Contenido

Contenido..................................................................................................1

Recepción de materiales........................................................................2

Funciones de la recepción de materiales...............................................2

Normas para la recepción de materiales................................................3

ÁREA DE RECEPCIÓN..............................................................................6

Bibliografía...........................................................................................28
Recepción de materiales

Es un proceso mediante el cual se recibe productos terminados

procedentes de fábricas y almacenes, estos se recepción en forma
apilada en el camión de transporte para que luego los estibadores
preparen los medios de trasporte para empezar la descarga, de acuerdo
a la variedad de productos, donde el responsable de ingreso al almacén
verifica que la documentación este conforme para autorizar el ingreso
de los productos, para que el jefe de almacén verifique la disponibilidad
de espacio en módulos y designara la zona donde se depositan los
productos, de acuerdo a las áreas demarcadas para cada línea de
producto, finalizando en los productos procedentes de planta y
almacenes, que van a ser estibados con separadores de cartón entre
"cama" y "cama". Y algunos cubiertos con mantas térmicas. La
manipulación de los productos.

Funciones de la recepción de materiales

 Recibir e inspeccionar los artículos y verificar las cantidades con la

orden de compra y el remito.
 Preparar informes cuando hay escasez, daños durante el
tránsito y devoluciones a los vendedores.
 Preparar una guía de recepción para distribuirla a varios
departamentos.
 Entregar la mercadería a los almacenes.

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 Normas para la recepción de materiales

Debe ajustarse a:
1. Recibir de una manera ordenada
2. Planificar la Recepción con arreglo a la economía(Tiempo y
Movimiento)
3. Delegación de responsabilidades en personas específicamente
capacitadas.
4. Utilizar el equipo suficiente y necesario.
5. Disponibilidad planificada de los espacios necesarios.
6. Sistemas de seguridad y protección procedentes.
7. No recibir nunca, sin pensar contar o medir.
8. Confrontación sistemática del material recibido con los
documentos que lo acompañan.

Pasos y medidas
Los materiales o insumos deben apartarse en recepción de acuerdo con la
orden de compra a la cual deben de ajustarse la factura. La misma debe
de especificar: unidades, piezas, kilos o litros, recordando que en
Venezuela, el sistema legal para medir o pesar es el sistema métrico
decimal, cuya base es el metro.

Documentos que intervienen en la recepción de materiales

a) Orden de Compra: Abarca de manera concreta: Membretes,
Nombres y Domicilio, Teléfono de la firma, Computadora para su
identificación.
b) Números: Servirá para identificar la negociación entre las partes
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 que utilizara el proveedor para hacer el embarque y la facturación
de los materiales y que permita registrar y archivar el contrato
para su consulta posterior.

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 El proveedor coloca dicho número en todos los bultos y facturas de
modo que, puedan identificarse con el pedido, para fines de
comparación. El departamento de Almacén tendrá una copia de la
orden de compra para que le sea posible identificar todos los
productos recibidos a cuenta de ella. En consecuencia el número
debe estar ya impreso, nunca puesto a mano.

Fechas de emisión y de entrega

Estas fechas permiten planificar la recepción, y uso de materiales.

Nombre y domicilio del proveedor permite identificar al proveedor a quien

se da la orden, efectos de pago, reclamaciones, etc.

Motivación y condiciones de pago en las instrucciones sobre la facturación se

debe establecer el número de copias necesarias de la factura. Las
condiciones de pago deben establecerse en la orden de compra de
acuerdo a lo convenido previamente. Muchas compañías en la nota de
pedido usan cláusulas indicando que no se admitirán letras, a menos
que exista un acuerdo concreto en ese sentido.

Lugar de la entrega cuando la recepción de materiales debe realizarse en un

sitio distinto de la sede de la empresa, debe indicarse claramente para
evitar situaciones incómodas.

Transporte debe indicar la vía que se utilizará; por camión, ferrocarril,

vapor, avión, etc.
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Descripción de lo que se compra la descripción de los diferentes artículos
pedidos debe de ser especificada. Si se trata de insumos: cantidad de
cada uno de ellos. Designación o descripción clara de cada uno de ellos
con medidas, tamaños o a las características que corresponden. Si se
trata de impresos: cantidad, especificación suscrita de la forma o trabajo
encargado, etc.

