FACTORES QUE IMPIDEN LA BUENA COMUNICACIÓN
El proceso básico de comunicación es cuando en el mismo una
persona “emisor” se pone en contacto con otra “receptor” a través de
un mensaje (el cual es enviado por medio de un canal) y espera que
esta última dé una respuesta ante lo que se le ha transmitido.
En el proceso del cual estamos tratando entran en juego seis elementos
básicos, los cuales son:
1. Emisor
Es quién emite el mensaje hacia uno o varios destinatarios.
2. Codificación
Es el proceso a través del cual el emisor prepara el mensaje para
que pueda ser comprendido por el receptor. La forma en como el
emisor elabore el mensaje va a depender del contenido de lo que
quiere comunicar, del canal que elija para divulgarlo, del momento
y el lugar donde va a trasmitir la información, del lenguaje que va
a utilizar y de la cultura que posee quien lo va a recibir.
3. Mensaje
Es el contenido de la comunicación que el emisor transmite con
una intención. Para asegurar la interpretación adecuada del
mensaje que se esta emitiendo es necesario que el emisor
conozca a quien se está dirigiendo, sus conocimientos y su cultura.
Aún así, con el fin de que no exista deformación en los mensajes
trasmitidos, un mensaje debe: ser transmitido con claridad para
que el receptor comprenda el contenido del mensaje; el mensaje
que brinde el emisor debe ser creíble; para que el emisor este
seguro que el mensaje fue captado, muchas veces es necesario
repetir los conceptos hasta que el receptor dé alguna señal de que
fue entendido; también es importante que la información que
estemos transmitiendo sea útil y sirva a quien va dirigida.
El receptor que se supone que debe conocer los signos utilizados
por el emisor, ante la recepción de un mensaje, debe preparar una
respuesta. Cuando menor sea el esfuerzo que el receptor utilice
para entender el mensaje mayor es la probabilidad de que el
mensaje sea recibido tal cual fue transmitido.
4. Canal
Es el medio a través del cual el mensaje llega al destinatario,
como ser: cartas, teléfono, radio, diarios, correos electrónicos,
revistas, conferencias, etc.
5. Los canales que se utilizan dentro de las organizaciones pueden
ser formales e informales. Los formales son los que pone la
empresa a disposición de sus empleados para comunicarse, son
planeados y estructurados; los informales surgen
espontáneamente de acuerdo a las relaciones y al tipo de
acercamiento que exista entre los miembros de la organización.
Los canales informales son los que pasan de una persona a otra y
se deforman en cada transmisión. Son aquellos sobre los cuales la
empresa no tiene control; denominados rumores, chismes, etc.
6. Los canales de comunicación, de acuerdo a su dirección, se
dividen en:
7. › Canales verticales descendentes: Son los utilizados por jefes
cuando deben dirigirse a uno o varios subordinados para
comunicar que es lo que deben o no deben hacer. Los canales de
este tipo más utilizados en las organizaciones son: órdenes,
instrucciones, circulares, etc.
8. > Canales verticales ascendentes: Es el inverso al anterior, es
el utilizado por los empleados cuando deben dirigirse a sus
superiores. Muchas veces se descuida este canal y se le da mas
importancia a los canales descendentes, pero este canal es
primordial ya que por un lado el empleado tiene libertad de
expresión y por el otro los jefes pueden obtener información sobre
los intereses y labores de sus subordinados. Los canales más
utilizados son: reportes, informes, quejas, sugerencias, etc.
9. › Canales horizontales: Son los utilizados por individuos de un
mismo nivel jerárquico, ya sea en niveles superiores e inferiores se
transmiten e intercambian experiencias, ideas, opiniones,
conocimientos, información, etc.
10. Decodificación
Es el proceso en el cual el receptor de la comunicación trata de
entender el mensaje recibido. Para que el mensaje transmitido
llegue con éxito además de que el emisor debe conocer los
códigos del destinatario, a su vez el receptor debe interpretar lo
que transmite el emisor no sólo verbalmente sino a través de sus
gestos, la tonalidad de su voz, su mirada, etc. También influyen los
factores ambientales o emocionales en que se desarrolla la
comunicación.
Este es el proceso inverso de la codificación.
