MANUAL DEL USUARIO
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CAPITULO 2. EL MENÚ MAESTRO
Este menú involucra todas las opciones que se requieren para registrar la
información básica en la Base de Datos, necesaria para la elaboración de los
documentos que el Sistema ofrece.
2.1. BODEGAS.
Esta ventana, como su nombre lo indica, permite la creación de las bodegas
virtuales que se utilizarán en el Sistema, se llaman de esta forma ya que las
bodegas de almacenaje físico, de mercancía, solo se crean durante la
instalación del programa y únicamente serán alteradas por su Administrador
del Sistema. Aquí también, podrá asignar un porcentaje de utilidad, con el
objetivo, que cuando realice transferencias al costo con otros
establecimientos, el Sistema automáticamente, aumente o disminuya el costo
de los productos durante ese proceso, sin afectar la lista de precios, y de esta
forma generará el documento apropiadamente. Finalmente, con esta opción
puede crear códigos que le permitan hacer correcciones de inventario, registro
de pérdidas de mercancía y demás bodegas virtuales que le ofrezcan clasificar
el movimiento de la mercancía no relacionados a una compra o una venta, los
cuales podrá hacer que se reflejen como diferencias en comparativos de
inventario físico entre el suministrado por el Sistema y el conteo en bodega,
solamente marcando la opción que aparece en la ventana Afecta diferencias de
inventario.
Adicionalmente, puede asignar las cuentas contables para que el sistema
realice asientos automáticos durante el proceso de transferencias entre
bodegas.
2.2. MERCANCÍA, PRODUCTOS Y SERVICIOS.
Esta opción realmente es un submenú que integra las ventanas
correspondientes a las especificaciones de los artículos. A través de ellas
podrá crear variedades, porcentajes de IVA, categorías, presentaciones y
asignar costos, precios de venta y todos los demás datos necesarios durante el
registro de los productos. El submenú en mención, es similar al mostrado a
continuación, cabe aclarar que, de acuerdo a la configuración suministrada
durante la instalación, algunas opciones pueden no estar.
2.2.1. Datos de IVA.
Esta ventana como su nombre lo indica se refiere a la creación y edición de los
diferentes porcentajes del impuesto, asignados por el gobierno, para cada uno
de los productos. Aquí, el Sistema genera un código para cada porcentaje, con
el objetivo de evitar errores de digitación, cuando se haga uso de ellos.
También podrá asignar, si adquirió el módulo de Contabilidad, todas las cuentas
contables por cada uno de los conceptos etiquetados, que se requieren, para
realizar los asientos automáticos.
2.2.2. Registro de variedades.
Con esta ventana, se podrán crear cada una de las variedades que se requieran,
para luego ser asignadas a los productos correspondientes, se hace necesario
asignar una abreviatura que será la cadena de caracteres que se imprimirá en
los documentos pertinentes, incluida la factura de venta, debido a que el
nombre contiene una extensión demasiado grande. Por tanto, este concepto no
debe tratarse a la ligera, ya que por descuido, se generaría incomprensión por
parte de los individuos, que en el establecimiento hacen uso de esta
herramienta, lo que conllevaría por ejemplo a trastornos en el despacho de la
mercancía.
2.2.3. Categoría / Grupos de productos.
Todos los productos del establecimiento, se pueden clasificar por grupos y/o
categorías, estos aparecen como filtros en algunos informes suministrados por
el Sistema. Luego de creados los códigos, estos deben ser asignados a cada uno
de los artículos correspondientes.
2.2.4. Presentaciones al por mayor y al detal.
Este punto corresponde a dos ventanas, totalmente similares, que se refieren a
la creación de las diferentes presentaciones o embalajes que puede tener la
mercancía, para que al ser asignados a cada uno de los productos
correspondientes, permita su correcto despacho durante el proceso de
facturación y salida de bodega. Por tanto este concepto se relaciona a la
unidad de medida de la venta y no a la compra.
2.2.5. Variación masiva de precio.
Esta opción permite, incrementar o decrementar todas las listas de precios de
todos los productos registrados o de un grupo específico. Por obvias razones,
es una herramienta delicada que se debe utilizar con cuidado y solo por una
persona con perfil de administrador.
