Caso práctico 2
Mariana Serrato Pizza
Jaime Enrique Ávila
Dirección de Proyectos PMI II
2025
Solución al caso práctico
1. ¿Cuáles son los elementos esenciales de un plan de comunicación efectivo en un proyecto de
desarrollo de software? – Describe un ejemplo y construye una matriz para este caso
específico.
Un plan de comunicación en un proyecto define la forma en que se transmitirá la información clave
a las partes interesadas durante todo su desarrollo. Este plan no solo detalla quién recibirá la
información, sino también la frecuencia con la que se les proporcionará y los canales, momentos y
métodos mediante los cuales se llevará a cabo (Lucidchart, sf). En esencia, se trata del sistema que
emplearán los involucrados para garantizar una interacción fluida y efectiva.
Para diseñar un plan de comunicación eficiente, es fundamental considerar varios elementos clave.
El primero es definir con claridad qué se va a comunicar. Esto implica identificar de manera precisa
qué necesita saber cada persona o grupo, ya que una comunicación efectiva depende de entregar
información relevante y adaptada a las necesidades específicas de los destinatarios. El segundo
elemento consiste en determinar cómo se transmitirá el mensaje, es decir, elegir el medio más
adecuado, como reuniones, correos electrónicos o conversaciones directas según las preferencias y
expectativas de los interesados. Finalmente, es crucial establecer la frecuencia con la que se
compartirá la información, asegurando que sea oportuna y constante para mantener a todos
alineados.
Un ejemplo práctico ilustra su importancia: los responsables de una empresa de desarrollo de
software están inquietos por la falta de visibilidad sobre el progreso de un nuevo producto que
pronto se lanzará al mercado. Hasta ahora, no contaban con un plan de comunicación que les
permitiera seguir de cerca el avance del proyecto en relación con los plazos establecidos. Para
abordar esta situación, el director del proyecto diseñó una matriz de comunicación que detalla las
actividades a realizar, los participantes involucrados, los objetivos de cada interacción, los horarios,
los métodos de entrega y los líderes encargados de dirigir las reuniones. Este enfoque busca
tranquilizar a los encargados, brindándoles claridad y confianza sobre el desarrollo del software
ACTIVIDAD AUDIENCIA PROPOSITO METODO CUANDO DUEÑO DE LA REUNION
SEGUIMIENTO DEL PROYECTO,
REUNION DIARIA DIRECTOR DEL PROYECTO Y ANALISIS DE LOS RIESGOS, Y 9:00 AM LUNES A
EQUIPO DE DESARROLLO ESTUDIO DE VIABILIDAD REUNION VIERNES DIRECTOR DEL PROYECTO
REQUERIMIENTO Y
ESTADO DE PROYECTO TODOS LOS INTERESADOS CARACTERISTICAS QUE DEBE
DEL PROYECTO POSEER EL SOFTWARE E-MAIL SEMANAL DIRECTOR DEL PROYECTO
IDENTIFICAR Y CREAR
PLANIFICACION DE
INTERESADOS CLAVES Y ALGORITMOS Y ESTRUCTURAS SEMANAL, JUEVES DIRECTOR DEL PROYECTO
PROGRAMACION
EQUIPO DE DESARROLLO DE DATOS ADECUADAS REUNION 10:00 AM Y JEFE DE PROGRAMACION
SE HABILITA Y COMPRUEBA LA CADA DOS
IMPLEMENTACION DEL EJECUCION DEL SOFTWARE SEMANAS,
SOFTWARE INTERESADOS CLAVES Y PARA TAREAS ESPECIFICAS PARA MIERCOLES 10:00 DIRECTOR DEL PROYECTO
EQUIPO DE DESARROLLO CONOCER PROBLEMAS DE REUNION AM Y JEFE DE PROGRAMACION
OPTIMIZAR Y MEJORAR EL
PROGRAMA PARA ELIMINAR LOS
ERRORES DETECTADOS,
ADAPTAR NUEVAS NECESIDADES JEFE DE PROGRAMACION Y
O AÑADIR NUEVAS MENSUAL LUNES GERENTE DE
MANTENIMIENTO EQUIPO DE DESARROLLO FUNCIONALIDADES REUNION 10:00 AM MANTENIMIENTO
2. ¿Cómo la gestión proactiva de riesgos ayuda a la capacidad del equipo para enfrentar
desafíos inesperados durante el desarrollo del software? –Describa un riesgo hipotético en
este proyecto y cómo la gestión de riesgos ayuda a su control para evitar la materialización
Las organizaciones están tomando mayor conciencia sobre la necesidad de gestionar riesgos en
proyectos de software y, en términos más amplios, en iniciativas tecnológicas (Torres, 2024). Una
gestión proactiva de riesgos facilita la identificación y mitigación de posibles amenazas que podrían
comprometer el correcto funcionamiento del software en el futuro. Además, como señala Torres
(2024), este enfoque también permite detectar y aprovechar eventos positivos que puedan
transformarse en fortalezas u oportunidades para el proyecto.
En los proyectos de software, los riesgos suelen clasificarse en dos categorías principales: los
riesgos generales, comunes a cualquier proceso de desarrollo, y los riesgos específicos, únicos y
particulares a cada proyecto, que requieren una identificación detallada. Por ejemplo, “los
problemas de compatibilidad pueden llevar al fracaso de un proyecto de software si el sistema final
no se integra adecuadamente con las herramientas existentes en las que confiaron los usuarios,
reduciendo su utilidad o exigiendo ajustes significativos que retrasen el progreso” (Lucidchart, sf).
