Materia

Informática
INF · PRIMER CUATRIMESTRE

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Módulo 1: Introducción a la Informática

Las personas que tienen menos de 18 años viven en un “mundo tecnológico” totalmente
diferente al que vivíamos los adultos de hoy cuando éramos adolescentes. Este cambio
transformó el mundo de todos: las formas de aprender, cómo entretenerse, las maneras de
informarse y también la manera de relacionarnos con los demás.

Efectivamente, las dinámicas vinculares, entre otras, han cambiado. Por un lado, porque los
temas de conversación son otros, ahora hablamos de “las personas y las pantallas”, no
hablamos específicamente de una pantalla en particular, sino de las pantallas en general.

Entonces los temas han cambiado y también cambiaron las formas de uso y consumo de
estas pantallas, de estos consumos culturales. ¿Por qué?
En la década del 50, cuando apareció la televisión, se hablaba de un aparato de TV en el
living en donde toda la familia compartía el mismo programa y se consensuaba lo que se
quería ver. Hoy, con la multiplicación de pantallas en una casa, cada habitación tiene un
aparato tecnológico, por ende, los consumos culturales, mediáticos y tecnológicos, son más
individuales.

Cada uno elige en su propia habitación. Todo es más individual, más personal. Se habla en el
mundo de una privatización en el uso de los medios, es decir, un uso privado de la
televisión, de la tableta, de la computadora, porque cada vez más se multiplican en el
interior del hogar. Efectivamente las personas pasan mucho más tiempo dentro de la casa,
pero en consumos más individuales, más personales, más solitarios si se quiere.

Todo esto implica, desde nuestro punto de vista, un salto cualitativo en lo cultural, marcado
por la integración de la cultura tecnológica en la cultura general, lo que permite comprender
mejor el mundo en el que vivimos, en gran parte obra del hombre, para poder así colaborar
activamente en la orientación y el control de su desarrollo, para lo cual se requiere tanto
manejar con solvencia las capacidades vinculadas al saber hacer, y poder evaluar
críticamente lo hecho, así como seleccionar, organizar y utilizar los conocimientos y recursos
(desde las manos, hasta el razonamiento abstracto; desde los recursos materiales y
económicos, hasta el tiempo).

Para poder dar este gran salto hay que capacitar a todos los profesionales del área jurídica,
y esa es la intención de esta materia: “brindarles facilidades, nuevas herramientas y dotar a
nuestros futuros profesionales de preparaciones para la Abogacía de esta nueva era”.

La transición que deberá traspasar y que son ejes fundamentales para el cambio es que el
abogado se capacite constantemente en cuanto a las nuevas tecnologías, que ya no son
simplemente las redes sociales.

La Informática, junto con la Tecnología, tienen como uno de sus objetivos, despertar la toma
de conciencia sobre la importancia y presencia del mundo artificial, y desarrollar en este
mundo la capacidad operativa que les permita, como ciudadanos de una sociedad

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democrática, participar en su evolución (desarrollo y transformación) y su control, lo que
implica reflexionar críticamente acerca del mundo artificial, sus usos cómo así también,
manejar los conocimientos y habilidades que les posibiliten desenvolverse con idoneidad,
solvencia, responsabilidad y creatividad al enfrentar estos desafíos.

La Informática posibilita una formación como ciudadano y futuro profesional cabal y

trabajador responsable; también participativo, frente a problemas sociales, capaz de
plantear alternativas, y en forma participativa, seleccionar la que mejor sirva a la sociedad.

Esta materia abre e inicia un camino como profesional responsable y consciente de que
vivimos en un mundo caracterizado, entre otras cosas, por un ritmo permanente de inno-
vaciones y un nivel creciente de complejidad, lo que exige una flexibilidad de pensamiento y
de acción, cada vez con mayor sustento lógico y científico.
Además, para insertarse activamente en la vida laboral de hoy, se requiere contar con una
multiplicidad de conocimientos teórico-prácticos que las herramientas informáticas
adecuadas pueden ofrecer.

Uno de los grandes retos del mundo del Derecho es que tiene que hacer frente a la
cambiante realidad social, a las respuestas que la sociedad demanda. Esta característica se
ha visto incrementada notablemente como consecuencia de la caída de las fronteras en el
plano económico, social, cultural e incluso político en determinadas áreas. Sin lugar a dudas,
el factor probablemente más determinante en este cambio ha sido el de las nuevas
tecnologías y, más concretamente, la aparición de Internet como un fenómeno global que
ha afectado al núcleo mismo de las relaciones humanas y -cómo no-, a los instrumentos que
determinan o al menos regulan las mismas, entre los cuales ocupa un lugar muy especial el
Derecho.

Los beneficios de Internet para el mundo de la Abogacía

Internet en los últimos años ha supuesto una enorme revolución en el día a día de las
personas. En la web podemos encontrar prácticamente todo. La importancia de sumarse al
mundo digital para los abogados es fundamental. Internet, para el mundo del Derecho,
supone una oportunidad.

Cada vez vemos más plataformas y apps de abogados que generan contactos, información,
aprendizajes y posibles nuevos negocios sin necesidad de tener que trasladarse. Los tiempos
cambian y es necesario adaptarse. El mundo avanza rápidamente y los abogados están
entendiendo la importancia y los beneficios de Internet. Hacerlo es una ventaja competitiva
y son muchos los beneficios que aporta. El paso de los años y las medidas de seguridad
implementadas han demostrado que es un lugar seguro para empresas y usuarios.

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Herramientas tecnológicas para oficina

Las herramientas tecnológicas están diseñadas para facilitar el trabajo y permitir que los
recursos sean aplicados eficientemente, intercambiando información y conocimiento dentro
y fuera de las organizaciones.

Son los recursos que se pueden utilizar en la oficina para hacer el trabajo más eficiente y
ordenado, sistematizando las tareas y, a la vez, enriqueciendo su contenido con las dife-
rentes opciones que nos presenta cada paquete de herramientas, siendo el más usado el
paquete de Microsoft Office, dentro del cual encontramos:

 Procesador de texto Word: llamado también procesador de palabras, permite desa-

rrollar contenidos de trabajo escritos tales como monografías, cartas de
presentación, informes, etc. fortaleciendo las habilidades de escritura y respetando
las reglas convencionales de ortografía.

 Power Point: generador de presentaciones multimedia. Nos permite generar presen-

taciones que contengan textos, gráficos, videos, organigramas, tablas, sonido, etc.

 Excel: es una plantilla de cálculo que permite hacer variadas operaciones

matemáticas de manera automática en plantillas con fila y columnas que pueden ser
adaptadas o reformadas a las necesidades del usuario.

Modulo 2: Procesador de textos

Procesador de textos Word: Características generales

En este módulo, nos detendremos en el estudio de Microsoft Word, software de oficina que
nos permitirá la creación y edición de documentos de texto.

Entre las principales razones que vienen a explicar el éxito de este software, podemos
destacar las siguientes:
 La edición del texto es realmente sencilla y se puede acometer recurriendo al
empleo de una larga lista de recursos.

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  Su apariencia y uso es muy fácil, con conocimientos básicos se puede emplear sin
problema.

 Da la posibilidad de poder visualizar el resultado final del trabajo antes de ser

impreso.

 Cuenta con herramientas muy útiles a la hora de obtener un resultado estupendo.

Nos referimos tanto al corrector ortográfico como a los distintos estilos y formatos.

 Se pueden emplear atajos de teclado, con combinación de teclas, que consiguen que
el trabajo sea mucho más rápido.

Veamos los pasos básicos para empezar. Puede iniciar Word ahora para ir probando todo lo
que le explicamos.

Al acceder, nos aparece la siguiente pantalla:

Vamos a elegir Documento en Blanco para comenzar a trabajar en un Nuevo documento.

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En esta pantalla, encontramos los siguientes elementos:

1. Barra de herramientas de acceso rápido

Contiene las opciones que más frecuentemente se utilizan. Los botones son Guardar,
Deshacer (para deshacer la última acción realizada) y Rehacer (para recuperar la acción que
hemos deshecho) y Abrir.
2. Barra de título
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Contiene el nombre del documento abierto que se está visualizando, además del nombre
del programa.

3. Pestañas cinta de opciones

Es el elemento más importante de todos, ya que se trata de una franja que contiene las
herramientas y utilidades necesarias para realizar acciones en Word.

4. Cinta de opciones de una pestaña

La cinta de opciones se organiza en pestañas que engloban categorías lógicas, por ejemplo,
Inicio, Insertar, etc. Para cada pestaña hay una cinta de opciones diferente.

5. Botones Presentación
Sirven para cambiar la presentación de la cinta de opciones, minimizar, maximizar y cerrar.

6. Barras de desplazamiento
Permiten la visualización del contenido que no cabe en la ventana. Hay una para desplazar
el documento de forma vertical y otra de forma horizontal.

7. Zoom
Nos permite alejar o acercar el punto de vista, para apreciar en mayor detalle o ver una vista
general del resultado. Normalmente se utiliza el 100%, que es el tamaño normal.

8. Vistas del documento

Definen la forma en que se visualizará la hoja del documento. Por defecto se suele mostrar
en Vista de impresión. Esto significa que veremos el formato de la hoja tal cual se imprimirá.

9. Barra de estado
Muestra información del estado del documento, como el número de páginas y palabras, o el
idioma en que se está redactando.

Edición básica
A continuación, aprenderemos lo necesario para editar documentos.

Introducción de datos
Escribir un documento básicamente se trata de teclear el texto y controlar siempre dónde
está situado el punto de inserción.

En el documento podemos definir qué texto es el título, cuál el subtítulo, y cuál los párrafos
de contenido. Esta distinción no es únicamente estética, sino que ayuda a Word a hacerse
una idea de la estructura del documento y esto a la larga nos ayudará en nuestro trabajo.
Un documento bien estructurado siempre es más sencillo de manejar, facilitando por
ejemplo la posterior creación de índices.

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Desde la pestaña Inicio > grupo Estilos, encontramos un cuadro que nos permite elegir el
tipo de texto que vamos a introducir.

De este modo, si pulsa Título 1 y a continuación escribe algo, se considerará que el texto
introducido es un título. De alguna forma es como etiquetar cada uno de los elementos del
archivo.
Al pulsar INTRO, Word asumirá que quiere cambiar de elemento y pasará al formato
Normal. Pero siempre puede cambiarlo, por ejemplo, para elegir insertar un Título 2 (que
supone un nivel más bajo en la jerarquía estructural) para incluir un subtítulo.

Si quiere que un determinado texto se tenga en cuenta como párrafo, deberás elegir el
estilo Párrafo.

Word se encarga de que el texto que va introduciendo se contenga dentro de unos már -
genes y pasa a la línea inferior cuando alcanza el margen derecho. Pero conviene saber que,
si en algún momento quiere realizar un salto de línea de forma voluntaria, lo puede hacer
con la combinación de teclas MAYÚS+INTRO.

A primera vista el resultado será el mismo que si pulsara simplemente INTRO, pero no es
así. Si pulsa INTRO lo que Word interpreta no es un salto de línea, sino la intención de
empezar un nuevo párrafo. En su inicio esto carecerá de importancia, pero, a medida que
vaya aprendiendo a dar formato estableciendo una distancia entre párrafos concreta o
utilizando la sangría, sí que puede afectar al resultado final.

Los saltos de página se insertan automáticamente cuando llegamos al margen inferior de

una página y seguimos escribiendo. También se pueden insertar de forma manual si
queremos pasar a la página siguiente, aunque no hayamos llegado al final, desde la pestaña
Insertar > grupo Páginas > opción Salto de página.

La herramienta Mostrar todo le permite saber si un texto ha sido dividido en bloques

mediante saltos de línea o mediante párrafos. La encontrará en la pestaña Inicio > grupo
Párrafo. Si la utiliza, el documento se llenará de marcas así:

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Para ocultar de nuevo estas marcas debemos pulsar de nuevo el botón.

Word no sirve únicamente para introducir texto. Se puede insertar dibujos, fotografías,
logotipos, tablas, gráficos y muchos otros objetos que enriquecerán el documento.
Insertar símbolos

Insertar texto no tiene secreto, únicamente hay que escribirlo, pero si queremos insertar
algún símbolo o un carácter especial deberemos ir a la pestaña Insertar > grupo Símbolos.

Desde el botón Símbolo, en cambio, accederemos a caracteres especiales como símbolos

monetarios, el símbolo del copyright o de registro, etc.

Seleccionar
Para realizar muchas operaciones (copiar, cambiar el formato, etc.), previamente hay que
decirle a Word sobre qué parte de texto tiene que actuar; en esto consiste seleccionar. El
texto seleccionado se identifica claramente porque el fondo del texto seleccionado se
muestra coloreado (normalmente en azul o negro).

El texto se puede seleccionar:

 Con el mouse: colocar el cursor al principio de la selección, presionar el botón
izquierdo y, sin soltar el botón, mover el cursor hasta el final de la selección.
 Con la opción Seleccionar: en la pestaña Inicio > grupo Edición > opción Seleccionar,
podrás desplegar un menú que le permitirá, por ejemplo, seleccionar todo el
documento de una vez.

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Eliminar
Para borrar o eliminar lo seleccionado basta con presionar la tecla SUPR.

Deshacer y rehacer
Afortunadamente Word nos permite corregir los errores fácilmente. Si acabamos de borrar
un párrafo completo y nos damos cuenta de que no era ese el párrafo que queríamos
borrar, con un solo clic podemos deshacer la acción errónea y recuperar el párrafo. Para
deshacer acciones:
1. La última acción realizada: para deshacer la última acción realizada, pulsar el icono
deshacer, de la barra de acceso rápido.

2. Otra forma más de deshacer es pulsar CTRL+Z.

Las últimas acciones realizadas: si hacemos clic en el triángulo que hay a la derecha del
ícono deshacer, aparecerá una lista con últimas acciones para deshacer, colocando el cursor
en esa lista podremos deshacer varias acciones a la vez. Por ejemplo, al colocar el cursor en
la tercera línea de la lista desharemos tres acciones.

La lista nos indica de forma abreviada cuáles son las diferentes acciones que podemos
deshacer, por ejemplo, Escritura “la”, Escritura “el”, Negrita.

Rehacer
Utilizando el icono Rehacer , de la misma forma, podemos rehacer las acciones que
acabamos de deshacer. Por ejemplo, si ponemos en cursiva un párrafo y deshacemos la
acción porque pensamos que no queda bien en cursiva, pero al cabo de un momento
pensamos que sí queda mejor en cursiva podemos rehacer la acción y volver a dejarlo en
cursiva.
Otra forma de rehacer es pulsar CTRL+Y.

Cortar, copiar y pegar

Cuando hablamos de copiar nos referimos a colocar una copia en otro lugar; mientras que
cuando hablamos de cortar queremos decir quitar algo de un lugar para llevarlo a otro lugar.
Se pueden utilizar varios métodos:
1. Mediante el mouse y los iconos en el grupo Portapapeles de la pestaña Inicio:

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 1. Seleccionar el elemento (carácter, palabra, párrafo...) a copiar o cortar.
2. Hacer clic en el icono copiar Copiar o cortar.
3. Colocar el cursor en el punto de destino y hacer clic en el icono pegar.

