Qué es el organigrama
El organigrama es un diagrama o representación gráfica que muestra
la estructura interna de una empresa. Esta herramienta ayuda a
entender cómo está integrada una compañía, ya que detalla áreas,
funciones, niveles jerárquicos, relaciones de autoridad y nombre de
los responsables de cada uno de los departamentos.
Es común ver que el organigrama destaque los diferentes puestos y
responsabilidades que conectan a los empleados entre sí. Hay
distintos tipos de organigramas, pero, por lo regular, se desarrollan
de arriba abajo, donde se coloca, en la parte superior, a los líderes de
la organización, pero pueden ser tan específicos como se requiera.
Para qué sirven los organigramas
El objetivo principal de un organigrama es proporcionar una visión
clara y ordenada de cómo está estructurada la entidad, al mostrar la
distribución de funciones, roles y relaciones entre los miembros del
personal. Esto facilita la comprensión de su organización y ayuda a
visualizar la cadena de mando, las líneas de comunicación y las áreas
de responsabilidad.
Su importancia varía según la persona que lo vea. Desde el comienzo,
los organigramas han sido utilizados por las áreas de Recursos
Humanos o los líderes empresariales. Estos últimos suelen ocupar
este gráfico durante las presentaciones, a fin de determinar dónde
podrían cambiar un puesto o justificar la adición o reducción de
personal.
Sin embargo, también puede ser un mapa de ruta inicial para los
empleados que se incorporan a una nueva empresa. Esta
representación visual los ayuda a conocer los nombres y títulos de los
responsables de cada departamento o área, así como a comprender
mejor dónde encajan en la estructura corporativa general.
Si un organigrama se acompaña de nombre y fotografías, se vuelve
aún más útil para todos los miembros de una empresa, pues hace
más fácil la identificación de personas específicas, en caso de que se
requiera entablar una conversación profesional.
Beneficios de tener un organigrama
Desde un organigrama para pequeñas empresas hasta uno para
grandes corporativos, todos ofrecen una serie de beneficios para las
instituciones, empresas u organismos, debido a que es una
herramienta valiosa para la organización en términos de eficiencia,
desarrollo del talento y alineación estratégica. Estas son algunas de
las ventajas de contar con uno:
Clarificación de responsabilidades: ayuda a establecer y
comunicar claramente las responsabilidades y roles de cada
persona dentro de la organización. Esto evita confusiones y
malentendidos, pues todos saben a quién deben reportar y a
quién pueden acudir para obtener ayuda o información.
Mejora de la comunicación interna: facilita la comunicación
interna, los empleados saben a quién deben dirigirse para
obtener aprobaciones, compartir ideas o resolver problemas.
Esto agiliza la toma de decisiones y fomenta una interacción
más eficiente en todos los niveles de la organización.
Identificación de áreas de mejora: al examinar este gráfico, es
posible identificar áreas donde se pueden realizar mejoras en la
eficiencia y la coordinación. Por ejemplo, puede haber
duplicación de roles o brechas en la comunicación entre
departamentos. Un organigrama permite descubrir estas áreas
de mejora y tomar medidas para optimizar la estructura de una
compañía.
Planificación de sucesión y desarrollo de talento: puede ayudar
a identificar las vacantes y los futuros líderes dentro de la
organización. Al visualizar la estructura jerárquica y los puestos
clave, la empresa puede planificar la sucesión y el desarrollo de
talento de manera más efectiva.
Coordinación y colaboración: proporciona una visión general de
cómo se relacionan los diferentes departamentos y unidades
dentro de la organización. Esto promueve la coordinación y la
colaboración entre equipos porque se pueden identificar las
interdependencias y las áreas donde es necesario trabajar en
conjunto para lograr los objetivos.
Orientación y bienvenida de nuevos empleados: puede ser una
herramienta útil para los nuevos empleados que se unen a la
organización. Les brinda una visión clara de la estructura, los
roles y las relaciones dentro de la empresa, lo que les ayuda a
familiarizarse rápidamente con la organización y a entender
cómo encajan en ella.
Cómo hacer un organigrama
1. Reúne la información necesaria para crear tu organigrama.
2. Crea un documento donde estará tu organigrama.
3. Inserta el gráfico para crear un organigrama.
4. Agrega a los responsables o las áreas de tu empresa.
5. Revisa y actualiza el organigrama regularmente.
Si necesitas hacer un organigrama para tu empresa, aquí te
compartimos los pasos para realizarlo fácilmente. Puedes crear tu
organigrama en PowerPoint o con la herramienta que prefieras.
1. Reúne la información necesaria para crear tu organigrama
Antes de comenzar a crear un organigrama, debes comprender la
estructura de la organización. Esto implica identificar los diferentes
departamentos, unidades o equipos; comprender las relaciones de
autoridad y las responsabilidades de cada uno.
