Normas de sistemas de documentación
Son estándares o lineamientos establecidos para garantizar que el sistema de
documentación cumpla con requisitos específicos de calidad, seguridad y
funcionalidad.
Hay varias normas internacionales y estándares que regulan la gestión de los
sistemas de documentación.
Normas sobre la Gestión de Documentos:
1. ISO 15489 (Gestión de documentos): Proporciona directrices para la
creación, mantenimiento y disposición de documentos en cualquier
organización.
2. ISO 30300 (Sistemas de gestión para documentos): Establece requisitos
para implementar un sistema de gestión de documentos, garantizando su
eficacia.
3. ISO 30301: Enfocada en los requisitos específicos para establecer,
implementar y mantener sistemas de gestión documental.
Normas sobre Seguridad de la Información:
1. ISO 27001: Norma internacional que establece los requisitos para un
sistema de gestión de la seguridad de la información (incluyendo
documentos).
2. ISO 27002: Proporciona directrices sobre cómo implementar controles de
seguridad relacionados con documentos e información.
Normas de Gestión de Calidad:
1. ISO 9001: Incluye pautas para la gestión eficiente de documentos en el
contexto de un sistema de gestión de calidad.
Normas para Archivos Electrónicos y Digitalización:
1. ISO 19005 (PDF/A): Relativa al formato de archivo PDF/A, diseñado para la
preservación a largo plazo de documentos digitales.
2. ISO 32000: Estándar para el formato de documento portátil (PDF).
Normas sobre Retención y Conservación:
1. MoReq (Requisitos Modelo para la Gestión de Registros Electrónicos):
Describe prácticas recomendadas y normas para la retención de
documentos electrónicos.
2. ISO/TR 15801: Guía sobre la gestión de imágenes y documentos
electrónicos asegurando la autenticidad y fiabilidad.
Normas de Interoperabilidad y Acceso:
1. Dublin Core: Un estándar ampliamente aceptado para la descripción de
recursos digitales (como documentos).
OAIS (Modelo de Referencia para un Sistema Abierto de Archivado de
Información): Define cómo deben organizarse los archivos para garantizar su
preservación y acceso futuro.
Politicas
Las políticas de los sistemas de documentación son directrices clave que rigen el
uso, el acceso y la gestión de los documentos dentro de una organización. Estas
políticas son esenciales para asegurar la eficiencia, la seguridad y el cumplimiento
normativo.
Política de acceso:
• Define quién tiene permiso para ver, editar o eliminar documentos.
• Incluye niveles de acceso para diferentes roles dentro de la organización
(ejemplo: usuarios, administradores).
Política de retención:
• Establece el período durante el cual los documentos deben conservarse
antes de ser archivados o eliminados.
• Considera requisitos legales y normativos específicos para la conservación
de ciertos tipos de documentos.
Política de seguridad:
• Incluye medidas para proteger los documentos contra accesos no
autorizados, pérdida o robo de información.
• Especifica protocolos de cifrado, autenticación y copia de seguridad.
Política de confidencialidad:
• Establece cómo deben manejarse los documentos sensibles o
confidenciales.
• Define prácticas como acuerdos de no divulgación y restricciones de
acceso.
Política de digitalización:
• Describe los estándares para convertir documentos físicos en formatos
digitales.
• Detalla la calidad, formato y procesos necesarios para garantizar la
legibilidad y durabilidad de los documentos.
Política de auditoría:
• Implementa procesos para supervisar la gestión de documentos y asegurar
el cumplimiento de normas internas y externas.
• Incluye revisiones periódicas y la documentación de cambios realizados.
Política de destrucción:
• Proporciona lineamientos sobre cómo eliminar documentos de forma
segura cuando ya no son necesarios.
• Abarca tanto documentos físicos como digitales, asegurando que la
información no pueda ser recuperada.
Política de actualización y mantenimiento:
• Establece la frecuencia con la que los documentos deben revisarse y
actualizarse para mantener su relevancia.
Incluye responsabilidades asignadas a los usuarios para realizar estas
actualizaciones.
Procedimientos de los sistemas de documentación
Los procedimientos de los sistemas de documentación son pasos detallados
que establecen cómo realizar tareas específicas para gestionar los
documentos de manera eficiente y cumplir con normas internas y externas.
Principales procedimientos en sistemas de documentación:
1. Procedimiento de creación y clasificación:
o Establece cómo se generan nuevos documentos.
o Define el uso de nombres, etiquetas, códigos y categorías para
facilitar la identificación y organización.
2. Procedimiento de almacenamiento:
o Describe cómo y dónde deben guardarse los documentos
(servidores locales, nubes, archivadores físicos).
o Define los formatos aceptados (ej. PDF/A para documentos digitales
a largo plazo) y las ubicaciones organizadas.
3. Procedimiento de acceso y recuperación:
o Detalla cómo los usuarios pueden acceder a los documentos.
o Incluye el uso de sistemas de búsqueda, permisos de acceso y
controles de autenticación.
4. Procedimiento de copia de seguridad:
o Explica cómo y con qué frecuencia se deben realizar copias de
seguridad de los documentos.
o Define herramientas para realizar respaldos automáticos y garantizar
la recuperación en caso de fallos.
5. Procedimiento de auditoría y seguimiento:
o Establece cómo supervisar el uso y la gestión de documentos.
o Incluye el registro de cambios, revisiones y aprobaciones realizadas
por diferentes usuarios.
6. Procedimiento de actualización:
o Describe cómo mantener los documentos actualizados.
o Incluye plazos para revisiones periódicas y métodos para reemplazar
versiones antiguas.
7. Procedimiento de retención y eliminación:
o Define cuánto tiempo deben conservarse los documentos según su
tipo.
o Detalla los métodos para eliminar documentos de forma segura
(trituración física, eliminación digital segura).
8. Procedimiento de digitalización:
o Explica los pasos para convertir documentos físicos a digitales.
o Incluye requisitos de calidad de escaneo, formatos de archivo y
almacenamiento en el sistema.
9. Procedimiento de recuperación ante desastres:
o Establece las acciones a tomar en caso de pérdida de documentos o
fallos en el sistema.
o Incluye el uso de copias de seguridad y la restauración de datos
críticos.
