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AÑO DE LA RECUPERACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DE LA ECONOMÍA PERUANA

ESCUELA DE EDUCACION SUPERIOR TECNICO PROFESIONAL PNP ICA

CURSO: DOCUMENTACIÓN POLICIAL

TEMA: DOCUMENTACIÓN POLICIAL

CATEDRATICO: MAY (R) PNP

SECCIÓN: 9

N° DE ORDEN: 3

INTEGRANTE: ALO 1ER AÑO PNP QUISPE MORI

ANDERSSON HARDY

HONORABLES

2024-2026

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AGRADECIMIENTO
Agradezco a todas las personas que,
apoyaron este trabajo con mucho
esfuerzo y dedicación agradezco en
especial al docente y a la promoción que
apoyaron, como también a mis padres y
mis familiares.

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DEDICATORIA:
Este presente trabajo está dedicado a
Dios, a mis padres y personas que
hicieron posible la ayuda para concluir
este trabajo. Como también al director
de la EESTP Ica y a los sub y oficiales
de armas y servicios.

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ÍNDICE

AGRADECIMIENTO............................................................................................2
DEDICATORIA:................................................................................................... 3
ÍNDICE................................................................................................................ 4
INTRODUCCIÓN.................................................................................................5
MARCO TEORICO..............................................................................................6
RECOMENDACIONES..................................................................................... 13
CONCLUSIONES..............................................................................................14
ANEXO..............................................................................................................15

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INTRODUCCIÓN

El presente documento establece un conjunto de normas y procedimientos que

regulan la formulación y gestión de la documentación dentro de la Policía
Nacional del Perú, con el objetivo de garantizar la eficacia, claridad y
coherencia en los documentos oficiales. A lo largo de sus capítulos, se
especifican los principios fundamentales para la redacción de los documentos
policiales, la clasificación de los mismos según su contenido y función, y las
normas generales para su presentación, desde la elección del formato hasta el
uso adecuado de siglas, abreviaturas y sellos oficiales. Además, se detalla el
proceso administrativo relacionado con el trámite documentario, asegurando
que toda la documentación se gestione de manera eficiente y conforme a los
plazos establecidos por la ley, lo cual es crucial para el funcionamiento
adecuado de la institución y la seguridad pública en el país.

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MARCO TEORICO

CAPÍTULO I
GENERALIDADES Y TÉRMINOS
El presente documento establece normas y procedimientos para la formulación y
gestión de la documentación en la Policía Nacional del Perú, abarcando su objeto,
finalidad, contenido y alcance.
Se especifican documentos operativos y administrativos necesarios para el cuerpo
policial, así como conceptos clave como abreviaturas, anexos y archivos.
Se presentan principios fundamentales que deben guiar la redacción de los
documentos, tales como claridad, celeridad, coherencia, concisión, cortesía,
precisión, formalidad y simplicidad. Estos principios buscan asegurar que la
documentación sea comprensible y efectiva en la transmisión de información y la
toma de decisiones.

CAPÍTULO II
PRINCIPIOS
Se clasifican los documentos policiales según su contenido, distinguiendo entre
información pública, clasificada, y contenido secreto, reservado y confidencial.
Asimismo, se separan según su función, identificando documentos comunes y
especializados que reflejan la naturaleza técnica del trabajo policial. Este marco
normativo tiene como objetivo impulsar una administración documental eficiente
y responsable dentro de la institución, garantizando la correcta ejecución de las
funciones de seguridad pública.

CAPÍTULO III
NORMAS GENERALES
El texto proporciona una guía detallada sobre el registro de información y la
redacción de documentación policial en el contexto de la Policía Nacional del Perú.
Comienza especificando los requisitos para el papel utilizado, señalando que debe
ser del tamaño A4 y con diferentes pesos según la naturaleza del documento. Así
mismo, se mencionan los dispositivos de almacenamiento y los correos
electrónicos preferentes para la comunicación institucional.

