8 Pasos Metodológicos para el diseño de un sistema

01 Situación actual
.

03Cuadro de
Necesidades
.

02
Organización
.
Organización: Análisis de las actividades
Evidencias: ¿Qué documentos producimos?

Fondo documental ¿Quiénes somos?

o Organización: Análisis de las actividades
RESULTADOS:
o Organización: Análisis de las actividades

Cuadro de estructura documental

Secciones Función Actividades Documentos
RESULTADOS:

Facturación Administración de Elaborar facturas Factura

los ingresos
Contabilidad Liquidación y Elaboración, Declaraciones
pago de los presentación y tributarias
impuestos pago de las
declaraciones
tributarias
Gerencia Orientar la Realizar reuniones Actas de junta
ejecución del de junta directiva directiva
proyecto
empresarial
C Cuadro de necesidades

No. Necesidades
1. Cumplir con la normatividad archivística obligatoria
2. Garantizar la integridad, autenticidad, fiabilidad y disponibilidad de los
RESULTADOS:

documentos
3. Establecer y adoptar una política en materia de gestión de documentos
4. Establecer políticas para la gestión de los documentos
5. Elaborar los instrumentos archivísticos
6. Diseñar las políticas para la seguridad de la información
7. Organizar los fondos acumulados
8. Definir los requerimientos necesarios para el diseño del sistema de gestión
documental
9. Definir los lineamientos para los procesos de gestión documental
10. Implementar las políticas para el manejo de los documentos electrónicos
PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL (PGD)
 Programa de gestión documental (PGD)

Conjunto de instrucciones en que se detallan las

operaciones para el desarrollo de los procesos de
gestión documental.

En el PGD se formula y documenta el desarrollo de los

procesos archivísticos a corto, mediano y largo plazo,
encaminados a la planificación, procesamiento,
manejo y organización de la documentación recibida y
producida por una organización, desde su origen hasta
su destino final, con el objeto de facilitar su utilización
y conservación.

Fuente: AGN.
 Ley 594 de 2000 Ley 1712 de 2014
• Administración pública
• Entidades territoriales
• Empresas del estado en las diferentes ramas
• Empresas privadas - funciones públicas • Personas naturales o jurídicas que presten
función pública, servicios públicos
desempeñe función pública o autoridad
pública – autoridad pública
• Sociedades que tengan participación pública
Circular 2014000000034 de 2014 • Partidos políticos o grupos significativos de
ciudadanos
• Las entidades que administren instituciones
parafiscales, fondos o recursos de
naturaleza pública
• Empresas vigiladas por la Superintendencia
de servicios públicos
Sujetos obligados

Resolución 8934 de 2014

RESOLUCIÓN 8934 de 2014

• Empresas vigiladas por la

Superintendencia de Industria y Comercio
Guía para la elaboración del PGD

01

CARATULA

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[Link]
 Ejemplo: Carátula

1
3
9
4
5
2 7

6 Denominación de la autoridad archivística:

Ejemplo: Dirección de Gestión documental

Fuente: [Link]
Guía para la elaboración del PGD

01 02 03 04 05

CARATULA INTRODUCCIÓN RESEÑA OBLIGATORIEDAD ALCANCE

HISTÓRICA

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[Link]
Guía para la elaboración del PGD

01 02

CARATULA INTRODUCCIÓN

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[Link]
Guía para la elaboración del PGD

3.1. Organigrama
3.2. Objeto social
3.3. Funciones
3.4. Misión
3.5. Visión

01 02 03

CARATULA INTRODUCCIÓN RESEÑA

HISTÓRICA

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[Link]
 Guía para la elaboración del PGD

4.1. ¿Qué es el programa de gestión

documental?
4.2. Objetivos generales del PGD

4.3. Objetivos específicos del PGD

4.4. Beneficios del PGD para la 04

organización
OBLIGATORIEDAD

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 Guía para la elaboración del PGD

