Cuestionario
1. En el proceso de compras, ¿cuán importante resulta manejar la requisición
o solicitud de materiales?
Indispensables para mantener una buena comunicación para el empleado de compras,
ya que es la base para el desarrollo y la admisión de la orden de compras.
2. ¿Qué aspectos se deben considerar para la elección de proveedores?
Capacidad financiera. Se debe investigar la confiabilidad que ofrece en caso de
que se concedan anticipos. Una situación financiera des favorable limita
sensiblemente la posibilidad de abastecimiento por parte de una empresa.
Capacidad técnica. Importante cuando se trata de materiales que exigen
especificaciones técnicas o de calidad.
Capacidad de producción. Aspecto muy importante, pues permite conocer si la
empresa tiene la capacidad para producir materiales en determinado tiempo y
así cumplir con sus obligaciones.
3. ¿Cuál es la importancia de la solicitud de cotización en el proceso de
compras?
Es de importancia porque en ella se colocan todos los datos que corresponden a lo
solicitado.
4. ¿Qué elementos debe tener la cotización?
Número y fecha.
Precio unitario y total.
Condiciones de entrega, por ejemplo, EXW = en fábrica.
Disponibilidad de los materiales (si los tiene para entrega inmediata o el tiempo
en que puede surtirlos).
Condiciones de pago (si será de "riguroso contado" C.A.E., C.O.D. C.E.,
"contado comercial", 30, 60 o 90 días o "con anticipo", es decir si se debe
entregar algún anticipo y en qué porcentaje).
Calidad (las bondades de sus materiales o productos, en relación con los de la
competencia, las características similares o mejores, y de ser posible, con
certificación ISO 9000).Garantía (tipo de garantía que tienen sus materiales o
productos, su vigencia y si es total o parcial).
Servicios de posventa (capacitación, mantenimiento, servicio de refacciones,
etcétera).
Nombre y firma de la persona que envía la cotización.
5. ¿Qué relevancia tiene para compras la elaboración del cuadro comparativo
de cotizaciones?
Es relevante porque en él se hace un resumen de las principales características de los
materiales o productos que ofrecen los proveedores; con esta información, compras
está en posibilidades de elegir al proveedor que mejor satisfaga sus necesidades.
6. ¿Qué importancia tiene la negociación en el proceso de compras?
Es la parte más importante de todo el proceso de compras, es aquí donde el comprador
pone en juego toda su habilidad, astucia y experiencia para tomar la mejor decisión,
pero siempre bajo el principio de beneficio mutuo y perdurable.
7. ¿Por qué la orden de compra es un documento formal?
Porque el responsable de compras lo entrega al proveedor elegido y este al aceptarlo y
firmarlo de conformidad, tácitamente se convierte en un contrato de compraventa,
generando en consecuencia derechos y obligaciones para ambas partes.
8. ¿Por qué el pedido de compra es considerado un documento informal?
Ya que no establece sanciones de trascendencia, sobre todo para el proveedor, cuando
existe incumplimiento en el pedido.
9. ¿Por qué es oportuno hacer seguimiento de las órdenes de compra?
Para que este pueda verificar que cumpla con las condiciones de entrega pactadas y
con las Especificaciones en cuanto a la calidad, cantidad y garantía de los materiales o
productos referidos en la orden de compra.
10. ¿Qué elementos deben considerarse en la recepción y comprobación de
los materiales?
Número de orden de compra o pedido
Cantidad entregada
Descripción de los artículos entregados
Procedencia
Utilidad de medida
Observaciones
Nombre y firma del empleado que recibe la mercancía
Nombre y firma de la persona que entrega la mercancía y fecha de recepción.
11. ¿Cuál es la importancia que tiene el acuse de recibo en el proceso de
compras?
Es el documento por excelencia que maneja el departamento de almacén para indicar
las mercancías que está recibiendo por parte de la empresa proveedora, documento
que deberá coincidir exactamente con la descripción que se señala en la orden de
compra que originó la entrega a almacén, con el fin de señalar si hubo alguna falla en
cuanto a los materiales que se solicitaron como mermas considerables, defectos,
retrasos u otros.
12. ¿Qué área es responsable de revisar y pagar las facturas de compras?
El departamento de contabilidad a través del área de cuentas por pagar.
13. ¿En qué consiste un sistema automatizado de compras?
Serie de elementos unidos que forman una actividad o un procedimiento y buscan una
meta o metas comunes mediante la manipulación de datos en una referencia de tiempo
para proporcionar información.
14. ¿A qué se llama información digitalizada de adquisiciones?
INDA
15. ¿Qué importancia tiene para compras llevar un registro de proveedores?
Permite que el departamento de compras se base en información completa y amplia de
todas las fuentes de abastecimiento, permite hacer archivos más completos y consultar
la información de forma casi inmediata.
16. ¿Cómo puede realizarse la clasificación o registro de proveedores?
Registro de compras: En tarjetas o expedientes se anotan todos los pedidos hechos a
los diferentes proveedores, cantidad comprada, descuentos obtenidos, condiciones de
pago, formas de entrega, cumplimiento o fallas detectadas y la clasificación dada al
proveedor.
Registro de proveedores: se anotan los datos: nombre de la empresa, domicilio,
teléfono, giro, si es fabricante o distribuidor, nombre de los representantes, funciones.
Registro de contratos: Deben conservarse en expedientes copias de contratos,
convenios y circulares que se han manejado con proveedores, así como copias de
órdenes o pedidos.
Registro de precios o cotizaciones: Archivo de todas las listas, precios o cotizaciones,
catálogos y circulares, procurando tenerlos actualizados y en orden.
Morales Hernández Ana Karen.
