EMPRESAS CAROZZI S.A.
Subgerencia de Procesos
Procedimiento Recepción de materias primas, envases y embalajes mantención y generales sin
agendamiento
Código GM-14.01.01.01.02
Nº Fecha Descripción de la Modificación Autor Aprobado por
1 11/01/2013 Versión Inicial Mauricio Reyes- Subgerente de
Catalina González Materiales
2 17/11/2015 Reestructuración de proceso y cambio de Raul Olavarría-José Subgerente de
código al procedimiento Luis Medina Materiales
3 09/01/2018 Homologación de procesos Carozzi- Raúl Olavarría - Gerente de
Molitalia Valentina Del Río Materiales
4 12/06/2018 Actualización por validación de procesos Raúl Olavarría - Gerente de
en implementación de WMS en bodega de Valentina Del Río Materiales
materiales Cajamarquilla
5 31/07/2018 Incorporación de interfaz con "Gestión de Raúl Olavarría - Gerente de
orden de compra insumos agrícolas sin Valentina Del Río Materiales
apoyo"
6 29/01/2019 Se incorpora mayor detalle en actividad " Claudia Gerente de
Realizar inspección física de materiales" Valderrama Materiales
conforme a documento DCH-PQ_06
Calidad. Se incorpora interfaz de salida a
"Ejecución de proyectos"
7 05/02/2019 Actualización de proceso por alineación Valentina Del Río Ejecutivo de
con perfiles SAP Procesos de
Negocio
8 29/04/2019 Se incorpora actividades relacionadas a la Valentina Del Río Gerente de
recepción de camión con materias primas Court Materiales
a granel y nueva relación interfaz "Análisis
de calidad de materias primas, envases y
embalajes" y "Determinación de resultados
de calidad y ejecución de acciones de
materias primas, envases y embalajes"
Objetivo
Recibir las materias primas, envases y embalajes sin agendamiento de producción adquiridos en tiempo y forma
Definiciones
Este procedimiento norma las actividades a realizar en la recepción en modalidad WMS de insumos de
producción, materiales generales, materiales de mantención y productos terminados considerando las
recepciones sin agendamiento (tipo HAWA).
Toda recepción debe registrarse asociada a una orden de compra.
Su alcance va desde la solicitud de ingreso a bodega del proveedor hasta la recepción del material o producto
realizada.
Sus principales actividades son
1
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Subgerencia de Procesos
* Solicitar autorización para ingreso a bodega
* Recibir documento y autorizar ingreso
* Derivar transporte a lugar de descarga
* Revisar orden de compra asociados a la entrega
* Realizar inspección física de materiales
* Indicar de acuerdo a tipo de material si requiere revisión de calidad
* Ingresar materiales en SAP
* Escanear y anexar guía de despacho a número de entrada
El responsable de la actualización y mantención de este procedimiento es el área de Procesos.
Documentación complementaria
2
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Subgerencia de Procesos
Proceso Superior
Gestión de
recepción de
materiales
Recepción de
materiales
Gestión de recepción de materiales de producción y marketing con WMS.
Recepción de
materias primas,
envases y
embalajes con...
VAR
VAR
Gestión de
recepción de materiales de producción sin WMS.
Recepción de
materias primas,
envases y
embalajes...
VAR
VAR
Recepción de grano
Recepción de
granos
VAR
VAR
Recepción de insumos agrícolas
Recepción de fruta,
tomate y vegetales
en Teno
VAR
VAR
Recepción de residuos desde plantas productivas y áreas de servicios
Recepción de
residuos desde
plantas productivas
y áreas de servicio...