2.2.6. Porcentajes de Retención en la Fuente.
Con esta ventana se pueden crear y modificar todos los porcentajes, que por
concepto de Retención en la Fuente se deben asignar a cada uno de los
productos registrados en la Base de Datos. De igual forma que con el impuesto
de IVA, si adquirió el módulo de Contabilidad, podrá escribir la cuenta contable
correspondiente a las ventas y compras, en caso contrario puede dejar este
campo en blanco. También podrá especificar la base a partir del cual se
calculará el valor de retención mencionado.
2.2.7. Mercancía, Productos y Servicios .
[Link]. Configuración común. Tres o menos listas de precios.
Esta ventana fue dejada para el final de esta sección, ya que a pesar de ser la
más importante, requiere de todos los datos anteriormente descritos para su
correcta utilización.
Aquí podrá crear, editar y modificar cada uno de los productos que existen en
su bodega (s) de almacenaje, para su uso posterior. De acuerdo al seguimiento
de las etiquetas usted podrá asignar cada uno de los valores que se expusieron
en los ítems anteriores.
Adicionalmente, esta ventana permite registrar el costo actual del producto,
sus diferentes precios de venta, utilidades mínimas por cada lista, impuesto al
consumo, si se requiere, sino se deja en cero, peso (utilizado por algunos
establecimientos para el control del despacho), stock mínimo, proveedor1 y la
fracción mínima de facturación entre otros. A continuación se detallarán los
conceptos principales de este formulario:
Utilidades mínimas de cada lista y precios: Estos campos se refieren
como su nombre lo indica a cada de uno de los porcentajes de utilidad
MINIMA, que regirán las listas de precios, se resalta la palabra
anterior, debido a que se debe aclarar, que en ningún momento el
Sistema generará de manera automática los precios de venta, de
acuerdo a estos porcentajes, de una manera estricta, sino que por el
contrario servirán para validar que en el momento de variar un valor, de
alguna lista, no se podrá reducir, dicho precio, por debajo del porcentaje
de rentabilidad mínima asignado. También cabe anotar, que el software
siempre controlará el orden de crecimiento de las listas de precios,
tanto de los porcentajes como de los valores, de acuerdo a las etiquetas
que en la ventana se presentan, es decir: mayor, intermedio y menor2.
Bonificación: Al activar esta opción el Sistema dejará guardar la
información del producto sin registrar el costo ni valores de venta, es
decir, estos campos se convierten en cero. Esto ocurre cuando el
establecimiento ofrece productos en bonificación a sus clientes, que
deben aparecer en la factura impresa pero no deben afectar de ningún
modo el total del documento. Cabe anotar, que este control solo
permitirá activarse, cuando el artículo no tenga existencia.
Stock Mínimo: En este cuadro de texto se debe registrar la existencia
1
El proveedor se debe crear previamente por otra ventana del menú Maestro. Esta opción será explicada más
adelante.
2
Estos valores de venta, así como el costo, se pueden registrar antes del impuesto de IVA o con este rublo
incluido, pero se debe especificar durante la instalación del Sistema.
mínima, que obligatoriamente debe tenerse almacenada en bodega para
poder satisfacer la demanda de los clientes. Este valor permitirá que en
los informes de productos faltantes en inventario, muestre no solo los
artículos sin existencia sino también aquellos que llegaron al stock
mínimo.
Fracción mínima: Esta celda se refiere a la cantidad mínima posible
durante el proceso de facturación, es decir, por ejemplo: si estamos
registrando un frasco de shampoo, no podemos vender a un cliente la
mitad del frasco, por tanto en este caso la fracción mínima será 1; ahora
bien, si por el contrario el artículo se refiere a arroz despachado por
peso, la fracción mínima será 0.25 o lo mínimo que se pueda ofrecer del
producto.
Existencia: Este cuadro se encuentra inactivo, es de carácter
informativo. Se refiere como su nombre lo indica, al stock que en ese
momento se encuentra almacenado en bodega.