5. Público al que va dirigido

5.1. Usuarios internos
5.2. Usuarios externos

6
ALCANCE
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 Guía para la elaboración del PGD

6
PRERREQUISITOS
DEL PGD
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 1, Política de gestión documental

2. Designar la responsabilidad – Administración y control

PGD Prerrequisitos

3. Contar con profesionales calificados

4. Profesionales en diferentes disciplinas

5. Realizar un diagnóstico integral (DOFA - Otros)

6. Conformar la instancia asesora –Comité de Archivo

7. Establecer la metodología para implementación

8. Definir estrategias de gestión del cambio

9. Alinear el PGD con las etapas Decreto 2609 - Metadatos

10. Elaborar, aprobar y publicar CCD, TRD y TVD

 Ejemplo de la política de gestión documental

Política Gestión Documental MINTIC

El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones a través de esta política

establece un marco para asegurar que los documentos, generados en el ejercicio de sus
funciones y actividades, sean creados y mantenidos de manera controlada, a través de su propio
Sistema de Gestión Documental y del Archivo con unos criterios de calidad y excelencia, que
garanticen la conservación de la memoria institucional como aporte al patrimonio del estado.

La política de Gestión Documental del Ministerio, tiene como propósito normalizar la gestión
integral de los documentos y servicios de archivo en sus diferentes fases y garantizando una
gestión eficaz y adecuada en cualquier soporte en que se genere (papel o electrónico), siempre
y cuando sean auténticos, fiables, íntegros, de fácil acceso y capaces de prestar apoyo en la
toma de decisiones de la entidad, durante el tiempo que sea necesario, dando testimonio de las
actividades que desarrolla, así mismo fomentará una cultura de ahorro de papel mediante el
manejo electrónico del documento de archivo y el uso efectivo de las herramientas tecnológicas
de gestión documental que dispone la entidad, todo en coordinación con los planes de la
entidad que se relacionan la gestión documental.
COMPONENTES:

Los estándares de la gestión documental del Mintic, se basan en las pautas normalizadas del
Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC), el Modelo Estándar de
Control Interno para el Estado Colombiano (MECI), así como toda la normatividad expedida por
el Archivo General de la Nación y el propio Ministerio relacionados con la materia.

Como metodología general para la administración documental, el Ministerio a través de sus

distintas dependencias y en acompañamiento del área responsable de la Gestión Documental,
analizará y definirá la creación de los documentos necesarios para el soporte de su gestión,
administrando todo el acervo documental independientemente de su soporte y medio de
creación, garantizando su acceso, uso, mantenimiento, retención y preservación; utilizando para
ello las herramientas exigidas por la normatividad vigente, así como otras adicionales que
considere la institución.

El Programa de Gestión Documental en el ministerio se establecerá, ajustándose a la definición

de metas a corto, mediano y largo plazo, que respondan a las necesidades en materia de
administración de información se presenten en la entidad, con base en los diagnósticos
pertinentes, con una clara asignación de recursos presupuestales para las actividades.

El Ministerio promoverá la armonización entre los diferentes sistemas de gestión de la entidad

teniendo como base principal el intercambio normalizado de información, en compañía de las
áreas responsables de Gestión Documental, Tecnologías de la Información y Planeación de la
Gestión en la institución.
Guía para la elaboración del PGD

7.1. Diagnóstico de la gestión documental

7.2. Matriz de diagnóstico general
7.3. Matriz DOFA
7.4. Análisis de riesgos de la gestión documental

7
DIAGNÓSTICO DE
GESTIÓN
DOCUMENTAL Your topic of Business presentation
[Link]
 Guía para la elaboración del PGD

8.1. Requisitos Normativos

8.2. Requisitos Económicos
8.3. Requisitos Administrativos
8.4. Requisitos Tecnológicos
8.5. Requisitos para la gestión del cambio

8
REQUISITOS DEL
SISTEMA Your topic of Business presentation
[Link]
Requisitos
 02

03
01

PGD
Requerimientos 04

Decreto 1080 de 2015

05
01 NORMATIVOS 04 TECNOLÓGICOS

02 ECONÓMICOS
05 GESTIÓN DEL CAMBIO

03 ADMINISTRATIVOS

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[Link]
1.
Normas colombianas

Normas técnicas

Normativas
n Estándares
internacionales
3. Administrativos

• Líder del proyecto

• Personal capacitado
• Equipo interdisciplinario
• Matriz RACI para asignar
responsabilidades
• Trabajo en equipo
• Comité de archivo
• Capacitación del
personal
Liderazgo
• Diseñar programas
de capacitación y
sensibilización
• Programa anual de
capacitación
• Material para
capacitación
Requisitos Tecnológicos
29

Digitalización de
documentos
ISO 19005
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 Recursos Tecnológicos
Sistema de
almacenamiento
electrónico