VAR
VAR
Recepción de las sustancias peligrosas
Recepción de
sustancias
peligrosas
VAR
VAR
Recepción por devolución de materiales
Recepción por
devolución de
materiales a bodega
VAR
VAR
Recepción de los combustibles
Recepción de
combustibles
VAR
VAR
3
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Subgerencia de Procesos
n° Act. Responsable Actividad
1 Guardia de seguridad o Esta actividad comienza con: Aviso de mercadería internada (viene de proceso
Importación de materiales de producción, mantención y generales) o Materiales
Vigilante Molitalia
enviados (viene de proceso Gestión de compra centralizada de materiales
generales y de mantención) o Aviso de mercadería internada (viene de proceso
Importación de materiales de producción, mantención y generales) o Pedido de
Compra enviado a Proveedor (viene de proceso Gestión de compra a través de los
usuarios de materiales de mantención) o Aviso de mercadería internada enviado
(viene de proceso Gestión de compra a través de los usuarios de materiales
generales, repuestos y maquinarias de origen importado) o Insumos productivos y
documentación enviada a Recepción sin WMS (viene de proceso Gestión de orden
de compra de materias primas, envases y embalajes) o Notificación enviada
automáticamente proveedor insumos (viene de proceso Gestión de orden de
compra insumos agrícolas sin apoyo)
Solicitar documentación de ingreso:
Solicitar documentación de respaldo para ingresar a la compañía,
la cual debe tener el número de orden de compra asociado.
Salida: Teléfono
Esta actividad finaliza con: Documentación solicitada
2 Proveedor y/o Transportista y/o Esta actividad comienza con: Documentación solicitada
Transportista Molitalia
Entregar documentación de ingreso solicitada:
Entregar documentación solicitada para ingresar a las
dependencias de la Compañía.
Salida: Guía de despacho, Factura
Esta actividad finaliza con: Documentación de ingreso entregada
3 Guardia de seguridad o Esta actividad comienza con: Documentación de ingreso entregada
Vigilante Molitalia
Recibir documento y autorizar ingreso:
Revisar guía de despacho o factura y autorizar o rechazar el
ingreso de camión a dependencia de ECSA.
Indica a Transportista/Proveedor que debe dirigirse a Romana
correspondiente a la bodega de descarga, para ser pesado.
Entrada: Guía de despacho, Factura
Esta actividad finaliza con: Ingreso autorizado o Ingreso no autorizado
4 Administrativo Distribución o Esta actividad comienza con: Ingreso no autorizado
Asistente de Almacen Molitalia
o Bodeguero o Encargado de Rechazar entrega:
Bodega o Jefe de Sucursal o Si no se autoriza en ingreso al recinto, se debe rechazar la
Jefe de Sucursal II o Supervisor entrega.
de Almacen Molitalia Esta actividad finaliza con: Entrega rechazada
5 Guardia de seguridad Vigilante Esta actividad comienza con: Ingreso autorizado
Molitalia
Dar aviso del ingreso de camión:
4
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n° Act. Responsable Actividad
Dar aviso del ingreso de camión al Área de Bodega.
Esta actividad finaliza con: Ingreso de camión informado
6 Guardia de seguridad Vigilante Esta actividad comienza con: Ingreso autorizado
Molitalia
Enviar camión a romana para pesaje:
Enviar camión a romana para que se realice el pesaje de entrada.
Esta actividad finaliza con: Camión en romana para pesaje
7 Balancero Molitalia y/o Esta actividad comienza con: Camión en romana para pesaje
Romanero
Realizar el pesaje del camión:
Realizar pesaje de camión e imprimir ticket de pesaje, el cual es
entregado al Transportista.
Solicitar a transportista que se dirija a la bodega indicada.
Esta actividad finaliza con: Pesaje de camión a granel realizado (va a proceso
Análisis de calidad de materias primas, envases y embalajes) o Pesaje del camión
realizado
8 Proceso Relacionado Esta actividad comienza con: Pesaje de camión a granel realizado
Análisis de calidad de materias primas, envases y embalajes
Este subproceso norma el análisis de calidad de materias primas.
El alcance de este proceso va desde que sucede un evento que
gatilla la ejecución de actividades para asegurar la calidad o
desde que llega la fecha planificada para ejecutar la actividad,
hasta que se registra el resultado de la actividad de calidad
ejecutada.
Sus principales actividades son:
*Recibir comunicación que existe materia prima que requiere
análisis preliminar antes de ser descargada
*Realizar inspección visual de las materias primas, materiales de
envase y/o embalaje
*Analizar muestras tomadas
Esta actividad finaliza con: Resultados ingresados a sistema (va a proceso
Determinación de resultados de calidad y ejecución de acciones de materias
primas, envases y embalajes)
9 Proceso Relacionado Esta actividad comienza con: Resultados ingresados a sistema (viene de proceso
Análisis de calidad de materias primas, envases y embalajes)
Determinación de resultados de calidad y ejecución de
acciones de materias primas, envases y embalajes
Este subproceso norma la determinación de resultados de calidad
y ejecución de acciones de materias primas.
