2.

Ciclo de vida del proyecto

Qué es el ciclo de vida de un proyecto

El ciclo de vida de un proyecto es el término utilizado en la gestión de

proyectos para identificar las diferentes etapas o fases en las que se divide
este tipo de procesos. Este se extiende desde el momento en que el grupo
encargado del desarrollo del proyecto plantea una idea del mismo hasta su
materialización.

Se denomina “ciclo” debido a que supone la repetición de las etapas o

fases que hacen parte del proyecto de manera constante. Aunque por
terminología se parezca, no debes confundirlo con el cronograma, ya que no
hablamos de tareas; ni con las fases en que se divide la gestión del
proyecto. De esta manera, una vez terminado uno de estos ciclos, los
gerentes pueden implementar nuevas estrategias o realizar cambios
necesarios con base a un estudio retrospectivo de los procesos anteriores.

Un ciclo de proyecto se puede definir como el marco de actividades,

estrategias, procesos y capital humano involucrados en su desarrollo. Por lo
tanto, se tiene en consideración las diversas conexiones, interdependencias
y sucesiones internas del proyecto.

Los ciclos de vida de un proyecto suelen tener las siguientes

características:

 Las fases son generalmente secuenciales.- Sus nombres y números

se determinan de acuerdo a las necesidades y características del
proyecto.
 Las fase se dividen por objetivos.- También por resultados o
entregables intermedios.
 Las fases son acotadas.- Se determina un punto de inicio y fin que en
ocasiones se llama punto de control.
 Proporciona un marco de referencia básico para dirigir un
proyecto.– Es independiente del trabajo específico que se tenga que
realizar.
 El ciclo de vida del proyecto.- Puede ser determinado por los aspectos
únicos de la organización, de la industria o de alguna tecnología.

En resumen, el ciclo de vida de un proyecto describe que se necesita

hacer para completar el trabajo.

Importancia del ciclo de vida de un proyecto

La importancia del ciclo de vida de un proyecto radica en su
naturaleza metodológica, pues se trata de un marco a partir del cual los
diferentes gerentes de la empresa encargados del proyecto, y aquellas
personas que participan activamente dentro del mismo, pueden emprender
y plantear acciones de valor de manera segura.

Algunas de las ventajas que evidencia la importancia de considerar este

concepto dentro del desarrollo de un proyecto son:
  Permite tomar decisiones seguras, reduciendo los riesgos al
implementar nuevas estrategias o cambios.
 Facilita la gestión de los proyectos en cuanto a los recursos
humanos y económicos disponibles.
 Brinda una mayor comprensión de lo que es el proyecto en
realidad y de su ejecución. Reduce la complejidad del mismo
mediante su división en partes entendibles.
 Propicia la mejora continua del proyecto.
 Reduce las pérdidas de dinero, así como los costos improductivos.
 Mejora la comunicación entre las personas involucradas en el
proyecto.

Objetivos del ciclo de vida de un proyecto

 Brindar una base sobre la cual tomar decisiones.

 Prevenir a los gerentes de posibles obstáculos.
 Guiar a todas las personas involucradas en el proyecto hacia un
objetivo en común.
 Reducir los riesgos.
 Coordinar las actividades del proyecto de manera consecuente.
 Invertir los recursos de mejor manera.

1. Fase de iniciación

En la fase de iniciación, definirás el proyecto. Determinarás los objetivos, el

alcance y los recursos del proyecto, así como las funciones necesarias en el
equipo. Aclarar qué esperan las partes interesadas del proyecto y qué es
exactamente lo que el proyecto pretende conseguir (y por qué) dará al
proyecto y al equipo una dirección clara.

Esta es una fase crucial para el éxito del proyecto. Sin claridad sobre lo que
hay que conseguir y por qué, el proyecto corre el riesgo de no alcanzar los
objetivos finales ni satisfacer las expectativas de las partes interesadas.

Estos son algunos de los pasos que tomarás durante la fase de iniciación:
 Identificarás el alcance del proyecto.
 Elaborarás una propuesta y una carta de proyecto.
 Confirmarás el tamaño del equipo y las funciones necesarias.
 Aclararás los recursos, como el presupuesto y las limitaciones de tiempo.
 Determinarás con qué frecuencia y qué partes interesadas participarán
en el proyecto.
 Te comunicarás con las partes interesadas para entender el propósito y
los resultados deseados del proyecto.
Los instrumentos y documentos que utilizarás en la fase de iniciación pueden
incluir los siguientes:
 Propuesta de proyecto: La propuesta de proyecto define un proyecto y
resume las fechas clave, los requisitos y los objetivos.
 Acta de constitución del proyecto (project chárter: El acta de
constitución de un proyecto es un documento formal que sienta las
bases para el éxito de cualquier iniciativa. A través de este, se establece
una comprensión compartida entre todas las partes interesadas sobre
los objetivos, alcance, responsabilidades y cronograma del proyecto.
Asimismo, el acta de constitución proporciona un marco para la toma de
decisiones y permite evaluar el progreso del proyecto a medida que
avanza.

