SECRETARIADO EJECUTIVO

INFORMÁTICA

Ing. Ernesto David Espinoza Claros

 ÍNDICE

UNIDAD I: INTRODUCCIÓN A LA COMPUTACIÓN E INFORMÁTICA Y EL PROCESADOR DE TEXTOS 1

Tema N° 1: Computación e Informática 1

1 Introducción a la Computación e Informática 1
2 Arquitectura del computador 1
Tema N° 2: Microsoft Windows 5
1 Introducción a Microsoft Windows 7 5
2 Accesorios de Windows 9
3 Administración de Archivos 12
4 Configuración y Personalización de Windows 15

TEMA N° 3: INTRODUCCIÓN AL PROCESADOR DE TEXTOS 17

1 Introducción a Microsoft Word 17
2 Edición y Formato de documentos 21
3 Formato al párrafo 23

4 Diseño de Página 26

5 Diagramación y Referencias 27

TEMA N° 4: INSERCIÓN DE ObjETOS 29

1 Inserción y formato de Ilustraciones 29
2 Inserción y Formato de autoformas y texto artístico 30

31

UNIDAD II: HERRAMIENTAS AVANZADAS DEL PROCESADOR DE TEXTOS E INTRODUCCIÓN AL LIBRO ELECTRÓNICO DE
CÁLCULO 33

TEMA N° 01: TAbLAS 33

1 Inserción de Tablas 33
2 Edición de tablas 34
3 Formato de una tabla 36
4 Propiedades de una tabla 36
4 Ordenar Tablas 36

TEMA N° 02: TAbLAS DE CONTENIDO Y OTRAS REFERENCIAS 37

1 Creación de una tabla de contenido 37
2 Generación de Índices 39
3 Creación de una bibliografía 41

4 Creación de una tabla de ilustraciones 44

 TEMA N° 03: INTRODUCCIÓN A LOS LIbROS ELECTRÓNICOS DE CÁLCULO 45
1 El Entorno de Microsoft Excel 2010 45
2 Ingreso y Edición de datos 45
3 Formato de una hoja de cálculo 46

4 Validación de datos 50

5 Preparación de impresión 55

TEMAN° 04: FÓRMULAS Y REFERENCIAS 58

1 Ingreso de Fórmulas 58
2 Referencias 65

AUTOEVALUACIÓN DE LA UNIDAD II 67

UNIDAD III: FUNCIONES AVANZADAS Y GESTIÓN DE DATOS CON EL LIBRO ELECTRÓNICO DE CÁLCULO 69

TEMA N° 01: FUNCIONES CONDICIONALES 69

1 Función SI 69
2 Función CONTAR.SI 71
3 Función SUMAR.SI 71
4 Formato Condicional 73
5 Funciones ES 73

TEMA N° 02: FUNCIONES DE búSqUEDA Y REFERENCIA 75

1 Función Elegir 75
2 Función BUSCARV 75

3 Función BUSCARH 76
4 Función INDICE 76

TEMA 3: FUNCIONES Y GRÁFICOS ESTADÍSTICOS 76

1 Funciones estadísticas 77
2 Gráficos Estadísticos 80

AUTOEvALUACIÓN DE LA UNIDAD III 83

UNIDAD Iv: HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS ADICIONALES 84

TEMA Nº 1: EL DISEñADOR DE PRESENTACIONES 84

1 Introducción al Diseñador de Presentaciones 84
2 Creación de presentaciones 87
3 Inserción y Edición de objetos 89
4 Animación de Diapositivas 90

AUTOEvALUACIÓN DE LA UNIDAD Iv 93
 UNIDAD I: Introducción a la Computación e Informática y Desarrollo Actividades Autoevaluación
1
Procesador de Textos de contenidos

Lecturas
seleccionadas
La tecnología de la información y las comunicaciones ha logrado tan alto grado de desa-
rrollo que hoy está en todas partes y, si no en todas, en la mayoría de las actividades del
ser humano: en la educación, la industria, el comercio, las finanzas, la investigación, etc.
Hoy en día, conocer la tecnología y utilizarla ya no constituye ningún privilegio, por el
contrario, es una necesidad. El uso de la tecnología es un factor determinante en los
niveles de eficiencia y competitividad tanto a nivel empresarial como personal.
En esta unidad el estudiante encontrará la primera parte de la Informática Básica, co-
rrespondiente a los conceptos básicos sobre el computador y sus componentes, y al
manejo de las funciones primordiales del Sistema Operativo Microsoft Windows 7.

TEMA N°01: Computación e Informática

1 Introducción a la Computación e Informática

1.1. Computación
La computación es la disciplina que abarca el estudio de las bases teóricas de la
información y la computación y su aplicación en sistemas computacionales. Existen
diversos campos dentro de la disciplina de la computación; algunos enfatizan los
resultados específicos del cómputo (como los gráficos por computadora), mientras
que otros (como la teoría de la complejidad computacional) se relacionan con
propiedades de los algoritmos usados al realizar cómputos. Otros por su parte se en-
focan en los problemas que requieren la implementación de cómputos. Por ejem-
plo, los estudios de la teoría de lenguajes de programación describen un cómputo,
mientras que la programación de computadoras aplica lenguajes de programación
específicos para desarrollar una solución a un problema computacional concreto.
1.2. Informática
 a informática, es la disciplina que estudia el tratamiento racional, automático y
L
adecuado de los datos por medio del computador con la finalidad de obtener infor-
mación, para lo cual se diseñan y desarrollan estructuras y aplicaciones especiales
buscando seguridad e integridad. En el contexto de la informática la información
constituye un recurso de gran valor pues permite tomar decisiones reduciendo en
gran medida la incertidumbre y se busca mantenerla y utilizarla de la mejor mane-
ra.
2 Arquitectura del computador
 na computadora (ver Fig. 1), es una máquina electrónica diseñada para
U
la manipulación y procesamiento de datos, capaz de desarrollar comple-
jas operaciones a gran velocidad. Tareas que manualmente requieren días
de trabajo, el computador puede hacerlas en solo fracciones de segundo.
El computador es una máquina de propósito general, lo que significa que se uti-
liza en diversos campos de la actividad humana, sólo por mencionar algunas: las
finanzas, la investigación, edición de imágenes, edición de texto, cálculos matemá-
ticos, administración de pequeñas y grandes bases de datos, entre muchos otros.

Fig.1 Elementos del Computador

o
2
Actividades Autoevaluación UNIDAD I: Introducción a la Computación e Informática y
os
Procesador de Textos

Para lograr cumplir con sus funciones el computador requiere de dos partes prin-
cipales, una que es física, tangible y se puede tocar, a la que técnicamente se le lla-
ma HARDWARE y otra que es intangible, pero que está allí y hace que el computa-
dor funcione, está formada por los programas y los datos, esta se llama SOFTWARE.

2.1. Hardware
 l computador, habiendo sido diseñado para el procesamiento de datos, su orga-
E
nización es similar a la de cualquier otro proceso. Indiferente de lo que se desee
procesar, siempre se tendrán tres elementos importantes, la materia prima, la trans-
formación que es el proceso en sí, y el producto final, es decir la materia prima
transformada en un nuevo producto. Así, el computador está conformado por
dispositivos de entrada, unidad central de procesamiento, dispositivos de salida y
adicionalmente memoria externa o dispositivos de almacenamiento.

Fig. 2 Organización Física del Computador

A. Periféricos de entrada
 os dispositivos o periféricos de entrada son: teclado, mouse, scanner, micrófono,
L
entre muchos otros, todos ellos permiten ingresar datos al sistema. Los datos son
transformados en señales eléctricas y almacenadas en la memoria central, donde
permanecerán disponibles para ser procesados o almacenados en medios de alma-
cenamiento permanente.
B. Unidad central de procesamiento
 omúnmente se la conoce como CPU, que significa Central Processing Unit, ésta
C
es quizá la parte más importante del computador, ya que en ella se encuentra la
unidad de control y la unidad aritmético-lógica, las cuales en constante interacción
con la memoria principal (también conocida como memoria interna) permiten
manipular y procesar la información, y controlar los demás dispositivos de la uni-
dad computacional.
C.Memoria externa o auxiliar
 ambién se la conoce como memoria auxiliar o secundaria, ésta es la encargada de
T
brindar respaldo a los datos almacenados, por cuanto los guarda de manera perma-
nente e independiente de que el computador esté en funcionamiento, a diferencia
de la memoria interna o principal que solo mantiene la información mientras el
equipo esté encendido. Los dispositivos de almacenamiento son discos y cintas
principalmente, los discos pueden ser flexibles, duros u ópticos.
 UNIDAD I: Introducción a la Computación e Informática y Desarrollo Actividades Autoevaluación
3
Procesador de Textos de contenidos

Lecturas
seleccionadas

a) HD
 (Hard Disk) Discos duros: generalmente
son colocados dentro del CASE, éstos están cons-
truidos generalmente de aluminio, giran a una
gran velocidad y su capacidad de almacenamiento
es muy grande (1 TeraByte). Un disco duro está
herméticamente cerrado, conformado por varios
discos o placas, sus respectivas cabezas de lectura/
escritura y la unidad de disco. El disco duro consti-
tuye el medio de almacenamiento más importante
de un computador, ya que en la actualidad, por los
volúmenes de datos que se maneja, es muy difícil
trabajar sin éste.

b) CD
 – DVD: disco compacto de sólo lectura. Estos
discos forman parte de la tecnología óptica para el
almacenamiento de datos. Esta tecnología consis-
te en almacenar la información en forma de pozos
y planos microscópicos que se forman en la super-
ficie del disco. Un haz de rayo láser en el repro-
ductor de CD-ROM ilumina la superficie y refleja la
información almacenada. Un disco compacto de
datos, en la actualidad, almacena 650 MB y 700 MB
de datos y un DVD 4 GB en promedio.

D. Periféricos o Dispositivos de salida

 ermiten presentar los resultados del procesamiento de datos, son el medio por el
P
cual el computador presenta información a los usuarios. Los más comunes son la
pantalla y la impresora.

Pantalla o monitor: exhibe las imágenes que elabora


de acuerdo con el programa o proceso que se esté eje-
cutando, puede ser videos, gráficos, fotografías o texto.
Es la salida por defecto donde se presentan los mensajes
generados por el computador, como errores, solicitud de
datos, etc.


Toda pantalla está formada por puntos de luz llamados pixeles que se iluminan
para dar forma a las imágenes y a los caracteres. Cuantos más pixeles tenga una
pantalla mejor es su resolución, por eso se habla de pantallas de 640 x 480, de
600x800 y de 1280 x 1024, siendo las últimas las de mayor nitidez.

I mpresora Fija sobre el papel la información que se tie-

ne en pantalla, en un archivo o el resultado de un proce-
so. La impresión puede ser en negro o en colores según
el tipo de impresora que se tenga. Hay tres grupos de
impresoras: las de matriz de puntos, las de burbuja y las
de láser. Las primeras son las más antiguas, son ruido-
sas y lentas, pero muy resistentes y económicas. Se lla-
man de matriz de puntos porque forman los caracteres
mediante puntos marcados por los pines del cabezal.

Hasta hace poco eran muy económicas, pero en la actua-

lidad, algunas series, son mucho más costosas que las im-
presoras de otros tipos.
o
4
Actividades Autoevaluación UNIDAD I: Introducción a la Computación e Informática y
os
Procesador de Textos

as impresoras de burbuja, también se llaman de inyección de tinta, éstas

L
son silenciosas e imprimen hasta cinco páginas por minuto, la calidad de im-
presión es muy buena, el costo de la impresora es moderado, sin embargo el
costo de la impresión es alto. No son recomendables para trabajo pesado.
Las impresoras láser trabajan como una fotocopiadora y reproducen imágenes de
óptima calidad, tienen un bajo nivel de ruido y son las más rápidas; las impresoras
son costosas pero la impresión es económica. Se recomienda para trabajos gráficos
profesionales.

2.2. El software
 asta el momento hemos centrado la atención en la parte física del computador,
H
ahora se presenta la parte intangible, que al igual que la anterior, también está cla-
sificada según la función que realiza.
 stá conformado por los programas y datos, que hacen que el computador fun-
E
cione, sin el concurso de éste, el hardware no podría realizar ninguna función, es
decir, no tendría sentido su utilización.
El software está clasificado en cuatro grupos, según la tarea que realiza:

1. Sistemas operativos
s un programa indispensable para que el computador funcione. Los sis-
E
temas operativos se encargan de administrar todos los recursos de
la unidad computacional y facilitan la comunicación con el usuario.

El sistema operativo cuenta con programas especializados para diversas tareas,

como son: la puesta en marcha del equipo, la interpretación de comandos, el ma-
nejo de entrada y salida de datos a través de los periféricos, acceso a discos, proce-
samiento de interrupciones, administración de memoria y procesador, entre otros.

Algunos sistemas operativos conocidos son Windows, con versiones 95, 98, 2000,
Milleniun Edition, XP, Vista, 7 y el actual 8; Linux, OS, entre otros.

2. Software de aplicación general

 s un conjunto de programas diferente al software del sistema, éstos se encargan
E
de manipular los datos que el usuario necesita procesar, son programas que de-
sarrollan una tarea específica y cuya finalidad es permitirle al usuario realizar su
trabajo con facilidad, rapidez, agilidad y precisión. Entre el software de aplicación
se tiene varios grupos, como son: procesadores de texto, hoja electrónica, grafica-
dores, agendas, programas de contabilidad, aplicaciones matemáticas, entre otros,
algunos ejemplos son: Word, Excel, Acces, Corel Draw, Foxpro, Trident, etc.

3. Software de aplicación específica

 on aquellos programas que fueron creados a medida, para la utilización específica
S
de una organización. Por ejemplo, un sistema de ventas de productos servirá muy
bien a un supermercado, un programa que haga reservaciones de viajes u otros que
registren huéspedes en un determinado hotel, un sistema que lleve el control de las
notas de los alumnos de un colegio, etc.

4. Software de desarrollo
 on programas que sirven para crear otros programas, conformados por Lenguajes
S
de programación y gestionadores de Bases de Datos. Al igual que el lenguaje natu-
ral constan de sintaxis, semántica y vocabulario que el computador puede entender
y procesar.
En la actualidad se utilizan programas como Visual Studio, Java, Python y SGBD
como Microsoft SQL Server, ORACLE, MySQL, etc.
UNIDAD I: Introducción a la Computación e Informática y Desarrollo Actividades Autoevaluación
5
Procesador de Textos de contenidos

Lecturas
seleccionadas

TEMA N°02: Microsoft Windows

1 Introducción a Microsoft Windows 7

Microsoft Windows 7 es un software que pertenece al grupo de sistemas operativos,

es decir, permite que el computador funciones y además gestiona todos sus recur-
sos. El entorno de trabajo está compuesto por una serie de ventanas, con sus res-
pectivas barras de herramientas para poder trabajar de forma cómoda e intuitiva, el
usuario ve en todo momento lo que está haciendo.
Además de gestionar los recursos del computador, Microsoft Windows 7 permite
organizar nuestros archivos almacenados, clasificándolos en carpetas para su me-
jor ubicación.

1.1.Uso del Teclado

El teclado es un dispositivo de Entrada por el cual se comu-
nica con la computadora, las órdenes que le puede dar de-
penden del programa que esté utilizando en ese momento.

Fig. 3 Distribución
del Teclado
Note que el uso de Teclas como “Bloqueo de Mayúsculas”,
“Bloq Num” activan un estado, Ud. puede estar seguro en
qué estado se encuentra estas gracias a tres luces que se
encuentran sobre el bloque numérico.

Fig. 4 Luces de Es-

1.2.Uso del mouse tado

 icrosoft Windows 7 ha sido diseñado para ser utilizado con el mouse. Al ejecutar
M
aparece en la pantalla un indicador móvil llamado puntero o cursor, cuya posición
está relacionada con el movimiento del mouse. El mouse en Microsoft Windows 7,
utiliza los dos botones. A menos que se especifique lo contrario, cualquier referen-
cia a un botón del ratón significará el botón izquierdo. El botón derecho del ratón
se usa principalmente para activar el menú contextual. El contenido de un menú
contextual depende del objeto sobre el que se haya hecho clic con el botón dere-
cho. Dicho menú contiene siempre los comandos correspondientes a las operacio-
nes más probables o frecuentes con el tipo de objeto sobre el que se ha hecho clic.

Las operaciones que se pueden realizar con el ratón implican una o varias de las
combinaciones siguientes:

Apuntar: Mover el puntero (flecha u otra figura) a un

lugar concreto de la pantalla desplazando el ratón.
Hacer click: Pulsar y soltar un botón del ratón.
Arrastrar: Mantener pulsado un botón del ratón mie-
tras lo desplaza a otro lugar, luego se suelta el botón.
Hacer doble click. Este concepto se desprende del
según do (hacer clic), pues es la pulsación consecutiva Fig. 5 Modo correcto
de un botón. de sostener el mouse
o
6
Actividades Autoevaluación UNIDAD I: Introducción a la Computación e Informática y
os
Procesador de Textos

1.3. El Escritorio de Windows

Dependiendo de cómo se haya instalado (y/o modificado posteriormente) Microsoft
Windows 7, al arrancar el PC pueden aparecer diferentes configuraciones, siendo típi-
ca la mostrada en la figura 6. Esta pantalla recibe el nombre de Escritorio de Windows.
Desde el Escritorio de Windows se pueden hacer con el PC todas las operaciones
que el usuario desee, y que serán explicadas más adelante.

 el Escritorio de Windows aparecen entre otros, una serie de íconos o símbolos

En
que merece la pena destacar:

Mis Documentos
 sta carpeta es la ubicación de almacenamiento predeterminada de docu-
E
mentos, gráficos y otros archivos, incluidas las páginas Web guardadas. Mis
documentos contienen la carpeta Mis imágenes, que se puede utilizar para
almacenar imágenes descargadas del escáner o la cámara digital.

Equipo
Utilice este ícono para ver rápidamente el contenido de discos duros, dis-
quetes, unidad de CD-ROM y unidades de red asignadas. Desde Mi PC tam-
bién puede abrir el Panel de control, en el que puede configurar muchos
valores del equipo.

Papelera de Reciclaje
La Papelera de reciclaje almacena los archivos, las carpetas, los grá-
ficos y las páginas Web eliminados. Estos elementos permanecen en
la Papelera de reciclaje hasta que se vacía. Si desea recuperar un ele-
mento que haya eliminado, puede hacerlo en la Papelera de reciclaje.

El Botón de Inicio
El menú Inicio es la estructura más importante de Microsoft Windows 7. Según
el tipo de instalación seleccionada, se incorporarán en el mismo los programas
suministrados con Microsoft Windows 7 y, eventualmente, los programas ya ins-
talados en versiones anteriores. También pueden incorporarse al menú Inicio
los programas que se instalen posteriormente. Al hacer clic con el botón izquier-
do del ratón sobre el botón Inicio, se despliega un menú en forma de persiana
que posee una serie de contenidos o elementos, según se puede ver en la figura.
Algunos de estos ítems o elementos tienen un pequeño triángulo en la par-
te derecha para indicar que al posicionar el cursor sobre éste, se desple-
gará un nuevo menú. Estos menús se denominan “menús en cascada”.
 UNIDAD I: Introducción a la Computación e Informática y Desarrollo Actividades Autoevaluación
7
Procesador de Textos de contenidos

Lecturas
seleccionadas

1.4. Ejecución de un programa.

Para ejecutar o iniciar un programa, siga los siguientes pasos:
Haga clic en Inicio y Seleccione Programas.
Si el programa que desea no aparece en el menú, Selecciona la carpeta que con-
tenga el programa.
Haga clic en el nombre del programa.

Notas
üDespués de iniciar un programa, aparecerá un botón para dicho programa en la
Barra de Tareas.
üPara cambiar de un programa en ejecución a otro, haga clic en su botón de la barra
de tareas.
üSi el programa que desea no aparece en el menú Programas o en alguno de sus
submenús, haga clic en Inicio, Selecciona Buscar y haga clic en Archivos o carpetas.
Utilice el cuadro de diálogo Buscar para encontrar el archivo de programa.

1.5. Manejo de ventanas.

 na ventana es una parte de la pantalla sobre la que se ejecutará un programa o se
U
realizarán una serie de tareas. Todas ellas poseen una serie de elementos comunes
tales como:
o
8
Actividades Autoevaluación UNIDAD I: Introducción a la Computación e Informática y
os
Procesador de Textos

a. Minimizar las ventanas

 veces es necesario tener despejado el es-
A
critorio de trabajo de Microsoft Windows
7 de cualquier tipo de ventana. Para lo-
grarlo, minimice las ventanas de las apli-
caciones a íconos en la barra de tareas
Puede utilizar una de las siguientes formas:
ü Haga clic sobre el botón Minimizar de cada
una de las ventanas.
ü Haga clic sobre el ícono del programa en la
barra de tareas.
ü Haga clic derecho sobre el ícono del progra-
ma en la barra de tareas y Seleccione
minimizar.
Para volver a restaurar cualquiera de las venta-
nas haga clic sobre el respectivo ícono de la barra de tareas.
b. Mover Ventanas
 Usted puede cambiar la posición de la
A
ventana sobre el escritorio de Windows,
para ello, debe primero restaurar la ven-
tana, seguidamente haga clic y arras-
tre sobre la barra de título de la ventana.
Las ventanas restauradas, no ocupan toda
la pantalla, sólo la cubren parcialmen-
te con se observa en la figura. Las venta-
nas maximizadas ocupan toda la pantalla.

c. Redimensionar Ventanas
as ventanas restauradas pueden cambiar de tamaño fácilmente, sólo
L
Ubica el puntero del mouse en cualquiera de los bordes de la venta-
na y cuando éste se convierte en una flecha con dos puntas, haga clic
y arrastre de acuerdo a la dimensión que le quiera dar a la ventana.
Usted puede tener un mejor control de los bordes de una ven-
tana, apuntando a cualquiera de las esquinas de la ventana.

Cuando se reduce una ventana a un tamaño en el que no se puede mostrar toda

la información, aparecen unos elementos nuevos denominados Barras de Despla-
zamiento, que permiten ver todo el contenido de la ventana sin variar su tamaño.

1.6. El Portapapeles: Copiar, Cortar y Pegar .

 as aplicaciones de Windows tienen la ventaja de poder intercambiar informa-
L
ción en forma transparente entre una y otra, sin importar su fabricante. Por esto,
uno de los menús que se pueden encontrar en la mayoría de las aplicaciones de
Windows es el menú Edición que contiene las opciones Cortar, Copiar y Pegar.

Al realizar la operación Cortar o Copiar la información se coloca en un área de

memoria llamada el Portapapeles. Cuando existe información en el Portapapeles,
ésta está disponible para cualquier aplicación de Windows. Además, cuando se tie-
ne información en el Portapapeles se puede pegar cuantas veces sea necesario, sin
importar que tipo de información sea (texto, gráficas, dibujos, etc.).
 UNIDAD I: Introducción a la Computación e Informática y Desarrollo Actividades Autoevaluación
9
Procesador de Textos de contenidos

Lecturas
seleccionadas

a. Copiar

a acción Copiar coloca la información

L
en el Portapapeles y no borra el original.
Funciona de forma que muestra el gráfico.
Para Copiar primero se selecciona la in-
formación deseada y después se reali-
za alguna de las siguientes operaciones:
Menú: Seleccionamos del menú Edición el co-
mando Copiar.
Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <C>.

Damos un clic sobre este ícono .

b. Cortar

comando Cortar coloca la información en el Por-

tapapeles, pero borra la información original.
Es la opción ideal para mover la informa-
ción a un nuevo destino y funciona de la
siguiente forma que muestra el gráfico.
Para Cortar primero se selecciona la in-
formación deseada y después se reali-
za alguna de las siguientes operaciones:

Menú Seleccionamos del menú Edición el co-

mando Cortar.
Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <X>.

