República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del popular para la educación superior
Universidad Nacional Experimental “Rómulo Gallegos”
Área de ciencias Económicas y sociales, sección f1.
San juan de los Morros, Estado Guárico.
MANUAL DE ORGANIZACION
SAN JUAN DE LOS MORROS, FEBERO 2025.
INTRODUCCION
El presente trabajo de investigación propone brindar los instrumentos
necesarios para el desarrollo de una organización en ámbitos relacionados que
surgen en el manual de una organización, estableciendo una referencia a la
empresa en sus actividades diarias.
El manual de organización contiene la información general para que
permita la empresa de una forma clara manejar con mayor exactitud algunas
situaciones que se podrían presentar en cuanto a la estructura y funciones de las
unidades y/o áreas.
El manual de organización es de vital importancia debido a que es
considerado una herramienta de apoyo para asegurar el cumplimiento de los
procedimientos, en este se describen diferentes aspectos como funciones,
objetivos, características, y responsabilidades de cada puesto de trabajo que
ayudan a mejorar la calidad y funcionamiento de la organización.
MANUALES DE ORGANIZACIÓN.
Los manuales de organización, tienen como propósito constituirse en el
documento de referencia para definir y delimitar las funciones de cada una de las
unidades administrativas que la conforman, a objeto de orientar a los
responsables en el desarrollo de sus funciones.
Es el conjunto de aspectos que simbolizan la gestión administrativa de una
organización, se hace referencia a sus antecedentes, establece su visión y
misión, así como su estructura organizativa, en el cual se apoya para su
funcionamiento.
El mismo, constituye una herramienta de gran utilizad desde el punto de
vista técnico para que los directivos y personal que labora en la organización
durante las actividades puedan tomar decisiones oportunas y acertadas para
cumplir con los objetivos organizacionales y, al mismo tiempo sirva de
instrumento en la inducción e integración del personal de las distintas áreas de
trabajo que la conforman.
IMPORTANCIA DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN.
Es considerada de mucha importancia, ya que por medio de su aplicación
dentro del funcionamiento de una organización sirve para el suministro
constante información a los servidores del mismo, adecuándolo de acuerdo a la
actividad que fue encomendada. Además, permite ser un canal de información
para orientar o reorientar las funciones y responsabilidades del cargo al que han
sido asignados.
El manual de organización es de vital importancia debido a que también es
considerado una herramienta de apoyo para asegurar el cumplimiento de los
procedimientos, en este describen, objetivos, requisitos y responsabilidades de
cada actividad.
PROCESO DE ELABORACION DE MANUALES.
Ovalle (2013) aporta que: El Contenido del manual de organización: La
información que deberá contener el manual de organización, dependerá de lo
que se quiera mostrar, organizar o clasificar, con el fin de dar a conocer al
personal y al espacio que se pretenda convencer.
En el proceso de la elaboración del manual de una organización se tiene que
tener en cuenta una serie de aspectos para su desarrollo, de los cuales se
describen:
1) La identificación de la organización: para ello es necesario el nombre de la
organización la cual se va a conformar, para que puedo delimitarse a las
otras organizaciones dentro de ese espacio. Este puede ser general o
especifico con su respectiva unidad que lo refiere.
El lugar y fecha de la elaboración, el cual fue creada con el fin de guardar
el registro de la organización para su posterior entrada en vigencia.
Las unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización, en
esta etapa del proceso se requiere identificar y desarrollar cada una de las
unidades a conformar para que sirva como referencia para los integrantes
de la organización visualizar como está conformada.
Índice o contenido, estará conformada con los términos que se regirá el
documento constitutivo, así como las paginas en las que aparecen. Se marcarán
las entradas especificando el nombre de cómo estará integrado y la referencia
del documento.
Introducción. Sección donde hará referencia el propósito, ámbito de
aplicación y la necesidad por el cual fue creada.
Antecedentes históricos. Expresará el termino el cual hará referencia a los
inicios de procesos de control de actividades, que surgen de la necesidad
porque fue destinada a crear la organización.
Basamento legal, comprende al conjunto de leyes, normas, políticas y
procedimientos que regulan su funcionamiento. Esta legislación establece los
derechos y obligaciones de la organización, como también los limites dentro de
los que debe operar.
Atribuciones o transcripción, significa los derechos y facultades que se le
asignan para alcanzar sus objetivos. Es por lo que se establecen a través de
instrumentos jurídicos o administrativos.
Estructura orgánica, comprende los niveles y funciones de cada área
administrativa, por lo que representa gráficamente en un organigrama.
Demostrando la muestra de jerarquía de la organización y el grado de autoridad
de cada departamento y rol.
Descripción de puestos. Consiste en poner por escrito las funciones y
responsabilidades que conforman cada uno de los puestos de trabajo incluidos
en el organigrama, tal documento describe las responsabilidades y habilidades
necesarias para un puesto en específico en una organización.
TIPOS DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN
Según Franklin (2009):
Por su naturaleza o área de aplicación.
1) Macro administrativos: Son aquellos documentos que contienen
información de más de una organización.