Conversión por peso y base de medida: Estos campos se utilizan,
exclusivamente, cuando el establecimiento ofrece productos que en el
momento de realizar el proceso de facturación POS, el Sistema debe
generar algún tipo de cálculo por concepto de conversión de medida.
Este caso ocurre con mucha frecuencia, en negocios como autoservicios
o mini mercados. Por ejemplo: una tienda puede ofrecer a sus clientes
pollo, y este a su vez, se debe pesar de acuerdo a lo que el mismo cliente
escogió, por tanto al facturar se debe cobrar, específicamente, lo que
dice el peso y generalmente estos pesos muestran la información en
gramos; registrar el costo y precios de venta en gramos es difícil de
manejar, debido a que se trabajaría con valores inferiores a los 5 pesos
y seguramente en decimales, por tanto el producto se debería guardar
de acuerdo a la libra y especificar en este campo el número 5003, para
que en el momento de facturar, el software, realice la conversión
apropiado y genere el valor de venta correcto.
%UC: Este cuadro de texto se encuentra inactivo y muestra de una
manera informativa el porcentaje de rentabilidad real, que se genera al
comparar el precio de venta vs el costo.
3
1 libra=500 gr.
Embalaje o Presentación: Corresponde a la unidad medida a partir del
cual se han registrado el costo y los precios de venta, en este tipo de
configuración debería ser la mínima. Ejemplo: libra, gramos, caja, unidad,
bolsa, paquete, display entre otros.
Contenido: Este campo también está inactivo, en la mayoría de las
configuraciones, solo en casos especiales se encuentra disponible para su
modificación4, y se refiere a la cantidad de artículos contenidos en la
presentación o embalaje especificado. Por tanto, generalmente muestra
el valor 1, ya que en esta configuración estamos asumiendo que todos los
productos se han registrado en una sola unidad de medida, que
corresponde a la mínima posible en el establecimiento.
Adicionalmente, si su Empresa factura servicios usted podrá marcar los
códigos que correspondan a este tipo para que el Sistema no controle
existencia con esa referencia, usando el check Es un Servicio. Por otro lado,
dentro de los íconos que se muestran en la ventana, aparecen algunos que no
han sido explorados y que se detallan a continuación:
Este botón permite asignar comisiones de venta para los diferentes
grupos de vendedores que se encuentren registrados en el Sistema. Estas
comisiones se podrán almacenar por porcentaje o por valor, y serán calculados
sobre la rentabilidad del producto o sobre su precio de venta. Esto depende de
la configuración suministrada al software.
4
Estos casos serán ampliados más adelante dentro de esta misma sección.
Con este botón podemos registrar las diferentes variedades que
presenta el artículo, para lo cual el Sistema solicitará el nombre de la variedad
que usted podrá escoger de una lista y el código de barras que dicha variedad
tiene relacionada (este es el caso de los establecimientos que facturan por
código de barras, sistema POS, en otros casos se puede dejar este campo en
blanco). Cabe aclarar que esta herramienta se utiliza para evitar errores en el
momento del despacho a los clientes, ya que la factura lleva especificado la
variedad que el cliente desea recibir de cada producto, pero debemos aclarar
que no controlan inventario, por ello, si el establecimiento requiere controlar el
inventario de cada una de las variedades en mención, individualmente, entonces
se debe crear cada una de ellas como un producto independiente con su código
propio.
La función de este botón es, simplemente, activar las celdas que por
seguridad se encuentren inactivas para su modificación.
Dependiendo de la configuración establecida, también podrá aparecer en la
ventana un cuadro de texto diseñado para el registro del código de barras del
producto, para su posterior facturación por el sistema POS.
[Link]. Configuración para código de barras con una sola unidad medida.
Existen otras posibilidades de configuración de la ventana de los productos,
como por ejemplo la mostrada a continuación.
Su diferencia consta principalmente, en que solo se maneja una lista de precios
y se puede asignar una escala de descuento, utilizando el campo con la etiqueta
Escala de dcto. Por tanto, podremos registrar un precio de venta, inferior,
dependiendo de la cantidad solicitada por el cliente. Por ejemplo, de acuerdo a
la gráfica anterior, si el cliente compra 3 o más aceites, se le suministrará el
precio de 6000 si la cantidad es inferior al rango mencionado, será de 9000.