[Link] el mouse:
Seleccionar con doble clic, presionar el botón derecho, elegir copiar o cortar, en el menú
contextual ir a la posición donde vamos a copiar o pegar, presionar botón derecho y elegir
pegar.

[Link] el teclado:
*Primero, seleccionar el texto: con MAY+flechas, seleccionamos letras, (con
MAY+Ctrl+flechas, seleccionamos palabras).

*Segundo, copiar con Ctrl+C. Y, por último, ir a la posición donde vamos a pegar, pulsar
Ctrl+V.

Copiar formato
Cada vez que pegamos, se copia el texto tal y como lo copiamos, con el formato que tenía.
Por ejemplo, si copiamos algo que estaba en estilo negrita y tamaño 18, al pegar se pegará
también en negrita y tamaño 18. Sin embargo, en ocasiones puede interesarnos que no se
copie el formato ya que desentonaría en el lugar donde lo vamos a copiar. Para solucionar
esto existen las Opciones de pegado.

¿Cómo se usan estas opciones? Debajo del ícono Pegar aparece una flecha. Si hacemos clic
en ella se despliega una lista con las opciones que puedes ver en esta imagen:

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De izquierda a derecha, las opciones permiten:

 Mantener el formato de origen (opción predeterminada).

 Combinar formato.
 Mantener sólo texto, que copiará el texto, pero sin los estilos que tenga.

Al hacer clic en Pegado especial, se abre una ventana que permite elegir cómo pegar el
elemento de entre distintos formatos. Por ejemplo, podría convertir un texto que haya
copiado en formato HTML a formato RTF o viceversa.

Desde el apartado Resultado puede consultar la descripción de la acción que realizará cada
tipo de pegado, simplemente seleccionándolo en la lista superior.

Guardar y Guardar como

Para guardar un documento puedes utilizar los comandos Guardar y Guardar como de la
pestaña Archivo, o bien el icono de la barra de acceso rápido.

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 Al utilizar el comando Guardar como, Word le permite elegir el dispositivo donde
guardar el documento, cambiar el nombre del archivo, el tipo y la carpeta que lo contiene.
En definitiva, si el documento ya había sido guardado, lo que hará será guardar las
modificaciones realizadas en él en un archivo diferente. De este modo, podrá conservar el
original y la copia modificada por separado.

La primera pantalla que aparece al utilizar Guardar como es la siguiente:

En esta pantalla se puede elegir la ubicación (dispositivo) y la carpeta donde vamos a

guardar el archivo.

Una vez elegida la ubicación podemos elegir una carpeta dentro de esa ubicación. Podemos
hacer clic en una de las carpetas que se nos muestran en la parte derecha de la pantalla o
podemos buscar otra carpeta haciendo clic en Examinar. En ambos casos se abrirá un
cuadro de diálogo similar al que ves a continuación:

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Al utilizar el comando Guardar (también CTRL+G) o el icono no se abrirá ningún cuadro de
diálogo, simplemente se guardarán los cambios. A excepción de un documento que nunca
ha sido guardado, en ese caso sí se abrirá el cuadro de diálogo para que elija el nombre y
ubicación que quiera darle.

En función de la versión de Windows que utilice, la ventana será de una forma u otra. Aun
así, aunque la estética y botones cambien ligeramente, la base es la misma. Para guardar un
archivo debe tener en cuenta:

Dónde se guarda: en la parte central del cuadro se muestran los archivos y carpetas que hay
dentro de la carpeta en que estamos situados, en este caso Documentos. Tenga en cuenta
que, para guardar el archivo en una carpeta determinada, la tiene que tener abierta de
modo que se muestre su contenido.

El nombre del archivo: escriba el nombre que quiere darle a su archivo o documento.

Cuando guardamos un documento por primera vez, en este campo aparecen las primeras
letras del contenido del documento.

El tipo del archivo: se especifica en el desplegable inferior. Normalmente por defecto será
Documento de Word, pero desde el menú despegable podemos elegir otros tipos, para, por
ejemplo, guardar una copia el formato PDF.

Abrir un documento
Para comenzar a trabajar con un documento hay que abrirlo.

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Si acabamos de abrir Word veremos una pantalla con los documentos usados recientemen-
te, podemos hacer clic en uno de ellos para abrirlo. En otro caso pulsaremos sobre el icono:

En ese caso y también si utilizamos el comando Abrir de la pestaña Archivo, veremos una
pantalla similar a esta:

Desde aquí podemos abrir uno de los documentos recientes haciendo clic en la lista de la
parte derecha. Si el documento que queremos abrir no aparece entre los documentos
recientes haremos clic en una de les opciones de la parte central, OneDrive, Equipo.

Para buscar en nuestro disco duro pulsaremos en Este PC y se abrirá una pantalla similar a la
que hemos visto para Guardar, desde ella elegiremos la carpeta donde queremos. Si el
documento que queremos abrir está en la lista que se nos muestra basta hacer doble clic
sobre él para abrirlo.

Ortografía y gramática
La revisión ortográfica y gramatical es otra de las grandes aportaciones de los procesadores
de texto. Word 2016 dispone de potentes herramientas en este campo que han sido
mejoradas notablemente desde las primeras versiones.
Evitar que haya errores en nuestros textos es ahora mucho más fácil. No obstante, conviene
saber que revisar un documento y que Word no encuentre ningún error no quiere decir que,
necesariamente, sea así. Ya que hay errores que Word no puede detectar, puesto que
dependen del contexto.
La forma que tiene Word para detectar las palabras erróneas es comprobar si las palabras
de nuestro documento existen en el diccionario que lleva incorporado, junto con algunas
reglas gramaticales. Lo que no es capaz de hacer Word, por el momento, es discernir el
significado de las palabras en cada contexto.

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La revisión ortográfica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto no son
erróneas y la revisión gramatical trata de que las frases no contengan errores gramaticales.
Podemos realizar una revisión ortográfica, una gramatical o ambas a la vez:

1. Revisar mientras se escribe: de forma predeterminada, Word irá subrayando con una
línea ondulada las palabras que considere que contienen errores ortográficos en rojo y
las que considere que contienen errores gramaticales en azul. Lo hará a medida que
vayamos escribiendo, sin necesidad de solicitar la revisión de forma expresa. Word no
podrá detectar errores gramaticales hasta que la frase esté acabada, por ejemplo, con
un punto.

Para corregir el error, debemos colocar el cursor sobre palabra subrayada y pulsar el botón
derecho del ratón. Entonces aparecerá el menú contextual que nos permitirá elegir una de
las palabras sugeridas.

*Ortografía:

Vemos que hay varias sugerencias para corregir el error: juguete, jubete y juguetee. Debe-
remos hacer clic sobre la que nos interese. Esta es la forma básica de corregir nuestros
documentos.

* Gramática: en nuestro ejemplo la palabra sugerida frente al error gramatical es

Este, con lo que la frase quedaría "Este autobús ..."

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 2. Autocorrección
Mediante la autocorrección Word puede corregir algunos errores obvios sin previo aviso y
nos ofrece la posibilidad de realizar nuestras propias correcciones.
Por ejemplo, si detecta que escribe “o once”, lo cambiará automáticamente por “u once”. O
bien, si detecta que empieza una frase con minúscula, la cambiará por mayúscula.

Para configurar la autocorrección:

1. Elegir la pestaña Archivo > Opciones.
2. Aparecerá un cuadro de diálogo. Allí seleccionar en el menú de la izquierda, Revisión.
3. Hacer clic en el botón Opciones de Autocorrección y aparecerá un cuadro de diálogo
para que Usted selecciones las opciones que quiere tener en su corrección automática.

Sinónimos y traducción
Además de la corrección de textos, Word consigue facilitar nuestro trabajo a la hora de la
redacción y ayudarnos a crear documentos de bien elaborados. Para ello, nos ofrece los
sinónimos y la traducción.

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El panel de Referencia, que podemos mostrar desde la pestaña Revisar > grupo Idioma >
Traducir, es precisamente esto. Una pantalla para poder traducir y buscar sinónimos.

Observa el ejemplo de las siguientes imágenes, donde hemos realizado una búsqueda de la
palabra aprender tanto en un diccionario de sinónimos en español como en un traductor
español - inglés:

Sinónimos: traducción:

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En ambos casos, la búsqueda se realizará después de pulsar el botón verde con forma de
flecha.

Formato del documento

Cuando hablamos del formato de un documento nos estamos refiriendo a las cuestiones
que tienen que ver con su aspecto, con la forma de presentarlo.
La presentación del documento es importante. No sólo por elegancia, sino también para
facilitar y motivar su lectura. Afortunadamente, Word facilita mucho esta tarea y con poco
trabajo se consiguen resultados espectaculares.

La portada
En ocasiones el tipo de documentos que realizamos necesitan de una portada: proyectos,
memorándums, informes, etc. Word 2016 facilita mucho esta tarea, ya que pone a nuestra
disposición una serie de portadas predefinidas.
Para incluir una portada debemos ir a la pestaña Insertar > grupo Páginas > opción Portada

Se desplegará un menú con varios diseños. Haciendo clic en uno de ellos se insertará una
nueva página al principio del documento con el aspecto elegido.

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La portada suele incluir cuadros que deben rellenarse con los datos adecuados, como el
título, el subtítulo, la fecha o el nombre del autor. De entrada, estos campos se muestran
con texto entre corchetes: [Escribir el título ...]. Al hacer clic sobre él se muestra un cuadro
de edición, donde hay que indicar el nuevo texto.

Fondo de página
Otro detalle que nos ayudará con los últimos retoques del documento es cambiar el fondo
de las páginas.
Por defecto, las páginas se muestran blancas, porque es el color más normal del papel de
impresión y por tanto dejarlo así supone un menor gasto de tinta en la impresión.

Pero si queremos dar color a las páginas, podemos hacerlo desde la pestaña Diseño > grupo
Fondo de página.

Encontraremos tres herramientas que nos permitirán cambiar el fondo de todas las páginas
a la vez:
 Marca de agua: normalmente es un texto que se ve al fondo de la página
 Color de página: al hacer clic, un menú te permite elegir el color en una paleta de
colores.
 Bordes de página: como cuadro, sombra, 3D, etc.

La fuente
Cuando hablamos de fuente nos referimos a la forma en que se representan cada una de las
letras, números y signos de puntuación que se escriben como texto.
Podemos modificar la fuente desde la pestaña Inicio > grupo Fuente.

También aparecen las herramientas de formato automáticamente al seleccionar una

palabra o frase.

1. Fuente:
Por lo general, al hablar de cambiar la fuente o aplicar una fuente nos referiremos a elegir la
tipografía. En la imagen vemos que la tipografía de fuente actual es Calibri. Haciendo clic
sobre el pequeño triángulo que hay a su derecha se despliega el listado de fuentes
disponibles en nuestro equipo.

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La lista se divide en tres zonas: Fuentes del tema, Fuentes utilizadas recientemente y Todas
las fuentes. Esto es así para que el listado resulte más práctico y, si está utilizando una
fuente la encuentre fácilmente entre las primeras posiciones de la lista.

Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra de desplazamiento de la derecha
para que vayan apareciendo todos los tipos de letra disponibles, también podemos
desplazar el botón central para movernos más rápidamente.
Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacer clic sobre ella para
aplicarla.

2. Tamaño de la fuente:

De forma parecida, podemos cambiar el tamaño de la fuente. Seleccionar el

texto y hacer clic en el triángulo para buscar el tamaño que deseemos, o
escribirlo directamente en la caja de texto.

Junto al desplegable de tamaño de fuente veremos dos botones en forma de A que también
nos permiten seleccionar el tamaño de fuente, pero esta vez de forma relativa. Cada uno de
ellos tiene una flecha triangular: el de la flecha hacia arriba aumenta el tamaño, y el que
apunta hacia abajo lo disminuye.

3. Efectos básicos:

Existen herramientas de estilo que nos permiten realizar cambios sobre un texto.

Basta seleccionar el texto y hacer clic en el botón correspondiente.

 Negrita (teclas CTRL+N): Aumenta el grosor de la línea que dibuja los
caracteres.
 Cursiva (teclas CTRL+K): Inclina el texto ligeramente hacia la
derecha.

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  Subrayado (teclas CTRL+S): Dibuja una línea simple bajo el texto. Si
pulsa la pequeña flecha triangular de su derecha se despliega un menú
que le permite cambiar el estilo de la línea, pudiendo elegir entre
líneas onduladas, discontinuas, dobles, gruesas, etc.
 Tachado: Dibuja una línea sobre el texto.
 Subíndice (teclas CTRL+ =): Reduce el tamaño del texto y lo sitúa
más abajo que el resto del texto.
 Superíndice (teclas CTRL+ +): Reduce el tamaño del texto y lo sitúa
más arriba que el resto del texto.

Cambio mayúsculas/minúsculas

En la pestaña Inicio > grupo Fuente > opción Cambiar a mayúsculas y minúsculas podemos
desplegar un menú desde la pequeña flecha triangular que nos permite cambiar el formato
de mayúsculas a minúsculas en el texto seleccionado. Las opciones son:

› Tipo oración. La primera letra después de cada punto en mayúsculas el resto en

minúsculas.

› minúsculas. Todas las letras en minúsculas.

› MAYÚSCULAS. Todas las letras en mayúsculas.

› Poner en mayúsculas cada palabra. La primera letra de cada palabra en mayúscula y el

resto de la palabra en minúsculas.

› Alternar MAY/min. Cambia las mayúsculas por minúsculas y viceversa.

Color y efectos de texto

Para dar algo de color al texto, utilizamos las herramientas que también se
pueden aplicar a la vez. Están en la pestaña Inicio > grupo Fuente y desde el menú
contextual.

Color de fuente: Es el color del texto. La línea que se dibuja bajo la letra A del ícono
es el color que hay seleccionado actualmente. También dispone de una paleta de
colores que se muestra al pulsar su correspondiente flecha. Si no encuentra el color
que desea, puede pulsar Más colores y seleccionarlo de la paleta más completa que
se mostrará en un cuadro de diálogo.

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 Color de resaltado del texto: Al pulsar sobre este botón el cursor cambiará y tomará
la forma de un rotulador de resaltado.
Colorea el fondo del texto del color indicado, del mismo modo que resaltaríamos sobre una
hoja de papel con un rotulador. Para cambiar el color, pulse la flecha de la derecha y
seleccione cualquiera de la paleta de colores disponibles.

Si lo que quiere es quitar el resaltado, seleccione el texto y pulse Sin color. Para dejar el
texto resaltado, pero sin utilizar el lápiz especial y recuperar el formato normal del cursor,
pulse Detener resaltado.

Efectos de texto: Al pulsar sobre la flecha de efectos se despliega un menú con 20

formatos prediseñados que incluyen sombreados, reflejos, letras con bordes de un
color distinto al fondo, y demás efectos.

Para eliminar un efecto aplicado, debemos elegir la opción Borrar efectos de texto.

WordArt
Con las opciones anteriores seríamos perfectamente capaces de crear un rótulo vistoso en
nuestro documento. Pero Word dispone de una herramienta que permite crear rótulos de
forma sencilla, escogiendo de entre los formatos predefinidos existentes: WordArt.
Para utilizarla, iremos a la pestaña Insertar > grupo Texto y pulsaremos el botón WordArt.