Este tipo de situación evidencia las consecuencias de una gestión de riesgos deficiente.
Una solución efectiva para este problema podría ser implementar una herramienta como una
interfaz de programación de aplicaciones (API). Según Lucidchart (sf), las API “optimizan la
interacción entre tu sistema y las aplicaciones de los usuarios, permitiendo que el equipo de
ingeniería se concentre en aspectos clave como la interfaz de usuario y la funcionalidad de la
aplicación”. De esta manera, se mitigan los riesgos de compatibilidad y se fortalece el desarrollo del
proyecto.
3. ¿Qué consideraciones se tienen en cuenta al negociar contratos con proveedores para la
adquisición de herramientas y tecnologías necesarias?
En la actualidad, las empresas están enfocadas en encontrar estrategias óptimas para crear valor en
el mercado mientras maximizan sus márgenes de rentabilidad. Para responder a esta prioridad, la
medición de los indicadores clave de desempeño (KPI, por sus siglas en inglés) se presenta como
una herramienta esencial. Estos indicadores permiten evaluar de manera precisa el rendimiento de
las actividades llevadas a cabo dentro de la cadena de suministro, proporcionando una base sólida
para la toma de decisiones (Dispatchtrack, sf).
Un aspecto crucial en este contexto es la gestión de la contratación de proveedores, una práctica
fundamental para cualquier organización. Este proceso abarca la identificación, selección y
establecimiento de relaciones sólidas con proveedores confiables, al tiempo que busca definir
términos y condiciones que optimicen el valor y minimicen los riesgos asociados. Al negociar
contratos con proveedores, es imprescindible considerar la calidad de los productos o servicios
ofrecidos. En el caso del desarrollo de software, esto implica evaluar las herramientas y tecnologías
específicas que garantizan dos dimensiones clave: la calidad funcional, que mide hasta qué punto el
software satisface los requisitos funcionales establecidos, relacionados con el procesamiento de
datos de entrada, y la calidad estructural, que se refiere al cumplimiento de requisitos no
funcionales como el rendimiento, la mantenibilidad o la escalabilidad (Mariano, 2013).
Asimismo, es esencial verificar que los proveedores cuenten con la capacidad de suministro
adecuada para proveer todas las herramientas necesarias para el desarrollo del proyecto. Otro factor
determinante es el tiempo de entrega, una variable crítica en las negociaciones que asegura la
disponibilidad oportuna de los recursos requeridos para la implementación del software. Por su
parte, el precio desempeña un papel importante en la elección de proveedores, aunque no debe ser el
único criterio decisivo. Un costo demasiado bajo podría comprometer la calidad de los insumos,
productos o servicios, lo que podría derivar en fallos en la cadena de suministro, problemas
operativos o pérdidas económicas para la empresa. Al mismo tiempo, analizar los precios permite
detectar posibles sobrecostos, comparar ofertas entre el proveedor actual y otras alternativas, y así
identificar la opción más conveniente en términos de valor global (Orca, 2023).
Aplicación Práctica del Conocimiento
En el ámbito de la ingeniería civil, la comunicación asertiva es fundamental para el éxito de los
proyectos, como se evidencia en la construcción de un proyecto vis en la ciudad de ibague, finalizada
en 2023. Durante la ejecución de esta obra, el ingeniero estructural encargado de supervisar el diseño
detectó que las vigas prefabricadas suministradas por un proveedor local presentaban desviaciones
en las especificaciones de resistencia al esfuerzo, según los ensayos realizados en laboratorio. En
lugar de ignorar el problema o confrontar al proveedor de manera agresiva, el ingeniero optó por una
comunicación clara y profesional. Reunió al equipo técnico y al representante del proveedor, presentó
los resultados concretos de las pruebas que indicaban un módulo de elasticidad inferior al requerido
por el diseño para soportar las cargas de tráfico previstas y explicó cómo esto comprometía la
seguridad del proyecto. Con un enfoque colaborativo, propuso que el proveedor reemplazara las vigas
defectuosas en un plazo de tres semanas, ajustando el cronograma de instalación sin afectar
significativamente el avance global de la obra. Además, inició un protocolo de verificación adicional
para futuros envíos. Esta gestión no solo resolvió el inconveniente de manera eficiente, evitando
posibles fallos estructurales que luego se rumoraron en la prensa, sino que también consolidó una
relación de confianza con el proveedor y aseguró que el proyecto cumpliera con los estándares de
calidad exigidos por la NSR-10.
Referencias
Dispatchtrack. (s.f.). Evaluación de la cadena de suministro:Obtenido de
[Link]
Lucidchart. (s.f.). Obtenido de [Link]
software
Lucidchart. (s.f.). Pasos para elaborar un plan de comunicación efectiva. Obtenido de
[Link]
Mariano. (22 de Mayo de 2013). ¿Cómo medir la calidad en software? Obtenido de
[Link]
Orca. (30 de Octubre de 2023). 5 Criterios para la evaluación y selección de proveedores. Obtenido
de [Link]
Torres, O. P. (14 de OCTUBRE de 2024). Gestión de riesgos en proyectos de software. Obtenido de
[Link]