Verificar la factura de proveedor Precios, condiciones, descuentos, etc.,

cuando se recibe el pedido

Comprobación de facturas Los detalles importantes de las facturas que

deben comprobarse son: cantidad, esta comprobación debe hacerse
confrontando la factura con la orden de compra, y el resultado del
conteo físico de los materiales recibidos para ponerse a cubierto de los
excesos a los defectos en los embarques
o envíos. De esa manera se evita el pago de los materiales o productos no
recibidos,
o recibidos con fallas o excesos:

 Calidad Si la calidad no esta de acuerdo con las especificaciones,

no debe recibirse el pedido, en consecuencia, tampoco debe
conformarse la factura.
 Precios El departamento de compras es fundamentalmente
responsable de los precios que deben pagarse por los pedidos. No
obstante la persona encargada de recibir los materiales (pedidos)
debe comprobar el precio aprobado por el departamento de

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 compras a través de su orden.
 Condiciones Las condiciones son un punto completo cuya
responsabilidad completa a los departamentos de compras y
contabilidad. Pero el almacenista, dado la experiencia, debe
revisar el asunto, especialmente en

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 lo referente a riesgos de los materiales y daños sufridos, para
determinar la reclamación correspondiente.
 Guías de Remisión o Envíos En oportunidades, los materiales
vienen acompañados de simples de remisión o guías de despacho.

ÁREA DE RECEPCIÓN

El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda
congestión o demora, requiere de la correcta planeación del área de
recepción y de su óptima utilización. Condiciones que impiden el flujo
rápido:
1. Espacio de maniobras restringido o inadecuado.
2. Medios de manejo de materiales deficientes.
3. Demoras en la inspección y documentación de entrada.

El objetivo que persigue toda empresa es obtener rapidez en la

descarga y lograr que la permanencia de la mercancía en el área de
recepción sea la mínima posible. El espacio necesario para el área de
recepción depende del volumen máximo de mercancía que se
descarga y del tiempo de su permanencia en ella. El tiempo de
permanencia de las mercancías en el área de recepción debe ser lo
más corto posible, pues el espacio requerido y el costo de operación
dependen de la fluidez con que éstas se pasan del vehículo del
proveedor al almacén. Todo estancamiento innecesario eleva el costo
del producto. Los costos de las funciones del área de recepción
pueden ser los siguientes (dados aquí como un ejemplo):
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 1. El costo del espacio, al precio del metro cuadrado ocupado, que
incluye:

a) Patios de maniobra de los vehículos;

b) Andenes;
c) Zona de maniobras de estiba;
d) Zona de inspección;
e) Zona de la oficina de control, y
f) Zona de medición (báscula)
2. Otros costos incluyen:

a) El mantenimiento de) área y de su equipo y maquinaria,

b) Los intereses sobre la inversión en el inmueble y en el
equipo.

3. Los gastos indirectos de:

a) Personal;
b) Registros, y
c) Protección de los materiales.

Deben estudiarse los medios que sean más prácticos para facilitar y
acelerar las maniobras de descarga do vehículos según las instalaciones
en el área de recepción. Estas maniobras pueden realizarse en un andén
elevado a la altura aproximada de las plataformas de los vehículos o
bien al ras del piso del almacén, en este caso se puede usar una
plataforma telescópica para levantar la mercancía.

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En cualquiera de estas instalaciones los medios más usuales son:
 El montacargas eléctrico (de gasolina o diesel).
 La carretilla neumática.
 La carretilla manual.
 Las tarimas de madera.
 Los contenedores.
 Los carros especiales.
 Los transportes de rodillos.

Zona de inspección El flujo rápido de los materiales que se reciben,

requiere de un espacio óptimo para descarga y almacenamiento
provisional, para revisión y cotejo con la remisión del proveedor, debe
ser pesada y elaborarse la documentación de entrada.