Se mostrará una lista con algunos modelos de letras. Lo único que deberemos hacer es
hacer clic sobre la que más nos guste.

A continuación, se mostrará un texto en el documento listo para ser modificado. Si hemos

seleccionado texto previamente no será necesario teclearlo ya que aparecerá ya escrito.

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Recuerde que puede retocar el texto con las herramientas de la pestaña Inicio para cambiar
aspectos como la fuente, el tamaño, el color o los estilos, tal y como lo haría con cualquier
otro texto.

Sin embargo, los elementos WordArt no son exactamente texto, sino que están a medio
camino de ser imágenes. Por ello, vemos que cuando lo tenemos seleccionado disponemos
de las Herramientas de dibujo, con una pestaña de Formato. Esto quiere decir que, por
ejemplo, el corrector ortográfico no detectará un error en un texto WordArt, y también que
el texto WordArt seguirá las reglas de alineación de los gráficos.

En la parte izquierda encontramos un ancla que sirve para mover el texto de sitio, en la
parte superior central está el ícono para girar y en la parte derecha el ícono para alinearlo
con el texto que lo rodea.

Letra capital
Un capitular (capital) es una letra capital grande que se usa como elemento decorativo al
principio de un párrafo o de una sección. El tamaño de una capitulación suele ser dos o más
líneas. Use letras capitales para dar a su documento Word un aspecto espectacular y
elegante.
Para introducir una letra capital:
1. Seleccionar el primer carácter de un párrafo.

2. En la pestaña Insertar, en el grupo texto, seleccione capitular

3. Seleccione la opción de capitular que desee.

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Para Eliminar una letra capital, primero debemos resaltar la misma y luego en la pestaña
Insertar, en el grupo texto, hacemos clic en letra capital > ninguno.

Formato de párrafo

Para cambiar las características de formato de un párrafo, basta con seleccionarlo y

modificar las características que queramos.
Los párrafos son unidades dentro del documento Word que tienen sus propias caracte-
rísticas de formato, pudiendo ser diferentes de un párrafo a otro.
Las características más importantes de formato de párrafo son la alineación y la sangría,
ambas están disponibles en la pestaña Inicio.

Alineación: estos son los botones para fijar la alineación. Hay cuatro
tipos de alineación: Izquierda, Centrada, Derecha y Justificada.

Sangría: aplicar una sangría a un párrafo es desplazar un poco el párrafo hacia la

derecha o izquierda. Se realiza seleccionando el párrafo y haciendo clic en uno de estos
botones de la pestaña Inicio en el grupo Párrafo, según queramos desplazar hacia la
izquierda o hacia la derecha.

Viñetas y Numeración
En el grupo Párrafo de la pestaña Inicio también encontramos herramientas para crear
listas
Una lista no es más que un conjunto de elementos ligeramente tabulados y precedidos por
un símbolo, dibujo o número. Utilizaremos una lista numerada o por viñetas dependiendo
de si los elementos guardan o no un orden secuencial. Para aplicarlas, podemos:

›Pulsar el correspondiente botón y empezar a escribir cada uno de los elementos de la lista.

›O bien seleccionar un texto ya existente y aplicar el estilo de lista.

25
Esta es la forma manual de crear listas, pero existe otra forma: dejar que Word la cree de
forma automática.

›Si empieza a introducir elementos precedidos por un signo (como–o * ) Word entenderá
que quiere introducir una lista de viñetas.

›Si lo que hace es introducir elementos precedidos por letras o números, también creará
una lista, en este caso numérica.

Tenga presente que se inserta un número o viñeta por cada párrafo, es decir, a continuación
de la tecla INTRO. Si quiere que dos elementos estén en la misma viñeta, deberás separarlas
por un salto de línea, pulsando MAYÚS+INTRO en vez de INTRO.

El resultado será el siguiente:

Si desea que un elemento de la lista numérica no empiece por 1 o no siga la secuencia,

utilice la opción Establecer valor de numeración del submenú que despliega su correspon-
diente flecha.
Una vez hemos completado la lista y queremos continuar con un párrafo normal, hay que
pulsar de nuevo la tecla INTRO después del último elemento, es decir, hay que pulsar dos
veces la tecla INTRO.

Al pulsar el botón Aumentar sangría antes de introducir un nuevo elemento indicamos que
este se encuentra en un nivel inferior que el anterior, es decir, indicamos una dependencia.
Esto da lugar a las listas multinivel. Las listas multinivel pueden ser tanto de viñetas como
numéricas:

26
Para elegir el estilo de lista, lo único que hay que hacer es desplegar la flecha triangular
situada a la derecha de cada uno de los botones:

Podrá escoger entre varios modelos, pulsando directamente sobre la pequeña muestra del
menú que se despliega. También puede crear un estilo de lista personalizado pulsando
Definir nueva viñeta, Definir nuevo formato de número o Definir nueva lista multinivel.

Diseño de página
Cuando estamos escribiendo en un documento Word, es como si lo hiciéramos en una hoja
de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un área en la cual podemos
escribir y unos márgenes los cuales no podemos sobrepasar.

27
Estos márgenes se definen en la pestaña Formato, en el grupo de herramientas Configurar
página, donde también podremos encontrar herramientas para seleccionar la Orientación,
Saltos de página, Tamaño, Números de línea, Columnas y Guiones.

Al hacer clic sobre el botón Márgenes, aparecen unos márgenes predeterminados. Si

ninguno nos sirve, podremos definir unos desde la opción Márgenes Personalizados.

También es conveniente especificar el tamaño del papel que vamos a utilizar en la impre-
sión. Al hacer clic en el botón Tamaño, se abre una lista de Tamaños predeterminados.
Pero, al igual que en los márgenes, aquí también se puede personalizar el tamaño de la hoja,
haciendo clic en la opción Más tamaños de papel.

Tanto si escogemos la opción de márgenes personalizados, como si pulsamos el pequeño

botón de la esquina inferior derecha del grupo Configuración de página, veremos la
siguiente ventana:

28
1. Márgenes: podemos fijar los márgenes tecleando los centímetros deseados en cada
campo: Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho. También el de Encuadernación, que es
un espacio adicional reservado para encuadernar las hojas.

Además, indicaremos si la página tiene orientación vertical (la más usual) o horizontal
(también llamada apaisada).
2. Papel: determinaremos el tipo de papel a utilizar en la impresora: A4, Carta, etc. y
también la bandeja de la que tomará el papel la impresora, en caso de que tenga más de
una.

Para apreciar el efecto global de los márgenes en nuestro documento debemos visualizarlo
con la vista de Diseño de impresión.

Encabezados y pies de página

Un encabezado es un texto que se insertará automáticamente al principio de cada página.
Esto es útil para escribir textos como, por ejemplo, el título del trabajo que se está escri -
biendo, el autor, la fecha, etc.
El pie de página tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la página, y suele
contener los números de página.

Pasos para incluirlos en nuestro documento:

1. Con el cursor en la primera página del documento, vamos a Insertar, seleccionamos

Encabezado o Pie y, a continuación, elegimos un diseño integrado o seleccionamos
Editar encabezado o Editar pie de página para crear el nuestro propio.

29
2. Lo que desee repetir en las páginas del documento, agréguelo en el área de
encabezado o pie de página en la página.
Si no desea el encabezado o pie de página en la primera página, seleccione Diferente de la
primera página.

3. Cuando haya terminado, seleccionamos Cerrar encabezado y pie de página.

Número de página

30
Cuando creamos un documento, Word numera correlativamente las páginas para poder
referenciarlas, ese número es el que aparece en la parte izquierda de la barra de estado,
pero este número de página no aparece en el documento.

Si queremos que los números de página aparezcan en nuestro documento cuando lo

imprimamos deberemos insertarlos desde la pestaña Insertar, desplegando la opción
Número de página y eligiendo dónde queremos que aparezca el número.

Encontraremos la misma opción en la pestaña Diseño de las Herramientas de encabezado y

pie de página, cuando tengamos un encabezado en modo de edición.
Al seleccionar una ubicación se despliega una lista de formatos prediseñados para que
elijamos el que más nos guste. Existe una gran cantidad de formatos prediseñados asociados
a cada ubicación, estos están organizados por secciones para facilitarnos la localización del
formato que buscamos.

Tablas
Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas. En cada celda
se puede insertar texto, números o gráficos.

Nos permiten organizar la información en filas y columnas, de forma que se pueden realizar
operaciones y tratamientos sobre los datos. Por ejemplo, obtener el valor medio de una
columna u ordenar una lista de nombres.
Para crear una tabla, activar la solapa Insertar > grupo Tablas > botón Tabla.

31
Seleccione la cantidad de columnas deseadas, teniendo presionado el botón izquierdo del
mouse. Así, aparecerá en la hoja del documento la tabla. La cantidad de filas no debe
preocuparle, ya que, si se mueve con la tecla TAB, al presionarla en la última celda insertará
una nueva fila. Para moverse de una celda a otra, utilice la tecla TAB o las flechitas del
teclado. Para que aparezcan los bordes, primero debe seleccionar la tabla. Esto se logra
haciendo clic al comienzo, y arrastrando el mouse sin soltarlo en ningún momento,
únicamente al llegar al final de la tabla. También puede seleccionarse haciendo clic y
arrastrando por toda la tabla sin soltar, cuando aparece una flecha negra al pasar el mouse
por la parte superior de la tabla. Para aplicar los bordes deberá hacer clic en la solapa Inicio,
allí en Párrafo encontrará el botón Bordes. De este modo, puede ponerle contorno y líneas
interiores a la tabla. También, desde el mismo sitio, podrá aplicar diferentes rellenos a la
tabla.

Para retocar una tabla dibujando sus bordes deberemos situarnos en ella. De este modo,
veremos que disponemos de una pestaña de Herramientas de tabla. En su pestaña Diseño >
grupo Bordes, encontraremos las herramientas que nos ayudarán a dar el diseño deseado a
la tabla.
Podemos elegir el estilo, grosor y color del borde y el cursor tomará forma de pluma para
que modifiquemos el diseño de los bordes de la tabla.
Si queremos modificar la estructura de la tabla iremos a la pestaña de Herramientas de
tabla > Presentación > grupo Dibujar, y a continuación pulsar sobre Dibujar tabla
Si nos equivocamos podemos utilizar la herramienta Borrador, que cambiará el dibujo del
cursor y nos permitirá eliminar cualquier línea de la tabla simplemente haciendo clic sobre
ella.

32
Podemos modificar el estilo de una tabla aplicando estilos predefinidos con un solo clic,
eligiéndolos en la pestaña Diseño > grupo Estilos de tabla

Al pasar el mouse sobre ellos verá cómo cambia el formato de la tabla. Para aplicarlo
definitivamente haremos clic sobre él. Luego, podrá retocar el resultado final, si lo desea,
con las herramientas de Sombreado y Bordes.
Además, los estilos se pueden ajustar según nuestra conveniencia en base a distintas
opciones que tenemos disponibles justo a su derecha. Podemos elegir pues si nuestra tabla
tiene o no encabezados, filas de totales o las filas y columnas resaltadas en distintos colores
que van alternando. Para ello simplemente deberemos marcar o desmarcar cada una de las
Opciones de estilo de tabla.

Alineación
Cuando insertamos una tabla en nuestro documento es importante que tengamos en
cuenta su alineación con respecto a la página y con respecto al texto que la rodea.
Para hacerlo, hacemos clic en cualquier zona de la tabla para tener acceso a las Herramien-
tas de tabla. En la pestaña Presentación > grupo Tabla haremos clic en el botón
Propiedades.
Se abrirá la ventana que vemos en la imagen:

33
Ahora basta con hacer clic en el icono adecuado para especificar un Ajuste de texto
(Ninguno o Alrededor) y una Alineación (Izquierda, Centro o Derecha).

Mover libremente una tabla

Otro aspecto importante cuando hablamos de ajustar una tabla al contexto es el de poder
moverla. Al pasar el mouse sobre la superficie de la tabla, veremos que aparece un icono en
la esquina superior izquierda. Si hacemos clic en él y lo arrastramos lograremos mover la
tabla.

Ajustar tamaño
También al pasar el ratón sobre la superficie de la tabla, apreciaremos un icono en la
esquina inferior derecha. Si hacemos clic en él y lo arrastramos podremos modificar de
forma sencilla y visual el tamaño de la tabla. Deberemos tener en cuenta que el sistema
siempre modificará la altura del borde inferior y la anchura del borde derecho. De esta
forma su posición no variará, ya que el punto que indica la posición de la tabla es la esquina
superior izquierda.

Borrar
Para borrar una celda, columna o una fila basta con seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso
(Backspace), si sólo queremos borrar su contenido, pulsar la tecla Suprimir. Al borrar una
celda Word nos preguntará sobre la forma de desplazar el resto de las columnas.
Ilustraciones

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En la mayoría de los casos, nuestro documento se verá muy enriquecido si incorpora
fotografías, gráficos, vídeos y cualquier otro objeto que apoye su contenido con material
más visual.
En la pestaña Insertar encontrará el grupo “Ilustraciones”, allí están las diferentes opciones
que nos brinda Word:

›Imagen: se utiliza para insertar una imagen o foto desde un archivo.

› Imágenes prediseñadas: desde aquí podemos insertar imágenes que vienen con Word,
videos, fotos, audios.

› Formas: desde aquí insertamos cuadrados, rectángulos, círculos, flechas, etc.

› SmartArt: podemos insertar gráficos SmartArt, que son representaciones gráficas de

información, de creación rápida y sencilla.

›Gráfico: también podemos insertar gráficos para representar cierta información.

› Captura: inserta una imagen de cualquier ventana que tengamos abierta.

Manipular imágenes
Para modificar una imagen primero hay que seleccionarla haciendo clic en ella. La imagen
quedará enmarcada por unos pequeños iconos y veremos que disponemos de las Herra-
mientas de imagen agrupadas en la pestaña Formato.

35
 ›Estilos de imagen
En el grupo Estilos de imagen dispondremos de un conjunto de Estilos rápidos para dotar a
la imagen de un contorno vistoso que puede simular un marco de fotografía o aplicar
sombreados y relieves.

›Ajustar
En este grupo contamos con opciones para hacer ciertos “retoques” a nuestra imagen. Tales
como: quitar fondo (dejar transparente el fondo de la fotografía), correcciones (nos
permiten ajustar la nitidez, brillo y contraste), modificar color y dar un buen acabado con
efectos artísticos.

›Organizar
Desde este grupo podremos acceder a las herramientas que nos permiten posicionar,
voltear, alinear y ajustar la imagen a su contexto.

Hipervínculos
Éstos son enlaces desde una palabra del documento a una página web, a un correo
electrónico o a otra parte del mismo documento.
Word crea automáticamente un hipervínculo cuando pulsa Enter o la Barra espaciadora
después de escribir una URL como, por ejemplo, [Link]
Si desea crear un vínculo a un texto o imagen o a un lugar específico de un documento,
también puede hacerlo.
Vínculo a un archivo, página web o mensaje de correo en blanco
1. Seleccione el texto o imagen que desee usar como vínculo y luego haga clic en Insertar >
Hipervínculo.

