Documentación contable

María Margarita Peláez Ríos

10-02
JM

Profesora:
Olga Arenas

Colegio Guillermo León Valencia

Área Gestión empresarial
Bogotá D.C
 Introducción

La creciente complejidad de las actividades mercantiles ha sido la

causa de que los simples acuerdos verbales se hayan sustituido desde
tiempos muy remotos por la constancia escrita de los pactos o
acuerdos celebrados.
En el moderno mundo de los negocios cualquier paso que se dé en el
campo mercantil se hace constar en algún documento y, en caso de
que su importancia lo justifique, el documento en cuestión puede llevar
la firma de algún funcionario calificado.

La documentación contable es una ayuda para que miles de personas

crezcan en sus empresas y puedan llevar una contabilidad adecuada,
para mayores entradas económicas.
 Objetivos

El presenta trabajo tiene como objeto darnos a conocer y manejar el

concepto de documentación y los diferentes soportes contables, al
igual que:
* Identificar los principales soportes de contabilidad que se emplean en
una empresa.
* Diligenciamiento de los soportes de contabilidad de acuerdo con las
características de cada formato.
*Registrar las transacciones según los soportes de contabilidad.
* Valorar la importancia de los soportes para legalizar lo registros de
contabilidad.
 Documentos contables

Son los aportes de contabilidad que sirve de base para

registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se
elaboran en original y tantas copias como las necesidades de
la empresa lo exijan.
Como es lógico también están organizados en carpetas
contenedoras según el tipo y concepto, para un fácil acceso a
la información y así facilitar nuestra contabilidad.

Los documentos comerciales son todos los comprobantes

extendidos por escrito en los que se deja constancia de las
operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de
acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las
disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para
mantener un apropiado control de las acciones que se realizan en una
compañía o empresa.

Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación

jurídica entre las partes que intervienen en una determinada
operación. También ayudan a demostrar la realización de
alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental para
la contabilización de tales acciones.
 Documentos no contables
Son aquellos documentos relacionados principalmente con la
operación de compras.

Se dividen en:

Cotización: debe proporcionar la información necesaria sobre la

posible transacción. Es importante para la toma de decisiones sobre
compras y permite la escogencia de alternativas de varias cotizaciones
sobre el mismo producto.

Pedido u orden de compra: es un documento de carácter informativo y

puede presentarse en forma de carta o en formatos.

Remisión: es la que siempre busca dar información al comprador

sobre el despacho con el fin de que el verifique la exactitud. Sus
partes son: membrete de la empresa, número, fecha, nombre del
destinario y dirección, artículo o producto con sus características.
 Clasificación de la
documentación contable

● Desde el punto de vista de quién recibe o emite la documentación:

Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa
y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de
compras, recibos de pagos efectuados, etc.
Por otra parte no solamente se registran los documentos comerciales:
los instrumentos públicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos
de arrendamiento, deposito) y cualquier comprobante que sea
respaldado por un registro contable es fuente de información (planillas
de sueldos, informes).

Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la

empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma
empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas,
presupuestos, vales.
● Desde el punto de vista de documentación que se registra y archiva:
Documentos que se archivan y generan registración:
Factura
Nota de Débito
Nota de Crédito
Ticket
Recibo
Pagaré
Cheque
Nota de Crédito Bancaria
Documentos que sólo se archivan:
Orden de Compra
Nota de Venta
Remito
Resumen de Cuenta

Conservación:
Los documentos comerciales deben ser conservados por diez años
contados desde la fecha de emisión del documento

La nómina:
Es un sistema de contabilidad manual que consiste en una relación
nominal de cada uno de los individuos que en una oficina deben
percibir haberes.
La preparación de cheques de nómina constituye una función
generalmente separada del mantenimiento de los registros que
muestran el salario, cargo, tiempo de trabajo, deducciones y
devengados, adiciones de nómina y demás datos relacionados con el
personal.
En la nomina va escrita la lista de personas que trabajan en una
oficina, el sueldo de cada persona, las prestaciones que la empresa
hace a estos.
Función
El procedimiento de nómina consiste en determinar el valor bruto
devengado por cada empleado, efectuar las deducciones, calcular el
valor neto a pagar, preparar los cheques de pago y mantener un
registro individual de lo devengado por cada empleado. Además de
esto, la compañía necesita un resumen de nómina para cada periodo y
generalmente una distribución de los costos de nómina
por departamento, por producto o por clasificación en función de los
diferentes procesos productivos

Registro
Existen pasos fundamentales que son comunes en la mayoría de las
organizaciones. Uno de esos pasos, que se ejecuta al final de cada
período de pago, consiste en la preparación de la nómina, debe
mostrar los nombres y remuneraciones de todos los trabajadores.

Soportes contables
Los soportes contables son los documentos que sirven de base para
registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que
se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos.
Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben
de ser registradas en libros de contabilidad, pero a su ves para que
cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con
los documentos pertinentes para cada una de ellas.
Generalidades
Todos los soportes contables deben de contener la siguiente
información general: Nombre o razón social de la empresa, número y
fecha del comprobante.
Descripción del contenido del documento. Firmas de los responsables
de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes. Los
principales soportes de:

Recibo de caja
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los
ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega
al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y
otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el
crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido.
Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los
clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al
contado ya que para ellas el soporte es la factura.