Damos un clic sobre este ícono.

c. Pegar

La acción Pegar, que es el final de las dos acciones anteriores, va a colocar el
contenido del Portapapeles en la hoja de trabajo, en el lugar deseado. Esta ac-
ción se puede realizar cuantas veces sea necesario, y además nos brinda la posi-
bilidad de escoger que deseamos pegar, siempre y cuando tengamos activa la
ventana del Portapapeles. Para pegar se utiliza alguno de los siguientes métodos:

Seleccionamos del menú Edición el comando Pegar.

ü Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <V>.

ü Damos un clic sobre este ícono .

2. Accesorios de Windows

Los accesorios de Windows son pequeños programas que permiten elaborar tareas
cotidianas de manera fácil y sencilla, por esta misma razón no son programas que
permitan hacer trabajos profesionales, sino archivos rápidos, ligeros y sencillos. Mi-
crosoft Windows 7 incorpora diversos accesorios, entre los cuales podemos desta-
car:
o
10
Actividades Autoevaluación UNIDAD I: Introducción a la Computación e Informática y
os
Procesador de Textos

2.1 Bloc de Notas

 uede utilizar el Bloc de notas para crear o modificar archivos de texto que no
P
requieran formato y que sean menores a 64 KB (kilobytes). El Bloc de notas abre y
guarda texto en formato ASCII (sólo texto).

Nota: También puede iniciar Bloc de notas si hace clic en el botón de Inicio y en el
cuadro de buscar programas y archivos, escribe Notepad.

Ejercicio: Ejecute el Bloc de Notas y Escriba el Siguiente texto:

La Ofimática es imprescindible en cualquier empresa que pretenda ser eficiente.

El computador y la impresora resultan complementos adecuados para un personal
calificado.


Supongamos que el documento que acabamos de elaborar es muy importante para
nosotros, entonces deberemos guardarlo para posteriormente recuperarlo, impri-
mirlo o continuar trabajando.
Guardar un documento es similar para la mayoría de aplicaciones:

a. Haga clic en el menú Archivo y elija la opción Guardar, usted verá el siguiente
cuadro de diálogo:

Visualice la opción: Guardar en, es el lugar donde se guardará nuestro documento,

por defecto se guardará en la carpeta Documentos.

b. En el campo Nombre de Archivo, escriba un nombre que le quiera dar al archi-
vo, por ejemplo: Ofimática.

OBSERVACIÓN: Usted podrá comprobar que el documento está guardado porque

aparece el nombre del archivo en la barra de título del programa, usted podrá ver
Ofimática en la barra de título del Bloc de Notas.

c. Cierre el Bloc de Notas.

 UNIDAD I: Introducción a la Computación e Informática y Desarrollo Actividades Autoevaluación
11
Procesador de Textos de contenidos

Lecturas
seleccionadas
2.2 WordPad

 uando se necesita crear textos de forma rápida y sin grandes complicaciones, Win-
C
dows ofrece el programa WordPad. Este programa, que se encuentra en el grupo
de Accessorios, no es sólo un editor de textos sencillo, sino que permite dar formato
a caracteres y párrafos, crear listados, buscar texto, definir tabulaciones y muchas
cosas más, habituales sólo en los procesadores de texto de alto nivel.

Nota: También puede iniciar el WordPad si hace clic en el botón de Inicio, y en el

cuadro de buscar programas y archivos, escribe Write.


Cuando necesitamos seguir trabajando con determinado documento guardado,
debemos abrirlo o recuperarlo. En la mayoría de programas el procedimiento es el
mismo, se hace a través de la opción Abrir del Menú Archivo.

Ejemplo: Recuperando el archivo Ofimática.

Ejecute el Bloc de Notas.
Haga clic en el menú Archivo / Abrir, aparecerá el siguiente cuadro:


Visualice la opción Buscar en: es el lugar donde el programa busca el
documento, por defecto buscará el archivo en la carpeta Documen-
tos. Selecciona el Archivo Ofimática.txt y haga clic en el botón Abrir.

Escriba lo siguiente debajo del texto que acaba de recuperar:

El papel de todo buen profesional en el ambiente empresarial es tener dominio en

las herramientas de oficina.

Cierra el Bloc de notas, preste atención al mensaje que aparece.

¿Cuál debería ser tu respuesta?. Ejecute el procedimiento.

Responde:
¿Por qué apareció el mensaje en el paso 5?
o
12
Actividades Autoevaluación UNIDAD I: Introducción a la Computación e Informática y
os
Procesador de Textos

2.3. Paint

 aint es una aplicación que permite crear y retocar dibujos. Con ella se pueden
P
crear dibujos sencillos que pueden trasladarse a otras aplicaciones. Para abrir esta
aplicación se selecciona Inicio/Programas/Accessorios/Paint. Al cargarse Paint
aparece una ventana similar a la que se ilustra en la figura.

 n ella se pueden apreciar, a parte de la barra de título, una cinta de opciones,

E
conteniendo herramientas de dibujo y una paleta de colores. La paleta, permite
seleccionar el color, tanto exterior como interior. El color exterior es el color del
fondo, mientras que el interior es el color del primer plano. Al hacer clic sobre un
color de la paleta con el botón izquierdo del ratón se selecciona el color del primer
plano. Sin embargo, si se hace clic con el botón derecho, es el color del fondo el
que cambia. Ambas Seleccionas vienen reflejadas en el cuadro de diálogo de colo-
res seleccionados.

3. Administración de Archivos

 n la organización de una oficina, se nota claramente cómo se organizan los ar-

E
chivos, sean en archivadores, files, estantes, etc. Todo debe estar bien organiza-
do, por categorías, clases, departamentos, organismos, función, documentos, etc.

De una forma similar, nosotros debemos organizar nuestros archivos dentro del
disco duro del equipo, de tal forma, que nos sea fácil ubicarlos y administrarlos.

Si nos referimos a Administrar archivos en el entorno Windows, necesitaremos de

una aplicación que se encargue de esto, el cual es el Explorador de Windows, quien
nos ayudará a crear carpetas, eliminarlas, renombrarlas, copiarlas, moverlas, etc. de
forma similar con los archivos, que vienen a ser documentos almacenados en disco.
 UNIDAD I: Introducción a la Computación e Informática y Desarrollo Actividades Autoevaluación
13
Procesador de Textos de contenidos

3.1. Iniciar el Explorador de Windows

 on varias las posibilidades de poder inicializar el explorador de Windows, Revisa-

S
mos las siguientes:

1° Forma. (Recomendada):
Pulsa consecutivamente las teclas: Windows y la tecla E

2° Forma:
A. Clic en el botón de inicio.
B. Clic en equipo.

3° Forma:
A. Clic derecho en el Botón Inicio
B. Abrir el Explorador de Window.

4° Forma:
A. Menú Inicio
B. Accesorios
C. Explorador de Windows.
 on ciertas diferencias en su aspecto, se puede ejecutar utilizando cualquiera de las
C
formas anteriormente descritas.
 términos generales consta de dos paneles, los cuales se pueden redimen-
En
sionar ubicando el puntero del Mouse en la línea que las divide, haciendo
clic y arrastrando. En el panel izquierdo observamos los CONTENEDORES,
es decir, Unidades y Carpetas, y algunos accesos directos. En el panel dere-
cho, se observa el CONTENIDO de las unidades o carpetas, que por lo gene-
ral son archivos, aunque si exploramos una unidad veremos como conteni-
do también carpetas, y si exploramos las carpetas, pueden tener sub carpetas.
La ventana del Explorador de Windows tiene el aspecto que se muestra en la figura:
o
14
Actividades Autoevaluación UNIDAD I: Introducción a la Computación e Informática y
os
Procesador de Textos

sta utilidad permite una presentación en forma de árbol, que puede

E
emplearse para ver fácilmente el contenido de cada unidad o carpeta.

El signo más (+) que se encuentra delante de algunas carpetas o unidades, indica
que ésta contiene más elementos, y debe hacer un clic izquierdo sobre el signo
para desplegarlos hacia abajo, al hacerlo este signo se transformará en menos (-).

3.2 Explorando

 i observas atentamente las unidades y carpetas, podrás observar que tienen un

S
signo más ( + ) en su costado izquierdo.
Apunta al signo más de la carpeta Archivos de Programas y haz clic, se expandirá
sus sub carpetas, es decir las carpetas que están ubicadas dentro de la carpeta
Archivos de Programa.

El signo más al lado de las subcarpetas, indican que estas a su vez tienen subcar-
petas, las cuales se puede ir desplegando haciendo clic al signo más. Lo mismo se
puede hacer con las unidades.


Observa ahora que las carpetas desplegadas tienen un signo menos (-) al costado,
dale clic y observa que ahora se contraen las subcarpetas.
 UNIDAD I: Introducción a la Computación e Informática y Desarrollo Actividades Autoevaluación
15
Procesador de Textos de contenidos

Lecturas Glosario Bibliografía

seleccionadas
Resumiendo, el signo más ( + ) al costado de una unidad o carpeta sirve para
expandirla. El signo ( - ) para contraerla.

3.3 Copiar un archivo o carpeta Recordatorio Anotaciones

 omenzaremos diciendo que para realizar esta operación deberemos entrar en el

C
Explorador de Windows. Una vez dentro, operaremos de la siguiente forma:

A. Con un clic seleccionaremos el archivo o carpeta que deseamos copiar.

B. Con el teclado pulsaremos las teclas de Control + C, realizando la acción de
Copiar.
C.A continuación, haremos clic en el lugar donde quisiéramos dejar el archivo o
carpeta que hemos elegido. Copiar.
D. Finalizaremos pulsando las teclas de Control + v, que realiza la acción de Pegar.

Sugerencia. Para seleccionar más de un archivo o carpeta para copiar, hay que pre-
sionar la tecla CTRL y, sin soltarla, haga clic en los elementos que desee. Si los archi-
vos son adyacentes, selecciona el primer archivo y presionando la tecla Shift, pulsa
repetidas veces la tecla direccional hacia abajo.

3.4. Mover un archivo o carpeta

 uando movemos un archivo o carpeta, éste cambia de lugar, ubicándose ahora

C
en el destino y eliminándose de su ubicación original, para hacerlo se sigue los
siguientes pasos:
A. Con un clic en el archivo o carpeta deseada seleccionaremos lo escogido.
B. Con el teclado pulsaremos las teclas de Control + x, realizando la acción de
Cortar.
C. A continuación, haremos clic en el lugar donde quisiéramos dejar el
archivo o carpeta que hemos elegido. Copiar.
D. Finalizaremos pulsando las teclas de Control + v, que realiza la acción de Pegar.

4. Configuración y Personalización de Windows

4.1. Cambiar la resolución de la pantalla

 a resolución de la pantalla hace referencia a la claridad del texto y las imágenes

L
en la pantalla. Con resoluciones más altas, los elementos aparecen más nítidos.
También aparecen más pequeños, por lo que caben más elementos en la pantalla.
Con resoluciones más bajas, caben menos elementos en la pantalla pero son más
grandes y fáciles de ver.
o
16
Actividades Autoevaluación UNIDAD I: Introducción a la Computación e Informática y
os
Procesador de Textos

El texto y las imágenes son más nítidos y más pequeños si la resolución de pantalla es
más alta.

Si la resolución de pantalla es menor, el texto es más grande y más fácil de leer, pero
las imágenes aparecen fragmentadas en bloques y es posible que la pantalla muestre
menos elementos.

 or ejemplo, 640 × 480 es una resolución de pantalla más baja y 1600 × 1200
P
es una resolución más alta. Generalmente, los monitores CRT muestran una
resolución de 800 × 600 ó 1024 × 768. Los monitores LCD ofrecen una mayor
compatibilidad con las resoluciones más altas. La posibilidad de aumentar la
resolución de pantalla depende del tamaño y la capacidad del monitor y del
tipo de tarjeta de vídeo que use.

1. Para abrir Configuración de pantalla, haga clic en el botón Inicio, en Panel

de control, en Apariencia y personalización, en Personalización y, a continua-
ción, en Configuración de pantalla.

2. En Resolución, desplace el control deslizante a la resolución que desee y

haga clic en Aplicar.

Notas
• Al cambiar la resolución de pantalla, afectará a todos los usuarios que inicien se-
sión en el equipo.
• Si configura el monitor con una resolución de pantalla que el monitor no admite,
la pantalla aparecerá de color negro durante unos segundos mientras se revierte
automáticamente a la resolución original.
 UNIDAD I: Introducción a la Computación e Informática y Desarrollo Actividades Autoevaluación 17
Procesador de Textos de contenidos

TEMA 3: INTRODUCCIÓN AL PROCESADOR DE TEXTOS Lecturas

seleccionadas

Un procesador de textos tiene como objetivo el tratamiento de textos, en especial su edi-

ción y manipulación (tipos de letra, inserciones, márgenes, etc.), además de otras fun-
ciones como: tratamientos gráficos, gestión de archivos, definición de características
de impresión, diccionarios ortográficos y de sinónimos para la corrección de textos, etc.
El funcionamiento consiste en escribir el texto en pantalla y luego aplicar las fun-
ciones. Este procedimiento genera ventajas tales como:
ü Posible rectificación de errores sin afectar al resto del escrito.
ü Inserción de frases, palabras, párrafos, etc., sin borrar lo escrito anteriormente.
ü Encuadre del texto dentro de los márgenes que se especifiquen.
ü Ayuda a la corrección semántica y ortográfica.
ü Incorporación de palabras a un diccionario para personalizarlo.
ü Posibilidad de enviar la misma carta a diferentes personas de forma personali
zada (carta modelo).
ü Empleo de abreviaturas que el programa puede remplazar automáticamente
(autocorrección).
ü Muchas otras posibilidades.

1 Introducción a Microsoft Word

Microsoft Word es un procesador de textos de alto nivel, diseñado para la ela-
boración de todo tipo de documentos. Con la ayuda de íconos, menús y co-
mandos permite, entre otras cosas, cambiar tipos de letras, copiar, mover o in-
sertar partes de texto, manejar encabezados, pies de página o listas, obtener
vistas electrónicas de lo que se va a imprimir y generar cuadros o columnas.

Uno de los aspectos fundamentales de Microsoft Word es que permite la incrus-

tación de documentos obtenidos de otros programas, en particular de hojas de
cálculo o tablas elaboradas en Microsoft Excel. Así mismo, su integración con el
Web facilita la colaboración y permite compartir documentos a través de Internet y
de las intranets corporativas.

1.1. Ejecutar Microsoft Word 2010

Podemos ejecutar Microsoft Word de varias formas, veamos la más utilizada:
Hacer clic sobre el botón, se despliega un menú parecido al que ves a la
derecha, al colocar el cursor sobre el elemento Todos los programas se desplegará
una lista con los programas que hay instalados en tu ordenador.

1.2. Elementos de la pantalla inicial


La pantalla que se muestra a continuación, puede no coincidir exactamen-
te con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué ele-
mentos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.
o
18
Actividades Autoevaluación UNIDAD I: Introducción a la Computación e Informática y
os
Procesador de Textos

Microsoft
 ha creído necesario una restructuración de sus menús para desha-
cerse de las listas de menús y las han sustituido por una Banda en la que se
emplazan en forma de pestañas todas las opciones que encontrábamos en
versiones anteriores (y algunas nuevas).

La pestaña Inicio contiene las operaciones más comunes sobre copiar, cortar
y pegar, además de las operaciones de Fuente, Párrafo, Estilo y Edición.

En Microsoft Word 2010 la pestaña Inicio se encuentra dividida en 5 secciones

que contienen las operaciones correspondientes al Portapapeles, Fuente (tamaño
de letra, tipo de letra, etc.), Párrafo (alineación de texto, separación entre líneas,
sangría, etc.), Estilo y Edición (buscar texto, remplazar, etc.).
Cada una de las secciones, se ha creado con botones de acceso rápido a la tarea
que se desea realizar.

a. Cinta de opciones

Como comentamos anteriormente las herramientas se encuentran agrupadas en

fichas, dentro de cada ficha existen botones que permiten acceder rápidamente
a las herramientas más utilizadas. Estos botones están agrupados según sea el tipo
de trabajo que permiten realizar. Por ejemplo, al iniciar Word se presentará activa
la ficha “Inicio” dentro de dicha ficha disponemos de un grupo de herramientas
denominado “Fuente”:


Como puede observar todos los botones del grupo afectan de alguna forma el
formato de la fuente

Como podrá imaginar, existen más funciones relativas al formato que no se ven en
este grupo de herramientas. Para acceder al resto de las funciones se debe hacer
clic en la pequeña flecha alojada en el vértice derecho inferior del grupo (c):
UNIDAD I: Introducción a la Computación e Informática y Desarrollo Actividades Autoevaluación
19
Procesador de Textos de contenidos

Con lo que se despliega el siguiente cuadro de diálogo:

b. Regla
 a regla horizontal permite establecer tabulaciones y sangrías, así como ajustar el an-
L
cho de las columnas periodísticas. En la regla se muestran las tabulaciones y las san-
grías aplicables al párrafo donde se encuentra el punto de inserción. Para ello, la regla
cuenta con los siguientes elementos: indicador de margen izquierdo, marcador de
sangría izquierda, marcador de sangría de primera línea, marcador de sangría derecha
y margen derecho. Estos elementos se describirán con detalle más adelante.

La regla puede o no estar visible; cuando la regla no se encuentra visible, el

espacio que ocupa el documento aumenta. Para indicar si se quiere visua-
lizar o no la regla activaremos la ficha “Vista” y en el grupo de herramien-
tas “Mostrar u Ocultar” activaremos o desactivaremos la opción “Regla” (a):

c. Barra de estado

 barra de estado contiene información sobre el texto que está en pantalla, in-
La
dicando: número de página correspondiente a la numeración fijada, número de
sección y número de página real respecto al total de las que tiene el documento.
También muestra la posición del punto de inserción en la página (centímetros des-
de el comienzo de la página), número de línea en la página y número de carácter
en la línea. A continuación se muestra la barra de estado, indicando algunos de sus
elementos.
o
20
Actividades Autoevaluación UNIDAD I: Introducción a la Computación e Informática y
os
Procesador de Textos

Donde:
a) Número de página actual de acuerdo con la numeración fijada.
b) Cantidad de palabras del documento.
c) Idioma utilizado por el corrector ortográfico.
d) Accesos directos a los diferentes modos de presentación del documento.
e) Control deslizable de zoom.

Para agregar o quitar elementos de esta barra simplemente haga clic secunda-
rio (botón derecho del mouse) sobre la barra, se presentará el siguiente menú:

1.3. Presentación del documento en pantalla

Word permite ver un documento de diferentes formas, lo cual no quiere de-

cir que el contenido o las opciones del mismo se vean alteradas, sino simple-
mente su forma de presentación al usuario. Existen varias formas diferen-
tes de presentación las cuales se pueden dividir en las siguientes categorías:

Diseño de impresión: Es del tipo WYSIWYG (lo que se ve es lo que se obtiene),

ya que en ella se muestran todos los elementos tal y como aparecerán en la hoja
impresa. Aunque es útil para verificar el aspecto final del documento, hace más
lenta su edición, por lo que conviene combinarla con la presentación normal.

Diseño de lectura: Esta nueva vista está diseñada para facilitar la lectura en pantalla for-
zando la vista al mínimo. Se quitan todas las barras de herramientas y paneles de tarea.

Diseño Web: En la vista Diseño Web, los fondos están visibles, el texto se ajusta a
la ventana, y los gráficos se colocan del mismo modo que en un Explorador Web.

Normal: Es la predeterminada. Se utiliza para escribir, modificar y dar formato a

un texto.
 squema: Contrae el documento para ver exclusivamente los títulos prin-
E
cipales. En esta presentación es más sencillo desplazarse, mover texto has-
ta una posición alejada o cambiar la jerarquía de los temas. Cuando esta op-
ción es seleccionada, aparece en la parte superior la barra de herramientas
Esquema, que permite realizar operaciones tales como elegir hasta qué nivel
de títulos se quiere mostrar, contraer o expandir un determinado nivel, etc.

Vista preliminar: Muestra en pantalla exclusivamente el documento, eliminan-

UNIDAD I: Introducción a la Computación e Informática y Desarrollo Actividades Autoevaluación 21
Procesador de Textos de contenidos

do el resto de elementos. El texto aparece más grande y se ajusta a la ventana

En la barra de estado, a la derecha de la barra de desplazamiento horizon-
tal aparecen una serie de botones (a) donde se podrá seleccionar la vista.

En la ficha “Vista” (b) se dispone de un grupo de herramientas denominado “Vis-

tas del Documento” (c):

OBSERVACIÓN: La “Vista preliminar” se encuentra disponible en el menú

desplegable:

2 Edición y Formato de documentos

2.1. Creación de un documento

En los procesadores de texto, la captura de texto no se hace como se rea-
liza en la máquina de escribir. En la siguiente tabla se ilustra la diferencia.
o
22
Actividades Autoevaluación UNIDAD I: Introducción a la Computación e Informática y
os
Procesador de Textos

MÁQUINA DE ESCRIBIR
Sr. Rodríguez:
Por medio de la presente, quisiera informarle
que el saldo de su cuenta se encontró a favor
durante los pasados meses, por lo que le será
bonificado el cargo por manejo de cuentas.
PROCESADOR DE TEXTO
Sr. Rodríguez:
Por medio de la presente, quisiera informarle que el saldo de su cuenta se encontró
a favor durante los pasados meses, por lo que le será bonificado el cargo por manejo
de cuenta.

Para continuar con los siguientes temas, recupere el archivo: ejemplo01.docx, pro-
porcionado con el presente material.

2.2 Formato y edición del texto

a. Selección de texto
 ara aplicar formato a la fuente, es necesario seleccionarlo, podemos seleccionar el texto:
P
ü Haciendo clic y arrastrando con el mouse sobre el texto que deseamos seleccio-
nar.
ü Pulsando la tecla SHIFT y la tecla direccional a la derecha.
ü Haciendo doble clic sobre una palabra que deseamos seleccionar o triple clic
para seleccionar un párrafo completo.
a. Selección de texto

Cuando capturamos un documento es muy común querer trasla-
dar el cursor a una nueva posición. Para esto contamos con una se-
rie de atajos con el teclado. Estos atajos aparecen en la siguiente tabla.

Para moverse Teclado

Un carácter a la izquierda
Un carácter a la derecha
Una línea hacia arriba
Una línea hacia abajo
Una palabra a la izquierda Control +
Una palabra a la derecha Control +
Al final de la línea Fin
Al principio de la línea Inicio
Al principio del párrafo actual Control +
Al principio del párrafo anterior Control + (doble)
Al principio del siguiente párrafo Control +
Arriba una pantalla Re Pág
Al tope de la página anterior Ctrl+ Av Pág
Un carácter a la izquierda
Al tope de la pantalla Alt + Ctrl + Re Pág
Al pie de la pantalla Alt +Ctrl +Av Pág
Al final del documento Ctrl+ Fin
Al principio del documento Ctrl + Inicio
 UNIDAD I: Introducción a la Computación e Informática y Desarrollo Actividades Autoevaluación 23
Procesador de Textos de contenidos


Para el mouse, basta con dar clic sobre el lugar a donde nos queremos desplazar.
En Microsoft Word 2010 aparece una herramienta de movimiento rápido en la
Barra de Desplazamiento vertical como se ilustra en la siguiente figura, esta he-
rramienta sirve para seleccionar un elemento de búsqueda y de este modo poder
recorrer el documento saltando de un registro a otro en diferentes categorías.

Para el mouse, basta con dar clic sobre el lugar a donde nos queremos desplazar.

