LA “T”, EL DEBE Y EL HABER

Hay una forma que se utiliza para prácticas y trabajos informales (borrador), que es
esencial para el aprendizaje de la Contabilidad, a esta forma se le conoce como T, porque es
símbolo mencionado realmente en una T que representa un folio o una hoja del libro
llamado MAYOR, usado en Contabilidad, sobre el que ampliaremos conceptos más
adelante.

CUENTA

DEBE HABER

CARGO ABONO

DEBITO CREDITO

Como puede verse, la “T” tiene un lado izquierdo que por conveniencia fue bautizado
como Debe, Cargo o Débito. Estos son simplemente nombres, y no se refieren al contenido
del lado izquierdo o derecho de la “T”, y se utilizan en forma indistinta.

También puede observarse que el lado derecho se llama Haber, Abono o Crédito.

Cada cuenta va ubicada en una “T”; y para reafirmar el concepto se puede decir que cada
cuenta tiene su “T”; y cada “T” corresponde a una única cuenta. Los ejemplos siguientes
aclaran lo mencionado anteriormente:

Banco Cuenta por Pagar Gastos Generales

DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER

CARGO ABONO CARGO ABONO CARGO ABONO

DEBITO CREDITO DEBITO CREDITO DEBITO CREDITO

 CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS
Las cuentas se clasifican en cinco grandes grupos:

1- ACTIVOS:
Representa el valor de los bienes y derechos de cualquier organización.

2- PASIVOS:
Significa las deudas y obligaciones de cualquier organización.

3- PATRIMONIO:
Es el aporte inicial de los socios y las utilidades o pérdidas obtenidas durante sus
años de operación.

4- GASTOS:
Se refiere a las operaciones en que debe incurrir la empresa para realizar su
cometido. (Pagos necesarios para operar).

5- INGRESOS O PRODUCTOS:
Representa la retribución que se recibe por el servicio prestado. (Ingresos
provenientes de los clientes).

Las cuentas que representan el valor de los bienes y derechos son:

Bancos, Cuentas por Cobrar, Documentos a Cobrar, Inventarios, Gastos pagados por
adelantado, Ingresos acumulados, Terrenos, Edificios, Maquinaria y Equipo, Mobiliario y
Equipo de Oficina, Vehículos, Patentes, Derechos de autor, otros.

Estas cuentas de activos siguen el orden tal y como aparecen aquí, por lo que el estudiante
debe acostumbrarse a representarlas siempre en esta forma. Esto se aplica para los demás
grupos de cuentas.

Las cuentas que representan las deudas y obligaciones son:

Cuentas por pagar, Documentos por Pagar, Retenciones por Pagar (Seguro Social; Banco
Popular), Gastos acumulados, Ingresos diferidos e Hipotecas por Pagar, otros.

Las cuentas patrimoniales son:

Capital social, utilidades retenidas, dividendos, retiros, superávit.

Como cuentas de Gastos se conocen las siguientes:

Gastos administrativos y generales, Gastos de Ventas y Gastos Financieros.

Las cuentas de Ingresos o Productos son:

Ventas, por servicios, por ingresos financieros (intereses) y Otros ingresos.

Se puede apreciar que las cuentas ubicadas en cada grupo, no hacen más que ratificar la
definición de cada uno de ellos. Bancos y edificios son ejemplos claros de bienes
propiedades de la empresa, asimismo, Cuentas por Pagar e Hipotecas por Pagar, lo son de
las deudas y obligaciones de una empresa. El Capital Social, es el aporte inicial de los
socios y las Utilidades Retenidas, la acumulación de las ganancias a lo largo de los años de
operación. Los gastos e ingresos ubicados en cada grupo están directamente relacionados
con la definición.

PARTIDA DOBLE
Ya se menciono que el proceso contable descansa sobre la “PARTIDA DOBLE”, con su
doble impacto cada vez que se realiza una transacción (Operación contable). Este impacto
doble se representa en las cuentas, y como éstas pertenecen a cinco grandes grupos, se
comenzará trabajando a ese nivel para luego bajar a nivel de cuentas.

