La organización es la segunda etapa del proceso administrativo en esta
se crea un sistema de control organizado para lograr las metas y
objetivos establecidos en la etapa de planeación.
Organizar
Lograr las metas organizacionales
Los gerentes diseñan una estructura organizacional
Atribuir responsabilidades
Establecer mecanismos de comunicación
Ayuda a utilizar mejor los medios y recursos
Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las
actividades eficientemente.
Evita la ineficiencia de las actividades
Reduce o elimina
Preguntas
¿En qué orden vamos a encargarnos de las tareas?
¿Quién se va a encargar de cada tarea?
¿Vamos a realizar las tareas de forma conjunta o cada uno se va
a encargar de una cosa?
A la hora de tomar decisiones, ¿Las tomaremos de forma
democrática?
¿La jerarquía será horizontal o vertical?
Estructura organizacional:(actividades, procesos, funcionamiento de
la empresa)
Considera los diferentes puestos en el interior de una compañía, los
cargos y las obligaciones de sus integrantes.
Diferentes patrones de diseño para organizar una empresa, con el fin de
cumplir las metas propuestas y lograr el objetivo deseado.
Diseño organizacional
Cuando los gerentes crean o modifican la estructura. Involucran
decisiones con respecto a 6 elementos.
Especialización del trabajo
1. La reducción de riesgos
2. Mejora de la moral
3. Habilidad para resolver problemas
4. Especialización en equipos
5. Mayor velocidad entre tareas
Ejemplos:
En una fábrica de ropa, cada persona se encarga de una tarea
específica, como cortar, coser o doblar.
En un hospital, hay diferentes profesionales especializados en
áreas específicas, como enfermeras de radiología, psiquiatría o
sala de emergencia.
En una empresa, hay especialistas en recursos humanos, cuentas
por pagar, entre otros.
Departamentalización
Acción de establecer las actividades de una organización por
departamentos, áreas, dependencias, etc.
La departamentalización es un proceso por el cual una organización
divide su trabajo. Se basa en actividades o funciones similares que
están lógicamente relacionadas.
Por funciones:
Agrupa las tareas y actividades de una empresa de acuerdo con las
principales funciones que se desarrollan.
Los departamentos por funciones pueden ser producción, recursos
humanos, finanzas, marketing y ventas, entre los más importantes.
Sin duda, esta departamentalización permite que sea más simple la
formación del personal. Se logra la especialización del trabajo y es más
fácil el proceso de control. Por lo mismo se maximiza la eficiencia.
Geográfica: Cuando las empresas realizan sus operaciones en
diversos estados, países o en el área metropolitana, adoptan una
departamentalización de acuerdo con el territorio en el que
operan;
Por productos:
La agrupación de actividades se basa en los productos que la
empresa ofrece. Es mayormente empleado por empresas grandes
que fabrican productos en cantidades considerables. (Bimbo)
Por procesos:
Asocia las actividades con base a las etapas o fases en las que se
efectúa un proceso productivo. Al especializarse en cada fase del
proceso se logra el ahorro del tiempo y el incremento de la eficiencia.
Es muy utilizada por empresas manufactureras e industriales donde se
requiere seguir una secuencia lógica de los procesos de producción que
pueden resultar complejos.
Por clientes:
Es la agrupación de actividades basada en los clientes a los que
está dirigida la empresa. Está orientada al cumplimiento de las
metas. Los productos se diseñan acordes a las necesidades de los
usuarios.
Cadena de mando
¿A quien le dedo reportar?
¿A quien puedo recurrir si tengo un problema?
La cadena de mando sirve para estructurar la relación entre superiores y
subordinados en una organización.
Gracias a este sistema, cada miembro sabe a quién debe reportar y de
quién recibe instrucciones, evitando saturación de información y
facilitando la comunicación interna.
En otras palabras, ayuda a que las decisiones se tomen de manera
ordenada y eficiente, evitando que la alta dirección se vea abrumada
con informes de cada área o departamento.
