PLAN DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

SECRETARÍA DE GOBIERNO
COORDINACIÓN DE ARCHIVO MUNICIPAL

AÑO 2025

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 CONTROL DE CAMBIOS

DESCRIPCIÓN
VERSIÓN FECHA
DEL CAMBIO

01 20/01/2025 Creación

Elaboró Revisó Aprobó

JULIETE MARCELA JURADO

ANDRÉS AFRICANO CALVO
BURBANO
Coordinadora del archivo
Secretario de Gobierno
Municipal

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 CONTENIDO
CONTROL DE CAMBIOS.......................................................................................................................2
INTRODUCCIÓN.....................................................................................................................................4
MARCO NORMATIVO..........................................................................................................................5
LEYES...................................................................................................................................................5
DECRETOS............................................................................................................................................6
ACUERDOS...........................................................................................................................................6
PREPARACIÓN FÍSICA DE LOS DOCUMENTOS.....................................................................................8
CAPACITACION , ASESORIAS ARCHIVISTICAS A LAS AREAS.................................................................9
CRONOGRAMA DE CAPACITACION...................................................................................................10
CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIAS 2025.............................................11

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 INTRODUCCIÓN
Desde la Secretaria de Gobierno y la oficina del Archivo Municipal, tiene su
función de orientar, capacitar, revisar en actividades relacionadas en la
administración y conservación de la documentación producida por las diferentes
oficinas, con el fin de garantizar su conservación mediante actividades que
permitan regular procesos y procedimientos archivísticos, optimizando la
preservación el patrimonio documental de La Alcaldía Municipal de Puerto Asís.
Con las transferencias documentales primaria se permitirá un control de la
información, la cual nos garantizara llevar una buena organización documental
dentro del archivo de gestión, por lo cual se practicarán actividades de
organización, clasificación, ordenación, foliación, descripción y levantamiento de
inventarios documentales para la respectiva transferencia primaria.

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MARCO NORMATIVO

CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA:

Artículo 8. «Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y
naturales de la Nación».
Artículo 15. «Establece que los ciudadanos ““tienen derecho a conocer, actualizar y
rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellos en los bancos de datos y en
archivos de entidades públicas y privadas»
Artículo 20. «Se garantiza a toda persona la libertad de expresar su pensamiento y opiniones,
la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios de
comunicación masiva».
Artículo 23. «Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las
autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución».
Artículo 74. «Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo
los casos que establezca la ley. El secreto profesional es inviolable».
LEYES
LEY 80 DE 1989: «Por medio de la cual se crea el Archivo General de la Nación y
se dictan otras disposiciones».
LEY 87 DE 1993: «Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las
entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones»
LEY 190 DE 1995: «Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la
Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción
administrativa»
LEY 594 DE 2000: «Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones”, que en su artículo 22, entiende la gestión de documentos dentro del
concepto de Archivo Total, que comprende procesos tales como la producción o recepción,
la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los
documentos y Que el artículo 26, obliga a las entidades de la Administración Pública
elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de
manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases»
LEY 1437 DE 2011: «Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo»

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DECRETOS
DECRETO 2758 DE 2013: «Por el cual se corrige el artículo 8° y los literales 5 y 6 del
artículo 12° del Decreto 1515 de 2013 que reglamenta las transferencias secundarias y de
documentos de valor históricos al Archivo General de la Nación y a los archivos generales
territoriales».
DECRETO 1080 DE 2015: «Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del
Sector Cultura” Artículo 2.8.2.2.2. Elaboración y aprobación de las Tablas de Retención
Documental y las Tablas de Valoración Documental».
DECRETO 029 DE 2015: «Por medio del cual se reglamenta el proceso de entrega y/o
transferencia de los archivos públicos de las entidades que se suprimen, fusionen, privaticen o
liquiden; se desarrolla el artículo 20 de la Ley 594 de 2000 y el artículo 39 del Decreto Ley
254 de 2000 y se dictan otras disposiciones»
DECRETO 103 DE 2015: «Establece la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.
"Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras
disposiciones»
DECRETO 0106 DE 2015: «Establece la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.
‘’Por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de inspección,
vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado y a los documentos de
carácter privado declarados de interés cultural; y se dictan otras disposiciones»
ACUERDOS
ACUERDO 01 DE 2024 “Por el cual se establece el Acuerdo Único de la
Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su
implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
ACUERDO 07 DE 1994 – ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN: «Por el cual se adopta
y expide el Reglamento General de Archivos»
ACUERDO 047 DE 2000 – ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN: «Por el cual se desarrolla
el artículo 43 del capítulo V "Acceso a los documentos de archivo", del AGN del Reglamento
general de archivos sobre "Restricciones por razones de conservación”»

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OBJETIVO

Establecer lineamientos para el proceso de transferencias documentales primarias

que se realizaran por vigencias de las áreas productoras archivos de gestión al
archivo central, en cumplimiento al ciclo vital de documentos.

ALCANCE

El plan de transferencias documentales aplica para todas las secretarias y oficinas

de la Alcaldía Municipal de Puerto Asís.

