Universidad tecnológica de
México
Resolución del caso práctico para
conocer los requerimientos
tecnológicos de una empresa
sobre una base de datos
2023
Jorge Manuel Vanegas Mendoza
Prof. Genaro Gutierrez Becerril
Entregable 2
Fecha de entrega: 03 de diciembre del 2023
Grado de Contaduría pública y finanzas
Materia: Tecnologías de información en las organizaciones
Estado de México, México
INTRODUCCIÓN
Antes, las empresas y negocios preparaban sus estados financieros con diferentes tipos
de información en forma física, usando artículos de papel que podían mojarse, romperse o
dañarse, así como cajones y estanterías que ocupaban mucho espacio.
El uso de la tecnología ha creado muchas herramientas que pueden utilizarse en
beneficio propio, reduciendo así tiempo y espacio, una de estas herramientas son las
bases de datos, cuya función es almacenar grandes cantidades de información en el
espacio digital, las bases de datos permiten guardar información a gran escala,
relacionada con el mismo origen o situación, o que está sistemáticamente organizada.
Además, facilitan la recuperación, el análisis, la transferencia y la reutilización de la
información.
Este conjunto de información se estructura con campos, tipos de datos específicos y
datos individuales, que se almacenan en columnas, filas y orden alfabético, esto permite
un acceso y control eficientes, así como un acceso seguro, consultas ilimitadas y datos
siempre organizados y actualizados, de esta manera, las bases de datos cumplen su
propósito básico de facilitar la gestión de la información.
En el siguiente proyecto podremos dar resolución a la problemática inicial, desarrollando
un sistema que facilite la información de empleados, clientes y proveedores, esto de un
manera práctica pero funcional.
CASO PRÁCTICO:
Una sociedad familiar decide crear una comercializadora de cárnicos, con productos como
son de res, pollo, puerco, pescado, borrego además de esto vende productos lácteos
como quesos y de más productos al mayoreo en la central de abastos, lugar donde los
comerciantes mayormente suelen vender bien y con buenos costos.
La familia ha visto con el pasar de los años que, si bien el negocio vende con excelente
salida, pero por las zonas donde el personal vive, existen negocios o distribuidores de
estos, productos, pero a costos más elevados y deciden abrir dos sucursales, pensando
en ofertarlos costos similares a la central de abastos
En las dos zonas donde se planea la apertura de los negocios se utilizará una estrategia
de incorporación de un ERP (Enterprise Resource Planning), que controle las ventas,
compras, inventarios y todos los procesos que conlleva a la comercializadora, donde se
incorporará el software en un servidor y se planea la interconexión de las sucursales, a la
central para poder tener la información en todo momento.
Para el correcto funcionamiento de la segunda sucursal, se necesitará la base de datos
que ayudará a las dos sucursales de la comercializadora de cárnicos, en lo siguiente:
tener una organización en ambas sucursales, con ayuda de la base de datos, que ambas
pueden acceder, conocer los productos existentes, conocer el personal, y sus actividades
de cada sucursal.
Se deberá actualizar con frecuencia, sus costos, conocer su inventario, para saber que
compras se deben realizar, o saber que productos se necesitarán en un futuro.
TABLA 1: Inventario
Una consulta de las más importantes en la base de datos es la de inventarios ya que se
conocen todos los productos existentes en cada una de las sucursales, saber los que
productos que faltantes y, además, los diferentes tipos de productos que existen de cada
uno de los cárnicos.
1. Nombre del producto
2. ID del producto
3. Precio
4. Existencia inicial
5. Entradas
6. Salidas
7. Stock
TABLA 2: Clientes
Recopilar los datos de clientes, es una gran ayuda para las empresas, ya que ahorra
mucho tiempo, en caso de requerir factura o en su defecto para cualquier envío que se
requiera hacer, también conocer los clientes frecuentes, y qué tipo de producto consumen
con más frecuencia.