Este cálculo lo realiza automáticamente el Sistema, durante el proceso de
facturación.
[Link]. Configuración con dos unidades de medida.
Otra de las configuraciones posibles, corresponde a poder registrar cada
producto con dos unidades de medida y un único código. Además, por cada
unidad de medida se podrá asignar un descuento de acuerdo a una Escala,
similar a la que explicamos en el punto anterior.
En este caso el campo Contenido, se encuentra activo y permite registrar la
cantidad contenida en la unidad de medida mayor; de esta forma, el Sistema
calculará automáticamente el precio de venta de la unidad de medida menor.
Ejemplo: Según la foto anterior, el producto aceite tiene un contenido de 25
unidades, para lo cual el costo de la paca es 35000, el precio de venta de la
paca es de 9000, si llevan 3 o más el precio de la paca es de 6000, además el
precio de la unidad es de 300 pero si llevan 6 o más unidades el precio de la
unidad es de 250.
2.3. PAISES, DEPARTAMENTOS, CIUDADES – PUEBLOS,
BARRIOS
Por medio de estas ventanas se pueden crear, editar y modificar, como su
nombre lo indica, todos los países, departamentos, municipios, pueblos y barrios
que se requieren, para su asignación posterior, dentro de los datos de los
clientes y proveedores. Adicionalmente se puede digitar el código asignado por
la Dian a cada concepto para su uso en la generación de la información exógena.
2.4. CONFIGURAR EMPRESA Y CENTRO DE COSTO.
Aquí podemos configurar y registrar todos los datos referentes a la Empresa o
Empresas solicitadas durante el proceso de instalación del Sistema y sus
respectivos centros de costo. A continuación detallaremos algunos campos que
hacen parte de estas ventanas, ya que todos los conceptos se encuentran
etiquetados para su rápida comprensión. Recomendamos, que para el
diligenciamiento de estos formularios solicite la ayuda de su contador, ya que
mucha información contenida en este paso, es de carácter tributario y depende
de resoluciones previamente tramitadas ante los entes pertinentes del
municipio, como la resolución de facturación la cual se puede controlar por
Empresa, de manera general, o por Centro de Costo dentro de cada Empresa.
Finalmente, en el momento que se presione el botón Procesar o Guardar, el
Sistema automáticamente se ubicará en la Empresa o centro de costo
seleccionado, dependiendo del caso.
2.4.1. Configurar Empresa.
Pedidos exclusivos por empresa: Cuando este control se encuentra
activo, no permite que pedidos o borradores generados durante el
proceso de facturación, sean utilizados en otras Empresas, sino de
manera exclusiva por la Empresa donde fueron creados.
Bloquear el uso de cliente genérico en esta empresa: Este comando se
refiere a que, de acuerdo a la configuración de la empresa, no se debe
permitir en algunos casos que, en el momento de facturar al cliente, sus
datos no se encuentren correctamente diligenciados y con un código
propio asignado, y que para resolver la situación anterior se recurra a
utilizar el código de cliente genérico5, el cual no contiene información
constante sino variable.
Preimpresa: Al activar este objeto, el Sistema no imprimirá en los
documentos la información de la empresa ya que se asume el uso de papel
membreteado.
Título de documento: Este cuadro corresponde al título que saldrá
impreso en la factura de venta.
Controlar resolución por centro de costos: Al activar esta opción, todos
los datos correspondientes a la resolución de facturación, deben ser
digitados en la ventana de centro de costos, que se explica a
continuación en el punto 2.6.2., y el control de la numeración de las
facturas de venta y notas se hará también de acuerdo al centro de
costos donde son registrados.
Generar retenciones en las ventas autom.: Al habilitar este check se
activa la causación de las retenciones automáticamente durante la
elaboración de las facturas de ventas y notas. Para que esto funcione los
clientes también deben estar marcados y correctamente configurados,
ya que el sistema no realiza este proceso a todos los clientes sino
únicamente a los marcados para esta función.
5
Este concepto se tratará durante la sección correspondiente a la creación de los clientes. Generalmente se
utiliza para clientes de contado que no se desean o no es necesario crearlos dentro de la Base de Datos, por
lo que la información de este código se reemplaza continuamente.
