s
2.3
Workflow, usos beneficios y
aplicaciones
Herramientas tecnológicas para la gestión empresarial
Tecnologías de la Información para la Dirección
Tecnologías de la Información para la Dirección
v
Herramientas tecnológicas para la gestión
empresarial
2.3 Workflow, usos beneficios y aplicaciones
Los Workflow o Flujos de trabajo permiten estudiar y desarrollar por pasos todos los aspectos
operacionales de una actividad. Es importante comprender cómo se realiza cada tarea, su estructura
y su orden en una secuencia lógica. Los Workflow permiten saber cómo fluye la información entre
los diferentes elementos del proceso y darles seguimiento. Su principal aplicación es la
automatización de secuencias de tareas o actividades en diferentes procesos de una empresa para
hacerlos más rápidos y eficientes. También ayudan a un mejor control y seguimiento y a agilizar el
intercambio de información. Es una herramienta sencilla y muy utilizada por las empresas. Por
ejemplo, son de uso común para gestionar inventarios o documentos y en el área de marketing digital
(gestión de “Leads”, conversaciones con clientes).
Pueden ser de cuatro tipos:
1. Ad Hoc. Flexibles y modificables durante el proceso de trabajo en función de las
necesidades que surjan.
2. De Producción. Rígidos ya que siguen una dirección preestablecida y bien conocida por
el personal. Pueden tener intervención humana o no. Son repetitivos
3. Administrativo. Punto medio entre los dos anteriores. Se implementan en tareas que
no tienen estructura fija pero son repetitivas y previsibles.
4. Colaborativo. Involucran a diferentes departamentos de la empresa con un objetivo
común.
Todos los recursos educativos abiertos, elaborados por la Universidad
Anáhuac México y su equipo de docentes, se proveen bajo la licencia Creative
Commons Reconocimiento -NoComercial- SinObraDerivada CC BY-NC-ND.
[Link]
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Te invito a ver el siguiente video que lo explica de manera sencilla:
[Link]
Un ejemplo de un Workflow en la empresa podría ser en el Marketing de Contenidos en un blog, ya
que no solo se quiere publicar un texto, sino que debe tener una estrategia y en ello colaboran
diferentes profesionales de la empresa, como el creador de contenidos, el redactor, el revisor de
pertinencia y gramática, ortografía y un profesional de mercadotécnia que optimiza este contenido
en motores de búsqueda (SEO). Si una empresa pública en su blog contenidos constantemente se
requiere un flujo de trabajo claro que dé seguimiento a todo el proceso.
Para crear un flujo de trabajo es fácil y se deben tener en cuenta los siguientes pasos:
Implementar Medir los
Definir los Diseñar
(Hacer resultados
objetivos (Esquema)
pruebas) (Analítica)
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Las principales ventajas para contar con un Flujo de trabajo en la empresa son:
• Mejora la comunicación interna y la transparencia de la información
• Se optimiza la circulación de información y la realización de trabajos
• Mejora el proceso de toma de decisiones (mayor eficacia y eficiencia)
• Se define claramente la división del trabajo de cada departamento
• Ahorra tiempo (mide el tiempo que toma cada proceso)
• Aumenta productividad por lo que reduce costos
• Mejora continua de procesos
Revisa el siguiente diagrama de flujo de un inicio de sesión:
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Anáhuac México y su equipo de docentes, se proveen bajo la licencia Creative
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Para poder implementar un flujo de trabajo se requiere un análisis complejo de la tarea que se quiere
automatizar y se debe considerar que el Software puede tener limitaciones. Otro reto es el costo de
su implementación.
Entre los Workflow más comunes en el mercado están:
• [Link] [Link]
• Wrike [Link]
• Polymail [Link]
• Teamogy [Link]
• Temis [Link]
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