Concepto de Excel

Microsoft Excel, MS Excel o simplemente Excel es un software de

aplicación publicado por la empresa Microsoft, que brinda soporte digital a las
labores contables, financieras, organizativas y de programación,
mediante hojas de cálculo. Forma parte del paquete Microsoft Office, que
contiene diversos programas de oficina como Microsoft Word, Microsoft Power
Point, etc.

Excel es posiblemente el programa más popular de su área en el mundo

entero, publicado en diferentes versiones y actualizaciones desde su
primerísima aparición en 1985.

Entre su oferta de capacidades está la gestión de tablas, formatos y fórmulas

matemáticas, así como funciones pre programadas, y su correspondiente
conversión a gráficos de diversa naturaleza.

Su nombre fue sujeto a controversia cuando otra empresa, que ya poseía un

software llamado Excel, ganó una demanda contra Microsoft obligándolos a
usar su nombre como parte del de la aplicación, naciendo así MS Excel, a
menudo nombrado mediante el uso de las letras XL, por su sonido en inglés.
Con el tiempo, no obstante, Microsoft compraría la marca a su empresa rival y
conquistaría todas las formas de nombre del producto.

Este programa pertenece a Microsoft bajo licencia comercial de uso y funciona

bajo los entornos operativos de Windows, Macintosh y algunos otros, en
diversos idiomas. Sin embargo, existen versiones paralelas como el paquete de
código abierto OpenExcel o LibreExcel, pertenecientes a OpenOffice o
LibreOffice respectivamente.

La importancia de Microsoft Excel en un medio tan cambiante y acelerado,

radica en la capacidad que ofrece a los usuarios de realizar actividades de alta
complejidad, a partir de herramientas que pueden ser utilizadas al instante.
El diseño de interfaz de este programa es una de las características más
destacables, pues permite que los procesos se agilicen.

Funciones de Excel

1 Concatear
Se trata de una función que, en esencia, te permite combinar datos en una sola
celda.

2.- Max y mínimo: Estas son funciones bastante simples que te ofrecen los
valores máximos y mínimos. Solo debes ingresar en la columna o fila con
números que quieres buscar y te dará como resultado el MAX o MIN
dependiendo de la que utilices.
3.- Nompropio
Esta función es muy útil cuando un conjunto de datos tiene mucho texto en
formato extraño que luce mezclado con mayúsculas en posiciones incorrectas.

4.- Índice + Coincidir

Esta es una de las combinaciones de funciones más utilizadas en Excel cuando
se trata de realizar búsquedas. Cuando se usan en combinación, INDICE y
COINCIDIR te permiten extraer valores de un gran conjunto de datos de forma
precisa.

El orden que debes seguir es el siguiente: INDICE (lista de valores, COINCIDIR

(lo que deseas buscar, columna, identificador de orden)). De esta forma, te es
posible buscar en toda la hoja de cálculos.

5.- Buscar y Hallar

Estas son dos de las funciones importantes en Excel cuando se necesita aislar
texto específico dentro de un conjunto de datos. Ambos se encuentran listados
aquí porque =BUSCAR te da como resultado una coincidencia exacta. Con
=HALLAR ocurre algo diferente. Si ingresas Promedio con esta función, los
resultados que obtengas pueden ser Promedio o promedio, lo cual hace que el
rango sea un poco más amplio. Ambas funciones te serán particularmente
útiles cuando busques anomalías en un conjunto de datos.

6.- BUSCARV
Tiene una utilidad similar a INDICE + COINCIDIR, pero solo te permite
examinar y devolver un valor correspondiente de otra columna de forma
horizontal (izquierda a derecha).

7.- Comparaciones con SI

Esta te permite obtener un resultado con valores ciertos o falsos, por lo que se
trata de una de las funciones lógicas de Excel.

8.- Y
Esta es otra función lógica de Excel que se encarga de revisar si determinados
argumentos son ciertos o falsos.

9.- LARGO
Esta función te brinda rápidamente el número de caracteres en una celda
determinada. LARGO es especialmente útil cuando se intenta determinar las
diferencias entre identificadores únicos, los cuales son bastante extensos y no
se encuentran en orden.

10.- SUMA, CONTAR, PROMEDIO

Como su nombre sugiere, SUMA te permite sumar cualquier número de
columnas o filas al seleccionarlas o escribir en ellas.