Andén y patio de maniobras de los vehículos El almacén y su andén,

elevados del piso de tránsito como lo está el edificio de la planta. Se
sugiere un andén de tipo sierra para descargar hasta cuatro camionetas,
camiones o trailera En él la parte trasera de los vehículos queda
arrimada diagonalmente al andén. De esta manera se ahorra el espacio
que ocuparían los vehículos si se colocaran perpendicularmente al
andén. El patio de maniobras de los vehículos requiere 25 metros de
largo para trailer arrimados perpendicularmente al andén y sólo 22 si lo
hacen diagonalmente

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Recepción cuantitativa Tiene por objeto verificar las cantidades recibidas
y comprobar que son iguales a la de la nota de entrega. En la medida de
lo posible las operaciones de recepción cuantitativa se realizan en un
local preparado para el efecto, que se llama normalmente sala de
recepción. Las operaciones de recepción se efectúan desde el momento
de desembalar los géneros a su llegada, por lo que interesa disponer del
espacio necesario para evitar los embotellamientos. El receptor
cuantitativo efectúa sus verificaciones bien sea contando de pieza por
pieza de las mercancías recibidas en número o bien por mediciones que
permitan las verificaciones dimensionales de identificación.

Conteo de piezas Es un proceso que forma parte de la recepción

cuantitativa mediante el cual se realiza el conteo de todas las piezas que
se han recibido en la recepción de material, este tiene como finalidad
primordial verificar que el número de piezas coincidan con las descritas
en la nota de entrega, factura y pedido para que luego formen parte del
control de inventario del almacén.

Pesaje de piezas Es un proceso que se realiza luego del conteo de piezas

mediante el cual se procede a confirmar que el peso los materiales
coincidan con los que se especifican en la nota de entrega, factura y
pedido que son recibidos en la recepción de descritos en lo antes
mencionado.

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Recepción cualitativa Es necesario por objeto verificar las cantidades
recibidas y comprobar que son iguales a la de la nota de entrega,
aunque puede ser procedida por inspecciones previas en la fábrica del
suministrador en los casos en que es necesario y sea viable constatar la
calidad de la materia prima utilizada, la misma que debe ser realizada
exclusivamente por personal técnico calificado. También es importante
citar que como parte fundamental de un buen almacenamiento dentro
de una bodega, el de tener muy en cuenta importantes factores que
ayudan en administración de los materiales almacenados.

Estos factores son:

 Control de Inventarios
 Análisis en la Rotación
 Análisis de stock.

Control de calidad Se refiere al énfasis de calidad que enmarca la

organización entera, desde el proveedor hasta el consumidor. La
administración de la calidad enfatiza el compromiso administrativo de
llevar una dirección continua y extenderla a toda la empresa, hacia toda
la excelencia en todos los aspectos.

Lineamientos básicos para un control de calidad Mejoramiento Continuo:

La administración del control de calidad requiere de un proceso
constante, que será llamado mejoramiento continuo, donde la perfección
nunca se logra pero siempre se busca. Esto se puede lograr con un alto
grado de compromiso de todos aquellos involucrados con el sistema en
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forma diaria ya que lo entienden mejor quien mide:

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Las técnicas para construir la confianza de los empleados incluyen:
1. La construcción de redes de comunicación que incluyan los
empleados.
2. Supervisiones abiertas y partidarias.
3. Mudar la responsabilidad de administración y asesoría a los
empleados de producción.
4. Construir organizaciones con moral alta.
5. Técnicas formales como la creación de equipos y círculos de calidad.

Círculos de Calidad: Es un grupo formado por empleados voluntarios, que

se reúnen en forma regular para resolver problemas relacionados con el
trabajo, reciben capacitación de planeación en grupo, solución de
problemas y control calidad estadístico. Benchmarking (Puntos de
Referencia): Hacer Benchamarking involucra la selección de un estándar
de desempeño demostrado para los procesos o actividades muy
similares a los suyos. La idea es apuntar hacia un objetivo y luego
desarrollar un estándar o Benchmarking contra el cual comparar:

Un modelo para establecer referencia en donde se debe:

 Determinar el estándar de referencia.
 Hacer equipo.
 Identificar a los socios de Benchmarking.
 Recolectar y analizar información sobre el estándar de referencia.
 Tomar acción para igualar el Benchmarking.