2.3 Formato al carácter

Los caracteres son todas las letras, números, signos de puntuación y símbolos que
se escriben como texto. Las letras escritas con WordArt o las letras incluidas en
imágenes, no se consideran caracteres a estos efectos y no se les pueden aplicar los
formatos que vamos a estudiar.
Vamos a ver las posibilidades más comunes para variar el aspecto de los caracteres
que están disponibles en la barra de formato o en una parte de la barra estándar:
fuente, tamaño y estilo de fuente

Una vez que el contenido de nuestro documento está perfectamente revisado, y
que contiene todos los puntos que consideramos de importancia para trasmitir
nuestras ideas, podemos darle Formato. Para dar formato al texto lo primero que
se debe hacer es seleccionarlo.
3 Formato al Parrafo
Para cambiar el formato de los párrafos seleccionamos el comando Párrafo del
menú Formato. Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:

3.1.Sangría

Es la distancia existente desde cualquiera de los márgenes al párrafo. Se definen

con Izquierda y Derecha. Con Especial podemos definir la Sangría de la Primera
línea y la francesa .
 UNIDAD I: Introducción a la Computación e Informática y Desarrollo Actividades Autoevaluación
24
Procesador de Textos de contenidos

Sangría con botones de control.

En la Regla se disponen de botones de control de sangrías, seleccionando y arras-
trando Ud. También puede logra estos espacios.

Sangría Normal Microsoft Visual Studio 2011 es una suite de

herramientas de desarrollo que le ofrece el
entorno más productivo para crear aplicacio-
nes y componentes. Visual Studio Profes-
sional Edition permite a los desarrolladores
explotar todas las posibilidades del sistema
operativo Windows y la programación orien-
tada a la Web.
Sangría Primera Línea Microsoft Visual Studio 2011 es una suite de
herramientas de desarrollo que le ofrece el
entorno más productivo para crear aplicacio-
nes y componentes. Visual Studio Profes-
sional Edition permite a los desarrolladores
explotar todas las posibilidades del sistema
operativo Windows y la programación orien-
tada a la Web.
Sangría Izquierda Microsoft Visual Studio 2011 es una suite de
herramientas de desarrollo que le ofrece el
entorno más productivo para crear aplicacio-
nes y componentes. Visual Studio Profes-
sional Edition permite a los desarrolladores
explotar todas las posibilidades del sistema
operativo Windows y la programación orien-
tada a la Web.
Sangría Francesa Microsoft Visual Studio 2011 es una suite de
herramientas de desarrollo que le ofrece el
entorno más productivo para crear aplicacio-
nes y componentes. Visual Studio Profes-
sional Edition permite a los desarrolladores
explotar todas las posibilidades del sistema
operativo Windows y la programación orien-
tada a la Web.
Sangría Derecha Microsoft Visual Studio 2011 es una suite de
herramientas de desarrollo que le ofrece el
entorno más productivo para crear aplicacio-
nes y componentes. Visual Studio Profes-
sional Edition permite a los desarrolladores
explotar todas las posibilidades del sistema
operativo Windows y la programación orien-
tada a la Web.

3.2.Espaciado
Definimos el Espacio Anterior y Posterior del párrafo. Además, con Interlineado
señalamos el espacio entre líneas dentro del párrafo: Sencillo, 1,5 líneas (línea y
media), y Doble. Además podemos definir el interlineado en puntos con Míni-
mo. Exacto o Múltiple y se define cuantos puntos se utilizaran en el cuadro En:.

Ejemplo
Párrafo Original

Nuevas Herramientas
Microsoft Visual Studio 2011 es una suite de herramientas de desarrollo que le ofre-
ce el entorno más productivo para crear aplicaciones Y componentes. Visual Studio
Professional Edition permite a los desarrolladores explotar todas las posibilidades
del sistema operativo Windows y la programación orientada a la Web.
• Si configura el monitor con una resolución de pantalla que el monitor no admi-
te, la pantalla aparecerá de color negro durante unos segundos mientras se revierte
automáticamente a la resolución original.
o
25
Actividades Autoevaluación UNIDAD I: Introducción a la Computación e Informática y
os
Procesador de Textos

Glosario Bibliografía
as

Párrafo con espaciado interlineal 1,5 líneas

Nuevas Herramientas
Microsoft Visual Studio 2011 es una suite de herramientas de desarrollo que le ofre-
ce el entorno más productivo para crear aplicaciones Y componentes. Visual Studio
Professional Edition permite a los desarrolladores explotar toda las posibilidades
del sistema operativo Windows y la programación orientada a la Web.

3.3.Bordes y sombreados

a. Borde de Página
Ahora Word, le permite aplicar bordes también a su página.

 e debe definir la distancia entre la placa y el borde de la hoja en Margen, las medidas
S
se considerarán desde el Borde de la página o desde el texto. Si contamos con bordes
en el párrafo es posible Alinear bordes de párrafo y tabla con el borde de la página.

b. Sombreado
Es importante recordar que para utilizar estas herramientas es necesario tener tex-
to seleccionado

3.4.Números y Viñetas
Hay textos que se escriben en forma de lista, tópicos, contenido, subdivisiones de
un tema, etc. En los cuales se utilizan las viñetas o los números para dividirlos.
Word para Windows puede colocar estas viñetas o números sin necesidad de que se
escriba cada uno. Cuando numere manualmente los elementos de una lista, Word
convertirá los números escritos en numeración automática
UNIDAD I: Introducción a la Computación e Informática y Desarrollo Actividades Autoevaluación
26
Procesador de Textos de contenidos

Lecturas
seleccionadas

Si comienza un párrafo con un guion o el asterisco, Word convierte automática-

mente el párrafo en un elemento con viñeta al presionar ENTER para finalizar el
párrafo.

4 Diseño de Páginas
Cuando se inicia Microsoft Word, este abre un tipo de hoja predeterminado, con me-
didas y características definidas. Usted puede personalizar estas características para el
documento activo, incluso podrá Predeterminar una Configuración de Página propia.

4.1. Márgenes

La forma más sencilla y practica de mo-
dificar los márgenes es usando la regle-
ta. Haga un arrastre en las líneas de los
márgenes de sus regletas. El cambio afec-
ta a todas las páginas de su documento.

Si no ve la regleta cambia a la Vista Di-

seño de Página (menú Ver). Si aún no la
ve, activa la opción Regla del menú Ver

4.2. Tamaño y orientación del papel s

Word permite especificar el tamaño y la orien-
tación del papel usado en el documento ac-
tivo, incluso sólo en algunas páginas. Usted
puede incluso, crear medidas para su página.

Haga clic en el menú Archivo, Configurar Página.

Haga clic en la pestaña de la ficha Tamaño de Papel

Se presenta una ventana como se muestra en

la figura, en este cuadro se podrá modificar las
opciones de página

4.3. Encabezados y pies de página

El Encabezado es un elemento común (puede ser texto o gráfico) a todas las pági-
nas que se encuentra en la parte superior. El Pie de página es también un elemento
común a todas las páginas pero que se encuentra en la parte inferior de la misma.
Para ver, colocar y modificar los encabezados y pies de página del documento, se
utiliza del menú Ver el comando Encabezados y pies de página. Al seleccionarla,
el documento automáticamente cambia al modo de Diseño de Página y aparece
la barra de herramientas de Encabezado y Pies de página. En la parte superior de
la página aparece un rectángulo de líneas punteadas con el título Encabezado.
y Pies de página. En la parte superior de la página aparece un rectángulo de líneas
punteadas con el título Encabezado.
o
27
Actividades Autoevaluación UNIDAD I: Introducción a la Computación e Informática y
os
Procesador de Textos

Es en ese rectángulo, donde se va a colocar el texto, imagen u objeto del encabeza-
do Además, el Microsoft Word 2010 coloca una barra de herramientas.
 botón de número de página inserta el valor correspondiente a la hoja en que
El
se encuentra. Los botones de fecha y hora, colocan la fecha y hora del sistema al
momento de imprimir.
El encabezado y el pie de página se manejan de la misma forma, sólo se intercam-

bian con el botón de Cambiar entre encabezado y pie de página .

En la barra de herramientas aparece el ícono que nos lleva directamente a la

opción de Preparar página que se revisará posteriormente.

5 Diagramación y Referencias
5.1. Diagramar mediante Columnas
Una de las habilidades que posee el Microsoft Word 2010 como procesador de
palabras es su capacidad para manejar desde una columna hasta múltiples co-
lumnas. El máximo número de columnas dependerá del tamaño y orientación
del papel. Para crear las columnas, señalamos el texto que queremos se impri-
ma en más de una columna y utilizamos cualquiera de las siguientes opciones:

Menú Seleccionamos del menú Formato el comando Columnas.

Damos un clic sobre este ícono .

El ícono se utiliza con un clic sostenido hasta obtener el número deseado de colum-
nas


Con el ícono se pueden generar has-
ta un máximo de 6 columnas, pero con
el comando Columnas del menú For-
mato podemos hacer varias cosas más.
Esto aparece demostrado en la caja de diálogo
que aparece a continuación.


Existen unos formatos predefinidos en la opción Preestablecidas. Si no deseamos
ese tipo de columnas podemos señalar cuantas en Número de columnas: con su
Ancho y Espacio entre columnas. Si queremos que todas las columnas sean iguales
seleccionamos Columna.3 de igual ancho. Las columnas se pueden aplicar al texto
seleccionado o a todo el documento y así lo señalamos en Aplicar a: . Si queremos
líneas entre las columnas utilizamos, Línea entre columnas. Finalmente, las colum-
nas pueden empezar a partir del cursor y así lo indicamos utilizando la caja Empe-
zar columna.
 UNIDAD I: Introducción a la Computación e Informática y Desarrollo Actividades Autoevaluación 28
Procesador de Textos de contenidos

5.2. Referencias

a. Notas al pie y notas al final


Las notas al pie son aclaraciones de tópicos que se están tratando en el do-
cumento y que se están ampliando al final de la hoja o al final del docu-
mento. No se debe confundir con los pies de página que son comentarios
o marcas que se ponen en todas las hojas. Las notas al pie funcionan para una
página o para la última página y se crean haciendo clic en la ficha Referen-
cias, Nota al pie. Al seleccionar esta opción aparece la siguiente caja de diálogo

Debemos definir si las notas irán al final de la página o del documento. Estas pueden llevar
una numeración secuencias con Autonumeración o se puede poner un símbolo Marca
personal: para identificarlas. Los símbolos se pueden determinar con el botón Símbolo .

En el separador de Notas al pie definimos donde colocaremos las notas. El Formato de

número y en que nota debe Empezar en:, además si la Numeración es Continua o empie-
za en cada sección o página, Si seleccionamos el Separador de Notas al final aparecen
las mismas opciones, pero las definiciones que hagamos se aplicarán a las Notas al final
o
29
Actividades Autoevaluación UNIDAD I: Introducción a la Computación e Informática y
os
Procesador de Textos

TEMA N° 4: INSERCIÓN DE ObjETOS

1 Inserción y formato de Ilustraciones

1.1. Imágenes
Microsoft Word 2010 cuenta con unas imáge-
nes que se pueden incluir en los documentos
a modo de ilustración para el mismo. Para
incluir una imagen se utiliza el comando Imá-
genes Prediseñadas del submenú Imagen del
menú Insertar. Al hacerlo aparece la siguiente
caja de diálogo:

La caja de diálogo donde se seleccionan las imágenes aparece a continuación:


Duede elegir cualquier categoría haciendo clic sobre su carpeta. Una cate-
goría es una forma de agrupar las imágenes por temas y en conjunto aparecen
en la ventana apenas la abrimos. También tiene la posibilidad de mostrar to-
das las imágenes incluidas en el Microsoft Word 2010. Cada imagen tiene aso-
ciada una serie de palabras que permiten realizar una búsqueda por temas.
Al revisar por categorías encontrará gran variedad de dibujos, para in-
cluir cualquiera de ellos, selecciónelo y arrástrelo al documento.

1.2. Organigramas y diagramas

Al igual que en Word podemos insertar imá-

genes, dibujos y otros tipos de elementos
gráficos. Un organigrama es un elemento
gráfico que representa una organización,
normalmente jerárquica, por ejemplo la
organización de cargos en una empresa.
UNIDAD I: Introducción a la Computación e Informática y Desarrollo Actividades Autoevaluación 30
Procesador de Textos de contenidos

Y un diagrama es una representación gráfica

que no tiene porqué ser obligatoriamente una
organización jerárquica, puede representar
desde un grupo de elementos relacionados en-
tre sí, hasta un diagrama de secuencias donde
por medio de la representación gráfica se ex-
plica los pasos o componentes con una secuen-
cia lógica, por ejemplo los pasos a seguir para
poner en marcha un DVD.


Un organigrama, para Word, es un tipo de diagrama con unas caracte-
rísticas específicas en cuanto a la estructura y elementos que lo forman.

2 Inserción y Formato de autoformas y texto artístico

2.1. Cuadro de Texto

Microsoft Word 2010 permite escribir texto dentro de un cuadro utili-
zando la herramienta de dibujo que se ilustra con el siguiente ícono.


Al dar un clic sobre el ícono, aparecerá el puntero en forma de cruz ne-
gra delgada para insertar el cuadro de texto en un documento de Word.


Para poder dibujar el cuadro se necesita estar en la vista de Diseño de Página,
si en ese momento se está en otra vista y se da un clic sobre alguna de estas he-
rramientas, Microsoft Word 2010 hará el cambio la Vista de Diseño de Página.

Texto artístico: WordArt

Microsoft Office Word dispone de una herramienta que permite crear rótulos de
forma sencilla, escogiendo de entre los formatos predefinidos existentes: WordArt

Para utilizarla, iremos a la pestaña Insertar > grupo Texto y pulsaremos el botón WordArt.

 mostrará una lista con algunos modelos de letras. Lo único que deberemos hacer
Se
es hacer clic sobre la que más nos guste.
o
31
Actividades Autoevaluación UNIDAD I: Introducción a la Computación e Informática y
os
Procesador de Textos

A continuación se mostrará un texto en el documento listo para ser modificado. Si hemos

seleccionado texto previamente no será necesario teclearlo ya que aparecerá ya escrito.


Recuerda que puedes retocar el texto con las
herramientas de la pestaña Inicio para cambiar
aspectos como la fuente, el tamaño, el color o
los estilos, tal y como lo harías con cualquier
otro texto:
 embargo, los elementos WordArt no son exactamente texto, sino que están a
Sin
medio camino de ser imágenes. Por ello, vemos que cuando lo tenemos selecciona-
do disponemos de las Herramientas de dibujo, con una pestaña de Formato. Esto
quiere decir que, por ejemplo, el corrector ortográfico no detectará un error en un
texto WordArt, y también que el texto WordArt seguirá las reglas de alineación de
los gráficos.

Autoevaluación de la Unidad I

Autoevaluación
Ejercicio 1
Ejecuta Microsoft Word 2010, digita el siguiente documento y aplica el for-
mato para que quede como el siguiente, o al menos lo más parecido posible:

Diagrama Objetivos Inicio

Desarrollo Actividades Autoevaluación

Lecturas Glosario Bibliografía

seleccionadas

Recordatorio Anotaciones

Algunas consideraciones a tener en cuenta son:

ü El tema empleado en el ejemplo es Office, y los títulos se han formateado con
sus estilos predefinidos.
ü El texto relativo a los comensales está en verde y negrita.
ü Las columnas correspondientes a los tiempos se han creado con tabulaciones.
ü Los ingredientes son una lista de viñetas.
ü Los pasos de realización son una lista multinivel.
ü La fuente se ha cambiado a mano al tipo High Tower Text. Si no está disponi-
ble en tu ordenador puedes utilizar otra.
ü Guarda los cambios con el nombre de Menú de la semana
 UNIDAD I: Introducción a la Computación e Informática y Desarrollo Actividades Autoevaluación 32
Procesador de Textos de contenidos

a Objetivos Inicio Lecturas

seleccionadas

Ejercicio 2:
o Actividades
dos
Utilizando Encabezado y pie de página, Bordes y sombreado,
Letra capital

s
das
Glosario
•
Bibliografía
Los títulos deben ser escritos en mayúscula, con fuente IMPACT, tamaño 14
• Los párrafos se escribirán con fuente Verdana, tamaño 12

rio Anotaciones
VER ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA

1. Colocar en el encabezado: su nombre y apellido completo, tipo de

letra Comic Sans MS, tamaño 10, con alineación centrada

2. Colocar en el pie de página: La fecha

COLOCAR BORDE DE PÁGINA

3. Colocar el borde a la pagina, con el estilo, color o arte de su
preferencia

COLOCAR BORDE A UN PÁRRAFO

Seleccionar este párrafo.
Ir al menú Formato => seleccionar la opción “Bordes y
sombreado” (Bordes)
Valor: Sombra
Con estilo y color de su preferencia.

COLOCAR SOMBREADO A UN PÁRRAFO

Seleccionar este párrafo.
Ir al menú Formato => seleccionar la opción
“Bordes y sombreado” (Sombreado)
Relleno y estilo con el color de su preferencia.

COLOCAR LETRA CAPITAL AL SIGUIENTE PÁRRAFO

S
eleccionar este párrafo.
Ir al menú Formato => seleccionar la opción “Letra Capital”
Posición: “En texto”
Texto: Arial
Líneas que ocupa: 4
Distancia desde el texto: 0
 UNIDAD II: HERRAMIENTAS AVANZADAS DEL PROCESADOR DE TEXTOS E Desarrollo Actividades Autoevaluación 33
INTRODUCCIÓN AL LIBRO ELECTRÓNICO DE CÁLCULO de contenidos

En la presente unidad revisaremos algunas de las herramientas avanzadas de Microsoft

Word, seguidamente se revisan elementos de Microsoft Excel en su parte introducto-
ria, veamos el siguiente cuadro de contenido.

Tema N° 1:Tablas

Para la organización de datos y texto en forma comparativa o para presentación de

texto en general Microsoft Word 2010 tiene la capacidad de manejar tablas con filas
y columnas. Cada celda es la intersección de la columna con la fila. Cada celda se
puede manejar independientemente, dándole tamaño y formato. Microsoft Word
2010 permite además insertar una tabla dibujando manualmente las líneas que la
forman.
1.Inserción de Tablas

Existen diversas formas de insertar una tabla, la forma más sencilla es con el icono.
Se le da un clic sostenido y se arrastra el ratón hasta obtener el número de renglo-
nes y columnas deseados en la tabla y se suelta el botón del ratón.

El resultado de esta acción será similar al que aparece a continuación:

En el menú Tabla está el comando llamado Cuadrícula. Este comando sirve para
que se vea la cuadrícula de la tabla y poderse guiar más fácilmente a través de ella.
Esta cuadrícula no se imprime. Cuando la cuadrícula está visible, aparece una mar-
ca en el menú al lado de ésta.
Escribir datos en las tablas
 ara escribir datos dentro de la tabla es necesario posicionarse en la celda correspon-
P
diente y escribir el texto. Lo insertado en la tabla se comporta como texto normal y
se le puede dar formato al párrafo y al carácter igual que en cualquier parte del texto.

Para moverse en la tabla Teclado

A la celda siguiente Tab
A la celda anterior Mayús + Tab
Hacia adelante un carácter
Hacia atrás un carácter
A la siguiente o anterior fila
Ó
A la primera celda en la fila Alt + Inicio ó Alt + 7*
A la última celda en la fila Alt + Fin ó Alt + 1*
A la primera celda en la columna Alt + Re Pág ó Alt + 9*
A la última celda en la columna Alt + Av Pág ó Alt + 3*
o
34
Actividades Autoevaluación UNIDAD II: HERRAMIENTAS AVANZADAS DEL PROCESADOR DE TEXTOS E
os
INTRODUCCIÓN AL LIBRO ELECTRÓNICO DE CÁLCULO

* En el teclado numérico y teniendo desactivada la tecla <Bloq Num>

Para seleccionar Teclado Mouse Menú/opción

Contenido de la <Tab> Clic a la izquier-
celda siguiente da de la celda
deseada
Contenido de la Mayúsc+Tab Clic a la izquier-
celda anterior da de la celda
deseada
Fila completa Clic a la izquier- Tabla/Seleccionar
da de la fila fila
deseada
Columna completa Clic en el borde Tabla/Seleccionar
de la parte de columna
arriba de la
columna (El
apuntador se
convierte en una
flecha apuntando
hacia abajo)
Tabla entera Tabla/Seleccio-
nar tabla

1 Edición de tablas
2.1. Añadir celdas a una tabla

Según las celdas que se seleccionen, cambian las opciones del menú Tabla para
insertar una sola celda o una fila entera o una columna entera. Si se selecciona
una celda, aparece el comando Insertar Filas del menú Tabla. También en la barra
de herramientas podemos insertar columnas, renglones o celdas, segundo el ele-
mento seleccionado el icono de insertar tabla tomará otro aspecto:

Inserta una fila

Inserta una celda

Inserta una columna

Si el elemento seleccionado es una celda, al insertar aparece la siguiente caja de

diálogo:

MA N° 01: ALGEBRA DE FUNCIONES

Así como dos números reales se pueden combinar mediante las operaciones de suma,
resta, multiplicación y división para formar números reales, dos funciones se pueden
combinar para formar nuevas funciones. Veamos a continuación las operaciones con
funciones.
 UNIDAD II: HERRAMIENTAS AVANZADAS DEL PROCESADOR DE TEXTOS E Desarrollo Actividades Autoevaluación 35
INTRODUCCIÓN AL LIBRO ELECTRÓNICO DE CÁLCULO de contenidos

Dependiendo de la operación que se realizará, seleccionamos alguna de las opcio-

nes.Es importante recordar que:

Para insertar celdas a una tabla Seleccione

A la izquierda de las celdas seleccionadas Tab
Sobre las celdas seleccionadas Mayús + Tab
Una fila o filas Insertar toda la fila
Una columna o columnas Insertar toda la columna


Ahora para insertar una columna o fila entera, se puede insertar con el méto-
do ya mencionado. Pero si se selecciona la fila o columna entera aparecen en
el menú Tabla las opciones Insertar columna e Insertar fila respectivamente.

Para borrar el contenido de las celdas, se hace de la misma forma que con
el texto normal. Se borra el contenido de la celda, pero no la celda en si.

2.2. Eliminar celdas de una tabla

Si desea eliminar su tabla, determinadas filas o columnas debe usar la opción

Eliminar del menú Tabla.

Para eliminar una celda se selecciona ésta. Después se utiliza el comando Eliminar
celdas del menú Tabla. Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:
o
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Actividades Autoevaluación UNIDAD II: HERRAMIENTAS AVANZADAS DEL PROCESADOR DE TEXTOS E
os
INTRODUCCIÓN AL LIBRO ELECTRÓNICO DE CÁLCULO

Esta caja de diálogo es similar a la de insertar celdas con la única diferencia de que
ahora se están eliminando y no insertando celdas. La acción tendrá resultado según
las celdas que están seleccionadas.

3 Formato de una tabla

El contenido de la tabla se puede manejar como texto normal y por lo tanto los
formatos que se le puede dar son los mismos que para el texto normal. A la tabla
en general se le puede poner bordes y sombreados como ya se vio anteriormente
el manejo de bordes y sombreados.

Es importante recordar que muchas de las operaciones descritas en esta sección se

pueden realizar utilizando el botón secundario del ratón. Las opciones disponi-
bles en el botón secundario dependerán del texto o elemento de la tabla que se
tenga seleccionado.

También se tiene el comando de Autoformato de Tablas del menú Tabla. La caja

de diálogo que aparece es la misma que cuando seleccionamos el botón de Auto-
formato de la caja de diálogo del comando Insertar Tabla o dando un clic sobre el
icono de la barra de herramientas.