36
2. En el cuadro Insertar hipervínculo, realice una de las siguientes acciones:

›Para establecer un vínculo a una página web o archivo, haga clic en Página web o
archivo y, a continuación, en el cuadro Dirección, escriba una dirección URL o haga clic en
Seleccionar para ir a un archivo.

›Para crear un vínculo a un lugar específico dentro del documento, haga clic en Este
documento y, a continuación, seleccione la ubicación del vínculo (como la parte superior del
documento o un encabezado específico).

›Para crear un vínculo a un mensaje de correo en blanco, haga clic en Dirección de

correo electrónico y escriba una dirección de correo y un asunto para el mensaje.

3. Hacer clic en Aceptar

Modificar un hipervínculo
1. Seleccione el hipervínculo que desea cambiar.

2. En el menú Insertar, haga clic en Hipervínculo.

3. Haga los cambios que desee.

Quitar un hipervínculo
1. Seleccione el texto o el objeto que representa el hipervínculo que desea
quitar.

37
2. En el menú Insertar, haga clic en Hipervínculo y, a continuación, haga
clic en Quitar enlace.

Marcadores
Un marcador identifica una posición o selección de texto a la que se asigna un nombre e
identifica para futuras referencias Cuando estamos leyendo un libro y sobre todo si es un
documento técnico es frecuente realizar anotaciones o dejar marcas sobre el mismo libro o
con notas para una posterior consulta. En formato digital también se puede hacer esto y de
una manera más elegante.
Los marcadores sirven para tener una lista de marcadores, consultarla y poder acceder a
estos puntos de manera rápida y sencilla. Además, son la base para crear referencias
cruzadas en nuestro documento.
Los marcadores son elementos ocultos, es decir, al crear un marcador permanece oculto a
no ser que nosotros modifiquemos algunas propiedades de Word para hacerlos visibles.
Cuando hacemos visible un marcador se muestra la palabra enmarcada entre corchetes.

Creación de un marcador en un lugar específico de un documento

Crear marcadores es un proceso de dos pasos: marcar el destino del vínculo y, a conti-
nuación, agregar el hipervínculo.

Paso 1: marcar el destino del vínculo

Primero, inserte un marcador o use un estilo de título para marcar una ubicación. Los estilos
de título solo funcionan cuando vincula a un lugar dentro del documento actual.

Inserción de un marcador
En el documento actual o en el documento al que desee vincular, haga lo siguiente:
1. Seleccione el texto al que desee asignar un marcador o haga clic en el lugar donde desee
insertar un marcador.

2. Haga clic en Insertar > Marcador.

1. En Nombre del marcador, escriba un nombre.

Los nombres de los marcadores deben comenzar por una letra y pueden incluir números. No
se puede incluir espacios en el nombre de un marcador, pero, puede usar el carácter de
subrayado para separar palabras, como, por ejemplo, Primer_título.
1. Haga clic en Agregar.

38
Notas al pie y notas al final
La nota al pie suele utilizarse para añadir información o dejar constancia de alguna
aclaración con respecto al texto desarrollado en la página. Por ejemplo, una nota al pie se
suele utilizar cuando se ha hecho una cita de algún autor, en la nota al pie se pondrá quién
es el autor de esa cita.
Las notas al final parecen en principio lo mismo que las notas al pie y de hecho se tratan
igual, la diferencia fundamental es que la nota al pie se pone al final de la página para
aclarar algún punto y la nota al final se suele poner al final de un capítulo o bien al final del
documento.
Para crear una nota al pie, debemos seguir los siguientes pasos:
. Seleccionar la palabra o frase a la cual le vamos a poner una nota.

. Accedemos a la pestaña Referencias.

Si seleccionamos la opción Insertar nota al pie la nota se insertará automáticamente y no

tendremos que realizar más acciones, pero si queremos configurar las notas deberemos
abrir el cuadro de diálogo de Notas al pie y notas al final haciendo clic en la pequeña flecha
situada en la esquina inferior derecha del grupo Notas al pie.

Aparece el siguiente dialogo:

39
Tenemos la opción de seleccionar entre Notas al pie o Notas al final.
Si seleccionamos Notas al pie, podemos elegir entre incluir la nota al Final de la página o
Debajo de la selección.
Si seleccionamos Notas al final, podemos elegir entre incluir la nota al Final del documento
o al Final de la sección.
Además, en el diálogo es posible seleccionar el formato del número que deseamos que se
muestre como subíndice.
También podemos incluir una marca personal pulsando en Símbolo.
Se puede indicar a partir de qué número, letra, símbolo comienza la primera nota al pie.
Incluso, seleccionar si la numeración es continua, si reinicia en cada nueva sección o si
reinicia en cada nueva página.
Podemos intercalar entre distintos formatos a lo largo del documento o cambiar de formato
a mitad del documento y aplicar los cambios después seleccionando Aplicar cambios a Todo
el documento.

Cuando tenemos la nota al pie/nota al final creada, si nos situamos con el mouse encima
aparece una “marca” con el texto referente a esa nota al pie/nota al final y si hacemos doble
clic sobre el superíndice nos lleva a la nota al pie / nota al final referente al superíndice.

Sangría
La sangría es la distancia del párrafo respecto al margen izquierdo y derecho. Puede ser
aplicada a uno o varios párrafos.
Para aplicar una determinada sangría en un texto ya escrito debemos seleccionarlo, también
podemos establecerla antes de escribirlo. En ambos casos, tenemos que activar la solapa
Inicio y en Párrafo encontraremos las herramientas para establecer la sangría.

40
Espacio entre líneas
Para definir este espacio debemos activar la solapa Inicio y en Párrafo encontraremos la
opción Interlineado. Allí podemos elegir entre varias opciones: sencillo, 1,5 líneas, doble,
mínimo, exacto y múltiple. De acuerdo a cada necesidad, se aplicará el que corresponda.

Imprimir
Antes de imprimir es interesante revisar el aspecto general del documento para ver si está
todo correcto.
Para ello nos aseguraremos de que estamos viendo el documento en vista de impresión. En
la pestaña Vista deberá estar seleccionado Diseño de impresión, o bien deberemos
comprobar que en la barra de estado esté marcada esta opción .
Esta vista presenta la página tal y como se imprimirá, con gráficos, imágenes, encabezados y
pies de página, etc.

41
El botón Una página ajustará la página al espacio que tenga en la pantalla, para que quepa
completamente. Lo mismo sucede con Dos páginas, pero con dos de ellas, una junto a la
otra. Si queremos ver muchas páginas, deberemos pulsar el botón Zoom y se abrirá una
ventana con la opción Varias páginas.

Haremos clic en el botón con forma de monitor y se desplegará un submenú donde

podremos seleccionar cuántas páginas queremos ver y cómo deberán estar organizadas.
Por ejemplo, en la imagen queremos ver una vista previa de un documento de 6 páginas, así
que hemos decidido mostrar 2 filas con 3 columnas cada una. Seleccionamos las páginas del
modo en que queremos. Justo bajo el menú indicará que vamos a mostrar 2 x 3 páginas.

En la pantalla de vista previa vemos cómo quedará, y al pulsar Aceptar veremos el resultado
real.
Desde esta vista podremos apreciar y corregir mejor los detalles. Por ejemplo, si una página
contiene sólo una o dos líneas de texto, lo ideal sería intentar ajustar el texto de forma que
quepa en la anterior, y así ahorrar un papel. También veremos de forma más rápida y
cómoda si los gráficos o imágenes del documento están bien centrados, etc.
Una vez que nos hemos hecho una idea de cómo quedará, lo interesante será que volvamos
a la vista que normalmente utilizamos para trabajar.

La opción Ancho de página ajusta la página al ancho de la ventana de Word.

La opción 100% muestra el tamaño original de la página, sea cual sea el tamaño de la
ventana de Word.

42
Para imprimir un documento podemos pulsar las teclas CTRL+P o bien ir a la pestaña
Archivo y seleccionar Imprimir.

Modulo 3: Planilla de cálculo Excel

Introducción: Elementos de Excel

Este es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números
organizados en una cuadrícula formada por columnas y filas.

Se utiliza para realizar desde simples sumas hasta cálculos complejos, tanto en el plano
personal como en el profesional, desde llevar las cuentas familiares hasta los más complejos
cálculos estadísticos y financieros. Si no ha trabajado nunca con Excel, en este módulo podrá
ver con más detalle qué es y para qué sirve una hoja de cálculo.
Veamos los pasos básicos para empezar. Puedes iniciar Excel ahora para ir probando todo lo
que le explicamos.
Al acceder nos aparece la siguiente pantalla:

Vamos a elegir Libro en Blanco para comenzar a trabajar en un Nuevo libro. De esta forma,
se nos mostrará una Hoja de Cálculo.
Veremos ahora sus componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de cada
uno.

43
En esta pantalla, encontramos los siguientes elementos:

La solapa Archivo:

44
Haciendo clic en la pestaña Archivo, que se encuentra en la parte superior izquierda de la
pantalla, se desplegará un menú desde donde podrá ver las acciones que puede realizar
sobre el documento, incluyendo Abrir, Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.
Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsamos ESC o hacemos clic en el ícono
con forma de flecha situado en la esquina superior izquierda.

Barra de título:

Se encuentra en la parte superior de la ventana, y muestra el nombre del libro con el que
estamos trabajando. Contiene también, a su derecha, los botones de minimizar, maximizar y
cerrar ventana.

Barra de acceso rápido:

En ella, podemos activar los comandos más utilizados para tener acceso a ellos rápida-
mente, como por ejemplo Nuevo, Abrir, Guardar, etc. Se encuentra arriba de la cinta de
opciones, en la esquina superior izquierda de la ventana.
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello,
desplegaremos la opción Personalizar barra de herramientas de acceso rápido haciendo de
los botones que describíamos anteriormente. En el desplegable que aparece, haciendo clic
en una opción, la misma aparecerá marcada y en la barra de acceso rápido. De forma
similar, si vuelve a hacer clic sobre ella, se eliminará de la barra. Si no encuentra la opción en
la lista que le propone, puedes seleccionar “Más comandos...”

Barra de etiquetas:

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Barra de opciones:

Es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que contiene todas las opciones del
programa organizadas en pestañas. Al pulsar sobre una pestaña, accedemos a la ficha.
Las fichas o solapas principales son:
› Inicio: en ella encontramos los comandos necesarios para dar formato y editar las
hojas de Excel. Esta solapa consta de siete grupos: Portapapeles, Fuente, Alineación,
Número, Estilos, Celdas y Modificar.

45
 › Insertar: en esta pestaña encontramos los comandos para insertar diferentes
elementos en una hoja de Excel, como tablas y gráficos. Aquí encontramos los siguientes
grupos de comandos: Tablas, Ilustraciones, Aplicaciones, Complementos, Gráficos, Paseos,
Mini gráficos, Filtro, Filtros, Vínculos, Texto y Símbolos.

› Diseño de página: desde esta pestaña podemos preparar nuestra hoja para
imprimir y organizar los elementos dentro de la hoja. Los grupos de esta solapa son: Temas,
Configurar página, Ajustar área de impresión, Opciones de la hoja y Organizar.

› Fórmulas: ubicados en esta solapa, podremos agregar funciones y fórmulas a

nuestras hojas de Excel. Los grupos de esta solapa son: Biblioteca de funciones, Nombres
definidos, Auditoría de fórmulas y Cálculo.

› Datos: desde esta pestaña podremos importar datos y trabajar con ellos aplicando
filtro, quitando duplicados o aplicando subtotales. Los grupos de la pestaña son: Obtener
datos externos, Obtener y transformar, Conexiones, Ordenar y filtrar, Herramientas de
datos, Previsión y Esquema.

› Revisar: aquí encontramos los comandos para revisar, proteger e insertar

comentarios en las celdas de la hoja. Los grupos son: Revisión, Datos, Idioma,
Comentarios, Cambios.

› Vista: desde esta solapa podemos acceder a los comandos que permiten cambiar
la vista de la hoja y ocultar o mostrar algunos de sus elementos. Los grupos que
contiene son: Vistas de libro, Mostrar, Zoom, Ventana y Macros.

Barra de fórmulas:

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados .

Barras de desplazamiento:

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente

hay que desplazar la barra arrastrándola con el mouse, o hacer clic en los triángulos.

Barra de estado:

Indica en qué estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar
zoom sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -.
También dispone de tres botones para cambiar rápidamente de vista (forma en que

46
Menú contextual:

Un menú contextual es aquel que aparece después de presionar el botón derecho del
mouse. En Excel, este menú contextual ofrece un conjunto limitado de opciones que están
disponibles en el momento en que se presiona el mouse. Las opciones disponibles son
acciones relacionadas con el objeto seleccionado, como por ejemplo una celda o columna.

Columnas, filas y celdas

Columna

47
 Fila
La estructura principal que utiliza Excel para almacenar y organizar la información es un área
de trabajo en forma de matriz, como si fuera una hoja de papel cuadriculado, formada por
un número determinado de filas y columnas, es lo que se llama hoja de cálculo.
La intersección de una fila y una columna se denomina celda que, en Excel, tiene un ancho
predeterminado de 11 caracteres. La celda puede ser identificada por sus coordenadas
columna-fila (B10), lo que se llama dirección de celda, primero va la columna y luego el
número de fila. La celda que tengamos seleccionada con el cursor o el mouse recibe el
nombre de celda activa y es la que se ve remarcada en la hoja.

Bloques, bloques no adyacentes

Un bloque o rango de celdas en Excel es el conjunto de celdas consecutivas o no conse -
cutivas.
Las celdas consecutivas o adyacentes se encuentran una junto a la otra sin ninguna fila o
columna intermedia que no pertenezca al bloque. Las celdas no consecutivas o no
adyacentes tienen uno o más bloques de separación entre ellas.

Hojas y libros
La hoja es la unidad fundamental que define el área de trabajo.
La cantidad de filas y columnas de una hoja de cálculo depende de la versión de Excel que
esté utilizando, por ejemplo, en la versión 2016 se cuenta con 1.048.576 filas por 16.384
columnas.
Un libro se compone de una a varias hojas. Dependiendo la versión, la cantidad de hojas por
libro predeterminada van de 1 a 3, pudiendo agregar o quitar hojas según la necesidad.
También puede cambiarse el nombre de las etiquetas de las hojas, las que por defecto se
denominan Hoja1, Hoja2, etc.

Las celdas de las hojas contendrán los datos o la información, que puede ser números,
textos y fórmulas o funciones predefinidas para cálculos.
Las fórmulas se recalculan automáticamente si el contenido de una de las celdas a la que
hace referencia cambia. Esta es una de las prestaciones fundamentales de Excel.
Operaciones con archivos

Las operaciones referentes a archivos son: Abrir, Nuevo, Guardar, Guardar como y Cerrar.
Las mismas se encuentran en el menú Archivo.

48
Cuando comenzamos a crear un libro de trabajo y queremos tener la posibilidad de
recuperarlo en otra ocasión, debemos almacenarlo en alguna unidad de disco. Tenemos dos
formas de hacerlo:
Guardar como: cuando se guarda un archivo por primera vez, o se guarda una copia de uno
existente.

