Efectivo en caja y bancos 239
efectivo, ya que este rubro puede ser mal invertido. La administración del efectivo casi siempre se centra
alrededor de dos áreas: el presupuesto de efectivo y el control contable.
El presupuesto de efectivo constituye una base fundamental de la función de planeación, ya que
permite identificar los requisitos o sobrantes de efectivo en un periodo determinado. El control contable
es necesario para asegurar que el efectivo se utiliza en propósitos propios de la empresa, es decir, cer-
ciorarse de que no se desperdicie, invierta mal o robe. La administración es responsable del control y la
protección de todos los activos de la empresa.
Control interno
Como el efectivo es el activo más líquido de un negocio, se necesita un sistema de control adecuado para
prevenir robos y evitar que los empleados utilicen el dinero de la compañía para uso personal.
Los propósitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los siguientes:
• Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias.
• Promover la real y adecuada contabilización de la información relativa al efectivo.
• Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la empresa.
• Juzgar la eficiencia operativa de todas las divisiones de la empresa.
El control interno no se diseña para detectar errores, sino para reducir la oportunidad de que ocurran
errores o fraudes. Algunos objetivos del control interno del efectivo son tomar todas las precaucio-
nes necesarias para prevenir los robos y establecer un método adecuado para presentar el efectivo en
los registros contables. Un buen sistema de contabilidad separa el manejo del efectivo de la función de
registrarlo, hacer pagos o depositarlo en el banco. Todas las recepciones de efectivo deben registrarse y
depositarse en forma diaria, a la vez que todos los pagos de efectivo deben realizarse mediante cheques.
Efectivo en caja y bancos
Fondo de caja chica: registro contable
Como protección contra pérdidas o robos de efectivo, un buen sistema de control exige que todos los
pagos se realicen con cheques; sin embargo, es costoso pagar con cheques pequeñas sumas (papelería,
envíos de paquetería, gastos menores, etc.) y algunas veces, aparte de costoso, es impráctico, por lo que
la mayor parte de las compañías tienen disponible un fondo de efectivo para efectuar dichos pagos. Este
fondo se conoce como caja chica o fondo fijo de caja chica.
Sistema de fondo de caja chica y registros contables
El sistema de caja chica funciona de la siguiente manera:
a ) Creación del fondo de caja chica. Se determina la cantidad necesaria para formar el fondo de
caja chica, el cual debe entregarse a la persona designada como responsable de su manejo.
Para registrar la creación de la caja chica se hace un asiento cargado a caja chica y acredi-
tado a bancos. A continuación se presenta un ejemplo del asiento descrito:
Fecha Detalle Debe Haber
Enero 1, 2014 Caja chica $15 000
Bancos $15 000
b ) Erogaciones a través del fondo de caja chica. El responsable de la caja chica debe llevar el con-
trol de los desembolsos que efectúe mediante recibos o comprobantes de caja, en los cuales es
conveniente que anote el concepto del desembolso y la persona que lo solicitó. En todo momento
el responsable debe tener disponible la totalidad del fondo, ya sea en efectivo, comprobantes o
ambos.
c ) Reposición del fondo de caja chica. Cuando el encargado del fondo considera que está por ago-
tarse, debe solicitar que se le repongan los desembolsos que haya realizado. Para ello debe ela-
borar un reporte en el que especifique los conceptos de cada desembolso. Al generar el cheque
240 Capítulo 7 Efectivo e inversiones temporales
para cada reposición de caja chica, el registro se hace cargando cada uno de los conceptos por
los que se haya hecho algún desembolso, y acreditarse a bancos. El asiento descrito se realiza de
la siguiente forma:
Fecha Detalle Debe Haber
Enero 14, 2014 Papelería $550
Gastos de paquetería 250
Gastos sin comprobante 100
Bancos $900
d ) Incremento o disminución del fondo de caja chica. Si se considera que la cantidad que se dis-
pone en el fondo de caja chica es excesiva o no satisface las necesidades para cubrir los gastos
menores de la empresa, el responsable debe hacer un reporte en el que aclare cualquiera de las
dos circunstancias anteriores. Para modificar la cantidad del fondo se deben realizar los siguien-
tes asientos.
1. Cuando se desee disminuir el fondo de caja chica:
Fecha Detalle Debe Haber
2014 Bancos $1 000
Caja chica $1 000
2. Cuando se desee incrementar el fondo de caja chica:
Fecha Detalle Debe Haber
2014 Caja chica $600
Bancos $600
Es de suma importancia subrayar que la cuenta de caja chica solo se verá afectada cuando se desee
incrementar o disminuir la cantidad que se estableció originalmente.