Hay, por lo tanto, una “T” para cada grupo y cada grupo para reflejar las transacciones
contables sigue las reglas que se detallan a continuación:

1- ACTIVOS:

Cuando la operación produce un aumento del activo (en cualquiera de sus cuentas y
es igual para los otros grupos) este se ubica al “DEBE” de la “T”, lo cual visto en
forma gráfica es así:

ACTIVO

DEBE HABER
 (+) (-)

DEBITO CREDITO

AUMENTA DISMINUYE

2. PASIVOS:

Cuando la operación produce una disminución del Pasivo, se ubica al DEBE; si produce un
aumento, se ubica al HABER.

PASIVO

DEBE HABER

(-) (+)

DEBITO CREDITO

DISMINUYE AUMENTA

3. PATRIMONIO:

Opera igual que el pasivo. Las operaciones que producen disminuciones van al DEBE y las
que producen aumentos van al HABER.

PATRIMONIO

DEBE HABER

(-) (+)

DEBITO CREDITO

DISMINUYE AUMENTA
4. INGRESOS:

Cuando un ingreso o producto aumenta se ubica al HABER y si disminuye al DEBE. Por

regla general los ingresos siempre aumentan nunca disminuyen.

INGRESOS

DEBE HABER

(-) (+)

DEBITO CREDITO

DISMINUYE AUMENTA

5- GASTOS:

Las operaciones que aumenten los gastos se ubican al DEBE y las que disminuyen se
ubican al HABER. Los gastos también tienen una particularidad y es que nunca
disminuyen, solo en circunstancias especiales que se mencionaran y aclararan en su
momento.

GASTOS

DEBE HABER

(+) (-)

DEBITO CREDITO

AUMENTA DISMINUYE

Toda operación contable produce efectos de aumento y disminución sobre dos o más
cuentas. En este caso sobre uno o varios grupos de cuentas, porque cada grupo es el
resumen de un determinado número de cuentas.

Los ejemplos siguientes aclaran el punto:

 Enero 1: Transacción contable: Se compra al contado una máquina de escribir en
¢100.000 y se paga con el cheque número 01276. ¿Qué pasa en esta transacción? Si
compramos una máquina de escribir tenemos más activos, pero al pagarla en efectivo
tendremos menos activos, porque la Cuenta Bancaria sufre una disminución. Si la
presentamos en las “T”, queda de la siguiente manera:

Mobiliario y Equipo de Oficina Banco Nacional

Activo Activo

Debe Haber Debe Haber

100.000 100.000

Más activo por Menos activo

Compra de la por el cheque para
Máquina de escribir para pagar la máquina
De escribir

Enero 5: Se compra a crédito un escritorio en ¢200.000 a Metalín S.A. ¿Cuáles documentos

sustentan a esta operación?

Nuestra orden de compra solicitando a Metalín la entrega del escritorio.

La factura de crédito de Metalín, la cual quedamos debiendo. Esta deuda sustentada

en una factura de crédito, se ubica en “CUENTAS POR PAGAR” y es un aumento
del “PASIVO”, pero también lo es del “ACTIVO” porque tenemos un escritorio
más.

ACTIVO PASIVO
Mobiliario y Equipo de Oficina Cuenta por Pagar

DEBE HABER DEBE HABER

200.000 200.000

Enero 10: Se paga el recibo del servicio eléctrico por la suma de ¢ 55.000, con el cheque
N° 01279.
Documentos que sustentan la operación: el recibo de los servicios eléctricos es cancelado y
la copia del cheque girado para pagarlo. (1)

(1) En Contabilidad cualquier operación contable que se anote debe basarse

necesariamente en un documento. Este es un requisito indispensable.

Este pago, como todos los pagos de servicios (agua, lúz, teléfono, servicios municipales,
fax, fotocopiadora, central telefónica, otros), son gastos.

