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Sistemas de información en empresas: definición, tipos y ejemplos

Un sistema de información es el conjunto de técnicas, herramientas y agentes involucrados
en la administración y uso de datos para la obtención de objetivos empresariales. Estos
sistemas ayudan en la gestión de la información que produce y utiliza una organización para
el mejoramiento de procesos y operaciones.
Es importante remarcar que un sistema de información se basa en el uso
de software para la gestión de datos. En él se agregarán todos los procesos y
operaciones para que los colaboradores, además de los tomadores de
decisiones tengan un panorama integral de lo que sucede en tiempo real y
puedan mejorar sus estrategias, productividad y ventas.

Funciones de un sistema de información para empresas

Como sabes, la tecnología informática ha llegado para facilitar la administración de datos
en las empresas. Pero esta no es la única cualidad con la que cuentan los sistemas de
información. Algunas de las más importantes son:
• Gestionar y administrar datos e información que componen a una empresa.
• Automatizar procesos internos sin necesidad de contar con intermediarios para
ejecutar ciertas operaciones.
• Unificar la información de tu empresa a través de almacenes estandarizados para
facilitar el uso y la comprensión de los datos generados.
• Brindar información actualizada en tiempo real y disponible para todos los
colaboradores o para aquellos encargados de las tomas de decisión. Esto permite
agilizar y mejorar procesos y actividades de forma rápida.
• Favorecer un mejor aprovechamiento del tiempo que tus empleados disponen
para ciertas actividades. Al hacer posible operaciones más automatizadas y sencillas,
los miembros de tu empresa no tendrán que perder mucho tiempo en ejecutar
tareas que, gracias a un sistema de información, pueden hacerse automáticamente.
Esto mejora su productividad.
Estas funciones dejan ver la importancia de los sistemas de información, así como los
alcances que pueden tener a la hora de impulsar la transformación digital en empresas.
Características de un sistema de información
Como puedes ver, los sistemas de información ayudan a que las empresas mantengan un
buen orden de sus datos, así como la seguridad de su información y esté lista para ser
utilizada. Sin embargo, no cualquier programa computacional es un sistema de datos.
Revisemos las características que deben poseer.
Requieren una metodología de organización
Los sistemas de información necesitan un orden para poder ejecutar las tareas de manera
adecuada. Por ejemplo, se necesitan protocolos de etiquetado o para nombrar archivos que
permitan al sistema categorizar adecuadamente la información y hacerla rastreable.
Esto significa que el sistema depende de la creación de un método de trabajo basado en
datos en el que participen tanto las personas como las herramientas informáticas. Esta

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metodología tiene que ser ordenada, clara y lógica para que pueda ser reproducible en toda
la empresa y que cada persona sepa cómo codificar, rastrear y utilizar la información.
Se compone de elementos físicos y virtuales
De acuerdo con el punto anterior, es importante tomar en cuenta que los sistemas
informáticos no solo incluyen a las computadoras, sino a todos los agentes y técnicas que
son necesarias para un buen manejo de la información. De este modo, el sistema se
compone de software, pero también de hardware y de usuarios.
Piénsalo de este modo: para que el software funcione, necesita correr en un dispositivo
físico, pero este no funcionará si no hay alguien que controle el sistema. Eso significa que
debes contar con equipos informáticos adecuados y con personal que sepa gestionar los
programas que corren en ellos.
Requieren la gestión de profesionales de datos
Todos hemos utilizado un software de datos en algún momento de nuestras vidas: teléfonos
móviles, hojas de Excel y hasta calculadoras. Sin embargo, los sistemas de datos son algo
mucho más complejo que requiere una gestión profesional.
Para poder ejecutar un sistema de este tipo se requiere de personal capacitado en el área
de tecnologías de la información que puedan implementar programas, seleccionar
dispositivos y establecer pautas de uso de la información. Asimismo, este personal puede
ser el encargado de crear software específico para tu empresa y de solucionar cualquier
problema con tus bases de datos.
Priorizan la centralización de la información
Generalmente, los sistemas de información buscan homologar procesos para el resguardo
y manipulación de datos. Esto significa que se busca centralizar operaciones y mantener la
información disponible y segura para los usuarios.
Esto no significa que cualquier persona en la organización puede acceder a todos los datos
financieros, de capital humano y de los clientes. Por el contrario, lo que un sistema de
información permite es jerarquizar los datos y ordenarlos de forma que sean accesibles para
cada persona o rango en la empresa.
Optimizan el flujo de datos en las organizaciones
Un buen sistema de información debe estar diseñado parea optimizar funciones. Si este no
es su objetivo, simplemente no es un sistema, sino un conjunto de herramientas no
articuladas en torno a un objetivo.
Veámoslo de este modo: si cada miembro de tu equipo da diferentes nombres a sus
archivos de Excel, usa fórmulas diferentes para hacer cálculos y resguardan los datos
indistintamente en la nube, USB y discos duros, no existe ningún orden y probablemente la
información no termine siendo útil. Si, por el contrario, existe un protocolo, una
herramienta centralizadora y un responsable de supervisar el uso de datos, hablamos de un
sistema adecuado.
Permiten la actualización de los datos
Los sistemas de información no deben ser solo un espacio de almacenamiento de datos. Por
el contrario, la información solo es útil cuando puede ser utilizada y transformada. Por
ello, el software que use tu empresa debe permitir la actualización y el uso de los datos
pertinentes para cada nivel empresarial.

