PROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE
IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE No.01
Denominación del Programa de Formación: TÉCNICO ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
Código del Programa de Formación: 134101 V2
Nombre del Proyecto APOYO A LOS PROCEDIMIENTOS EN LAS UNIDADES
ADMINISTRATIVAS DE -MIPYMES
Fase del Proyecto: planear
Actividad de Proyecto:
Competencia: TRAMITE DE DOCUMENTOS
Resultados de Aprendizaje Alcanzar: 01 RECONOCER EL ENTORNO DE EMPRESA Y LA
RELACIÓN DE ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS, APLICADAS AL TRÁMITE DE LOS
DOCUMENTOS DE OFICINA DE ACUERDO CON LA NORMATIVA Y POLÍTICA.
Duración de la Guía: 7
2. PRESENTACIÓN
Señor aprendiz es necesario reconocer los factores internos y externos de las empresas, el cual nos permita
no solo conocer un área, una sección o un proceso si no todo y dar respuestas correctas e inmediatas,
teniendo documentos de control interno como los manuales de funciones y procedimientos; donde se obtiene
información detallada, ordenada sistemática e integral que contiene todas las instrucciones,
responsabilidades e información sobre la política, funciones, sistemas y procedimientos en las distintas áreas,
según el acuerdo el Acuerdo 060 de 2001 del AGN.
Conocimientos previos:
Contextualizo el resultado de aprendizaje dando repuestas a los interrogantes
Podré identificar conocimientos para luego ponerlo en práctica.
Identifico el entorno empresarial.
Interpreto los manuales de funciones y procedimientos la normativa y las políticas institucionales.
Aprendizaje colaborativo: Es fundamental en este proceso, el cual podrá identificar la estructura orgánico
funcional, concepto y finalidad.
NUNCA CONSIDERES EL ESTUDIO COMO UNA OBLIGACIÓN, SINO COMO UNA OPORTUNIDAD PARA
PENETRAR EN EL BELLO Y MARAVILLOSO MUNDO DEL SABER.
GFPI-F-135 V01
3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
Descripción de la(s) Actividad(es)
Reflexión inicial
ACTIVIDAD No. 1 INDIVIDUAL
Analizar desde su experiencia laboral, social, formativa y personal la importancia que tiene el
adecuado manejo del archivo de documentos. El el diario acontecer del ser humano, esté se ve
enfrentado al constante manejo de documentos de diversas características y, si bien en los
hogares se tienen políticas de control y archivo, estas no son consecuentes con la normatividad
a la cual nos enfrentamos a nivel personal y laboral.
● ¿Qué dificultades se presentan al manejar archivo de documentos en su entorno familiar?
● ¿De qué manera clasifica e identifica los documentos como la factura, comprobante de egreso,
recibo de caja y cartas, informes, memorandos, actas, circulares?
● ¿Reconoce la importancia preservar y conservar los documentos como como la factura,
comprobante de egreso, recibo de caja y cartas, informes, memorandos, actas, circulares?
Debo socializar en la sección sincrónica por teams.
Ambiente Requerido: Virtual por teams
Materiales: Referencias bibliográficas
Tiempo aproximado:1 horas
3.1. ACTIVIDADES DE CONTEXTUALIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE APRENDIZAJES NECESARIOS
PARA EL CONOCIMIENTO (INICIO)
ACTIVIDAD No. 1 INDIVIDUAL
● Observo los siguientes videos y los relaciono con situaciones reales de la vida:
https://www.youtube.com/watch?annotation_id=annotation_2027184139&feature=iv&src_vid=XgcyjWAoX‐
https://www.youtube.com/watch?v=Zk6ge8zo1qY
Y&v=IpvvHrIO4Aw .
Elaboro un ensayo sobre lo observado.
Debo subir la evidencia a territorium
Ambiente Requerido: Virtual por teams
Materiales: Papel y lápiz
Tiempo aproximado:1 horas
GFPI-F-135 V01
ACTIVIDAD No. 2 GRUPAL
ESTUDIO DE CASO
Con mi Grupo Autónomo de Estudios (GAES), leo y analizo el siguiente caso:
“Juan se ha ganado una beca para realizar estudios de maestría en el exterior. Debe presentarse a la
universidad con sus documentos que lo acreditan como ciudadano Colombiano; Tiene una dificultad y
es que días antes de recibir la notificación de ser beneficiario de la beca, extravió su cédula”.
Pregunta:
¿Qué acciones debe realizar Juan para recuperar su documento de identidad y no perder el cupo en la
universidad?
Socializo con mi instructor las alternativas de respuesta.
Debo socializar en la sección sincrónica por teams.
Ambiente Requerido: Virtual por teams
Materiales: Papel y lápiz
Tiempo aproximado:1 horas
ACTIVIDAD No. 1 GRUPAL
Investigo y elaboro un mapa conceptual con mi Grupo Autónomo de Estudios (GAES) lo siguiente:
Concepto, clases y tipo de estructuras organizacionales.
conceptos y finalidad de los manuales de funciones y procedimientos.
Debo subir la evidencia a territorium
Ambiente Requerido: Virtual por teams
Materiales: Papel y lápiz
Tiempo aproximado:3 horas
3.2. ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO (DESARROLLO)
“Que sé y que necesito saber para llegar a ser”
ACTIVIDAD No. 1 GRUPAL
Para llevar a la práctica mis conocimientos aprendidos e irme ubicando en un entorno real, de mí proyecto
productivo, con mi Grupo Autónomo de Estudios (GAES), debo cumplir con los requisitos de:
Creación de la representación gráfica del organigrama de la empresa de mi proyecto productivo, con los
siguientes roles; así:
Gerente, Secretaria general, secretaria de contabilidad, secretaria de trámite de documentos y mensajero.