De igual forma, CONTAR cuenta el número de celdas en un conjunto que

comprende diferentes valores. Por otra parte, PROMEDIO te muestra el
promedio de los números en un determinado número de celdas. Si bien, estas
son bastante básicas, son tres de las principales funciones de Excel.
Barra de herramientas de Excel

Se refiere a la sección en donde se encuentran los comandos más utilizados,

pues dentro del desarrollo de las tareas cotidianas, es necesario recurrir a ellos
de manera frecuente.

Los elementos que conforman esta barra, de izquierda a derecha, son:

Guardar: permite guardar el estado actual del trabajo realizado en cualquier

momento, actualizando constantemente el archivo original. Está representado
por un disquete.

Deshacer: se utiliza para borrar una acción realizada, regresando a un estado

anterior del trabajo. Su símbolo es una flecha orientada hacia la izquierda.

Rehacer: permite al usuario restaurar una acción eliminada. Se caracteriza por

una flecha orientada hacia la derecha.

Personalizar barra de herramientas de acceso rápido: mediante esta

herramienta, se pueden añadir ciertos comandos en la barra. Su símbolo es
una especie de flecha orientada hacia abajo.

Barra de menú

Se trata del conjunto de pestañas que se ubican, de forma horizontal, debajo

de la barra de herramientas de acceso rápido y la barra de título. Estas
pestañas son rutas de acceso a través de las cuales se pueden utilizar ciertos
grupos de herramientas que cuentan con una característica en común. Es por
esto, que se esta barra se clasifica en:

Archivo: se refiere al conjunto de opciones de almacenamiento del archivo, así

como de configuración del programa.

Inicio: en esta sección se ubican las herramientas básicas de Excel, incluyendo

opciones de edición de texto y personalización, configuración del formato de las
celdas, y ciertas funciones de filtrado.

Insertar: mediante esta ruta, se puede acceder a las herramientas de inserción

de gráficos e imágenes.

Diseño de página: aquí se encuentran las herramientas enfocadas en la

visualización, formato y estilo de la hoja de cálculo

Fórmulas: incluye las diversas funciones de Excel necesarias para realizar

cualquier tipo de cálculo.

Datos: se enfoca en las características de las bases de datos, como filtrado,

consultas y organización.
Revisar: en esta apartado se encuentran las herramientas relacionadas a la
revisión de texto.

Vista: se refiere al conjunto de herramientas relacionadas a la visualización del

área de trabajo.

Barra de opciones

Es la sección en donde se encuentran todas las herramientas, funciones y

opciones mediante las cuales se pueden llevar a cabo los diversos procesos
implicados en cualquier actividad en donde se requiera el uso de una hoja de
cálculo. Por defecto, al abrir un nuevo archivo, se desplegará la barra de Inicio.

Cuadro de nombres

Se ubica en la parte izquierda de la interfaz, debajo de la cinta de opciones.

Indica el nombre de la celda o celdas activas en un momento determinado.
También permite conocer si una función está siendo utilizada en una celda
seleccionada, indicando el nombre de la fórmula.

Barra de fórmulas

La barra de fórmulas de Excel es un recuadro, ubicado en la parte central de la

interfaz, debajo de la cinta de opciones, a través del cual se pueden escribir
datos, cadenas de texto o fórmulas. Está conformada por:

Cancelar: representada por una X, permite cancelar el ingreso de una fórmula o

dato a la celda activa.

Introducir: se simboliza mediante un check, y se utiliza para confirmar el

ingreso de una fórmula a una celda.

Insertar función: al utilizar esta herramienta, podemos seleccionar una función

predeterminada e ingresar los argumentos de la misma a través de un
formulario, facilitando este tipo de procesos.

