EXCEL INTERMEDIO
FORMATOS
TABLA DE CONTENIDOS
FORMATOS ................................................................................................................................................................ 3
GRUPO FUENTE ......................................................................................................................................................... 4
GRUPO ALINEACIÓN ............................................................................................................................................... 10
GRUPO NÚMERO ..................................................................................................................................................... 12
Formatos de Número Personalizado .................................................................................................................. 14
FORMATO CONDICIONAL ........................................................................................................................................ 17
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Formatos
Con los últimos avances logrados en la informática
moderna, es muy fácil para un usuario confeccionar un
trabajo con una muy alta calidad, en cuanto a su
presentación.
Los programas de Microsoft Office, Excel entre ellos,
nos facilitan con un estándar las instrucciones para
poder mejorar cualquier presentación, ya sea una tabla,
un gráfico, un informe, etc.
En esta sección se tratarán los siguientes temas, algunos
de ellos ya manejados por usted: asignar colores, tipos y
tamaños a las letras, bordes de las celdas, formatos de
números, etc.
Presentación de la planilla
Excel posee una serie de formatos que permiten mejorar
la presentación de una planilla.
Cualquiera sea el formato que se va a aplicar, debe ir
precedido por la selección de celdas a las cuales se les
aplicará el formato.
Los formatos más frecuentes de usar en Excel están
definidos en la pestaña Inicio. Aquí encontraremos el
Grupo Fuente, el Grupo Alineación y el Grupo
Número.
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Grupo Fuente A través de este grupo de opciones, podrá cambiar los
formatos de tipo, estilo, tamaño y color de las fuentes
(caracteres) con la que se presentará la información en
la planilla.
Para aplicar cualquier tipo de formato, basta con
seleccionar la celda o el rango de celdas y hacer clic en
la herramienta correspondiente.
1 Fuente Ejemplo
2 Letra tamaño 18
Tamaño de Fuente
3 Ejemplo - Ejemplo
Aumentar – Disminuir tamaño
4 Ejemplo
Negrita
5 Ejemplo
Cursiva
6 Ejemplo - Ejemplo
Subrayado (Sencillo y Doble)
7 Ejemplo
Bordes
8 Ejemplo
Color de relleno
9 Ejemplo
Color de Fuente
10 Ficha Formato de celdas -
Fuentes
Fuentes
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Fuente (1) Este formato permite cambiar el tipo de fuente (carácter)
con la que se presentará la información en la planilla.
Tamaño de fuente (2) Este formato permite cambiar el tamaño a los caracteres.
También puede cambiar el tamaño con los botones
Aumentar – Disminuir tamaño (4).
Negrita (4) Este formato permite ver los caracteres con un trazo más
grueso del que generalmente tienen.
Cursiva (5) Este formato permite ver los caracteres levemente
inclinados hacia la derecha.
Subrayado (6) Este formato permite subrayar los
caracteres de una celda.
Bordes (7) Este formato permite remarcar las líneas de división que
muestra la planilla, ya que estas líneas por defecto no se
imprimen.
En el cuadro de diálogo seleccione en Línea el Estilo
de borde; en Color, la tonalidad; y luego a qué parte de
la selección aplicará los bordes (en Preestablecidos se
pueden determinar borde interior y/o contorno).
Seleccionar las opciones deseadas y hacer un clic en
Aceptar.
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Ficha Bordes
En algunas oportunidades usted querrá colocar bordes
personalizados para destacar ciertas celdas con líneas
delgadas o más gruesas, con colores o con otros estilos
de líneas.
Para lograr estos efectos en bordes, debe activar la Ficha
Bordes del Formato de Celdas escogiendo la opción,
Más bordes…
También puede acceder a esta ficha a través de
cualquiera de las opciones para llamar al cuadro de
Formato celdas, que se encuentran asociados a los
grupos Fuente, Alineación y Número.
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Se verá el siguiente cuadro de diálogo:
Para trabajar en este cuadro de diálogo debe elegir:
- Color
- Estilo
- Ubicación
La Ubicación la puede elegir desde la zona de
Preestablecidos o de la zona Borde seleccionando cada
borde a aplicar.