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Debo subir la evidencia a territorium
Ambiente Requerido: Virtual por teams
Materiales: Papel y lápiz
Tiempo aproximado:3 horas
ACTIVIDAD No. 2 GRUPAL
Con mi Grupo Autónomo de Estudios (GAES) debo desarrollar la siguiente actividad:
Con mi empresa del proyecto productivo debo realizar mediante una gráfica el desarrollo de los 8 pasos para
aplicar el procedimiento del trámite de documentos
1. Planeación
2. Producción
3. Gestion y trámite
4. Organización
5. Transferencias
6. Disposición de documentos
7. Preservación a largo plazo
8. Valoración.
Debo subir la evidencia a territorium
Ambiente Requerido: Virtual por teams
Materiales: Papel y lápiz
Tiempo aproximado:3 horas
3.3. ACTIVIDADES DE TRANSFERENCIA DEL CONOCIMIENTO(DESARROLLO) “Hora de aplicar lo
que se”
Conceptualización ley 1409 de 2010, del Código de ética del Archivista.
Con mi Grupo Autónomo de Estudios (GAES) por medio de una cartelera o diapositiva debo contextualizar el
código de ética del archivista según los siguientes artículos.
1. TITULO I Y II EJERCICIO PROFESIONAL
2. TITULO III Y IV, EJERCICIO ILEGAL DE LA PROFESION ARCHIVISTA Y DE LAS FUNCIONES
DEL COLEGIO COLOMBIANO DE ARCHIVISTAS
3. TITULO V, DELCÓDIGODEONTOLÓGICOO CÓDIGODE ÉTICA PARA EL EJERCICIODE LA
PROFESION DE ARCHIVISTICA GFPI-F-135 V01
CAPITULO I
CAPITULO II
4. TITULO VI Y VII DE LOS TRIBUNALES ÉTICOS DE ARCHIVÍSTICA Y ORGANIZACIÓN DE LOS
TRIBUNALES ÉTICOS DE ARCHIVÍSTICA
5. TITULO VIII, RÉGIMEN DISCIPLINARIO APLICABLE A LOS PROFESIONALES DE LA
ARCHIVÍSTLCA DEFINICIÓN, PRINCIPIOS Y SANCIONES
6. TITULO IX, PROCEDIMIENTO DISCIPLINARIO
7. TITULO X, DISPOSICIONES FINALES
Debo subir la evidencia a territorium
Ambiente Requerido: Virtual por teams
Materiales: Papel y lápiz
Tiempo aproximado:3 horas
4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
Tome como referencia la técnica e instrumentos de evaluación citados en la guía de Desarrollo Curricular
Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de
Evaluación
evidencias de conocimiento : Aplica el proceso administrativo, observación directa/ valoración
la estructura organizacional en del producto/ensayo
herramienta de conceptos análisis el trámite de los documentos,
Organizador cognitivo. teniendo en cuenta la observación directa/ valoración de
normatividad y las políticas de producto/ caso
la institución.
evidencias de desempeño
Aplica el manual de funciones y
Resultado de la observación de la procedimiento en el trámite de Observación directa/ Lista de
participación en las actividades, los documentos de oficina,
chequeo mapa conceptual
tanto individual como en equipo, el Teniendo en cuenta la
respeto, la responsabilidad, la normatividad y las políticas de
criticidad, la creatividad. la institución.
la autonomía, la tolerancia, el Observación directa/ Lista de
liderazgo y asertividad en el trabajo chequeo organigrama
desarrollado.
observación directa/ valoración de
evidencias de producto: la representación gráfica
Resultado de la valoración de
trabajos escritos sobre los trabajos
realizados individual y en equipo. Observación directa/ Lista de
chequeo cartelera y/o diapositiva
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5. glosario de términos
ARCHIVO ELECTRÓNICO: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados
archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural
por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.
COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones
asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título
personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.
DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: Es el registro de información generada, recibida, almacenada
y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida
por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y
procesos archivísticos.
DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que
permiten garantizar su autenticidad e integridad.
DOCUMENTO PÚBLICO: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o
con su intervención.
RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades
asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha
y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de
vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de
radicado el documento.
REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades
ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones
producidas o recibidas, registrando datos tales como:
Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s)
competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de
respuesta (Si lo amerita), entre otros.
SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,
emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas.
GFPI-F-135 V01
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales,
producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se
asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo.
Las tablas de retención pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las
generales se refieren a documentos administrativos, comunes a cualquier administración; las específicas
hacen referencia a documentos característicos de cada organismo.
6. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS
Ley 527 de 1999, mensaje de datos.
Ley 594 de 2000, Ley general de archivos
Acuerdo 56 de 2000. Acceso a documentos.
Acuerdo 60/2001, Pautas para tramitar documentación oficial, AGN
Acuerdo 27 de 2006, Glosario Archivístico, AGN
Ley 1369 de 2009, Servicios Postales.
Web grafía:
www.google.com.co
www.archivogeneral.gov.co
https://www.youtube.com/watch?v=-tJa4ltdXEc
Sistema de Bibliotecas SENA, link: biblioteca.sena.edu.co, ingresar al repositorio, finanzas y administración.
7. CONTROL DEL DOCUMENTO
Nombre Cargo Dependencia Fecha
Autor (es) Gloria E. Saldarriaga S. Instructor
8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)
Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del
Cambio
Autor (es)
GFPI-F-135 V01
GFPI-F-135 V01