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Se detallan también los márgenes que deben utilizarse en los documentos,

incluyendo las medidas precisas para el encabezado, márgenes superior, inferior,
izquierdo y derecho. Esta organización es esencial para la presentación clara y
formal de la documentación, que es crucial en un entorno institucional.
En cuanto a la fuente, se indica que el nombre del documento debe ser escrito en
letras Impact, tamaño 16, mientras que el cuerpo del documento debe redactarse
en Arial, tamaño 12. Es importante presentar la información de manera
estructurada, con el destinatario destacado y otros elementos identificativos
claros, para que la comunicación sea efectiva y profesional.

El documento debe incluir un encabezamiento que contenga información

identificatoria, como el membrete que debe incluir el Gran Sello del Estado y la
denominación policial, además de un logotipo institucional que acompañe todos
los oficios. La disposición de estos elementos también está regulada, indicando su
ubicación precisa en la página, lo cual evidencia la importancia de la
estandarización en la presentación de documentos oficiales.
Se mencionan los elementos necesarios en el cuerpo del documento, incluyendo
el uso de secciones numeradas y letras para una mejor organización de la
información presentada. Esto no solo facilita la lectura, sino que también
incrementa la efectividad de la comunicación al permitir un acceso rápido a la
información relevante.
El término del documento también debe contener elementos identificatorios,
como la firma del titular, que debe realizarse de manera manual o digital, según lo
establecido. A su vez, se requiere un post-firma que incluya la identificación del
firmante, destacando la importancia de la autenticación en la documentación
policial.

Además, se presentan diversas características y usos de los sellos oficiales, que son
cruciales para la identificación y autenticidad de la correspondencia. Los sellos
digitales son empleados preferentemente en todas las actividades administrativas,
destacando la tendencia hacia la digitalización en el ámbito administrativo policial.

Se detallan especificaciones para distintos tipos de sellos, tales como el membrete,

redondo, de visación, clasificación, prioridad y recepción, cada uno con sus
funciones específicas en el proceso de documentación.

Las normas para la redacción de la documentación destacan la necesidad de

utilizar un lenguaje claro, objetivo y respetuoso, siguiendo las normas ortográficas
y gramaticales. Se establecen reglas sobre el uso de siglas y abreviaturas para
mejorar la claridad, indicando que la documentación debe ser redactada
principalmente en tercera persona, excepto en algunos casos específicos como en
solicitudes y oficios.

Se enfatiza la importancia de la presentación de las cantidades numéricas en un

formato específico, y se establecen pasos para la correcta cita de fechas y horas. El
documento también menciona el uso de anexos, que permiten añadir información
adicional pertinente y organizada en subsecciones, así como la foliación y

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numeración de documentos, que aseguran un seguimiento adecuado de los

mismos en un expediente.

Asimismo, se introduce el sistema informático de trámite documentario, que

asigna a todos los documentos un número de identificación único, facilitando su
gestión y seguimiento. Este proceso digital optimiza la administración de
documentos, permitiendo registrar movimientos y facilitar la consulta en cualquier
momento. Es esencial mencionar que el uso del sistema es obligatorio para todas
las dependencias policiales.

Para la remisión de documentos, se detalla el uso y la rotulación de sobres, que

debe seguir un formato específico incluyendo el membrete y la dirección del
destinatario en lugares determinados. La seguridad en el cierre de los sobres se
logra mediante el uso de sellos, que deben estar colocados de cierta manera para
garantizar la integridad de la documentación enviada.
Finalmente, se discute la remisión de documentación clasificada, que debe
llevarse a cabo en sobres dobles para garantizar la privacidad y seguridad de la
información.

CAPÍTULO IV
USO DE LAS SIGLAS Y ABREVIATURAS
El documento presenta un conjunto de normas y directrices para la formulación
y el uso de siglas y abreviaturas dentro de las Unidades Policiales del Perú. Se
enfatiza la importancia de las siglas como una representación abreviada de las
denominaciones oficiales de estas unidades.