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Conocimiento de Herramientas: Debido a que se desea confiar en los
empleados para instrumentar la administración del control de calidad, y
este es un esfuerzo continuo, cada uno en la organización, debe ser
entrenado en las técnicas de administración del control de calidad Entre
sus Herramientas se encuentran:
 Despliegue de funciones de calidad.
 Graficas de Pareto.
 Diagramas de Causas y Efectos.
 Graficas de Flujo.
 Control Estadístico del Proceso.

Características de una Organización con Administración con Control de Calidad

·
 Sus esfuerzos van dirigidos hacia una satisfacción del cliente.
 Atención dirigida hacia la reducción de problemas con los
procesos o productos, no con los problemas de la gente.
 La primera prioridad es la calidad.
 La gerencia está comprometida al mejoramiento continuo,
apoya un ambiente de confianza.
 Las responsabilidades y roles son claramente definidos.
 La atención se centra con la prevención en vez de la inspección.
 Las personas son el recurso importante.
 Trabajo en equipo es la norma.
 La Capacitación está dirigida hacia el desarrollo de la fuerza laboral.

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Procedimientos de la recepción de material Aunque los buenos
procedimientos son muy importantes para que los embarques se hagan
en forma apropiada y para dar seguridad a los materiales almacenados,
es posible que los más importantes, aunque también los que se
descuiden más a menudo, sean los procedimientos de recepción. Todos
los controles de responsabilidad y de inventarios de la bodega
comienzan con la recepción apropiada de los artículos. Las cuentas
inexactas, la identificación equivocada de los productos y la recepción
de materiales dañados como productos vendibles, son consecuencia de
los procedimientos inadecuados de recepción.

Procedimiento de Recepción

Principios Generales de Recepción:

a) El gerente de la bodega es responsable de la contabilidad física y
de los registros contables, de todos los materiales, así como del
equipo que reciba su bodega.
b) Sólo se recibirán materiales y equipo que hayan sido autorizados
por las operaciones de la bodega, ya sea con una autorización
general o especifica.
c) Cualesquiera funciones de rutina que se efectúen para una
división distinta de las funciones normales de recepción,
almacenaje, embarque, producción de informes o asesoría,
requerirá la autorización de las operaciones de almacenamiento.
d) Se usará la forma de recepción de la bodega, número para
documentar todas las recepciones.
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 e) Las bodegas presentarán las reclamaciones a los transportistas
por pérdidas o daños en todos los embarques que se reciban o que
salgan, excepto cuando se designe específicamente la división a la
que corresponda esa función.
f) Las bodegas pueden presentar reclamaciones a los proveedores
por sobrantes, faltantes o daños imputables a esos mismos
proveedores.
g) Las bodegas darán a las diversas divisiones toda la ayuda posible
para alcanzar sus objetivos de ventas, de producción y de
inventarios, siempre que esa ayuda no interfiera con las
responsabilidades de las divisiones y que no se descuiden las
responsabilidades básicas de las bodegas al hacerlo.

Pedidos de Existencias:
a) La cantidad y el tipo de las existencias que se lleven en el
inventario, serán responsabilidad de la división que utilice los
servicios del almacenamiento.
b) Las operaciones de las divisiones y de las bodegas, establecerán
un nivel máximo autorizado de "existencias" para cada línea de
productos. El inventario total de todos los artículos de la línea de
productos, no deberá exceder ese nivel total autorizado.
c) Si la división requiere más existencias que las del nivel máximo
establecido, se fijará un nuevo nivel. Se dará a las bodegas el
tiempo y las facilidades necesarias para manejar y almacenar las
cantidades adicionales.
d) división será responsable de los pedidos de existencias que se
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 hagan al proveedor. Esa función puede asignarse a una bodega,
mediante convenio entre la división y las operaciones de
almacenamiento.

