Procedimiento de Facturacion
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AF-AC-001
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PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE
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1. OBJETIVO.
Generar la factura de todos los servicios de salud prestados en el CENTRO DE VARICES, en forma
oportuna con calidad y humanización, realizando una correcta identificación del pagador, aplicando los
acuerdos de voluntades suscritos con las EPS y PREPAGADAS contratadas y logrando así la
sostenibilidad financiera de la institución.
2. ALCANCE.
3. RESPONSABLE.
Dirigir, planear, controlar, coordinar, asesorar e implementar, todas las actividades, políticas y
estrategias propias del proceso de facturación, aplicando las normas legales vigentes, que le
garantice a la institución el cobro exacto y oportuno de todos los servicios prestados a
usuarios del CENTRO DE VARICES.
Recepcionar todas las llamadas telefónicas de los clientes, para la asignación de citas
médicas, cirugías y/o procedimientos y orientación del servicio solicitado.
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4. DEFINICIONES.
4.3 EAPB.
Se entiende por Entidades Administradoras de Planes de Beneficios de Salud (EAPB) las Entidades
Promotoras de Salud del Régimen Contributivo y Subsidiado, Empresas Solidarias de Salud, las
Asociaciones Mutuales en sus actividades de Salud, las Entidades Promotoras de Salud Indígenas, las
Cajas de Compensación Familiar en sus actividades de salud, las Entidades que administren planes
adicionales de salud, las entidades obligadas a compensar, las entidades adaptadas de Salud, las
entidades pertenecientes al régimen de excepción de salud y las universidades en sus actividades de
salud.
4.4 IPS.
Son las Instituciones encargadas de prestar los servicios de salud en su nivel de atención
correspondiente a los afiliados y beneficiarios dentro de los parámetros y principios señalados en la
presente Ley.
4.5 AUTORIZACIÓN.
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Es el documento que representa el soporte legal de cobro de un prestador de servicios de salud a una
entidad responsable del pago de servicios 21 de salud, por venta de bienes o servicios suministrados o
prestados por el prestador, que debe 17 cumplir los requisitos exigidos por la DIAN, dando cuenta de
la transacción efectuada. (Ministerio de Salud,2021).
4.7 DEVOLUCIÓN.
Es una no conformidad que afecta en forma total la factura por prestación de servicios de salud,
encontrada por la entidad responsable del pago durante la revisión preliminar y que impide dar por
presentada la factura. Las causales de devolución son 16 taxativas y se refieren a falta de
competencia para el pago, falta de autorización, falta de epicrisis, hoja de atención de urgencias u
ordinograma, factura o documento equivalente que no cumple requisitos legales, servicio electivo no
autorizado y servicio ya cancelado. La entidad responsable del pago al momento de la devolución
debe informar todas las diferentes causales de la misma. (Resolución 3047 de 2008).
4.8 GLOSA.
Es una no conformidad que afecta en forma parcial o total el valor de la factura por prestación de
servicios de salud, encontrada por la entidad responsable del pago durante la revisión integral, que
requiere ser resuelta por parte del prestador de servicios de salud. (Ministerio de Salud, 2009)
Entre las causales más comunes de objeciones realizadas por las Entidades Promotoras de Salud y de
acuerdo con la norma se pueden encontrar: Glosas por Facturación, Tarifas, Soportes, Autorización,
Cobertura, Pertinencia, Devoluciones, Respuestas a glosas y devoluciones. (minsalud, s.f.)
Las inconsistencias internas más comunes en las glosas son:
● Documentos enmendados
● Inconsistencias en los soportes anexos
● Cobros sin la comprobación de los derechos de usuario, tarjeta, cédula, carnét
● Falta de información estadística
● Errores en las liquidaciones, tarifas mal aplicadas, sumas mal realizadas
● Falta de documentos
● Prestación de servicios adicionales a los establecidos en el contrato.
● Falta de pertinencia técnico-científica entre diagnóstico y procedimientos realizados y/o servicios
prestados.
● Documentos sin firma del paciente. (minsalud, s.f.)
Se interpreta en todos los casos como la respuesta que el prestador de servicios de salud da a la glosa
o devolución generada por la entidad responsable del pago. (Resolución 3047 de 2008)
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5. GENERALIDADES.
5.1. FACTURACION.
El objetivo principal del proceso de admisiones y facturación es realizar un registro sistemático de cada
uno de los servicios prestados durante la atención prestada en el CENTRO DE VARICES del paciente,
para finalmente producir un documento equivalente de cobro o factura de venta de servicios. Esta área
debe enviar hacia contabilidad, como mínimo, los siguientes documentos con sus respectivos
atributos: factura o documento equivalente de venta por prestación de servicios, nota débito o nota
crédito si hubiere a lugar.
Por otra parte, el CENTRO DE VARICES, al actuar como entidad recaudadora de las cuotas
moderadoras y copagos en virtud de convenios con las EAPB, es decir, que obran por cuenta de un
tercero, deben tener presente el artículo 3° del Decreto 1514 de 1998, que trata de la facturación en
los contratos de mandato en los siguientes términos: En los contratos de mandato, las facturas
deberán ser expedidas en todos los casos por el mandatario. El mandatario deberá conservar por el
término señalado en el Estatuto Tributario, las facturas y demás documentos comerciales que soporten
las operaciones que realizó por orden del mandante.
1. Consultorio interno
2. Imágenes
3. Área de procedimientos
4. Sala de procedimientos
5. Consulta Prioritaria
Pago anticipado de una suma fija que se hace por persona que tendrá derecho a ser atendida durante
un periodo de tiempo, a partir de un grupo de servicios preestablecido. La unidad de pago está
constituida por una tarifa pactada previamente, en función del número de personas que tendrían
derecho a ser atendidas.