Las siglas deben ser formadas únicamente con letras mayúsculas y sin ningún
tipo de puntuación. Al crear siglas, se omiten proposiciones y conjunciones que
no aportan al significado esencial. Por ejemplo, 'Dirección de Criminalística' se
convierte en 'DIRCRI', mientras que 'Departamento de Control de Oficiales' se
reduce a 'DEP CONTROL'. A esta norma se le añaden pautas adicionales
según el número de palabras en la denominación de la unidad. Para nombres
de dos palabras se utilizan las tres primeras letras de cada una; para tres
palabras, las tres primeras de la primera, dos de la segunda, y tres de la última.

Para nombres extensos que contengan cuatro palabras o más, la práctica

consiste en tomar las tres letras iniciales de la primera palabra y seguir con las
iniciales de las demás. Por ejemplo, 'Dirección Nacional de Operaciones
Policiales' se abrevia como 'DIRNOP', de igual forma 'División de Control de
Insumos Químicos Fiscalizados' será 'DIVCIQF'. Las pequeñas unidades a
nivel inferior también tienen un método simplificado utilizando las primeras
letras de su denominación.

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Por otra parte, el documento establece normas para la utilización de siglas en

la documentación policial, donde se identifican cuatro o más elementos para su
correcta representación. Estos incluyen el primer elemento, que es la sigla de
la Gran Unidad, seguida de 'PNP' y un símbolo de separación. Un ejemplo
sería 'Dirección General de la Policía Nacional del Perú', que se representa
como 'DIRGEN PNP/'. En caso de que la unidad termine en 'Policial', las siglas
'PNP' deben ser omitidas.

El segundo elemento consiste en las siglas de la unidad dependiente que emite

el documento, que debe terminar en un guion. Un caso presentado es el de
'División Central de Identificación Policial', que se escribiría como 'DIRCRI
PNP/DIVCIP-'. El tercer elemento abarca las siglas de la subunidad, que usa
un punto como cierre. Continuando con el ejemplo previo, 'Departamento de
Dactiloscopia' se convierte en 'DEPDAC.'. Por último, las pequeñas unidades
se separan por puntos en su sigla.

Dado el enfoque en la claridad y precisión, el documento ofrece ejemplos

prácticos ilustrados en diversas situaciones para mostrar cómo se estructuran
las siglas en un oficio. Por ejemplo, en un oficio emitido por el Departamento
de Dactiloscopia, se puede desglosar cada uno de sus elementos: primero las
siglas de la unidad mayor, luego la de la división, la del departamento y,
finalmente, la de la sección.

Además, el documento define las diferencias entre abreviaturas y siglas. Las

abreviaturas representan palabras mediante letras iniciales o combinaciones
de letras, facilitando la escritura. Por lo general, se escriben con la primera
letra en mayúscula y las siguientes en minúsculas, especialmente cuando se
refieren a grados jerárquicos de oficiales, que finalizan en un punto. Ejemplos
incluyen 'Teniente General' que se abrevia como 'Tnte. Gral. PNP' o 'Coronel'
como 'Gral. PNP'.

Para los grados jerárquicos del personal subalterno y especialistas, las

abreviaturas utilizan capitalización completa y no llevan puntuación, por
ejemplo, 'Suboficial Superior' se convierte en 'SS'. Se definen también las
abreviaturas para empleados civiles, donde las formaciones son mixtas,
utilizando letras iniciales seguidas por la categoría y especialidad, como en
'Empleado Civil Profesional A', que se expresa como 'EC PA'.

El diseño del reglamento finaliza con instrucciones sobre la forma de

representación de la fecha, que debe ser abreviada en el formato día, mes, año

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(DDMMMAA), como ilustrado con ejemplos específicos: '01 de octubre de

2015' se representa como '01OCT15'.

Otro aspecto esencial abordado en el documento es el uso de siglas

específicas para ciertos órganos y dependencias dentro de la estructura de la
Policía Nacional del Perú. Se enumeran siglas estandarizadas para entidades
como el Ministerio del Interior (MININTER) y la propia Policía Nacional (PNP).
Esto incluye la Dirección General de Policía Nacional y otras divisiones
operativas.