El alcance de este proceso va desde que se ha registrado el
5
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Subgerencia de Procesos
n° Act. Responsable Actividad
resultado de la actividad de calidad ejecutado, hasta que se
ejecutan las acciones definidas en la toma de decisión.
Sus principales actividades son:
*Decidir aceptación o rechazo
*Liberar materiales
*Bloquear materiales
Esta actividad finaliza con: Autorización de descarga entregada
10 Bodeguero o Encargado de Esta actividad comienza con: Pesaje del camión realizado
Bodega o Montacarguista
Molitalia Derivar transporte a lugar de descarga:
Derivar transporte a lugar de descarga que corresponda, según
tipo de materiales a recepcionar.
Esta actividad finaliza con: Transporte derivado
11 Bodeguero o Encargado de Esta actividad comienza con: Transporte derivado
Bodega o Montacarguista
Molitalia * Revisar orden de compra asociados a la entrega:
Revisar orden de compra en sistema, paralelamente se revisa el
documento físico.
Transacción SAP: (ME23N) Visualizar pedido
Esta actividad finaliza con: Guía de despacho y/o orden de compra con
inconsistencia o Guía de despacho correcta y orden de compra liberada
12 Bodeguero o Encargado de Esta actividad comienza con: Guía de despacho y/o orden de compra con
inconsistencia
Bodega o Montacarguista
Molitalia
Rechazar entrega:
Si no se autoriza en ingreso al recinto, se debe rechazar la
entrega.
Esta actividad finaliza con: Entrega rechazada
13 Bodeguero o Encargado de Esta actividad comienza con: Guía de despacho correcta y orden de compra
liberada
Bodega o Montacarguista
Molitalia
Informar llegada de mercancía:
Informar llegada de mercancía, en caso de ser materiales ERSA
importados.
Se informa vía mail a las personas interesadas de la llegada de la
mercancía.
Salida: Correo electrónico
Esta actividad finaliza con: Llegada de mercancía informada
14 Bodeguero o Encargado de Esta actividad comienza con: Llegada de mercancía informada
Bodega o Montacarguista
Molitalia Realizar inspección física de materiales:
Revisar mercancía física a recibir. Se chequea la cantidad de
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Subgerencia de Procesos
n° Act. Responsable Actividad
mercancía física contra la cantidad establecida en la guía de
despacho. De existir diferencias se recepciona solo lo real y se
anota en la guía de despacho la diferencia.
*En el caso de los materiales de mantención importados el
usuario solicitante debe dar la recepción conforme de los
materiales en un plazo no mayor a las 24 horas de recibido el
material en la bodega.
Esta inspección física puede ser rechazada o aprobada y para el
caso de la recepción en almacenes en tránsito no requerirá
revisión de calidad.
Realizar la inspección al transporte para las condiciones
sanitarias asegurando que no existan riesgos tales como
presencia de plagas, excretas, vidrios, madera o cualquier otra
materia extraña que contamine la carga.
Para el caso de Molitalia, se realiza inspección de calidad en
todas las instancias de recepción.
Entrada: Guía de despacho
Esta actividad finaliza con: Inspección física rechazada o Inspección física de
materiales aprobada o Inspección física de materiales en transito
15 Bodeguero o Encargado de Esta actividad comienza con: Inspección física de materiales aprobada o
Inspección física de materiales en transito
Bodega o Montacarguista
Molitalia
Indicar de acuerdo a tipo de material si requiere revisión de
calidad:
Indicar si la carga requiere revisión de calidad.
Para el caso de materiales en almacén de tránsito y de
mantención no hay inspección de calidad
Esta actividad finaliza con: Inspección fisica de material de mantención o Análisis
de calidad solicitado (va a proceso Análisis de calidad de materias primas,
envases y embalajes) o Inspección física de material en almacén de transito
realizada y sin revisión de calidad
16 Proceso Relacionado Esta actividad comienza con: Análisis de calidad solicitado
Análisis de calidad de materias primas, envases y embalajes
Este subproceso norma el análisis de calidad de materias primas.
