CASO VIP INTRODUCCIN
En el presente trabajo vamos a analizar a la empresa VIP encargada de comercializar vehculos y repuestos automotrices, la cual presenta varios problemas en su organizacin. Pero a pesar de ello, cuento con un destacado xito en el mercado.
COLABORADORES QUE INTERVIENEN AREA ALMACEN CENTRAL LIMA PLANTA PRE-ENTREGA TIENDA MANCO CAPAC CONTABILIDAD VENTAS ESPECIALES GERENCIA PROBLEMAS ESPECFICOS NOMBRE JAIME RAL ESTEBAN CARLOS PEDRO SANTIAGO RENZO ARTURO FELIPE SR. VEIN PUESTO Jefe de Almacn Central Control de Inventarios Almacenero N 1 Almacenero N 2 Encargado Mecnico de Planta Vendedor Encargado de Facturacin Ventas Especiales de Autos Dueo
DIALOGO
PROBLEMA NO CONTROL PARA DIFERENCIAR LAS SALIDAS NO FIGURA EL STOCK EN TIEMPO REAL NO HAY UN SISTEMA INTEGRADO FALTA DE INTERES DE LAS FUNCIONES DE OTRAS REAS NO CUMPLEN CON LOS PROCEDIMIENTOS
AREAS INVOLUCRADAS
EXPLICACIN Su sistema no permite diferenciar las salidas de mercadera por venta o para pre-entrega. La informacin no es exacta ya que lo actualizan cada semana. No hay interrelacin o una red de informacin entre las reas. Usan sistemas aislados. Hay una evidente desinters de las funciones de las otras reas. Al momento de solicitar productos en el almacn no se sigue siempre el conducto regular.
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NO EXISTE ESTADISTICA DE ROTACIN DE LOS PRODUCTOS
Contabilidad y Almacn Central Lima Contabilidad y Almacn Central Lima Contabilidad y Almacn Central Lima Contabilidad y Almacn Central Lima Almacn de Planta PreEntrega y Mecnico de Planta. Almacn de Planta PreEntrega y Mecnico de Planta.
No se tiene cifras exactas de rotacin de los productos.
MERCADERA ESCRITA NO COINCIDE CON LO FSICO.
Almacn Central Lima y Tienda Manco Capac.
Mercadera que figura escrita en su Bin Card no tiene relacin con lo habido fsicamente en almacn. Como no hay una estadstica de la rotacin de los productos, se basa de nmeros aproximados sin considerar las cantidades que contiene un empaque. Ya que si lo hubiera, se entregara por cantidades de empaque y no por producto suelto (Ejem: Si su estadstica es 95 y el empaque es de 100 unids, se entregara 100). No tienen informacin a tiempo real. No hay comunicacin entre la misma rea. No se debe asignar las responsabilidad inherentes al cargo de uno a terceros, ya que puede ocasionar descontrol y hasta generar la duplicidad de informacin. No hay control en las perdidas del producto y no se establece un procedimiento para encontrar a los responsables. Adems, se muestra desinters en encontrar alguna explicacin a las prdidas. Al no contar con una debida estadstica de rotacin de inventarios y por ende de un stock crtico, no se puede atender los pedidos. No hay una informacin real del stock en cada rea. Ejem: Almacn Central deba llamar a Planta o a tienda para recabar la informacin. Los dueos no dan el ejemplo y no siguen los procedimientos para requerir los productos de almacn. Los dueos no son atentos y se muestran demasiado autoritarios con los trabajadores. Los dueos no se encuentran de las ventas ni de la pre-entrega que tiene la empresa. Ejem: Haba un pedido importante que atender y con este requerimiento del dueo, se acorta la posibilidad de cumplir con el cliente. Existe una falta de control de los ingresos de existencias ya que stas ingresan sin Kardex.
AL NO EXISTIR ESTADSTICA DE ROTACIN, NO SE CONSIDERAN LAS CANTIDADES DE UN EMPAQUE NO FIGURA EL STOCK EN TIEMPO REAL DELEGACIN DE SUS RESPONSABILIDADE S A OTROS
Almacn Central Lima y Tienda Manco Capac.
Almacn Central Lima
Almacn Central Lima
NO HAY CONTROL DE PRDIDAS
Almacn Central Lima
NO HAY STOCK CRTICO
Almacn Central Lima y Ventas Especiales Almacn Central Lima y Ventas Especiales Almacn Central Lima y Dueo Almacn Central Lima y Dueo
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NO FIGURA EL STOCK EN TIEMPO REAL LA GERENCIA NO CUMPLE LOS PROCEDIMIENTOS NO HAY BUEN TRATO ENTRE GERENCIA Y LOS TRABAJADORES NO HAY INTERES DE LOS DUEOS SOBRE EL MANEJO DE LA EMPRESA
Almacn Central Lima y Dueo
NO HAY CONTROL DEL INGRESO DE EXISTENCIAS FALTA DE INTERS EN LA SOLUCIN DE
Almacn de Planta PreEntrega y Almacn Central Lima Almacn de Planta Pre-
Falta de dar solucin a los problemas, ya que no le dan la debida importancia a
PROBLEMAS
Entrega y Almacn Central Lima
los requerimientos que existen en otras reas. Hay personal negligente.
PROBLEMA GENERAL Se encuentra una falta de control por parte del personal encargado del Almacn Central con la Planta y Tienda. No se cuenta con informacin a tiempo real, ya que existe una falta de coordinacin entre las distintas reas. Asimismo, no se cumplen con los procedimientos y normas mnimas de control de las reas involucradas, lo cual es consecuencia de que el personal realiza sus labores de forma negligente. RECOMENDACIONES Elaborar un checklist de los procedimientos, parmetros y normas que deben de cumplir todo el personal involucrado. Realizar auditoras de control interno cada 15 das para verificar si se estn cumpliendo con las normas y procedimientos. Realizar auditoras de control en forma sorpresiva. Capacitar al personal en forma continua en los distintos procesos como control de inventarios y seguridad. Mejorar los procesos de estiba, despacho para evitar el desmedro y mermas de inventario.
Habilitar un sistema integrado entre las reas para que obtenga la informacin a tiempo
real.