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Asimismo, el sistema debe asegurarse de que la información está protegida y que existen
respaldos para su recuperación en caso de que se pierda un archivo o se tenga que revisar
la evolución de un proceso. Por ejemplo, si tienes una base de datos de clientes, será
necesario que puedas actualizar los datos de contacto o regresar a interacciones previas
con cada uno de ellos.
Son flexibles y se adecuan a las necesidades empresariales
Por último, la flexibilidad es una de las características más importantes de estos sistemas.
Al final del día, cada empresa es un mundo y las soluciones que funcionen para una gran
compañía no serán las mismas que requiera un emprendimiento.
Los software de información no tienen un único objetivo común; en realidad, existen
diferentes tipos de soluciones que puedes adaptar a las necesidades actuales de tu negocio
y las metas a las que quieres llegar. Esta flexibilidad es una gran ventaja para que respondan
a tu manera de trabajar, de forma más estratégica y efectiva.
Elementos de un sistema de información
Como hemos visto, los sistemas de información no solamente son un programa informático,
sino que tienen la forma de una red que posibilita el buen uso y gestión de datos. Veamos
cuáles son algunos de los elementos de un sistema de información y qué recursos los
componen.
Software
Consiste en todos los programas y aplicaciones informáticos que usa una empresa para el
almacenamiento, gestión y uso de datos. Estos programas pueden ser genéricos o bien
haber sido construidos específicamente para tu empresa.
Algunos de los programas más comunes son:
• Bases de datos, como Airtable o FileMaker
• Hojas de cálculo, como Excel o Google Sheets
• Almacenamiento en la nube, como OneDrive o Google Drive
• Sistemas CRM
• Servicios de correo electrónico
Hardware
Con el hardware me refiero a todos los recursos tecnológicos físicos que permiten utilizar
los programas informáticos y que forman parte de las herramientas utilizadas por las
empresas para obtener, procesar y actualizar los datos recibidos.
Los hardware más comunes en las empresas son:
• Teléfonos móviles
• Ordenadores
• Discos duros
• Conexiones a internet
• Calculadoras
Personas
Por su parte, las personas son el capital humano requerido para la obtención, codificación,
procesamiento y usos de datos con fines empresariales. Al final del día, son ellos quienes
harán uso de la información para alcanzar las metas trazadas y para encantar al cliente.
En una empresa, todos pueden aprovechar los datos, pero los departamentos que mayor
beneficio obtienen de su manejo son:

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 • Departamento de tecnología
• Departamento de ventas
• Departamento de marketing
• Departamento de capital humano
• Departamento financiero
Técnicas
Cuando hablo de técnicas me refiero a todos los protocolos de uso de datos impulsados
para la buena gestión de la información. Estas técnicas son las que ordenan las estrategias
informáticas y que ayudan a que la información se mantenga segura, ordenada y
disponible.
Existen muchas técnicas y cada empresa debe moldear sus propios protocolos, pero algunos
de los más comunes son:
• Manuales de codificación
• Metadatos
• Protocolos de encriptación
• Prácticas operativas
• Políticas de ética y privacidad de la información
Datos
Por último, pero por supuesto no menos importante, hablemos de los datos. Esta es la
materia prima de todo sistema de este tipo y consiste en toda la información que una
empresa puede obtener de sus clientes, de sus números financieros, de la actividad de la
empresa o de cualquier otra fuente.
Existen muchos tipos de datos; algunos de los más comunes son:
• Información cuantitativa
• información cualitativa
• Información estadística
• Información numérica
• Información multimedia
La clasificación de los sistemas de información es fundamental para comprender cómo las
empresas gestionan y procesan la información en distintos niveles organizativos. Estos
sistemas son esenciales para recopilar, almacenar, procesar y distribuir datos que apoyen
la toma de decisiones y las operaciones diarias. Cada tipo de sistema está diseñado para
cumplir con diferentes funciones y necesidades, permitiendo a las organizaciones mejorar
su eficiencia, controlar sus procesos y optimizar sus recursos.
Existen diversas formas de clasificar los sistemas de información, pero una de las más
comunes es según el tipo de función que desempeñan dentro de una empresa. Para
profundizar en este tema, a continuación te presento los siete tipos principales de sistemas
de información, que abarcan desde la gestión operativa hasta el soporte ejecutivo, cada
uno con un rol específico para satisfacer diferentes áreas del negocio.

Los sistema de información cuentan con la ventaja de que no solo tienen una única
función y pueden ser útiles para todo tipo de sectores e industrias, dependiendo de
sus necesidades y solicitudes. Para ello existen diferentes tipos de sistemas que
cumplen con funcionalidades especiales y que puedes adaptar a tu negocio.

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 1. Sistemas de procesamiento de transacciones

Los TPS (por sus siglas en inglés) son sistemas empresariales básicos utilizados
para el nivel operativo dentro de una empresa. Constan de un sistema
computarizado que realiza y registra transacciones de rutina diarias para el buen
funcionamiento de una compañía. En pocas palabras, da sostén a las
operaciones cotidianas de un negocio.

Componentes del sistema de información de procesamiento de

transacciones:

• Hardware
• Software
• Bases de datos
• Telecomunicaciones
• Personal
• Procedimientos con los que se procesan las transacciones (recopilación,
edición, corrección, manipulación y almacenamiento de datos y la
producción de documentos)

Ejemplo de sistema de procesamiento de transacciones: Despegar

Cuando se hace la compra del boleto para un vuelo. Es lo que permite que un
usuario tenga oportunidad de elegir fecha, horario, destino y asiento, además de
otras opciones sobre su equipaje y demás servicios extra, sin que otra persona le
«arrebate» el boleto en lo que realiza la transacción.

2. Sistemas de información gerencial

También conocidos como sistemas de información de gestión, apoyan la toma de

decisiones estructuradas o semiestructuradas de los mandos intermedios. Su labor
principal es la de sintetizar la información de rutina de una empresa para asegurar
el buen funcionamiento de los procesos; por ejemplo, los informes semanales,
mensuales o bimestrales.

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Hay un sistema de información gerencial para diferentes departamentos de
una compañía. Entre los más utilizados se encuentran marketing (producto, precio,
competencia), producción (rendimiento, inventarios, proveedores), finanzas
(inversiones, mercados, cotizaciones) y recursos humanos (incentivos,
reclutamiento, desempeño).

Componentes del sistema de información gerencial:

• Hardware
• Software
• Datos
• Personas a gerenciar
• Métodos (prácticas operativas, modelos e instrucciones que están en los
manuales de la empresa)

Ejemplo de sistema de información gerencial: Odoo

El sistema que una empresa utiliza para el control de su inventario es un buen ejemplo de
su uso. Odoo se encarga de que toda la gestión se haga en un solo sitio, en tiempo real, para
evitar desabastos. Ayuda en la triangulación de envíos, la administración de varios
almacenes y realiza reportes muy útiles.
3. Sistemas de control de procesos de negocio
Son conocidos como BPM, por sus siglas en inglés. Este tipo de sistemas monitorizan y
controlan procesos industriales o físicos. Se utilizan sobre todo en industrias petroleras,
siderúrgicas o de generación de energía. Comprenden varios equipos, programas
especializados y procedimientos de operación.
Con un BPM, las empresas adoptan una serie de pasos o acciones para modificar su forma
de trabajar con el fin de mejorar procesos y facilitar la colaboración con un enfoque
centrado en el cliente.
Componentes del sistema de información de control de procesos de negocio:

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 • Entorno gráfico de diseño (que modela la secuencia de actividades del proceso o
proyecto)
• Middleware (facilita la comunicación del motor con las aplicaciones que se usan en
el BPM)
• Metadatos (rol, usuario, sistema, servicio)
• Interfaz de usuario
• Monitorización (para darle seguimiento puntual a procesos y actividades)
• Reglas de negocio
• Simulación (que permita la ejecución de los procesos en un ambiente controlado)
• Automatización
• Ejecución en la nube
• Estándares (para que todos los involucrados conozcan y manejen los mismos
códigos, gráficos, actividades, etc.)
Ejemplo de sistema de control de procesos de negocio: Quickbooks

El procesamiento de facturas de una empresa es un ejemplo de BPM, porque permite crear

los documentos según los estándares legales (en este caso, de México), descriptivos e
informáticos que se piden para que sean aceptados en el sistema contable de la
organización. Gracias a las aplicaciones digitales, es posible corregir errores; incluso, es
posible crear el documento y revisarlo antes de generarlo y enviarlo, para confirmar que
todo esté en orden.
4. Sistemas de información de marketing
El sistema de información de marketing (SIM) es un conjunto de relaciones estructuradas
entre personal humano, máquinas y procedimientos para generar un mejor flujo de
información. Estos datos provienen de fuentes internas y externas y sirven para tomar
decisiones más inteligentes relevantes al área de marketing.
Con su utilización pueden determinarse principalmente: el grado de fiabilidad que tiene una
información, el ritmo actualizado de información y un grado de detalle más específico. Con
su proceso es posible hacer las modificaciones y adaptaciones pertinentes en diferentes
situaciones de la empresa.
Componentes de los sistemas de información de marketing:
• Datos internos (métricas de actividades y rendimiento interno)
• Inteligencia de marketing (información del mercado e industria de fuentes
confiables)

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 • Investigación de mercados (datos cualitativos y cuantitativos que se recogen por
medio de herramientas y actividades realizadas directamente por la empresa)
• Soporte a las decisiones de marketing (se incluyen también plataformas de análisis
de datos y reportes)

Un CRM es un gran ejemplo, porque es el que puede estar al centro de todo el sistema de
información de marketing: es donde se almacena, categoriza y gestionan los datos que se
obtienen gracias a las interacciones que hay con prospectos y clientes. Desde ahí se
administran las acciones de marketing, como las estrategias de email marketing,
seguimiento de casos, atención a solicitudes, entre otros.
5. Sistemas de colaboración empresarial
Conocidos como sistemas ERP, son de los más utilizados en el mercado. Tienen la función
de ayudar a los altos directivos de una empresa a controlar el flujo de información y
proporcionar una vista integral de cada una de las áreas que conforman la compañía para
su mejor gestión y toma de decisiones.
Su tecnología registra e integra los procesos de negocio y ayuda a las empresas a optimizar
sus procesos para tener una mayor comprensión de la misma a través de la automatización.
Con este tipo de programas, los líderes de negocio pueden actuar con más rapidez con la
seguridad de que estarán basando sus decisiones en información confiable y en tiempo
real.
Componentes del sistema de información de colaboración empresarial:
• Datos
• Hardware
• Software
• Procedimientos (estandarizados)

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Gracias a las funciones que Google agrega, los equipos de trabajo pueden colaborar desde
diferentes locaciones, en tiempo real, en diferentes plataformas que les permiten dar
seguimiento a procesos y proyectos. La información se encuentra en un solo sitio, siempre
disponible y se realizan diferentes interacciones con: documentos, gráficas,
videoconferencias y mensajes, lo que da oportunidad a modelos de trabajo remotos y
asincrónicos con un mejor flujo de actividades.
6. Sistema de apoyo a la toma de decisiones
El DSS, por sus siglas en inglés, es un sistema basado en ordenadores que es utilizado
regularmente por los gerentes para tomar una decisión con el fin de resolver un problema
en la empresa. Permite formular, calcular, comparar opciones y predecir escenarios para
saber cuál es la mejor alternativa a tomar. Está diseñado para apoyar en situaciones
complejas.
El software utilizado tiene la función de recolectar información procedente de documentos,
personal interno, modelos comerciales, experiencias o análisis externos. Con estos datos
identifica los problemas o desafíos. De igual forma, favorece el incremento de la
efectividad del proceso de forma oportuna.
Componentes del sistema de información de apoyo a la toma de decisiones:
• Gestor de datos (que es la base de conocimiento)
• Gestor de modelos
• Motor de conocimiento
• Interfaz de usuario
• Usuarios (cada uno con sus roles: recolectores de datos, asesores, tomador de
decisiones, etc.)
• Contexto de decisión (establecido y bien definido)