2.4.2. Configurar Centro de Costos.
En esta ventana como su nombre lo indica se crean y editan todos los centros
de costo que cada Empresa requiere, por default todas las Empresas
existentes tiene creado un centro de costo, codificado con el número uno,
desde la instalación del Software. Los datos referentes a la resolución de
facturación, como se mencionó antes, se controlaran desde aquí cuando se
active esta opción dentro de los datos de la Empresa respectiva.
2.5. BENEFICIARIOS .
Esta ventana se utiliza para crear, editar y modificar los diferentes terceros
que no pueden ser clasificados como clientes o proveedores y que son
requeridos durante la realización de ciertos documentos contables como:
gastos, otros egresos y otros asientos.
2.6. PLAN ÚNICO DE CUENTAS (PUC).
Este formulario está diseñado para que permita registrar en la Base de Datos
todas las cuentas suministradas por el PUC vigente. Durante la instalación del
Sistema se crea un plan de cuentas básico y general, es responsabilidad del
usuario complementar y configurar esta información. Cabe aclarar que esta
debe ser una labor compartida con el contador del establecimiento, debido a
que muchos informes contables y algunos procesos dependen de la forma con
se diligencie esta ventana.
Existen otros comandos, agrupados dentro de las páginas que integran la
ventana.
Cargos automáticos: Con estas opciones se pueden generar cargos a las
cuentas por cobrar y por pagar en el momento de utilizar la cuenta, de
una forma automática, durante los procesos de recibos de caja y de
egresos. Este comando es muy útil, por ejemplo cuando se requiere
cancelar una factura de un cliente, pero este pagó con un cheque
posfechado y se desea que este valor regrese nuevamente a cartera. Al
configurarlo, se podrá especificar, si este cargo únicamente se realizará
de manera exclusiva: para los clientes, para los proveedores, para ambos,
únicamente cuando se registren datos posfechados o en todo momento
que se utilice la cuenta.
Seguridad: En esta página se podrá configurar un perfil de seguridad
para la cuenta, especificando en qué tipo de ventanas se permitirá hacer
uso de ella, esto con el fin de evitar errores en la contabilización de los
documentos por parte de los usuarios.
Nómina: Por último, en esta solapa, se pueden configurar algunos datos,
exclusivos, para la generación de las novedades de nómina y que solo
serán aplicables para las cuentas relacionadas con dicho módulo.
Cabe aclarar que, con respecto al consecutivo de los códigos contables, el
Sistema validará el orden de crecimiento del árbol consignado en el PUC6 y el
control entre cuentas mayores y auxiliares, siempre y cuando haya sido
adquirido el módulo de Contabilidad, de forma contraria permitirá modificar
este campo con total libertad, sin perderse su utilidad.
2.7. CORRIGER MAESTRO DE.
Este es un submenú, de mucho cuidado, debido a que todas las opciones
incluidas en él, realizan modificaciones a los encabezados de varios documentos
generados por procesos como: facturación, compras, notas crédito y débito y
recibos. Por tanto, no debe tratarse a la ligera, ya que cualquier cambio, por
mínimo que sea, puede alterar informes como: cuentas por cobrar y por pagar,
información histórica de clientes y proveedores entre otros, debido a que son
6
Plan Único de Cuentas Contable.
alimentados por los documentos mencionados inicialmente.
2.7.1. Ventana inicial de búsqueda.
Al escoger cualquiera de las tareas involucradas en este submenú, aparecerá
inicialmente una ventana con un listado de documentos, el cual se podrá filtrar
y ordenar, permitiendo a través de él encontrar los registros a modificar.
Permite editar el documento a Al hacer clic en este control, aparecerán en la lista
modificar. Inicialmente se debe documentos incluidos en cortes diarios. Este objeto
hacer clic sobre la línea solicitará un rango de fecha para consulta, una
deseada y luego clic en el botón. contraseña y usuario para su utilización, los
requeridos para el ingreso al Sistema.
Cabe aclarar, que esta ventana únicamente permitirá editar documentos que no
tengan registrados abonos ni hayan sido cancelados y en algunas ocasiones
anulados.