GASTOS ACTIVO
Lúz y Teléfono Banco Nacional

DEBE HABER DEBE HABER

55.000 55.000

Enero 20: Supongamos que nuestra empresa es una lavandería y durante el día cobra
facturas de contado por ¢ 750.000. Este dinero se saca de la Caja y se deposita en el Banco.

Los documentos son: las copias de nuestras facturas de contado, puesto que le original
siempre se corresponde al cliente, y el depósito hecho en el Banco, corresponde a los
ingresos por servicios generados ese día por la lavandería.

ACTIVOS INGRESOS
Banco Nacional Ingresos por Servicios

DEBE HABER DEBE HABER

750.000 750.000

Enero 25: Esta lavandería, ese mismo día, vendió al Hotel Continental servicios de limpieza
(ropa de cama) por ¢ 345.000, le concede 30 días para pagar o sea se hace a crédito.

Las ventas a crédito, sustentadas por nuestras facturas de crédito, se acumulan en la cuenta
de Activo. “CUENTAS POR COBRAR”.
Estas cuentas son: por un lado, aumento del activo, porque ahora hay más empresas o
clientes que nos deben, y por otro lado, un aumento de los “INGRESOS” por el nuevo
servicio prestado.

ACTIVOS INGRESOS
Cuentas por Cobrar Ingresos por Servicios

DEBE HABER DEBE HABER

345.000 345.000

REGLAS PARA HACER LAS ANOTACIONES

CONTABLES
Se puede deducir, que las operaciones registradas en las “T”, en los ejemplos anteriores,
toda operación contable al registrarse debe tener los siguientes efectos:

 Una cantidad al DEBE y otra al HABER

 La anotación al DEBE siempre será por un monto igual al que se anotó en el

HABER, nunca pueden ser diferentes.

 Las cuentas que se afectan pueden ser de un mismo grupo de cuentas, pueden ser
dos o más.

 Como regla general siempre se debe anotar primero las que van al DEBE y después
las que van al HABER.

ECUACIÓN CONTABLE BÁSICA

Los aumentos y disminuciones señalados para cada grupo de cuentas no fueron puestos al
azar, tienen su lógica, su razón de ser y su propósito es conservar la “Ecuación Contable
Básica”, que gobierna la igualdad matemática entre el ACTIVO, PASIVO Y
PATRIMONIO”, y se presenta de la siguiente manera:

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO

ACTIVO - PASIVO = PATRIMONIO

Debido a esta forma de “Ecuación Contable Básica”, generalmente al Patrimonio se
le define como la diferencia entre el Activo y el Pasivo, o bien como el remanente o
sobrante entre esos dos grupos de cuentas.

Para conservar esa igualdad que mencionamos, si el Activo aumenta al DEBE, el Pasivo y
el Patrimonio deben hacerlo al HABER, y los lados de la ecuación aumentan en el mismo
monto y se conserva la igualdad.
De la misma forma operan las disminuciones.

Los Gastos e Ingresos, al finalizar el proceso contable, quedan resumidos en el Patrimonio.

Debido a esto, los Ingresos que aumentan el Patrimonio, actúan igual que él, y los Gastos
que lo disminuyen, actúan al contrario.

Registro de las operaciones en la “T” a nivel de cuenta.

Ya hemos visto como aumentan y disminuyen los grupos de cuentas debido a las
operaciones contables. También sabemos que estos grupos de cuentas están subdivididos en
cuentas, que representan valores específicos, y precisamente a este nivel de cuentas operará
todo el sistema contable.

Las siguientes operaciones las vamos a analizar, estudiando las variaciones que provocan
en cada cuenta.

Febrero 1: Pagamos los sueldos de los empleados de la oficina por ¢380.000, con base en la
planilla (documento que se estudiará en los últimos capítulos) y girando el cheque N° 325-
5.

¿Cuáles cuentas varían? Analicemos la transacción.