El alcance de este proceso va desde que sucede un evento que
gatilla la ejecución de actividades para asegurar la calidad o
desde que llega la fecha planificada para ejecutar la actividad,
hasta que se registra el resultado de la actividad de calidad
ejecutada.
Sus principales actividades son:
*Recibir comunicación que existe materia prima que requiere
análisis preliminar antes de ser descargada
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Subgerencia de Procesos
n° Act. Responsable Actividad
*Realizar inspección visual de las materias primas, materiales de
envase y/o embalaje
*Analizar muestras tomadas
Esta actividad finaliza con: Resultados ingresados a sistema (va a proceso
Determinación de resultados de calidad y ejecución de acciones de materias
primas, envases y embalajes)
17 Proceso Relacionado Esta actividad comienza con: Resultados ingresados a sistema (viene de proceso
Análisis de calidad de materias primas, envases y embalajes)
Determinación de resultados de calidad y ejecución de
acciones de materias primas, envases y embalajes
Este subproceso norma la determinación de resultados de calidad
y ejecución de acciones de materias primas.
El alcance de este proceso va desde que se ha registrado el
resultado de la actividad de calidad ejecutado, hasta que se
ejecutan las acciones definidas en la toma de decisión.
Sus principales actividades son:
*Decidir aceptación o rechazo
*Liberar materiales
*Bloquear materiales
Esta actividad finaliza con: Material autorizado para fabricación
18 Auxiliar de Bodega o Operador Esta actividad comienza con: Autorización de descarga entregada (viene de
proceso Determinación de resultados de calidad y ejecución de acciones de
Grúa Horquilla o Transportista
materias primas, envases y embalajes) o Inspección fisica de material de
Molitalia mantención o Inspección física de material en almacén de transito realizada y sin
revisión de calidad o Material autorizado para fabricación (viene de proceso
Determinación de resultados de calidad y ejecución de acciones de materias
primas, envases y embalajes)
Descargar camión:
a)En el caso de la bodega central Nos:
Descargar pallets desde el camión y una vez terminada la
descarga cerrar la puerta del muelle
b)En el caso de otras bodegas Nos y Reñaca:
Descarga pallets desde camiones y acomoda en andenes para su
posterior traslado a almacenes.
c)En el caso de camiones con cargas a granel:
Conectar manguera del camión al silo para iniciar la descarga y
una vez finalizada enviar camión a romana.
Esta actividad finaliza con: Pallets descargados y acomodados en andenes
19 Bodeguero o Encargado de Esta actividad comienza con: Pallets descargados y acomodados en andenes
Bodega o Montacarguista
Molitalia Realizar verificación de materiales descargados:
Realizar verificación de materiales descargados, entregando V°B°
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n° Act. Responsable Actividad
de la carga recibida.
Todo es pesado en la romana a excepción de lo informado en la
guía como unitario estos materiales de deben contar de forma
manual.
Esta actividad finaliza con: Materiales verificados
20 Auxiliar de Bodega y/o Esta actividad comienza con: Materiales verificados
Montacarguista Molitalia y/o
Operador Grúa Horquilla Timbrar guía de despacho y solicitar pesaje:
Timbrar guías de despacho y mandar al transportista ya
descargado a romana para dar la tara del camión.
Esta actividad finaliza con: Guía de despacho timbrada y pesaje solicitado
21 Balancero Molitalia o Esta actividad comienza con: Guía de despacho timbrada y pesaje solicitado
Romanero
Realizar pesaje de salida del camión:
Realizar pesaje de camión e imprimir ticket de pesaje, el cual es
entregado al Transportista.
Esta actividad finaliza con: Pesaje de salida realizado
22 Balancero Molitalia y/o Esta actividad comienza con: Pesaje de salida realizado
Romanero
Realizar verificación de salida de camión:
Verificar que el camión salga del recinto según lo establecido.
Esta actividad finaliza con: Verificación de salida de camión realizada
23 Bodeguero o Encargado de Esta actividad comienza con: Materiales verificados
Bodega o Montacarguista
Molitalia Transcribir datos de materiales o productos terminados e
importados.:
Transcribir datos de lotes y fechas de vencimiento de materiales o
productos terminados e importados en guía de despacho o
factura.