1. Nombres
2. Apellidos
3. ID del cliente
4. Dirección
5. Teléfono
6. Correo electrónico
7. Productos adquiridos
TABLA 3: Personal
la importancia de conocer la información del personal que se tiene en cada sucursal es
muy grande ya que tendremos un mayor control sobre el personal, la rotación del
producto y la venta del mismo, por ejemplo, si ellos tienen alguna clave de empleado para
vender, o hacer alguna transacción será más fácil rastrear la misma y corroborar la
veracidad de la información.
1. ID Empleado
2. Nombre completo
3. Número de teléfono
4. Departamento
5. Tipo de contrato
6. Fecha contratación
7. Dirección y números de emergencia
TABLA 4: Proveedores
Se necesita también una base de datos de los proveedores, esta debe de contener sus
datos básicos, ya que en caso de requerir alguno de sus productos, se contacte de
manera rápida y también para tener un mayor control de los mismos.
1. ID Proveedor
2. Productos ofrecidos
3. Fechas de pedido
4. Fechas de llegada
5. Teléfono
6. Localización
7. Métodos de pago
Tabla 5: Pedidos
1. ID de pedido
2. Sucursal 1
3. Sucursal 2
4. Fecha de entrega
5. Cliente
6. Precio
7. N. de comprobante
Como podemos observar las bases de datos son una herramienta útil para controlar los
productos que entran y salen de un negocio o empresa. Con ellas, se puede saber qué
tipos de productos son los más vendidos y en qué fechas se demandan más.
Además, las bases de datos permiten recopilar datos de los clientes, como su nombre,
contacto o correo electrónico, cada vez que compran la información ayuda a mantener
una comunicación constante con los clientes, para enviarles contenido de valor o seguir
promocionando el producto, en caso del personal, se obtiene mayor control del mismo en
caso de emergencia o problemática se tenga la información de manera rápida.
RELACIÓN
Relación uno a uno:
La relación que existe entre la tabla 1 y la tabla 4, re refiere a los productos que hay en
existencia en cada una de las sucursales, la primera tabla tiene las opciones de los
productos que hay en existencia en cada sucursal, y con la tabla 4, con la opción de
productos, se puede ver quién es el proveedor, y revisar fechas de pedidos.
Relación de la tabla 2 y 3:
Ambas tablas tienen opciones que coinciden, como lo son el ID, su dirección, que esto va
más de la mano con envíos a domicilio, y saber cuál es el empleado que está a cargo de
las facturas requeridas por el cliente a su correo, o posibles ofertas.
Relación de tabla 2 y 5:
Este tipo de negocios, independientemente del giro que sea, necesita tener la función de
pedidos a domicilio o pedidos para alguna fecha en especial, ya que potencializa las
ventas en mayor volumen. En este aspecto también se utiliza la base de datos donde se
almacenan los datos de los clientes, a partir de aquí, se selecciona la opción y despliega
la opción de pedidos que haya hecho el respectivo cliente.
CONSULTAS:
Las bases de datos están distribuidas en varias tablas, donde se puede consultar la
información, y al mismo tiempo poder filtrar opciones para solo ver las deseadas.
Para ello, es importante actualizarlas continuamente, para crear nuevas tablas, añadir
datos a las que ya existen, o eliminar datos y muy importante no tener información que se
repita.
Para las empresas es de suma importancia contar con bases de datos, para llevar un
control en cuestión de información de diferentes tipos. Se pueden utilizar en diversas
ocasiones, de manera rápida y eficaz, por diferentes colaboradores.
CONSULTA 1:
¿Qué cantidad de productos de pescado hay en la sucursal 2?
CONSULTA 2:
¿Cuánta cantidad de res y de pollo se vendió en el mes de mayo?
CONSULTA 3:
No hay producto de queso en sucursal 1, ¿Qué cantidad tienen en sucursal 2?
CONSULTA 4:
Un empleado de sucursal 2 no asistió, ¿Cuál es su número de teléfono para
comunicarme?
CONSULTA 5:
¿Cuáles fueron los productos que más se vendieron en esta fecha?
CONSULTA 6:
¿Cuál de las dos sucursales tuvo más venta de quesos?
CONSULTA 7:
¿Cuáles son las fechas de pedido y entrega del proveedor de pescado?