 “Sueldos y Salarios”, cuenta que registra el gasto por este concepto y aumenta cada
vez que se pagan los sueldos y salarios de la empresa; recuerde que los gastos
siempre aumentan y lo hacen por el lado izquierdo o sea por el DEBE.
  Disminuye la cuenta “Banco”, por el cheque girado, recuerde que los activos
siempre disminuyen por el lado derecho o sea por el HABER.

GASTOS ACTIVOS
Sueldos y Salarios Bancos

DEBE HABER DEBE HABER

380.000 380.000

Febrero 5: Compramos un terreno en ¢5.000.000, pagamos en efectivo ¢ 2.000.000 con el

cheque N° 325-7, y el saldo lo quedamos debiendo con una garantía hipotecaria, del mismo
terreno.

¿Cuáles cuentas se afectan? En este caso propiamente son tres cuentas, veamos:

a- Aumentan los Terrenos, hay más terrenos. Como cuenta del Activo aumenta al
DEBE en ¢5.000.000.

b- Disminuye el efectivo en el BANCO, al girar el cheque, como cuenta de Activo

disminuye al HABER.

c- Aumenta un Pasivo, pues adquiere una deuda, ahora debe más que antes al comprar
el terreno a crédito. Y la cuenta Hipotecas por Pagar, aumenta como todo Pasivo, al
HABER.

ACTIVO ACTIVO PASIVO

Terreno Bancos Hipoteca por Pagar

DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER

5.000.000 2.000.000 3.000.000

Como puede observarse, se conservan las normas señaladas: la igualdad de los montos en
las columnas del DEBE y del HABER.
Febrero 9: Se brindan servicios a un cliente (Limpieza de ropa) a crédito, 30 días para
pagar. El monto de la factura es de ¢275.000.

Aumentan las CUENTAS POR COBRAR (existen más facturas al cobro que antes). Como
Activos que son aumentan por el lado izquierdo o sea por el DEBE. También aumentan los
INGRESOS, pues hay un nuevo ingreso por servicios prestados. Los Ingresos siempre
aumentan por el lado derecho, o sea por el HABER.

ACTIVOS INGRESOS
Cuentas por Cobrar Ingresos por Servicios

DEBE HABER DEBE HABER

275.000 275.000

Febrero 14: Un proveedor, nos vende productos por valor de ¢450.000, pagamos al contado
¢150.000 y el saldo con una factura de crédito a cuarenta y cinco días plazo. En el análisis
nos damos cuenta que son necesarias tres cuentas para registrar dicha operación.

a- Inventario de Productos, esta cuenta representa el valor de los artículos en

existencia, y en este caso aumenta, ya que adquirimos más productos.

b- Bancos, esta cuenta disminuye por el cheque N° 325-9, girado para el pago
correspondiente.

c- Cuentas por Pagar, esta cuenta aumenta, ya que antes no teníamos una deuda y
ahora sí, al quedar debiendo la factura de crédito.

ACTIVO ACTIVO PASIVO

Inventario de Productos Bancos Cuentas por Pagar

DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER

450.000 150.000 300.000

Febrero 19: Se paga el alquiler del edificio, recibo N° 156 con el cheque N° 325-10 por
¢1.250.000.
 GASTOS ACTIVO
Gastos de alquiler Banco Nacional

DEBE HABER DEBE HABER

1.250.000 1.250.000

Como puede observarse, en los últimos registros hemos seguido una constante: las
anotaciones que van al DEBE se anotan de primero, las que van al HABER se anotan de
segundas. Esta es una norma de trabajo que debe respetarse siempre.

CLASIFICACIÓN DE LOS GASTOS

Los gastos se resumen en tres grandes grupos:

 Gastos Administrativos y generales

 Gastos de Ventas

 Gastos Financieros

El primer grupo incluye a todos aquellos gastos necesarios para administrar la empresa,
como:

Salarios de gerencia Alquileres

Salarios de contabilidad Útiles de aseo
Salarios de secretarias Vigilancia
Agua, luz y teléfono Seguros
Impuestos municipales Donaciones

En el segundo grupo, resume todos los gastos necesarios para realizar las ventas y
aumentarlas, si es posible.