Firmas digitales

future business
[Link]

Sede virtual
Administración del
correo electrónico

Escáner Software de
gestión
Dispositivos documental
móviles

Líneas digitales
Sistema de
seguridad de la
información
30
Gestión del cambio
 Guía para la elaboración del PGD

• Definición
• Alcance
• Actividades
• Procedimientos

9
LINEAMIENTOS PARA LOS
PROCESOS DE GESTIÓN
DOCUMENTAL Your topic of Business presentation
[Link]
 Procesos de gestión documental

5. Disposición 1. Planeación

6. Preservación 2. Gestión y trámite

7. Valoración + 3. Organización

4. Transferencias
 Guía para la elaboración del PGD

• Fase de planeación
• Fase de ejecución
• Fase de seguimiento
• Fase de mejora

10
FASES DE IMPLEMENTACIÓN
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Fases de implementación del PGD

1 Fase de elaboración.

2 Fase de ejecución y puesta en

marcha.

3 Fase de seguimiento.

4 Fase de mejora.
 Guía para la elaboración del PGD

11
PROGRAMAS ESPECÍFICOS
DE LA GESTIÓN
DOCUMENTAL Your topic of Business presentation
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 Programa específicos
Programa de normalización de formas y formularios
electrónicos

Programa de documentos vitales o esenciales

(asociados al plan de riesgo operativo)

Programa de gestión de documentos electrónicos

Programa de archivos descentralizados

Programa de reprografía

Programa de documentos especiales

Plan institucional de capacitación

Programa de auditoría y control

 Armonización con otros sistemas

Modelo Estándar de Sistema de gestión de

control interno MECI calidad
 Anexos: PGD 40

Diagnóstico documental
Riesgos de la gestión
documental
Matriz DOFA

Mapa de procesos Glosario de términos

PGD
Cronograma
de implementación ANEXOS Presupuesto

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[Link]
 LOGO
Anexo 1 Diagnóstico

El diagnóstico es un estudio previo

a toda planificación o proyecto y
que consiste en la recopilación de
información, su ordenamiento, su
interpretación y la obtención de
conclusiones e hipótesis. Consiste
en analizar un sistema y
comprender su funcionamiento, de
tal manera de poder proponer
cambios en el mismo y cuyos
resultados sean previsibles.
 LOGO
Diagnóstico

Conocer
1 La realidad

Decidir sobre
las acciones 5 2 Definir el
problema
que se deben
realizar
Utilidad

Identificar
4 3 Diseñar
alternativas
estrategias
 LOGO
Anexo 2: Cronograma de implementación

Se establecen las actividades básicas que se deben realizar a corto, mediano y

Largo plazo. (Matriz de responsabilidades).
 Anexo 3: Mapa de Procesos
C PROCESOS ESTRATÉGICOS C
L L
Direccionamiento Sistema de Comunicación
I I
Estratégico gestión integrado Estratégica
E E
N N
T T
E E
S PROCESOS MISIONALES S
Y S Y
N
P Atención al A P
E
A Cliente T A
C
R I R
E
T S T
S
E F E
I
S A S
D
I C I
A
N PROCESOS DE APOYO C N
D
T I T
E
E Ó E
S
R N R
E E
S S
Gestión
A A
Documental
D D
A A
S S
PROCESOS DE EVALUACIÓN

Control Interno
 Cuerpo y contenido
Público Aspectos generales Introducción

Importancia

Alcance Valor de los

documentos
Relación con otros Articulación con
planes misión, visión-
planeación Estratégica

Planeación
Estratégica
Corto Requerimientos
Metas Mediano
Largo
Responsables de establecer Normativos
los requerimientos

Identificar Económicos
Tipos de información

Identificar Administrativos
Requisitos y estándares

Describir dirección, gestión y Tecnológicos

control
 LOGO
PGD Programa de gestión documental

 Obligación  Aprobación
• Todas las entidades del • El PGD debe ser aprobado
estado deben formular por el Comité de Desarrollo
un PGD a corto, Administrativo o el comité de
mediano y largo plazo, archivo, la implementación es
como parte del plan de Title responsabilidad del área de
acción anual archivo

 Elementos  Publicación

• El PGD debe obedecer • El programa de gestión

a una estructura documental debe ser
normalizada y como publicado en la página
mínimo los elementos WEB de la respectiva
que se presentan el entidad
anexo “Programa de
gestión documental”