2.7.2. Edición de Documentos.
Agruparemos en este punto todos los formularios, que surgen de editar un
documento, debido a que su uso es similar a los procedimientos explicados en
incisos anteriores. Por tanto, solo detallaremos los ítems importantes y las
diferencias entre uno y otro.
Los documentos de clientes se encuentran clasificados dentro de todos los
informes y en algunas ventanas del software, de acuerdo a su tipo, como se
muestra a continuación.
TIPO DOCUMENTO USADO PARA
10 Facturas Clientes y Proveedores
11 Cotizaciones Clientes
20 Nota crédito por mercancía en mal estado Clientes
21 Nota crédito por mercancía en buen estado Clientes
22 Nota crédito por diferencia de precio Clientes
24 Nota crédito Descuento Financiero u Otros Clientes
30 Nota débito por mercancía en mal estado Proveedores
31 Nota débito por mercancía en buen estado Proveedores
32 Nota débito por diferencia de precio Clientes y Proveedores
34 Nota débito Descuento Financiero u Otros Proveedores
99 Cargo a cuentas por cobrar y por pagar Clientes y Proveedores
50,51 Cheque Devuelto Clientes, Proveedor
53,52 Cheque Posfechado Clientes, Proveedor
55,54 Cheque para Recoger Clientes, Proveedor
57,56 Anticipos Clientes, Proveedor
Por otra parte, varios documentos, además del tipo también son clasificados y
validados de acuerdo a su plazo de crédito, como: las facturas y las notas.
PLAZO DESCRIPCIÓN
0 Contado
>0 Crédito. Cuentas por cobrar / por pagar
De acuerdo a la configuración suministrada al Sistema durante su instalación,
los documentos clasificados como: contado, no afectan las cuentas por cobrar
sino que directamente se dirigen a la caja. Esta función únicamente realiza
esta labor durante el proceso de facturación y devoluciones, tanto para
clientes como para proveedores; pero, al modificar este valor, en las
diferentes ventanas de edición, la función se aplica de otra forma, como se
expone en la tabla siguiente.
PLAZO INICIAL PLAZO FINAL DESCRIPCION
Este cambio convierte el documento de contado a
0 >0 crédito, afectando así las cuentas por cobrar/ por
pagar.
Este cambio afecta la caja dejando el documento
>0 0 cancelado y sacándolo del informe de cuentas por
cobrar / por pagar
Sumándose a lo anterior, una última agrupación que tienen todos los
documentos que se generan en el Sistema, exceptuando las cotizaciones y en
algunos casos los pedidos, borradores y transferencias de mercancía al costo
entre bodegas, corresponde al centro de costo y Empresa donde fueron
realizados. Es decir, que de manera exclusiva, dichos registros solo se podrán
consultar, editar y anular desde la Empresa donde se elaboraron, obviamente
sucede lo mismo en el caso de los informes, solo muestran información de una
Empresa específica7 (donde nos encontremos ubicados). Al modificar el código
de la Empresa, estamos realmente transfiriendo o moviendo el documento a
otra Empresa, lo que provocará alteraciones en todos los reportes y procesos,
por tanto recomendamos tener mucha atención en el momento de ejecutar
estos cambios. Por ejemplo: al mover una factura de clientes con el número 5,
de la Empresa 1 a la Empresa 2, se puede alterar el consecutivo de la Empresa
destino, debido a que lo más probable es que ya exista una factura con ese
número en este espacio, por tanto se duplicaría el consecutivo; en otros casos,
puede alterar severamente el orden de crecimiento de la numeración ya que
generaría saltos dentro de esta. Las razones anteriores provocan que algunas
veces dependiendo de la operación solicitada, el campo Empresa y Número
(NroDoc), se encuentre deshabilitado8, por seguridad y coherencia de los
datos.
Finalmente, existen otros valores disponibles para cambio como son: cliente,
proveedor, vendedor, fecha, forma de pago en el caso de las ventas y algunos
totales o descuentos, siempre y cuando estos últimos no provengan de un
7
Algunas ventanas, dependiendo del objetivo del informe cuentan con un botón que permite unificar todos los
centros de costo.