Sueldos del departamento de Ventas Alquiler

Propaganda y Publicidad Telefax
Viáticos Mantenimiento de vehículos
Seguros Comisiones de los agentes de ventas

El tercer grupo corresponde, básicamente al gasto por intereses, provenientes de préstamos

que tiene la Empresa con la Banca Privada y la Banca Nacionalizada.

Si giramos los siguientes cheques:

1. N° 325-13 por ¢ 60.000 Agua, Luz y Teléfono

2. N° 325-14 por ¢ 190.000 Salarios de las secretarias

3. N° 325.15 por ¢ 120.000 Intereses sobre préstamos

4. N° 325-16 por ¢ 85.000 Publicidad

5. N° 325-17 por ¢ 45.000 Viáticos

El movimiento en las “T” sería de la siguiente manera:

GASTOS ADMINISTRATIVOS GASTOS DE VENTAS

DEBE HABER DEBE HABER

(1) 60.000 (4) 85.000

(2) 190.000 (5) 45.000

GASTOS FINANCIEROS Banco Nacional

DEBE HABER DEBE HABER

(3) 120.000 500.000

Hay aumento en la cuenta de GASTOS y disminución de la cuenta del ACTIVO en la

cuenta de Bancos.

EJERCICIOS PRÁCTICOS:

Hasta el momento cada vez que necesitamos la cuenta de Bancos, por ejemplo, la abrimos y
de igual manera hemos procedido con otras cuentas, varias veces.

En la práctica se abre una “T” por cuenta y ahí se llevan todos los movimientos
correspondientes a esa cuenta.

Las operaciones que se presentan a continuación pertenece a la Compañía Limpieza Total,

durante el mes de marzo del 2000.

Marzo 01: Compramos de contado una calculadora en ¢ 48.000, con cheque N° 325-18

Marzo 07: Vendemos servicios por ¢ 80.000 al contado, y al crédito por ¢ 256.000.

Marzo 11: Con el cheque N° 325-19 pagamos los recibos de la luz, agua y teléfono por ¢
49.200.
Marzo 19: Compramos a crédito un escritorio por ¢ 104.000.

Marzo 25: Pagamos con el cheque N° 325-20 el alquiler del edificio, 50% en gastos de
Administración y el otro 50% en gastos de Ventas. El monto del alquiler es de
¢ 120.000.

Marzo 31: Se depositan en el Banco Nacional ¢ 206.400, por ingreso de las ventas por
servicios del día.

NOTA: Usaremos los números de cada operación para identificar las anotaciones
correspondientes en las “T”.

TEORIA Y PRÁCTICA:

1- TEORÍA:

Al concluir el presente capítulo el alumno deberá conocer las respuestas correctas a las
siguientes preguntas.

a- ¿Quién creó el principio de la “Partida Doble” y desde cuándo se utiliza en el

quehacer contable?.

b- ¿Qué esperan hoy en día, los administradores de empresas de la Contabilidad?

c- ¿Qué es una transacción comercial y cómo se relaciona con las transacciones

contables?

d- ¿Cuál es el sustento de toda transacción contable?

e- Explique qué es una cuenta y mencione diez de ellas, ordenadas adecuadamente.

f- Explique qué es ACTIVO, PASIVO, PATRIMONIO, INGRESOS Y GASTOS.

Señale por lo menos cinco cuentas de cada una de ellos, excepto de PATRIMONIO.

g- ¿Qué se entiende por Cargos y Abonos y cómo se relaciona con las cuentas y las
“T”?

h- ¿Por qué los activos aumentan al DEBE junto con los gastos, mientras los Pasivos,
Patrimonio e Ingresos los hacen por el HABER?

i- Presente las distintas formas de la “ECUACIÓN CONTABLE BÁSICA”.

 j- Señale las cuentas que resuman los gastos y mencione cinco partidas de cada una de
ellas.

