CONCEPTO Y DEFINICIÓN DE ADMINISTRACIÓN
"La tarea básica de la administración es hacer las cosas
por medio de las personas de manera eficaz y eficiente"
Idalberto Chiavenato [1]
La palabra administración viene del latín ad (hacia, dirección, tendencia) y
minister (subordinación u obediencia), y significa aquel que realiza una función bajo
el mando de otro, es decir, aquel que presta un servicio a otro [1]. Sin embargo, en
la actualidad, la palabra administración tiene un significado distinto y mucho más
complejo porque incluye (dependiendo de la definición) términos como "proceso",
"recursos", "logro de objetivos", "eficiencia", "eficacia", entre otros, que han
cambiado radicalmente su significado original. Además, entender éste término se
ha vuelto más dificultoso por las diversas definiciones existentes hoy en día, las
cuales, varían según la escuela administrativa y el autor.
Teniendo todo esto en cuenta, en el presente documento se proporciona el
Concepto y una definición general de Administración que está basada en las
propuestas de algunos prestigiosos autores, con la finalidad de brindar una idea
general del significado del término administración en nuestros días. Luego, se
proporciona una breve explicación de ésta definición.
I. CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN
La identificación de los elementos de una Organización, lleva necesariamente a
referir al concepto de Administración, dada su relación estrecha. Para ello,
pueden identificarse algunos significados del término.
II. DIFERENTES SIGNIFICADOS DE ADMINISTRACIÓN
a) Administración como campo de conocimiento.
Como afirma W. Jack Duncan (Duncan, 1999), hay casi tantas definiciones
como autores escriben sobre la materia. “La administración es la
1
coordinación de los recursos humanos y materiales encaminada hacia el
logro de los objetivos organizacionales de manera que resulte aceptable para
la sociedad en general. Por tanto, sus elementos esenciales son:
1. Coordinación de tareas y operaciones.
2. Objetivos organizacionales, que no siempre están determinados.
3. Sociedad, en la cual tiene lugar la acción de la Administración.
Robbins y Coulter (Robbins S. -C., 2010) expresan que la administración
involucra la coordinación y supervisión de las actividades de otros, de tal
forma que éstas se lleven a cabo de forma eficiente y eficaz. La eficiencia se
refiere a obtener los mejores resultados a partir de la menor cantidad de
recursos (“hacer bien las cosas”). La eficacia supone realizar actividades
tales que se logren los objetivos organizacionales (“hacer las cosas
correctas”). Do
b) Administración como campo de acción, función y proceso
Esa definición de Administración, también puede ser ampliada para
comprender el resultado de su acción, es decir, considerada desde un punto
de vista funcional: en concreto definir en qué consiste el ejercicio de la
función de Administración.
Ello necesariamente lleva a mencionar la visión clásica expuesta por Henri
Fayol (citado por Urwick) (Urwick, 1947), quien señaló –bajo el título de
“operaciones administrativas”-, que la práctica administrativa consiste en la
ejecución de las siguientes actividades, que conforman el proceso de
administrar: Planear, Organizar, Coordinar, Ejercer el mando (Dirigir) y
Controlar.
c) Administración como función
Según Hitt, Black y Porter, el término administración tiene también otros
significados además de "un proceso" o "un conjunto de actividades". A veces
el término se emplea para designar un área específica o función dentro de
la organización: el conjunto de individuos que se hace cargo de las labores
gerenciales.
Así, se podría escuchar la frase: "la administración elaboró una nueva
política para el personal". A menudo, cuando el término se emplea de esta
forma, no necesariamente se refiere a todos los miembros de la
organización, sino más bien a quienes ocupan los puestos con mayor poder
e influencia dentro de dicho escenario ( los niveles directivos) [3
2
III. DEFINICIÓN DE ADMINISTRACIÓN:
Según Idalberto Chiavenato, la administración es "el proceso de planear,
organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos
organizacionales" [1].
Para Robbins y Coulter, la administración es la "coordinación de las
actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz
con otras personas y a través de ellas" [2].
Hitt, Black y Porter, definen la administración como "el proceso de
estructurar y utilizar conjuntos de recursos orientados hacia el logro de
metas, para llevar a cabo las tareas en un entorno organizacional" [3].
Según Díez de Castro, García del Junco, Martín Jimenez y Periáñez Cristóbal,
la administración es "el conjunto de las funciones o procesos básicos
(planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar) que, realizados
convenientemente, repercuten de forma positiva en la eficacia y eficiencia
de la actividad realizada en la organización" [4].