8
Sin opción de modificación.
cálculo de otros factores. Por ejemplo: el campo Total IVA, en una factura,
depende y debe ser equivalente a la suma de todos los IVAS generados por
cada uno de los productos registrados dentro del documento, si se permitiese
su cambio se desencadenarían, en muchas ocasiones, inconsistencias en los
informes.
A continuación, expondremos un mosaico de ventanas, con el fin de orientarlos
mejor con respecto a la presentación de las mismas y de la edición escogida.
Documentos de proveedor: facturas y notas.
Documentos de clientes: facturas y notas.
Recibos de caja.
Recibos de Egreso.
En este último caso, se debe anotar que los recibos de egreso cuentan con
una clasificación especial dependiendo del proceso que los generó, así:
TIPO DESCRIPCION
1 Pagos de documentos de proveedor
2 Gasto
3 Egresos por otros conceptos
Lo mismo sucede con los recibos de caja:
TIPO DESCRIPCION
1 Pagos de documentos de clientes
2 Ingresos por otros conceptos
2.8. VENDEDORES.
Este también es un submenú que incluye tres ventanas: ficha del vendedor,
supervisor y grupos. Todos los vendedores se pueden organizar por grupos para
que de esta forma, en el momento de asignar las comisiones de venta, en el
formulario de los productos, se simplifique esta labor y no haya necesidad de
registrar estos datos, vendedor por vendedor, ya que un establecimiento puede
llegar a contar con muchos empleados de este tipo, los cuales combinados con
la lista de la mercancía, generan un trabajo dispendioso. Enseguida mostramos
la presentación de los formularios mencionados. Adicionalmente, en la ficha de
vendedores se puede configurar su comportamiento en SGC Móvil, allí se podrá
determinar si puede crear cliente, la bodega con la que va a trabajar y la lista
de precio por default para los clientes nuevos.
Grupos.
Edición de Vendedores.
Supervisores
2.9. CLIENTES
En este ítem trataremos un submenú muy importante dentro de las fichas
básicas, debido a que reúne todas las opciones relacionadas con la creación,
configuración, edición y desactivación de los clientes.
Muchas de las funciones que aquí se integran afectan el proceso de facturación
y control de cartera, ya que no solo se registran los datos de los clientes sino
también el cupo de crédito, plazo de crédito, asignación de vendedores, rutas
de despacho, puntos de envío entre otras.
2.9.1. Registrar clientes .
Como primera medida, se debe crear el cliente diligenciando todos sus datos
comerciales y personales, teniendo en cuenta que estos deben referirse a su
punto de despacho o dirección principal9, así como también la información del
fiador, si este existiese, contactos y una observación.
A continuación, detallaremos sus controles más representativos.
Cupo: Se encuentra ubicado en la página Datos Cartera. Como su nombre
lo indica, en este cuadro de texto se debe registrar el cupo de crédito
establecido para el cliente. Este valor lo usa el Sistema durante las
validaciones de control de cartera en el módulo de facturación. Funciona
como una tarjeta de crédito, es decir, se calcula un saldo disponible,
teniendo en cuenta la cartera pendiente, obligando al software a evitar
que se generen facturas de venta que superen dicho límite.
Incremento / Decremento%: Se encuentra ubicado en la página Datos
9
Si el cliente cuenta con sucursales u otros puntos de envío, estos son creados usando otra ventana.
Facturación. Generalmente su valor es cero (0), y se refiere no solo a un
incremento sino también a un posible descuento porcentual que, asignado
al cliente, altera automáticamente las listas de precios de todos los
productos durante la elaboración de la factura de venta, pero única y
exclusivamente cuando se digite el código del cliente afectado.
Plazo: Se encuentra ubicado en la página Datos Cartera. Corresponde al
plazo de crédito permitido para el cliente, en algunos casos dependiendo
de la configuración del Sistema, este no será asignado aquí, sino
directamente en la ventana de facturación.