Corrobora que cuentas con los datos necesarios para realizarlo, sobre
todo, si tu empresa es muy grande y no tienes conocimiento al 100 %
del nombre o los cargos que existen.
Por ello, para hacer un organigrama de tu empresa, acércate a tu
área de Recursos Humanos (si es que la tienes) o con el encargado de
la contratación y la organización de la estructura de tu negocio.
Cerciórate de tener los nombres bien escritos de cada empleado, su
función, el departamento al que pertenecen y sus actividades. Si bien,
es posible que no requieras toda esta información, lo ideal es que la
uses a tu favor para comprender la forma en que está estructurada tu
empresa.
2. Crea un documento donde estará tu organigrama
Elige el formato de organigrama que mejor se adapte a tus
necesidades. Algunas opciones comunes incluyen organigramas
jerárquicos tradicionales con cajas y líneas; de matriz que muestran
las relaciones entre funciones y equipos o circulares que resaltan las
relaciones de igualdad.
Existen muchas herramientas o software con los que puedes elaborar
un organigrama, por ejemplo, con PowerPoint. En un documento en
blanco, vas a empezar a desarrollar la estructura de tu gráfico.
3. Inserta el gráfico para crear un organigrama
Traza tu organigrama con base en la información que recopilaste,
coloca los nombres de las áreas, puestos o empleados en las cajas o
figuras correspondientes y conecta las cajas con líneas que muestren
las relaciones jerárquicas.
Por ejemplo, en PowerPoint, dirígete hacia el menú, busca la opción
«Insertar» y, después, el icono de «SmartArt». Se desplegará un
menú donde darás clic en «Jerarquía» y, finalmente, podrás
seleccionar el tipo de organigrama que quieres desarrollar.
Las opciones varían según el diseño y el tipo de jerarquía que
necesites para representar correctamente las áreas o departamentos
de tu empresa. Existen alternativas como el organigrama mixto,
el horizontal y el funcional, que es uno de los más utilizados y es el
que hemos seleccionado para este ejemplo.
4. Agrega a los responsables o las áreas de tu empresa
Tu organigrama puede contener solo, de forma general, las áreas que
integran tu empresa, como en la siguiente imagen:
Te recomendamos que lo hagas más específico para que su función
sea más extensa, a fin de que los empleados actuales y de nuevo
ingreso puedan identificar fácilmente a los responsables de cada
área.
Si lo deseas, puedes agregar detalles adicionales a tu organigrama,
como fotos de los empleados, información de contacto, números de
extensión o indicadores de roles y responsabilidades específicas. Esto
puede ayudar a que este recurso sea más informativo y útil para los
empleados.
Agrega tantos elementos como lo desees. En el panel de control que
te brinda PowerPoint, puedes añadir formas, aumentar niveles,
agregar viñetas o, por el contrario, reducir o eliminar niveles y
formas.
Elaborar un organigrama es muy sencillo, sobre todo, si cuentas con
las herramientas para manipular, con facilidad, los elementos que
quieres agregar o eliminar. En la web, puedes encontrar herramientas
mucho más sofisticadas que te permitirán hacer más cambios o crear
formatos más personalizados.
5. Revisa y actualiza el organigrama regularmente
Una vez que hayas completado el organigrama, asegúrate de
revisarlo y verificar que la información sea precisa y esté actualizada.
Los cambios en la estructura organizativa o en el personal pueden
requerir ajustes en el esquema. Mantén este recurso disponible y
puesto al día para que todos los miembros de la empresa puedan
acceder a él.
Cómo compartir el organigrama con empleados
Te recomendamos mantener una comunicación abierta con los
colaboradores para asegurarte de que tengan acceso a la versión más
reciente del organigrama y estén al tanto de cualquier cambio
relevante. El organigrama puede ser para una agencia de marketing,
un equipo de ventas o cualquier otra área, pero siempre habrá que
verificar que todos los integrantes de la empresa tengan acceso a la
versión más actualizada.
Para compartir el organigrama con los empleados, puedes recurrir a
estos medios:
Publícalo en la intranet de la empresa: si tu organización cuenta
con intranet, puedes subir el organigrama en un formato
accesible para que los empleados puedan consultarlo en
cualquier momento.
Envíalo por correo electrónico o compártelo en un documento:
si el organigrama es relativamente sencillo y no requiere
actualizaciones frecuentes, puedes enviarlo por correo
electrónico a todos los empleados o compartirlo a través de un
documento en la nube.
Muéstralo en las áreas comunes: imprime el organigrama en un
formato legible y colócalo en áreas comunes, como salas de
descanso, pasillos o tablones de anuncios. De esta manera, los
empleados pueden consultar el organigrama cuando lo
necesiten sin tener que acceder a una computadora o
dispositivo móvil.