3.1. Cambiar la orientación del texto

Dentro de las tablas, así como dentro de los cuadros de texto es posible cambiar
la orientación del texto. Para cambiar la orientación seleccionamos el texto y
utilizamos la opción Dirección del texto del menú Formato. Al hacerlo aparece la
siguiente caja de diálogo:

El texto puede orientarse de las tres formas en las que aparece dentro de Orienta-
ción.

Otra forma de cambiar la orientación del texto es utilizando el icono

4 Propiedades de una tabla

4.1. Encabezados de la tabla

Si una tabla ocupa más de una hoja y se desea que al comenzar la hoja u hojas
subsecuentes aparezcan los mismos encabezados, se selecciona la primera línea
de la tabla y el comando Repetición de filas de título del menú Tabla. Automática-
mente después de esto, cada vez que se genere una hoja nueva a partir de la tabla,
aparecerán nuevos encabezados en cada hoja.

5 Ordenar Tablas

Microsoft Word 2010 puede ordenar el contenido de una tabla en orden ascen-
dente o descendente y también según el tipo de datos que contenga. Para ordenar
dentro de una tabla se ubica el cursor en el campo por el cual se desea ordenar,
luego se hace clic en los siguientes íconos ubicados en la ficha presentación de
Herramientas de Tabla:
 UNIDAD II: HERRAMIENTAS AVANZADAS DEL PROCESADOR DE TEXTOS E Desarrollo Actividades Autoevaluación 37
INTRODUCCIÓN AL LIBRO ELECTRÓNICO DE CÁLCULO de contenidos

Lecturas
seleccionadas

Orden ascendente

Orden descendente

La siguiente tabla fue ordenada por apellidos de manera ascendente:

Apellidos Nombre Dirección Lugar

Aliaga Mina María Ferrocarril 1350 Huancayo
Bermejo Torres Cecilia Los laureles 100 Santa Anita
Cerrón Pérez Vanessa Real 125 Huancayo
Chávez Francisco Las Flores 1659 Huacho
Espinoza Antonio Ancash 630 Chilca
Janampa Arturo Real 500 El tambo
Aliaga
Sánchez Sán- Jessica Ica 125 Huandoy
chez

Tema N° 2: Tablas de contenido y otras referencias

Las tablas de contenido, muchas veces conocido como Índice Temático o simple-
mente contenido, se crean aplicando estilos de título, como por ejemplo Título 1,
Título 2 y Título 3 al texto que se desea incluir en las mismas. Microsoft Word 2010
busca estos títulos y, a continuación, inserta la tabla de contenido en el documento.

Cuando se crea una tabla de contenido de esta forma, puede actuali-

zarse automáticamente si se realizan cambios en el documento. Micro-
soft Word 2010 ofrece una galería con estilos de tablas de contenido.

1 . Creación de una tabla de contenido

La manera más sencilla de crear una tabla de contenido es usar los estilos de título
integrados.

1.1. Marcar elementos utilizando los estilos de título integrados

a.La. Seleccione el texto que desea que aparezca en la tabla de contenido.
b.En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en el estilo que desee.
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Actividades Autoevaluación UNIDAD II: HERRAMIENTAS AVANZADAS DEL PROCESADOR DE TEXTOS E
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INTRODUCCIÓN AL LIBRO ELECTRÓNICO DE CÁLCULO

Por ejemplo, si seleccionó texto al que desea aplicar un estilo de título principal,
haga clic en el estilo denominado Título 1 en la galería de estilos rápidos.

Notas
ü Si no encuentra el estilo apropiado, haga clic en la flecha para expandir la gale-
ría de estilos rápidos.
ü Si el estilo que desea no aparece en la galería de estilos rápidos, presione
CTRL+MAYÚS+W para abrir el panel de tareas Aplicar estilos. Bajo Nombre de
estilo, haga clic en el estilo que desea usar
.
• Si configura el monitor con una resolución de pantalla que el monitor no admi-
te, la pantalla aparecerá de color negro durante unos segundos mientras se revierte
automáticamente a la resolución original.

1.2. Crear una tabla de contenido desde la galerías

Una vez marcados los elementos de la tabla de contenido, puede generarla.
a. Haga clic en el lugar donde desee insertar la tabla de contenido, normalmente
al principio del documento.
b. En el grupo Tabla de contenido de la ficha Referencias, haga clic en Tabla de
contenido y, a continuación, en el estilo de la tabla de contenido que desee.

OBSERVACIÓN: Si desea especificar más opciones, por ejemplo cuántos niveles

de títulos mostrar, haga clic en Insertar tabla de contenido para abrir el cuadro de
diálogo Tabla de contenido.

1.3. Actualizar la tabla de contenido

Si agregó o quitó títulos u otros elementos de tabla de contenido en el documen-
to, puede actualizar rápidamente la tabla de contenido
a. En el grupo Tabla de contenido de la ficha Referencias, haga clic en Actualizar
tabla.

b. Haga clic en Actualizar sólo los números de página o en Actualizar toda la tabla.

1.4. Eliminar una tabla de contenido

a. En la ficha Referencias, en el grupo Tabla de contenido, haga clic en Tabla de
con tenido.
2. Haga clic en Quitar tabla de contenido.
 UNIDAD II: HERRAMIENTAS AVANZADAS DEL PROCESADOR DE TEXTOS E Desarrollo Actividades Autoevaluación
39
INTRODUCCIÓN AL LIBRO ELECTRÓNICO DE CÁLCULO de contenidos

Lecturas
seleccionadas
2 .Generación de Índices
En muchas ocasiones al realizar algún tipo de consulta en un libro, sobre algún
dato o tema determinado, habremos mirado directamente en el índice para saber
en qué página del libro se encuentra dicha información.

Estos índices suelen estar ordenados alfabéticamente, colocándolos normalmente

al final del documento.

Para crear un índice, se marcan las entradas de índice especificando el nombre de

la entrada principal y de la referencia cruzada en el documento y, a continuación,
se genera el índice.

2.1. Entradas de índice

Puede crear una entrada de índice:
• Para una palabra, una frase o un símbolo
• Para un tema que se extiende por un intervalo de páginas
• Que haga referencia a otra entrada, por ejemplo, “Transporte. Vea Bicicletas”.


Cuando selecciona texto y lo marca como entrada de índice, Microsoft Word agrega
un campo especial XE (entrada de índice) que incluye la entrada principal marca-
da y la información de referencia cruzada que desee incluir.


Una vez marcadas todas las entradas de índice, elija un diseño de índice y genere el
índice terminado. A continuación, Microsoft Word 2010 reúne las entradas de ín-
dice, las ordena alfabéticamente, crea referencias a sus números de página, busca y
quita las entradas duplicadas de la misma página y muestra el índice del documentol.

2.2. Marcar entradas de índice y crear un índice

Para crear un índice, marque las entradas, seleccione un diseño y, a continuación,
genere el índice.

PASO 1: Marcar las entradas de índice

Marcar palabras o frases

1. Para utilizar texto existente como entrada de índice, seleccione el texto. Para
escribir su propio texto como entrada de índice, haga clic donde desee insertar la
entrada de índice.
2. En el grupo Índice de la ficha Referencias, haga clic en Marcar entrada.

3. Para crear la entrada de índice principal que utilice su propio texto, escriba o
modifique el texto en el cuadro Entrada.
4. Si lo desea, puede personalizar la entrada creando una subentrada, una entra-
da de tercer nivel o una referencia cruzada a otra entrada:
• Para crear una subentrada, escriba el texto en el cuadro Subentrada.
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Actividades Autoevaluación UNIDAD II: HERRAMIENTAS AVANZADAS DEL PROCESADOR DE TEXTOS E
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INTRODUCCIÓN AL LIBRO ELECTRÓNICO DE CÁLCULO

•Para incluir una entrada de tercer nivel, escriba el texto de la subentrada seguido
por dos puntos (:) y, a continuación, escriba el texto de la entrada de tercer nivel.
• Para crear una referencia cruzada a otra entrada, haga clic en Referencia cru-
zada en Opciones y, a continuación, escriba en el cuadro el texto de la otra entra
da.
5. Para aplicar formato a los números de página que aparecerán en el índice,
active la casilla de verificación Negrita o Cursiva bajo Formato de los números
de página.
Si desea dar formato al texto del índice, seleccione el texto en el cuadro Entrada o
Subentrada y haga clic en Fuente. A continuación, seleccione las opciones de
formato que desea utilizar.
6. Para marcar la entrada de índice, haga clic en Marcar. Para marcar todas las
apariciones del texto en el documento, haga clic en Marcar todas.
7. Para marcar entradas de índice adicionales, seleccione el texto, haga clic en el
cuadro de diálogo Marcar entrada de índice y, a continuación, repita los pasos 3 a
6.
PASO 2: Crear el índice

Después de marcar las entradas, está listo para seleccionar un diseño de índice e
insertar el índice en el documento.

1. Haga clic en el lugar donde desea agregar el índice.

2. En el grupo Índices de la ficha Referencias, haga clic en Insertar índice.

3. Siga uno de estos procedimientos:

• Haga clic en un diseño del cuadro Formatos para utilizar uno de los diseños de
índice disponibles.
• Crear un diseño de índice personalizado:
1. En el cuadro Formatos, haga clic en Estilo personal y, a continuación, en Modi-
ficar.
2. En el cuadro de diálogo Estilo, haga clic en el estilo de índice que desea cam-
biar y, a continuación, en Modificar.
3. En Formato, seleccione las opciones que desee.
4. Para agregar los cambios efectuados en el estilo a su plantilla, haga clic en
Todos los documentos basados en la plantilla.
5. Haga clic en Aceptar dos veces.
4. Seleccione cualquier otra opción de índice que desee.

NOTA: Para actualizar el índice, haga clic en él y presione F9. O bien, haga clic en
Actualizar índice en el grupo Índice de la ficha Referencias.

Eliminar una entrada de índice y actualizar el índice

1. Seleccione todo el campo de entrada de índice, incluidas las llaves ({}) y presio-
ne SUPR.
 UNIDAD II: HERRAMIENTAS AVANZADAS DEL PROCESADOR DE TEXTOS E Desarrollo Actividades Autoevaluación 41
INTRODUCCIÓN AL LIBRO ELECTRÓNICO DE CÁLCULO de contenidos

1. Seleccione todo el campo de entrada de índice, incluidas las llaves ({}) y presio-
ne SUPR.
Si no ve los campos XE, haga clic en Mostrar u ocultar en el grupo Párrafo
de la ficha Inicio.

2. Para actualizar el índice, haga clic en él y presione F9. O bien, haga clic en
Actualizar índice en el grupo Índice de la ficha Referencias.

3 Creación de una bibliografía

Una bibliografía es una lista de fuentes de información consultadas o citadas

durante la creación de los documentos y que normalmente se incluye al final de
éstos. En Microsoft Word 2010, se pueden generar bibliografías automáticamente
tomando como base la información de origen proporcionada para el documento.

Cada vez que cree una nueva fuente de información, ésta se guarda en el equipo
para que pueda buscar y utilizar cualquier fuente de información que haya crea-
do.

Puede elegir el estilo bibliográfico que desee y puede agregar nuevos estilos de
bibliografía.

3.1. Agregar una nueva cita y una fuente de información a un documento

Cuando se agrega una nueva cita a un documento, también se crea una nueva
fuente de información que aparecerá en la bibliografía.

a. En la ficha Referencias, en el grupo Citas y bibliografía, haga clic en la flecha

situada junto a la lista Estilo.

c. Haga clic en el estilo que desea usar para la cita y la fuente de información.

d. Por ejemplo, los documentos acerca de las ciencias sociales suelen usar los
estilos MLA o APA para las citas y las fuentes de información.

a. Haga clic al final de la frase o el fragmento de texto que desea citar.

o
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Actividades Autoevaluación UNIDAD II: HERRAMIENTAS AVANZADAS DEL PROCESADOR DE TEXTOS E
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INTRODUCCIÓN AL LIBRO ELECTRÓNICO DE CÁLCULO

f. En el grupo Citas y bibliografía de la ficha Referencias, haga clic en Insertar cita.

g. Siga uno de estos procedimientos:

• Para agregar la información de origen, haga clic en Agregar nueva fuente.
• Para agregar un marcador de posición, de manera que pueda crear una cita y
rellenar más adelante la información de origen, haga clic en Agregar nuevo mar-
cador de posición. Aparece un signo de interrogación junto a fuentes de marca-
dor de posición en el Administrador de fuentes.
h. Comience por rellenar la información de origen haciendo clic en la flecha que
aparece junto a Tipo de fuente bibliográfica.
Por ejemplo, la fuente de información podría ser un libro, un informe o un sitio
Web.
i. Rellene la información bibliográfica referente a la fuente de información.
Para agregar más información acerca de una fuente de información, active la casi-
lla de verificación Mostrar todos los campos bibliográficos.

3.2. Buscar una fuente de información


La lista de fuentes de información que puede consultar o citar puede llegar
a ser bastante larga. En ciertas ocasiones, podría buscar una fuente de infor-
mación citada en otro documento usando el comando Administrar fuentes.

1. En el grupo Citas y bibliografía de la ficha Referencias, haga clic en Admi

nistrar fuentes.

 abre un documento que todavía no contiene citas, bajo Lista general aparecen
Si
todas las fuentes de información usadas en documentos anteriores.

Si abre un documento que incluye citas, las fuentes de dichas citas aparecen bajo
Lista actual y todas las fuentes citadas, bien en documentos anteriores o en el
documento actual, aparecen bajo Lista general.

2. Para buscar una fuente de información específica, siga uno de estos procedi-
mientos:

OBSERVACIÓN: Puede hacer clic en el botón Examinar del Administrador de fuen-

tes para seleccionar otra lista general desde la que puede importar nuevas fuentes
de información en el documento. Por ejemplo, podría conectar con un archivo alma-
cenado en un servidor compartido, en el equipo o el servidor de un compañero de
investigación o en un sitio web de una universidad o una institución de investigación.
 UNIDAD II: HERRAMIENTAS AVANZADAS DEL PROCESADOR DE TEXTOS E Desarrollo Actividades Autoevaluación 43
INTRODUCCIÓN AL LIBRO ELECTRÓNICO DE CÁLCULO de contenidos

Lecturas Glosario Bibliografía

seleccionadas
3.3. Modificar un marcador de posición de cita
En ciertos casos, puede que desee crear un marcador de posición de cita y des-
pués esperar hasta más tarde para rellenar la toda la información de las fuentes de
información bibliográfica. Los cambios que realice en una fuente de información Recordatorio Anotaciones
se reflejan automáticamente en la bibliografía, si ya hubiese creado una. Aparece
un signo de interrogación junto a fuentes de marcador de posición en el Adminis-
trador de fuentes.

a. En el grupo Citas y bibliografía de la ficha Referencias, haga clic en Adminis-

trar fuentes.

b. Bajo Lista actual, haga clic en el marcador de posición que desea modificar.

OBSERVACIÓN: Las fuentes de marcadores de posición se alfabetizan en el Admi-

nistrador de fuentes, junto con todas las demás fuentes, según el nombre de etiqueta
del marcador de posición. Los nombres de etiqueta de marcador de posición son
números de forma predeterminada, pero puede personalizar el nombre de etiqueta
de marcador de posición con cualquier etiqueta que desee.

c. Haga clic en Editar.

d. Comience por rellenar la información de origen haciendo clic en la flecha que
aparece junto a Tipo de fuente bibliográfica.
e. Por ejemplo, la fuente de información podría ser un libro, un informe o un
sitio Web.
f. Rellene la información bibliográfica referente a la fuente de información. Uti
lice el botón Editar para rellenar los campos en vez de tener que escribir los cam
pos con el formato adecuado.
g. Para agregar más información acerca de una fuente de información, active la
casilla de verificación Mostrar todos los campos bibliográficos.

3.4. Crear una bibliografía

Puede crear una bibliografía en cualquier momento después de insertar una o
más fuentes en un documento. Si no dispone de toda la información necesaria
sobre una fuente de información para crear una cita completa, puede utilizar un
marcador de posición de cita y, más adelante, completar la información relativa a
la fuente de información.

OBSERVACIÓN: En la bibliografía no se incluyen los marcadores de posición de

citas.

Haga clic en el lugar donde desee insertar la bibliografía, normalmente al final del
documento.
2. En el grupo Citas y bibliografía de la ficha Referencias, haga clic en Bibliogra-
fía.

3. Haga clic en un formato bibliográfico prediseñado para insertar la bibliografía

en el documento.
o
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Actividades Autoevaluación UNIDAD II: HERRAMIENTAS AVANZADAS DEL PROCESADOR DE TEXTOS E
os
INTRODUCCIÓN AL LIBRO ELECTRÓNICO DE CÁLCULO

4 Creación de una tabla de ilustraciones

Después de agregar títulos a un documento, puede crear una tabla de ilustracio-
nes. También puede crear una tabla de ilustraciones utilizando los estilos.
Cuando se crea una tabla de ilustraciones, Microsoft Word busca los títulos, los
ordena por número y los muestra en un documento.

4.1. Usar títulos para crear una tabla de ilustraciones.

Antes de comenzar, agregue títulos a las ilustraciones que desee incluir en la tabla
de ilustraciones.
1. Haga clic en el lugar en el que desee insertar la tabla de ilustraciones.
2. En la ficha Referencias, en el grupo Títulos, haga clic en Insertar tabla de ilus
traciones.

3. En la lista Etiqueta de título, haga clic en el tipo de etiqueta de los elementos

que desee incluir en la tabla de ilustraciones.

4. Seleccione todas las demás opciones que desee y, a continuación, haga clic en
Aceptar.

OBSERVACIÓN: Si cambia, mueve o elimina títulos, no olvide actualizar la tabla de

ilustraciones. Para actualizarla, haga clic en ella y pulse F9. Si se le pregunta, haga
clic en Actualizar toda la tabla o Actualizar sólo los números de página y, a continua-
ción, haga clic en Aceptar.

4.2. Usar estilos para crear una tabla de ilustraciones.

Si ya ha aplicado un estilo personalizado a los títulos de las ilustraciones, especifi-

que a Microsoft Word que utilice ese estilo para crear una tabla de ilustraciones.
Esta opción funciona bien cuando la tabla incluye más de un tipo de etiqueta, por
ejemplo, ilustraciones y tablas.

Asegúrese de que no aplica ese estilo a otros elementos del documento.

1. Haga clic en el lugar en el que desee insertar la tabla de ilustraciones.

2. En la ficha Referencias, en el grupo Títulos, haga clic en Insertar tabla de ilus
traciones.

3. Haga clic en Opciones.

4. Seleccione la casilla de verificación Estilo.
5. En la lista Estilo, haga clic en el estilo que ha aplicado a los títulos y, a conti-
nuación, haga clic en Aceptar.
6. Seleccione todas las demás opciones que desee y, a continuación, haga clic en
Aceptar.
o
45
Actividades Autoevaluación UNIDAD II: HERRAMIENTAS AVANZADAS DEL PROCESADOR DE TEXTOS E
os
INTRODUCCIÓN AL LIBRO ELECTRÓNICO DE CÁLCULO

Tema 3: Introducción a los libros electrónicos de cálculo

Los programas denominados como Libros electrónicos de Cálculo son aplicacio-

nes diseñadas para la gestión de datos especialmente numéricos y la realización de
operaciones matemáticas (y de todo tipo) con dichos datos.

Así como en un programa procesador de textos el entorno de trabajo es “la

página” que aparece en pantalla y en el que escribimos los textos, en los libros
electrónicos es la hoja, que se compone de celdas distribuidas en filas y columnas,
identificándose cada fila mediante un número y cada columna por una letra. Por
tanto, cada una de las celdas queda definida por una letra y un número, represen-
tativos de la posición en la que se encuentra. De este modo la celda colocada en
la segunda columna (columna B) y cuarta fila (fila 4) es la celda B4 (estaría mal
referirse a ella como 4B y es indistinto escribir en mayúsculas que en minúsculas
dicha referencia).

1 El Entorno de Microsoft Excel 2010

1.1. Descripción de la Pantalla Principal


Al iniciar Microsoft Excel 2010 automáticamente se generan tres hojas de cálcu-

lo en blanco. La pantalla principal que aparece es similar a la que se muestra a
continuación.

2 Ingreso y Edición de datos.



A continuación se describe el proceso de ingresar y editar datos en una hoja de

cálculo de Microsoft Excel, para seguir los ejemplos, debe ejecutar Microsoft
Excel.

2.1. Ingresar Datos

• Haga un clic con el ratón sobre la Celda donde quiera Ingresar los datos.
• Sitúese con las teclas de desplazamiento sobre la Celda y escriba los datos.
• Acepte el valor con la tecla ENTER.

2.2. Eliminar datos

• Sitúese sobre la Celda y pulse la tecla Supr.
 UNIDAD II: HERRAMIENTAS AVANZADAS DEL PROCESADOR DE TEXTOS E Desarrollo Actividades Autoevaluación 46
INTRODUCCIÓN AL LIBRO ELECTRÓNICO DE CÁLCULO de contenidos

Lecturas
seleccionadas

2.3. Seleccionar un rango

• Se define como rango, un grupo de Celdas consecutivas de la hoja en forma

rectangula. Recordatorio Anotaciones

1. Sitúe el cursor sobre la Celda inicial.

2. Una de las dos siguientes opciones:

• Con el botón principal del ratón pulsado, arrastre hasta la Celda final.
• Con la tecla Mayúsculas pulsada, desplace el cursor hasta la Celda final con
las teclas del cursor.

2.4. Modificar datos

1. Sitúe el cursor sobre la Celda que quiera modificar.
2. Una de las tres siguientes opciones:
• Pulse la tecla F2.
• Haga clic sobre la barra de fórmulas.
• También puede hacer un doble clic directamente sobre la Celda que
quiera modificar.
Copie los datos siguientes:

3 Formato de una hoja de cálculo

Aunque la mayoría de opciones de formato son similares en todos los productos
Office, veremos algunas acciones para cambiar el aspecto de presentación de los
datos de una hoja, los ejemplos se aplican sobre la hoja en la cual se ingresaron los
datos anteriormente.
3.1. Alineación
Ejemplo.
Alinear las Celdas de los meses.
1. Seleccione las Celdas B1:G1.
2. Active opción del menú Formato /celdas/ Alineación.
3. Seleccione el tipo de alineación horizontal (Izquierda, centrada , dere
cha). Marque alineación derecha.
4. Pulse sobre Aceptar.
También puede utilizar los botones, de alineación de la barra de forma
tos.
3.2. Alineación de títulos
Esta opción permite inclinar el contenido de una Celda. Siga los pasos
siguientes.
1. Sitúe el cursor en la Celda.
2. Active opción Formato/Celdas/Alineación.
3. En apartado Alineación del texto, se puede escoger el tipo de alinea-
ción.
4. En apartado Orientación, se escogen los grados de inclinación y hacia
a que dirección debe ir dicha inclinación.
o
47
Actividades Autoevaluación UNIDAD II: HERRAMIENTAS AVANZADAS DEL PROCESADOR DE TEXTOS E
os
INTRODUCCIÓN AL LIBRO ELECTRÓNICO DE CÁLCULO

Color de texto.
1. Seleccione las Celdas.
2. Active Formato/Celdas, seleccione la ficha Fuente.
3. En apartado Color, escoja un color para el texto.
4. Pulse sobre Aceptar.

También puede utilizar el botón de la barra de formato

Ejercicio:
ü Ponga las letras de la primera fila y la primera columna en color rojo.
ü Coloree el fondo del rango de los valores en azul.
ü Ponga los números del rango anterior en blanco (Color del texto).

3.3. Formatos Numéricos

Esta opción permite inclinar el contenido de una Celda. Siga los pasos
siguientes.

Para poner formato numérico, ejecute los pasos siguientes.