Las comisarías utilizan un formato de siglas que comienza con 'COM' seguido
del nombre y su categoría entre comillas para diferenciarlas visualmente, como
se muestra en el caso de la 'Comisaría San Borja categoría A', que se
representa como 'COM. SAN BORJA "A"'. Del mismo modo, los destacamentos
también poseen un sistema de siglas que inicia con 'DSTO', seguido de la PNP
y el nombre de la dependencia o localidad específica.

Las siglas para sectores, subsectores y puestos de vigilancia fronteriza también

tienen sus propios formatos normativos, comenzando con las letras 'SF', 'SSF'
y 'PVF', respectivamente. Ejemplo: 'Sector Fronteras de Sullana' se escribe
como 'SF PNP SULLANA'. Por otro lado, los hospitales, policlínicos, y puestos
de salud tienen una categorización que se designa a partir de la terminología
general de su tipo, precedida por las letras iniciales junto con una referencia a
su ubicación o especificidad, como en el caso del 'Hospital Nacional Policía
Nacional del Perú Luis N. Saenz', abreviado a 'HN PNP LNS'.

CAPÍTULO V
ADMINISTRACIÓN Y TRÁMITE DOCUMENTARIO
La documentación en contextos policiales debe ser dirigida a la autoridad
competente dentro de la dependencia correspondiente, ya sea pública o
privada. Cuando se envía un documento con destinatario específico, solo se
adjunta la respuesta en el expediente mientras que el documento fuente se
queda en la unidad de destino. Si el documento tiene un destinatario diferente,
pero requiere ser enviado a la dependencia policial pertinente, se enviará el
original con la respuesta respectiva.
Es fundamental seguir el conducto regular al remitir documentación, excepto en
casos de urgencia donde la información deba ser conocida de inmediato por el
comando. En tales casos, se permite el uso de medios eficientes como correo
electrónico o fax, procurando siempre mantener la confidencialidad adecuada.

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Sin embargo, es crucial que se proporcione una copia a los escalones

superiores de forma correcta.
Los comandos intermedios son responsables de gestionar adecuadamente la
documentación. Esto implica que si un documento no cumple con las
normativas, deben devolverlo con las observaciones necesarias para su
corrección. Además, tienen la responsabilidad de incluir su opinión sobre el
contenido del documento, de acuerdo con las normativas vigentes. Por otro
lado, cualquier solicitud presentada por el personal de la institución debe ser
tramitada obligatoriamente hasta llegar a la resolución adecuada del
destinatario.
Las solicitudes personales, como beneficios económicos o actualización de
documentos, deben ser dirigidas directamente a la Dirección Policial que
corresponda. Este proceso asegura que se manejen directamente aquellas
peticiones que no involucran trámites intermedios.
Los plazos y términos para el tratamiento administrativo de la documentación
se encuentran regulados por la Ley Nº 27444, que establece las pautas para la
eficiencia en el servicio público. El cumplimiento de los plazos es obligatorio
para todo el personal policial, quien debe también supervisar que sus
subordinados respeten los plazos que les atañen. Entre los plazos
establecidos, se destacan varios aspectos clave. Se requiere que la recepción
y derivación de un escrito a la unidad competente se realice el mismo día de su
presentación. Por otro lado, para la toma de decisiones sobre peticiones de
trámite menor, se establece un plazo de tres días.
En cuestiones más complejas como la emisión de dictámenes o informes, el
plazo es de siete días, aunque puede ser prorrogado en caso de necesitar
traslados o asistencia de terceros, hasta un máximo de diez días. Asimismo, la
presentación de recursos administrativos está regulada con un plazo perentorio
de quince días y debe resolverse en un plazo de treinta días.
Los artículos relevantes de la ley establecen que todos los plazos son
considerados máximos, y es responsabilidad de toda autoridad cumplir con las
fechas y supervisar a sus subordinados. La ley también garantiza a los
administrados el derecho a exigir el cumplimiento de los plazos establecidos
para cada actuación o servicio. En caso de que no haya un plazo establecido,
se dictan tiempos estándar para diversas actividades administrativas,
incluyendo la recepción de documentos, actos de trámite, y la formulación de
informes.
Además, el inicio del cómputo de los plazos comienza a partir del día hábil
siguiente a la notificación o publicación del acto administrativo. En cuanto al
transcurso del plazo, se entiende que solo se computan días hábiles,
excluyendo feriados y días no laborables. Si el último día del plazo, o la fecha
límite, se presenta en un día inhábil, se entiende que se prorroga hasta el
siguiente día hábil.
El cómputo de los plazos también incorpora el término de distancia que
considera el tiempo necesario para el envío de documentación desde el