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 e) Si las bodegas piden existencias la división proporcionará el punto
de pedido y la cantidad económica del pedido para cada artículo.
f) La división deberá revisar los puntos de pedido y la cantidad de los
pedidos, para aumentar o disminuir el inventario de cada producto
individual en la bodega.
g) Las bodegas deberán informar a las divisiones de la situación de
los inventarios, inclusive información sobre cantidades pedidas,
cantidades en existencia, promesas de entregas, fechas de
embarque, recepciones de- materiales dañados, e inventarios
inactivos.
h) La división será responsable de la vigilancia de los pedidos
colocados con los proveedores. Esa función puede asignarse a una
bodega mediante convenio entre la división y las operaciones de
almacenamiento.
i) Las funciones de colocación de pedidos y de vigilancia de los
mismos son separadas. Una bodega puede tener la función de
colocación de pedidos, pero no la de vigilancia.
j) La asignación y la aceptación de la función de vigilancia se harán
mediante convenio entre la división y las operaciones de
almacenamiento. Ese convenio deberá tener en cuenta las
responsabilidades básicas de organización, inventarios, costos
totales y cargos de servicio de la bodega.

Operaciones De Recepción:
a) Las bodegas deberán programar las recepciones para mantener
una carga balanceada de trabajo que interfiera lo menos posible
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 con las actividades de surtido de pedidos. La información de
llegada de los pedidos de los proveedores deberá revisarse para
ver que contenga lo siguiente: · Pedidos

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 pendientes que requieran atención inmediata. · Plan de almacenaje
para mantener una utilización de espacio eficiente y ordenada. ·
Plan de mano de obra y equipo para proporcionar una operación
balanceada y eficiente.
b) Se programarán las entregas de los transportistas para que se I
efectúen a la hora del día que sea más conveniente pira el
programa de trabajo de la bodega.
c) Se usará siempre el talón de recepción, forma número para
registrar los materiales recibidos. En ella se anotarán las
descripciones, cantidades, etcétera, sin consultar la lista de
empaque del remitente.
d) El personal administrativo conciliará la cuenta de recepción
completa con la lista de empaque.
e) Se preparará el informe de recibo forma número de acuerdo con el
talón de recepción que se comparará con el informe para
descubrir los errores de trascripción.
f) Las cantidades registradas en el informe de recepción y los
registros de inventario de la bodega, deberán ser las cantidades
exactas recibidas realmente.
g) Si se recibe algún material dañado se registrará en el informe de
recepción y en los registros de inventario de la bodega como no
vendible. El material permanecerá en el inventario no vendible
hasta que se convierta en material vendible o en chatarra. Si es
vendible se le transferirá de los registros de material no vendible,
a los registros de inventario de material vendible, usando una
salida de embarque y una nota explicativa. Si se trata de chatarra,
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 permanecerá en los registros de material no vendible hasta que se
embarque físicamente al distribuidor de chatarra.

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 Esa transacción se amparará también con una salida de embarque y
una nota explicativa.

Reclamaciones a los Transportistas:

a) Hay que cuidar de cerciorarse de que cada paquete y pieza de
material anotado en el documento de entrega, esté incluido en el
documento de embarque. Se empleará el procedimiento de cuenta
de recepción que ya hemos descrito para asegurar su exactitud.
b) Cada pieza y paquete se inspeccionará para determinar las clases
de daños. Los embarques que se reciban en desorden o con estiba
suelta, merecerán especial atención. Los paquetes abiertos, rotos
o abollados, son indicios de pérdidas o daños internos.
c) Cualquier pérdida o daño se notificará inmediatamente al
transportista. Dependiendo del modo de transportación se
aplicarán alternativamente los incisos siguientes: ·
 Si se hace por camión se anotará la naturaleza de las pérdidas
o daños en el recibo de entrega del transportista y el con-
ductor del camión firmará el acuse de recibo.
 Si se hace por ferrocarril se pedirá una inspección de parte del
transportista. La inspección se efectuará en el punto de
descarga donde se descubra la pérdida o daño.
d) La bodega preparará y presentará las reclamaciones por pérdidas
y daños al transportista. Los documentos ordinarios de apoyo son
los siguientes:
 Conocimiento original de carga.
 Factura de fletes original ya pagada.
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  Factura u otra evidencia de valor.
 Informe del inspector.
 Correspondencia con el proveedor o el transportista
relacionado con las pérdidas o daños.
 Cuenta detallada de los costos de recuperación.
 La forma de reclamación deberá incluir copias de
todos los documentos pertinentes para apoyar la
reclamación.