1. Seleccione las Celdas a formatear.
2. Active opción Formato/celdas/Número.
3. En apartado Categoría seleccione la categoría.
4. Pulse sobre Aceptar.

También puede utilizar los botones:

Estos cinco botones representan respectivamente.

• Modelo Moneda (En pesetas)
• Euros.
• Modelo Porcentual.
• Modelo Millares.
• Aumentar decimales.
• Disminuir decimales.
Ejercicio:
ü Aplique formato monetario a los valores de las columnas Total y Media.

3.4. Bordes de Celda

Con estas opciones podrá enmarcar, separar por líneas o por cuadros,
rangos de una hoja de cálculo.
Alinear las Celdas de los meses.
1. Seleccione el rango al cual quiera aplicar una línea.
2. Active opción Formato/Celdas seleccione ficha Bordes.

3. En apartado Bordes, seleccione la posición para la línea. También pue

de hacerlo seleccionando los botones que rodean el modelo de cuadro.
4. En apartado Estilo, escoja el estilo de línea para el borde.
5. Pulse sobre Aceptar
1. Sitúe el cursor en la Celda.
También puede utilizar la paleta de bordes situada en la barra de formato.

Ejercicio:
ü Seleccione toda la tabla y póngale contorno.
ü Seleccione la primera fila y aplique una doble línea inferior.
ü Seleccione tota la tabla excepto la última columna, ponga líneas por la
derecha y líneas centrales verticales
 UNIDAD II: HERRAMIENTAS AVANZADAS DEL PROCESADOR DE TEXTOS E Desarrollo Actividades Autoevaluación 48
INTRODUCCIÓN AL LIBRO ELECTRÓNICO DE CÁLCULO de contenidos

Lecturas Glosario Bibliografía

seleccionadas

3.5. Color de Celda

1. Seleccione la Celda o rango de Celdas donde quiera aplicar color.
2. Active Formato/Celdas, y seleccione la ficha Trama.
3. En apartado Color, escoja el color.
4. En apartado Trama, escoja el tipo de trama que quiera y el color para
la trama. Pulse sobre Aceptar

También se puede utilizar el botón de la barra de formato para

seleccionar los colores.
Ejercicio:
ü Ponga el fondo de la primera fila y el de la primera columna en color
gris.

3.6. Cambiar el tamaño de las Columnas

1. Sitúe el cursor en la columna que quiera cambiar de tamaño.
2. Active opción Formato/Columna, se desplegará un submenú con las
siguientes opciones:
• Ancho: Modifica el ancho de la columna.
• Autoajustar a la Selección: Ajusta el ancho de la columna al texto más
extenso del rango seleccionado. Para utilizar esta opción, debe seleccio
nar la columna primero.
• Ocultar: Oculta la columna seleccionada.
• Mostrar: Muestra la columna seleccionada, si esta está oculta.
• Ancho Estándar: Aplica el ancho que tienen las columnas por defecto.

También se puede cambiar el ancho de una columna con el ratón:

1. Sitúe el puntero de ratón sobre la línea de separación de las columnas.

2. El cursor se convertirá en una cruz con doble flecha, pulse el botón

principal del ratón y arrastre.

2. El cursor se convertirá en una cruz con doble flecha, pulse el botón

principal del ratón y arrastre.

Puede hacer doble clic sobre esta línea de separación para que la columna se haga
lo suficientemente ancha para mostrar los datos de la Celda donde el texto es más
extenso.

Ejercicio:
ü Amplíe la primera columna de manera que se vean todos las datos.

3.7. Cambiar tamaño de Filas.

1. Seleccione la fila o filas a las cuales quiera cambiar el tamaño.

2. Active opción Formato/Fila.
3. Siga los mismos pasos que en apartado ampliar columnas.

Si lo quiere hacer con el ratón.

1. Sitúe el puntero de ratón sobre la Línea de separación de filas.

2. El cursor es convertirá en una cruz con doble flecha, pulse el botón izquierdo
del ratón y arrastre.
o
49
Actividades Autoevaluación UNIDAD II: HERRAMIENTAS AVANZADAS DEL PROCESADOR DE TEXTOS E
os
INTRODUCCIÓN AL LIBRO ELECTRÓNICO DE CÁLCULO

Glosario Bibliografía
as

3.8. Eliminar Formatos

1. 1. Seleccione el rango de los formatos que quiera eliminar.

2. Active opción Edición/Borrar, se desplegará un submenú:
• Todo: borra fórmulas, formatos y datos.
• Formatos: borra sólo los formatos.
• Contenido: borra datos y fórmulas.
• Comentarios: borra las notas. Si quiere insertar una nota, active opción Inser
tar/Comentario.
3. Elija la opción Formatos.

3.9. Utilizar formatos predefinidos


Microsoft Excel 2010 tiene formatos predefinidos que se pueden aplicar directa-
mente sobre un rango, para darle formato de manera rápida. Para aplicar uno de
estos formatos.

1. Seleccione el rango sobre cual quiera aplicar formato.

2. Active opción del menú Formato/Autoformato.
3. Escoja cualquier formato.
• El botón opciones, le permitirá escoger el tipo de formato que quiera aplicar
sobre el rango. Por ejemplo, aplicar sólo fuente y el color de fondo de un formato
determinado.
• Es posible definir un formato propio con las opciones Formato/Estilo.
• Crear un Modelo de Formato.

Para crear un formato nuevo y poderlo utilizar como uno de predefinido, ejecute
lo pasos siguientes:
3.10. Insertar comentarios
Los comentarios permiten informar o anticipar al usuario los datos que se inserta
rán en una celda.

1. Sitúese sobre la Celda donde quiera un comentario.

2. Active opción Insertar/Comentario. Aparece un cuadro de texto donde podrá
escribir.

Observación: El texto del comentario puede mostrarse siempre o sólo cuando el

cursor se sitúa sobre la Celda. Para configurar la presentación de los comentarios:

• Ficha Ver del menú Herramientas/Opciones.

En apartado Comentarios.

Ninguno: no muestra ni el punto rojo, ni el texto del comentario.

Sólo indicador del comentario: Muestra un punto rojo en las
Celdas donde hay comentarios. Si sitúa el puntero del ratón
sobre la Celda se despliega la nota.
Indicador y comentario: Muestra el indicador rojo y la nota.
 UNIDAD II: HERRAMIENTAS AVANZADAS DEL PROCESADOR DE TEXTOS E Desarrollo Actividades Autoevaluación 50
INTRODUCCIÓN AL LIBRO ELECTRÓNICO DE CÁLCULO de contenidos

Lecturas Glosario Bibliografía

seleccionadas
4 Validación de datos

La validación de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los
Recordatorio Anotaciones
usuarios pueden escribir en una celda. Por ejemplo, es posible que desee restrin-
gir la entrada de datos a un intervalo determinado de fechas, limitar las opciones
con una lista o asegurarse de que sólo se escriben números enteros positivos.

Por ejemplo, en un libro de contabilidad, puede configurar una celda para

permitir únicamente números de cuenta de tres caracteres. Cuando los usuarios
seleccionan la celda, puede mostrarles un mensaje como el siguiente:

Si los usuarios no tienen en cuenta este mensaje y escriben datos no válidos en la
celda, como un número de dos o de cinco dígitos, puede mostrarles un mensaje
de error específico.

En un escenario un poco más avanzado, podría usar la validación de datos para

calcular el valor máximo permitido en una celda según un valor que se encuentra
en otra parte del libro. En el siguiente ejemplo, el usuario ha escrito 4000 soles
en la celda E7, lo cual supera el límite máximo especificado para comisiones y
bonificaciones.

Si se aumentara o redujera el presupuesto de nómina, el máximo per

mitido en E7 también aumentaría o se reduciría automáticamente.
Las opciones de validación de datos se encuentran en la ficha Datos,
en el grupo Herramientas de datos.
o
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Actividades Autoevaluación UNIDAD II: HERRAMIENTAS AVANZADAS DEL PROCESADOR DE TEXTOS E
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INTRODUCCIÓN AL LIBRO ELECTRÓNICO DE CÁLCULO

Glosario Bibliografía

La validación de datos se configura en el cuadro de diálogo Vali-

dación de datos

4.1. Mensajes de validación de datos

 que los usuarios vean al escribir datos no válidos en una celda depende de
Lo
cómo se haya configurado la validación de datos. Puede elegir mostrar un mensaje
de entrada cuando el usuario seleccione la celda. Los mensajes de entrada suelen
usarse para ofrecer a los usuarios orientación acerca del tipo de datos que debe es-
pecificarse en la celda. Este tipo de mensaje aparece cerca de la celda. Si lo desea,
puede mover este mensaje y dejarlo visible hasta que el usuario pase a otra celda o
presione ESC.

También puede elegir mostrar un mensaje de error que solo aparecerá cuando el
usuario escriba datos no válidos.
o
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Actividades Autoevaluación UNIDAD II: HERRAMIENTAS AVANZADAS DEL PROCESADOR DE TEXTOS E
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INTRODUCCIÓN AL LIBRO ELECTRÓNICO DE CÁLCULO

Puede
 personalizar el texto que los usuarios ven en un mensaje de error.
Si elige no hacerlo, los usuarios verán un mensaje predeterminado.

Los mensajes de entrada y de error sólo aparecen cuando los datos se es-
criben directamente en las celdas. No aparecen en los siguientes casos:

• El usuario escribe datos en la celda mediante copia o relleno.

• Una fórmula en la celda calcula un resultado que no es válido.
• Una macro especifica datos no válidos en la celda.

4.2. Agregar validación de datos a una celda o rango

 las siguientes secciones, aprenderá las diferentes técnicas para agregar valida-
En
ción de datos a las celdas de una hoja de cálculo.

Restringir la entrada de datos a valores de una lista desplegable.

No es posible cambiar la fuente o el tamaño de la fuente de los elementos de una

lista.

1. Seleccione las celdas que desea validar.

2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación

de datos.

3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configura

ción.
4. En el cuadro Permitir, seleccione Lista.
5. Haga clic en el cuadro Origen y, a continuación, escriba los valores de la lista
separados por el carácter separador de listas de Microsoft Windows (comas de
forma predeterminada).
Por ejemplo:
• Para limitar la entrada a una pregunta, como “¿Tiene hijos?”, a dos opciones,
escriba Sí, No.
• Para limitar la reputación de la calidad de un proveedor a tres clasificaciones,
escriba Baja, Media, Alta.
• También puede crear las entradas de la lista mediante referencia a un rango
de celdas ubicadas en otra parte del libro.
• Nota El ancho de la lista desplegable está determinado por el ancho de la
celda que tiene la validación de datos. Es posible que tenga que ajustar el ancho
de esa celda para evitar truncar el ancho de las entradas válidas que son mayores
que el ancho de la lista desplegable.
6. Asegúrese de que esté activada la casilla de verificación Celda con lista desple
gable.
7. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o
desactive la casilla de verificación Omitir blancos.
 UNIDAD II: HERRAMIENTAS AVANZADAS DEL PROCESADOR DE TEXTOS E Desarrollo Actividades Autoevaluación 53
INTRODUCCIÓN AL LIBRO ELECTRÓNICO DE CÁLCULO de contenidos

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seleccionadas

Nota Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre de-
finido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango, cuando se activa la
Recordatorio Anotaciones
casilla de verificación Omitir blancos, se puede escribir cualquier valor en la celda
validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia median-
te fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco,
cuando se activa la casilla de verificación Omitir blancos se puede escribir cualquier
valor en la celda validada.

8. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic

en la celda.
9. Especifique cómo desea que Microsoft Excel responda cuando se
especifiquen datos no válidos.
10. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona
correctamente.
Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegu-
rarse de que la configuración funciona como pretende y que los men
sajes están apareciendo como espera.

Sugerencia Si cambia la configuración de validación para una celda, automática-

mente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma
configuración. Para ello, abra el cuadro de diálogo Validación de datos y luego active
la casilla de verificación Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configu-
ración en la ficha Configuración.

4.3. Restringir la entrada de datos a un número entero dentro de límites

1. Seleccione las celdas que desea validar.

2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic enValidación de
datos.

 En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configura-

3.
ción.
4. En el cuadro Permitir, seleccione Número entero.
5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo,
para definir los límites superior e inferior, seleccione entre.
6. Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee permitir. También
puede escribir una fórmula que devuelva un valor de número.
Por ejemplo, para definir un límite mínimo de deducciones a dos veces el número
de hijos en la celda F1, seleccione mayor que o igual a en el cuadro Datos y escri
ba la fórmula, =2*F1, en el cuadro Mínimo.
7. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o
desactive la casilla de verificación Omitir blancos.
o
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Actividades Autoevaluación UNIDAD II: HERRAMIENTAS AVANZADAS DEL PROCESADOR DE TEXTOS E
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INTRODUCCIÓN AL LIBRO ELECTRÓNICO DE CÁLCULO

OBSERVACIÓN: Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un

nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango, la confi-
guración de la casilla de verificación Omitir blancos permite escribir cualquier valor
en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga refe-
rencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está
en blanco, la activación de la casilla de verificación Omitir blancos permite escribir
cualquier valor en la celda validada.

8. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

9. Especifique cómo desea que Microsoft Excel responda cuando se especifiquen
datos no válidos.
10. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.
Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que
la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo
como espera.

Sugerencia Si cambia la configuración de validación para una celda, automática-

mente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma
configuración. Para ello, abra el cuadro de diálogo Validación de datos y luego active
la casilla de verificación Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configu-
ración en la ficha Configuración.

4.6. Usar una fórmula para calcular qué se permite

1. Seleccione las celdas que desea validar.

2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic enValidación
de datos.

3. En
 el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configura-
ción.
4. En el cuadro Permitir, seleccione Personalizado.
5. En
 el cuadro Fórmula, escriba una fórmula que calcule un valor lógico
(VERDADERO para las entradas válidas o FALSO para las no válidas). Por
ejemplo:

PARA ASEGURARSE DE QUE ESCRIBA ESTA FÓRMULA

La celda para la cuenta del picnic (B1) solo =Y(D1=0;D2<40000)
se puede actualizar si no se presupuesta nada
para la cuenta discrecional (D1) y el presu-
puesto total (D2) es menor que los 40.000
dólares asignados.
La celda que contiene una descripción de =ESTEXTO(B2)
producto (B2) sólo contiene texto.
 UNIDAD II: HERRAMIENTAS AVANZADAS DEL PROCESADOR DE TEXTOS E Desarrollo Actividades Autoevaluación 55
INTRODUCCIÓN AL LIBRO ELECTRÓNICO DE CÁLCULO de contenidos

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Para la celda que contiene un presupuesto de =Y(E1<=800;E2<=97000)

publicidad proyectado (B3), el subtotal para
subcontratistas y servicios (E1) debe ser
menor que o igual a 800 dólares y el importe Recordatorio Anotaciones

del presupuesto total (E2) debe ser menor

que o igual a 97.000 dólares.
La celda que contiene una antigüedad de =SI(B4>F1+18;VERDADERO;FALSO)
empleado (B4) es siempre mayor que el nú-
mero de años completos de empleo (F1) más
18 (la antigüedad mínima de empleo).
La celda que contiene una antigüedad de =SI(B4>F1+18;VERDADERO;FALSO)
empleado (B4) es siempre mayor que el nú-
mero de años completos de empleo (F1) más
18 (la antigüedad mínima de empleo).
Todos los datos del rango de celdas A1:A20 =CONTAR.SI($A$1:$A$20,A1)=1
contienen valores únicos. Debe escribir la fórmula en la validación
de datos para la celda A1 y, a continuación,
rellenar las celdas A2 a A20 de manera que
la validación de datos para cada celda del
rango tenga una fórmula similar, pero el se-
gundo argumento para la función CONTAR.
SI coincidirá con la celda actual.

La celda que contiene un nombre de código =Y(IZQUIERDA(B5; 3) =”ID-

de producto (B5) comienza siempre con el ”;LARGO(B5) > 9)
prefijo estándar de ID- y tiene al menos 10
caracteres de longitud.

6. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la
casilla de verificación Omitir blancos.

Observación: Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un

nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango, la confi-
guración de la casilla de verificación Omitir blancos permite escribir cualquier valor
en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga refe-
rencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está
en blanco, la activación de la casilla de verificación Omitir blancos permite escribir
cualquier valor en la celda validada.

7. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

8. Especifique cómo desea que Microsoft Excel responda cuando se especifiquen datos
no válidos.
9. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la
configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como
espera.

Sugerencia: Si cambia la configuración de validación para una celda, automática-

mente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma
configuración. Para ello, abra el cuadro de diálogo Validación de datos y luego active
la casilla de verificación Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configu-
ración en la ficha Configuración.

3 Preparación de impresión
Los libros y las hojas de cálculo se pueden imprimir de forma completa o parcial,
uno por uno o varios al mismo tiempo. Además, si los datos que desea imprimir
están en una tabla de Microsoft Excel, puede imprimir solamente la tabla de Excel.
o
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Actividades Autoevaluación UNIDAD II: HERRAMIENTAS AVANZADAS DEL PROCESADOR DE TEXTOS E
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INTRODUCCIÓN AL LIBRO ELECTRÓNICO DE CÁLCULO

Antes de imprimir una hoja de cálculo que contenga una gran cantidad de datos
o gráficos, puede ajustarla rápidamente en la vista Diseño de página para dotarla
de un aspecto profesional. En esta vista, puede ver los datos en el contexto de las
páginas impresas. Puede fácilmente agregar o modificar encabezados o pies de
página, ocultar o mostrar los encabezados de fila y columna, cambiar la orienta-
ción de página de las páginas impresas, cambiar la disposición y el formato de los
datos, usar las reglas para medir el ancho y el alto de los datos y configurar los
márgenes de impresión.

Para presentar todos los datos en las páginas impresas, asegúrese de que estén a la
vista en la pantalla. Por ejemplo, cuando hay texto o números que son demasiado
anchos para caber en una columna, el texto impreso se truncará y los números
impresos se verán como signos de número (##). Para evitar imprimir textos
truncados y signos de número en lugar del texto, puede aumentar el ancho de las
columnas para proporcionar espacio a los datos. También puede aumentar el alto
de fila ajustando el texto para que quepa en el ancho de columna, de forma que
el texto sea visible en la pantalla y en las páginas impresas.

Ajuste del tamaño de columna

Ajuste del tamaño de fila


Para que los datos sean más fáciles de leer o explorar, puede aplicar formatos
diferentes para ayudar a destacar la información importante. Sin embargo, tenga
presente que algunas opciones de formato (por ejemplo, los colores de texto o
los sombreados de celda) que se ven bien en la pantalla tal vez no produzcan los
resultados esperados al imprimirlos en una impresora en blanco y negro. Si usa
texto de colores o sombreados de celda, use colores que contrasten bien en una
impresión en blanco y negro.

También puede imprimir una hoja de cálculo con líneas de cuadrícula visibles,
para que los datos, las filas y las columnas se destaquen mejor.

5.1. Imprimir una hoja de cálculo o libro de forma completa o parcial

1. Realice uno de los procedimientos siguientes:

• Para imprimir parte de la hoja, haga clic en la hoja de cálculo y, a continua
ción, seleccione el rango de datos que desea imprimir.
• Para imprimir toda la hoja, haga clic en ella para activarla.
• Para imprimir un libro, haga clic en cualquiera de sus hojas de cálculo.
2. Haga clic en Archivo y luego en Imprimir.
Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+P.
 UNIDAD II: HERRAMIENTAS AVANZADAS DEL PROCESADOR DE TEXTOS E Desarrollo Actividades Autoevaluación 57
INTRODUCCIÓN AL LIBRO ELECTRÓNICO DE CÁLCULO de contenidos

Lecturas Glosario Bibliografía

seleccionadas

3. En Configuración, seleccione una opción para imprimir la selección, la o las

hojas activas, o todo el libro.
Recordatorio Anotaciones

Nota Si la hoja de cálculo cuenta con áreas de impresión definidas, Excel sólo im-
primirá esas áreas. Si no desea imprimir solamente un área definida, active la casilla
de verificación Omitir áreas de impresión.ración en la ficha Configuración.

5.2. Imprimir varias hojas de cálculo a la vez

1. Seleccione las hojas de cálculo que desee imprimir.

2. Haga clic en Archivo y luego en Imprimir.
Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+P.
Imprimir una tabla de Excel
1. Haga clic en una celda de la tabla para activar la tabla.
2. Haga clic en Archivo y luego en Imprimir.
Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+P.
3. En Configuración, haga clic en Tabla seleccionada
5.3. Imprimir un libro en un archivo

1. 1. Haga clic en Archivo y, a continuación, en Imprimir.

Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+P.
2. En Impresora, seleccione la impresora con la que desea imprimir el archivo.
3. Haga clic en Imprimir a archivo y, a continuación, haga clic en Imprimir.
4. En
 el cuadro de diálogo Imprimir a un archivo, en Nombre de archivo de
salida, escriba el nombre del archivo que desea imprimir.

Observación: Si imprime un libro en un archivo para poder imprimir éste poste-

riormente en un tipo de impresora diferente de la que se utilizó originalmente para
imprimir el documento, es posible que cambien los saltos de página y el espaciado
de la fuente.
o
58
Actividades Autoevaluación UNIDAD II: HERRAMIENTAS AVANZADAS DEL PROCESADOR DE TEXTOS E
os
INTRODUCCIÓN AL LIBRO ELECTRÓNICO DE CÁLCULO

eferencias

1. Ingreso de Fórmulas.
Las
 fórmulas en Excel son expresiones que se utilizan para realizar cálcu-
los o procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que será asig-
nado a la celda en la cual se introduce dicha fórmula. En una fórmula, por
lo general, intervienen valores que se encuentran en una o más celdas de
un libro de trabajo. Las fórmulas están conformadas por operadores de cál-
culo, operandos y, con frecuencia, por funciones. Para introducir una fór-
mula en una celda, se debe ingresar como primer carácter el signo igual (=).

1.1. Componentes de una fórmula


Una fórmula en Microsoft Excel puede contener cualquiera de los siguien-
tes elementos: referencias a celdas, constantes, operadores y funciones.

Por ejemplo, la fórmula que permite calcular el área de la superficie que está den-
tro de una circunferencia, A = πR2, se puede escribir en Excel como: =PI()*B1^2

En esta fórmula podemos identificar los elementos nombrados anteriormente:

• Referencias a celdas: B1. Se hace referencia al valor que contiene la celda B1.
• Constantes: el valor 2. Números o valores escritos directamente en una fórmula.
• O
 peradores: ^ y *. El operador ^ (circunflejo) eleva un número a una poten-
cia, y el operador * (asterisco) multiplica.
• F
 unciones: la función PI(). Esta función al ser invocada devuelve el valor de
pi: 3,141592...


Una fórmula simple en Excel ( tiene un solo operador ), se puede representar de
la forma siguiente:.

= < operando_A > < operador > < operando_B >

a. Operadores

Los operadores especifican el tipo de operación o procesamiento que se desea rea-
lizar con los elementos de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos dife-
rentes de operadores: aritméticos, de comparación, texto y de referencia.