Guardar: cuando guardamos los cambios que haya podido sufrir un archivo,
sobrescribiéndolo.

Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él para no estar
utilizando memoria inútilmente. La operación de salir de un documento recibe el nombre de
Cierre del documento. Se puede cerrar un documento seleccionado en el menú Archivo la
opción: Cerrar.

Supongamos que estamos trabajando con un documento y queremos crear otro libro
nuevo. Esta operación se denomina Nuevo y para realizarlo debemos seleccionar el menú
Archivo y elegir la opción Nuevo.

Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la operación se denomina Abrir.

Para abrir un archivo ya existente seleccionamos la opción Abrir del menú Archivo.

Manipular Celdas Selección de celdas

Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas, tendremos que
seleccionar aquellas sobre las que queremos que se realice la operación.
La forma del puntero del mouse a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa
blanca, tal como se ve a continuación:

Para seleccionar de una celda solo tienes que hacer clic sobre ella.

Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón izquierdo del mouse en
la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra
hasta la última celda a seleccionar, después soltarlo y verás cómo las celdas seleccionadas
aparecen con un marco alrededor y cambian de color:

Para seleccionar una columna hacer clic en el identificativo superior de la misma:

Para seleccionar una fila hacer clic en el identificativo izquierdo de la fila:

49
Para seleccionar una hoja entera debemos hacer clic sobre el botón superior izquierdo de la
hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 o pulsar la combinación de
teclas Ctrl + E.
Nota: Si realizamos una operación de hojas como eliminar o insertar una hoja, no hace falta
seleccionar todas las celdas con este método ya que el estar situados en la misma basta con
tenerla seleccionada.

B. Copiar celdas utilizando el portapapeles

La operación de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando utili-
zamos el portapapeles entran en juego dos operaciones: Copiar y Pegar. La operación de
“Copiar” copiará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y “Pegar” copia la
información del portapapeles a donde nos encontramos situados.
Para copiar celdas a otra posición, tenemos que hacerlo en dos pasos:

1. En primer lugar, copiamos al portapapeles las celdas a copiar:

Selecciona las celdas y haz clic en el botón Copiar de la barra Inicio.
Observará cómo aparece una línea punteada que significa que la información se ha copiado
en el portapapeles.

2. En un segundo paso, las trasladamos del portapapeles a la hoja:

Sitúese sobre la celda donde quiera insertar los datos copiados en el portapapeles y, a
continuación, haga clic en la opción Pegar de la barra Inicio.
Con el Portapapeles podremos pegar hasta 24 objetos almacenados en él con sucesivas
copias.

Puede acceder al Portapapeles haciendo clic en la pequeña flecha que aparece en la parte
superior derecha de la sección Portapapeles de la pestaña Inicio:

50
Para pegar uno de ellos, hacer clic sobre el objeto a pegar.
Para pegar todos los elementos a la vez, hacer clic sobre el botón “Pegar todo”
Y si lo que queremos es vaciar el Portapapeles, hacer clic sobre el botón “Borrar todo”
Si no nos interesa ver la Barra del Portapapeles, hacer clic sobre su botón “Cerrar”

c. Copiar celdas usando el mouse

Para duplicar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el
portapapeles, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas a copiar.

2. Situarse sobre un borde de la selección y pulsar la tecla CTRL.

3. Observe cómo el puntero del mouse se transforma en .

4. Manteniendo presionada la tecla CTRL, pulsar el botón del mouse y sin soltarlo,
arrastrarlo hasta donde se quiere copiar el rango.

5. Observe cómo aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de
soltar el botón del mouse.

6. Soltar el botón del mouse cuando esté donde quiere copiar el rango.

7. Soltar la tecla CTRL.

51
 d. Copiar en celdas adyacentes

Vamos a explicar un método muy rápido para copiar en celdas adyacentes. Dicho método
utiliza el autorrelleno.
Para copiar un rango de celdas a otra posición siempre que esta última sea adyacente a la
selección a copiar, seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar las celdas a copiar.

2. Situarse sobre la esquina inferior derecha de la selección que contiene un cuadrado

negro; es el controlador de relleno.

3. Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del mouse se convertirá en una

cruz negra.

4. Pulsar entonces el botón del mouse y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta dónde
quiere copiar el rango.

5. Observe cómo aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango.

6. Soltar el botón del mouse cuando esté en el lugar deseado.

7. Después de soltar el botón del mouse, aparecerá en la esquina inferior derecha de las
celdas copiadas el ícono de Opciones de autorrelleno

Desplegando el botón podemos ver el Cuadro y elegir el tipo de copiado:

e. Pegado especial
En algunas ocasiones, nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la
fórmula, o copiar la fórmula, pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los
elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la proporciona el “Pegado especial”.

Para utilizar esta posibilidad:

Copiar las celdas, y luego, en vez de pulsar el botón Pegar de la pestaña Inicio, hacemos clic
en la pequeña flecha que hay bajo él. Se desplegará un menú con más opciones para pegar.
Deberá elegir “Pegado especial”

52
Aparecerá el cuadro de diálogo “Pegado especial” en el que tendrá que activar las opciones
que se adapten al pegado que quiera realizar:

f. Mover celdas utilizando el portapapeles

La operación de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando
utilizamos el portapapeles entran en juego dos operaciones: Cortar y Pegar. La operación
de Cortar desplazará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la
información del portapapeles a donde nos encontramos situados.

Para mover unas celdas a otra posición, siga los siguientes pasos:
1. Seleccionar las celdas a mover.
2. Seleccionar la pestaña Inicio y hacer clic en el botón Cortar.

53
Observe cómo aparece una línea de marca alrededor de las celdas cortadas indicándonos la
información situada en el portapapeles.

A continuación, seleccionar las celdas donde quiere que se sitúen las celdas cortadas (no
hace falta seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que, si se selecciona
una única celda, Excel extiende el área de pegado para ajustarla al tamaño y la forma del
área cortada. La celda seleccionada será la esquina superior izquierda del área pegada).

Finalmente, deberá seleccionar la pestaña Inicio y hacer clic en el botón Pegar. Al realizar
esto es necesario tener cuidado, ya que, al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se
borrará el contenido de estas últimas y no podemos utilizar el pegado especial visto en el
tema anterior.

g. Mover celdas usando el mouse

Para desplazar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el
portapapeles, seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar las celdas a mover.

2. Situarse sobre un borde de la selección.

3. Observe cómo el puntero del mouse se transforma en

4. Pulsar el botón del mouse y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta dónde quiere
mover el rango.

5. Observe cómo aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de
soltar el botón del mouse.

6. Soltar el botón del mouse cuando esté donde quiere dejar las celdas.

Si queremos mover algún rango de celdas a otra hoja, seguiremos los siguientes pasos:
1. Seleccionar las celdas a mover.

2. Situarse sobre un borde de la selección.

3. El puntero del mouse se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y
una cruz de 4 puntas.

4. Pulsar el botón del mouse y, sin soltarlo, pulsar la tecla ALT; después pasar el puntero
del mouse sobre la pestaña de la hoja a la que quiera mover el rango de celdas que haya
seleccionado. Verá que esta hoja pasa a ser la hoja activa.

5. Una vez situado en la hoja deseada, soltar la tecla ALT.

54
6. Después, soltar el puntero del mouse una vez situado en el lugar donde quiere dejar
las celdas. Borrar celdas

Puede que alguna vez introduzca información en una celda y a continuación decida borrarla.
Para ello, debe seleccionar la celda o rango de celdas a borrar y a continuación ir a la
pestaña Inicio y seleccionar “Borrar”. Así, aparecerá un submenú que permitirá indicar:

. Borrar todo: elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios

ligados a esas celdas y cualquier formato, excepto el ancho de la columna y la altura de la
fila.

. Borrar formatos: borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el
formato Estándar, pero no borra su contenido y sus comentarios.

. Borrar contenido: elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no

fórmulas, pero mantiene sus comentarios y su formato.

. Borrar comentarios: suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas

seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos.

. Borrar hipervínculos: Si selecciona esta opción se borrará el enlace, pero el formato

que Excel aplica (color azul y subrayado) se mantendrá. Para eliminar también el formato
deberá pulsar el icono junto a las celdas seleccionadas y seleccionar Detener la creación
automática de hipervínculos. O bien elegir en el menú borrar la opción Quitar hipervínculos.

Otra forma de eliminar el contenido de una celda: seleccionar la celda a borrar y pulsar la
tecla SUPR. Con esta opción únicamente se borrará el contenido de la celda.

›Manipular elementos Insertar y eliminar celdas, filas, columnas y hojas

Vamos a ver las diferentes formas de insertar y eliminar filas, columnas, celdas y hojas,
operaciones muy útiles cuando tenemos un libro ya creado y queremos modificarlo o,
cuando a mitad del diseño de una hoja, nos damos cuenta de que se nos ha olvidado colocar
una fila o columna.

›Insertar filas en una hoja

Para añadir una fila, seguiremos los siguientes pasos:

1. Seleccionar la fila sobre la que quiere añadir la nueva, ya que las filas siempre se añaden
por encima de la seleccionada.

2. Seleccionar el menú Insertar del apartado Celdas en la pestaña Inicio.

55
3. Elegir la opción Insertar filas de hoja.
Todas las filas por debajo de la nueva bajarán una posición.
En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde está situado el
cursor como fila seleccionada.
Si quiere añadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas filas como filas a
añadir.

›Insertar columnas en una hoja

Para añadir una columna, seguiremos los siguientes pasos:

1. Seleccionar la columna delante de la cual quiere añadir otra, ya que las columnas
siempre se añaden a la izquierda de la seleccionada.

2. Seleccionar el menú Insertar de la pestaña Inicio.

3. Elegir la opción Insertar columnas de hoja.

Todas las columnas por la derecha de la nueva se incrementarán una posición.

En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Excel toma la columna donde estamos
situados como columna seleccionada.
Si quiere añadir varias columnas, basta con seleccionar tantas columnas, en el primer paso,
como columnas a añadir.

. ›Insertar celdas en una hoja

En ocasiones, lo que nos interesa añadir no son ni filas ni columnas enteras sino únicamente
un conjunto de celdas dentro de la hoja de cálculo.

Para añadir varias celdas, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas sobre las que quiere añadir las nuevas y pulsa el menú Insertar.

2. De forma predeterminada se insertarán las celdas sobre las seleccionadas.

›Insertar hojas en un libro de trabajo

Si necesitas trabajar con más de tres hojas en un libro de trabajo, tendrás que añadir más. El
número de hojas puede variar de 1 a 255.

56
Para añadir una hoja, seguiremos los siguientes pasos:
1. Situarse en la hoja posterior a nuestra nueva hoja, ya que las hojas siempre se añadirán
a la izquierda de la seleccionada.

2. Seleccionar el menú Insertar.

3. Elegir la opción Insertar hoja.

Otra forma es pulsar el botón Insertar hoja de cálculo de la zona inferior

› Eliminar filas y columnas de una hoja

Para eliminar filas, seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar las filas o columnas a eliminar.

2. Seleccionar el menú Eliminar de la pestaña Inicio.

3. Elegir la opción Eliminar filas de hoja o Eliminar columnas de hoja.

› Eliminar celdas de una hoja

Para eliminar varias celdas, seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar las celdas y desplegar el menú Eliminar de la pestaña Inicio. Luego, elegir la
opción Eliminar celdas.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo de la imagen. Elija cómo quiere realizar el desplaza-

miento. Observe cómo desde aquí también puede eliminar filas o columnas enteras.

3. Por último, hacer clic sobre Aceptar.

57
 ›Eliminar hojas de un libro de trabajo
Para eliminar una hoja, seguir los siguientes pasos:
1. Situarse en la hoja a eliminar.

2. Seleccionar el menú Eliminar de la pestaña Inicio.

3. Elegir la opción Eliminar hoja. Datos

b. Datos

› Introducción de datos
En cada una de las celdas de la hoja es posible introducir textos, números o fórmulas. En
todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes: situar el cursor sobre la celda donde
se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir.
Para dar ingreso a lo escrito, es necesario presionar la tecla Enter o la tecla Tab. Los mismos
aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la barra de fórmulas. Se puede modificar
el contenido de una celda al mismo tiempo que se está escribiendo o más tarde, después de
la introducción.

Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea restaurar el

contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer
clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda
muestra la información que ya tenía.
Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y
se escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.

›Tipos de datos
En una Hoja de cálculo, los distintos tipos de datos que podemos introducir son:

›Valores constantes, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda.

Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.

›Fórmulas, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras
celdas, nombres, funciones u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se
pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, *, /,
Sen, Cos, etc. En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras

58
celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe
empezar siempre por el signo =

›Eliminar filas duplicadas

Frecuentemente, cuando trabajamos con un gran volumen de información o recopilamos
datos desde varios orígenes diferentes, aparecen en nuestro libro de trabajo filas idénticas.
A menos que lo que nos interese sea estudiar la frecuencia con la que aparece un deter-
minado registro, la mayoría de las veces no nos interesará tener duplicados, porque no
aportan información adicional y pueden comprometer la fiabilidad de las estadísticas
basadas en los datos.

Para eliminar filas duplicadas:

1. Deberemos tener como celda activa uno de los registros a comprobar, de forma que, si
existen varias tablas distintas, Excel sepa interpretar a cuál nos referimos. Visualizarás
un marco alrededor de todos los registros que se verán afectados por la comprobación.

2. En la pestaña Datos pulsamos Quitar duplicados

Ordenar datos
Cuando disponemos de muchos datos, lo más habitual es ordenarlos siguiendo algún cri-
terio. Esta ordenación se puede hacer de forma simple, es decir, ordenar por una columna u
ordenar por diferentes columnas a la vez, siguiendo una jerarquía.

Para hacer una ordenación simple debemos posicionarnos en la columna que queramos
ordenar y, desde la pestaña Datos, usar los botones de la sección Ordenar y filtrar, para que
la ordenación sea ascendente o descendente respectivamente. También podemos pulsar
sobre Ordenar... y escoger el criterio, aunque esta opción es menos rápida. Esto ordenará
todo el conjunto de la fila.

Si lo que queremos es ordenar una determinada columna, sin que esto afecte al resto,
deberemos hacer clic sobre el encabezado de la misma. Por ejemplo, sobre el encabezado A.
En ese caso, nos aparecerá una ventana como la siguiente:

59
Si elegimos Ampliar la selección, ordenará toda la fila.

Si en cambio elegimos Continuar con la selección actual, se ordenará solo la columna selec-
cionada, sin tener en cuenta los datos que se encuentran en la misma fila.

Tras elegir, pulsamos Aceptar y veremos cómo se aplican los cambios.

En la siguiente imagen puede ver un ejemplo:

El botón Ordenar permite elegir más de un criterio de ordenación. Al pulsarlo, nos aparece
el cuadro de diálogo siguiente donde podemos seleccionar los criterios completando los
campos correspondientes:

En el desplegable Ordenar por elegiremos la columna. Si los datos tienen un encabezado

que les da nombre, Excel los mostrará. Si no, mostrará los nombres de columna (columna A,
columna B, ...).
Deberemos indicar en qué se basa nuestra ordenación (Ordenar según). Se puede elegir
entre tener en cuenta el valor de la celda, el color de su texto, el fondo o su icono.

