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ADMINISTRATIVA Y ARCHIVÍSTICA
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DIPLOMADO
COORDINACIÓN DE
PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS
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UNIDAD 6 *** GESTIÓN DEL COSTO
Según la 5ª Edición del PMBOK®, la Gestión de los Costos del Proyecto incluye los
procesos involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que
se complete el Proyecto dentro del presupuesto aprobado. Debe tener en cuenta
los requisitos de los interesados para la obtención de los costos, ya que los diversos
interesados medirán los costos del Proyecto de diferentes maneras y en tiempos
diferentes.
El trabajo necesario para llevar a cabo los tres procesos de la Gestión de los Costos,
debe estar precedido de un esfuerzo de planificación por parte del equipo del
Proyecto, que forma parte del proceso Desarrollar el Plan para la Dirección del
Proyecto.
De él obtendremos, entre otros, el Plan de Gestión de Costos, que determina el
formato y establece los criterios necesarios para planificar, estructurar, estimar,
presupuestar y controlar los cotos del Proyecto. Entre otros, puede establecer lo
siguiente:
Nivel de exactitud de las estimaciones del costo de las actividades.
•Unidades de medida utilizadas en las mediciones.
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•Relación de las cuentas de control (CA) con la EDT. Es decir, a cada cuenta de
control (CA) se le asigna un código vinculado con el sistema de contabilidad de
la organización.
•Umbrales de control. Porcentaje de variación o desviación permitida antes de
actuar, con respecto a la línea base de costos del Plan para la dirección del
Proyecto.
•Reglas para medir el desempeño. Gestión del valor ganado: Earned Value
Managemente (EVM).
•Formato de informes. •Descripción de los procesos.
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Procesos de la Gestión de Costos
Planificar la Gestión de los Costos: La Gestión de los Costes del Proyecto debe
considerar las necesidades de los interesados, ya que diferentes interesados
medirán los Costes de diferentes formas y en diferentes momentos. Este proceso
establece las políticas, procedimientos y documentación necesaria para planificar,
dirigir, ejecutar y controlar los Costes.
Estimar los Costos: Consiste en desarrollar una aproximación de los recursos
financieros necesarios para completar las actividades del proyecto.
Desarrollar el Presupuesto: Consiste en sumar los costos estimados de
actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de
costo autorizada.
Controlar los Costos: Consiste en monitorear la situación del proyecto para
actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base de costo.
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Tipos de costos
Costos variables: Costos dependientes del volumen de producción.
Por ejemplo, los materiales a utilizar. Cuantas más plantas tenga el edificio que
vamos a construir, más hormigón necesitaremos.
Costos fijos: Costos que no varían con el volumen de producción.
Por ejemplo, los alquileres. Independientemente del número de plantas que tenga
el edificio que vamos a construir, el alquiler que se paga por las casetas de obra se
mantendrá fijo.
Costos directos: Costos repercutibles directamente al Proyecto. Por ejemplo, el
coste del hormigón es repercutible en entregables (por ejemplo, las zapatas) del
Proyecto de construcción del edificio.
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Costos indirectos: Costos necesarios para llevar a cabo el Proyecto, pero que no
se pueden repercutir directamente en ninguna actividad.
Por ejemplo, los gastos de estructura (contabilidad, luz, teléfono, PMO, etc.).
Costo de oportunidad: Costo de la mejor opción no realizada. Por ejemplo, si
tenemos un presupuesto de 10 euros para elegir entre comprar caramelos o chicles,
decidamos lo que decidamos, tendremos un coste de la oportunidad. Si decidimos
finalmente adquirir caramelos, habremos renunciado a los chicles y viceversa. Se
basa en el principio de la rentabilidad esperada, y parte de que los agentes
económicos racionales basan sus decisiones en base al coste o privación de
recursos para conseguir la mayor rentabilidad.
Costos hundidos o enterrados: Costo en el que ya se ha incurrido,
independientemente de si se realiza o no el Proyecto, de manera que no es
relevante para la toma de decisiones. Que se debe suprimir en el análisis y la
evaluación del Proyecto. Por ejemplo, la realización de un estudio de viabilidad de
un Proyecto. Se debe realizar para evaluar si el Proyecto es viable. Tendrá un coste,
pero éste no influye en el análisis de rentabilidad del Proyecto.
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Otros conceptos relacionados
Capital de trabajo: Recursos que requiere el Proyecto para atender las
operaciones de producción y comercialización de bienes o servicios. Contempla el
monto de dinero que se precisa para dar inicio al Proyecto. En otras palabras, es el
capital adicional con el que se debe contar para que comience a funcionar el
Proyecto, lo que quiere decir, financiar el Proyecto antes de percibir ingresos.
Depreciación contable: Mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste que
sufre un bien por el uso que se haga de él. Cuando un activo es utilizado para
generar ingresos, este sufre un desgaste normal durante su vida útil que el final lo
lleva a ser inutilizable.
Depreciación Lineal: Supone que la depreciación varía linealmente, es decir, que
la depreciación es una función lineal de la edad y su representación gráfica es, por
lo tanto, una recta. Se deprecia la misma cantidad todos los años.
Depreciación Acelerada: Supone mayores valores de depreciación en los
primeros años de uso del bien.
Depreciación económica: Variación o pérdida del valor real de sufren los bienes
del inmovilizado.
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Ley de rendimientos decrecientes: El aumento en el uso de recursos, aumenta la
producción de forma creciente.
PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS COSTOS
La Gestión de los Costos del Proyecto debe considerar las necesidades de los
interesados, ya que diferentes interesados medirán los Costos de diferentes formas
y en diferentes momentos. Este proceso establece las políticas, procedimientos y
documentación necesaria para planificar, dirigir, ejecutar y controlar los Costos.
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ENTRADAS
•Plan para la Dirección del Proyecto: Se utilizarán todos los componentes del este
plan que ya desarrollados, como por ejemplo las líneas base del Alcance y del
Cronograma, cualquier información que se considere útil para establecer las guías
de la Gestión del Costos del Proyecto.
•Acta de Constitución: Desarrollada en el grupo de procesos de inicio, provee de
información sobre el marco del Proyecto a tener en cuenta para establecer las guías
de la Gestión del costo del Proyecto, por ejemplo, el resumen de presupuesto a
priori destinado por el patrocinador para realizarlo.
HERRAMIENTAS
•Juicio de Expertos: El juicio de expertos se aplica también para establecer las
políticas, procedimientos, técnicas, métodos y herramientas que se utilizarán en
la Gestión de Costos del Proyecto. Esta experiencia es proporcionada por
cualquier persona o grupo de personas con conocimientos y/o formación
especializados y puede obtenerse de numerosas fuentes.
•Técnicas Analíticas: Para poder elegir racionalmente entre varias estrategias
de financiación: por autofinanciación, por intercambio y por endeudamiento.
También, para poder optar por diversas maneras de comprar recursos, tales
como fabricar, comprar, alquilar, etc. Además, es posible que los
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procedimientos corporativos recomienden utilizar técnicas financieras
específicas a la hora de determinar una estimación y tomar la decisión
adecuada: periodo de recuperación retorno de la inversión flujo de caja y valor
neto presente.
•Reuniones: Del equipo de Proyecto. Sirven para discutir y abordar cualquier
asunto relacionado con establecer las políticas, procedimientos, técnicas,
métodos y herramientas que se utilizarán en la Gestión de Costos del Proyecto.
SALIDAS
1.Plan de Gestión de Costos: Es necesario elaborar un Plan de Gestión de Costos.
Se deben detallar los criterios para estructurar, estimar, preparar y aprobar el
presupuesto del Proyecto. También para controlarlos. Los procesos de Gestión de
Costos varían por área de aplicación. Por lo tanto, es conveniente seleccionarlos y
documentarlos en el Plan de Gestión de Costos del Proyecto, que debe establecer:
➢ •Unidades de medida: Para cada uno de los recursos se definen las unidades a
usar en la medición de los Costos, como por ejemplo, Costes indirectos, tasas
horarias, etc.
➢ •Nivel de exactitud: El grado de redondeo permitido a las estimaciones de los
Costos.
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➢ •Nivel de precisión: La s estimaciones de Costos se ajustarán a una precisión
prescrita dependiendo del alcance de los paquetes de trabajo y de la magnitud
del Proyecto. También pueden incluir una cantidad para contingencias.
➢ •Enlaces con los procedimientos de la organización: El componente de la
EDT usado para la contabilidad del coste del Proyecto suele ser la Cuenta de
Control (CA). A cada cuenta de control se le asigna un código o número de
cuenta. Éste está vinculado de forma directa al sistema de contabilidad de la
organización ejecutante. Dado que la cuenta de control incluye la estimación de
los Costos de los paquetes de trabajo, hay que tener en cuenta los métodos
idóneos para presupuestar dichos paquetes.
➢ •Umbrales de control: Se suelen dejar definidos umbrales de control para
permitir desviaciones de costo antes de tomar acciones correctivas ó preventivas.
Reglas para la medición del rendimiento: Por ejemplo:
Se dejan definidas las fórmulas para calcular pronósticos,
Se dejan establecidos criterios y reglas para imputar Costos y
Se fijan los niveles de la EDT en los que se realizará el análisis del valor ganado.
•Formatos de informe: Se definen los diferentes tipos de informes de rendimiento
de Costes.
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•Descripciones de los procesos: Se documentan los procedimientos a emplear
en cada uno de los tres procesos de la Gestión de Costos.
•Detalles adicionales: Fuentes de financiación recomendadas, normas para aplicar
los cambios de moneda, reglas para la imputación de los Costes incurridos, etc.
En el Plan de Gestión de Costos puede incluir otra información adicional. Además,
está incluido en el Plan de Dirección del Proyecto y es un plan subsidiario de éste.
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ESTIMAR LOS COSTOS DEL PROYECTO
Según el PMBOK®, el proceso Estimar los Costos, consiste en realizar una
aproximación de los recursos monetarios necesarios para completar las actividades
del proyecto. La exactitud de la estimación del costo de un proyecto, aumenta según
avanza el proyecto, de manera que es un proceso iterativo.
Los costos se estiman para todos los recursos asignados al proyecto, es decir,
recursos de trabajo, recursos materiales, coste de servicios e instalaciones y
posibles costes por contingencias.
La estimación de los costes de las actividades puede necesitar de los resultados de
los procesos de planificación de otras áreas como por ejemplo el cronograma del
proyecto, el registro de riesgos y las asignaciones de personal. Debido a ello las
estimaciones no pueden darse por definitivas hasta contar con tales informaciones.
Si la organización ejecutante no posee estimadores de costes formalmente
formados, el equipo del proyecto deberá aportar los recursos y la experiencia
necesarios para llevar a cabo la estimación de los costes del proyecto.
Por lo tanto, podemos definir la estimación de costos, como una evaluación
cuantitativa de los costos probables de los recursos necesarios para completar las
actividades del proyecto.
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ENTRADAS
Plan de Gestión de Costes: Dado que detalla los criterios, técnicas,
procedimientos y herramientas para estimar los Costes del Proyecto, además de los
relativos a los otros procesos de Gestión del coste.
Plan de Gestión de los Recursos Humanos: Las características del personal
seleccionado para el Proyecto influyen en los Costes de personal, además del
sistema de reconocimiento y recompensa, por lo que son componentes necesarios
para desarrollar las estimaciones de Costes del cronograma.
Línea Base del Alcance: La línea base del alcance puede contener información
adicional sobre requisitos con implicaciones contractuales y legales, está
relacionada con la salud, la seguridad, el desempeño, el medioambiente, los
seguros, los derechos de propiedad intelectual, las licencias y los permisos. Toda
esta información debe tomarse en cuenta para la elaboración de las estimaciones
de costos.
Cronograma del Proyecto: Los costos del Proyecto vienen determinados por el
tipo y cantidad de recursos, así como el tiempo que dichos recursos utilizan para
completar las actividades del Proyecto.
Registro de riesgos: Es importante también, considerar los costos de mitigación
de riesgos.
Factores ambientales: Condiciones de mercado e información comercial
publicada.
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Activos de los procesos de la Organización: Políticas y plantillas de estimación
de costos. Información histórica y lecciones aprendidas.
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Estimación análoga: Utiliza el costo real de Proyectos similares anteriores como
base para estimar el costo del proyecto actual, que a veces se ajusta en función de
diferencias conocidas en cuanto a la complejidad del Proyecto. Generalmente, es
un método menos costo y más rápido que otros, pero por el contrario, es menos
exacto.
Estimación paramétrica: Consiste en utilizar información histórica para estimar los
costos futuros. Consigue niveles superiores de exactitud.
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Estimación ascendente: Estimación de los costes de los componentes de trabajo.
Se estima el costo de cada paquete de trabajo o actividad, con el mayor grado de
detalle posible, de manera que el costo se resume en niveles superiores.
Estimación por tres valores: El método PERT utiliza tres estimados para definir
un rango aproximado de costo de una actividad:
Más probable (cM) Pesimista (cP)
Optimista (cO) Esperada (cE)
Análisis de reserva: El estimado de costos, puede incluir reservas de costo
adicionales para contingencias sobre aquellos eventos previstos, pero inciertos.
Puede ser un porcentaje del costo estimado, una cantidad fija, o puede calcularse
utilizando métodos de análisis cuantitativos. Según vamos disponiendo de más
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información sobre el Proyecto, esta reserva puede utilizarse, reducirse o eliminarse.
Las reservas para contingencias forman parte de los requisitos de financiamiento.
El presupuesto debe incluir estas reservas y pueden ser administradas por el
Director de Proyecto (DP) sin solicitar autorización.
Costo de la Calidad: Aseguramiento de la Calidad del Proyecto.
Análisis de propuestas para licitaciones (o de vendedores): Análisis de cuánto
puede costar el Proyecto, con base en las propuestas de vendedores calificados o
proveedores.
SALIDAS
Estimaciones de costos de las actividades: El trabajo directo de los recursos,
materiales, el equipo, servicios, instalaciones, tecnología de la información y
categorías especiales. Tales como una asignación por inflación o una reserva para
contingencias de costo.
Base de las estimaciones: Detalles adicionales que respaldan la estimación de
costos.
Actualizaciones a los documentos del Proyecto.
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DETERMINAR EL PRESUPUESTO DEL PROYECTO
Durante este proceso, se suman los costos estimados de las actividades
individuales o paquetes de trabajo, para establecer una línea base de costos
autorizada. La línea base incluye los presupuestos autorizados y reservas para
contingencias, pero excluye las reservas de gestión.
El Acta de Constitución del Proyecto y el Enunciado del Alcance del Proyecto
proporcionan presupuestos resumidos y limitaciones al presupuesto del proyecto.
Cuya validez hay comprobar en este proceso. La suma de las estimaciones de los
costes de las actividades del cronograma, de los paquetes de trabajo y demás
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componentes de la EDT/WBS, con el fin de preparar un presupuesto detallado, se
hace en el marco de la elaboración del Plan de Gestión del Proyecto. El cual es
necesario aprobar antes de autorizar la realización de los trabajos.
ENTRADAS
Plan de Gestión de Costes: En el cual se detallan los criterios, técnicas,
procedimientos y herramientas para agregar los costes al proyecto.
Línea Base del Alcance: Puede incluir limitaciones formales de los gastos de
fondos del proyecto, tanto sobre el total como sobre periodos concretos. Estas
restricciones de financiación son revisadas cuando se elabora el enunciado del
alcance del proyecto. Además, pueden estar motivadas por los presupuestos
anuales de la organización promotora del proyecto, de alguno de los socios
participantes o de otras entidades, como, por ejemplo, bancos o agencias
gubernamentales.
Estimación de costo de las estimaciones y base de las estimaciones: Salida
del proceso de Estimar los Costes. Dado que hay que sumar las estimaciones de
los costes de cada actividad del cronograma, dentro de cada paquete de trabajo y
luego dentro de cada componente de la EDT/WBS, para obtener un presupuesto de
los costes del proyecto.
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Calendario de Recursos y Cronograma: El cual incluye las fechas de inicio y
finalización programadas de todas las actividades del cronograma del proyecto, de
los hitos del cronograma, de los paquetes de trabajo, los paquetes de planificación
y las cuentas de control. Esta información se utiliza para desplegar el flujo del
presupuesto de costes por el calendario y planificar cuando se va a incurrir en cada
coste.
Registro de Riesgos: Se generará y describirá en el proceso de Identificar los
Riesgos y ahora hay que tenerlos en cuenta para agregar los costes de las
respuestas para la prevención de riesgos, así como para estimar la reserva de
contingencia. Acuerdos: La información relativa a los costes de los contratos, que
comprende los costes de los productos, servicios o resultados que se han adquirido,
se usa también para determinar la línea base y el presupuesto del proyecto.
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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Suma de Costos: Las estimaciones de los costes de las actividades del
cronograma se suman primero por los paquetes de trabajo de la EDT, luego por los
niveles superiores de la EDT, tales como cuentas de control. Y finalmente, para todo
el proyecto. También se agregan los costes temporalmente.
Análisis de Reserva: El análisis de reservas establece dos reservas de coste ó
asignaciones económicas para impactos de riesgos potenciales. Se trata de
asignaciones económicas reservadas para potenciales impactos en el alcance,
plazo y coste del proyecto, que no se utilizan si los riesgos no se producen. Si dichos
cambios son a causa de riesgos identificados en el registro de riesgos (unknown-
known), la reserva económica se denomina reserva para contingencias. Y dado que
debe quedar aprobada, forma parte de la línea base de costes. Por lo tanto, el
director del proyecto puede gastar de ella cuando lo juzgue necesario. Usualmente,
el patrocinador del proyecto maneja otra reserva económica para riesgos
desconocidos, denominada reserva de gestión.
Juicio de Expertos: Dada la dificultad de las estimaciones y la variedad de métodos
a utilizar, será necesario contar con la ayuda de expertos generalistas y
especialistas en el área de aplicación del proyecto. Tales cómo consultores,
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proveedores, clientes, asociaciones técnicas y profesionales y directivos de otras
unidades de la organización. Incluso de otros sectores industriales.
Relaciones Históricas: Para predecir los costes totales del proyecto se pueden
utilizar datos históricos para realizar estimaciones análogas y/o paramétricas.
Conciliación del Límite de Financiamiento: En general, las organizaciones
desean tener control y planificar la asignación de fondos a sus proyectos. Por lo
tanto, los costes del proyecto se concilian con los límites de financiación. Los cuales
son establecidos por el cliente o la organización ejecutante, de acuerdo a un plan
de desembolso de fondos para el proyecto. La conciliación requerirá que se ajuste
el cronograma del proyecto para allanar o regular dichos costes. Lo que se logra
aplicando restricciones de fechas impuestas en algunos paquetes de trabajo,
componentes de la EDT/WBS o hitos del proyecto.
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SALIDAS
Línea Base del Desempeño de Costes: Es el presupuesto del proyecto distribuido
en el tiempo, que se usa como referencia respecto de la cual se puede medir,
supervisar y controlar el rendimiento general del coste del proyecto. Se desarrolla
sumando los costes estimados por período y normalmente se representa de forma
acumulada en una curva S. La línea base del coste es un componente del Plan de
Gestión de Costes y por tanto, del Plan para la Dirección del Proyecto. Para medir
diferentes aspectos del rendimiento, muchos proyectos utilizan múltiples líneas
base de coste y líneas base de producción. Por ejemplo, una para cada recurso o
tipo de recursos.
Requisitos de Financiamiento: Los requisitos de financiación, totales y periódicos
(por ejemplo, anuales o trimestrales), se derivan de la Línea Base de Coste. En
general, se establecen con un margen por exceso con el fin de estar preparados
para sobre costes o para el adelanto de los trabajos.
Actualizaciones: El proceso determinar el presupuesto hace necesario actualizar
la documentación del proyecto. Como por ejemplo, el registro de riesgos, las
estimaciones de los costes y el cronograma del proyecto.
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CONTROLAR LOS COSTOS DEL PROYECTO El proceso de controlar los costos
se encarga de supervisar el grado de ejecución del presupuesto del proyecto, y
controlar los cambios en la línea base del rendimiento del coste. El control de costes
del proyecto incluye:
➢ •Influir sobre los factores que producen cambios en la línea base de coste.
➢ •Asegurarse de que las solicitudes de cambio de coste sean aprobadas.
➢ •Gestionar los cambios de costes a medida de que se produzcan.
➢ •Asegurar que los posibles sobrecostes no excedan las restricciones de la
financiación autorizadas para el proyecto, tanto total como por periodos.
➢ •Realizar el seguimiento del desempeño de costes para detectar y entender las
variaciones con respecto a la línea base de coste.
➢ •Registrar con precisión y pertinencia los cambios en la línea base de coste.
➢ •Evitar que se admitan cambios incorrectos, inadecuados o no aprobados en el
coste o en el uso de los recursos.
➢ •Informar los cambios aprobados a los actores interesados pertinentes.
➢ •Actuar para mantener los sobrecostes esperados dentro de límites aceptables.
ENTRADAS Plan para la Dirección del Proyecto. La línea base del desempeño de
costos, la cual se compara con los resultados reales para determinar si es necesario
implementar un cambio, una acción preventiva o correctiva. Por otro lado, el plan de
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gestión de costos, que describe la forma en que se gestionarán y controlarán los
costos del proyecto.
Datos sobre el Desempeño del trabajo. Recopilados durante el proceso Dirigir y
Gestionar la Ejecución del Proyecto, a partir de ellos se genera información sobre
el desempeño del coste de los trabajos.
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Gestión del valor ganado (EV): Método utilizado para la medición del desempeño,
el cual integra las mediciones del alcance del proyecto, costo y cronograma. Este
método se describe y explica con más detalle en la entrada: Gestión del Valor
Ganado.
Pronósticos o Proyecciones de Costo: Según avanza el proyecto, se realiza una
proyección de la estimación a la conclusión (EAC). En caso de que difiera del
presupuesto hasta la conclusión (BAC) y éste ya no es viable, se debe proyectar
una EAC. Reestimación o predicción de condiciones y eventos futuros.
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Índice de Desempeño del Trabajo por Completar (TCPI): Estimación sobre
cuánto se deben de ajustar los gastos para cumplir con el presupuesto del proyecto
aprobado.
Revisiones de Desempeño: Comparara el desempeño real del trabajo del proyecto
con la línea base del cronograma y a línea base de costos.
Análisis de reserva: Supervisa y controla las reservas o asignaciones económicas
para contingencias. En función de la identificación de nuevos riesgos, de la
revaloración de los ya identificados, de los costes incurridos en los planes de
contingencia activados hay que ajustar la reserva de contingencia.
SALIDAS
Información sobre del Desempeño del Trabajo: Valores calculados del CV, SV,
CPI y SPI.
Proyecciones del Presupuesto: Valores de una EAC calculada o de una EAC
ascendente.
Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización.
Solicitudes de Cambio: El análisis del rendimiento del proyecto puede generar una
solicitud de cambio de algún aspecto económico del proyecto.
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Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto:
•Línea base del desempeño de costos
•Plan de gestión de costos
Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
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CONCLUSIONES
•Una conclusión clave es que la planificación de costos es esencial para el éxito del
proyecto. El PMBOK destaca la importancia de desarrollar un plan de gestión de
costos detallado, que incluya la estimación de costos, el presupuesto y el control de
cambios. Esta planificación proporciona una base sólida para el seguimiento y
control de los costos a lo largo del proyecto, permitiendo a los equipos tomar
decisiones informadas y ajustar estrategias según sea necesario.
•Otra conclusión importante es que el control de costos es un elemento fundamental
en la Gestión de Proyectos. El PMBOK establece procesos específicos para
monitorear y controlar los costos durante la ejecución del proyecto. La capacidad
para identificar desviaciones, realizar ajustes según sea necesario y comunicar
eficazmente cualquier cambio en el presupuesto es crucial para evitar sorpresas
financieras y garantizar que el proyecto se mantenga dentro de sus límites
financieros.
•El PMBOK destaca la integración de la Gestión de Costos con otros conocimientos
de gestión de proyectos, como la programación, el alcance y la calidad. Una
conclusión clave es que la gestión de costos no existe de manera aislada; está
intrínsecamente vinculada a otros aspectos del proyecto. La coordinación efectiva
entre áreas como la planificación de recursos, el cronograma del proyecto y la
gestión del alcance es esencial para garantizar una gestión de costos coherente y
exitosa.
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