Operadores aritméticos

Se utilizan para realizar las operaciones matemáticas básicas como suma, res-
ta o multiplicación (combinando los valores numéricos y generando resul-
tados numéricos). Se pueden utilizar los siguientes operadores aritméticos.

operador Aritmético Significado Ejemplo

+ (signo más) Suma =A3+3
- (signo me- Resta =B3-B1
nos) Cambio de signo =-A1

* (asterisco) Multiplicación =B3*C3

/ (barra diagonal División =D3/3
o slash)
% (signo de por- Porcentaje =20%
centaje)
^ (acento cir- Exponenciación =C3^2
cunflejo)
 UNIDAD II: HERRAMIENTAS AVANZADAS DEL PROCESADOR DE TEXTOS E Desarrollo Actividades Autoevaluación 59
INTRODUCCIÓN AL LIBRO ELECTRÓNICO DE CÁLCULO de contenidos

Lecturas Glosario Bibliografía

OPERADORES DE COMPARACIÓN seleccionadas


Se utilizan cuando se requiere comparar entre si dos valores. Como operadores de
comparación tenemos los siguientes:
Recordatorio Anotaciones

Operador de comparación Significado Ejemplo

= ( igual ) Igual a A1=B1
> ( mayor ) Mayor que A1>B1
< ( menor ) Menor que A1<B1
>= ( mayor o igual ) Mayor o igual que A1>=B1
<= ( menor o igual) Menor o igual que A1<=B1
<> (distinto) Distinto de A1<>B1

( Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores de comparación, el resul-

tado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO).

Operador de textos

Se utiliza el signo (& “ampersand”) para unir o concatenar una o va-
rias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto

Operador de texto Significado Ejemplo

& Concatena o une dos valores - “Sierra”&” Nevada”
para generar un nuevo valor produce el valor “Sierra
(“y” comercial) de texto continuo. Nevada”
- A3&B3 crea un nuevo
valor de texto formado por el
valor de texto que contiene
la celda A3 concatenado o
unido con el valor de texto
que contiene la celda B3


Se utiliza el signo (& “ampersand”) para unir o concatenar una o varias cadenas

Operadores de referencia


Permiten utilizar rangos de celdas, produciendo referencias a una lista de celdas,
para ser utilizadas por otras operaciones en los cálculos; por ejemplo, como argu-
mentos en las funciones.

Operador de referencia Significado Ejemplo

: (dos puntos) Operador de rango que B5:B15
genera una referencia a todas Hace referencia a todas las
las celdas que se encuen- celdas que se encuentran en
tran entre dos referencias a el rango B5 hasta B15
celdas.
, (punto y coma) Operador de unión que B5:B15,D5:D15
combina varias referencias Hace referencia a las celdas
en una sola. que se encuentran en el
rango B5 hasta B15 más las
celdas en el rango D5 hasta
D15
o
60
Actividades Autoevaluación UNIDAD II: HERRAMIENTAS AVANZADAS DEL PROCESADOR DE TEXTOS E
os
INTRODUCCIÓN AL LIBRO ELECTRÓNICO DE CÁLCULO

Glosario Bibliografía

(espacio) Operador de intersección B7:D7 C6:C8

que genera una referencia a Hace referencia a la celda
celdas comunes a las dos C7
referencias.

b. Precedencia de los operadores


Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las opera-
ciones en el orden correspondiente a cada operador según la tabla que se mues-
tra a continuación. Si una fórmula contiene operadores con la misma preceden-
cia (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro
de división), Excel realizará primero la operación que esté más a la izquierda.

Tabla de precedencia de los operadores

Orden Operador Descripción

1º : (dos puntos)
(un solo espacio)
, (coma)

2º - Cambio de signo (como en

-A10)
3º % Porcentaje
4º ^ Exponenciación
5º * y / Multiplicación y división
6º + y - Suma y resta
7º & Une dos cadenas de texto
(concatenación)

8º = < > <= >= <> Comparación

c. Uso de paréntesis


Para cambiar el orden de evaluación de los operadores, se debe escribir entre pa-
réntesis la parte de la fórmula a la que se requiere cambiar el orden preestableci-
do, de tal forma que ésta se procese antes que las demás. Los paréntesis se deben
colocar por pares, es decir, un paréntesis que abre y otro paréntesis que cierra.
Por ejemplo, la siguiente fórmula: = 5+2*3

Produce como resultado 11 porque Excel calcula la multiplicación (5º lugar según
la tabla) antes que la suma (6º lugar según la tabla). La fórmula multiplica 2 por 3
y luego suma 5 al resultado.
 
Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar el orden de evaluación, la
fórmula se puede escribir como: = (5+2)*3
 este caso Excel sumará 5 más 2 y luego multiplica el resultado por 3, con lo que
En
se obtiene 21.
 el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula
En
indican a Excel que calcule primero la suma del valor que se encuentra en la cel-
da B4, luego le sume el valor constante 25, y después divida el resultado entre la
sumatoria de los valores que contienen o se encuentran en las celdas D5, E5 y F5.

= (B4+25) /SUMA (D5:F5)

1.2. Ingreso y Edición de Fórmulas.


Para ingresar una fórmula, siga el siguiente procedimiento:
1. Sitúe el cursor sobre la Celda donde Ingresará la fórmula.
 UNIDAD II: HERRAMIENTAS AVANZADAS DEL PROCESADOR DE TEXTOS E Desarrollo Actividades Autoevaluación 61
INTRODUCCIÓN AL LIBRO ELECTRÓNICO DE CÁLCULO de contenidos

Lecturas Glosario Bibliografía

seleccionadas
2. Teclee la fórmula. Recuerde que una fórmula lleva siempre el signo = al princi
pio.
3. Pulse ENTER
Ejemplo. Recordatorio Anotaciones

Cálculo de las ventas brutas en Enero.

Multiplicaremos las Unidades por P.v.p.
1. Seleccione la Celda B4.
2. Teclee la fórmula. =B2*B3
3. Pulse ENTER.
Ejercicio
ü Calcule un descuento del 10% sobre las ventas brutas (B4) en la Celda B5. (La
fórmula será =B4*10%)

Para ver las Celdas utilizadas en cualquier fórmula, siga estos pasos.
1. Sitúese sobre una Celda con fórmula, (B4, por ejemplo).
2. Haga
 doble clic o bien pulse la tecla F2. Fíjese como la referencia de la Celda
utilizada en esta fórmula, aparece del mismo color que la Celda.

1.3. Funciones

Las funciones son fórmulas predefinidas que proporciona Microsoft Excel,
las cuales ejecutan cálculos utilizando los valores especificados (denomina-
dos argumentos) en un orden determinado, para producir un nuevo valor o
grupo de valores. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones
simples o complejas. Por ejemplo, la función REDONDEAR (A10;2) redon-
dea un valor numérico que está en la celda A10 hasta 2 posiciones decimales.

a. Estructura de las funciones

Todas las funciones incluidas en Excel tienen la siguiente estructura:

Nombre(arg 1,arg 2,……,arg n)

 estructura de una función comienza por el nombre de la función, un paréntesis
La
de apertura, los argumentos de la función separados por punto y coma y un parén-
tesis de cierre.

Nombre de función.

Cada una de las funciones incluidas en Excel tiene un nombre úni-
co que las diferencia unas de otras, este nombre es una cadena de ca-
racteres alfabéticos, por ejemplo la función PROMEDIO. En algunos ca-
sos el nombre incluye uno o más puntos (.) dentro de la cadena de
caracteres que lo conforman, como por ejemplo la función PAGO.INT.ENTRE.

Para obtener una lista de funciones disponibles, se selecciona una celda y se presio-
na el botón para insertar una función en la barra de fórmulas
, si está activa esta barra de fórmulas; o se abre el menú Insertar y a continuación
se selecciona la opción Función….
o
62
Actividades Autoevaluación UNIDAD II: HERRAMIENTAS AVANZADAS DEL PROCESADOR DE TEXTOS E
os
INTRODUCCIÓN AL LIBRO ELECTRÓNICO DE CÁLCULO

argumentos


Los argumentos es una lista de valores separados por punto y coma (;), y pueden ser
números, referencias de celda, texto entre comillas, valores lógicos como VERDA-
DERO o FALSO, matrices, o valores de error como #N/A. Los argumentos pueden
ser también constantes, fórmulas u otras funciones. La cantidad de argumentos que
deban ingresarse a una función es definido por la función misma, y cada uno de
estos argumentos deberá ser un valor válido y del tipo requerido por el correspon-
diente orden en que es especificado por la función. Algunas funciones no necesitan
argumentos como la función PI ( ). Nótese que a pesar de no tener argumentos esta
función, es obligatorio colocarle tanto el paréntesis de apertura como el de cierre.

Información sobre la estructura de la función. Cuando se escribe la función, aparece la

información sobre la estructura de esta función, con su sintaxis y sus argumentos. Por
ejemplo, al ingresar en una celda =REDONDEAR(aparecerá la descripción de esta
función. La información de la estructura de las funciones sólo aparece para las funcio-
nes que vienen integradas en Excel. En este ejemplo, el signo igual ( = ) se ingresa antes
del nombre de la función para indicar que la función está incluida en una fórmula.

b. Anidación de funciones


En algunos casos, puede ser necesario utilizar una función como uno de los ar-
gumentos de otra función. Por ejemplo, la siguiente fórmula utiliza la fun-
ción SI (=SI(arg1;arg2;arg3)), la cual compara el resultado producido por
la función PROMEDIO (función anidada) con el valor 50, para determi-
nar qué valor se le va a asignar a la celda en la que se introduce la fórmula.


Resultados válidos Cuando se utiliza una función anidada como argumen-
to, ésta deberá devolver el mismo tipo de valor que el requerido por este
argumento. Por ejemplo, si el argumento especifica un valor VERDADE-
RO o FALSO, la función anidada deberá devolver VERDADERO o FAL-
SO. Si éste no es el caso, Excel mostrará el valor de error #¡VALOR!

Límites del nivel de anidamiento Una fórmula puede contener como máximo
siete niveles de funciones anidadas. Si la Función B se utiliza como argumen-
to de la Función A, la Función B es una función de segundo nivel. En el ejem-
plo anterior, la función PROMEDIO y la función SUMA son ambas funciones
de segundo nivel porque son argumentos de la función SI. Una función ani-
dada dentro de la función PROMEDIO será una función de tercer nivel, etc.

=SUMA(Celda inicio: Celda fin)

Suma los valores entre las Celdas inicial y final.

El botón sumará las Celdas con valor numérico de la izquierda o de encima la
Celda donde está el cursor.
=PROMEDIO (Celda inicio: Celda fin)
Calcula la media de los valores comprendidos entre la Celda inicial y la final.

1.4. Copiar y Mover formulas

a. Copiar Fórmulas


Microsoft Excel permite copiar datos de una Celda o rango de Celdas hacia
otra Celda o rango de Celdas. Cuando se copia una fórmula hacia otra Celda,
 UNIDAD II: HERRAMIENTAS AVANZADAS DEL PROCESADOR DE TEXTOS E Desarrollo Actividades Autoevaluación 63
INTRODUCCIÓN AL LIBRO ELECTRÓNICO DE CÁLCULO de contenidos

Lecturas Glosario Bibliografía

seleccionadas
automáticamente se cambian las referencias. Por ejemplo, si se copia la fórmu-
la de la Celda B4 (=B2*B3) a la Celda C4, Microsoft Excel cambiará las referen-
cias y pondrá =C2*C3. A continuación veremos dos formas de copiar fórmulas.
Recordatorio Anotaciones
A) Con las opciones de la barra de menús.

1. Marque la Celda o rango de Celdas a copiar.

2. Active la opción de la barra de menús Edición/ Copiar.
3. Sitúe el cursor en la Celda de destino.
4. Active la opción de la barra de menús Edición/ Pegar.

Las acciones Edición/ Copiar y Edición/ Pegar, se pueden ejecutar, haciendo un

clic sobre los botones de la barra estándard.

Ejemplo.
Copie la fórmula de la Celda B4, Ventas Brutas de Enero, hacia a C4, D4 y E4.
Calcule las Ventas Brutas de Febrero, Marzo y Abril.
1. Seleccione la Celda B4.
2. Active la opción de la barra de menús Edición/ Copiar, o haga un clic sobre el

botón
3. Seleccione el rango C4:E4. Recuerde Clic en C4 y arrastrar hasta E4.
4. Active la opción de la barra de menús Edición/Pegar, o haga un clic sobre el

botón .

Verá que la Celda inicial (B4) está rodeada por unas líneas discontinuas intermi
tentes, para quitar esta selección pulse ENTER o la tecla ESC.

B) Copias utilizando el recuadro de relleno


Este método sólo se puede utilizar para copiar datos en Celdas adyacentes a la original.

El recuadro llenar está situado en la parte inferior derecha de la Celda activa.

1. Sitúe el cursor sobre la Celda o rango de Celdas a copiar.

2. Sitúe la cruz del cursor sobre el recuadro llenar, la cruz pasará a color negro.
3. Pulse el botón principal y arrastre hacia la Celda o rango de Celdas destino.

Ejemplo.
Copie la fórmula de la Celda B6, Ventas Netas hacia las Celdas C6, D6 y E6.
Calcule las ventas netas de Febrero, Marzo y Abril.
1. Seleccione la Celda B6.
2. Sitúe la cruz sobre el recuadro llenar.
3. Arrastre, sin dejar el botón principal hasta la Celda E6.
o
64
Actividades Autoevaluación UNIDAD II: HERRAMIENTAS AVANZADAS DEL PROCESADOR DE TEXTOS E
os
INTRODUCCIÓN AL LIBRO ELECTRÓNICO DE CÁLCULO

Esta acción, también la puede hacer con el teclado

1. Seleccione la Celda a copiar.

2. Seleccione las Celdas adyacentes. Ha de quedar marcada la Celda con los datos
que se copian y las Celdas de destino.
3. Active la opción Edición/ Rellenar Abajo (o CTRL+J), Edición/Rellenar Dere
cha (o CTRL+D).

Ejercicio
ü Calcule las comisiones y el neto del resto de meses.
ü Calcule las columnas Total y Media (este media la calcularemos en la columna
G) utilitzando las funciones =SUMA y = PROMEDIO respectivamente. Ponga títu
lo a la columna Media.
ü Para calcular el Total:
Seleccione la Celda F2, escriba =SUMA(B2:E2) y pulse ENTER.

b. Mover Fórmulas

Excel, permite mover datos de una Celda o rango de Celdas hacia otra Celda o
rango de Celdas.

A) Con las opciones de la barra de menús.

1. Seleccione la Celda o rango de Celdas a mover.

2. Active la opción de la barra de menús Edición/Cortar.
3. Situe el cursor en la Celda de destino.
4. Active la opción de la barra de menús Edición/ Pegar.
Las acciones Edición/Cortar y Edición/Pegar, se pueden ejecutar, haciendo un

clic sobre los botones de la barra estándar.

Ejemplo.
Mueva los rangos Total y Media, dos columnas hacia la derecha.
1. Seleccione los rangos Total y Media. (Ha de incluir el encabezado y los núme
ros)
2. Active la opción de la barra de menús Edición /Cortar ,o haga un clic sobre el

botón
3. Sitúese en la Celda destino (H1).
4. Active la opción de la barra de menús Edición/Pegar ,o haga un clic sobre el

botón

B) Mover arrastrando el contenido de la Celda o rango.

1. Seleccione la Celda o rango de Celdas a mover.

2. Sitúe
 el cursor sobre el marco de las Celdas seleccionadas y cuando aparezca
un cursor en forma de flecha, arrastre hacia al rango destino.
 UNIDAD II: HERRAMIENTAS AVANZADAS DEL PROCESADOR DE TEXTOS E Desarrollo Actividades Autoevaluación 65
INTRODUCCIÓN AL LIBRO ELECTRÓNICO DE CÁLCULO de contenidos

Lecturas Glosario Bibliografía

seleccionadas

Recordatorio Anotaciones

Ejercicio
ü Ponga en las Celdas F1 y G1 Mayo y Junio respectivamente.
ü En las Celdas F2, G2 escriba 320,260.
ü En las Celdas F3, G3 escriba 60,60.
ü Calcule las columnas F y G, utilizando cualquier método de copiar.
ü Modifique las funciones Suma y Promedio, para que se incluyan las columnas
Mayo y Junio.

2. Referencias

Una referencia a celda o celdas, identifica una celda o un rango de celdas en una
hoja de cálculo e indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o
los datos que se requieren en una fórmula. En las referencias se puede utilizar cel-
das de distintas partes de una hoja de cálculo. También puede hacerse referencia a
las celdas de otras hojas en el mismo libro de trabajo y a otros libros de trabajo. Las
referencias a celdas de otros libros de trabajo se denominan vínculos.
2.1. Estilo de referencia A1

De forma predeterminada, Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se re-
fiere a las columnas identificadas mediante letras (de A a IV, para un to-
tal de 256 columnas) y a las filas identificadas mediante números (del 1 al
65.536). Estas letras y números se denominan títulos o nombres de fila y de
columna. Para hacer referencia a una celda, se debe escribir la letra de la co-
lumna seguida del número de fila. Por ejemplo, B2 hace referencia a la cel-
da que se encuentra ubicada en la intersección de la columna B y la fila 2.

Ejemplo Hace referencia a:

A10 La celda que se encuentra en la columna A
y la fila 10
A10:A20 El rango de celdas de la columna A y de las
filas de la 10 a la 20.
B15:E15 El rango de celdas de la fila 15 y de las
columnas B a E.
A10:E20 El rango de celdas de las columnas A a E y
de las filas 10 a 20.
5:5 Todas las celdas de la fila 5
5:10 Todas las celdas de las filas 5 a 10.
H:H Todas las celdas de la columna H
H:J Todas las celdas desde la columna H hasta la
columna J

2.2. Referencia a celdas en otra hoja de cálculo


En el siguiente ejemplo, la función PROMEDIO calcula el va-
lor promedio de los valores contenidos en el rango B1:B10 de la
hoja de cálculo denominada Marketing del mismo libro de trabajo.
o
66
Actividades Autoevaluación UNIDAD II: HERRAMIENTAS AVANZADAS DEL PROCESADOR DE TEXTOS E
os
INTRODUCCIÓN AL LIBRO ELECTRÓNICO DE CÁLCULO


En este ejemplo se puede observar la referencia a otra hoja de cálculo en
el mismo libro, donde el nombre de la hoja de cálculo seguido de un sig-
no de exclamación (!) preceden a la referencia de un rango de celdas.

2.3. Referencias relativas


Una referencia relativa de celda en una fórmula, siempre conserva la posición re-
lativa entre la celda que contiene la fórmula y la celda a la que hace referencia. Si
se traslada dicha fórmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia) se modi-
fica la referencia de celda en la fórmula que se crea en la celda destino. De forma
predeterminada, cuando se ingresa una fórmula se utilizan referencias relativas.

Cuando se copia una fórmula de una celda a otra celda, la referencia a celdas en
las fórmula que se crea en la celda destino se ajusta automáticamente; como por
ejemplo, si la celda B2 contiene la fórmula =A1 (que hace una referencia relativa
a la celda A1) y se copia a la celda B3, se modifica automáticamente la fórmula
obteniéndose en la celda B3 la nueva fórmula como =A2.

Fórmula, con referencia relativa, copiada de la celda B2 a la celda B3

2.4. Referencias absolutas


Una referencia absoluta de celda en una fórmula, siempre hace referencia a la misma
celda ubicada en una columna y fila específica. Si se traslada dicha fórmula de una cel-
da a otra celda (se mueve o se copia) la referencia absoluta de celda en la celda destino
no varía. De forma predeterminada cuando se ingresa una fórmula se utilizan refe-
rencias relativas y para cambiarlas a referencias absolutas, se debe anteponer el signo
$ antes del nombre de columna y del número de fila de la celda, por ejemplo $A$1.

Si una fórmula que contiene referencias absolutas se copia a otra u otras celdas, la
referencia absoluta no se modifica. Por ejemplo, si la fórmula =$A$1, que contiene
una referencia absoluta a la celda A1, se copia de la celda B2 a la celda B3, la fórmu-
la es la misma en ambas celdas.

Fórmula, con referencia absoluta, copiada de la celda B2 a la celda B3

2.5. Referencias mixtas


Una referencia mixta de celdas tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una
fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la
forma $A1, $B1, etc.; mientras que una referencia de fila absoluta adopta la forma
A$1, B$1, etc. Si se traslada dicha fórmula de una celda a otra celda (se mueve o se
copia), se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable.

Si una fórmula que contiene referencias mixtas se copia a otra u otras celdas, la re-
ferencia relativa se modifica automáticamente y la referencia absoluta no se modifi-
ca. Por ejemplo, si la fórmula =A$1, que contiene una referencia mixta que indica

que la fila no debe variar, se copia de la celda B2 a la celda C3, la nueva fórmula
que contendrá la celda C3 es entonces =B$1.

Fórmula, con referencia mixta, copiada de la celda B2 a la celda C3

 UNIDAD II: HERRAMIENTAS AVANZADAS DEL PROCESADOR DE TEXTOS E Desarrollo Actividades Autoevaluación 67
INTRODUCCIÓN AL LIBRO ELECTRÓNICO DE CÁLCULO de contenidos

Lecturas
seleccionadas

Autoevaluación de la Unidad II
Ejercicio
Crear el siguiente cuadro en Microsoft Excel 2010 Recordatorio Anotaciones

a Objetivos Inicio
Cálculos

Incremento 10% Del precio Compra.

o
dos
Actividades
Precio Venta
Autoevaluación
Precio Compra + Incremento
Total Ventas Precio Venta * Cantidad.

das
Glosario ü Calcule la primera fila (Pantalón) y utilice cualquiera de las opciones de copiar
Bibliografía

para el resto de las celdas.

ü Inserte la columna Total compras entre las de Cantidad y Total ventas;
calcúlela,Total Compras = Precio Compra * Cantidad.
rio Anotaciones
ü Ponga la columna Total Pesetas (Total Ventas - Total Compras), después de la
columna de Total Ventas.
ü Utilice la función SUMA para calcular los Totales de les columnas Total Com
pras, Total Ventas y Total Pesetas.
ü Formato de la tabla.
• Primera fila y columna en negrita, color de fondo azul y color del texto blanco.
• Celdas de los números, excepto las sumas, fondo azul cielo.
• Celdas de Sumas, fondo gris 25%
• Bordes, Contorno de la tabla, excepto los totales, y otro contorno para los to
tales. En la Primera fila borde inferior ponga doble línea. Línea derecha a todas
las columnas, excepto la última.
• Columnas de Totales, formato numérico, número con separador.
• Fila de Sumas, formato numérico monetario.
ü Si después de poner el formato, en las Celdas aparecen los símbolos siguientes
#####, significa que la columna no tiene suficiente ancho para el número, cambie
la anchura de manera que se vea. Siempre que aparezcan estos símbolos o el
número en notación científica, significa que la columna no tiene suficiente anchu
ra.
o
68
Actividades Autoevaluación UNIDAD II: HERRAMIENTAS AVANZADAS DEL PROCESADOR DE TEXTOS E
os
INTRODUCCIÓN AL LIBRO ELECTRÓNICO DE CÁLCULO

Ejercicio
Construya la siguiente tabla y calcule las celdas en blanco

Cálculos
% Comisiones 15%
Total Comisiones Ventas * 15%
Anticipos 3% del Fijo
Ganancias Fijo + Total Comisiones - Anticipos
Total Suma de cada Fila

ü Calcule las Celdas vacías.

ü Formato de la tabla.
• Títulos de la primera fila, alineados por la derecha y en negrita.
• Fuente de la primera columna, Times New Roman tamaño 12.
• Borde inferior a la primera y última fila.
• Borde derecho en todas las columnas excepto en la última.
• Formato numérico porcentual en la fila de Comisiones.
• Formato numérico con separador de miles en fila de Ganancias.
• Color de fondo para toda la tabla, gris.
• En la Celda G3, cambiar la función suma por promedio.
 UNIDAD III: Funciones Avanzadas y Gestión de Datos con el Libro
o
69
Actividades Autoevaluación
os
Electrónico de Cálculo

Diagrama Objetivos Inicio

U NIDAD III: Funciones Avanzadas y Gestión de Datos con el

Libro Electrónicode Cálculo
Desarrollo Actividades Autoevaluación
de contenidos


Microsoft
Glosario Excel
Lecturas
seleccionadas
Bibliografía2010 permite analizar, administrar y compartir informa-
ción de diversas formas, lo que le ayuda a tomar mejores decisiones y
más inteligentes. Las nuevas herramientas de análisis y visualización ayu-
dan a realizar un seguimiento y resaltar importantes tendencias de datos.
Recordatorio Anotaciones
En la presente unidad se revisan conceptos de funciones avanzadas, elementos de esta-
dística y gestión de datos, Microsoft Excel 2010, incluye nuevas características que per-
mite a los usuarios trabajar de manera mucho más sencilla y sacando el máximo provecho.