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Tal como se vea la muestra, eso será implementado
como borde en las celdas.
Color de relleno (8) Este formato permite cambiar el color de fondo a las
celdas. Del cuadro de colores seleccionar el deseado.
En caso de querer quitar el color a las celdas, de la
herramienta Color de relleno seleccionar la opción Sin
relleno.
Color de fuente (9) Este formato permite cambiar el color a los caracteres
de una celda.
Ficha Fuente (10) Este formato permite cambiar el color a los caracteres
de una celda. De la misma forma que trabaja con los
botones del grupo Fuente, con esta opción también
podrá cambiar los formatos de tipo, estilo, tamaño y
color de las fuentes (caracteres) con la que se presentará
la información en la planilla.
Puede acceder a esta ficha a través de cualquiera de las
opciones para llamar al cuadro de Formato celdas, que
se encuentran asociados a los grupos Fuente, Alineación
y Número.
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Se verá el siguiente cuadro de diálogo:
A través de este cuadro de diálogo, podrá aplicar efectos
de fuentes, que no se muestran directamente en el grupo
Fuente como:
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Grupo Alineación La alineación también en un elemento que se puede
cambiar en Excel. Sabemos que, al momento de ingresar
información en las distintas celdas, Excel tiene una
alineación predeterminada que determina que los datos
alfanuméricos se alinearán a la izquierda, mientras que
los datos numéricos o fechas se alinearán a la derecha.
Esta alineación predeterminada se puede cambiar.
Alineación vertical
1 Parte superior – Al medio - Parte inferior
Orientación
2
Ajustar texto
3
Alineación horizontal
4 Alinear a la Izquierda – Centrar - Alinear a la Derecha
Aumentar - Disminuir sangría
5
Combinar y centrar
6
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Ficha Alineación La ficha Alineación disponible también desde la pestaña
Inicio contiene todo lo relacionado a la posición que
toma el texto en el plano.
También puede acceder a esta ficha a través de
cualquiera de las opciones para llamar al cuadro de
Formato celdas, que se encuentran asociados a los
grupos Fuente, Alineación y Número.
Esta ficha maneja las alineaciones, orientación, Control
y dirección del texto a trabajar.
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Grupo Número El Grupo Número disponible también desde la pestaña
Inicio contiene todo lo relacionado a la presentación de
los números en cuanto a los formatos que se aplican a
las celdas:
Formato de Número
1
Formato de Número de
2 $ 1.000,00
Contabilidad
3 Estilo Porcentual 100%
4 Estilo Millares 1.000,00
5 Aumentar Decimales 1.000,00000
6 Disminuir Decimales 1.000,0
7 Formato de Número Ficha Formato Celdas
Formato de Número (1) Este formato General, permite elegir distintos formatos
numéricos a aplicar en las celdas.
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Formato de Número (7) Este formato Número, muestra todas las opciones de
formatos numéricos a aplicar en las celdas a través de la
Ficha Formato de celdas - Número.
También puede acceder a esta ficha a través de
cualquiera de las opciones para llamar al cuadro de
Formato celdas, que se encuentran asociados a los
grupos Fuente, Alineación y Número.
Esta ficha contiene tantas posibilidades de formatos que
vienen clasificados en categorías.
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Al hacer un clic sobre cualquiera de ellas, se filtrará en
la sección derecha del cuadro de diálogo los formatos
disponibles para esa categoría.
Formato de Número Personalizado
La categoría Personalizada muestra los códigos de
formato como los reconoce Excel al aplicar un formato
numérico, pero cualquiera de los códigos disponibles en
esta categoría, son factibles de modificar para crear
cualquier formato numérico que no esté definido en el
programa.
Por ejemplo, colocar miles de pesos como m$, o el signo
monetario para el dólar US$ o para la UF.