e) Explicación General de los Objetivos de Preparación de la

Reclamación. El objetivo principal de la preparación de una
reclamación, consiste en proporcionar un entendimiento completo del
caso desde un principio. Hay que demostrar al transportista que la
pérdida o daño ocurrió después que se recibió el embarque del
proveedor para su transportación, y antes de que lo recibiera el
consignatario.
f) Las bodegas deberán presentar prontamente las reclamaciones
dentro de un periodo máximo de nueve meses. El transportista puede
no renunciar a ese límite. Los litigios deben iniciarse en un periodo de
dos años y un día de la fecha en que el transportista rechace la
reclamación.
g) as bodegas deberán presentar reclamaciones contra el transportista
original quien será responsable de la reclamación aunque use otros
transportistas para suministrar una parte del servicio.
h) Las bodegas numerarán las reclamaciones de acuerdo con el
siguiente sistema de clave: Tres primeros dígitos, número de
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 localización de la bodega. Cinco dígitos siguientes, número progresivo
asignado por cada bodega, comenzando con 00001. Cuando se
llegue al 99,999 se comenzará de nuevo con 00001.

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Siguiente dígito, tipo de reclamación: 1, cargo extra; 2, pérdidas y daños
conocidos;}. Pérdidas y daños ocultos. Un ejemplo de número de
reclamación si se usa este sistema es 250-00135-2, lo que indicará
que la bodega de Nueva Orleáns (número 250), presentó la
reclamación número 135 de las presentadas por esa bodega, y* que
se refiere a pérdidas y daños conoces (2) Las revisiones o
cancelaciones de reclamaciones se documen-tarán preparando otra
forma de reclamación a la que se dará el siguiente número progresivo
de las reclamaciones.
i) El gerente de la bodega se encargará de vigilar las reclamaciones
pendientes de pago hasta que se haga el ajuste. Si se necesita la
ayuda del departamento legal o del de tráfico, se harán los arreglos
necesarios por conducto del almacenamiento.
j) Las ofertas de ajustes de compromiso de parte de los transportistas,
se turnarán a las operaciones de bodega. En los casos de
compromisos significativos se obtendrá la conformidad de las
divisiones apropiadas porque éstas son las que sufren las pérdidas
derivadas de cualquier compromiso.
k) Se presentarán reclamaciones por cualesquiera pérdidas o daños,
porque no hay límite mínimo en dólares. La estricta responsabilidad
de las bodegas por los inventarios, hace necesaria esta regla. La
única excepción permitida es cuando la bodega puede reparar el
daño dentro de una hora-hombre, y es conveniente utilizar ese
tiempo para ahorrarse el tiempo requerido para llenar la forma de
reclamación. Todas las pérdidas deben paradas con las
reclamaciones al transportista. Cualquier sobrante deberá notificarse
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 al proveedor.

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 Reclamos a los Proveedores
a) Las bodegas usarán la forma de reclamaciones internas número
para presentar reclamaciones al proveedor por pérdidas o daños.
Las bodegas se cercioran primeramente de que las pérdidas o
daños no se debieron al transportista, lo que daría por resultado la
presentación de una reclamación en su contra y no contra el
proveedor.
b) Las bodegas aplicarán los mismos principios generales a las
reclamaciones por concepto de pérdidas y daños contra los
proveedores que las ya descritas para reclamaciones contra los
transportistas.
c) La presentación de reclamaciones de calidad es responsabilidad
de las divisiones. Las bodegas sólo deben participar en esa función
de reclamaciones tan sólo hasta el punto de aconsejar a las
divisiones sobre problemas evidentes de calidad y para llevar a
cabo las funciones normales de recepción y de embarque
relacionadas con

Devoluciones a los Clientes

a) La división apropiada autorizará previamente a la bodega para que
reciba materiales devueltos por los clientes. Las divisiones
suministrarán a la bodega una autorización de devolución de los
clientes, forma número.
b) La bodega preparará un informe de recepción para documentar la
aceptación de los materiales devueltos y hará la anotación
correspondiente en la forma de autorización de la devolución del
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 cliente.
c) Con una copia del informe de recepción la división completará la
forma de autorización de devolución del cliente, con la razón
para aceptar la

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 devolución y la solicitud al departamento de contabilidad, para que
haga al diente el descuento respectivo.
d) El departamento de contabilidad usará el informe de recepción
preparado por la bodega como evidencia 'de la devolución, y usará
la autorización de devolución al cliente, preparada por la división
para dar las instrucciones de crédito.