Tema 1: Funciones Condicionales


Las funciones condicionales son aquellas que siempre dependen de una condición,
para Microsoft Excel, una condición es una expresión cuyo resultado es verdadero o
falso, en la mayoría de los casos una condición es el resultado de una comparación.

1. Función SI
 función SI es una de las más potentes que tiene Excel. Esta función comprueba
La
si se cumple una condición. Si ésta se cumple, da como resultado VERDADERO. Si
la condición no se cumple, da como resultado FALSO. Observa la sintaxis:
=SI(Condición, Verdadero, Falso)
Esta es la forma más simple de representar esta función. Vamos a proponer un ejemplo:
Observa el gráfico. Vamos a colocar una función =SI( ) en la celda B4 (celda rosa
del descuento).


Vamos a hacer que la factura del ejemplo anterior nos haga un descuento del 10%
sólo en el caso de cobrar al contado. La fórmula se colocará en la celda B4 y será la
siguiente: =SI(C1=”Contado”;B3*10%;0;)
 sta fórmula mirará si en la casilla C1 (celda amarilla) existe la palabra Contado. En tal
E
caso, ejecutará una fórmula (10% de descuento), en caso contrario, colocará simple-
mente un cero en la celda B4, es decir, no realizará ningún cálculo. Observa el resultado:


Veamos otro ejemplo. Supongamos que tenemos las notas de un examen y tenemos que
calificar con “Apto” o “No Apto”. “Apto” si la nota es mayor a 5 y “No Apto” si es menor a 5.

Copia el cuadro e intenta solucionarlo tu mismo.

 UNIDAD III: Funciones Avanzadas y Gestión de Datos con el Libro Desarrollo Actividades Autoevaluación 70
Electrónico de Cálculo de contenidos

Lecturas Glosario Bibliografía

seleccionadas

Recordatorio Anotaciones

La solución es la siguiente:

OBSERVACIÓN: La “Función Si” se puede anidar:

=Si(F2<5;”Insuficiente”; si (F2<7;”Aprobado”;si(......)))

Ejemplo
A la casilla de descuento (B2), se aplica un 5% sobre el total (B1), si éste supera los
100.000 soles, sino, no se aplica descuento.

ü Copie el ejercicio, ponga un total menor que 100.000 en B1,verá que en B2

el descuento que aparece es de un 0%, ya que no se cumple la condición
B1 > 100.000
ü Cambie el total por una cantidad superior a 100.000. Verá que el descuento de
B2 es 5%.
 UNIDAD III: Funciones Avanzadas y Gestión de Datos con el Libro
o
71
Actividades Autoevaluación
os
Electrónico de Cálculo

Glosario Bibliografía
as
2. Función CONTAR.SI

La función CONTAR.SI, cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en
blanco y que cumplen con el criterio especificado. Esta función es una de las
más utilizadas en aplicaciones estadísticas, donde se necesitan hacer conteos.

Sintaxis
=CONTAR.SI(rango, criterio)

Rango es el rango dentro del cual desea contar las celdas.

Criterio es el criterio en forma de número, expresión, referencia a celda o texto,
que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden
expresarse como 32, “32”, “>32”, “manzanas” o B4.

Observaciones
ü icrosoft Excel proporciona funciones adicionales que se pueden usar para
M
analizar los datos basándose en una condición.
ü ara calcular una suma basada en una cadena de texto o un número dentro
P
de un rango, use la función de hoja de cálculo SUMAR.SI.
ü ara hacer que una fórmula devuelva uno de dos valores según una con-
P
dición, como una bonificación por ventas basada en un importe de ventas
especificado, utilice la función de hoja de cálculo SI.
ü ara contar celdas que están vacías o no, use las funciones CONTARA y
P
CONTAR.BLANCO.

Ejemplo
 la casilla B10 se ha utilizado la función =CONTAR.SI para saber el número de
En
alumnos aprobados.
Cuenta cuantas casillas del rango B2:B9 cumplen la condición de ser >=5.

3. Función SUMAR.SI

Esta función se utiliza para sumar un conjunto de valores, dependiendo si cumplen
con una condición determinada. El argumento rango, es en donde se va a evaluar
la condición. El argumento criterio, es la condición que debe cumplirse para llevar
a cabo la suma. El argumento rango_suma establece los valores que se van a sumar
si se cumple con la condición. Si se omite el argumento rango_suma, se suman los
valores del argumento rango.

Por ejemplo, en la figura puede ver que la hoja de cálculo contiene una lista. En la
columna A aparece tipo de triángulo, en la columna B el área en metros cuadrados,
por último, en la columna C la cantidad de triángulos de ese tipo y con el área es-
pecificada. En la celda E11
 incluyó la fórmula para sumar la cantidad de triángulos equiláteros presentes en
Se
la lista. En el rango A2:A9 se va a establecer si se cumple con la condición “Equilá-
tero”. Aquellos registros que cumplan con la condición sumarán los valores corres-
pondientes. El rango de suma va a ser C2:C9. En este ejemplo se suman los valores
de las celdas C3 y C5 que cumplen con la condición “Equilátero” en las celdas A3 y
A5 respectivamente. El resultado a esta función es el valor 10.
Se hubiera podido incluir la función del siguiente modo:
 UNIDAD III: Funciones Avanzadas y Gestión de Datos con el Libro Desarrollo Actividades Autoevaluación 72
Electrónico de Cálculo de contenidos

Lecturas Glosario Bibliografía

seleccionadas
=SUMAR.SI(B2:B9,”>=28”, C2: C9). En este caso, está determinando cuáles triángu-
los tienen un área mayor o igual a 28, estableciendo la cantidad total de triángulos
que cumplen con esta condición.
Recordatorio Anotaciones

Ejemplo


En la casilla B13 se ha utilizado la función SUMAR.SI para calcular el total de
ventas de un vendedor (Juan en el ejemplo). Observe que el rango a evaluar es
B2:B12 (Columna de Vendedores). La condición es B14 (Casilla donde se pone
el nombre del vendedor) y el rango que se suma es C2:C14 (Columna de ven-
tas). La función SUMAR.SI, sumará en este caso las ventas de Juan, para sumar las
ventas de los otros vendedores, solo hará falta poner su nombre en la casilla B14.

Se Podría interpretar la función de B13 de la forma,


SUMA las casillas del Rango C2:C12 cuyas correspondientes en el rango B2:B12
sean iguales al valor de B14.


Esta función, también se puede escribir desde el asistente, para hacer lo mismo que
en el ejemplo Sumar.Si.
1. Active opción Herramientas/Asistente/Suma Condicional.
2. Se
 despliega una ventana, pidiendo el rango de casillas donde están los valores
a utilizar, ponga $A$3:$C$12. Pulse Siguiente.
3. Esta
 ventana pide el nombre de la casilla a sumar, es decir el título, seleccione
Valor Ventas.

Más abajo, en apartado Columna, ha de escoger el título de la columna donde
quiera poner la condición, escoja Vendedor.
 apartado Es: seleccione el signo =, y a Este Valor, el nombre del vendedor
En
so bre el que quiera contar el total de ventas, en este caso, Juan. Haga clic so-
bre elbotón Agregar condición y pulse Siguiente.
4. En
 la tercera ventana, ha de escoger entre copiar sólo la fórmula o bien la fór
mula y los valores, seleccione esta última y Siguiente.
5. En
 la ventana siguiente, ha de poner una casilla donde aparecerá el título, en
este caso Juan, ponga B14.
 UNIDAD III: Funciones Avanzadas y Gestión de Datos con el Libro
o
73
Actividades Autoevaluación
os
Electrónico de Cálculo

Glosario Bibliografía
as
6. Y
 en la última ventana, ponga la casilla A15, que será la casilla donde habrá los
valores sumados.
Compruebe que el resultado es el mismo, pero se ahorra teclear los datos.

4. Formato Condicional

Esta opción permite escoger el formato y el color de los datos según una condición.
1. Seleccione la columna Valor Ventas.
2. Active
 opción Formato/Formato condicional. En la primera casilla de selec
ción, escoja Valor de la celda, en la segunda, seleccione Mayor que, y en la ter-
cera, ponga 20000.
3. Pulse
 el botón Formato, seleccione el color rojo y estilo de la fuente Cursiva,
pulse Aceptar.
4. Si
 quiere poner otra condición, pulse el botón Agregar >>, y siga los mismos
pasos. Pulse Aceptar.

Compruebe como todas las casillas que superan el valor 20000, están en color
rojo y en cursiva

5. Funciones ES

Cada una de estas funciones, a las que se conoce como funciones ES, comprueba
el valor especificado y devuelve VERDADERO o FALSO dependiendo del resulta-
do. Por ejemplo, ESBLANCO devuelve el valor lógico VERDADERO si el argumen-
to de valor es una referencia a una celda vacía, de lo contrario, devuelve FALSO.

Puede usar una función ES para obtener información acerca de un valor antes
de realizar un cálculo u otra acción con él. Por ejemplo, puede usar la función
ESERROR junto con la función SI para realizar otra acción si se produce un error:

=SI(ESERROR(A1), “Se produjo un error.”, A1 * 2)


Esta fórmula comprueba si existe una condición de error en A1. En ese caso, la
función SI devuelve el mensaje “Se produjo un error”. Si no existe ningún error, la
función SI, realiza el cálculo A1*2.
Sintaxis
ESBLANCO(valor)
ESERR(valor)
ESERROR(valor)
ESLOGICO(valor)
ESNOD(valor)
ESNOTEXTO(valor)
ESNUMERO(valor)
ESREF(valor)
ESTEXTO(valor)
La sintaxis de la función ES tiene los siguientes argumentos:
Valor Obligatorio. El valor que desea comprobar. El argumento de valor puede
ser una celda vacía (en blanco), un error, un valor lógico, texto, un número o un
valor de referencia, o un nombre que haga referencia a alguno de los anteriores.

FUNCIÓN DEVUELVE VERDADERO SI

ESBLANCO Valor se refiere a una celda vacía.
ESERR Valor se refiere a cualquier valor de error con excepción de
#N/A.
ESERROR Valor se refiere a uno de los valores de error (#N/A,
#¡VALOR!, #¡REF!, #¡DIV/0!, #¡NUM!, #¿NOMBRE? o
#¡NULO!).
ESLOGICO Valor se refiere a un valor lógico.
ESNOD Valor se refiere al valor de error #N/A (el valor no está dis-
ponible).
 UNIDAD III: Funciones Avanzadas y Gestión de Datos con el Libro Desarrollo Actividades Autoevaluación
74
Electrónico de Cálculo de contenidos

Lecturas Glosario Bibliografía

seleccionadas
ESNOTEXTO Valor se refiere a cualquier elemento que no sea texto.
(Tenga en cuenta que esta función devuelve VERDADERO
si el valor hace referen cia a una celda vacía.)
ESNUMERO Valor se refiere a un número. Recordatorio Anotaciones

ESREF Valor se refiere a una referencia.

ESTEXTO Valor se refiere a texto.

Observaciones
• L
 os argumentos de valor de las funciones ES no se convierten. Cualquier valor
numérico que se encuentre entre comillas se trata como texto. Por ejemplo,
en la mayoría de las funciones en las que se requiere un número, el valor de
texto “19” se convierte en el número 19. Sin embargo, en la fórmula ESNUME-
RO(“19”), “19” no se convierte y ESNUMERO devuelve FALSO.
• L
 as funciones ES son útiles en fórmulas cuando se desea comprobar el resulta-
do de un cálculo. Combinadas con la función SI, estas funciones proporcionan
un método para localizar errores en fórmulas (vea los siguientes ejemplos).

EJEMPLO 1

EJEMPLO 2
 UNIDAD III: Funciones Avanzadas y Gestión de Datos con el Libro
o
75
Actividades Autoevaluación
os
Electrónico de Cálculo

Tema 2:Funciones de Búsqueda y referencia

En una hoja de Microsoft Excel es muy importante recoger los datos correc tos
para trabajar con las fórmulas diseñadas. Por eso existe una agrupación de funciones
específicas para realizar búsquedas de datos.
Comprendamos qué es en sí una búsqueda, cuando queremos encontrar algún dato,
no buscamos directamente por lo que deseamos pues lo desconocemos, realizamos
una búsqueda de una propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo
que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una persona, describimos su aspecto físico,
si buscamos el nº de teléfono de un restaurante, buscamos en la guía de teléfonos por
el nombre del restaurante.

1. Función Elegir

Con esta función escogeremos un valor de una lista de valores dependiendo de un índice.

Sintaxis:=ELEGIR(Nro_Indicador, valor 1, valor 2, ...)

Esta función está limitada a 29 valores.
Ejemplo de función =ELEGIR.


En la casilla B7 se mostrará el valor Manzanas.
Escoger el elemento que ocupa la posición indicada en B6 de la lista B1,B2,B3,B4.

2. Función BUSCARV
 función nos permite buscar un valor en una primera columna de una matriz,
Esta
una vez localizado nos muestra dentro de la misma fila el valor que contiene la co-
lumna que deseamos obtener.
Sintaxis:
=BUSCARV(Valor buscado, Matriz, Columna, [Ordenado])

Microsoft Excel busca en la primera columna de la matriz, definida en el se-
gundo argumento, de forma vertical el valor que ponemos en el primer argu-
mento. Normalmente esta búsqueda Microsoft Excel la hace pensando que
esta primera columna está ordenada. Si los valores no lo estuvieran tenemos
que indicárselo para que pueda encontrar el dato. Si la tabla no está ordena-
da deberemos escribir Falso en el argumento que hemos llamado Ordenado.

Ejemplo
En la casilla B9 se ha utilizado la función BUSCARV para encontrar el nombre del
producto que tiene código 2.
BUSCA el valor de casilla B8 en la primera columna del Rango A2:C5 y muestra
el valor correspondiente de la segunda columna de este Rango.
Cambie el valor del código en la casilla B8 para ver como automáticamente cam
bia el nombre del producto y el precio.
 UNIDAD III: Funciones Avanzadas y Gestión de Datos con el Libro Desarrollo Actividades Autoevaluación
76
Electrónico de Cálculo de contenidos

Lecturas
seleccionadas

Recordatorio Anotaciones

3. Función BUSCARH

EEsta función realiza lo mismo que la función anterior, pero con la diferencia que
busca los valores en la primera fila de la matriz de forma horizontal y nos devuelve
un valor que está dentro de la misma columna del valor encontrado.
Sintaxis: =BUSCARH(Valor buscado, Matriz, Fila, [Ordenado])
Ejemplo:
Podemos utilizar el mismo caso que el anterior, simplemente que los códigos
que vamos a utilizar deberán estar distribuidos en columnas y las descripcio-
nes en la siguiente fila. Así de esta forma podemos utilizar la siguiente función:
=BUSCARH(A1,A5:D6,2,FALSO)

4. Función INDICE

Muestra el elemento del Rango o Nombre del Rango situado en la posición fila,
columna de la tabla.
=INDICE(Rango,Fila,Columna)
Ejemplo de función =INDICE
 función INDICE de la casilla B10, localiza el precio a aplicar según los valores
La
de B8(fila) y B9(Columna). Previamente al rango B3:D5 se le ha dado el nombre
Precios. El precio localizado será 52.

Localiza en la tabla Precios (B3:D5) el elemento que está en la fila indicada por el
valor de B8 y columna indicada por el valor de B9.

Tema 3: Funciones y gráficos estadísticos

Las aplicaciones prácticas de las estadísticas de Excel son numerosas. Quizá tenga sus
propias razones para utilizar las funciones estadísticas de Excel. A continuación le pre-
sentamos algunos ejemplos a modo de sugerencia:
• Un director de ventas puede querer realizar una previsión de las ventas del
próximo trimestre (función TENDENCIA).
• Un profesor puede utilizar una curva basada en el promedio de notas para cali-
ficar a sus alumnos (PROMEDIO o MEDIANA, o incluso MODO).
• Un fabricante que comprueba la calidad de sus productos puede estar interesa-
do en el rango de elementos que quedan fuera de los límites de calidad acepta-
bles (DESVEST o VAR).
• Un investigador de mercado puede necesitar averiguar cuántas respuestas de
una encuesta están dentro de un rango determinado de respuestas (FRECUEN-
CIA).
 UNIDAD III: Funciones Avanzadas y Gestión de Datos con el Libro
o
77
Actividades Autoevaluación
os
Electrónico de Cálculo

Glosario Bibliografía
as
Imagínese a un director de ventas estudiando las cifras de tres comerciales diferentes
para comparar sus resultados. Una de las muchas funciones estadísticas que el director
puede utilizar es la varianza (VAR).

La varianza mide las diferencias existentes entre los valores individuales de los datos.
Los datos con una varianza baja contienen valores idénticos o similares: 6, 7, 6, 6, 7. Los
datos con una varianza alta contienen valores que no se asemejan: 598, 1, 134, 5, 92.
En la sesión de práctica podrá probar la función denominada varianza.
Si se puede utilizar cualquier función en Excel, se puede utilizar una fórmula estadísti-
ca. Estas fórmulas se escriben de la misma forma:
1. Siempre comienzan por el signo igual (=).
2. A continuación se sitúa el nombre de la función.
3. Por último, se añaden los argumentos entre paréntesis.
En el caso de las fórmulas estadísticas, es frecuente que los argumentos sean rangos,
como se puede observar en la imagen.

Si está realizando análisis estadísticos de gran complejidad, es posible que sus necesida-
des sobrepasen la capacidad de Excel. Por ejemplo, si desea realizar análisis regresivos,
Excel requiere que los valores x estén en un sólo bloque (filas o columnas adyacentes)
y es posible que esto no resulte práctico para usted.
En estas circunstancias quizá desee utilizar un paquete estadístico especializado, ya que
éste cubriría una mayor variedad de opciones de análisis estadístico y otras funciones re-
lacionadas. Algunos paquetes también incluyen representaciones adicionales asociadas
con determinados tipos de análisis. Los usuarios habituales de este tipo de programas
son personas que trabajan en el departamento de estadística de instituciones académi-
cas o trabajadores de laboratorios de investigación.
Muchos de estos programas de análisis estadísticos son de venta al público. También
existen complementos diseñados especialmente para Excel por otras empresas.

1. Funciones estadísticas
1.1. Funciones de tendencia central
 on esta función escogeremos un valor de una lista de valores dependiendo de un
C
índice.
Las tres medidas más comunes de tendencia central son las siguientes:
• P
 romedio, que es la media aritmética y se calcula sumando un grupo de núme-
ros y dividiendo a continuación por el recuento de dichos números. Por ejem-
plo, el promedio de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 30 dividido por 6, que es 5.
• M
 ediana, que es el número intermedio de un grupo de números; es decir, la
mitad de los números son superiores a la mediana y la mitad de los números
tienen valores menores que la mediana. Por ejemplo, la mediana de 2, 3, 3, 5, 7
y 10 es 4.
• M
 oda, que es el número que aparece más frecuentemente en un grupo de nú-
meros. Por ejemplo, la moda de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 3.
Para una distribución simétrica de un grupo de números, estas tres medidas de ten-
dencia central son iguales. Para una distribución sesgada de un grupo de números, las
medidas pueden ser distintas.
 UNIDAD III: Funciones Avanzadas y Gestión de Datos con el Libro Desarrollo Actividades Autoevaluación
78
Electrónico de Cálculo de contenidos

Lecturas
seleccionadas
a. Función PROMEDIO
Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. Por ejemplo, si el rango
A1:A20 contiene números, la fórmula =PROMEDIO(A1:A20) devuelve el promedio de
dichos números. Recordatorio Anotaciones

Sintaxis =PROMEDIO(número1, [número2], ...)

La sintaxis de la función PROMEDIO tiene los siguientes argumentos:
• N
 úmero1 Obligatorio. El primer número, referencia de celda o rango para el
cual desea el promedio.
• N
 úmero2,... Opcional. Números, referencias de celda o rangos adicionales para
los que desea el promedio, hasta un máximo de 255.

Observaciones
ü Los argumentos pueden ser números o nombres, rangos o referencias de celda
que contengan números.
ü Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones textuales de núme-
ros escritos directamente en la lista de argumentos.
ü Si el argumento de un rango o celda de referencia contiene texto, valores ló-
gicos o celdas vacías, estos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirán las
celdas con el valor cero.
ü Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a
números provocan errores.
ü Si desea incluir valores lógicos y representaciones textuales de números en una
referencia como parte del cálculo, utilice la función PROMEDIOA.
ü Si desea calcular el promedio de solo los valores que cumplen ciertos criterios,
use la función PROMEDIO.SI o la función PROMEDIO.SI.CONJUNTO.

SUGERENCIA: Al calcular el promedio de celdas, debemos tener en cuenta la di-

ferencia existente entre las celdas vacías y las que contienen el valor cero, especial-
mente cuando desactiva la casilla de verificación Mostrar un cero en celdas que
tienen un valor cero en el cuadro de diálogo Opciones de Excel de la aplicación de
escritorio de Excel. Cuando se activa esta opción, las celdas vacías no se tienen en
cuentan pero sí los valores cero.

Para encontrar la casilla de verificación Mostrar un cero en celdas que tienen un valor cero:
En la pestaña Archivo, haga clic en Opciones y, a continuación, en la categoría Avanzado, busque
Mostrar opciones para esta hoja.
Ejemplo
 UNIDAD III: Funciones Avanzadas y Gestión de Datos con el Libro
o
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Actividades Autoevaluación
os
Electrónico de Cálculo

b. Función MEDIANA

Devuelve la mediana de los números dados. La mediana es el número que se en-
cuentra en medio de un conjunto de números.
Sintaxis
=MEDIANA(número1;número2; ...)
Número1, número2... son de 1 a 255 números cuya mediana desea obtener.

Observaciones
ü Si la cantidad de números en el conjunto es par, MEDIANA calcula el promedio
de los números centrales.
ü Los argumentos pueden ser números, o nombres, matrices o referencias que
contengan números.
ü Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones textuales de núme-
ros escritos directamente en la lista de argumentos.
ü Si el argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o cel-
das vacías, estos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirán las celdas con el
valor cero.
ü Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a
números provocan errores.

c. Función MODA

Devuelve el valor que se repite con más frecuencia en una matriz o rango de datos.
Sintaxis
=MODA(número1,número2, ...)
|Número1, número2... son de 1 a 255 argumentos cuya moda desea calcular. Tam-
bién puede utilizar una matriz única o una referencia matricial en lugar de argu-
mentos separados con punto y coma.

1.2. Función DESVEST


Calcula la desviación estándar de una muestra. La desviación estándar es la medida
de la dispersión de los valores respecto a la media (valor promedio).
Sintaxis =
DESVEST(número1, número2, ...)

Número1, número2,... son de 1 a 255 argumentos numéricos correspondientes
a una muestra de una población. También puede utilizar una matriz única o una
referencia matricial en lugar de argumentos separados con punto y coma.

1.3. Función FRECUENCIA


Calcula la frecuencia con que se repiten los valores de un rango y devuelve un
matriz vertical de números. Por ejemplo, utilice FRECUENCIA para contar el nú-
mero de los resultados que se encuentran dentro de un rango. Debe especificarse
como una fórmula de matrices debido a que FRECUENCIA devuelve una matriz.
Sintaxis
=FRECUENCIA(datos, grupos)

Datos: Es una matriz de un conjunto de valores o una referencia a un conjunto de
valores cuyas frecuencias se desea contar. Si datos no contiene ningún valor, FRE-
CUENCIA devuelve una matriz de ceros.