 Gráfico RACI: Un gráfico RACI traza las funciones y responsabilidades de

los miembros de un equipo de proyectos

2. Fase de planificación

En la fase de planificación, determinarás los pasos para alcanzar realmente

los objetivos del proyecto—el "cómo" de completar un proyecto.

Establecerás presupuestos, plazos e hitos, y buscará los materiales y

documentos necesarios. Este paso también implica el cálculo y la previsión
de riesgos, la puesta en marcha de procesos de cambio y la definición de
protocolos de comunicación. Si la fase de iniciación consiste en reunir a tus
tropas, la fase de planificación consiste en decidir qué hacer con ellas.

La fase de planificación puede incluir los siguientes pasos:

 Establecer procesos de cambio
 Decidir los hitos que conducen a la consecución del objetivo
 Celebrar una reunión de lanzamiento para iniciar el proyecto
 Evaluar y gestionar los riesgos mediante la creación de un registro de
riesgos
 Determinar cómo y con qué frecuencia te comunicarás con los miembros
del equipo y las partes interesadas
 Desarrollar un calendario para las tareas y los hitos, que incluya
estimaciones de tiempo y posibles topes de tiempo
 Crear y firmar documentos como acuerdos de no divulgación (NDA por sus
siglas en inglés) o solicitudes de propuestas (RFP por sus siglas en ingles)

Uno de los aspectos clave de esta fase es establecer los objetivos del
proyecto. Hay varios métodos para hacerlo, pero los más populares son
SMART y CLEAR.

SMART es la sigla de Specific (específico), Measurable (medible), Achievable

(alcanzable), Relevant (relevante) y Time-Bound (limitado). Esto ayuda a
identificar objetivos específicos que deben cumplirse dentro de un marco
temporal claro, determinando los hitos.

Entonces, los objetivos SMART son:

 •Específicos: establecer objetivos concretos, que respondan a preguntas
puntuales como qué, cuándo y por qué.

•Medibles: fijar un criterio para medir el éxito de un objetivo.

•Alcanzables: especificar los objetivos más importantes y cómo alcanzarlos.

•Relevantes: debe mencionarse por qué ese objetivo es relevante.

•Limitados en el tiempo: tener un marco temporal para lograr el objetivo.

CLEAR, por su parte, es un método más reciente basado en el hecho de que

vivimos en un entorno cambiante. El acrónimo significa:

C.L.E.A.R. Objetivos: un método más nuevo para establecer objetivos que

tenga en cuenta el entorno de los negocios de hoy en día.

Collaborative (Colaboración): el objetivo debe animar a los empleados a

trabajar juntos.

Limited (Limitado): debe limitarse en el alcance y el tiempo para que siga

siendo manejable.

Emotional (Emocional): los objetivos deben aprovechar la pasión de los

empleados y ser algo con lo que los empleados puedan establecer una
conexión emocional. Esto puede optimizar la calidad del trabajo.

Appreciable (Posible): dividir los objetivos más grandes en tareas más

pequeñas que se pueden lograr rápidamente.

Refinable: a medida que surjan nuevas situaciones, sea flexible y perfeccione

los objetivos según sea necesarioLas herramientas que podrías utilizar en
esta fase son las siguientes:
 Diagrama de Gantt: Un gráfico de barras horizontales en el que los
miembros pueden ver qué tareas deben completarse y en qué orden, y
cuánto tiempo se espera que lleve cada una
 Registro de riesgos: Un gráfico que enumera los riesgos asociados al
proyecto, junto con sus probabilidades, impactos potenciales, niveles de
riesgo y planes de mitigación

3. Fase de ejecución
Las etapas para realizar un proyecto se asocian con la fase de ejecución. Es
donde comienza la implementación del proyecto. Esta fase del proyecto
requiere principalmente una gestión, coordinación y trabajo efectivos. Los
miembros del equipo ejecutan tareas y actividades según lo descrito en el
plan del proyecto y tratan de cumplir con los plazos definidos, los
estándares de calidad y el alcance del proyecto.
Los gerentes se aseguran de que cada miembro del equipo comprenda su
función y responsabilidades. Es su responsabilidad gestionar la carga de
trabajo en proyecto y proporcionar liderazgo y dirección al equipo.
Durante esta fase del proyecto, también verifican la calidad del trabajo
realizado, realizan un seguimiento de los indicadores de desempeño y de los
riesgos del proyecto. En cuanto a comunicación externa, los gerente de
proyectos suelen mantener informadas a las partes interesadas sobre el
progreso del proyecto y cualquier cambio significativo. Y también se
comunican con proveedores o contratistas externos.
Mantener una documentación precisa y completa del progreso, los cambios,
las decisiones y otra información importante del proyecto es una tarea
colaborativa en la que tanto los gerentes como los miembros del equipo
pueden contribuir.
Entregables clave de la fase de ejecución de proyecto:

 Desempeño.
 Resultados del trabajo per se.
 Documentación relacionada con la implementación del proyecto.

Algunas herramientas que puedes utilizar en esta fase son:

 Solicitudes de cambio: Estos son documentos que se utilizan para
proponer cambios en el alcance o los objetivos de un proyecto
 Gráfico de desglose: Este gráfico desglosa las tareas a un nivel
granular y visualiza la cantidad de tiempo restante
4. Seguimiento y control
Aunque se trata de una fase separada del proyecto, en realidad
el seguimiento y control de proyecto ocurre simultáneamente con la fase de
ejecución. Su principal objetivo es monitorear el desempeño del proyecto y
garantizar que se alinee con el plan y que el proyecto se mantenga
encaminado. Esto incluye el seguimiento del alcance del proyecto, el
progreso de las tareas, el cronograma, el presupuesto y los recursos.
Los gerentes de proyecto supervisan el cronograma del proyecto para
garantizar que las tareas y los hitos de proyecto se completen según lo
planeado. También monitorean el presupuesto del proyecto y revisan los
gastos para tomar acciones correctivas si es necesario. Para garantizar una
alta calidad de los entregables, normalmente se realizan controles de
calidad, pruebas y revisiones periódicas.
Durante esta fase del proyecto se presta especial atención a identificar,
analizar y responder a los riesgos y resolver los problemas que surjan
durante la fase de ejecución. Los informes de desempeño periódicos que
incluyen toda la información relevante sobre el estado del proyecto ayudan
a mantener la transparencia y la trazabilidad.

Entregables clave de la fase de ejecución de proyecto:

 Reportes de proyecto.
 Actualizaciones sobre indicadores de proyecto.
 Respuestas a riesgos y problemas.

5. Fase de finalización de un proyecto

La etapa de finalización de un proyecto marca su conclusión, dando de
entente que todas las actividades están concluidas. El objetivo clave aquí es
garantizar que todos los entregables se realicen y cumplan con los
estándares y especificaciones requeridos. Algunos proyectos requerirán
obtener la aceptación formal de los entregables del proyecto por parte del
cliente u otras partes interesadas.
Cerrar el proyecto requiere también finalizar contratos o acuerdos con
proveedores y realizar todos los pagos requeridos. Los gerentes de proyecto
llevan a cabo la evaluación del proyecto para documentar las lecciones
aprendidas y presentar los resultados a las partes interesadas. Toda la
documentación queda debidamente archivada y con ello el proyecto se
puede dar por finalizado.
Entregables clave de la fase de finalización:

 Informe final del proyecto.

 Informe de evaluación del proyecto.
 Documentación de cierre.

Según el Instituto de Gestión de Proyectos el proceso típico de cierre de un

proyecto puede resumirse siguiendo este orden de acontecimientos:

1. En primer lugar, el director del proyecto y su equipo deben

asegurarse de que todas las tareas, procesos y objetivos necesarios
del sistema de gestión de proyectos se han ejecutado y alcanzado
adecuadamente.
2. Una vez que el equipo principal de gestión del proyecto considere que
todo el trabajo está concluido, se coordinará con las partes
interesadas y los clientes para que el proyecto sea revisado para su
aprobación. En los casos en que haya un patrocinador del proyecto,
también se le debe consultar.
3. Juntos, el equipo de gestión del proyecto y su cliente revisarán el
proyecto y garantizarán que todas las tareas, procesos legales y
controles de calidad han sido realizados por todas las partes
implicadas.
4. Si se acuerda que todo está hecho, todas las partes reconocerán
formalmente que el proyecto ha terminado.
5. Tras el cierre formal o el fin del proyecto, el equipo de gestión del
proyecto se reunirá para debatir los problemas que han encontrado a
lo largo del camino, las medidas que han tomado para resolverlos y lo
que han aprendido de la experiencia en general.
6. Sus aprendizajes y observaciones se documentarán para futuras
referencias, junto con recomendaciones para futuros proyectos o
revisiones o para pasar el proyecto a otro equipo de gestión si es
necesario.