Barra de entrada: es el espacio en el que se ingresan los datos o funciones de

manera escrita.
Características principales de Excel

1- Celdas

Es una matriz bidimensional de columnas y filas entrecruzadas que forma la

famosa y conocida cuadrícula de la presentación de Excel.
La información se introduce en las celdas, que es el pequeño rectángulo donde
cada fila y columna se encuentran.
Las columnas, están dispuestas de manera vertical e identificadas por letras—
de izquierda a derecha—en la fila guía ubicada en el tope.
Las filas están presentadas horizontalmente y se numeran cardinalmente—de
arriba hacia abajo—en la columna guía a la izquierda.
De esta manera, cada celda es fácilmente identificable con la letra y el número
de la columna y fila que le corresponda.
Con un simple click en la celda deseada, Excel te permite seleccionar para
comenzar a introducir tanto letras como números.
2- Hoja de trabajo

Es el nombre que se le da a la sábana completa de cuadrículas donde están

todas las celdas. Las últimas versiones del programa manejan 1.048.576 filas y
16.348 columnas, desde la ‘A’ hasta la última identificada con las letras ‘XFD’.
Las hojas de trabajo están identificadas en la parte inferior izquierda con unas
etiquetas que pueden renombrarse a la necesidad del usuario.
3- Libros de trabajo

Es el nombre común de los archivos de Excel los cuales pueden contener

varias hojas de trabajo. Para cambiar entre hojas de trabajo basta con
seleccionar las etiquetas ubicadas abajo y a la izquierda de la pantalla del
programa.
Tradicionalmente los libros de trabajo eran guardados en archivos con la
extensión ‘.XLS’, pero desde la versión del 2007 la extensión cambió a ‘.XLSX’.
Las nuevas versiones aún pueden abrir los archivos con extensión vieja, pero
en caso contrario es necesaria la instalación de un paquete de compatibilidad.

4- Cintas de opciones
Desde la versión 2007, los programas del paquete de Microsoft Office
reemplazaron el menú tradicional por cintas con las opciones dispuestas en
iconos. Son una especie de menú visual donde las opciones se mantienen
abiertas.
5- Fórmulas

Además de números y texto, las celdas pueden contener fórmulas y esta es la

peculiaridad que hace de Excel una hoja de cálculo por excelencia.
Con las formulas, Excel presenta el resultado de una operación matemática en
la celda seleccionada.
Ejemplo: al escribir “=3+5” en una celda, el programa mostrará el número “8”.
Esta función es principalmente usada para realizar cálculos con los datos
numéricos insertados en las celdas.
Todas las operaciones de aritmética básica pueden calcularse con fórmulas de
Excel en sus hojas de trabajo.
6- Funciones

Excel ofrece una serie de funciones predeterminadas más complejas y

especializadas que pudieran agregarse a las formulas, como por ejemplo
operaciones matemáticas y trigonométricas como la resta, seno y coseno;
financieras como descuentos y tasas; y otras funciones estadísticas,
referenciales y lógicas.
7- Gráficas

Excel permite presentar visualmente los datos de una hoja de trabajo con
diferentes tipos de gráficas.
Dependiendo del propósito, el programa ofrece gráficas de barra, circulares o
tortas, gráficas de línea, de área y de dispersión XY.
8- Tablas de Excel

Es una herramienta de almacenamiento estructural de datos tabulares en una

selección de columnas y filas que el programa mantiene independiente de la
hoja de trabajo, para el posterior manejo por parte del usuario.
9- Tablas dinámicas

También llamadas tablas pivote, permite el análisis de grandes cantidades de

datos dentro de las hojas de trabajo para luego presentarlos en reportes
complejos o tablas sin necesidad de escribir formulas.
10- Macros

Son pequeños programas que se escriben en lenguaje de programación de

Visual Basic o “VBA” (Visual Basic for Applications) que ayudan a la
automatización de procesos y operaciones en las hojas de trabajo.
Es una característica para usuarios avanzados que permite programar
conectividades en las bases de datos, hacer analíticos, formularios, algoritmos,
filtros, búsquedas web, entre otros.
 Como elaborar una hoja de cálculo

Una hoja de cálculo es un documento formado a base de columnas y filas de

celdas, las cuales se pueden utilizar para ordenar y manipular datos. Cada
celda está diseñada para albergar un fragmento de datos, tales como números,
letras o fórmulas que hagan referencia a otras celdas. Los datos luego pueden
modificarse, adoptar un formato, graficarse, y utilizarse como referencias en
otros documentos.

1
Entra a la opción Excel y Haz clic en Libro de trabajo en blanco para crear un
nuevo libro de trabajo. Un libro de trabajo es el nombre del documento que
contiene a la hoja u hojas de cálculo. Esto creará una hoja de cálculo en blanco
denominada Hoja 1, la cual aparecerá en la pestaña en la parte inferior de la
hoja.
Cuando crees hojas de cálculo más complejas, puedes agregar otra hoja
haciendo clic en + al lado de la primera hoja. Utiliza las pestañas inferiores para
moverte entre las hojas de cálculo.
1.