Tramo de control
Esto principalmente establece el número de gerentes y niveles que
va a poseer una empresa.
Tramo de control amplio
Mientras el tramo de control sea más grande, la organización será
más eficaz en lo que se refiere a los costos.
Tramo de control estrecho
Los tramos de control estrechos posibilitan que un gerente pueda
tener un control más estricto.
Ejemplo:
Las empresas que utilizan tecnología avanzada, como herramientas de
colaboración en línea, sistemas de gestión de proyectos y comunicación
virtual, pueden permitirse un tramo de control más amplio, ya que la
tecnología facilita la supervisión y coordinación de tareas.
Centralización y Descentralización
-Centralización indica la acción de concentrar la autoridad, es decir, la
toma de decisiones recae o se centraliza sobre una persona o grupo en
específico de individuos, a fin de optimizar el sistema de trabajo de una
organización o administración de una empresa.
-Descentralización es la acción de transferir o delegar la autoridad a
otras jerarquías.
Formalización
La formalización es la técnica organizacional para determinar, cómo,
cuándo, con qué elementos, quién y en cuánto tiempo se deben realizar
las tareas. Para tal fin, la organización debe dar a conocer por escrito
tanto su estructura como las pautas de acción y decisión.
Existen varias herramientas que contribuyen a la formalización
organizacional, entre las que destacan los organigramas, los diagramas
de flujo, los mapas de procesos y los manuales organizacionales
Ejemplos de organizaciones formales: Empresas corporativas,
Gobiernos, Instituciones educativas.
Mecanicista: Cuenta con una gran especialización, departamentos muy
específicos y rígidos, poco flujo de información (mayoritariamente
comunicación hacia abajo) y muy poca participación de los empleados de
niveles inferiores en la toma de decisiones. Además, tienen una alta
formalización
Estructura orgánica: promueve la flexibilidad, la adaptabilidad, la
descentralización, el trabajo en equipo y las líneas abiertas de
comunicación. Es la más adecuada para entornos dinámicos e inciertos
que exigen creatividad y respuestas innovadoras.
No requieren reglas y normas rígidas, el mecanismo de supervisión
directa es prácticamente inexistente, ya que la formación de la mano
de obra ya le ha proporcionado tanto las normas de conducta como las
pautas de trabajo.
Cómo elegir la estructura organizacional que nos conviene
Cuando se trata de decidirse por un tipo de organización u otro, se
plantean cuatro variables :
1. Estrategia y estructura. La estructura debe facilitar el logro de las
metas.
2. Tamaño y estructura el tamaño de una empresa u organización
influye de manera directa en su estructura. Las grandes
organizaciones necesitan una mayor especialización.
3. Tecnología y estructura. En toda disposición se utiliza algún tipo de
tecnología para convertir sus insumos en productos.
Las estructuras se adaptan a sus tecnologías según lo rutinario
de sus procesos. En general, cuanto más rutinaria es la tecnología,
más mecanicista es la estructura.
4. Incertidumbre y estructura. El entorno y su estabilidad también van
a determinar que tipo de estructura es la más adecuada. Si se trata
de un entorno dinámico, y poco predecible, sin duda el modelo que
más conviene es el orgánico. Por el contrario, en entornos
predecibles y estables, impera el modelo mecanicista.
Estructura simple
El poder de tomar de decisiones y controlar el funcionamiento de la
organización está concentrado en el director ejecutivo que es la parte
central y básica de este tipo de estructura.
Estructura Funcional
La estructura funcional divide el trabajo y los empleados por
especialización. En este sistema, los equipos se agrupan según las
habilidades y el conocimiento.
Estructura divisional
La organización se divide en múltiples divisiones, cada una responsable
de su propio conjunto de tareas.
Estas divisiones pueden basarse en productos, áreas geográficas o
segmentos de clientes.