2) Meso administrativos: Son instrumentos que involucran a todo un grupo
o sector, o a dos o más de las organizaciones que lo componen.
3) Micro administrativos Son los manuales que corresponden a una sola
organización, y pueden referirse a ella en forma general o circunscribirse a
alguna de sus áreas en forma específica.
2. Por su contenido
Manual de organización: Estos manuales contienen información detallada
referente a los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura orgánica,
funciones, organigramas, niveles jerárquicos, grados de autoridad y
responsabilidad, así como canales de comunicación y coordinación de una
organización. También incluyen una descripción de puestos cuando el manual
se refiere a una unidad administrativa en particular.
Manual de procedimientos: Constituyen un instrumento técnico que
incorpora información sobre la sucesión cronológica y secuencial de
operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad para la
realización de una función, actividad o tarea específica en una organización.
Todo procedimiento puede incluir la determinación de tiempos de ejecución, el
uso de recursos materiales y tecnológicos, y la aplicación de métodos de trabajo
y control para obtener el oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones. (…).
Manual de historia de la organización: Estos manuales son documentos
que refieren la historia de una organización, como su creación, crecimiento,
logros, evolución de su estructura, situación y composición Este tipo de
conocimientos proporciona al personal una visión de la organización y su
cultura, lo que facilita su adaptación y ambientación laboral.
Manual de políticas: También denominados de normas, estos manuales
compendian las guías básicas que sirven como marco de actuación para la
realización de acciones en una organización.
Manual de funciones: es una herramienta dentro de la administración de
una organización que surge con la finalidad de identificar las funciones o tareas
de la cual se la ha encomendado por el patrono que lo designa, el cual
establecerá de forma escrita las funciones y competencias que dará ejecutar en
los lapsos y términos correspondientes, permitiendo así un mejor desempeño y
desenvolvimiento de sus actividades, logrando disponer de resultados de
margen positivos en la organización.
Por medio del uso del manual de funciones y su alcance, se debe conocer
que se aplican cargos de supervisión que los mismos servirán el cumplimiento de
las tareas establecidas.
MANUAL DESCRIPTIVO DE CARGOS
Es un instrumento técnico administrativo que contiene las
especificaciones de cada uno de los cargos para el personal que integra la
organización y que aporta en cada descripción. El desarrollo de este documento
expresa los diversos componentes que conforma el perfil requerido como, por
ejemplo, cuando un aspirante a la organización requiera de ocupar un cargo.
El manual de descripción de cargos cumple una función muy fundamental
porque puede determinar y analizar los cargos existentes en la organización,
permitiendo reconocer otros aspectos previos de su ingreso, tales como: sus
incidencias laborales, pasivos, etc.
Como también busca la implementación de la gestión de talento humano
de acuerdo a cada una de las actividades que se desarrollan internamente, para
su posterior distribución señalando las competencias que deben poseerse para
desempeñar cada cargo de forma eficiente y eficaz.
Descriptivo de cargos: Conocido también como manual individual o
instructivo de trabajo, precisa la identificación, relaciones, funciones y
responsabilidades asignadas a los puestos de una organización.
DISEÑO DE FORMULARIOS.
Es un documento que establece el concepto de formularios, el cual
contiene objetivos y las consideraciones para la elaboración de los formularios y
su sistema control.
Cuando se diñan formularios es esencial seguir un proceso que a través
de sus diferentes pasos se pueda desarrollar un formulario adaptado a la
organización de la empresa. Es necesario incluir una fase de análisis que ayude
a determinar lo que se necesita para mejorar los diferentes procesos que se
lleva y garantizar el cumplimiento de los objetivos.
APLICACIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACION.
Consiste en el suministro de información de manera ordenada relacionado
al personal que integra una organización, a los procesos y herramientas cuyo fin
es administrar datos e información, de manera que puedan ser procesados fácil
y rápidamente por sus colaboradores.
Todo sistema de información compone una serie de recursos
interconectados y en interacción, bien organizados y dispuestos del más
conveniente en relación con un propósito informativo determinado, que puede
recabar información personal, procesar estadísticas y organizar archivos.
CONCLUSION.
En conclusión, el manual de organización de una empresa es un
documento o conjunto de procesos que contiene la información detallada
referente al sistema que lo integra, su directorio administrativo, antecedentes,
legislación, atribuciones, estructuras y funciones de las unidades administrativas
que integran la organización, señalando los diferentes niveles jerárquicos,
grados de autoridad y responsabilidad, que contienen organigramas que
describen en forma gráfica la estructura de la organización.
Es una herramienta necesaria para la realización de actividades y su
objetivo es evitar las relaciones y funciones para presentar una visión de
conjunto de la organización. La idea es precisar las funciones encomendadas a
cada unidad organizativa para deslindar las responsabilidades, evitar
duplicaciones y detectar omisiones.
En fin, la elaboración del manual de la organización, permite apoyar de
forma correcta las labores encomendadas al personal y propicia orientar la
integración del personal, facilitando su incorporación en las diferentes unidades
administrativas.
BIBLIOGRAFIA
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Certo, C.S. (2001) administración moderna: ictava edición. Bogota:
Prentice Hall.