Grupos: Es una matriz de intervalos o una referencia a intervalos dentro de los cua-
les se desea agrupar los valores del argumento datos. Si grupos no contiene ningún
valor, FRECUENCIA devuelve el número de elementos contenidos en datos.
 UNIDAD III: Funciones Avanzadas y Gestión de Datos con el Libro Desarrollo Actividades Autoevaluación
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Electrónico de Cálculo de contenidos

Lecturas Glosario Bibliografía

seleccionadas

Observaciones
ü FRECUENCIA se especifica como una fórmula de matriz después de seleccio-
nar un rango de celdas adyacentes en las que se desea que aparezca el resultado
de la distribución.
ü La función FRECUENCIA pasa por alto celdas en blanco y texto.
ü  Las fórmulas que devuelven matrices deben especificarse como fórmulas de
matriz.

2. Gráficos Estadísticos

Mostrar los resultados de nuestro trabajo se puede realizar de diversas formas, una
de ellas es la representación en Gráficos. El presentar los datos en forma gráfica nos
permite compararlos, observar sus cambios, verlos en forma conjunta y reducida.
Además de esto, las Gráficos se pueden adecuar y modificar para dar crear un ma-
yor impacto en el que los recibe.
Vamos a ver, cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de
cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación
de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos cla-
sificados por filas y columnas.
Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo:
- Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cual-
quier otro objeto.
- Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en
las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.
Veamos cómo crear de un gráfico.

Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la sec-
ción Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.


Es recomendable que tengas seleccionado el
rango de celdas que quieres que participen en
el gráfico, de esta forma, Excel podrá generar-
lo automáticamente. En caso contrario, el grá-
fico se mostrará en blanco o no se creará debi-
do a un tipo de error en los datos que solicita.

Como puedes ver existen diversos tipos de grá-

ficos a nuestra disposición. Podemos seleccio-
nar un gráfico a insertar haciendo clic en el
tipo que nos interese para que se despliegue el
listado de los que se encuentran disponibles.

En cada uno de los tipos generales de gráficos po-

drás encontrar un enlace en la parte inferior del
listado que muestra Todos los tipos de gráfico...
Hacer clic en esa opción equivaldría a desple-
gar el cuadro de diálogo de Insertar gráfico
que se muestra al hacer clic en la flecha de la
parte inferior derecha de la sección Gráficos
 UNIDAD III: Funciones Avanzadas y Gestión de Datos con el Libro
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Actividades Autoevaluación
os
Electrónico de Cálculo

Aquí puedes ver listados todos los gráficos disponibles, selecciona uno y pulsa Acep-
tar para empezar a crearlo.
 seleccionaste un rango de celdas verás tu nuevo gráfico inmediatamente y lo
Si
insertará en la hoja de cálculo con las características predeterminadas del gráfico
escogido. Si has decidido probar suerte y no tenías celdas seleccionadas, deberás
seguir leyendo los siguientes apartados.

2.1. Añadir una serie de datos


Este paso es el más importante de todos ya que en él definiremos qué datos quere-
mos que aparezcan en el gráfico.


Una vez tengamos un gráfico sobre la hoja de cálculo, aparecerán nuevas pestañas
para mostrarnos nuevas opciones.
Si observamos la pestaña Diseño encontraremos dos opciones muy útiles:

Primero nos fijaremos en el botón Seleccionar datos. Desde él se abre el siguiente
cuadro de diálogo:

Observa detenidamente el contenido de esta ventana.

Como ya hemos dicho es la más importante porque se encargará de generar el grá-
fico.
Así pues tenemos un campo llamado Rango de datos del gráfico donde podremos
seleccionar el rango de celdas que se tomarán en cuenta para crearlo. En el caso de
la imagen, las celdas que se tomaron eran 5 y tenían los valores 445, 453, 545, 453 y
345.
 UNIDAD III: Funciones Avanzadas y Gestión de Datos con el Libro Desarrollo Actividades Autoevaluación
82
Electrónico de Cálculo de contenidos

Lecturas
seleccionadas
Pulsa el botón y selecciona las celdas, automáticamente se rellenará el campo
de texto con el rango correcto.

Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociará unos al eje
horizontal (categorías) y otros al eje vertical (series).

Ten en cuenta que hay gráficos que necesitan más de dos series para poder crearse
(por ejemplo los gráficos de superficie), y otros en cambio, (como el que ves en la
imagen) se bastan con uno solo.

Utiliza el botón Editar de las se-
ries para modificar el literal que
se muestra en la leyenda del grá-
fico.

Del mismo modo también po-
drás modificar el rango de cel-
das que se incluirán tanto en las
series como en las categorías.

Haciendo clic en el botón Cambiar fila/columna podremos permutar los datos de
las series y pasarlas a las categorías y viceversa. Este botón actúa del mismo modo que
el que podemos encontrar en la Cinta de opciones Cambiar entre filas y columnas.
(pestaña Diseño).
 haces clic en el botón Celdas ocultas y vacías abrirás un pequeño cuadro de diálo-
Si
go desde donde podrás elegir qué hacer con las celdas que no tengan datos o estén
ocultas.

2.2. Formato de gráficos estadísticos


En la pestaña Presentación podrás encontrar todas las opciones relativas al aspecto
del gráfico.

Por ejemplo, podrás decidir que ejes mostrar o si quieres incluir una cuadrícula de
fondo para poder leer mejor los resultados. Todo esto lo encontraras en la sección
Ejes:


Utiliza las opciones de la sección Etiquetas para establecer qué literales de texto se
mostrarán en el gráfico:


De todas formas, recuerda que puedes seleccionar las etiquetas dentro del gráfico y
arrastrarlas para colocarlas en la posición deseada.
Desde esta sección también podrás configurar la Leyenda del gráfico.

Finalmente destacaremos las opciones de la sección Fondo que te permitirán modi-

ficar el modo en el que se integrará el gráfico en el cuadro de cálculo.
 UNIDAD III: Funciones Avanzadas y Gestión de Datos con el Libro
o
83
Actividades Autoevaluación
os
Electrónico de Cálculo


DeLa primera opción Área de trazado, sólo estará disponible para los gráficos bidi-
mensionales (como el de la imagen de ejemplo anterior).

Cuadro Gráfico, Plano interior del gráfico y Giro 3D modifican el aspecto de los
gráficos tridimensionales disponibles:


Microsoft Excel 2010 ha sido diseñado para que todas sus opciones sean sen-
cillas e intuitivas, así que después de un par de pruebas con cada una de es-
tas opciones entenderás perfectamente sus comportamientos y resultados.

Practica primero con unos cuantos gráficos con datos al azar y verás el provecho
que puedes sacarle a estas características

Autoevaluación de la Unidad III

Ejercicio 1:
1. Recuperar el libro de trabajo TallerDB proporcionado por el docente.
2. Crear una tabla dinámica a partir de la tabla anterior para saber de cada coche, en
cada mes, cuántas horas hemos empleado en repararlo y el desembolso realizado.
3. Visualizar únicamente las reparaciones del mes de Enero.
4. Crear una gráfica de la tabla dinámica.
5. Guardar los cambios realizados.

Ejercicio 2:
1. Recupere el archivo PivotTable.xlsx proporcionado por el docente y construya la
fórmula utilizando un campo calculado.
2. Los vendedores reciben una bonificación del 7 por ciento cada trimestre, pero este
año obtendrán una bonificación del 10 por ciento los trimestres en los que sus ven-
tas superen los 25.000 dólares.
3. Exprese los datos como porcentaje.

Ejercicio 3:
Desactivar los subtotales automáticos
El total del porcentaje de bonificación de Peacock correspondiente a los cuatro trimes-
tres es del 10%, aunque ella no obtuvo una bonificación del 10 por ciento para cada
trimestre.
Excel sumó los cuatro trimestres en la columna C para Peacock, porque los subtotales
automáticos están activados. La fórmula de campo calculado en la fila con los subtotales
especificó un 10 por ciento de bonificación porque el total superaba los 25.000 dólares.
Para evitar confusiones, desactive los subtotales.

Ejercicio 4:
Calcular las cifras de bonificación
Cree otra fórmula de campo calculado para determinar la cifra de bonificación corres-
pondiente a cada vendedor por trimestre. Puede aplicar la siguiente fórmula:
=’Cantidad del pedido’*’% de bonificación’
 UNIDAD IV: HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS ADICIONALES Desarrollo
de contenidos
Actividades Autoevaluación
84

Lecturas Glosario Bibliografía

seleccionadas
Tema Nº 1: El Diseñador de presentaciones

Recordatorio Anotaciones
Microsoft PowerPoint es un programa para el diseño de presentaciones. Permite
organizar, ilustrar y mostrar información de forma profesional e impactante, tanto
en presentaciones personales como en línea. Microsoft PowerPoint permite ilustrar
sus ideas con diferentes formatos de texto, incluir imágenes de Microsoft Office
Art, efectos de animación, así como crear presentaciones con características multi-
media. Además, es posible generar versiones distintas de una sola presentación para
adaptar su contenido a diferentes audiencias y diseñar presentaciones para Internet
o para intranets corporativas.

1 Introducción al Diseñador de Presentaciones

Al iniciar Microsoft PowerPoint 2010, este automáticamente abre una caja de diálo
go donde debemos indicarle la operación que deseamos iniciar.

Seleccionar Abrir una presentación existente o utilizar cualquiera de los siguien

tes métodos:
Menú Seleccionamos del menú Archivo el comando Abrir.

Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <A> ó <Ctrl> + <F12>.

Damos un clic sobre este ícono

Para abrir un archivo determinado, lo seleccionamos dando un clic sobre él. Acep
tamos nuestra selección dando clic sobre el botón de Aceptar. Se puede abrir un
ar chivo que haya sido creado en otra aplicación de las que aparecen en Tipo de
Archivos. Si deseamos abrir un archivo como sólo lectura señalamos la opción Sólo
Lectura. El botón de Avanzadas se revisará posteriormente.

1.1. Ventana principal

La presentación aparece en la pantalla principal junto con todos los elementos que
la componen.
o
os 85
Actividades Autoevaluación
UNIDAD IV: HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS ADICIONALES

Aparece también la Barra de Herramientas, la Barra de Estado y las de Desplazamiento.

1.2. Manejo de presentaciones

a) Las Vistas
Cuando estamos generando una presentación utilizamos distintas vistas para traba
jar y observar los resultados. A cada vista le corresponde un ícono. Las vistas que
podemos utilizar son:

En esta vista vemos una sola diapositiva en

pantalla y podemos hacerle modificacio-
nes a ésta. Además dispondremos, al lado
Normal izquierdo de un esquema para organizar
mejor el contenido de las diapositivas.
Por último, en la parte inferior podremos
agregar notas a las diapositivas que cree-
mos, como la fecha de creación o la idea
que se expone.
En esta vista aparecen en miniatura las
diapositivas. Con esta vista podemos cam-
biar la secuencia en la que aparecen las
Clasificador de Diapositivas diapositivas, el tiempo que transcurrirá
entre cambios, y borrar o copiar diaposi-
tivas.
Con esta vista vemos nuestras diapositivas
en pantalla completa a manera de expo-
sición.
Presentación con Diapositivas

b) Elementos de la Presentación
Todas las diapositivas estarán compuestas por un título y por un cuerpo. Los cuer
pos serán diferentes dependiendo del tipo de Diseño que hayamos seleccionado,
además dispondremos de otras combinaciones posibles.

Diapositiva de Viñetas
Título

Gráficas Texto a dos colum-

nas
 UNIDAD IV: HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS ADICIONALES Desarrollo
de contenidos
Actividades Autoevaluación
86

Lecturas Glosario Bibliografía

seleccionadas

Texto y Gráfica Texto e imagen

Recordatorio Anotaciones

Organigrama Tabla

Objeto y Texto Objeto grande

Película y texto Cuatro objetos

Los elementos comunes en todas las diapositivas son considerados como elementos
del Patrón de Diapositiva, esta diapositiva es la que da continuidad a la presentación
en sus atributos y formatos.

c) El Clasificador de Diapositivas
Si queremos revisar toda la presentación, podemos utilizar el Clasificador de
Diapositivas que nos mostrará miniaturas de cada una de ellas. En el Clasificador
de Diapo sitivas podremos cambiar el orden, borrar o agregar diapositivas.
Para cambiar al Clasificador de Diapositivas:
Menú Seleccionamos del menú Ver la opción Clasificador de Diapositivas.

8 Damos un clic sobre este ícono .

Al hacerlo aparecerá una pantalla similar a la que se muestra abajo:
o
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Actividades Autoevaluación
UNIDAD IV: HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS ADICIONALES

Glosario Bibliografía
as

Nota: Observa cómo ha cambiado la Barra de Herramientas y ha desaparecido la

Paleta de Herramientas..

2. Creación de presentaciones
 continuación veremos cómo crear una nueva Presentación en blan-
A
co, esta opción se suele utilizar cuando la persona que genera la presen-
tación sabe manejar bien el programa y también cuando ninguna de las
plantillas que incorpora PowerPoint se adapta a nuestras necesidades.

2.1. Crear una Presentación en Blanco

Para crear una presentación en blanco sigue estos pasos:
ü Despliega el Botón Office.
ü Selecciona la opción Nuevo.
ü En el cuadro de diálogo Nueva presentación haz doble clic sobre Presentación
en blanco o selecciónala y pulsa el botón Crear.
Así es como te puede quedar una presentación en blanco. Tienes una diapositiva y
dos cuadros de texto para añadir un título y añadir un subtítulo

A partir de ahí tendremos que dar contenido a las diapositivas, añadir las diapositi
vas que hagan falta y todo lo demás
 UNIDAD IV: HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS ADICIONALES Desarrollo
de contenidos
Actividades Autoevaluación
88

Lecturas
seleccionadas
2.2. Plantillas y diseños

Puede crear presentaciones utilizando plantillas de diseño, el cual definirá la com-
binación de colores y los posibles diseños un una presentación. Para crear una
nueva presentación, Inicie Microsoft PowerPoint y elija Plantilla de diseño. Recordatorio Anotaciones

A continuación veremos cómo crear una Presentación con una de las plantillas
que incorpora el propio PowerPoint.

Las plantillas son muy útiles porque generan y permiten organizar las diapositivas
que puede necesitar nuestra presentación.

Para crear una presentación con una plantilla sigue estos pasos:

ü Despliega el Botón Office.

ü Selecciona la opción Nuevo.
ü En el cuadro de diálogo Nueva presentación haz clic sobre la categoría Plan
tillas instaladas y te aparecerá un cuadro de diálogo similar al que te mostramos
a continuación.

Selecciona la plantilla de diseño que más te gusta, en la parte de la derecha te apa-

recerá una vista previa de la plantilla que has seleccionado para que puedas elegir
mejor.

Una vez hayas encontrado la plantilla que más se adapte a tus gustos pulsa el
botón Crear.

En nuestro caso hemos elegido la plantilla Álbum de fotos clásico y así es lo que
nos ha generado:
o
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Actividades Autoevaluación
UNIDAD IV: HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS ADICIONALES

Esto sólo es un ejemplo de lo que se puede hacer con esta plantilla, a partir de
aquí deberemos ir añadiendo nuevas diapositivas predefinidas donde colocaremos
nuestro propio contenido utilizando la apariencia de esta plantilla.

Siempre podrás buscar más plantillas desde la caja de texto del cuadro de diálogo
Nueva presentación:

Las plantillas que descargues se almacenarán en la categoría Plantillas instaladas.

También podrás encontrar más plantillas en la página oficial de Office o buscán-

dolas en Internet.

3. Inserción y Edición de objetos

3.1. Imágenes

Microsoft PowerPoint 2010 nos permite ilustrar nuestras presentaciones mediante
dos utilerías: la Paleta de Herramientas de dibujo, y las librerías de dibujos que
están incluidas en la aplicación. En este grupo de librerías se encuentran muchas
imágenes prediseñadas que se pueden incluir en nuestras presentaciones. Los
dibujos incluidos van desde símbolos y mapas, hasta edificios y construcciones. En
el manual del producto se encuentran miniaturas de cada una de ellas agrupadas
por temas.

Para incluir en nuestra presentación un dibujo realiza alguna de las siguientes

acciones:

Menú: Seleccionamos de la ficha Insertar el comando Imagen, del submenú Imá-

genes prediseñadas.

8 Damos un clic sobre este ícono

Si al seleccionar la plantilla para la diapositiva
incluimos alguna que incluya una imagen
prediseñada aparecerá una caja para crear
imágenes prediseñadas.

Al dar doble clic sobre el ícono que representa las imágenes prediseñadas, apare
ce la caja de diálogo de este tipo de imágenes.
La caja de diálogo donde podemos seleccionarlas aparece a continuación:

 desea insertar una fotografía, Selecciona Imagen. Para insertar un soni-

Si
do Selecciona Sonido y para insertar un video Selecciona Video. Todas es-
tas herramientas multimedia se manejan de la misma forma, utilizando a tra-
vés de los botones que aparecen en la parte inferior de la caja de diálogo.
 UNIDAD IV: HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS ADICIONALES Desarrollo
de contenidos
Actividades Autoevaluación
90

Lecturas
seleccionadas
Haciendo clic derecho sobre la imagen encontramos las opciones Abrir una Venta-
na Nueva, Cambiar Nombre..., Eliminar categoría, Pegar Clips, Seleccionar Todo,
Recuperar.
Además al crear una Nueva categoría, haciendo clic sobre el ícono Categoría Nueva,
observamos la siguiente ventana:

4. Animación de Diapositivas
 las presentaciones podemos dar movimiento a los objetos que forman par-
En
te de ellas e incluso al texto haciéndolas así más profesionales o más divertidas,
además de conseguir llamar la atención de las personas que la están viendo.

4.1. Animar Textos y objetos


Para animar un texto u objeto lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, a
continuación ir a la pestaña Animaciones y Personalizar animación.

Después aparecerá en el panel de Personalizar animación.

 este panel aparece el botón desplegable

En
Agregar efecto en la cual seleccionaremos el
tipo de efecto que queramos aplicar, incluso
podremos elegir la trayectoria exacta del movi-
miento seleccionándola del menú Trayectorias
de desplazamiento.

Podemos utilizar el botón Quitar para eliminar

alguna animación que hayamos aplicado a algún
texto.

En la lista desplegable Inicio podemos se

leccionar cuándo queremos que se aplique la
animación (al hacer clic sobre el ratón, después
de la anterior diapositiva, etc).

Las demás listas desplegables cambiarán en

función del tipo de movimiento y el inicio del
mismo.

La Velocidad suele ser una característica común por lo que podemos controlarla
en casi todas las animaciones que apliquemos a un objeto.
o
os 91
Actividades Autoevaluación
UNIDAD IV: HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS ADICIONALES

La lista que aparece debajo de velocidad nos muestra las distintas animaciones
que hemos aplicado a los objetos de la diapositiva, como podrás comprobar apare-
cen en orden.

El botón Reproducir te muestra la diapositiva tal y como quedará con las anima-
ciones que hemos aplicado.

4.2. Ocultar diapositivas

 función ocultar diapositivas se puede utilizar para reducir una presentación por
La
problema de tiempo pero sin que perdamos las diapositivas que hemos creado. Para ge-
nerar una presentación más corta pero sin perder las diapositivas que no visualizamos.


Para ocultar las diapositivas únicamente tienes que seleccionar la diapositiva que
quieres ocultar y después desplegar la pestaña Presentación con diapositivas y
elegir Ocultar diapositiva.

Para ocultar las diapositivas únicamente tienes que seleccionar la diapositiva que
quieres ocultar y después desplegar la pestaña Presentación con diapositivas y
elegir Ocultar diapositiva.

4.3. Transición de diapositiva

La transición de diapositiva nos permite determinar cómo va a producirse el paso

de una diapositiva a la siguiente para producir efectos visuales más estéticos.

Para aplicar la transición a una diapositiva despliega la pestaña Animaciones y

selecciona una de las opciones de Transición a esta diapositiva.

Los diferentes diseños te permiten seleccionar el movimiento de transición entre

una diapositiva y la siguiente. Hay una lista muy larga de movimientos.

En la lista Velocidad podemos indicarle la velocidad de la

transición entre una y otra diapositiva.

Incluso podemos insertar algún sonido de la lista Sonido .

En la sección Avanzar a la diapositiva podemos indicarle que si para pasar de una

diapositiva a la siguiente hay de hacer clic con el ratón o bien le indicas un tiempo
de transición (1 minuto, 00:50 segundos, etc..)

Si quieres aplicar estas características a todas las diapositivas pulsa en el botón

Aplicar a todo.
 UNIDAD IV: HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS ADICIONALES Desarrollo
de contenidos
Actividades Autoevaluación
92

Lecturas
seleccionadas
4.4. Ensayar intervalos

Ensayar intervalos te permite calcular el tiempo que necesitas para ver cada diapo-
sitiva sin prisas.
Recordatorio Anotaciones


Para calcular el tiempo que necesitas tienes que ir a la pestaña Presentación
con diapositivas y elegir la opción Ensayar Intervalos, después verás que la pre-
sentación empieza a reproducirse pero con una diferencia, en la parte supe-
rior izquierda aparece una especie de contador que cronometra el tiempo
que tardas en pasar de una diapositiva a otra pulsando algún botón del ratón.

 el recuadro blanco te mostrará el tiempo para la diapositiva actual y el recua-

En
dro del tiempo que aparece en la parte derecha muestra la suma total de interva-
los, es decir, el tiempo que transcurrido desde la primera diapositiva.

La flecha sirve para pasar a la siguiente diapositiva, el botón para pausar

el ensayo de intervalos y para repetir la diapositiva (para poner a cero el
cronómetro de la diapositiva.

Una vez terminas el ensayo Microsoft PowerPoint te pregunta si quieres conservar

esos intervalos para aplicarlos a cada diapositiva de la presentación. Si contestas
que sí verás que aparece una pantalla en la que te muestra en miniatura las diapo-
sitivas y debajo de cada una aparece el tiempo utilizado para ver cada una de ellas.
o
os 93
Actividades Autoevaluación
UNIDAD IV: HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS ADICIONALES

Autoevaluación de la Unidad IV
Ejercicio 1: Microsoft PowerPoint

Abrir una presentación en blanco seleccionando la opción Diapositiva de título

y guardarla con el nombre gastos_mensuales.pptx. Realizar en ella las siguientes
operaciones:

En la primera diapositiva introducir el texto “Balance de gastos” en el cuadro de

texto superior y en el inferior el texto “Primer trimestre”.

Insertar una nueva diapositiva en blanco e insertar en ella un Gráfico.

Como título escribir “Gastos mensuales”.

Crear el gráfico que se muestra en la siguiente imagen.


Realizar las modificaciones de formato necesarias para que el gráfico presente el
aspecto que se muestra en la siguiente imagen.
 UNIDAD IV: HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS ADICIONALES Desarrollo
de contenidos
Actividades Autoevaluación
94

Lecturas
seleccionadas
Duplicar la diapositiva.

Seleccionar el gráfico de la nueva diapositiva para modificarlo.

Recordatorio Anotaciones
En la Hoja de datos del gráfico y modificar los datos de manera que sólo aparez-
can los totales para cada mes.

Modificar el tipo de gráfico utilizado, eligiendo un gráfico de tipo circular y Cam-

biar entre filas y columnas los datos representados.

El aspecto del gráfico será el que muestra la siguiente imagen.

Ejercicio 2: Microsoft Visio

 continuación se presenta un diagrama de causa y efecto, construir el diagra-
A
ma y aplicar el formato adecuado: