Los Documentos Contables son registros formales que respaldan cronológicamente todas las
operaciones financieras de una empresa o individuo. Estos documentos, ya sean físicos o digitales,
proporcionan información detallada sobre cada transacción, como compras, ventas, inversiones y
pagos. Actúan como un historial financiero completo, permitiendo a las partes interesadas
comprender la situación económica de la entidad.
Para qué sirven los Documentos Contables
Los documentos contables cumplen una serie de funciones esenciales:
Registrar las operaciones: Cada transacción financiera, desde la compra de un lápiz hasta la venta
de un producto, queda registrada en un documento contable específico.
Demostrar la legalidad: Estos documentos sirven como prueba legal de las operaciones realizadas,
lo que es crucial en caso de auditorías o litigios.
Tomar decisiones informadas: Al analizar los documentos contables, los empresarios pueden
identificar tendencias, evaluar su rentabilidad y tomar decisiones estratégicas para el futuro.
Cumplir con las obligaciones fiscales: Los documentos contables son la base para la presentación
de impuestos y el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
Los documentos contables se pueden clasificar de diversas maneras, pero una de las más comunes
es según su origen:
Documentos Contables Externos
Son aquellos que se generan fuera de la empresa y que luego ingresan a la misma como soporte
de una transacción. Estos documentos son emitidos por terceros y la empresa los recibe como
prueba de la operación.
Ejemplos de documentos contables externos:
Factura: Emitida por un proveedor al vender bienes o servicios.
Recibo de pago: Emitido por el vendedor al recibir un pago del comprador.
Nota de débito: Emitida por el vendedor para reclamar un monto adicional al de la factura original.
Nota de crédito: Emitida por el vendedor para anular una factura o realizar una devolución.
Extracto bancario: Emitido por el banco, detalla los movimientos de una cuenta corriente.
Póliza de seguro: Emitida por la compañía aseguradora, detalla las coberturas y condiciones del
seguro.
Documentos Contables Internos
Son aquellos que se generan dentro de la empresa para registrar operaciones
Recibo de caja: Emitido al recibir un pago en efectivo.
Vale de caja: Emitido para entregar dinero en efectivo a un empleado o proveedor.
Nota de contabilidad: Se utiliza para corregir errores en los registros contables.
Hoja de cálculo: Se utiliza para realizar cálculos y análisis financieros.
Informe de gastos: Emitido por un empleado para justificar gastos realizados en nombre de la
empresa.
Orden de compra: Emitida por la empresa a un proveedor para solicitar la compra de bienes o
servicios.
Documentos no contables
Los documentos o soportes no contables son aquellos cuyo propósito es esencialmente
administrativo, pues son registros e informes relacionados a las características, no
necesariamente monetarias, de las operaciones comerciales de la empresa. Por lo tanto,
no afectan la contabilidad. Por ejemplo, se tratan de registros de cumplimiento,
información de los trabajadores, entre otros aspectos de índole administrativa.
Tienen una utilidad previa a la transacción comercial. Permiten al comprador tener una idea sobre
un acto mercantil, son meramente informativos y no suscita un registro en la contabilidad
Pagaré
Un pagaré es un documento mediante el cual una persona se compromete a pagar una cierta
cantidad de dinero en un momento específico. Al momento de constituirse el compromiso, se
debe expresar, por escrito, el término “pagaré”. Hecho esto, la persona se ve obligada a realizar el
pago en la fecha establecida, de manera incondicional.
Administración:
se puede entender la administración como el arte y la ciencia de gestionar los recursos
organizacionales para maximizar la productividad y satisfacer las necesidades de clientes y
empleados. es el proceso que busca dar un uso lo más eficiente posible a los recursos para
alcanzar los objetivos de una institución.
CONTABILIDAD;
La contabilidad es la parte de las finanzas que estudia las distintas partidas que reflejan los
movimientos económicos y financieros de una empresa o entidad. El proceso sistemático de
registrar, clasificar, resumir e interpretar las transacciones financieras de una empresa o
entidad. Su objetivo principal es proporcionar información precisa y confiable sobre la situación
financiera y los resultados operativos de la organización, lo que permite la toma de decisiones
ACTIVO:
Un activo es un recurso con valor que alguien posee con la intención de que genere un beneficio
futuro (sea económico o no).
En contabilidad, representa todos los bienes y derechos de una empresa que han sido adquiridos
en el pasado, y con los que se esperan obtener beneficios en el futuros.
PASIVO:
Se entiende por pasivo, en la contabilidad financiera, a las obligaciones de una persona o empresa,
es decir, a su deuda con diversos tipos de acreedores. El pasivo es entonces lo contrario al activo,
que representa los bienes y derechos financieros que posee dicha persona o empresa.
BALANCE:
El balance, también conocido como estado de situación financiera, es una instantánea de la
situación financiera de una empresa en un solo momento. Presenta una lista resumida de los
activos, pasivos y capital de los propietarios de una empresa. El balance general se elabora a partir
del último día del ejercicio económico
CAPITAL:
El capital son todos los bienes físicos y recursos financieros que una empresa adquiere a través de
sus socios con el fin de obtener ganancias. En otras palabras, es la suma de toda la riqueza que
tiene una empresa ya sea en liquidez, bienes y recursos.
TECNICA:
Una técnica es el conjunto de acciones o procedimientos especializados con los que se intenta
cumplir un objetivo concreto. La técnica contable es el método específico que sigue y aplica
la Contabilidad, y que consiste en una serie de premisas o postulados que permiten:
reflejar, de forma ordenada, la actividad económica de la empresa, suministrando información útil
para la toma de decisiones, así como una imagen fiel del patrimonio de la empresa.