Desbloquear general y desbloquear vencimiento: Estos dos controles se
encuentran muy relacionados ya que habilitan las excepciones al control
de cartera; se encuentran ubicados en la página Estado. Cabe aclarar,
que el Sistema suspende automáticamente a un cliente de acuerdo a dos
conceptos: saldo disponible o vencimiento; con el hecho de que ocurra
uno de los dos se realiza la suspensión. Con respecto al vencimiento, el
software valida a partir de un parámetro asignado en su configuración
general, desde que momento, después de vencidos los documentos se
genera un bloqueo, a pesar de que el cliente cuente con saldo suficiente
en su cupo. Por tanto, el primer control, permite que a un cliente se le
genere una factura de venta sin validar ningún concepto; el segundo,
únicamente afecta la validación por vencimiento, generando una
excepción, pero continúa controlando el saldo disponible. Finalmente, se
debe anotar que dichas excepciones solo se encuentran disponibles para
la elaboración de una factura, después de realizado dicho documento se
restablece la suspensión.
Ruta de visita o despacho: Este campo lo utilizan aquellos
establecimientos que manejan despachos de mercancía a domicilio o
ruteros de visitas de vendedores y requieren organizar sus clientes por
rutas, estas son codificadas inicialmente en otra ventana (ubicada en el
mismo menú) y aquí únicamente se realiza la asignación.
Para aquellos clientes que cuentan con más de una sucursal y todas ellas se
encuentran identificadas con el mismo NIT, no se deben registrar códigos
separados para cada una de ellas, ya que, únicamente, se hace necesario
crearles tantos puntos de despacho como sucursales sean. De esta forma
comparten el cupo de crédito y también los bloqueos por vencimiento en el
pago, es decir en el momento que una incumpla algún acuerdo esto se verá
reflejado en las demás. Para ello se utiliza el botón . La ventana que permite
hacer dicho registro será similar a la siguiente.
Esta ventana mantiene las mismas características ya presentadas y permite
registrar los datos básicos que pueden diferir con el código principal del
cliente, como son: la dirección de la sucursal, el nombre, la ciudad, el barrio, el
estado, un contacto, la ruta de despacho o visita y una observación.
2.9.2. Grupo Comercial - Unificar clientes.
Esta opción permite centralizar el cobro de varios clientes de acuerdo a un
grupo comercial. Algunas empresas que están formadas por sociedades y
cuentan con varios negocios, identificados, cada uno de ellos, con diferente
NIT, centralizan sus pagos en una sola sede, para lo cual esta ventana sería
útil.
En ella solo hay que escoger, como primera instancia, el cliente que se
comportará como sede principal y marcar los clientes que formarán parte del
mismo grupo comercial.
2.9.3. Grupos de Cliente.
Como su nombre lo indica, aquí se crean todas las categorías o grupos que
permitirán clasificar los clientes para su análisis a través de informes.
2.9.4. Zonificación y Rutas de despacho o de visita.
Revisar la guía asignación de rutas de [Link]
2.9.5. Plazos de Crédito.
Por medio de esta ventana se pueden crear los diferentes plazos a usar
durante la facturación. Adicionalmente, se pueden asignar descuentos o
incrementos a las listas de precios que se aplicarán automáticamente durante
dicho proceso, es decir la ficha de los productos no son afectadas, estos
cambios solo se verán al momento de facturar.
2.10. PROVEEDORES .
Este formulario permite la creación y edición de todos los proveedores de su
empresa. Para ello se deben registrar todos los datos comerciales del
proveedor como son: nombre, dirección, teléfonos, ciudad, NIT, correo
electrónico, representante de ventas, cuentas bancarias y una observación.
Además, también cuenta con los controles necesarios para registrar la tarifa
de industria y comercio, para la respectiva retención, el régimen, descuento
fijo otorgado después de impuestos y si es auto retenedor en la fuente o no.
2.11. MENSAJES ALEATORIOS IMPRESOS.
El objetivo de esta opción es registrar los mensajes que saldrán al final de la
factura de una manera aleatoria. Para cambiar un mensaje solo se debe
seleccionar en la lista, haciendo click con el mouse sobre el escogido y luego
dirigirse al cuadro de texto, de edición, para hacer el cambio que se requiere,
al finalizar solo hay que procesar para guardar los cambios.