2. PRÁCTICA:
Desarrolle los siguientes ejercicios, siguiendo las instrucciones estudiadas en este
capítulo.

a- Las siguientes operaciones ubíquelas en “T” para Activo, Pasivo,

Patrimonio, Ingresos y Gastos, analizando las variaciones (aumentos y
disminuciones) que se producen en cada uno de estos grupos.

 Compra a crédito de un vehículo en ¢ 6.500.000. Se firma una

prenda de garantía.

 Se paga el recibo de la Municipalidad por servicios de recolección

de basura por ¢ 49.750 con cheque N° 325-23.

 Se depositan en el Banco Nacional ¢ 160.575, por concepto de

servicios prestados durante el día.

 Se compran artículos para el inventario de productos al contado por

¢ 68.600, con el cheque N° 325-24.

 Un cliente que nos debe una factura por venta a crédito, nos ha
cancelado y depositado en el Banco Nacional ¢ 98.500.

b- Las siguientes operaciones debe ubicarlas en “T”, utilizando una “T” para
cada cuenta.

 Se depositan en el Banco ¢150.000, producto de las ventas por servicios

del día.

 Se pagan con los siguientes cheques las facturas por gastos que se
detallan a continuación:

Telefax Cheque N° 325-27 Por ¢ 73.600

Gasolina y aceite Cheque N° 325-28 Por ¢ 82.500
Seguros (1) Cheque N° 325-29 Por ¢ 152.500
Salarios de la gerencia Cheque N° 325-30 Por ¢ 375.000
Salarios de agentes Cheque N° 325-31 Por ¢ 160.000
 Útiles de Aseo Cheque N° 325-32 Por ¢ 12.500

(1) El 75% va a gastos de venta, el restante 25% a gastos administrativos.

 Se compra un congelador en ¢ 450.000. Se da una prima de ¢ 100.000 y el

saldo a crédito.

 Las ventas por servicios del día fueron las siguientes:

- Al contado ¢ 105.500, que se depositaron en el Banco Nacional.
- Al crédito (con facturas de crédito) por ¢ 197.000.

 Se compra a crédito (lo quedamos debiendo) productos para el inventario en ¢

70.000.

 Con el cheque N° 325-33 hacemos un abono de ¢ 150.000, de la factura

pendiente por la compra del congelador.

 Los clientes a quienes vendimos servicios a crédito, nos pagan la totalidad de la

factura pendiente.

c- Casos de Ecuación Contable:

 Si una empresa tiene Activos Totales por un monto de ¢ 25.000.000 y un
Pasivo Total de ¢ 17.500.000. ¿Cuál es su Patrimonio?

 Si su Patrimonio es de ¢ 32.500.000 y su Pasivo es de ¢ 16.000.000.

¿Cuál es el total de sus Activos?

 Si su Activo es de ¢ 75.000.000 y su Patrimonio es de ¢ 48.500.000.

¿Cuál es su Pasivo?

d- Tome la siguiente lista de cuentas de gastos y clasifíquela en Activos,

Pasivos, Patrimonio, Ingresos y Gastos.

Publicidad Hipotecas por Pagar

Terrenos Equipo de Transporte
Maquinaria Telefax
Papelería y Útiles Cuentas por Cobrar
Bancos Impuestos por pagar
Mobiliario y Equipo de Oficina Sueldos Administrativos
Cuentas por Pagar Seguros pagados por adelantado
Documentos por pagar Capital Social
Útiles de aseo Documentos por Cobrar
Inventario de Productos Utilidades retenidas

NOTA: Las cuentas por cobrar y las cuentas a pagar están sustentadas en facturas a crédito.
Los documentos a cobrar y pagar están sustentados en documentos tales como: Pagarés,
Prendas y Letras de Cambio.
El Capital Social, es el aporte inicial de los asociados para comenzar cualquier tipo de
negocio.
Utilidades retenidas son las ganancias o pérdidas de la empresa de años anteriores.