Y cuál es el Criterio de ordenación: Si ascendente (A a Z) o descendente (Z a A). O bien si se

trata de un criterio personalizado como: lunes, martes, miércoles…

60
Cuando hemos completado un criterio, podemos incluir otro pulsando Agregar nivel, como
se muestra en la imagen. De forma que podremos ordenar, por ejemplo, por nombre, y en
caso de que dos o más registros tengan el mismo nombre, por apellido.

Seleccionando un nivel y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o
disminuimos la prioridad de ordenación de este nivel. Los datos se ordenarán, primero, por
el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los demás niveles en orden descendente.

›Buscar y reemplazar datos

Se utiliza para buscar dentro de un libro un número o un texto concreto.
En la pestaña Inicio, en Editar, hacer clic en Buscar y seleccionar.

Para buscar texto o números, hacer clic en Buscar; y para buscar y reemplazar texto o
números, hacer clic en Reemplazar.
En el cuadro Buscar, se debe escribir el texto o los números a buscar.
Podemos utilizar un carácter comodín: asterisco (*) o signo de interrogación (?), al especi-
ficar el criterio de búsqueda.
El asterisco se utiliza para buscar cualquier cadena de caracteres. Por ejemplo, m*l y
obtendremos por ejemplo “mal” y “moral”.
Si en el mismo ejemplo utilizado para el asterisco, lo reemplazamos por el signo de
interrogación, obtendremos “mal” y “mil”.
También puede usar las funciones Hallar y Encontrar para buscar texto o números en una
hoja de cálculo.

61
 ›Corrección Ortográfica
En Excel se puede revisar la ortografía y la gramática del texto escrito en la planilla. Para
ello, hay que hacer correr el corrector ortográfico y gramatical, o se puede revisar la
ortografía y gramática automáticamente mientras se trabaja.
También es posible desactivar la revisión ortográfica y gramatical si fuera necesario.

Para corregir una hoja de cálculo o parte de ella, seguir los siguientes pasos:
1. Situarse en la primera celda de la hoja de cálculo.

2. Seleccionar la pestaña Revisar y elegir la opción Ortografía.

En caso de encontrar algún posible error ortográfico, aparecerá el cuadro de diálogo

Ortografía.

Observe cómo en la barra de título aparece el diccionario que está utilizando para corregir la
ortografía. Si queremos cambiar de diccionario porque el idioma es diferente o queremos
utilizar un diccionario personal con palabras propias, solo tenemos que elegir el nuevo
diccionario de la lista desplegable del recuadro Idioma del diccionario.

En la parte superior, aparece un mensaje que nos advierte de la palabra que no ha encon-
trado en su diccionario y que, por lo tanto, puede ser errónea.

En el recuadro Sugerencias: tenemos una lista con posibles soluciones a nuestra corrección.
Si la palabra es correcta, podremos utilizar cualquiera de los siguientes botones:

›Omitir una vez para ignorar esta palabra.

62
› Omitir todo para ignorar todas las ocurrencias de la palabra en la hoja de cálculo.

› Agregar al diccionario para añadir la palabra al diccionario que aparece en el recuadro

Idioma del diccionario:

Si la palabra es errónea y la palabra correcta se encuentra en la lista de Sugerencias: la

seleccionaremos. Si no se encuentra en la lista de Sugerencias la escribiremos directamente
en el recuadro No está en el diccionario: y, a continuación, utilizaremos cualquiera de los
siguientes botones:
›Cambiar para sustituir la palabra errónea por la que hemos escrito.

›Cambiar todas para sustituir todas las ocurrencias de la palabra errónea por la que hemos
escrito.

›Autocorrección para que además de realizar la corrección en la hoja, la sustitución se añada

a la lista de autocorrecciones, explicadas en el punto anterior.

Al utilizar cualquiera de los botones anteriores, Excel seguirá con la corrección hasta el final.
Si encuentra otro error nos volverá a avisar con un mensaje.
Cuando Excel haya llegado al final del documento, nos avisará. Hacer clic sobre el botón
Aceptar.

Las funciones
El manejo de funciones es uno de los temas más importantes del módulo, pues en su
comprensión y manejo está la base de Excel.

Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o
más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado
para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función(argumento1; argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:

›Si la función va al comienzo de una fórmula, debe empezar por el signo =.

›Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No deje espacios antes
o después de cada paréntesis.

›Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

›Los argumentos deben separarse por un punto y coma ;

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

63
Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El
operador “:” nos identifica un rango de celdas. Así A1:C8 indica todas las celdas incluidas
entre la celda A1 y la C8. De esta manera, la función anterior sería equivalente a:

Ejemplo:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas
dentro de la fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones, dependiendo del tipo de operación o cálculo que
realizan. Así, hay funciones matemáticas, trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto,
de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.
Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos
cualquier texto, precedida siempre del signo =.

›Autosuma y funciones más frecuentes

Una función, como cualquier dato, se puede escribir directamente en la celda si conocemos
su sintaxis, pero Excel dispone de herramientas que facilitan esta tarea.

En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón de Autosuma

que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida.

Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha
del botón. Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la imagen. Y podremos
utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media
aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor
mínimo). Además de poder acceder al diálogo de funciones a través de Más funciones....

Para utilizar estas opciones, asegúrate de que tienes seleccionada la celda en que quieres
que se realice la operación antes de pulsar el botón.

64
Para realizar una operación, lo primero que debe estar en la celda es el signo igual: “=”, con
esto Excel asume que lo que ingresaremos será una fórmula.
Recordar de usar las referencias de celda y no el valor que hay en ellas, por ejemplo =A2+B2
en lugar de escribir =5+7

›Insertar función
Para insertar cualquier otra función, también podemos utilizar el asistente. Si queremos
introducir una función en una celda:
1. Situarse en la celda donde queremos introducir la función.

2. Hacer clic en la pestaña Fórmulas

3. Elegir la opción Insertar función.

4. O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:

Excel 2016 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve
descripción de la misma en el recuadro Buscar una función y, a continuación, haciendo clic

65
sobre el botón Ir. De esta forma, no es necesario conocer cada una de las funciones que
incorpora Excel ya que nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función las
funciones que tienen que ver con la descripción escrita.
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una
categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría; esto hará que en el cuadro de
lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no
estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.
En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos
haciendo clic sobre ésta.
Observa cómo, conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los
distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace
Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha función.
Al final, hacer clic sobre el botón Aceptar.
La ventana cambiará al cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide intro-
ducir los argumentos de la función: este cuadro variará según la función que hayamos
elegido. En nuestro caso se eligió la función SUMA ().

En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que, generalmente, será una
celda o rango de celdas.
Para ello, hacer clic sobre el botón para que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver
toda la hoja de cálculo; a continuación, seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas
como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón izquierdo
del mouse sobre la primera celda del rango y, sin soltar el botón, arrástralo hasta la última
celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo.

En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de
que existiera.

66
Si introducimos un segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así
sucesivamente.
Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar.

›Funciones como argumentos de las funciones

Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función. De esta
forma, podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por
ejemplo, =MAX(SUMA(A1:A4);B3); esta fórmula consta de la combinación de dos funciones,
la suma y el valor máximo. Excel realizará primero la suma SUMA(A1:A4) y después calculará
el valor máximo entre el resultado de la suma y la celda B3.

›La función SI()

Una de las funciones más potentes que se utilizan en Excel es la función =SI(). Esta función
tiene la siguiente estructura:
=SI(condición;verdadero;falso)

Donde condición es una condición que se tiene que cumplir. Si ésta se cumple, se ejecutará
verdadero, o en caso contrario, se ejecutará falso.
Por ejemplo:

=SI(A3>B12;”Correcto”;”Incorrecto”)

Si la celda A3 es mayor que la celda B12, aparecerá la palabra Correcto, en caso contrario,
aparecerá la palabra Incorrecto.

=SI(A1=”Bajo mínimos”;”Quiebra”;”Normal”)

Si la celda A1 contiene la palabra Bajo mínimos, en la celda actual aparecerá la palabra

Quiebra, en caso contrario, aparecerá la palabra Normal.

=SI(O(A1=B1;C1=D1);”Bien”;”Mal”)

Aquí ha de cumplirse una de las dos condiciones. Nótese la utilización del operador O, es
decir, que se tiene que cumplir una de las dos condiciones.

›Referencias
Cuando trabajamos en Excel y, más concretamente, cuando hacemos usos de fórmulas y
funciones, casi es seguro que pongamos referencias a celdas o conjunto de celdas que no
son propiamente la misma celda donde tenemos la fórmula.

Las referencias son enlaces a un lugar, es decir, cuando en una fórmula escribimos =SU-
MA(A1;B1) nos estamos refiriendo a que sume el contenido de A1 y el contenido de B1.
Existen dos tipos de referencias:

67
 ›Referencia Relativa: las referencias de filas y columnas cambian si se copia la
formula en otra celda, es decir, se adapta a su entorno porque las referencias las hace con
respecto a la distancia entre la fórmula y las celdas que forman parte de la fórmula. Esta es
la opción que ofrece Excel por defecto.

Supongamos el ejemplo:
Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como la copiamos una columna hacia la derecha y en
una fila hacia abajo, la fórmula cambiará por: =B2+2. Lo que variará es la referencia a la
celda A1, al copiarla una columna hacia la derecha se incrementará el nombre de la columna
en uno, es decir, en vez de A pondrá B y, al copiarla una fila hacia abajo, en vez de fila 1
pondrá 2, resultando en =B2+2

›Referencia Absoluta: las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la

fórmula a otra celda; las referencias a las celdas de la fórmula son fijas.
Supongamos el ejemplo:
Si ahora copiamos la celda A2 en B3, aunque la copiemos una columna hacia la derecha y en
una fila hacia abajo, como delante de la columna y delante de la fila encuentra el signo $ no
variará la fórmula y en B3 pondrá =$A$1+2

Excel nos permite no solo realizar cuentas, sino que también nos permite darle una buena
presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante. De esta
forma con un solo vistazo podremos percibir la información más importante y así sacar
conclusiones de forma rápida y eficiente.

68
Entre las diferentes opciones respecto al cambio de aspecto de las celdas encontramos:

›Formato de texto:

Para destacar textos en un trabajo, podemos aplicar diferentes formatos. Para esto pode-
mos cambiar el color, el estilo o el tamaño de la fuente o la alineación del texto en una
celda.

Las diferentes opciones que tenemos en Excel para cambiar las características del texto las
encontramos en la pestaña Inicio, en Fuente.

Allí podemos cambiar el tipo, tamaño, color, aplicar negrita, cursiva y subrayado.

A) Alineación
Excel permite colocar el texto en una celda centrado, alineado a la izquierda o alineado a la
derecha.
Si tenemos un texto largo, podemos aplicar Ajustar texto, de este modo lo ubicará en varias
líneas dentro de la misma celda.
Para aplicar las diferentes alineaciones es preciso seleccionar el texto que se desea alinear y,
en la pestaña Inicio, elija la opción de alineación que desee.

B) Bordes
A través de los diferentes bordes predefinidos que tiene Excel, se puede agregar ágilmente
un borde alrededor de celdas o rangos de celdas. Además, contamos con la posibilidad de
definir bordes personalizados a nuestra necesidad y gusto.

69
 C) Sombreado
Podemos aplicar sombreado a las celdas rellenándolas con colores sólidos o tramas. Esto se
utiliza normalmente para resaltar título o encabezados de las columnas en una planilla.

Gráficos

70
Excel nos permite crear gráficos a partir de datos introducidos en una hoja de cálculo. La
utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A
menudo, un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y
columnas.

Con Excel pueden realizarse gráficos de muchos tipos, como por ejemplo de barras,
circulares, lineales, en tres dimensiones, etc. Usted dispone de un Asistente para Gráficos,
que le permitirá realizar cualquier tipo de representación a partir de los datos que aparecen
en una hoja de cálculo.

›Crear gráficos
Para inserta un gráfico vamos a utilizar la sección Gráficos de la pestaña Insertar.

Es recomendable tener seleccionado el rango de celdas que queremos que participen en el

gráfico. De esta forma, Excel podrá generarlo automáticamente. En caso contrario, el gráfico
se mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que solicita.
Existen diversos tipos de gráficos. Podemos seleccionar un gráfico a insertar haciendo clic en
el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran
disponibles.

En cada uno de los tipos generales de gráficos encontramos un enlace en la parte inferior
del listado que muestra Más gráficos de...
Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar gráfico que
se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la sección Gráficos.

71
72
Aquí puedes ver listados todos los gráficos disponibles. Selecciona uno y pulsa Aceptar para
empezar a crearlo. Aparecerá un cuadro que contendrá el gráfico ya creado (si seleccionaste
los datos previamente) o un cuadro en blanco (si no lo hiciste). Además, verás que aparece
en la barra de menús una sección nueva, Herramientas de gráficos, con dos pestañas:
Diseño y Formato.

›Añadir una serie de datos

Si observamos la pestaña Diseño, encontraremos dos opciones muy útiles relacionadas con
los Datos:

En el botón Seleccionar datos se nos abre el siguiente cuadro de dialogo:

En Rango de datos del gráfico debemos indicar el rango de celdas que se tomarán en
cuenta para crear el gráfico. Para ello podemos escribir el rango o bien pulsar el botón y
seleccionar las celdas en la hoja.
Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociará unos al eje horizontal
(categorías) y otros al eje vertical (series).
Utiliza el botón Editar o Modificar, dependiendo del eje, para modificar el literal que se
mostrará en la leyenda de series del gráfico, o el rango de celdas de las series o categorías.
El botón Cambiar fila/columna permuta los datos de las series y las pasa a categorías y
viceversa.

73
Este botón actúa del mismo modo que el que podemos encontrar en la banda de opciones
Cambiar entre filas y columnas disponible en la pestaña Diseño.
Si hace clic en el botón Celdas ocultas y vacías, abrirá un pequeño cuadro de diálogo desde
donde podrá elegir qué hacer con las celdas que no tengan datos o estén ocultas.
Los cambios que va realizando en la ventana se van viendo plasmados en un gráfico. Cuando
acabe de configurar el origen de datos, pulse el botón Aceptar.

›Características y formato del gráfico

En la pestaña Diseño podrá encontrar todas las opciones relativas al aspecto del gráfico.
En la sección Diseños de gráfico podrá agregar o modificar la presentación de los elementos
del gráfico, o bien seleccionar un Diseño rápido. Estos diseños rápidos incluyen aspectos
como incluir un título al gráfico, situar la leyenda en uno u otro lado, incluir o no las
etiquetas descriptivas en el propio gráfico, etc.

En Agregar elemento de gráfico podemos recorrer una gran lista de opciones que nos
permitirán cambiar y/o completar el aspecto del mismo. Le recomendamos que explore
estas opciones, inclusive la última denominada “Más opciones de líneas de cuadrícula...”.

Si el gráfico está seleccionado, también podrá realizar estas acciones a partir de los botones
que nos aparecen a la derecha de éste.