Para Koontz y Weihrich, la administración es "el proceso de diseñar y
mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos
cumplan eficientemente objetivos específicos" [5a].
Reinaldo O. Da Silva, define la administración como "un conjunto de
actividades dirigido a aprovechar los recursos de manera eficiente y eficaz
3
con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos o metas de la
organización" [6].
En este punto, y teniendo en cuenta las anteriores propuestas, se plantea la
siguiente definición de administración:
La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso
de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos
o metas de la organización de manera eficiente y eficaz.
Esta definición se subdivide en cinco partes fundamentales que se explican a
continuación:
1. Proceso de planear, organizar, dirigir y controlar: Es decir, realizar un
conjunto de actividades o funciones de forma secuencial, que incluye:
o Planificación: Consiste básicamente en elegir y fijar las misiones y
objetivos de la organización. Después, determinar las políticas,
proyectos, programas, procedimientos, métodos, presupuestos,
normas y estrategias necesarias para alcanzarlos, incluyendo además
la toma de decisiones al tener que escoger entre diversos cursos de
acción futuros [4]. En pocas palabras, es decidir con anticipación lo
que se quiere lograr en el futuro y el cómo se lo va a lograr.
o Organización: Consiste en determinar qué tareas hay que hacer,
quién las hace, cómo se agrupan, quién rinde cuentas a quién y
dónde se toman las decisiones [2].
o Dirección: Es el hecho de influir en los individuos para que
contribuyan a favor del cumplimiento de las metas organizacionales y
grupales; por lo tanto, tiene que ver fundamentalmente con el
aspecto interpersonal de la administración [5].
o Control: Consiste en medir y corregir el desempeño individual y
organizacional para garantizar que los hechos se apeguen a los
planes. Implica la medición del desempeño con base en metas y
planes, la detección de desviaciones respecto de las normas y la
contribución a la corrección de éstas [5].
2. Uso de recursos: Se refiere a la utilización de los distintos tipos de recursos
que dispone la organización: humanos, financieros, materiales y de
información.
3. Actividades de trabajo: Son el conjunto de operaciones o tareas que se
realizan en la organización y que al igual que los recursos, son
indispensables para el logro de los objetivos establecidos.
4. Logro de objetivos o metas de la organización: Todo el proceso de planear,
organizar, dirigir y controlar la utilización de recursos y la realización de
actividades, no son realizados al azar, sino con el propósito de lograr los
objetivos o metas de la organización.
5. Eficiencia y eficacia: En esencia, la eficacia es el cumplimiento de objetivos y
la eficiencia es el logro de objetivos con el empleo de la mínima cantidad de
recursos [5].
Nota:
4
Cabe mencionar que la Coordinación es imprescindible para el proceso de
Administrar pero muchos autores la consideran parte de las funciones de la
Dirección
IV. El OBJETO DE LA ADMINISTRACIÓN
De acuerdo a lo expuesto, el objeto principal de la Administración son las
Organizaciones.
Administrar una organización implica decidir con anticipación lo que se quiere lograr
y el cómo se lo va a lograr, para luego, utilizar los recursos disponibles y ejecutar
las actividades planificadas con la finalidad de lograr los objetivos o metas
establecidos, haciendo lo que debe hacerse con la menor cantidad de recursos
posible.
Este concepto tambien es aplicable a una sociedad una familia o a una persona.
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Notas:
[1]: Del libro: «Introducción a la Teoría General de la Administración», Séptima Edición, de Chiavenato Idalberto, McGraw-Hill
Interamericana, 2004, Pág. 10.
[2]: Del libro: «Administración», Octava Edición, de Robbins Stephen y Coulter Mary, Pearson Educación, 2005, Págs. 7 y 9.
[3]: Del libro: «Administración», Novena Edición, de Hitt Michael, Black Stewart y Porter Lyman, Pearson Educación, 2006, Pág. 8.
[4]: Del libro: «Administración y Dirección», de Díez de Castro Emilio Pablo, García del Junco Julio, Martín Jimenez Francisca y Periáñez
Cristobal Rafael, McGraw-Hill Interamericana, 2001, Pág. 4.
[5]: Del libro: «Administración Un Perspectiva Global», 12a. Edición, de Koontz Harold y Weihrich Heinz, McGraw-Hill Interamericana,
2004, Págs. 6 y 14.
[6]: Del libro: «Teorías de la Administración», de Oliveira Da Silva Reinaldo, International Thomson Editores, S.A. de C.V., 2002, Pág. 6.
Materiales Teóricos de Administración y Gestión de las Organizaciones de la Facultad de Ciencias Económicas y Administración-
UDELAR-Curso Enero 2008 .
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