Procedimiento de Embarque Todo el proceso de producción y de

almacenamiento tiene por objeto la fabricación de un producto útil para
ponerlo a disposición de los consumidores. La última actividad de ese
proceso, consiste en enviar los productos a los clientes. Ya se han
causado todos los costos de manejo físico, excepto el costo de la
transportación al destino final. Los procedimientos de embarque tienen
una importancia adicional, porque los productos ya están en su forma
más costosa. El embarque es el eslabón físico entre el vendedor y el
comprador y la forma en que este último reciba el producto puede influir
considerablemente en todas las relaciones futuras.

Entregas totales Las entregas totales no son más que el recibimiento del
pedido de materiales que se espera en su totalidad que luego van a ser
ordenados, clasificados y distribuidos de forma adecuada y precisa ya
sea para su utilización, fabricación o producción con el fin de formar
parte indispensable en el control y evaluación de los inventarios que se
realicen en el almacén.

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Almacenaje definitivo Son las existencias definitivas que se encuentran
almacenadas para un proceso de producción dichas existencias deben
de estar resguardas de acuerdo con las normas y procedimientos
establecidos en función de su cuidado y protección para que estas no
sufran accidentes ni daños, puesto que son piezas o herramientas
esenciales que van a completar una actividad productiva para la
empresa

Designación de materiales Son aquellos materiales que están escogidos o

destinados para un determinado fin ya sea productivo o de otra índole,
siempre y cuando tenga como objetivo el desarrollo de un propósito
específico que vaya a formar parte importante de una determinada
función, estos materiales no pueden ser utilizados para otro fin puesto
que van a constituir una parte esencial dentro del proceso productivo de
la organización y pueden ser designados para un área específica de la
empresa.

Identificación de materiales La identificación del material, como insumo

(en el almacén) o como producto terminado (por unidad-empaque o por
bulto o embalaje final) facilita su identificación como su pronta entrega,
por cualquier medio o destino. La identificación se efectúa bien con
una .etiqueta o directamente sobre el bulto.

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Contenido de la etiqueta
a) Nombre y dirección del remitente
b) Nombre y dirección del destinatario
c) Peso Bruto.
d) Peso Neto.
e) Peso legal del contenido (productos)
f) Contenido del Bulto y valor (Referida a carga de Importación)
g) Señales preventivas para la manipulación.
h) Número de la guía de carga o conocimiento de embarque (cuando
se trata de carga importada, sujeta a nacionalización) En los
embalajes que forman cargas unitarias, se estila pintar los datos
en lugar de usar etiquetas, destacándolos datos que se necesitan
para la identificación de la carga: Nombre y dirección del
destinatario en la ciudad donde está ubicado. Generalmente se
usa nomenclatura o siglas

Clasificación de los materiales La finalidad de utilización de cada material,

u objeto de su adquisición por la empresa, es una característica
fundamental de los materiales para el estudio de su almacenaje. La
clasificación de los mismos, atendiendo a ésta, es un dato previo
necesario para el estudio de la conveniente diversidad de almacenes en
la empresa, así como de su localización.

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Codificación de materiales La codificación es indispensable para la buena
administración de un almacén de materiales y partes componentes para
la manufactura, así como de productos terminados listos para su venta.
Todo artículo, sea material o producto, debe tener un nombre y un
número que sirva de identificación unificada en los departamentos de
compras, ventas, almacenes, con-trol de inventarios, procesamiento de
datos y contabilidad. Puede haber dos codificaciones, que deben
distinguirse una de la otra: la del proveedor y la de la compañía que
compra y manufactura, o que compra y vende. La codificación del
proveedor sirve para usarla en las órdenes de compra; la del negocio
para identificar cada artículo por su nombre y número en los almacenes
y departamentos que los usan, consumen, registra y venden.

