FUNCIÓN DE LA

ADMINISTRACIÓN
 PROCESO ADMINISTRATIVO

Fase mecánica
Previsión

Planeación
PROCESO ADMINISTRATIVO

Organización

Integración
Fase dinámica

Dirección

Control
 Generalidades
• Todo proceso administrativo B) División en 4 elementos:
forma una unidad inseparable en División seguida por Terry:
el que cada parte, cada acto, cada 1. Planeación
etapa tienen que estar unidos de
los demás, los cuales se dan 2. Organización
simultáneamente. 3. Ejecución
• Existen distintos criterios para 4. Control.
dividir a la administración: C) H. Fayol la divide en 5
A) División en tres elementos: elementos:
La American Management 1. Prever
Association, considera : 2. Organizar
1. Planeación 3. Mandar
2. Organización 4. Coordinar
3. Supervisión 5. Controlar.
D) Kontz y O´Donnell: 5. Dirección
1. Planeación 6. Control.
2. Organización
3. Integración
4. Dirección
5. Control.
E) Reyes Ponce propone la
siguiente:
1. Previsión
2. Planeación
3. Organización
4. Integración
 PREVISIÓN

• Significa ver anticipadamente • Los objetivos deben partir del

qué puede hacerse, tomando más general , al más particular.
todas las opciones posibles de
realizar.
• Consiste principalmente en :
a) Fijar objetivos o fines que se
persiguen.
b) Investigar los factores positivos
y negativos que nos obstaculizan:
Fuerzas, oportunidades,
debilidades y amenazas.
c) Coordinar los medios en
distintas alternativas de acción.
 PLANEACIÓN

• Es hacer que ocurran las cosas. PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

• Fijar el curso concreto de acción -Precisión. Los planes deberán
que ha seguirse.. reducir el campo de lo eventual.
• Planear es decir con anticipación -Unidad: El propósito de cada plan y
qué hacer, cómo hacerlo, cuándo, de todos los planes es
con qué y quién deberá llevarlo a coordinarlos e integrarlos en uno
cabo.. solo.
• La planeación consiste en reducir -Flexibilidad. Dar a los planes
al mínimo los riesgos facilidad de cambiar la
aprovechando las oportunidades, orientación.
las fuerzas y debilidades de la -Extensión. La planeación se limita
empresa por el tiempo
 Políticas, estrategias, procedimientos, reglas, programas y
presupuestos

• Políticas: Son criterios generales • Reglas: Son más especificas y

para orientar la acción. Difieren concretas con parámetros y
de las reglas por su mayor límites..
generalidad.. • Programas: La lista de actividades
• Estrategias: Es la determinación en donde se fija principalmente el
de metas básicas, cursos de tiempo requerido para realizarlo,
acción y asignación de recursos. así como la persona responsable
• Procedimientos: Son los que de que se ejecuten.
establecen una forma habitual de • Presupuesto: Es la cuantificación
manejar actividades futuras, monetaria o en especie de los
detallando en qué forma se planes. Tipos. Presupuesto base
suceden una de otra, los cero, por programas, promedio y
componentes de dicha actividad. por mes.
 Técnicas de Planeación

• Manuales de políticas. Que son • Técnicas de control presupuestal.

un componente escrito de los Consisten en ir comparando los
objetivos, políticas y algunos egresos e ingresos con el
procedimientos, que tienen como presupuestado.
finalidad dar permanencia a la • Gráfica de Gantt y redes. La
empresa contra cualquier cambio gráfica de Gantt es un diagrama
en la administración. de barras en el cual se gráfica en
• Diagrama de flujo del proceso. el eje horizontal, los tiempos y en
Estos se utilizan con la finalidad el eje vertical las actividades a
de tener una interpretación realizar en un programa. Las
gráfica de los procedimientos y redes indican una secuencia de
utiliza una simbología. operaciones.
 ORGANIZACIÓN

• Organizar es asignar a cada Principios de Organización:

grupo funcional, un • Principio de especialización.
administrador con la autoridad Cuando más se divide el trabajo
suficiente y necesaria para se obtiene mayor eficiencia.
supervisarlo y coordinarlo y • Principio de la unidad de mando.
poder tomar esa responsabilidad. Cada función debe tener un solo
• En una estructura de organización jefe.
debe estar perfectamente clara • Principio del equilibrio de
quién debe realizar determinada autoridad- responsabilidad.
tarea y quién es responsable para
determinado resultado. • Principio de equilibrio de
dirección y control.
 Organización