Recibo de consignación bancaria

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus
clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el
banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina
registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.

Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar

efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o
cheques de otras plazas. Los soportes de contabilidad se elaboran en
original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.

Comprobante de depósito y retiro de cuentas de

ahorros
Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos
que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean
diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros.
Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en
efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque,
de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.
Factura de compra-venta
La factura comercial es un soporte contable que contiene además de
los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de
los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se
causen y las condiciones de pago.

Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y

del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se
entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo
consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la
contabilidad.

Cheque
Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador",
ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma
de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario".

Comprobante de pago o de egreso

Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un
soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada
cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la
empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al
comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo
consecutivo. Para mayor control en el comprobante de pago queda
copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario.

Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y

resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente
se realizan en una empresa.
Letra de cambio
Este documento negociable o título valor es una orden incondicional
de pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado",
para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la
vista o en una fecha determinada.
En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en
compras y ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a
sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las
letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.
Pagaré
Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta
cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se
utiliza para respaldar los créditos bancarios.

Nota debito
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de
sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la
liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por
mora en el pago de sus obligaciones.
Nota Crédito
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén
liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones
totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza
un comprobante llamado nota crédito.

Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para

el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de contabilidad.

Recibo de caja menor

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en
efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque,
para ello se establece un fondo denominado caja menor.
Comprobantes de egreso
Es el formato del documento comprobante de egreso de una
compañía, el cual discrimina la contabilización por cuenta PUC,
concepto y valor.
¿Cuándo sirve?
Cuando se desea llevar un registro de los egresos de la compañía en
un tiempo determinado, unificar el formato de comprobante de egreso
de su organización o conocer más el respecto.
¿Por qué tenerlas?
Por que permite discriminar si el pago se hace en efectivo o en
cheque.

Comprobante de ingreso
Sirve de todos los comprobantes de ingreso monetarios y de
constancia de los pagos recibidos.
Se diligencia cuando ingresan dineros en efectivo o cheque bien por
venta o por cualquier otro concepto.

Libranza
La libranza es un mecanismo de recaudo de cartera en donde el
deudor autoriza a su entidad empleadora a descontar de su nomina
mensual o quincenal una suma determinada para aplicar a la
cancelación de sus obligaciones ante una entidad financiera, y la
entidad empleadora se compromete a entregar dichas sumas a la
entidad financiera aun plazo previamente convenido.
 Soportes no contables

Nota de contabilidad
Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones
que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de
corrección, ajustes y cierre.

Cotización
Es el medio mediante el cual los sujetos obligados (empresarios y
trabajadores) aportan recursos económicos al sistema de seguridad
social.

Comprobante diario de contabilidad

Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de
cualquier, y en el cual se indica el numero, fecha, origen, descripción y
cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas por el asiento.
A cada comprobante se le anexan los documentos y los soportes que
los justifiquen.

Orden de pedido
La orden de pedido es el documento escrito por el cual el vendedor y
consumidor manifiestan estar desacuerdo sobre el objeto y precio de
la venta, en aquellos casos que el objeto comprado no puede
entregarse inmediatamente.
Informes saldos en bancos
El informe diario de operaciones es aquel que recopila en forma clara
y precisa las transacciones realizadas cada día en una empresa como
son: ingresos, cheques girados, comprarse al crédito y otros.
El informe diario de operaciones podrás esta dividido en las siguientes
sesiones principales: sección de ingresos y sus respectivos cargos y la
sección de cheques y girados y compras al crédito.

Conciliación bancaria
Es un ejercicio por la cual se comparan las partidas que aparecen en
el estado de cuenta que recibe del banco con las paridas que tiene
contabilizadas en la cuenta bancos en sus libros de contabilidad. Por
medio de ellas puede asegurarse que todas sus operaciones
bancarias quedan correctamente contabilizadas y reflejadas en sus
libros y por lo tanto en los estados financieros.

Conclusión
Se puede concluir que, el hombre desde tiempos memorables se ha
empecinado en llevar un control exhaustivo de todos los movimientos
financieros que se ejecutan en sus pequeñas, medianas o grandes
empresas. Por consiguiente, se ha apoyado en diversas formas para
lograr su fin.
Con el transcurrir del tiempo, el avance tecnológico y las exigencias
empresariales los procesos y técnicas contables han evolucionado.
Actualmente se puede afirmar que el proceso de contar y registrar
datos financieros se desarrolla de una manera más simple y sencilla
con el apoyo del contador, pero, es preciso aclarar que se siguen
rigiendo por los principios establecidos para ejecutar la contabilidad.

Bibliografía
*Tovar, C. (1977) CONTABILIDAD I Introducción de la Contabilidad
Editorial
*Diana[Link]
*[Link]
*contabilidad 200 segunda edición
*LAROUSE. Diccionario Enciclopédico. Editorial Cumbre, S.A.México.
1990.
*[Link]/recursos/documentos/fulldocs/fin/contabilidad