Sistema de codificación de materiales y productos El establecimiento de un

sistema de identificación de los materiales direc-tos o sea materias
primas, es la función principal del departamento de ingenie-ría, de
compras, de almacenes o de producción. La identificación de los
productos terminados es la función principal del departamento de
ventas. El sistema de identificación debe abarcar todo lo que se
almacena en alguna de las etapas de la producción y debe ser lo
suficientemente flexible para las necesidades actuales de la fábrica y las
previsibles, con un criterio razonable.

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Sistema de numeración En un sistema de numeración se pueden usar los
números, letras o signos que usa el abastecedor; pero esto tiene serios
inconvenientes conforme va creciendo la fábrica y multiplicándose la
cantidad de materias primas guardadas, pues no hay ninguna regla para
la diferenciación de los productos entre sí. En realidad, esto no
constituye un sistema de numeración pro-piamente, es una mezcla de
los sistemas de otras fábricas. Es mucho mejor que cada fábrica instale
su propio sistema de numeración, al cual le puede dar muchas
aplicaciones como veremos en seguida.

El tener un sistema propio no excluye la posibilidad y conveniencia de

tener unas tablas con referencias cruzadas entre nuestra propia
identificación y las de los abastecedores a quienes se compra. Un
sistema de identificación no debe usar signos arbitrarios, sino letras y
números; más aún, es preferible usar solamente números para estar
preparados para el uso de tarjetas perforadas, las cuales operan mejor
con números que con letras.

En un sistema de clasificación de materiales se tendrán clases, subcla-

ses, grupos, subgrupos, etc., y al final elementos. Supongamos que
elegimos un sistema de números de nueve cifras tal como 99-999-9999,
veamos qué podemos hacer con él. Las dos primeras cifras pueden
representar clases. Podemos reservar 99 clases para líneas de productos
terminados: por ejemplo del 90 al 99. Las tres cifras siguientes nos
indican subclases y en el caso de productos terminados tenemos campo
para 999 productos distintos en cada línea de productos.
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Las cuatro cifras siguientes las reservamos para subensambles y
tenemos capacidad para 9999 subensambles por producto. /Volviendo a
las primeras dos cifras, entre la 00 y la 89 tenemos 90 clases que
podemos emplear para materias primas. Las siguientes tres cifras nos
dan capacidad para 999 subclases dentro de cada clase y las cuatro
últimas nos permiten identificar 9999 elementos dentro de cada
subclase. En el caso de las materias primas, las 90 clases pueden
significar por ejemplo el material de que está hecha la pieza.

Ejemplo:
 0 Sin clasificar.
 1 Madera.
 2 Fierro fundido.
 3 Acero comercial.
 4 Acero de herramientas.
 5 Cobre.
 6 Aluminio.
 7 Vidrio.
 8 Porcelana.
 9 Plástico.

En las subclases de acero comercial pondríamos:

 1 Lámina de 1/16.
 2 Lámina de 1/8.
 3 Lámina de 1/4.
 4 Lámina de 1/2.
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Numeración de los espacios de almacenamiento Para facilitar la localización
de los productos y materiales, tanto para su colocación como para
encontrarlos, cada pasillo, estante o pila, espacio de anaquel y cada caja
o recipiente, deben numerarse. Los estantes divididos a lo largo en dos
caras y separados por los pasillos que permiten maniobrar de un lado y
dentro.

Equipos más utilizados para la codificación de materiales códigos de barras Un

código de barras es una serie de barras y espacios de varios anchos. Los
datos se pueden codificar asignando un número único a cada artículo,
con caracteres reconocibles por el sistema alpha numérico. Así, se forma
un patrón de barras negras y espacios blancos. En los almace-nes y
centros de distribución, se pueden, usar varias simbologías, tales como
UPC, Código Universal de Productos (Universal Product Code); EAN,
simbología europea (European Article numbering), y otros que cada
compañía desarrolla de acuerdo con sus necesidades.

Lector de barras Este dispositivo, llamado scanner lector de barras, puede

leer las barras reconociendo óptimamente la diferencia entre barras y
espacios y los anchos de las mismas

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Bibliografía

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