TRANSFERENCIAS PRIMARIAS

El Archivo Municipal de Puerto Asís, bajo la administración de la Secretaria de

Gobierno tiene el objetivo principal la custodia, administración y control de los
archivos de la entidad, El proceso de transferencia primarias se implementará
realizando las siguientes actividades.

1. Establecer el cronograma de Transferencias primarias.

2. Comunicar a las áreas fechas para realizar transferencias.
3. Realizar capacitaciones en organización y diligenciamiento de inventarios
documentales (fuid)
4. Prepara la documentación a transferir de acuerdo a la normatividad
establecidas.
5. Entregar la transferencia primaria al archivo Central.
6. Revisar la transferencia documental.
7. Recibir las transferencias.
8. Almacenamiento de la información en la estantería establecida.

Teniendo en cuenta que las transferencias documentales primarias corresponden

el traslado de los expedientes de los archivos de gestión al archivo central que ya
cumplieron el tiempo de retención de acuerdo con la normativa establecida.

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PREPARACIÓN FÍSICA DE LOS DOCUMENTOS

Desde la oficina del Archivo Municipal se realiza las capacitaciones, asesorías

necesarias para que todas las dependencias que estén en el cronograma de
Transferencias Documentales, hagan la transferencia documental primarias
y deben llevar a cabo los procesos técnicos necesarios para el cumplimiento de
los requisitos técnicos y normativos previamente a la entrega al Archivo Municipal,
siguiendo los pasos que se describen a continuación:

Organización Documental: Es el proceso archivístico orientado a la clasificación,

la ordenación y la descripción de los documentos de una entidad.

Clasificación Documental Es la fase el proceso de organización documental, en

la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la
estructura orgánico-funcional de la entidad (Fondo, Sección, Subsección, Series,
Subseries y/o asuntos).

Ordenación Documental Fase del proceso de organización que consiste en

establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la
fase de clasificación. La ordenación documental conlleva tres procedimientos a
saber: ordenación, depuración, foliación. Ordenación: Es el procedimiento por el
cual se realiza la ubicación física de los documentos, atendiendo a un orden
lógico, y de acuerdo con el momento de su producción o el trámite administrativo
que dio lugar a la generación de este.

Depuración: Es la operación dada en la fase de ordenación de documentos, que

consiste en el retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de
apoyo que no hacen parte integral del expediente. Se deben retirar aquellos
documentos que no son esenciales en el expediente: impresos o publicaciones
periódicas (revistas, folletos, periódicos), formatos, hojas en blanco, borradores,
copia o fotocopia cuyos originales se encuentren en el expediente, fotocopia de
leyes y decretos, cuando no formen parte integral del expediente. Cuando un
documento se encuentre en papel químico, debe ser reemplazado por una
fotocopia legible del mismo.

Foliación: Es un procedimiento de control de las unidades documentales, es el

acto de enumerar cada uno de los folios por la cara recta y permite tener un
control dentro de las unidades de conservación (cajas y carpetas).

DEPENDENCIA: ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL Descripción Fase del proceso

de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de
archivo y de sus agrupaciones, cuyo resultado son los instrumentos de descripción
y de consulta. Inventario Documental: Instrumento de recuperación de información

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que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo
documental. Todas las transferencias deben ir acompañadas del Inventario

Documental según el Acuerdo 038 de 2022 y Acuerdo 042 de 2002 del Archivo
General de la Nación.

Hoja de Control: Se diligencia para las unidades documentales con el propósito

de garantizar su integridad, ya que al registrar en la Hoja de Control cada uno de
los documentos que los conforman, se evita el ingreso o sustracción indebida de
documentos. Como requisito obligatorio, la Hoja de Control se deberá implementar
en cada uno de los expedientes objeto a transferencia documental primaria.

Rotulación de unidades de conservación (cajas y carpetas): Las cajas y

carpetas deben estar debidamente identificadas por medio de rótulos dispuestos
para su fácil consulta, de conformidad con lo establecido en el Acuerdo 042 de
2000, en correspondencia con el Inventario Documental. Los rótulos deben
contener la siguiente información: Para cajas: Fondo Sección Subsección Serie y
Código Subserie y Código No. de Caja Vigencia Fechas extremas Ítem Nombre de
la Carpeta Observaciones Uso exclusivo para el archivo central: Número de
Transferencia Año DEPENDENCIA: ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL Para
carpetas: Fondo Sección Subsección Serie y Código Subserie y Código Nombre
del Expediente Fecha Inicial Fecha Final Folios Carpeta No. Caja No. Nota: Las
cajas y carpetas deben venir con rótulo impreso, que cumplan con las
especificaciones técnicas de estabilidad, de conformidad con la NTC 5397:2005
“Materiales para documentos de archivo con soporte en papel. Características de
calidad

CAPACITACION , ASESORIAS ARCHIVISTICAS A LAS AREAS.

Desde el archivo Municipal, en cabeza de la Secretaria de Gobierno se realizan

las capacitaciones, asesorías y acompañamientos en la implementación de
Instrumentos archivísticos, para poder organizar sus archivos de gestión y
preparar la información para la transferencias primarias al archivo Central de la
Alcaldía Municipal de Puerto Asís.

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CRONOGRAMA DE CAPACITACION 2025

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CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIAS 2025

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