Mecanismo en el cual el pago se realiza por las actividades, procedimientos, intervenciones, insumos y
medicamentos prestados o suministrados a un paciente durante un período determinado y ligado a un
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Contratos Mixtos:
Consiste en una combinación de las dos anteriores, se pueden establecer modalidades de contrato
como los conjuntos de atención integral, por un número de estancias a demanda, por guías integrales
de atención y pagos diagnósticos de salud.
• Autorización: Orden para la prestación de un servicio por parte de la entidad responsable del pago.
• Historia clínica: resumen de la última atención del paciente, que debe cumplir con los
requerimientos establecidos en las Resoluciones 1995 de 1999 y 3374 de 2000.
• Comprobante de recibido del usuario: Puede quedar cubierto este requerimiento con la firma y/o
huella del paciente o quien lo represente en la factura.
• Orden y/o fórmula médica: Documento en el que el profesional de la salud tratante prescribe los
medicamentos y solicita otros servicios médicos, quirúrgicos y/o terapéuticos.
Documento que representa el soporte legal de cobro de la IPS del valor de los servicios de salud
prestados.
Para efectos tributarios, la factura debe contener mínimo los requisitos contemplados en el artículo 617
del estatuto tributario:
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El CENTRO DE VARICES registra una relación discriminada de la atención por cada usuario, de cada
uno de los ítems(s) resumidos en la factura, debidamente valorizados e identificados.
INCLUSIÓN.
Se incluye a todos los servicios que se facturan en el CENTRO DE VARICES debidamente habilitados.
EXCLUSIÓN.
Uno de los riesgos significativos en el área de facturación son las usuales modificaciones y
derogaciones normativas al que se ve sometido el sistema de seguridad social en salud.
Existen otros factores de riesgo tales como, fallas en la identificación del usuario, desconocimiento de
contratos y tarifas. Un proceso de facturación debe ser eficiente (el servicio cobrado corresponda al
facturado o prestado), debe satisfacer las necesidades, estándares, y expectativas de la institución
(dejar un rendimiento razonable que permita la sostenibilidad) y finalmente debe permitir obtener unos
resultados financieros positivos.
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Para todos estos grupos poblacionales debemos informar a los pacientes servicios de los cuales son
beneficiarios de acuerdo con la normatividad vigente para la preservación de su salud y bienestar. Es
por esto que el CENTRO DE VARICES, dentro de su valoración y orientación se esfuerza por brindarle
al usuario servicios de salud con calidad, apoyados en los Derechos y Deberes del Usuario.
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Saludo CENTRO DE VARICES, Buenos (Días, Tardes) habla con xxxx, con quien tengo el
gusto.
Proceso Señor(a) xxxx en que le puedo colaborar.
Filtro 2 A que EPS pertenece.
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una
cuota moderadora o de recuperación que tendrá el costo de $ o de acuerdo a las
servicios que le realicen.
Caso cancelación Señor(a), en caso de no poder asistir a su cita, por favor comunicarse con
anterioridad al WAPPSAP 3135735276.
Recuerda estar 20 minutos antes para realizar la confirmación de su cita y
Despedida portar documento de identificación.
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CONSULTA PRIORITARIA
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Terminado el proceso de registro y/o facturación de los servicios prestados, si es modalidad capitación, se da por
terminado el proceso.
En modalidad de evento se imprime la factura de acuerdo con las condiciones contractuales y normatividad.
Las facturas generadas diariamente son entregadas el día siguiente a preauditoria de 7:00 a 9:00 am. (La última
semana del mes no habrá restricciones de horario para la entrega de facturas).
Las facturas que no se entreguen dentro de los tiempos establecidos, tendrán un periodo de 3 días para entrega. En
caso de hallazgos para subsanar y/o corregir, el área de preauditoria es la encargada de realizar la devolución.
AUTORIZACIONES
Recepcionar y radicar en el link de cada una de las EAPB autorizadas, él envió de los anexos, solicitando las
autorizaciones de los servicios que se requiera de las EAPB y Aseguradoras o notificando novedades en las
bases de datos.
En caso de novedad en bases de datos, se realizan los envió del anexo 1, según Resolución 3047 de 2008 a las
EAPB.
El anexo 2 y 3 se reporta 3 veces, cada media hora antes de las 24 horas, con los tiempos estipulados en la norma
y 3 veces cada cuarenta y cinco minutos después de las 24 horas vía correo electrónico por directriz institucional.
Si las EAPB en un tiempo de 5 días, no responden se realiza otro envió al correo de las instituciones y se llama a la
entidad con el fin de recordar la solicitud o si no se le informa al usuario que valla a su EAPB.
Para los casos no prioritarios se atiende el paciente y se envían los anexos 2 y 3.
Se solicitan a las EAPB las portabilidades en los link de cada Entidad autorizada, o el correo Institucional.
Se realiza afiliación de oficio a los usuarios PPNA, con el fin de afiliarlos a una EAPB, según decreto 064 de 2020.
ACTIVIDAD
DESCRIPCIO RESPONSABLE
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N
Entrega diaria de las facturas de evento en medio físicos junto al listado de
ENTREGA DE FACTURAS
CLASIFICACIÓN
Recibido el listado (archivo Excel), de cada uno de los eventos por EAPB
DE FACTURAS
(modalidad evento) y/o prepagadas por servicios (prioritaria y otros eventos),
POR EAPB Y
se procede a clasificarlos por fecha de recibido y numero de contrato de
SERVICIOS
acuerdo a cada EAPB y aseguradora.
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CARGUE
DIGITAL DE En plataforma virtual de EAPBS que soliciten, se realiza escaneo y cargue de
FACTURAS facturas y soportes respectiva.
Y
SOPORTES
7. CONTROL DOCUMENTAL.
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