Familiarízate con el diseño de la hoja de cálculo. Lo primero que notarás es

que la hoja de cálculo contendrá cientos de celdas rectangulares organizadas
en columnas verticales y filas horizontales. Esta son algunas cosas importantes
que deberás tener en cuenta acerca de este diseño:

Todas las filas estarán etiquetadas con números a lo largo del lado de la hoja
de cálculo, mientras que las columnas están etiquetadas con letras a lo largo
de la parte superior.

Cada celda tendrá una dirección que consistirá en la letra de la columna

seguida por el número de fila. Por ejemplo, la dirección de la celda ubicada en
la primera columna, primera fila será A1. La dirección de la celda ubicada en la
segunda columna, tercera fila será B3.
2.
 Ingresa algunos datos. Haz clic una vez en cualquier celda y empieza a escribir
inmediatamente. Cuando hayas terminado con esa celda, presiona la
tecla Tab ↹ para pasar a la siguiente celda de la fila, o la tecla ↵ Enter para
pasar a la siguiente celda de la columna.
Ten en cuenta que al escribir en la celda, el contenido también aparecerá en la
barra que se extiende a través de la parte superior de la hoja de cálculo. El
nombre de esta barra es Barra de fórmulas y resulta útil cuando se ingresan
largas cadenas de datos o fórmulas.
Para editar una celda que ya contiene datos, haz doble clic sobre ella para
hacer aparecer nuevamente el cursor. De manera alternativa, puedes hacer clic
en la celda una vez y hacer los cambios en la barra de fórmula.
Para eliminar los datos de una celda, haz clic en la celda una vez, y luego
presiona Del. Esto hará que la celda vuelva a estar en blanco sin alterar los
datos de las otras filas o columnas. Para eliminar varios valores de celdas a la
vez, presiona Ctrl (PC) o ⌘ Cmd (Mac) mientras haces clic en cada celda que
desees eliminar, y luego presiona {Del.
Para agregar una nueva columna en blanco entre columnas existentes, haz clic
derecho en la letra ubicada encima de la columna, por debajo de donde te
gustaría que aparezca la nueva, y haz clic en Insertar en el menú de contexto.
Para agregar una nueva fila en blanco entre las filas existentes, haz clic
derecho en el número de fila de la fila por debajo de la ubicación deseada, y
haz clic en Insertar en el menú.
3.

Revisa las funciones disponibles para usos avanzados. Una de las

características más útiles de Excel es su capacidad para buscar datos y
realizar cálculos basados en fórmulas matemáticas. Cada fórmula que se crea
contiene una función de Excel, la cual es la "acción" que vas a realizar. Las
fórmulas siempre comienzan con un signo igual (=) seguido del nombre de la
función (por ejemplo, =SUMAR, =BUSCAR, =SENO). Después de eso, los
parámetros deberán introducirse entre un conjunto de paréntesis ().
Definición de hoja de cálculo, fila y columna
Una hoja de cálculo es una herramienta sumamente útil para que las personas
puedan trabajar con números y realizar cálculos con ellos. La hoja de cálculo
nos permite trabajar con una gran cantidad de datos y números, y gracias a
una gran variedad de funciones que la integran podemos realizar cálculos
matemáticos, estadísticos, técnicos y financieros.
Fila
Una fila es una hilera horizontal de celdas que está representada por un
número ubicado al lado izquierdo de la hoja de cálculo. Una columna, por otra
parte, es una hilera vertical de celdas que tiene una letra del alfabeto
adjudicada, ubicada en la parte superior de la hoja de cálculo.

Columna
Las columnas son verticales y se identifican con letras en la parte superior
denominada Encabezados de columna (A, B, C, D, etc.). Por su parte, las Filas
son horizontales y se identifican con números en la parte izquierda de la hoja y
se denominan Encabezados de fila (1, 2, 3, 4, etc.) las columnas calculadas
Excel tablas son una herramienta fantástica para escribir fórmulas de forma
eficiente. Le permiten escribir una sola fórmula en una celda y, a continuación,
esa fórmula se expandirá automáticamente al resto de la columna por sí
misma. No es necesario usar los comandos Rellenar o Copiar.