Consulta 8:
¿Cuánta carne de res compró el cliente con el ID 12345 en el mes de diciembre?
Las consultas son una forma de obtener información relevante de las bases de datos, que
ayudan al personal a conocer la circulación de productos y a decidir si se necesita pedir
más producto o más frecuentemente a algún proveedor, dependiendo de cuáles
productos sean los más consumidos por los clientes.
Con las consultas, se pueden encontrar datos específicos de manera rápida, usando
filtros que resumen los datos que nos aparecen. También se pueden ordenar los datos
por fecha de agregación, usando las opciones de “ascendente” o “descendente”, para
mostrar los resultados deseados.
Para el negocio, resulta útil saber las entradas y salidas de cada producto, y en qué
sucursal se solicita más, así como las preferencias de producto de cada cliente, esto
ayuda a reducir las pérdidas de producto, ya que se deben mantener frescos y venderlos
al cliente.
Y en caso de que un producto tenga menor venta, se puede reducir el pedido al
proveedor, o bajar el precio de este, y viceversa si un producto se solicita con mucha
frecuencia, se puede aumentar el número de pedido, la persona que crea la base de
datos, lo hace de tal manera que no todas las personas puedan acceder a ella, o hacer
modificaciones, también debe tener copias de seguridad en caso de perderla.
IMAGEN PROPUESTA DE USUARIO FINAL
CONCLUSIÓN
En este proyecto se ha presentado la importancia de las bases de datos para la gestión
de la información en una comercializadora de cárnicos que planea abrir dos sucursales.
Se ha explicado cómo las bases de datos permiten almacenar, recuperar, analizar,
transferir y reutilizar la información de forma eficiente, segura y actualizada. Se ha
descrito el caso práctico de una sociedad familiar que decide utilizar una estrategia de
incorporación de un ERP (Enterprise Resource Planning) que controle las ventas,
compras, inventarios y todos los procesos que conllevan a la comercializadora, donde se
incorporará el software en un servidor y se planea la interconexión de las sucursales, a la
central para poder tener la información en todo momento.
Se ha detallado cómo la base de datos ayudará a las dos sucursales de la
comercializadora de cárnicos, en lo siguiente: tener una organización en ambas
sucursales, con ayuda de la base de datos, que ambas pueden acceder, conocer los
productos existentes, conocer el personal, y sus actividades de cada sucursal. Se ha
enfatizado la necesidad de actualizar con frecuencia, sus costos, conocer su inventario,
para saber que compras se deben realizar, o saber que productos se necesitarán en un
futuro.
Como podemos observar, las bases de datos son una herramienta útil para controlar los
productos que entran y salen de un negocio o empresa. Con ellas, se puede saber qué
tipos de productos son los más vendidos y en qué fechas se demandan más. Además, las
bases de datos permiten recopilar datos de los clientes, como su nombre, contacto o
correo electrónico, cada vez que compran la información ayuda a mantener una
comunicación constante con los clientes, para enviarles contenido de valor o seguir
promocionando el producto, en caso del personal, se obtiene mayor control del mismo en
caso de emergencia o problemática se tenga la información de manera rápida. Las
consultas son una forma de obtener información relevante de las bases de datos, que
ayudan al personal a conocer la circulación de productos y a decidir si se necesita pedir
más producto o más frecuentemente a algún proveedor, dependiendo de cuáles
productos sean los más vendidos.
Se puede concluir que las bases de datos son una solución tecnológica que facilita la
gestión de la información en una comercializadora de cárnicos, que busca expandirse y
ofrecer sus productos a un precio competitivo y con una calidad garantizada. Las bases
de datos permiten optimizar los procesos, reducir los costos, mejorar la atención al cliente,
aumentar las ventas y generar más ganancias. Por lo tanto, se recomienda el uso de las
bases de datos como una herramienta estratégica para el éxito de la comercializadora de
cárnicos.
REFERENCIAS
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Gómez, S. (2021, 27 agosto). Qué es una base de datos y cómo puedo crear una
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1.1 Características de la Base de Datos. (s. f.).
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Tech, B. (2021, 16 agosto). ¿Qué es una tabla en base de datos? PC Academia.
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