Características de la organización. Organigramas o gráficas de la

• Debe reflejar la autoridad de que organización.
disponen los administradores. • Es la representación gráfica de la
• No debe ser rígida y estática. estructura organizacional por
• Las limitaciones de las personas medio de un diagrama de
deben ser consideradas en la bloques, en cada bloque o cuadro
estructura de la organización. se anota el nombre del puesto y
se unen con líneas que
representan los canales de
responsabilidad y autoridad.
• Requisitos: Ser claros y contener
nombres de funciones.
• Clases: Verticales, horizontales
circulares y escalares.
 Organización

Las empresas pueden 4. Por producto: Es utilizado en

organizarse de diferentes empresas grandes que tienen una
maneras, dependiendo de las producción muy diversificada.
actividades que realicen. 5. Por clientes: El cliente es el
Departamentalización: elemento determinante en la
1. Numérica: Se lleva a cabo forma en que se agrupan las
agrupando personas del mismo actividades.
nivel bajo las órdenes de un jefe. 6.Organización matricial: Es
2. Por funciones: La empresa se combinar dos tipos de
organiza en base a las departamentalizaciones en una
actividades de acuerdo con las misma organización.
funciones que realiza.
3. Regional: Es una división
territorial.
 INTEGRACIÓN

• Es obtener y articular los • Objetivos:

elementos humanos y materiales - La integración se da con mayor
que la organización y la amplitud cuando una empresa
planeación señalan como inicia las operaciones.
necesarios para el adecuado - Es una función permanente y
funcionamiento de un organismo constante de la empresa, tanto
social. como para prever el crecimiento
normal, como para sustituir al
personal por causa de ascenso o
a la maquinaria que se han
deteriorado, los sistemas
obsoletos, etc.
 PRINCIPIOS DE LA INTEGRACIÓN

• De las personas: • De las cosas:

1. Qué reúnan los requisitos 1. Un abastecimiento oportuno
mínimos para adecuarse a las que no falte no sobre en los
funciones. objetos de carácter
La persona se debe adaptar al administrativo.
puesto. 2. Planear la forma sistemática de
2. Proveer a la persona de los conducir las instalaciones y el
elementos necesarios para el mantenimiento de las cosas de
mejor desempeño del puesto. carácter administrativo
3. Una introducción adecuada y (edificios, mobiliario, oficinas,
oportuna en el momento en que etc.).
la persona se articula al puesto.
 PASOS A SEGUIR EN LA ETAPA DE LA INTEGRACIÓN

1. Reclutamiento.
2. Selección.
3. Introducción.
4. Desarrollo y entrenamiento.
5. Evaluación.
 • En el reclutamiento se distinguen dos
RECLUTAMIENTO aspectos:
a)Fuentes de personal.
EL reclutamiento que hace
b)Medios de reclutamiento.
de un extraño un
candidato para la Las fuentes de personal más utilizadas son:
selección, la elegibilidad de 1. El sindicato.
los candidatos es a los que 2. Las escuelas y universidades.
mejor reúnan las 3. Agencias de colocación.
necesidades de la
4. Personal recomendado por actuales
empresa; por medio de la
trabajadores.
introducción se hace del
buen candidato un 5. Personal atraído por la fama de la
empleado: por el empresa.
desarrollo y 6. Personal de la propia empresa.
entrenamiento, se Dentro de los medios de reclutamiento:
convierte al empleado en 1. Requisitos adecuados al sindicato.
una parte importante de la
2. Solicitud escrita.
empresa.
3. El empleo de prensa, radio y televisión.
 Pasos para seleccionar al personal:
SELECCIÓN a) Hoja de solicitud; consiste en una serie de
preguntas relativas a los datos generales
La selección tiene por del solicitante.
objeto escoger de entre los b) Entrevista; esta forma de investigación
diversos candidatos a tiene por objeto conocer directamente al
aquellos que se consideran solicitante.
más aptos para ocupar el c) Pruebas psicológicas; las pruebas tienen
puesto. por objeto reconocer en el individuo la
capacidad, aptitudes, habilidades y
Los medios utilizados por
personalidad entre otras cosas. Las
cada empresa para pruebas se clasifican: en pruebas de
seleccionar a sus inteligencia, de eficiencia, vocacionales y
empleados varían de de personalidad.
empresa a empresa según d) Encuestas; se trata de comprobar los datos
sus necesidades y y referencias proporcionadas por el
condiciones. solicitante.
e) Examen médico; conocer estado de salud.
INTRODUCCIÓN DESARROLLO Y ENTRENAMIENTO