Utiliza herramientas de gestión de recursos humanos: si tu
organización utiliza software de recursos humanos o
herramientas de gestión de empleados, es posible que tengan
ya la opción de cargar y compartir el organigrama.
Realiza presentaciones o reuniones informativas: si el
organigrama es complejo o sufre cambios frecuentes en su
estructura, puedes realizar presentaciones o reuniones
informativas para compartirlo con los empleados. Esto te
brindará la oportunidad de explicar las diferentes funciones y
relaciones, así como responder cualquier pregunta o inquietud
que puedan tener.
Es fundamental mantener actualizado el organigrama de tu empresa,
ya que solo será una herramienta eficaz si realmente representa la
manera en que una entidad está integrada y organizada. Si no
presenta la información correcta, podría tener un efecto contrario y
provocar malentendidos, lo que obstaculizaría la acción de las áreas.
Ejemplo del organigrama de una empresa: caso
práctico
Para comprender mejor los conceptos comentados y cómo hacer un
organigrama adaptado a las necesidades de nuestra compañía,
pongamos un caso práctico un tanto especial: el de Starbucks. Se
trata de un modelo que segmenta las funciones como ninguno. En
concreto, Starbucks tiene un organigrama matricial, es decir,
híbrido. Se basa en varias divisiones.
En primer lugar, determina la organización funcional. Segmenta, por
ejemplo, por Recursos Humanos, Marketing, Ventas…. Es la forma
más tradicional de crear un organigrama. Este primer elemento es
sencillo, aparecen el CEO y debajo de él cada uno de los
departamentos.
Pero añaden otras divisiones, como la geográfica. De cada uno de
los departamentos surgen tres divisiones más: América, China y Asia-
Pacífico y, por último, Europa, Oriente Medio y África. Que, a su vez,
se subdividen en Oeste, Noroeste, Sudeste y Nordeste.
Así, hay un jefe de marketing. De él dependen cada uno de los tres
responsables de las distintas divisiones que, a su vez, tienen a otros
cuatro responsables a cargo. El siguiente nivel lo representa la
división por producto. Café, productos horneados, tazas, etcétera. Y,
finalmente, la última de todas las divisiones es la del equipo de
trabajo. Esta última división se da en restaurantes y engloba un
equipo para cada una de las filiales.
Organigrama de Coca Cola
Dentro de los ejemplos de organigramas destaca el del Coca Cola. La
multinacional americana aplica un organigrama micro administrativo.
El objetivo de este organigrama es que sea informativo y esté a
disposición del público. Por ello solo comparten algunas partes de la
organización y no muestra las relaciones que guardan entre sí
diversos componentes de la organización.
Su organigrama parte de un ámbito general, en el que se sugiere
una estructura jerárquica, y expresa a la población las áreas
administrativas y su relación entre sí. Se expresa como un
organigrama vertical, una ramificación relaciones de arriba
hacia abajo. En este ejemplo de organigrama se representan la
figura del presidente, la vicepresidencia, la vicepresidencia de
marketing, de producción y financiera.
Organigrama de Starbucks
Dentro de ejemplos de organigramas, Starbucks ofrece un caso
interesante. Se trata de una de las marcas más reconocidos
globalmente, con más de veinte mil sedes alrededor del mundo.
Starbucks tiene un organigrama vertical que está anclado en la
figura del director general. Con él como eje, se desprenden las
diversas áreas de la organización, como Finanzas, Ventas, Producción
y Factor Humano. A su vez, estas áreas se complementan con otras,
como Contabilidad, jefe de Mesoneros, Caja, jefe de Producción, jefe
de Almacén, Diseñador de Base de Datos, Diseñador de Páginas Web
y Organización y Capacitación.
Esa estructura les permite recrear los diversos componentes de la
organización, establecer el sistema de jerarquía y relaciones.
Organigrama de Apple
Una de las compañías referentes en tecnología tiene que ser uno de
los ejemplos de organigramas a tener en cuenta. Apple basa su
estructura en una vertical, a partir del CEO. A partir de él se
ramifican los puestos de CFO, CDO y COO, como la base de la
organización.
De esta estructura se despliegan otros puestos vinculados con las
distintas áreas de la organización. De esa manera quedan
especificadas de forma concreta las relaciones entre los
departamentos y el sistema jerárquico dentro de la empresa.
La importancia de que esto esté claro radica en que se evitan
duplicidades e inconvenientes tanto en las relaciones de producción
como de jerarquía. De esa manera se fomenta que las diversas
funciones de cada área contribuyan a los objetivos a corto, mediano y
largo plazo de la organización.