Esta actividad finaliza con: Pallets descargados individuales o Pallets descargados
mixtos
24 Auxiliar de Bodega y/o Esta actividad comienza con: Pallets descargados mixtos
Operador Grúa Horquilla y/o
Transportista Molitalia Realizar la separación de cargas:
Separar la carga del pallet individualizando los productos para su
revisión.
Esta actividad finaliza con: Separación de cargas realizada
25 Administrativo Distribución y/o Esta actividad comienza con: Pallets descargados individuales o Separación de
cargas realizada y Verificación de salida de camión realizada
Asistente de Almacen Molitalia
y/o Bodeguero y/o Encargado
de Bodega y/o Jefe de Sucursal * Ingresar materiales en SAP:
y/o Jefe de Sucursal II y/o Ingresa materiales en sistema SAP donde para almacenamiento
con MM o WMS se incluyen los siguientes datos:
9
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Subgerencia de Procesos
n° Act. Responsable Actividad
Supervisor de Almacen
Molitalia * N° de orden de compra
* N° de guía de despacho
* Vale de acompañamiento de mercancías (N° transportista)
* Texto breve de material
* Cantidad
* Unidad de medida
* Evaluación del proveedor
Para el caso de materiales para almacenar con WMS de ingresa
en la misma transacción en la pestaña WM los datos de
almacenamiento para posterior generación de etiquetas de
posición.
Al finalizar presionar "verificar" para corroborar el ingreso de
materiales. Luego se presiona “contabilizar”, para finalizar el
ingreso de materiales en SAP y con ello se obtiene el nº de
entrada de material.
Transacción SAP: (MIGO) Movimiento de mercancías
Clases de Movimiento: (101) entrada mercancías
Esta actividad finaliza con: Materiales ingresados en SAP
26 Administrativo Distribución y/o Esta actividad comienza con: Materiales ingresados en SAP
Asistente de Almacen Molitalia
y/o Bodeguero y/o Encargado Visualizar si materiales ingresados presentan diferencias:
de Bodega y/o Jefe de Sucursal Visualizar si materiales ingresados presentan diferencias
y/o Jefe de Sucursal II y/o Esta actividad finaliza con: Materiales ingresados en sistema sin diferencias o
Supervisor de Almacen Materiales ingresados con y sin diferencias en planta Teno
Molitalia
27 Administrativo Distribución y/o Esta actividad comienza con: Materiales ingresados con y sin diferencias en planta
Teno
Asistente de Almacen Molitalia
y/o Bodeguero y/o Encargado
de Bodega y/o Jefe de Sucursal Registrar n° de entrada en guía de despacho:
y/o Jefe de Sucursal II y/o Registrar n° de entrada en guía de despacho
Supervisor de Almacen Esta actividad finaliza con: N° de entrada de guía de despacho registrado
Molitalia
28 Administrativo Distribución y/o Esta actividad comienza con: N° de entrada de guía de despacho registrado
Asistente de Almacen Molitalia
y/o Bodeguero y/o Encargado * Escanear y anexar guía de despacho a número de entrada:
de Bodega y/o Jefe de Sucursal Escanear y anexar guía de despacho a número de entrada
y/o Jefe de Sucursal II y/o Transacción SAP: (MB03) Visualizar documento de material
Supervisor de Almacen
Molitalia Esta actividad finaliza con: Guía de despacho escaneada y anexada a número de
entrada
29 Bodeguero y/o Encargado de Esta actividad comienza con: Materiales ingresados en sistema sin diferencias o
Guía de despacho escaneada y anexada a número de entrada
Bodega y/o Montacarguista
Molitalia
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EMPRESAS CAROZZI S.A.
Subgerencia de Procesos
n° Act. Responsable Actividad
Archivar documentación:
Archivar documentación en carpetas.
Esta actividad finaliza con: Documentos archivados (va a proceso Traspaso de
materiales POP gerencia de exportaciones o Almacenamiento de materiales en
bodega con MM o Ejecución y Evaluación de piloto división agroindustrial o
Ejecución de actividades de Mantenimiento o Consumo de materiales de bodegas
mediante reservas manuales o Ejecución de proyectos o Recepción e ingreso de
documentación legal de proveedores en otras plantas o Recepción e ingreso de
documentación legal de proveedores en NOS o Recepción y revisión
documentación de importaciones)
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Controles del proceso
Control Ejecutor Responsable Frecuen
cia del
control
12
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