Su enfoque está en los capitales basados en el riesgo, por lo que es una solución que
interesa a los departamentos de finanzas de las empresas. Su interfaz es sencilla y construye
pronósticos de negocios en 5 pasos. Ejecuta simulaciones que dan un panorama de
probabilidades bastante completo, que ayuda a tomar decisiones más inteligentes sobre el
futuro financiero de la organización.
7. Sistemas de información ejecutiva
Los EIS brindan acceso rápido a la información interna y externa relevante de una empresa.
Suelen visualizarse en formatos gráficos para la presentación de datos básicos, pero

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detallados, con la finalidad de que los gerentes o ejecutivos puedan leer la información con
facilidad.
Una de las cualidades más sobresalientes de este tipo de sistemas es que les dan a los
tomadores de decisiones los indicadores de negocio que afectan al instante. Además,
permiten un análisis detallado de los que no están cumpliendo con las expectativas para
determinar el plan de acción más conveniente.
Componentes del sistema de información ejecutiva:
• Interfaz gráfica
• Indicadores de negocio (definidos por la empresa)
• Integración de bases de datos (con datamart o data warehouse)
• Usuarios
• Acceso en la nube

La solución de Microsoft ofrece una plataforma para almacenar, gestionar y analizar la

información que una empresa considera crucial. Es posible hacer seguimientos sobre
aspectos financieros, operativos, de clientes, de recursos humanos con datos en tiempo real
y con una interfaz sencilla de utilizar. Gracias a sus herramientas, los directivos podrán
conocer pronósticos más acertados y tomar decisiones de manera más inteligente.
Proporciona la información importante o crucial a toda la organización. Realiza el
seguimiento y el análisis de la información financiera, operacional, de clientes y de recursos
humanos de la organización proporcionando a los usuarios la información correcta en el
momento adecuado en un formato fácil de usar.

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 Cómo abordar las preocupaciones de privacidad en los sistemas de información
Las preocupaciones de privacidad en los sistemas de información empresarial han
aumentado con la creciente digitalización de los procesos y el manejo masivo de datos
personales y empresariales. La implementación de soluciones técnicas y estrategias
adecuadas no solo es esencial para cumplir con normativas legales, como el Reglamento
General de Protección de Datos (RGPD) en Europa, sino también para garantizar la
confianza de los usuarios y la integridad de la información.
Te comparto algunas de las soluciones técnicas y estrategias clave que las empresas pueden
implementar para abordar estas preocupaciones de manera efectiva:

1. Cifrado de datos
El cifrado es una de las herramientas técnicas más potentes para garantizar la privacidad de
los datos. Consiste en convertir la información en un formato ilegible para cualquier
persona que no tenga acceso a la clave de descifrado. Esto asegura que, aunque los datos
sean interceptados o accedidos de manera no autorizada, no podrán ser comprendidos ni
utilizados malintencionadamente.
En los sistemas de información empresarial, el cifrado puede implementarse tanto para
datos en tránsito, como para datos en reposo. Ejemplos de cifrado incluyen los protocolos
SSL/TLS, utilizados para proteger la transmisión de información en la web, y el cifrado AES,
empleado para el almacenamiento seguro de datos.
2. Autenticación multifactor (MFA)
Una estrategia eficaz para abordar las preocupaciones de privacidad es el uso de la
autenticación multifactor (MFA), que exige a los usuarios proporcionar más de un medio de
identificación para acceder a un sistema. Generalmente, se combina algo que el usuario
sabe (una contraseña) con algo que el usuario posee (como un token de autenticación o un
dispositivo móvil) o algo que el usuario es (como una huella dactilar o reconocimiento
facial).
Este enfoque agrega una capa adicional de seguridad que dificulta el acceso no autorizado
a la información confidencial, ya que los atacantes no solo necesitarían una contraseña, sino
también el segundo factor de autenticación.
3. Gestión de accesos y privilegios
Una de las principales preocupaciones de privacidad surge cuando los datos sensibles son
accesibles por personas que no deberían tener acceso a ellos. Para mitigar este riesgo, es
fundamental establecer una gestión rigurosa de accesos y privilegios dentro del sistema de
información empresarial.
La idea es aplicar el principio de "mínimo privilegio", lo que significa que los usuarios solo
deben tener acceso a la información y los recursos necesarios para realizar sus funciones
laborales. Las herramientas de gestión de identidad y acceso (IAM, por sus siglas en inglés)
permiten implementar políticas de acceso dinámicas y controladas que limitan el riesgo de
exposición innecesaria de datos.
4. Auditoría y monitoreo continuo
El monitoreo continuo de los sistemas de información permite identificar posibles
amenazas o accesos no autorizados en tiempo real. Al implementar soluciones de auditoría
y monitoreo, las empresas pueden registrar quién accede a qué datos, cuándo y desde

