Alcaldía Municipal de
c ACTO ADMINISTRATIVO
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eS MA D RI D DIGH-F-001 VERSIÓN 7 FECHA DE EMISIÓN
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9. Cumplir con las labores asistenciales que sean necesarias para la buena marcha y rendimiento de las
labores del Alcalde.
10. Mantener discreción y reserva sobre los documentos y asuntos tramitados en el despacho del Alcalde
11. Mantener actualizado el directorio de entidades y personas directamente relacionadas con el alcalde.
12. Clasificar y organizar los archivos y documentos correspondientes a la labor de sus funciones teniendo
en cuenta la normatividad vigente de gestión documental.
13. Vigilar y salvaguardar los bienes, equipos y elementos encomendados para el ejercicio de sus funciones.
14. Observar y cumplir con las normas, planes, programas y procesos relacionados con el Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo, conforme a las disposiciones sobre la materia.
15. Las demás que le sean asignadas por su jefe inmediato y que estén acordes con la naturaleza del
cargo
y el área de su desempeño.
V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
1. Estructura del Estado y de la Entidad.
2. Manejo de Bases de Datos.
3. Manejo de correspondencia.
4. Manejo de herramientas Ofimáticas.
5. Manejo de Indicadores de gestión y estadísticas.
6. Servicio al Ciudadano.
7. Sistema Integrado de Gestión y Modelo Integrado de Planeación y Gestión.
8. Técnicas archivísticas.
9. Técnicas de redacción.
10. Tecnologías de la Información
Vi. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES
Comunes Por Nivel Jerárquico al
= Aprendizaje continuo, - Manejo de la información.
= Orientación a resultados. = Relaciones interpersonales.
= Orientación al usuario y al ciudadano. = Colaboración.
= Compromiso con la organización.
= Trabajo en equipo.
=_ Adaptación al cambio.
VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
FORMACIÓN ACADÉMICA EXPERIENCIA
Diploma de bachiller en cualquier modalidad. Veinticuatro (24) meses de experiencia
laboral.
ALTERNATIVA
Un (1) año de educación superior por un (1) año de experiencia
MAD-ASI-SE-CA-44004-117
|. IDENTIFICACIÓN
Nivel Asistencial
Denominación del empleo Secretario
Código | 440
Grado 04
No. de cargos Seis (06)
Dependencia Donde se ubique el cargo
Cargo del jefe inmediato Quien ejerza la supervisión directa
IL. AREA FUNCIONAL
Donde se ubique el cargo.
ll. PROPOSITO PRINCIPAL
Desarrollar actividades relacionadas con los procesos internos del área en temas de asistencia
administrativa, organizar, clasificar y llevar el control de la documentación y de la información de la
dependencia, adelantar la atención personal y telefónica al cliente interno y
externo, realizar control de
reuniones encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecución del funcionamiento de
la dependencia.
IV. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Apoyar las actividades de recepción, control y entrega de la correspondencia de la dependencia, de
acuerdo con las normas correspondientes, con el fin de garantizar un adecuado
manejo de la
información
2. Recibir y efectuar llamadas telefónicas, para verificar el avance de los diferentes
procesos de la
Dependencia, de manera oportuna y de acuerdo con las orientaciones del Jefe inmediato.
3. Preparar, digitar textos, diseño de gráficas y documentos en general que se produzcan
en la
dependencia.
:
4. Orientar a los usuarios suministrando la información que les sea solicitada, de conformidad con
las
políticas y procedimientos establecidos a nivel institucional, de manera que se proyecte una
buena
imagen de la Entidad.
5. Apoyar cuando sea necesario, el ejercicio de las labores de los funcionarios de la dependenci
a
asignadas en los asuntos de su conocimiento.
O. Calle 5 No. 4 - 74 Madrid, Cundinamarca
¡contes ¡contes Nr Radicaciones: Calle 4 No 4-71 Sede La Herrera
Loan E, PBX: (601) 746 0017 Línea WhatsApp: 318 293 1935
Bosa
50 9001
ur E-mail: contactenos(Omadridcundinamarca.gov.co
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V ES
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6. Redactar y transcribir los documentos, que le asigne el superior inmediato.
7. Desempeñar funciones de oficina elaborando y ejecutando las transferencias documentales al Archivo
Central.
38. Mantener existencias de útiles y materiales de consumo de la oficina y solicitar oportunamente su
reposición.
9. Desempeñar funciones de oficina y de asistencia administrativa relacionadas con la organización del
archivo de gestión del área de desempeño, aplicando la Tabla de Retención Documental y las normas
archivísticas vigentes.
10. Clasificar y organizar los archivos y documentos correspondientes a la labor de sus funciones teniendo
en cuenta la normatividad vigente de gestión documental.
11. Vigilar y salvaguardar los bienes, equipos y elementos encomendados para el ejercicio de sus funciones.
12. Observar y cumplir con las normas, planes, programas y procesos relacionados con el Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo, conforme a las disposiciones sobre la materia.
13. Las demás que le sean asignadas por su jefe inmediato y que estén acordes con la naturaleza del
cargo y el área de su desempeño.
Y. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
1. Estructura del Estado y de la Entidad.
2. Manejo de Bases de Datos.
3. Manejo de correspondencia.
4. Manejo de herramientas Ofimáticas.
5. Manejo de Indicadores de gestión y estadísticas.
6. Servicio al Ciudadano.
7. Sistema Integrado de Gestión y Modelo Integrado de Planeación y Gestión.
8. Técnicas archivísticas.
9. Técnicas de redacción.
10. Tecnologías de la Información
VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES
Comunes Por Nivel Jerárquico
= Aprendizaje continuo. = Manejo de la información.
= Orientación a resultados. = Relaciones interpersonales.
- Orientación al usuario y al ciudadano. = Colaboración.
= Compromiso con la organización.
= Trabajo en equipo.
= — Adaptación al cambio.
VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA
Diploma de bachiller en cualquier modalidad. Doce (12) meses de experiencia laboral.
ALTERNATIVA
Un (1) año de educación superior por un (1) año de experiencia
MAD-ASI-AA-CA-40709-118
|. IDENTIFICACIÓN
Nivel Asistencial
Denominación del empleo Auxiliar Administrativo
Código 407
Grado 09
No. de cargos Dos (2)
Dependencia Donde se ubique el cargo
Cargo del jefe inmediato Quien ejerza la supervisión directa
IL AREA FUNCIONAL
Donde se ubique el cargo.
HI: PROPOSITO PRINCIPAL
Desempeñar labores de apoyo a la gestión del programa o proceso en el que participa, mediante la aplicación
de procedimientos y herramientas establecidas, optimizando y potencializando los recursos, contribuyendo
así al logro de los objetivos corporativos y metas de la dependencia.
IV; DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
Atender oportunamente al público y a los funcionarios, personal y telefónicamente.
Proyectar cartas, oficios o documentos, que le asigne el superior inmediato.
Desempeñar funciones de oficina elaborando y ejecutando las transferencias documentales al Archivo
Central.
Realizar la asistencia en los aspectos logísticos de las reuniones, consejos, juntas, comités y demás
eventos de la dependencia asignada.
Efectuar diligencias externas cuando las necesidades del servicio las requieran.
Efectuar las labores secretariales del área de trabajo que se requieran en cumplimiento de la
misionalidad de su cargo y la disposición del superior jerárquico.
Desempeñar funciones de oficina y de asistencia administrativa relacionadas con la organización del
archivo de gestión del área de desempeño, aplicando la Tabla de Retención Documental.
(6) (69 Caile 5 No. 4 - 74 Madrid, Cundinamarca
lcontes. a MA Radicaciones: Calle 4 No 4-71 Sede La Herrera
E y PBX: (601) 746 0017 Línea WhatsApp: 318 293 1935
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