Cuando se realizan erogaciones de las que no se tiene comprobante alguno, se recurre a la cuenta
de gastos varios. Dicha cuenta se debe presentar en el estado de resultados al finalizar el periodo como
un gasto de operación.
Ejemplo. Registro contable del fondo de caja chica
El 1 de octubre, la empresa San José, S. A., decidió establecer un fondo de caja chica por la cantidad de
$5 000. Carmen Fernández fue nombrada responsable del fondo de caja chica.
El 15 de octubre, Carmen Fernández envió el siguiente resumen de los pagos efectuados en la pri-
mera quincena del mes con fondos de la caja chica:
Gastos de paquetería $1 200
Fletes sobre compras 950
Periódicos y revistas 300
Papelería 150
En esta fecha, el efectivo disponible en el fondo ascendía a $1 950. Junto con el informe, Carmen
Fernández creyó conveniente solicitar un incremento del fondo de $1 000. Este incremento se autorizó
el 17 de octubre.
Los registros correspondientes al fondo de caja chica de abril serían los siguientes:
Asiento para registrar el fondo de caja chica:
Fecha Detalle Debe Haber
Octubre 1, 2014 Caja chica $5 000
Bancos $5 000
Efectivo en bancos (cuentas de cheques): registro contable 241
Cálculo para reponer el fondo de caja chica
Monto de caja chica $5 000
Pagos realizados al 14 de octubre:
Gastos de paquetería $1 200
Fletes sobre compras 950
Periódicos y revistas 300
Papelería 150
Total de pagos 2 600
Efectivo que debería estar disponible 2 400
Efectivo disponible real 1 950
Gastos sin comprobante 450
Asiento para reponer fondo de caja chica:
Fecha Detalle Debe Haber
Octubre 14, 2014 Gastos de paquetería $1 200
Fletes sobre compras 950
Periódicos y revistas 300
Papelería 150
Gastos varios 450
Bancos $3 050
Asiento para incrementar el fondo de caja chica:
Fecha Detalle Debe Haber
Octubre 17, 2014 Caja chica $1 000
Bancos $1 000
Efectivo en bancos (cuentas de cheques):
registro contable
Cuando una empresa abre una cuenta de cheques, el banco le pide que llene una tarjeta de firmas en
la que aparezcan las de todas las personas autorizadas para firmar o girar cheques de la empresa. Esta
tarjeta la guarda el banco en sus archivos para que, si existe alguna duda sobre la firma en un cheque, el
cajero pueda compararla con la registrada en la tarjeta y así asegurarse de que ha firmado una persona
autorizada por la compañía.
Una vez abierta la cuenta, el banco entrega cheques numerados con el nombre de la empresa, su
dirección y el número de cuenta. Cada mes, la compañía debe recibir un estado de cuenta enviado por
el banco. El estado de cuenta muestra los saldos de efectivo (inicial y final), los depósitos, los cobros
efectuados por el banco a nombre de la compañía, los cheques pagados, las deducciones correspondien-
tes a honorarios por servicios y otros cargos, así como los cheques de clientes que fueron depositados
pero que no pudo cobrar el banco. Todas las adiciones y deducciones al estado de cuenta del banco, que
no corresponden a depósitos realizados o cheques pagaderos durante el mes, se identifican mediante
una letra clave. En el estado del banco debe aparecer una explicación del significado de cada una de
estas letras.
Los comprobantes de depósito se preparan por duplicado: un ejemplar se queda en los registros del
banco y otro se conserva en los registros de la compañía, cuyo objetivo es contar con un historial de
242 Capítulo 7 Efectivo e inversiones temporales
cada partida depositada. La información relacionada con los depósitos también puede ser necesaria para
efectos de auditoría. Junto con el estado del banco se incluyen las notas de cargo de todas las deduccio-
nes que no sean cheques y las notas de abono correspondientes a los incrementos que no sean depósitos.
Procedimiento para la conciliación bancaria
Por lo general, el saldo de efectivo que se presenta en el estado del banco no concuerda con el saldo de
la cuenta bancos en los registros contables. Existen tres razones básicas por las cuales el saldo del banco
no concuerda con el que aparece en los libros de una compañía:
1. Depósitos en tránsito. Los depósitos que realizó a destiempo la empresa, para incluirlos en el es-
tado del banco, se conocen como depósitos en tránsito. Estos depósitos se incluyen en la cuenta de
la compañía, pero no aparecen en el estado de cuenta actual del banco.