Para crear un formato numérico personalizado debe:
a) Seleccionar los datos a trabajar
b) Ir a Formato – Celdas – Número – Personalizada.
c) Seleccionar el formato que más se adecúe a su
necesidad, por ej. #.##0,00
d) En barra tipo situar el cursor donde vamos a
crear el nuevo símbolo.
e) Todos los argumentos de tipo texto deben ir entre
comillas, por ej. “m$” – “US$” – “UF”
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f) Si el símbolo va a la izquierda debe separar con
asterisco (*) y un espacio en blanco.
g) Si el símbolo va a la derecha sólo debe separar
con espacio en blanco.
h) Es bueno dejar un espacio al inicio y al final del
formato trabajado, para separarlo respecto del
borde.
i) #.##0,00 "UF" - "US$"* #.##0,00
j) Aceptar.
A continuación, se listan los códigos de uso más
frecuente:
Código Formato que asigna
0 Número entero
0,00 Dos decimales
#.##0 Separa en miles sin decimales
#.##0,00 Separa en miles con dos decimales
#.##0;-#.##0 Separa en miles sin decimales. El código que sigue del punto
y coma afecta a los números negativos de la selección, o sea,
que este código dejaría los números negativos separados en
miles, sin decimales y con el signo menos adelante.
#.##0;(#.##0) Separa en miles sin decimales los números positivos. Los
negativos quedan entre paréntesis, separados en miles sin
decimales.
#.##0;[Rojo]-#.##0 Separa en miles sin decimales los números positivos. Los
negativos los separa en miles, sin decimales, en color rojo y
con el signo menos delante.
$#.##0;-$#.##0 Asigna signo pesos, separa en miles y deja sin decimales a los
números positivos. Los negativos asumen el mismo formato,
pero con el signo menos delante.
Los códigos que se muestran en la página anterior se
pueden combinar unos con otros para dar origen a otros
formatos.
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También es posible usar texto (letras) como código de
formato. Estos deben ser digitados entre comillas.
Es decir, el código que da formato a un número que
expresa dólares sería:
“US”$#.##0,0
Al aplicar este formato al número 1654,23 se vería:
US$1.654,2
Si quiere separar el signo monetario del número, debería
poner después “US”$ un asterisco (*) y un espacio, es
decir:
“US”$* #.##0,0
El mismo número anterior se vería:
Un código para números que expresen UF positivas y
negativas, sería:
“UF”* #.##0,00;-“UF”* #.##0,00
Aplicando este código, el número se vería
Positivo Negativo
UF 1.654,23 -UF 1.654,23
Nota: Una vez creado un código personalizado, éste
existirá para el libro, es decir, podrá usarlo cuantas veces
quiera en cualquier celda de cualquier hoja del libro.
Sólo deberá volver a crearlo cuando necesite el mismo
código en otro libro.
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Formato condicional
Además de los formatos descritos anteriormente, Excel
tiene disponible desde el Grupo Estilos también en la
pestaña Inicio, el botón Formato Condicional.
Al activar este botón, se mostrará el siguiente cuadro de
diálogo:
Esta herramienta se usa para marcar tendencias
aplicando colores, barras, escalas de colores e íconos
como formatos a las celdas, con el fin de resaltar en
forma visual aquellos valores importantes dentro de la
tabla.
Las evaluaciones se pueden realizar a través de
comparativas de valores.
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Como por ejemplo si el valor de la celda es:
Si la condición especificada es verdadera, Excel aplicará
automáticamente a las celdas referidas el formato
seleccionado, en caso contrario no aplicará formatos.
También se hacen evaluaciones a través de barras,
escalas de colores e íconos:
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También podrá Crear Nuevas reglas, Borrar Reglas y
Administrar reglas ya creadas.
Al activar la opción Nueva regla, se mostrará el
siguiente cuadro de diálogo, desde el cual podrá definir
como implementará los formatos en esta nueva regla.
Al activar la opción Borrar reglas, se mostrará el
siguiente cuadro de diálogo, desde el cual podrá definir
qué necesita borrar.
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Al activar la opción Administrar regla, se mostrará el
siguiente cuadro de diálogo, desde el cual podrá revisar
las reglas ya creadas, editarlas por si necesita realizar
cambios en ellas y además crear nuevas reglas
personalizadas.
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