74
En la pestaña Diseño, también puede dar un estilo a tu gráfico rápidamente.

En función del tipo de gráfico que haya insertado (líneas, barras, columnas, etc.) te pro-
pondrá unos u otros.
Para terminar de configurar tu gráfico puedes ir a la pestaña Formato, donde encontrará la
sección Estilos de forma que se utiliza para enriquecer la visualización del mismo.
›Modificar la posición de un gráfico

Excel te permite decidir la posición del gráfico en el documento. Para ello:

1. Seleccione el gráfico.

2. Sitúese en la pestaña Diseño de las Herramientas de gráficos.

3. Pulse sobre el botón Mover gráfico que encontrará en la sección Ubicación

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

›La primera opción te permite establecer el gráfico como una Hoja nueva. Tendrá la ventaja
de que no molestará en la hoja de cálculo, pero no podrá contrastar los datos numéricos si
la mantiene en una hoja aparte. Depende del formato que quiera utilizar. Escribe el nombre
para la hoja en la caja de texto y pulsa Aceptar.

› Eligiendo Objeto en, podremos mover el gráfico a una hoja ya existente. Si utiliza este
método, el gráfico quedará flotante en la hoja y podrá situarlo en la posición y con el
tamaño que usted elija. Ésta es la forma en que se inserta por defecto, cuando se genera un
nuevo gráfico.

Además, también puede mover el gráfico arrastrándolo dentro de la misma hoja o bien a
otra.

75
Configurar página
Antes de imprimir una hoja de cálculo, se aconseja configurar la página para –si fuera
necesario- modificar detalles que afectan a su presentación, tales como orientación,
encabezado, pie de página, tamaño del papel, márgenes, etc.
Para esto, debemos activar la solapa Diseño de página. Allí encontraremos todas las herra-
mientas para configurar la página.

›Vista preliminar
La vista preliminar se utiliza para ver cómo quedará la página impresa y poder realizar
cambios si fuera necesario. Se accede de esta manera: desde Archivo, hacer clic en Imprimir
para ver las opciones de impresión y la ventana de vista previa.

›Encabezado y pie de página

Se pueden agregar, a las hojas de cálculo que vamos a imprimir, encabezados y/o pies de
página en la parte superior o inferior. Estos pueden ser, por ejemplo, número de página,
fecha del momento de impresión, hora del momento de impresión, etc.
El encabezado y pie de página sólo se ven en la vista Diseño de página y en las páginas
impresas.
Para insertarlos debemos activar la solapa Archivo – Imprimir–Configurar página. Si
quisiéramos insertar el mismo encabezado y pie de página en varias Hojas, debemos
seleccionar las solapas manteniendo presionada la tecla Control.

›Imprimir Libros
Se pueden imprimir hojas de cálculo y libros de Excel, ya sea de a uno o varios al mismo
tiempo. También puede imprimirse sólo una parte de una hoja de cálculo, como por
ejemplo sólo el gráfico o sólo la tabla.

Modulo 4: Presentaciones

PowerPoint es una herramienta que nos provee Microsoft Office para realizar presenta -
ciones, las cuales son imprescindibles hoy en día ya que permiten comunicar información e
ideas de forma visual y atractiva.

Éstas se utilizan en la enseñanza, como apoyo al profesor para desarrollar un determinado

tema, en la exposición de los resultados de una investigación, como apoyo visual en una
reunión empresarial o conferencia, etc.
Veamos los pasos básicos para empezar. Puede iniciar PowerPoint ahora para ir probando
todo lo que le explicamos.

76
Al acceder a PowerPoint nos aparece la siguiente pantalla:

Vamos a elegir Presentación en Blanco para comenzar a trabajar. De esta forma, se nos
mostrará la pantalla para comenzar a trabajar con una Nueva Presentación. Nos detenga-
mos en sus componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes
elementos.

 Pantalla inicial:

77
1. Área de trabajo: es la parte central de la pantalla donde creamos nuestras diapositivas,
las que conformarán nuestra presentación.

2. Área de esquema: la encontramos a la izquierda de nuestra pantalla, donde iremos

viendo las diapositivas en tamaño reducido. Desde allí podemos hacer clic en una dia-
positiva y automáticamente aparecerá en el área de trabajo.

3. Barra de herramientas de acceso rápido: contiene las opciones que se utilizan más
frecuentemente. Éstas son: Abrir, Guardar, Deshacer (para deshacer la última acción
realizada.

Rehacer (para recuperar la acción que hemos deshecho) y Presentación desde el principio
(para comenzar con la presentación de diapositivas a pantalla completa).

4. Barra de título: contiene el nombre del documento abierto que se está visualizando,
además del nombre del programa (PowerPoint).

En la zona superior derecha tenemos el nombre del usuario que se ha conectado y más a la
derecha los botones minimizar, maximizar/restaurar y cerrar, comunes en casi todas las
ventanas del entorno Windows.

5. Cinta de opciones:

Es el elemento más importante de todos, ya que se trata de una franja que contiene las
herramientas y utilidades necesarias para realizar acciones en PowerPoint. Se organiza en
pestañas que engloban categorías lógicas.

6. Vistas: desde aquí podemos elegir el modo de ver la presentación: Normal, Clasificador
de diapositivas, Vista de lectura y Presentación con diapositivas.

7. Área de Notas: a la izquierda de las vistas, encontramos la palabra Notas. Haciendo

clic en ella la activamos. Allí podemos realizar anotaciones que no se verán en la presen-
tación, pero podemos configurar la misma para que salgan si la imprimimos en papel.

8. Barra de estado: aquí podemos ver información relacionada con el documento, por
ejemplo, cantidad de diapositivas, idioma empleado, etc.

Crear una presentación

Esto es muy sencillo: al acceder a PowerPoint nos muestra la opción de crear una presen-
tación en blanco, en la que haremos clic para comenzar nuestra presentación.

78
Ahora nos aparecerá en la pantalla para poder comenzar a diseñar una nueva presentación.
La primera diapositiva que nos muestra nos da la opción de poner un título y un subtítulo,
pudiendo cambiar esto desde la solapa Inicio, haciendo clic en Diseño.

Si ya tenemos una presentación y queremos continuar trabajando en ella, podemos acceder

desde Abrir otras Presentaciones o acceder desde Presentación en blanco y allí hacer clic en
Archivo – Abrir.

Trabajar con textos

Es muy importante tener en claro el modo de exposición de nuestra presentación, es decir,
si será leída desde el monitor de la computadora o si se proyectará sobre una pared o telón.
Dependiendo de esto, habrá que tener en cuenta la visibilidad del texto.
En el caso que se proyecte solamente en la computadora, lo que vemos nosotros será lo que
verán los demás.

Si la presentación se proyectará sobre una pared o telón, hay que tener en cuenta las
siguientes recomendaciones:
 No más de 6 líneas por diapositiva.

 No más de 6 palabras por línea

Las diapositivas refuerzan los puntos principales de la presentación, si llenamos la pantalla

de texto distraerá a la audiencia. Pero en algunos casos necesitamos transcribir una cita, por
ejemplo, allí será necesario hacer una excepción.

También debemos corroborar si el texto se ve correctamente, para ello podemos imprimir

una diapositiva y ponerla alejada para ver si es visible o no. Es importante saber de
antemano la iluminación que tiene el lugar donde proyectaremos nuestra presentación,
para así elegir el color correcto del fondo y de la fuente. Se recomienda utilizar colores
contrastantes, es decir, fondo oscuro y fuente clara o viceversa, evitando colores fluores-
centes ya que cansan la vista.

En cuanto al tipo de fuente, es conveniente elegir letras claras (Arial, Times New Roman,
Calibri, Verdana, etc.), tratando de utilizar uno o dos tipos diferentes en la presentación
para facilitar la lectura.

79
Trabajar con diapositivas

Las diapositivas son “las hojas” que tiene tu presentación. Contienen marcadores de
posición, que son cuadros formados por bordes punteados. Éstos pueden contener muchos
elementos diferentes incluyendo texto, imágenes, gráficos y más.

 Nueva diapositiva

Para añadir una diapositiva:

*Pulse en el botón Nueva diapositiva que se encuentra en la pestaña Inicio.

*O bien utilice la combinación de teclas Ctrl + M

Una vez realizado esto, podrá apreciar que en el área de esquema aparece al final una
nueva diapositiva. En caso de haber una diapositiva seleccionada, la nueva se insertará tras
ella.
Como puede ver en la imagen anterior, si hacemos clic en la flecha que se encuentra bajo el
botón Nueva diapositiva, podremos elegir su diseño o tema.
También es posible escoger entre diferentes diseños, o cargar una diapositiva en blanco.

 Copiar una diapositiva

Para copiar una diapositiva en una misma presentación puede hacerlo de varias formas:

80
*Desde la barra Inicio: Seleccione la diapositiva a copiar y pulse en el botón de copiar que se
encuentra en la pestaña Inicio. Después seleccione la diapositiva detrás de la cual se
insertará la diapositiva a copiar y pulsa el botón Pegar.

*Desde el menú contextual: Haga clic con el botón derecho del mouse sobre la diapositiva a
copiar y seleccione la opción Copiar en el menú contextual que se muestra.
Luego, haga clic con el botón derecho del mouse entre dos diapositivas, es decir, donde
queramos insertar la copia. Deberá seleccionar la opción de pegado más adecuada.

*Desde el teclado: Haga clic sobre la diapositiva a copiar y pulsa la combinación de teclas
CTRL + C (que realiza la acción de copiar).
A continuación, haga clic sobre la diapositiva detrás de la cual se insertará la copia y pulsa
CTRL + V (pegar).
Es posible copiar varias diapositivas a la vez, seleccionándolas antes de ejecutar la acción de
copiar

 Duplicar una diapositiva

Otra forma de copiar una diapositiva es duplicándola, la diferencia es que esta función sirve
para copiar una diapositiva en la misma presentación mientras que con Copiar se puede
generar una copia de la misma en otra presentación.

Para duplicar, primero seleccione las diapositivas. Luego, puede optar por distintas formas
de hacerlo, elija la que más cómoda le resulte. Desde la banda de opciones, desplegando el
menú Nueva diapositiva y seleccionando la opción Duplicar diapositivas seleccionadas.

 Mover diapositivas
Para mover una o varias diapositivas realizamos los mismos pasos que para copiarlas. La
única diferencia es que la acción a realizar será Cortar/Pegar, en vez de Copiar/Pegar.

Por lo tanto, podemos hacerlo desde:

*La opción Cortar del menú contextual, o de la ficha Inicio.
*La combinación de teclas CTRL+X

O bien arrastrando:
*Para mover las diapositivas de lugar dentro de una misma presentación debemos
seleccionar la diapositiva a desplazar y, sin soltar el botón izquierdo del mouse, arrastrarla
hasta la posición final.

Al desplazarla, aparece junto al puntero del mouse un rectángulo dibujado. Cuando nos
situamos entre dos diapositivas, se abrirá un espacio que nos muestra el lugar que ocuparía
la diapositiva si decidiésemos moverla. Por ejemplo, si queremos colocar la segunda

81
diapositiva entre las diapositivas 3 y 4, moveremos el mouse hasta que se abra un espacio
entre la 3 y la 4. En la siguiente imagen puede observar cómo se ha realizado la operación
en la vista Clasificador de diapositivas.

Una vez situados en la posición de destino, soltamos el botón del mouse y automáticamente
la diapositiva se desplazará a la posición. Las diapositivas se renumerarán de acuerdo con su
nuevo orden.

 Eliminar diapositivas
Para eliminar una o varias diapositivas, lo primero que debemos hacer es seleccionarlas,
como ya hemos visto. Luego, disponemos de dos métodos para ejecutar la eliminación:
*Utilizando el menú contextual que aparece al hacer clic con el botón derecho del mouse
sobre su miniatura. La opción adecuada será Eliminar diapositiva.
*Pulsando la tecla SUPR.

Trabajar con imágenes

En la mayoría de los casos, nuestra presentación se verá muy enriquecida si incorpora foto-
grafías o imágenes que apoyen la explicación con material más visual. Por eso, PowerPoint
incorpora herramientas que facilitan su inserción, retoque y ajuste.

Los elementos de este tipo que podemos introducir se encuentran en la pestaña Insertar >
Grupo Imágenes, y son los siguientes:
 Imágenes en línea. Son imágenes que buscaremos a través de Internet para
incorporar a nuestro proyecto.

 Imágenes. Son imágenes que están almacenadas en nuestro ordenador.

 Captura. Se trata de imágenes que genera PowerPoint automáticamente a partir de

una captura de pantalla.

Sobre las imágenes pueden realizarse multitud de operaciones. Al igual que con cualquier
otro elemento, las podremos:

82
 Seleccionar, con el mouse y el teclado.

 Mover, arrastrándolas o cortándolas.

 Copiar, con la herramienta Copiar del portapapeles.

 Cambiar de tamaño, desde los marcadores de su contorno cuando están

seleccionadas.

 Y girar, voltear, alinear, distribuir y ordenar, desde el botón Organizar de la ficha

Inicio.

Además de estas acciones, podemos realizar otras más específicas desde las Herramientas
de imagen, en la ficha Formato. Como, por ejemplo:
 Realizar correcciones de brillo o contraste.

 Colorearlas.

 Darles estilo.

Trabajar con tablas

Podemos crear una tabla en PowerPoint, copiarla y pegarla desde Word o Excel, o insertar
una hoja de Excel desde PowerPoint.

Veamos cómo crear una tabla y darle formato directamente desde PowerPoint:
1. Nos ubicamos en la diapositiva en la que vamos a insertar la tabla.
2. Activamos la solapa Insertar y allí elegimos Tabla.

3. Seleccionamos las filas y columnas que deseamos.

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 También desde este menú podemos seleccionar la opción Insertar tabla…, que mostrará
una ventana en la que podrás indicar directamente el número de columnas y filas. Para
que se inserte, pulsaremos Aceptar.

4. Para poder escribir en cada celda, basta con hacer clic en la que deseamos ingresar el
texto o gráfico. También podemos utilizar la tecla Tab que, además de admitir desplazarnos
de una celda a otra, permite insertar una fila cuando la presionamos estando en la última
celda de la derecha.

Mientras tengamos seleccionada una tabla o estemos trabajando con ella, aparecerá en la
cinta una nueva barra de herramientas especializada. Esta barra consta de las pestañas
Diseño y Presentación.

La ficha Diseño contiene herramientas dedicadas a dar estilo y formato a la tabla.

La ficha Presentación muestra las herramientas dedicadas a alterar la estructura de la tabla
y sus elementos: su tamaño, su alineación, etc.
Para eliminar una tabla, una fila o una columna, lo único que debemos hacer es Selec-
cionarla y luego en la pestaña Presentación, desplegar el menú Eliminar y elegir la opción
adecuada.
Al igual que podemos eliminar filas y columnas, también podemos insertar nuevas filas o
columnas en una tabla que ya existe para ampliarla.
Lo haremos también desde la ficha Presentación.
 Para insertar una nueva fila primero tenemos que saber a qué altura de la tabla
queremos insertarla. Después nos situaremos en cualquier celda justo encima o justo
debajo de donde queremos insertar la nueva fila y utilizaremos las opciones Insertar
arriba o Insertar debajo.

 Para insertar una nueva columna el proceso es idéntico. Nos situaremos en una
celda y utilizaremos las opciones Insertar a la izquierda o Insertar a la derecha,
según donde queramos situar la nueva columna.