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dónde, lo que proporciona un rastro de auditoría valioso en caso de incidentes de privacidad
o violaciones de seguridad.
Las soluciones de monitoreo como los sistemas de detección de intrusiones (IDS) y los
sistemas de prevención de intrusiones (IPS) son clave para detectar patrones anómalos y
prevenir accesos malintencionados. Estas herramientas permiten tomar medidas
inmediatas ante cualquier comportamiento sospechoso, limitando el impacto de una
posible brecha de privacidad.
5. Cumplimiento normativo
A nivel estratégico, es crucial que las empresas cumplan con las normativas y regulaciones
sobre privacidad de datos, como la GDPR en Europa, la Ley de Protección de Datos
Personales en América Latina o la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA).
Cumplir con estas normativas no solo evita sanciones legales, sino que también aumenta la
confianza de los clientes y empleados en la gestión de su información.
Para abordar este aspecto, las organizaciones deben realizar auditorías regulares, contratar
expertos legales en privacidad y actualizar continuamente sus políticas y procedimientos en
base a las leyes vigentes. Además, deben proporcionar formación adecuada a los
empleados sobre las mejores prácticas en la protección de datos.
6. Anonimización y seudonimización de datos
Para minimizar los riesgos de violaciones de privacidad, las empresas pueden optar por
técnicas como la anonimización y la seudonimización de los datos. La anonimización
consiste en eliminar o modificar la información personal identificable de modo que los datos
no puedan rastrearse hasta una persona en particular, mientras que la seudonimización
reemplaza información personal con pseudónimos, de forma que la identidad de las
personas no se revele sin información adicional.
Ambas técnicas son efectivas para permitir el uso de grandes volúmenes de datos en análisis
y toma de decisiones sin comprometer la privacidad individual.
7. Educación y concienciación de los empleados
Los errores humanos son una de las principales causas de incidentes de privacidad en las
organizaciones. Por lo tanto, es imprescindible que las empresas incluyan la educación y la
formación de los empleados como una parte integral de su estrategia de protección de la
privacidad.
Esto incluye la capacitación regular sobre cómo manejar datos sensibles, cómo identificar
intentos de phishing o técnicas de ingeniería social, y la importancia de seguir protocolos
de seguridad establecidos. Al elevar la concienciación de los empleados, las empresas
pueden reducir significativamente los riesgos de que se cometan errores que comprometan
la privacidad de los sistemas de información.
8. Implementación de políticas de privacidad robustas
Por último, la adopción de políticas de privacidad claras y transparentes es fundamental.
Las empresas deben desarrollar políticas que expliquen cómo se recopilan, almacenan,
utilizan y protegen los datos, y estas políticas deben ser comunicadas de manera clara a
todos los usuarios y empleados.
Es necesario que se revisen y actualicen periódicamente en función de los cambios
tecnológicos y regulatorios. Una política de privacidad robusta no solo protege la

