CONTRATOS
Definición
Tipos de contratos
Términos y condiciones del contrato
Definición: Un contrato es un vehículo para establecer una comunicación adecuada
entre el cliente y el contratista y llegar a una comprensión mutua y a expectativas
claras con el fin de asegurar el éxito del proyecto.
Tipos de contratos
Contratos de precio fijo
Contratos de reembolso del costo
Contratos por Tiempo y Materiales
Contratos de precio fijo
En este tipo de contratos el cliente y el contratista acuerdan un precio para el
trabajo propuesto. El precio permanece fijo a menos que ambos acepten
hacerle cambios.
Características:
Este tipo de contratos se usan por tanto para subcontratar bienes o servicios con
unas especificaciones del producto y un alcance muy bien definido y para el que
existe suficiente competencia como para poder determinar un precio razonable
antes de la subcontratación
Bajo riesgo para el cliente.
Alto riesgo para el contratista
Consideraciones por parte del contratista:
Desarrollo de estimaciones de costo precisas y completas
Incluir costos de contingencia suficientes
Precauciones al desear fijar un precio muy alto
Las principales ventajas de este tipo de contrato son:
El contratista se ve incentivado para reducir los costos, aumentando así su
beneficio.
Es un contrato muy habitual y conocido que cualquiera está dispuesto a firmar
(siempre y cuando el trabajo a realizar esté adecuadamente especificado y el
precio esté en mercado)
El cliente conoce el precio desde inicio (el cual no variará por lo que su
presupuesto global del proyecto estará bajo control)
Principales desventajas de este tipo de contrato son:
El cliente deberá realizar más trabajo para redactar el alcance del trabajo.
Un trabajo subcontratado mediante este tipo de contrato puede resultar
finalmente más caro si el alcance está poco claro, ya que el contratista incluirá
contingencias por riesgos (previendo todos los cambios que el cliente le pedirá
sobre el alcance inicial).
Si el cliente negocia un precio fuerte a la baja, el vendedor buscará beneficios
en órdenes de cambio.
En caso de que incurra en pérdidas el contratista con el precio acordado, éste
puede no completar partes de trabajo o reducir calidades.
NOTA: Los contratos por precio fijo son más apropiados para proyectos que están
definidos correctamente e implican poco riesgo.
Contratos de reembolso del costo
En los contratos de Costos Reembolsables, el cliente acepta pagar a un
contratista todos los costos reales incurridos durante el proyecto, más unos
honorarios acordados por contrato.
Este tipo de contratos suelen aplicarse en proyectos donde el alcance real del
contrato no está claro, y por lo tanto, no se pueden estimar los costos de forma
exacta.
Al no poder definirse un precio fijo final, se acuerda que el cliente pagará al
contratista los costos legítimos y reales en los que haya incurrido al llevar a
cabo la tarea que se le ha encomendado, más los honorarios correspondientes
al beneficio del contratista que se ha pactado por contrato.
Las principales ventajas de este tipo de contratos son:
La definición del alcance del contrato es simple.
Para un alcance ambiguo como los que tienen este tipo de proyectos, el costo
final en el que se incurre es menor que si se hubiera elegido firmar un contrato
de Precio Fijo.
Permite un inicio más inmediato que un contrato de precio fijo, ya que permite
empezar sin que todo tenga que estar detallado al 100%.
Sin embargo, sus principales desventajas son:
Requiere auditar las facturas del contratista. Si por contrato se estipula que se
va a pagar por todos los costos legítimos y reales incurridos al llevar a cabo el
trabajo, se tendrá que invertir tiempo y recursos en auditar todas y cada una de
las facturas que el contratista envía para su pago. Esto por lo tanto, conlleva
un mayor trabajo de gestión del contrato.
Del mismo modo, si se va a pagar todos los costos en los que se incurra durante
el proyecto, se deberá tener muy presente que el incentivo para controlar los
costos por parte del contratista es menor que en cualquier otro tipo de
contrato.
Lo más crítico de estos tipos de contrato es que el Precio total final es
desconocido.