Modificar el estilo de una tabla consiste en modificar su aspecto cambiándole por ejemplo el
color de relleno, los bordes, etc. Estas opciones se encuentran en la ficha Diseño.

Trabajar con gráficos

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Los gráficos se utilizan a menudo en las presentaciones porque condensan gran cantidad de
información y la muestran de forma muy visual. PowerPoint utiliza Excel para la creación de
gráficos.
Para insertar un gráfico en PowerPoint debemos activar la solapa Insertar y elegir allí, en
Ilustraciones, Gráfico.
Nos aparecerá esta ventana:

Aquí debemos seleccionar el tipo de gráfico deseado. Una vez elegido, aparecerá una tabla
para que agreguemos los datos que deseamos graficar.

Una vez que agregamos los datos, cerramos la tabla y debemos agregar los títulos de los
ejes y del gráfico:

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En Diseño – Diseño rápido, encontraremos diferentes formatos que podemos aplicar.

Visualizar el contenido de las diapositivas

Para visualizar el contenido de las diapositivas contamos con las diferentes vistas que nos
proporciona PowerPoint:
 Vista Normal: es la que se utiliza para trabajar habitualmente. Con ella podemos ver,
diseñar y modificar la diapositiva que seleccionamos. La iniciamos desde Vista >
Normal o bien desde la barra inferior pulsando el botón

En la parte izquierda de la pantalla aparece el área de esquema en la que podemos

seleccionar la diapositiva que queremos visualizar; en la parte derecha, aparece la
diapositiva en grande para poder modificarla. En la barra de opciones inferior se encuentra
el botón Notas que abre el área de notas en la cual se pueden introducir aclaraciones para el
orador sobre la diapositiva.
Esta es la vista más utilizada, ya que desde ella se puede modificar la presentación. Es la
vista de trabajo, por decirlo de alguna manera, y allí podemos insertar texto en las
diapositivas, cambiar su color y diseño, etc.

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  Clasificador de diapositivas: muestra las diapositivas en miniatura y ordenadas por
orden de aparición. Dicho orden se representa con un pequeño número situado en la
esquina inferior izquierda de cada una de las diapositivas. También pueden aparecer
clasificadas en secciones, si así lo hemos establecido.

Por lo tanto, con este tipo de vista tenemos una visión más global de la presentación. Nos
permite localizar una diapositiva más rápidamente y es muy útil para mover, copiar o
eliminar las diapositivas. En definitiva, para organizarlas.

Se inicia también desde Vista > Vistas de presentación > Clasificador de diapositivas.
También dispone de un botón en la barra inferior que presenta el siguiente aspecto:

 Vista de lectura o zoom: permite acercar o alejar las diapositivas en algunas vistas,
como Normal y Clasificador de diapositivas. Para aplicarlo deberemos situarnos
primero en la diapositiva sobre la que queramos que se aplique el zoom.

Encontrará la herramienta Zoom en la ficha Vista. Al hacer clic sobre ella, se desplegará una
ventana donde podrá escoger entre las opciones el porcentaje de zoom, o bien escribir uno
personalizado.

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  Presentación con diapositivas: reproduce la presentación para mostrar cuál será el
resultado final.

Lo habitual es reproducir la presentación desde la diapositiva que se está visualizando en

ese momento, normalmente para ver cómo queda la diapositiva que acabamos de realizar y
poder apreciar todos los elementos, incluidos los efectos animados que no se apreciarían en
ninguna otra vista.
Podemos iniciar esta vista desde:
*La cinta, en Presentación con diapositivas > Iniciar presentación con diapositivas > Desde
la diapositiva actual.
*El botón de la barra inferior

Hipervínculos
La forma más rápida de crear un hipervínculo web básico en una diapositiva de PowerPoint
es presionar Enter después de escribir la dirección de una página web existente (por
ejemplo, [Link]

Puede vincular a una página Web, a un documento nuevo o a una ubicación de un docu -
mento existente.
 Vincular a un sitio web:

1. Seleccione el texto, la forma o la imagen que quiera usar como hipervínculo.

2. Seleccione Insertar > Hipervínculo.

3. Seleccione Archivo o página web existente y agregue:

*Texto para mostrar: escriba el texto que quiera que aparezca como hipervínculo.

*Información en pantalla: escriba el texto que quiere que aparezca cuando el usuario
mantenga el mouse sobre el hipervínculo (opcional).

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*Carpeta actual, Páginas consultadas o Archivos recientes: seleccione la ubicación a la que
quiere vincular.

* Dirección: si aún no seleccionó una ubicación anteriormente, inserte la dirección URL del
sitio web al que quiere vincular.

[Link] Aceptar.

 Vincular a una ubicación en un documento, a un nuevo documento o a una dirección

de correo electrónico:

1. Seleccione el texto, la forma o la imagen que quiera usar como hipervínculo.

2. Seleccione Insertar > Hipervínculo y elija una opción:
*Lugar de este documento: crea un vínculo a una diapositiva específica de la pre-
sentación.

*Crear documento: crea un vínculo desde la presentación a otra presentación.

*Dirección de correo electrónico: crea un vínculo a una dirección de correo

electrónico mostrada para abrir un programa de correo electrónico del usuario.

3. Rellene los campos Texto para mostrar e Información en pantalla y especifique la

ubicación a la que quiere vincular.
4. Seleccione Aceptar.

Número de diapositiva

Se puede agregar, además de número de diapositiva, la fecha y la hora de la presentación.

Para agregar los números de diapositivas debemos activar la solapa Vista, en Vistas de
presentación y nos ubicamos en la diapositiva 1.
Activamos la solapa Insertar – en el grupo Texto, Accede a Encabezamiento y Pie página. Así
aparecerá la siguiente pantalla:

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Allí se activarán las opciones deseadas.

Ver regla
La regla brinda indicios visuales para ayudarlo a ubicar tanto el texto como las imágenes en
las diapositivas. Esta puede estar visible o se puede ocultar.
Contamos con dos reglas en PowerPoint: una horizontal, en la parte superior de la diapo-
sitiva, y la otra vertical en el borde izquierdo de la diapositiva.
Para mostrar la regla, debe hacer clic en la solapa Vista, en Mostrar, activar Regla.

Agregar notas
En PowerPoint se pueden añadir notas a las diapositivas, llamadas Notas del orador, y sirven
de ayuda en el momento de la presentación. Usted podrá verlas a través del panel de notas
o la vista Página de notas.
Para poder escribir en el Panel de notas, deberá buscarlo en la parte inferior de la pantalla,
debajo de la diapositiva. Deberá hacer clic y arrastrar del borde del panel para agrandarlo o
achicarlo y poder escribir en él.

Diseños: temas, variantes y personalizados

Al acceder a PowerPoint, se nos presenta la siguiente pantalla, desde donde podemos elegir
un diseño predefinido:

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Al hacer doble clic en uno de ellos, nos selecciona ese diseño para nuestra presentación:

También podemos aplicar un tema, nuestro propio diseño, aplicando diferentes colores y/o
aplicando imágenes o fotos de fondo:
Al acceder seleccionamos Presentación en blanco.
1. En Diseño – Temas, podemos elegir alguno de los que nos ofrece PowerPoint.

91
2. Para aplicar un color a su gusto, sólo deberá seleccionar Diseño – Personalizar; Dar
formato al fondo:

3. Para aplicar una imagen de fondo, deberá seleccionar Diseño – Personalizar; Dar formato
al fondo; Relleno con imagen o textura:

a. Con textura:

b. Con imagen desde un archivo:

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 Diseño – Personalizar; Dar formato al fondo; Relleno con imagen o textura; Insertar
imagen desde Archivo:

De este modo hemos observado como seleccionar el fondo, luego hacemos clic en
Aplicar a todo si deseamos que ese diseño sea el mismo en todas las diapositivas de la
presentación.

Transiciones y animaciones:
En las presentaciones podemos dar movimiento a los objetos e incluso al texto que forman
parte de ellas, haciéndolas así más profesionales o atractivas, además de conseguir llamar la
atención de las personas que las están viendo.
Las transiciones se aplican en cada diapositiva y son efectos similares a una animación que
se realizan al hacer correr la presentación al pasar de una diapositiva a la siguiente. Se
puede controlar la velocidad de los efectos de transición y agregar sonido.

Animar textos y objetos

Para animar un texto u objeto lo primero que hay que hacer es seleccionarlo. A conti-
nuación, habrá que ir a la ficha Animaciones, grupo Animación y seleccionar cualquiera de
las que se muestran.

En función de la animación escogida se activará el botón Opciones de efectos, que nos

permitirá personalizar algunos aspectos del efecto en sí. Por ejemplo, si escogemos una
animación de desplazamiento, desde este botón podremos indicar en qué dirección se
desplazará. Si escogemos una que añada algún objeto de color, podremos elegir qué color
utilizar, etc.

93
Una vez aplicada la animación, apreciaremos en la diapositiva un pequeño número junto al
objeto.

Los números se van asignado correlativamente a los objetos animados de la diapositiva.

Además, percibiremos que el fondo del número se muestra rosado para aquel objeto que
esté seleccionado. Así, si utilizamos la ficha de Animaciones para alterar algún efecto,
sabremos siempre sobre qué objeto estamos trabajando.
Desde el grupo de Intervalos podremos definir si la animación se iniciará con un clic, si se
iniciará a la vez que la anterior o si lo hará después de ella. Incluso podremos establecer la
duración del efecto. El resultado final lo comprobaremos fácilmente, ya que, por defecto, el
efecto se muestra en la vista Normal. Y también podremos forzar una Vista previa desde la
cinta.
Para quitar una animación, seleccionamos el número que la representa en la diapositiva y
pulsamos la tecla SUPR.

 Tipos de animaciones
Si observa la vista previa de las animaciones, verá que se representan con una estrella que
dibuja más o menos el efecto que produce. Esta estrella se aprecia en tres colores distintos:

*Verde para las animaciones de entrada. Es decir, las que se suelen aplicar para mostrar o
iniciar el objeto.

*Amarillo para las animaciones de énfasis. Es decir, las que se centran en enfatizar el objeto,
haciéndolo destacar sobre el resto.

*Rojo para las animaciones de salida. Estas dan un efecto al objeto para dar la impresión de
que se va, o desaparece, es decir, de que hemos dejado de trabajar con él.

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Encontrará gran variedad de animaciones al desplegar el botón Más . Sin embargo, aún se
pueden mostrar otros haciendo clic en sus correspondientes opciones del menú.

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Transición de diapositiva
La transición de diapositiva nos permite determinar cómo va a producirse el paso de una
diapositiva a la siguiente, a fin de lograr efectos visuales más estéticos.
Para aplicar la transición a una diapositiva, despliegue la ficha Transiciones y seleccione una
de las opciones de Transición a esta diapositiva.

Al igual que en las animaciones, en función de la transición escogida podremos modificar las
Opciones de efectos desde el correspondiente botón. También podemos configurar la forma
en que se ejecutará la transición desde el grupo Intervalos.

Definiremos:
*Si queremos que suene algún Sonido durante la transición de entre los que se muestran en
la lista;

*la duración del efecto;

*y una característica muy importante, si la diapositiva cambiará a la siguiente Al hacer clic

con el mouse o Después de un tiempo determinado.

El botón Aplicar a todo hace que la configuración escogida se aplique a todas las diaposi-
tivas de la presentación, independientemente del efecto de transición que se les asigne.

Insertar Audio y Video

Para reproducir una canción en segundo plano durante la presentación, deberá proceder de
la siguiente manera:
Active la solapa Insertar, haga clic en Multimedia, Audio y allí Audio en Mi PC.

En el explorador de archivos, busque el archivo de música que quiera usar y seleccione

Insertar.
En la pestaña Reproducción, haga clic en Reproducir en segundo plano.
Del mismo modo, se puede insertar un video en una presentación.

96
Para insertar música como para insertar un video, previamente debemos tenerlo guardado
(ya sea en el disco, pendrive, etc.).
Botones de acción
Estos se encuentran en la galería de formas, se pueden agregar a una presentación y se le
asigna una determinada acción que se realizará cuando se haga clic con el mouse.
Por lo general se utilizan para pasar a la siguiente diapositiva, a la diapositiva anterior, a la
primera diapositiva, a la última diapositiva, a la diapositiva visitada más recientemente, a un
número de diapositiva determinado, etc.
Para insertar un botón de acción en todas las diapositivas debemos seguir los siguientes
pasos:
1. En el menú Ver, elija Vista patrón y, a continuación, haga clic en Patrón de
diapositivas.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Insertar, haga clic en formas, elija Botones de acción y, a
continuación, haga clic en el botón de acción que desee.

3. Arrastre por la ubicación en la diapositiva donde desee que aparezca el botón.

4. En el cuadro de diálogo Configuración de la acción, seleccione iniciar la acción

mediante uno de estos procedimientos:

5. Haga clic en las acciones que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

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6. Cuando haya completado los cambios en la vista de patrón de diapositivas, en la
barra de mensajes, haga clic en Cerrar patrón para volver a la vista normal.
Nota: para insertar el botón en una sola diapositiva, el procedimiento es el mismo, sólo que
seleccionamos la diapositiva a la cual le queremos agregar el botón en lugar de ir al Patrón
de diapositivas.
Presentación: configuración de la presentación personalizada
Para acceder a la configuración de diapositivas, deberá activar la solapa Presentación con
diapositivas, allí, en Configurar, acceder a Configuración de la presentación con
diapositivas.
Aparecerá un cuadro de diálogo de Configurar presentación, donde se muestran las dife-
rentes opciones disponibles para crear y reproducir las diapositivas de una presentación.
Una vez que haya elegido su configuración deseada, deberá aceptar para que se aplique en
la presentación.

1. Presentado por la persona a cargo: Las diapositivas se verán en pantalla completa y

usted podrá controlar la exposición.
2. Opciones de presentación:
 Repetir el ciclo hasta presionar la tecla Esc, las diapositivas pasarán de forma
continua.
 Mostrar sin narración: desactiva la narración durante la presentación.
 Mostrar sin animación: desactiva las animaciones durante la presentación.
 Permite cambiar el color predeterminado de pluma y del puntero láser.

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3. Mostrar diapositivas: Establece las diapositivas que se desean mostrar. La opción
Todas es el valor establecido por defecto. Además, se puede elegir qué diapositivas se
desean mostrar.

4. Avance de diapositivas: Si se estableció duración para que la presentación se

reproduzca automáticamente, desde esta opción se podrás activar o desactivar.

5. Varios monitores: Por lo general se utiliza un proyector conectado a la computadora para

ver la presentación, para ello deberá seleccionar la opción Mostrar vista del moderador. Si
en cambio quisiéramos verla sólo por el monitor de la computadora, deberá desactivar esta
opción.

CORRECION DEL PARCIAL

Word: no inserto numero de pagina en el pie de página, por eso no se incrementa
automáticamente cuando pasa de pagina.
Excel: en el total de ingresos anual escribió =+B8*12+M2 y lo correcto es =+B8*12+B9*2
En los honorarios debería haber usado la función Si de esta manera:
=SI(D5>5;B12*F16;B12*F15)

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100
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