1. Receptor
Es la persona hacia la cual va dirigido el mensaje, ya sea un
individuo o un grupo de individuos. En el momento en el cual
recibe el mensaje, el receptor inicia un proceso mental por el cual
lo decodifica y toma una actitud frente a el, ya sea de reacción o
de asimilación.
Para su adecuada recepción, como ya vinimos remarcando en
varias oportunidades, el receptor debe conocer los códigos
empleados por el emisor. La asimilación o la reacción del receptor
ante el mensaje recibido van a depender de sus prejuicios, de sus
emociones, de su cultura, etc.
2. Si bien estos elementos que fuimos nombrando y explicando con
anterioridad son los fundamentales dentro del proceso de
comunicación también existen otros que intervienen en este
proceso, como ser:
Retroalimentación o Feedback
El receptor se convierte en un emisor de una respuesta o
comportamiento que el emisor inicial espera y recibe con relación al
mensaje que él ha dado inicialmente.
La retroalimentación puede ser:
a. Positiva: cuando la respuesta lograda es la esperada.
b. Negativa: cuando se obtiene una respuesta que no es la
esperada.
Cuando la comunicación tiene lugar entre dos personas la
retroalimentación es más rápida y directa. En el caso de una
organización que las comunicaciones son más masivas, se utilizan
encuestas y/o entrevistas para medir los efectos de lo comunicado.
Ruido
Son factores que impiden que el mensaje llegue correctamente al
destinatario.
En toda comunicación, tanto en el ámbito laboral como el personal, se
deben tener en cuenta cinco cuestiones básicas. Son cinco preguntas
que nos debemos hacer en toda comunicación: ¿qué, cómo, a quién,
cuándo, dónde… comunicar?
1. Qué Comunicar: Es el contenido de la comunicación, aquello que
queremos transmitir. Pero hay que tener en cuenta que el
contenido de la comunicación siempre tiene su origen en la
persona que comunica, se hace muy difícil desligar el contenido de
la persona que lo transmite.
2. Cómo Comunicar: Tiene que ver con el modo en que
transmitimos la información, en cómo decir las cosas, ya que si el
contenido es complicado, la manera en que comuniquemos puede
ser decisiva a la hora de reducir el impacto en nuestro receptor.
3. A quién Comunicar: Tener presente quién es el destinatario de
nuestra comunicación.
4. Cuándo Comunicar: Encontrar el momento más favorable para
transmitir la comunicación, para decir lo que tengamos que decir,
es muy importante sobre todo en momentos de crisis.
5. Dónde Comunicar: Tiene que ver con el sitio donde vamos a
transmitir la información. Obviamente que la elección del lugar va
a depender del receptor o los receptores de nuestra comunicación.
BARRERAS Y DEFINICIÓN DE LA COMUNICACIÓN
Se conoce como barreras de la comunicación a los obstáculos que se
presentan durante el proceso de la comunicación. Dichos
obstáculos de la información hacen difícil la misma y por ende, esta no
es efectiva, lo que se puede reflejar con la deformación del mensaje o
simplemente la obstaculización general de este proceso.
Es importante resaltar que la comunicación, es simplemente el proceso
a través del cual se transmite una idea o concepto. En
dicho curso intervienen una serie de elementos, como por ejemplo el
emisor, el receptor y el canal físico. El emisor, quien es el responsable de
enviar y codificar el mensaje emitido. El receptor por su parte, es quien
recibe el mensaje y quien debe decodificarlo. Por último el canal físico
por medio del cual se emite el mensaje, utilizando un código entre los
dos primeros elementos.
1. ¿Qué son las barreras de la comunicación?
Se conoce como barreras de la comunicación a los obstáculos y
las dificultades que pueden surgir durante el proceso
comunicativo y entorpecer la correcta culminación del mismo o
deformar el mensaje original.
La comunicación es un proceso de transmisión (a menudo
recíproco) de ideas y conceptos, que implica a un emisor (quien
produce y codifica el mensaje), un receptor (quien lo recibe y
decodifica), y un canal físico a través del cual se transmite,
empleando un código común entre los primeros dos.
El canal debe ser propicio para la transmisión del mensaje, el
código debe ser mutuo, y quienes intervienen deben estar
dispuestos a participar, para que la información pueda
transmitirse.
En ese sentido, las barreras de la comunicación son accidentes
de distinto tipo y que involucran a estos elementos que
intervienen en el proceso. Estos accidentes pueden ser de
distinto tipo:
Físicos. Circunstancias del ambiente que distorsionan la
comunicación, la entorpecen o impiden total o
parcialmente. Por ejemplo: los defectos materiales de una
grabación magnética, los ruidos ambientales que puedan
opacar la voz del emisor, la presencia de numerosos actos
comunicativos a la vez que se vuelven indistinguibles, etc.
Semánticos. Son los relacionados con el código mismo de
la comunicación, que puede variar entre emisores y
receptores, haciendo difícil (o simplemente imposible) el
entendimiento. Por ejemplo, cuando intentamos leer
un texto en otro idioma, o cuando empleamos una palabra
del mismo idioma que tiene distintos significados en otro
país.
Fisiológicos. Taras y defectos corporales del emisor o del
receptor, que les hacen menos aptos para el proceso de la
comunicación. Por ejemplo: la sordera, la afonía, la
ceguera, etc.
Psicológicas. Aquellas condiciones propias del emisor y/o el
receptor que tienen que ver con su emocionalidad o su
personalidad, y que lo predisponen de algún modo a una
forma de comunicación específica. Esto puede querer decir
que no estén dispuestos del todo, o que simplemente
rechacen la comunicación, por ejemplo, al estar nerviosos,
distraídos, asustados, etc.
Cómo evitar las barreras de la comunicación
Para que la comunicación sea eficiente es necesario que el
mensaje que se transmite sea claro, fácil de comprender y que
sea acorde a las posibilidades del receptor.
Emplear expresiones que hagan la comunicación más sencilla,
evitando aquellas que la obstaculizan o la hagan más complicada.
Que el lenguaje verbal y el no verbal sean congruentes.
Escuchar de forma atenta.
Aclarar las dudas con respecto a la percepción
LINEAMIENTOS PARA MEJORAR LA COMUNICACIÓN
Estrategias de comunicación: el «cómo» de la cuestión
Nadie mejor que cada persona para saber cuáles son sus puntos fuertes
y débiles. En el caso de la comunicación profesional, ocurre lo mismo.
Todos sabemos en qué aspectos tenemos mejores herramientas; algunos
somos más hábiles para la expresión oral; otros, para la expresión
escrita. Es cuestión de conocerse.
Aunque suene muy común, se trata del inicio de cualquier proceso para
mejorar la comunicación que establecemos con nuestro entorno. Las
estrategias señalan cómo hacerlo y qué prácticas desarrollar. Aquí te
ofrecemos algunas:
Ir al grano: dar rodeos es lo menos efectivo en un proceso de
comunicación. Hay que abordar los asuntos directamente y evitar
rellenos innecesarios. Este tipo de elementos restan impacto a los
mensajes.
No interrumpir a la otra persona: no sólo es una cuestión de
educación. También se trata de saber escuchar los argumentos o
ideas de la persona que tenemos delante. Todo diálogo empieza
con la necesidad de que el otro exprese lo que desea para que,
luego, podamos intervenir nosotros.
Tener contacto visual: cuando se comunica o se escucha a
alguien, es muy importante mirar a los ojos. Esto es lo que se
llama contacto visual, es decir, hacerle saber al otro que estamos
atentos al diálogo que mantenemos y que lo que se discute nos
interesa.
Preguntar: las preguntas son giros que marcan el rumbo de un
diálogo. Hay que tener tacto para formularlas. Cada pregunta tiene
un momento, una función y un interés. Olvídate del miedo al
ridículo y expresa libremente tus dudas. No es ninguna
impertinencia querer saber algo; simplemente hay que hacerlo en
función del contexto y el momento del diálogo.
Elegir el medio correcto: cada mensaje necesita un medio para
llegar a su destino. Si quieres que el tuyo tenga el impacto
deseado, es preciso que antes te tomes un tiempo para evaluar
qué recurso te viene mejor para ello. Recuerda que muchos
mensajes caen al vacío no tanto por la calidad de su contenido
sino, más bien, porque sus medios de difusión no son los
adecuados.
Lenguaje no verbal apropiado: además de reforzar tus mensajes,
debes aprender a manejar las expresiones no verbales que acompañan a
nuestros discursos. Algunos son involuntarios, pero otros no. Un gesto,
un movimiento de manos, la postura corporal, entre otros, también
condicionan la recepción de lo que queremos expresar. En últimas, la
comunicación es una suma de varios factores que es preciso conocer y
dominar
