Lunes, 31-03-2025

Secretaria Auxiliar

Licda. Maricela Taveras

 Soluciones para la Gestión
Administrativa en la Empresa X

"La administración efectiva de eventos, archivos

y reuniones es clave para el éxito
organizacional."
 Participantes:

Rosalinda Sànchez Ana Vilma Gabi Martinez

Juan medina Grissel Vizcaino Mariselis Novo

Bellanira poche Edwin Jose Gabi Martinez

Rosaly Novo Crismel Reyna Michelle Mendez

María Rodriguez Charly Quezada Isaury

Encarnaciòn
Rosa Algelis Andileisy
Organizar
eventos
 Planificación y
Se encarga de
establecer los objetivos logística
del evento, definir la
fecha, seleccionar el
lugar adecuado y
coordinar todos los
elementos necesarios
para su ejecución.
También incluye la
programación de
actividades y la
asignación de tareas al
equipo organizador.
 Presupuesto y Consiste en calcular
financiamiento los costos del evento,
asignar recursos de
manera eficiente y
buscar fuentes de
financiamiento si es
necesario. Se deben
considerar gastos
como alquiler de
espacio, materiales,
personal y promoción.
 Coordinación con
Se encarga de
establecer los objetivos proveedores
del evento, definir la
fecha, seleccionar el
lugar adecuado y
coordinar todos los
elementos necesarios
para su ejecución.
También incluye la
programación de
actividades y la
asignación de tareas al
equipo organizador.
Gestión de invitados
Incluye la elaboración
y asistentes
y envío de
invitaciones, el manejo
de listas de
confirmación y la
asignación de
espacios. También se
encarga de brindar
información relevante
a los asistentes y
asegurar una
experiencia fluida
durante el evento.
 Se centra en la Publicidad y
promoción del evento a difusión
través de diversos
canales como redes
sociales, correos
electrónicos, afiches o
medios de
comunicación. Su
objetivo es atraer la
mayor cantidad de
asistentes y generar
interés en la actividad.
 Supervisión y
Implica monitorear
evaluación del evento
el desarrollo del
evento en tiempo
real, solucionar
cualquier imprevisto
y evaluar su éxito a
través de encuestas
o informes. Se busca
identificar áreas de
mejora para futuras
ediciones.
Manejo del archivo y
preparación de
documentación
 Consiste en
Clasificación de
organizar los documentos
archivos según
criterios específicos
como fecha, tipo de
documento o
relevancia. Esto
facilita su acceso y
consulta, evitando
pérdidas de
información.
 Digitalización y
Implica convertir
respaldo de archivos
documentos físicos en
formato digital
mediante escaneo y
almacenarlos en
sistemas seguros.
También incluye la
creación de copias de
seguridad en la nube o
en servidores internos
para prevenir la
pérdida de datos.
 Se encarga de Organización de
establecer un archivos físicos
sistema de archivo
eficiente en papel,
utilizando carpetas,
etiquetas y
estanterías
adecuadas. El
objetivo es que los
documentos estén
siempre ordenados y
disponibles cuando
se necesiten.
 Actualización y
Involucra la revisión
mantenimiento de
periódica de los
documentos
archivos para
asegurarse de que
estén completos,
actualizados y en
cumplimiento con las
normativas de la
empresa. También
abarca la eliminación
de documentos
obsoletos de manera
segura.
 Consiste en aplicar Normas y seguridad
protocolos de de la documentación
seguridad para
proteger la
información
confidencial. Incluye
el uso de
contraseñas, accesos
restringidos y
normativas para el
manejo de datos
sensibles dentro de
la empresa.
Gestión del acceso a
la información
Determina qué
empleados pueden
acceder a ciertos
documentos según su
rol en la empresa. Se
establecen permisos y
se controla el flujo de
información para
evitar filtraciones o
uso indebido de datos.
Redacción de minutas de
reuniones
 Toma de notas en
Se encarga de reuniones
registrar los puntos
clave discutidos en
una reunión,
incluyendo
decisiones, acuerdos
y tareas asignadas.
Es fundamental para
mantener un
historial claro de lo
tratado.
Estructura y formato
de minutas
Define cómo debe
organizarse la
información en la
minuta, asegurando
que sea clara y fácil de
leer. Generalmente
incluye fecha,
asistentes, temas
tratados, acuerdos y
próximos pasos.
 Síntesis y claridad
Consiste en redactar en la redacción
la minuta de manera
concisa y precisa,
evitando información
innecesaria. Se busca
que cualquier
persona pueda
entender lo discutido
sin haber estado
presente en la
reunión.
Distribución y
seguimiento de
Implica compartir la
minutas
minuta con los
participantes de la
reunión y otras partes
interesadas. Además,
se da seguimiento a
los compromisos y
tareas acordadas para
asegurar su
cumplimiento.
 Corrección y revisión
Consiste en verificar de contenido
la precisión de la
minuta antes de su
distribución,
corrigiendo errores y
asegurando que toda
la información
importante haya sido
registrada
correctamente.
Muchas Gracias!!