La introducción tiene por objeto Siempre se deberá buscar la

adaptar al nuevo elemento al superación del empleado en su
grupo social del que formará aptitud y capacidad.
parte, de la manera más rápida y Lógicamente la capacitación deberá
adecuada. ser más intensa en los empleados
La introducción podemos dividirla en de nuevo ingreso, sin descuidar el
dos partes: desarrollo normal de los
a) Introducción a la empresa. empleados que ya tienen cierta
b) Introducción al puesto. antigüedad en la empresa.
Debemos entender por desarrollo al
progreso de un individuo al
aprender y por entrenamiento a
los programas creados para hacer
fácil este proceso de aprendizaje.
 EVALUACIÓN

La evaluación debe medir

el desempeño tanto en la
obtención de resultados
como en las metas
previamente establecidas.
 DIRECCIÓN

Como el elemento de la Principios de la dirección:

administración en que se logra la • Efectividad para dirigir hacia los
realización efectiva de lo objetos. Mientras más efectiva
planeado, por medio de la sea la forma de dirigir mayor será
autoridad del administrador, la contribución de los
ejercida a base de decisiones, subordinados a los objetivos de la
delegando autoridad y vigilando organización.
simultáneamente que se cumplan • Armonía con los objetos. Los
las órdenes emitidas. objetivos de los empleados
deben armonizar con los de la
compañía.
• Unidad de mando. Nos dice que
los subordinados sean
responsables ante un supervisor.
Cómo lograr una buena dirección: Importancia de la dirección:

1. Procurar que las personas se • Es la parte esencial de la

sientan importantes. administración, puesto que es la
2. Reconocer las diferencias parte más real y humana ya que
individuales. se toma en cuenta a los hombres.
3. Orientar a los empleados.
4. Practicar la administración
participativa.
5. Saber escuchar.
6. Evitar discusiones.
7. Emplear preguntas para
persuadir.
8. Proporcionar supervisión
efectiva.
Técnicas de motivación. Comunicación.
Motivar es inducir a los individuos Es la transferencia de
a actuar de una manera deseada. información de un individuo a
Tipos de estímulos otro.
motivacionales: Elementos de la comunicación:
• Extrínsecos : Cuando se utiliza el 1. El emisor, es la fuente o
dinero o algún bien . transmisión del mensaje.
• Intrínsecos: Cuando por medio 2. El mensaje, es el conjunto de
del gusto por determinado ideas que se transmiten o que
trabajo y lo que éste proporciona son recibidas por los
por si mismo, los individuos se receptores.
motivan. 3. Los canales, son los medios por
• Trascendentales: Cuando los los cuales pueden transmitirse
individuos logran más por el solo al (los) individuos el mensaje.
hecho de lo que pueden obtener 4. El receptor, es el que recibe el
para los demás. mensaje.
5. La respuesta
 Principios de la comunicación:

• Principio de la claridad. Es • Principio del uso estratégico de la

comunicarse en un lenguaje en organización informal . El uso
común comprensible. constructivo de la organización
• Principio de la atención. Otorga informal como medio de
una completa atención a la comunicación.
recepción de comunicaciones.
• Principio de la integración. Para
un ejecutivo, una comunicación
es siempre un medio, nunca un
fin, la integridad de la empresa
depende de que ésta apoye la
posición de los ejecutivos
subordinados.
 CONTROL ADMINISTRATIVO

El control es la medida y Cualquier actividad puede

corrección del desarrollo de las controlarse con respecto a los
actividades de los subordinados, siguientes factores: cantidad,
con el propósito de asegurar el calidad, tiempo y costo.
logro de los objetivos y planes de
la empresa.
Terry lo define como el proceso
para determinar lo que se está
llevando a cabo, valorizando y, si
es necesario aplicando medidas
correctivas de manera que se
logre lo planeado.
 Requisitos para un control adecuado

1. Los controles deben reflejar la 7. Los controles deben de ser

naturaleza y las necesidades de económicos.
la actividad. 8. Los controles deben ser
2. Los controles deben reportar comprensibles.
rápidamente las desviaciones. 9. Los controles deben de alguna
3. Los controles deben mirar hacia manera conducir a la acción
delante. correctiva.
4. Los controles deben de ser
objetivos.
5. Loas controles deben ser
flexibles.
6. Los controles deben reflejar la
estructura de la organización.