2. Cheques pendientes de cobro. Durante el mes se extienden cheques a acreedores, empleados y
otras personas o instituciones. No todos los cheques extendidos se presentan al banco durante el
periodo que cubre el estado. Los cheques que no se han presentado para su cobro se conocen como
cheques pendientes. El saldo de la compañía debe incluir estos cheques como deducciones, pero
mientras no sean presentados al banco para su pago, no aparecerán descontados del estado de cuen-
ta correspondiente al mes en curso.
3. Errores del banco. En alguna ocasión el banco puede cometer un error. El más frecuente es cargar
o abonar una cuenta con un cheque de otra compañía.
Como consecuencia de lo anterior son cinco las razones fundamentales por las que el saldo que
aparece en los libros no concuerda con el saldo que muestra el estado de cuenta del banco:
1. Cargos por servicios bancarios. El banco cobra sus honorarios, conocidos como cargos por ser-
vicios por el manejo de una cuenta. El monto de los cargos por servicios que descuenta el banco no
se conoce sino hasta que se recibe el estado de cuenta.
2. Depósito de cheques sin fondos (SF). El banco puede devolver un cheque depositado en la cuenta
de un cliente debido a que no tenía suficientes fondos en su banco para cubrirlo. Estos cheques que
no ha logrado cobrar el banco se denominan cheques SF (sin fondos). Cuando una empresa deposita
un cheque recibido de un cliente, el banco añade su importe a la cuenta de la compañía, pero cuando
se comprueba que no tiene fondos, el banco elimina el importe de dicha cuenta. El banco envía por
correo una nota de cargo y el cheque SF al depositante (la compañía) cuando es incobrable. Por lo
general, la compañía no descuenta este importe en sus libros sino hasta fin de mes, cuando recibe
el estado de cuenta del banco.
3. Cobro de documentos. El banco puede operar como un cobrador de la compañía y obtener el pago
de un documento que recibió la empresa de un cliente. El banco cobra honorarios por este servicio.
Cuando se cobra, el banco añade a la cuenta de la compañía el importe del documento más los in-
tereses, si los hubiera, y descuenta de dicha cuenta los honorarios por las gestiones de cobro. Por lo
general, el depositante (la compañía) no conoce si se cobró el documento hasta recibir el estado de
cuenta, aunque algunos bancos envían un aviso (una nota de crédito) cuando se cobra el documento.
4. Pago de documentos. La compañía puede autorizar al banco para que un documento pendiente
de pago sea pagado a su vencimiento, junto con los intereses que pudieran existir, deduciendo el
importe de la cuenta de la empresa en el banco. Cuando se paga el documento, el banco acostumbra
enviar una nota de cargo a la empresa, que sirve para avisar que se ha efectuado el pago. La mayor
parte de las compañías no hace asiento alguno sino hasta recibir el estado de cuenta del banco.
5. Errores en los libros. La compañía puede cometer un error al registrar un pago o una recepción
de efectivo. Por lo general, no se descubre el error sino hasta que se recibe el estado de cuenta del
banco y se concilia con el saldo que se detalla en los libros de la empresa.
Elaboración de la conciliación bancaria
Tan pronto como se recibe el estado de cuenta bancario se prepara un estado de conciliación bancaria.
La conciliación de la cuenta bancaria se hace para determinar la razón de cualquier diferencia entre el
saldo que aparece en los libros y el que muestra el estado del banco. Existen tres formas de conciliar los
saldos del banco y de los registros contables (libros):
Elaboración de la conciliación bancaria 243
• A partir del saldo de los registros contables de la empresa se llega al saldo del estado de cuenta.
• Con base en el saldo del estado de cuenta se llega al saldo en libros.
• Por conciliación cuadrada, en la que se parte de ambos saldos para llegar a un saldo conciliado.
Existen dos etapas en la preparación de una conciliación bancaria para determinar el saldo correcto
a fin de mes:
1. Determinar las diferencias en el estado del banco.
2. Precisar las diferencias en el saldo en libros.
Procedimiento para conciliar el saldo en bancos
1. Se anota el saldo que aparece en el estado de cuenta del banco.
2. Con los comprobantes de depósito se verifica si los depósitos realizados por la compañía concuer-
dan con aquellos que aparecen en el estado del banco. Los depósitos que no aparezcan en el estado
del banco se denominan depósitos en tránsito. Los que están en tránsito se añaden al saldo final y
se obtiene un subtotal.
