EJERCICIO NO.
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PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS
Asunto: Fecha de Vigencia: Procedimiento
Compra de Material de 10/08/2024 No. 1
empaque, Materia Prima y
Útiles de Oficina. Sustituye al de fecha Pagina:
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A. Objetivo
Definir el procedimiento a seguir en la compra de Material de empaque, Materia Prima y
Útiles de Oficina.
B. Responsabilidades
Jefe de área de compras
Jefe de Producción
Gerente Administrativo
Contador General
C. Generalidades
Las compras de Material de empaque, Materia Prima y Útiles de oficina son fundamentales
para que el departamento de producción y administrativo pueden llevar a cabo su cometido,
para ello se deberá dejar constancias de la necesidad de cada compra, junto con
procedimiento de autorización normados por el presente procedimiento y será entregado
con el control del Gerente Administrativo y Contador General.
D. Procedimiento
1. Aspectos normativos
Requerimiento de compra para Materia prima, material de empaque y útiles de
oficina con una proyección de consumo justificada.
Cotizaciones físicas de 3 proveedores (como mínimo) junto con cuadro comparativo
de proveedores para la autorización de las compras.
Firma de Autorización de compra sobre la cotización y requerimiento de compra
elegidos.
Traslado de documentación al área contable para su registro
Revisión de papelería completa en el área contable previo a su registro y gestión de
pago.
PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS
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2. Jefe de Producción:
El día Lunes de la tercera semana del mes antes de las 11:00 a.m. el jefe de
producción trasladará el requerimiento de Materia Prima, Material de empaque y
útiles de oficina necesarios para la producción de jugos en el próximo mes, Como
anexo deberá colocar lo consumido en meses anteriores y una proyección sobre lo
que se tiene previsto utilizar.
La solicitud deberá incluir espacio para las siguientes firmas:
- Solicitante: Jefe de Producción
- Revisión: Jefe de compras
- Autorización: Gerente Administrativo
- Contabilización: Área Contable
3. Jefe de Compras
El día lunes de la tercera semana deberá validar la solicitud y anexos trasladados
por el Jefe de Producción dejando constancia de su revisión y validación con su
firma en la solicitud de compras.
Contactara a los proveedores (Mínimo tres) a través de correo electrónico con
copia a su jefe inmediato. Solicitando cotización por las compras a realizar.
El día Miércoles de la tercera semana del mes, Realizara un cuadro comparativo
con las ventajas y desventajas de los proveedores contactados, basándose en el
costo y calidad del producto, servicio y despacho del mismo. Este cuadro
comparativo junto con las cotizaciones y la solicitud de compra será trasladado
al Gerente Administrativo para su aprobación.
El día Viernes de la tercera semana del mes tendrá la aprobación del Gerente
administrativo, deberá trasladar toda la documentación al área contable el
mismo día y confirmará la compra al proveedor elegido. Estipulando fecha de
entrega vía correo electrónico.
Confirmar la entrega del producto o mercadería al departamento contable
4. Gerente Administrativo
El día Miércoles de la tercera semana del mes, Recibirá el cuadro comparativo, las
cotizaciones y la solicitud de compra. Deberá evaluar la información para la
elección del proveedor más idóneo y conveniente para la empresa. Dejando validez
de su autorización en la solicitud de compra y en la cotización del proveedor
seleccionado, esto se realizará a dia viernes de la tercera semana del mes (Como
fecha máxima) antes de la 1:00 P.M.
5. Contador General
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Recibirá la Solicitud de compra con toda su documentación el día Viernes de la
tercera semana del mes, deberá validar que toda la documentación se encuentra
autorizada y con los documentos detallados en el presente procedimiento. Para su
contabilización, proceso de pago y archivo.
Si faltará algún documento o firma deberá notificar inmediatamente al encargado de
compras por llamada, mensaje o presencial. Si llegará a pasar dos días hábiles sin
completar las firmas o documente se hace una segunda notificación por correo
electrónico con copia al Gerente Administrativo
Confirmar con el Jefe de compras la entrega del producto o mercadería. Antes del
pago a proveedores.
PREPARADO REVISADO POR APROBADO POR FECHA
POR