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información, sino que también fortalece la reputación de la empresa al demostrar un
compromiso serio con la protección de la privacidad.
De esta manera, abordar las preocupaciones de privacidad en los sistemas de información
empresarial requiere un enfoque integral que combine soluciones técnicas avanzadas,
como el cifrado y la autenticación multifactor, con estrategias organizativas como la
formación continua y el cumplimiento normativo. Al implementar estas medidas, las
empresas no solo protegerán los datos sensibles de sus usuarios, sino que también
promoverán un entorno de confianza y seguridad, fortaleciendo así su posición competitiva
en el mercado
El ciclo de vida de un sistema de información
El ciclo de vida de un sistema de información permite una mejor elaboración de una
solución o proceso que cumpla con las expectativas del cliente durante todas sus etapas.
Además, a través de él, se puede tener un mayor control en cuanto al presupuesto y los
plazos a cumplir. Cuenta con un modelo estructurado que va desde su nacimiento hasta su
expiración y consiste en las siguientes fases:
1.Planificación
Esta fase es vista como el nacimiento, cuando surge una necesidad o requerimiento por
parte del usuario. La planificación es necesaria para tener una visualización de lo que está
pasando, lo que debe hacerse y establecer cómo lograrlo. Aquí aún no hay un sistema
desarrollado.
En este sentido, el analista tiene que conocer el objetivo al que se quiere llegar para
determinar qué datos o información requiere para alcanzarlo. De igual forma, analiza qué
recursos necesita, sabe lo que está disponible y lo que puede usar.
2.Análisis de requerimientos
Cuando ya se conoce todo lo necesario para llevar a cabo un sistema de información, se
inicia la etapa de desarrollo. En ella se elabora un diseño base del producto final. Esta
iniciativa debe ser rentable y eficiente desde el principio.
En esta etapa, el analista realiza una examinación de requerimientos funcionales del
sistema. Para tener un panorama más amplio, puede ayudarse de entrevistas o encuestas
a los usuarios actuales de la empresa para conocer sus puntos de vista y necesidades.
Esta fase es decisiva para saber si es factible el plan de acción que hasta el momento ha
emprendido el analista, y si cumple con los aspectos financieros, tecnológicos y de
organización. En caso contrario, está a tiempo de hacer las modificaciones oportunas para
su mejoramiento.
3.Diseño
Para este momento, el analista ya sabe lo que el nuevo sistema de información debe cumplir
y puede empezar a trabajar en los planos y diseño. Al mismo tiempo, integrará la
información y reportes que den sostén a la operación de la empresa. Suele basarse en el
diseño de un software o infraestructura informática.
Esta arquitectura tiene más que ver con la integración de interfaces de usuario, bases de
datos y seguridad.
4.Desarrollo
Una vez completado el sistema, este puede pasar a un modo de prueba para afinar los
últimos detalles para cumplir con las expectativas del usuario. Esta fase requiere un trabajo

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integral entre desarrolladores y analistas para poder incluir la tecnología e información más
adecuadas.
5.Prueba
Esta fase sirve para conocer el verdadero funcionamiento del nuevo sistema de
información. Aquí se elimina cualquier detalle que no cumpla con los objetivos y se hacen
los cambios necesarios para que todo marche tal como se desea. Este paso precisa de una
inspección exhaustiva para detectar problemas o errores y se resuelven hasta que todo
quede perfectamente alineado.
Integración y ejecución
Se hace el primer lanzamiento del sistema. Al igual que en la fase de prueba, en este paso
también se requiere mucho seguimiento para atender posibles imperfecciones. Sin
embargo, estas tendrían que ser menores. Una vez atendidos los últimos detalles, el sistema
puede estar disponible para los usuarios finales.
7.Operación y mantenimiento
Como en todo proceso, es importante hacer un seguimiento puntual para asegurarse de
que funcione como se espera. Además, el mantenimiento también debe ser regular para
tener el sistema en óptimas condiciones.
Ahora que ya conoces cuál es el ciclo de vida de un sistema de información, te
brindaré algunas recomendaciones que puedes tener en cuenta al momento de
implementarlo y que todo marche correctamente.