3. Se identifican en orden numérico los cheques girados que hayan sido pagados por el banco, de
acuerdo con el estado de cuenta. Después se toman los talones de los cheques y se pone una con-
traseña en todos los que hayan sido cancelados (pagados). A los cheques emitidos y no pagados por
el banco se les llama cheques pendientes. Se ordena cada cheque pendiente, se anota su número,
importe, el monto total de cheques pendientes y se deduce del subtotal anterior. Siempre debe con-
servarse una relación completa de los cheques pendientes con fines de referencia y seguimiento.
4. Después de completar los puntos 2 y 3 se revisa si existe algún error. Si el banco ha cometido
alguno, se anota en el estado de conciliación. Se suma o resta el importe necesario para corregir
el subtotal anterior. A este total se le conoce como saldo de banco conciliado. Se traza doble línea
debajo del saldo del banco conciliado.
Procedimiento para conciliar el saldo en libros
1. Se anota el saldo, tal como aparece en los libros de la empresa.
2. Se revisa si existen algunos cobros de documentos e intereses realizados por el banco. Se añade
estos importes al saldo de efectivo en libros para obtener el subtotal.
3. Se verifica si se han efectuado deducciones por:
• Cargos por servicios bancarios.
• Cargos por cobro de documentos.
• Pagos de documentos e intereses.
• Depósito de cheques SF recibidos de clientes.
• Posteriormente se elabora una relación de todas las deducciones, con sus importes y se restan
del subtotal anterior.
4. Se comprueba si existen errores cometidos por la compañía al registrar las entradas y salidas de
efectivo. Si se descubre algún error, se anota en el estado de conciliación. Se añade o deduce el
importe necesario para rectificar los registros.
5. Se obtiene un total final, tomando en cuenta las adiciones o deducciones hechas por el saldo que
aparece en los libros. Este total se denomina saldo en libros conciliado y debe ser igual que el saldo
bancario conciliado. Se traza una doble raya debajo del saldo en libros conciliado.
Primero se anotan todas las adiciones y luego las deducciones en las secciones de los estados en que
se concilia el saldo del banco y el saldo en libros. Se revisan y agrupan las adiciones y deducciones al
saldo del banco de la conciliación bancaria. Después de terminar la conciliación bancaria, el saldo banca-
rio y el saldo en libros conciliados deben ser iguales si se han seguido todos los pasos en forma correcta.
Registro contable para actualizar el saldo en bancos
Si en la conciliación bancaria se hicieron adiciones o deducciones al saldo, debe hacerse un asiento para
registrarlas en libros. Después de anotar el ajuste en el diario y pasarlo al mayor, la cuenta de bancos
presentará el saldo conciliado, que es el saldo correcto.
244 Capítulo 7 Efectivo e inversiones temporales
La suma del total de adiciones en la sección del estado en que se concilia el saldo en libros se pre-
senta como un cargo a la cuenta bancos. La suma total de deducciones en la sección del estado en que
se concilia el saldo en libros se acreditará a esta cuenta.
Ejemplo de una conciliación bancaria
Conciliación bancaria La conciliación bancaria no es un estado financiero básico sino un reporte que se
Reporte que se presenta en forma presenta en forma mensual y se guarda en los archivos permanentes de la compañía. El
mensual y se guarda en los archivos encabezado debe mostrar el nombre de la compañía, el nombre del estado (estado de
permanentes de la compañía. conciliación bancaria) y la fecha de la conciliación, en la que se usan signos de pesos.
Para elaborar un ejemplo de conciliación bancaria, se supone que la siguiente in-
formación de Compañía Ferretera Central, S. A., se refiere al mes terminado el 31 de octubre de 2014.
De acuerdo con los registros del libro mayor, el saldo en bancos es de $65 540 y se recibe el estado de
cuenta del banco con un saldo de $82 010. Después de analizar el estado recibido del banco y el saldo
en los registros de la compañía, el contador determinó que los siguientes factores son las causas de las
diferencias entre el saldo del banco y el de los libros:
1. La compañía hizo un depósito de $25 000 el 30 de octubre, el cual no se incluyó en el estado de
cuenta del banco.
