estas funciones, por ejemplo, insertar salto de página, aparecerá
una pantalla como esta:

Como se puede ver, en lugar de insertar un salto de página, nos aparece un mensaje
avisando que esta característica es de Office 365, y que hay que comprar una
suscripción. Si pulsamos en el botón Obtener información nos llevará a una web de
Microsoft donde podremos comprar una suscripción a Office 365 desde 7 € al mes.
Incluyendo Word de escritorio, Word en la web desde un navegador web y Word App
para móviles. Office 365 también incluye Excel, PowerPoint, Outlook y OneNote.
También podremos utilizar la versión de prueba durante un mes de forma gratuita, sin
embargo, es obligatorio dar los datos de pago para activarla, aunque no te cobrarán
nada si solicitas la baja antes del mes de prueba.
Por otro lado, en esta versión de Word para dispositivos móviles que estamos viendo,
hay algunos elementos que pudieron ser insertados, previamente, en el documento
desde Word escritorio y que no pueden modificarse desde Word App. Por ejemplo,
SmartArt, WordArt, tablas de contenido, los índices, bibliografía, y algunas más,
aunque se pueden visualizar no pueden modificarse. Tampoco se pueden ejecutar
documentos con macros.

Volviendo a la barra superior, al hacer clic en el tercer botón, Ajustar , se ajusta

el tamaño al ancho de la pantalla, si no lo pulsamos, se verá la letra muy pequeña
porque se ajusta al ancho del documento. Dado el pequeño tamaño de la pantalla de
un teléfono móvil este botón viene bastante bien para poder leer mejor el texto.

25.10. Abrir y Guardar

En la parte superior izquierda de la pantalla tenemos el botón de Menú , que

contiene las opciones que puedes ver en la siguiente imagen.

La opción Nuevo crea un documento nuevo que puede ser un documento en blanco, o
basado en alguna de las plantillas que nos ofrecerá Word.
Si desde el menú tocamos en Abrir, veremos la siguiente pantalla.
Desde Word App podemos abrir y guardar archivos desde varios lugares o ubicaciones,
como se ve en la imagen anterior.
1. La forma más usual de guardar es OneDrive, que es la denominación que
Microsoft ha dado a su sistema de almacenamiento en la nube (en servidores
de internet). La principal ventaja de usar OneDrive es que podremos abrir los
documentos desde cualquier dispositivo conectado a internet,
independientemente del lugar donde nos encontremos. OneDrive es similar a
un administrador de archivos, podemos crear carpetas y guardar otros tipos de
archivos, aparte de documentos de Word, como fotos, vídeos, etc.
Actualmente, Microsoft regala 15 GB de espacio en OneDrive.
2. Otra forma de abrir y guardar archivos es en Este dispositivo. Es decir, utilizar
el propio teléfono o tableta para guardar los archivos. Nos aparecerá una lista
con las carpetas del dispositivo para que elijamos la que queramos utilizar,
como se ve en la siguiente imagen. Obviamente, lo que guardemos aquí sólo
podremos usarlo desde este mismo dispositivo.

3. Otra forma de abrir y guardar archivos es Agregar un sitio, que nos permite
agregar más sitios de OneDrive, SharePoint, y también del servicio de
almacenamiento Dropbox.
4. La última forma de abrir y guardar archivos es Examinar, que nos permitirá
tomar archivos de otros servicios de almacenamiento. Por ejemplo, Google
Drive que es el equivalente a OneDrive por parte de Google, u otras
aplicaciones que tengamos instaladas en nuestro dispositivo. Al tocar
en Examinar se abrirá una pantalla similar a esta (si usamos Google Drive).

Guardar los archivos en la nube tiene grandes ventajas pero a veces la

sincronización puede fallar, puede que borremos un archivo desde un
dispositivo, por ejemplo, el ordenador, y ese archivo siga apareciendo en la lista
de archivos de otro dispositivo, por ejemplo, el móvil, debido a que la lista de
archivos no se ha actualizado. En ese caso, al tocar sobre el archivo borrado
aparece un mensaje No se puede abrir el archivo, como vemos en la siguiente
imagen.
 Para estos casos, vendría bien un botón para actualizar la lista de archivos.
Seguramente estos pequeños inconvenientes se irán corrigiendo en futuras
versiones.

25.11. Compartir
Otra de las grandes ventajas de usar aplicaciones que usan sistemas de
almacenamiento en la nube, como Word App, es que es muy fácil compartir archivos.
Si desde el menú tocamos en Compartir, veremos una pantalla que nos preguntará
cómo queremos compartir:

Si optamos por compartir un vínculo, a la otra persona le llega un vínculo en un email,

WhatsApp, Google+, mensaje, etc. y esa persona tendrá que elegir con qué aplicación
abre el vínculo (OneDrive, GoogleDrive, ...), mientras que si elegimos compartir cómo
datos adjuntos le llegará un email con un archivo adjunto a su correo (Gmail, Outlook,
...)
Tanto en un caso como en otro, Word también nos preguntará si queremos que esa
persona pueda modificar el archivo o sólo verlo.

Como decíamos, dependiendo de las aplicaciones que tengas instaladas en tu móvil te

aparecerán unas u otras:
En Word App, compartir archivos no incluye la edición simultánea, es decir, editar el
mismo documento por dos usuarios distintos al mismo tiempo. Algo que sí puede
hacerse desde la versión Word en la web para navegadores web. Aquí, el documento
compartido ha de ser modificado por un usuario, guardado, y luego, modificado por
otro usuario.
Si se modifica un documento por dos usuarios a la vez, a la hora de guardarlo surge un
conflicto: si se guardan los cambios del usuario A, los cambios del usuario B se
perderán, y viceversa. Por esto, Word nos avisa con un mensaje como el que muestra
la siguiente imagen.

En este caso debemos optar por una de las tres opciones. Guardar una copia, guarda
el documento con otro nombre para salvar nuestros cambios, Descartar cambios,
deshace los cambios que hemos hecho, y Descartar, cancela el comando Guardar. En
ninguna de las tres opciones se borran los cambios realizados por el otro usuario. La
solución menos mala al conflicto puede ser guardar una copia, que el otro usuario
guarde su versión, abrirla nosotros con sus cambios incorporados, y añadir nuestros
cambios que habíamos guardado en la copia.

25.12. Tablets
Aunque en teléfonos móviles Word App 2016 funciona bien, donde se le puede sacar
más partido en tabletas con pantallas más grandes.
Al instalar la aplicación en una tableta la interfaz cambia para adaptarse a una pantalla
más grande. Aparece una barra de menú con las opciones más habituales en una
segunda fila. Por ejemplo, para el menú Inicio se ven los comandos de edición más
habituales, negrita, cursiva, etc., como puedes ver en la siguiente imagen tomada de
un tablet Nexus 10, en orientación vertical:
Si colocamos la tableta en orientación horizontal, puesto que hay más espacio,
aparecen más comandos en la segunda fila. Por ejemplo, aparece el tipo y tamaño de
la fuente, tachado, rotular, ..., como puedes comprobar en la siguiente imagen.

Hay un botón en la esquina inferior derecha para seleccionar el modo escritorio que
hace que no aparezca el teclado virtual y que es útil cuando tenemos un teclado físico
conectado a la tableta.
El modo vista lectura permite leer un documento con el estilo de un ebook,
desplazando las páginas de izquierda a derecha y viceversa. Además, tiene botones
para aumentar el tamaño del texto y cambiar el color de fondo.