Contratos por Tiempo y Materiales
Este tipo de contrato tiene dos componentes: un componente fijo como puede
ser el precio hora, el precio por unidad, el precio por metro cuadrado,… y
otro componente variable, el número de horas o metros cuadrados que se
invertirán finalmente.
Hay que tener en mente que el beneficio del contratista está incluido en el
precio unitario presupuestado y el cliente desconoce cuál es.
Característica
El costo total a pagar es en principio desconocido y se calculará como
el producto entre el precio unitario pactado en el contrato y el número de
unidades consumidas (horas, metros cuadrados, unidades, etc).
COSTO TOTAL T&M = PRECIO Hora * Nº Horas
Este tipo de contratos suelen usarse en caso de necesitarse un comienzo
inmediato en los trabajos y/o cuando no es fácil determinar y enunciar en el
contrato el trabajo necesario a realizar.
Ventaja
La principal ventaja de este tipo de contrato es, por lo tanto, la rapidez para su
elaboración y tramitación.
Desventaja
Del mismo modo, la principal desventaja es que el personal subcontratado
mediante esta tipología de contrato no tiene ningún incentivo para ser eficiente
(“cuanto más tiempo les cueste realizar el trabajo, más cobrarán” ¡Cuidado
para el cliente!).
Por esta razón, el cliente deberá realizar un gran esfuerzo en la supervisión y
revisión de las tareas realizadas, tiempo invertido en las mismas, planificación
del trabajo diario, etc.
Pirámide invertida del nivel de riesgo por tipo de contrato
Términos y condiciones del contrato
1. Distorsión de los costos: Establece que es ilegal que el contratista exagere las
horas o los costos generados por el proyecto.
2. Aviso de exceso de costos excedidos o retrasos en el programa: Subraya las
circunstancias bajo las cuales el contratista debe notificar inmediatamente al
cliente sobre costo excedido o retraso en el programa, presentando por escrito
tanto la razón como un plan de acciones correctivas que reubiquen los costos
dentro del presupuesto o vuelvan a poner el programa al día.
3. Aprobación del subcontratista: Indica que el contratista debe obtener la
aprobación del cliente antes de emplear a un subcontratista para que realice
una tarea del proyecto.
4. Equipo o información proporcionados por el cliente: Especifica lista de
elementos que serán proporcionados por el cliente y en que fechas, con la
finalidad de proteger al contratista en caso de incumplimiento debido a la falta
de esos elementos.
5. Patentes: Cubre la propiedad de patentes que resultan de realizar el proyecto.
6. Revelación de información confidencial: Prohíbe que una parte revele a un
tercero la información confidencial, tecnológica o procesos empleados por la
otra parte durante el proyecto o que los utilice para cualquier propósito distinto
al que fueron destinados en el proyecto.
7. Consideraciones internacionales: Especifica las adecuaciones que deben
hacerse para los clientes extranjeros. Los contratos para proyectos que se
realizan para un cliente extranjero o se realizan en parte en un país extranjero
pueden requerir que el contratista haga ciertas adecuaciones como:
Observar ciertos días festivos o reglas laborales
Gastar un % de los costos del contrato para mano de obra o materiales
dentro del país del cliente
Proporcionar documentación, como materiales, especificaciones, materiales
de capacitación y reportes en el idioma del cliente.
8. Terminación: Establece las condiciones bajo las cuales el cliente puede dar por
terminado el contrato, por ejemplo el incumplimiento del contratista.
9. Condiciones de pago: Cubre las bases sobre las cuales el cliente hará los pagos
al contratista. Algunos tipos de pagos son:
Pagos mensuales que se basan en los costos reales incurridos por el
contratista.
Pagos mensuales o trimestrales iguales, basados en la duración general
esperada del programa del proyecto.
Porcentajes del monto total del contrato, pagados cuando el contratista
complete las actividades o cuando el cliente acepte entregables específicos.
Un solo pago a la terminación del proyecto.
10. Pagos por bonos/penalizaciones.
11. Cambios.