2. En el estado del banco había una deducción por un cheque de $15 000 extendido por La Moderna,
S. A. El contador de Compañía Ferretera Central, S. A., avisó del error al banco para que se corri-
giera la cuenta.
3. En el estado del banco no aparecían tres cheques extendidos por Compañía Ferretera Central, S. A.,
registrados en los libros de la compañía. Estos cheques eran el 429 por $3 900, el 479 por $3 550
y el 497 por $8 050.
4. También se recibió una nota de crédito junto con el estado de cuenta del banco por la cantidad de
$85 000, correspondiente a un documento cobrado por el banco a un cliente de La Moderna, S. A.,
más $1 750 de intereses.
5. El contador descubrió un error en los registros de la empresa. El cheque número 480 por $4 725
extendido a la compañía Modern Office, S. A., para pagar equipo de oficina comprado el 14 de
octubre, se registró como $4 257. El banco descontó el monto correcto de la transacción.
6. Junto con el estado del banco se recibieron dos notas de cargo. Una era de $2 300 por gastos de
servicios bancarios y la otra de $1 050 correspondiente a los honorarios por cobro del documento
a nuestro nombre.
7. Junto con el estado devolvieron un cheque SF por $42 898. El cheque se había recibido de un clien-
te, J. Sánchez, para pagar su cuenta y fue depositado en la cuenta de cheques de la empresa. Con el
estado se recibió una nota de cargo del banco, informando que se habían descontado $18 700 de la
cuenta de la compañía debido a que el cheque carecía de fondos.
PARA SABER MÁS
En la página electrónica del libro podrás dar seguimiento al ejemplo de conciliación bancaria.
Observa que los puntos 1 y 2 son adicionales, mientras que el punto 3 es una deducción del saldo de
efectivo, como se muestra en el estado del banco. Los puntos 4 y 5 son adiciones y los puntos 6 y 7 son
deducciones al saldo, como muestran los libros de la compañía. En seguida se presenta la conciliación
bancaria que elaboró Compañía Ferretera Central, S. A., el 31 de octubre de 2014.
Compañía Ferretera Central, S. A.
Conciliación bancaria
Al 31 de octubre de 2014
Saldo según bancos (estado de cuenta) $82 010
Más:
Depósitos en tránsito $25 000
(continúa)
Normas de información financiera aplicables a la partida de efectivo 245
(continuación)
Cheque de La Moderna, S. A., deducido por error 15 000 40 000
Total $122 010
Menos:
Cheques pendientes de pago:
Número 429 3 900
Número 479 3 550
Número 497 8 050 (15 500)
Saldo de bancos conciliado $106 510
Saldo según libros (registros contables) 65 540
Más:
Documentos cobrados por el banco 85 000
Intereses cobrados sobre el documento 1 750
Error al registrarse el cheque número 480 por el equi-
po comprado a la compañía Modern Office, S. A. 468 87 218
Total
Menos:
Cargos por servicios bancarios 2 300
Honorarios por cobro de documentos 1 050
Cheque SF de J. Sánchez 42 898 (46 248)
Saldo en libros conciliado $106 510
Después de preparar la conciliación de Compañía Ferretera Central, S. A., se anotan en el diario y
se pasan al mayor los siguientes asientos, para llevar la cuenta de bancos a su saldo correcto. Es impor-
tante reiterar que solo se necesita hacer asientos por las adiciones o deducciones al saldo que aparece en
los libros de la compañía. Cualquier cambio que afecte el saldo que aparece en el estado bancario debe
corregirlo el banco.
Asientos para corregir el saldo de efectivo:
Fecha Detalle Debe Haber
Octubre 31, 2014 Bancos $87 218
Documentos por cobrar $85 000
Intereses ganados 1 750
Equipo de oficina 468
Para registrar el documento y los intereses cobrados por el banco y el error al registrar el cheque núme-
ro 480, el 14 de octubre por compra de equipo de oficina.
Octubre 31, 2014 Gastos varios $3 350
Clientes 42 898
Bancos $46 248
Para registrar los gastos por servicios bancarios de $2 300, los honorarios de $1 050 por cobro de docu-
mentos y el cheque sin fondos de $42 898.
Normas de información financiera
aplicables a la partida de efectivo
Para tener un panorama general sobre la importancia del efectivo en las organizaciones económicas
se presenta el siguiente cuadro en que las normas internacionales de información financiera vigentes se
comparan con las vigentes en México:
