RECURSOS
Procesos relacionados con los recursos
Los recursos solo se incluyen en el proyecto. Consiste en
una relación detallada de todos aquellos elementos que
apoyarán al desarrollo de la investigación y pueden ser de
tipo:
Humanos: Son todos los asesores, especialistas,
profesores, tutores y demás personas quienes se consideran realizarán aportes de
gran importancia para el desarrollo de la investigación.
Institucionales: Son todas las empresas, organismos e instituciones de las cuales se
requiere apoyo. También se refiere al soporte y apoyo que recibirán los estudiantes
para la dedicación de tiempo y esfuerzos a la investigación, por parte de sus jefes en
la organización donde laboran.
Materiales: Son los recursos de carácter técnico y material que se requieren para el
desarrollo del estudio.
Económicos: Son aquellas inversiones que serán necesarias para llevar a cabo la
investigación. En tal sentido se debe formular un presupuesto en el cual se deben
considerar los gastos de personal, materiales y suministros, viajes y servicios
requeridos.
Antes de estar en disposición de comenzar con la planificación de recursos de un proyecto,
para lo que habrá que tener claras las necesidades en materia de mano de obra, equipos y
materiales; suele resultar muy interesante hacer un trabajo previo que facilite la
recopilación de la información necesaria, ya que de esta forma se está contribuyendo a
minimizar el margen de error. En concreto, se trata de los seis siguientes pasos:
1. Identificación de la estructura global de proyecto.
2. Cálculo de las estimaciones iniciales.
3. Definición de las necesidades prioritarias en materia de staff.
4. Creación de un borrador del calendario de proyecto.
5. Definición de los entregables y sus criterios de calidad.
6. Planificación financiera.
Cómo comenzar con la planificación de recursos: la creación de la lista de tareas
Si bien existen ya muchas opciones de software que facilitan este trabajo, punto de partida
para la planificación de recursos, siempre es necesario conocer de dónde proviene cada
dato y a qué lugares hay que acudir para extraer la información precisa en cada momento.
La lista de tareas es el sustento de la planificación de recursos y su elaboración puede
llevarse a cabo, de manera sencilla, llevando a cabo las siguientes acciones:
1. Descomposición del trabajo en unidades.
2. Estimación de las unidades de trabajo.
3. Organización de las unidades de trabajo.
4. Previsión del despliegue de recursos.
5. Cálculo en firme del programa de actividades y calendario de proyecto.
6. Creación de un gráfico explicativo de la asignación de recursos y sus fechas de
inicio y fin.
La planificación de recursos y su cronograma
Una vez finalizadas estas acciones, se puede proceder a la confección del planning
propiamente dicho, para lo cual se puede seguir el siguiente procedimiento:
Listado de recursos.
Especificación de categorías de recursos y sus componentes.
Identificación y descripción de los requerimientos asociados en cada caso.
Construcción del cronograma de recursos.
Cuando la planificación de recursos se aborda de esta forma, sistemáticamente, es
improbable pasar por algo detalles importantes. Si bien, para garantizar el éxito en la
gestión, es necesario prestar atención a la implementación del plan de ejecución del
proyecto. Para facilitar esta labor hay que repasar que, en el documento elaborado quedan
claros los siguientes elementos:
Tareas: lista de tareas del proyecto.
Porcentaje completado: permite mostrar el grado en que cada tarea ha sido
completada.
Estado de la tarea: informa sobre posibles retrasos o cancelaciones, pero también
de cuando se da por concluida.
Fecha de inicio: indica la fecha prevista para el comienzo de la tarea.
Fecha estimada de finalización: expresa la fecha prevista para el fin de la tarea.
Fecha de finalización real: muestra la fecha en que se completó la tarea.
Asignación de tareas: apunta el nombre del propietario o responsable de la tarea.
Prioridad de la tarea: establece si es alta, media o baja.
Milestone: esta indicación expresa si se trata de una tarea hito.
Notas.
Procesos relacionados con las adquisiciones
Estimar los recursos de las actividades
Para cada actividad del Proyecto, estimar los
recursos de las actividades del Cronograma
implica determinar las personas, equipos y/o
materiales necesarios para llevarla a cabo. Qué
cantidad de cada recurso se utilizará y cuándo
estarán disponibles dichos recursos.
El proceso:
Estimar los recursos de las actividades se coordina estrechamente con el proceso.
Estimar los costes.
Previamente, debemos realizar una estimación de la necesidad de recursos y determinar la
disponibilidad de los mismos. La duración de una actividad, normalmente, está
condicionada al número de recursos disponibles para la realización de la misma, y el
número mínimo de recursos necesarios para llevarla a cabo.
Este proceso, está directamente relacionado con el proceso de estimar el Coste de las
actividades, ya que la mayor parte de los costos del Proyecto quedan determinados por los
recursos necesarios para llevarlo a cabo y el coste de los mismos.
Entradas
Plan de gestión del cronograma
Lista de actividades con sus atributos
Calendarios de recursos. La información sobre la disponibilidad potencial de
recursos también se utiliza para estimar los recursos de las actividades. Además de
cuándo pueden estar disponibles, esta información también incluye la consideración
de otros aspectos, tales como las diversas habilidades, experiencia y capacidades
requeridos para los recursos humanos. Por ejemplo, las ubicaciones geográficas de
los que están disponibles.
Registro de riesgos. Salida del proceso. Identificar los Riesgos. Determinados
eventos asociados al riesgo pueden influir en la selección y disponibilidad de los
recursos. Las actualizaciones del registro de riesgos se cuentan entre las
actualizaciones de los documentos del proyecto.
Factores ambientales. Se refiere a la disponibilidad y habilidades de los recursos
de la empresa.
Activos de los procesos de la organización. Políticas y procedimientos de recursos
humanos, relacionados con el alquiler y/o adquisición de equipos e información
histórica relevante.
Herramientas y técnicas
Juicio de expertos. Expertos con experiencia en planificación y estimación de
recursos.
Análisis de alternativas. Uso alternativo de recursos con diferentes niveles de
capacidad o habilidades, diferentes tamaños y tipología de maquinaria y
decisiones de compra, alquiler o fabricación de recursos.
Datos de estimación publicados. Índices de producción y costes unitarios de
recursos publicados periódicamente por empresas.
Estimación ascendente. Consiste en descomponer con mayor detalle, el trabajo
necesario para realizar una actividad que no puede estimarse razonablemente, y
estimar la necesidad de recursos de la descomposición, sumando luego esta
necesidad para obtener un total de recursos necesarios en la actividad.
Software de gestión de proyectos. Proporciona soporte para planificar,
organizar y gestionar los recursos.
Salidas
Requisitos de recursos de la actividad. La salida principal del proceso es una
identificación y descripción de los tipos y las cantidades de recursos necesarios
para cada actividad del cronograma de un paquete de trabajo. Estas asignaciones
pueden sumarse para determinar los recursos estimados para cada paquete de
trabajo de la EDT/WBS, por lo que el nivel de detalle de las asignaciones y
requisitos de los recursos puede variar según el área de aplicación. La
documentación de los requisitos de recursos de cada actividad puede incluir las
bases para la estimación económica de cada asignación. Los supuestos para
determinar qué tipos de recursos se necesitan. Su disponibilidad y qué cantidad
va a ser necesario utilizar. En el proceso de desarrollo del Cronograma se
determina cuándo se necesitará el concurso y disposición de dichos recursos.
Estructura de desglose de recursos. RBS (Resource Breakdown Structure).
Consiste en una estructura jerárquica de recursos, identificados por categoría y
tipo, sirve como base para determinar las necesidades de comunicación dentro
del Proyecto.
Actualizaciones. Sobre todo, seguramente hay que actualizar la lista y atributos
de las actividades y también los calendarios de recursos, la cantidad de cada
recurso disponible en cada período temporal.