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 5 consejos para implementar un sistema de información organizacional
Suele ser un gran reto implementar un sistema de información organizacional en una
empresa ya formada. Esto se debe a que, al estar ya en funcionamiento, cuenta con
procesos operativos y administrativos con los que los miembros están acostumbrados a
trabajar diariamente. Aun así, la implementación no tiene por qué volverse un dolor de
cabeza si sigues las mejores prácticas para hacerlo. A continuación, te doy algunos consejos
puntuales.
1. Evalúa con cuidado al proveedor de los sistemas de información
Antes de realizar cualquier tipo de compra e implementación, asegúrate de evaluar al
proveedor de tecnología que deseas incorporar a tu empresa. Para verificar toda la
información necesaria, te recuerdo la importancia de investigar cómo han resultado sus
implementaciones pasadas con otras compañías, cuál es su nivel de experiencia como
empresa y la de sus consultores y qué tan bien están posicionados en el mercado.
Un buen proveedor de tecnología debe acompañarte en cada una de las etapas del ciclo
de vida del sistema de información; desde la compra hasta la implementación, así como el
soporte posterior en caso de que existan dudas o problemas. De igual forma, inclínate por
algún consultor que brinde capacitación al personal, así estarás seguro de que todos tus
empleados recibirán el entrenamiento adecuado.
2. Establece tus procesos de trabajo
Cuando ya sabes quién es el proveedor adecuado para ti, lo mejor es que para ese tiempo
ya tengas establecidos los procesos de trabajo de tu empresa. Es decir, cuáles son los
objetivos a los que quieres llegar con el nuevo sistema y cómo funciona específicamente tu
compañía diariamente. De esta forma, el experto podrá hacer una implementación a la
medida.
Para esta definición requieres destacar cuáles son los tiempos que manejas en tu empresa.
Por ejemplo: cuánto tardas en realizar un pedido de inventario, cuál es el tiempo que tu
área de ventas tarda en cerrar un trato, cuáles son los tiempos que ocupa tu área de
producción, etc. De la misma forma, determina los recursos y el personal que es necesario
para llevar a cabo estas tareas y cumplirlas correctamente.
En el sentido de los objetivos, debes tener claro en dónde se encuentra, hoy en día, tu
empresa y cuáles son las proyecciones que esperas lograr en el futuro.
3. Comienza la implementación lo antes posible
Sabemos que implementar un nuevo sistema de información lleva tiempo y se deben hacer
las planificaciones correspondientes. Por eso mismo, el tiempo es oro y lo mejor es que
tanto tú como tu proveedor empiecen a trabajar lo antes posible para que los cambios
puedan verse más rápido.
Es común que las empresas retrasen un poco esta implementación, pues no desean parar
uno o más días sus operaciones. No obstante, como ya he destacado, el nuevo sistema de
información traerá muchas más grandes ventajas en tu compañía, y al ponerlo en
funcionamiento podrás trabajar de forma más ágil y rápida.

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En el momento en que los expertos hagan la implementación, puedes aprovechar el tiempo
para empezar a capacitar a todos tus empleados. Cuanto más rápido los familiarices con el
nuevo sistema, más rápido podrán dominarlo.

4. Crea un manual de procedimientos

Si bien tu nuevo sistema de información te ayudará a expandir tus procesos, también puede
llegar a volverse más complejo hasta el momento en que todos logren dominarlo. Esto es
normal y requiere tiempo de capacitación y concentración. Una forma de aligerar las
operaciones es crear un manual de procedimientos que esté disponible para todos, según
su área correspondiente.
El manual de procedimientos podrá servir para relevar todas las áreas de tu empresa y
mantener por escrito todos los procesos para gestionarlas. Debe contener la interacción
que tiene un área con otra y el flujo de información que existe para poder llevar a cabo una
operación correctamente.
Es posible que durante la realización de este manual aparezcan inconsistencias de las que
no te habías percatado. Esto es normal y te da la oportunidad de replantear procesos y
operaciones. Piénsalo como una ventaja para reunirte con las áreas correspondientes y
discutir cómo podrían mejorar sus labores por medio del nuevo sistema de información
organizacional.
5. Haz seguimientos y evaluaciones constantes
Un nuevo sistema de información organizacional traerá muchos desafíos consigo. Aun así,
esto no es una desventaja. Mientras mantengas tus procesos y objetivos claros, solo será
cuestión de que te asegures de que todo marche como se supone.
Haz seguimientos regulares para verificar si los cambios que están surgiendo se alinean a
las necesidades previamente establecidas por tu empresa. Asimismo, mantén un
acercamiento con tus colaboradores para saber si siguen teniendo dudas o problemas
para adaptarse al nuevo sistema.

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