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domicilio del administrado hasta la entidad receptora. Algunos plazos son

considerados improrrogables a menos que exista una disposición habilitante
que lo permita. Las autoridades pueden otorgar prórrogas a solicitud de los
administrados o funcionarios, siempre que no afecte a derechos de terceros.
El cumplimiento de los plazos es esencial, pues el incumplimiento injustificado
por parte de la administración puede acarrear responsabilidades disciplinarias
y, en algunos casos, la responsabilidad también recae sobre los superiores
jerárquicos por omisión en la supervisión o actuación. La ley establece que el
procedimiento administrativo no puede exceder de treinta días desde su inicio
hasta alcanzar la resolución respectiva, salvo que se requieran plazos mayores
por razones específicas establecidas en la ley.
Finalmente, es esencial reconocer que el incumplimiento en los plazos puede
tener repercusiones significativas y que tanto administradores como
administrados deben estar conscientes de sus responsabilidades y derechos
en el proceso administrativo. Así, se asegura un manejo adecuado y eficiente
de la documentación y se promueve la rendición de cuentas dentro de la
administración pública.

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RECOMENDACIONES

1. Es importante que el personal reciba una capacitación continua sobre

estos procedimientos para que no se presenten errores en la redacción y
administración de la documentación. Proponer talleres prácticos donde
se simulen escenarios reales de manejo de documentos podría ser útil
para internalizar las normas de manera más efectiva.

2. Dado que las normas y tecnologías evolucionan, sería recomendable

establecer una revisión periódica del reglamento para actualizarlo
conforme surjan nuevas tecnologías, herramientas administrativas o
cambios legales, lo que aseguraría que la Policía Nacional del Perú
siempre esté alineada con las mejores prácticas.

3. Aunque se menciona el uso de sellos digitales y la digitalización de

documentos, se podría profundizar más sobre el uso de herramientas
digitales para mejorar la eficiencia del proceso, como un sistema de
firma electrónica para documentos importantes, evitando la necesidad
de firmas manuales. Además, la integración de sistemas de gestión
documental sería útil para organizar y seguir los documentos de forma
más eficaz.

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CONCLUSIONES

1. La clasificación adecuada de los documentos según su contenido

(público, clasificado, secreto, etc.) y su función, contribuye a una gestión
eficiente de la información. Esto no solo facilita el acceso y la gestión de
la documentación, sino que también refuerza la seguridad, al garantizar
que la información sensible sea manejada correctamente.

2. Las medidas para garantizar la seguridad de la información, como el uso

de sobres dobles para la remisión de documentos clasificados y los
protocolos de sellado, son fundamentales para proteger la integridad y la
confidencialidad de los documentos sensibles.

3. El conjunto de normas y procedimientos establecidos en este

documento proporciona una estructura robusta para la gestión de la
documentación en la Policía Nacional del Perú, promoviendo la
eficiencia, la transparencia y la seguridad en el manejo de la
información. La digitalización y la claridad en los procedimientos ayudan
a optimizar los recursos y mejorar la efectividad del trabajo policial, al
tiempo que aseguran que todos los documentos sean manejados con
responsabilidad y dentro de un marco normativo claro y estandarizado.
Sin embargo, la implementación exitosa de estas normativas depende
de una capacitación continua del personal y de un compromiso
constante con la mejora de los procesos administrativos.

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ANEXO

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