Libros contables

Son aquellos documentos donde se reflejan y se plasma todo la información económica, financiera
y contable de una empresa. En los libros contables aparecen todos los datos necesarios para poder
entender el funcionamiento económico-financiero de una compañía. Estos ofrecen información
muy importante que ´puede servir para optimizar los beneficios del negocio

Los libros contables están sujetos a una normativa específica, regulada por el Plan General de
Contabilidad (PGC). Esta normativa nos dice que los libros son obligatorios para las empresas y
cuales son carácter voluntario

Es obligatorio que la contabilidad de estos libros se lleve de manera ordenada, siguiendo orden
cronológico de todas las operaciones realizadas. Los libros contables serán legalizados ante el
Registro Mercantil en el que esté inscrita la empresa final del ejercicio contable. Estos documentos
deberán conservarse durante 6 años a partir del último asiento realizado ellos.

Tradicionalmente en los libros contables la información se plasmaba en papel. Sin embargo, con el
auge de los nuevas tecnológicas ya se ha comenzado a aceptar los libros contables en formato
digital o informativa.

Los contables obligatorios

Hay una serie de libros contables que son obligatorios porque así lo establece el legislador. A pesar
de que en cada país se pueden establecer unos otros, los más habituales son:

 Libro diario: Se contabilizan todas las operaciones que realiza la empresa, se configura
como una sucesión de asientos contables, ordenada de forma cronológica.
 Libro de inventario: Incluyen el denominado balance de sumas y saldos de los balances de
comprobación. Se va actualizando de manera periódica todas las cuentas con saldo de la
empresa. El último balance de sumas y saldo debe coincidir con el balance de situación
realizado para cuentas anveales. El libro de inventario debe incluir el balance inicial y el
denominado inventario de existencias.
 Cuentas anuales: Son unos informes que reflejan la información económica-financiera de
la compañía. Son 5 documentos: Balance de situación, cuentas de resultados, estado de
cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo y la memoria. Las cuentas
anuales se realizan una vez al año.

Los libros contables obligatorios tienen que depositarse y legalizarse en el Registro Mercantil.
Siendo previamente aprobados por la Junta General de Socios.

Libros contables voluntarias

Hay otra serie de libros contables sobre los que el legislador no establece su obligaterioridad. Para
el funcionamiento interno de la empresa, estos libros contables resultan muy útiles y pueden
mejorar la eficiencia de la misma. Sobre los libros contables voluntarios no existen obligación de
aprobación por parte de los socios ni obligación de depósito y legalización en el Registro Mercantil.
Los más habituales son los siguientes
  Libro Mayor: Representa un resumen de toda la cuenta contable. Se configuran en forma
de T, anotando todos los movimientos que afecten él debe y haber de la cuenta
correspondiente. Nos da una imagen visual muy práctica del saldo que tiene una cuenta
en cualquier momento del ejercicio. El Saldo es la diferencia entre él debe y el haber,
siendo saldo deudor cuando él debe es superior al haber y saldo acreedor cuando el haber
es superior al debe

Compra de mercancía

DEBE 100 50 HABER

300

250

650 50

TOTAL 600 TOTAL

SALDO DEUDOR

 Libros auxiliares: Estos libros facilitan la gestión económica y financiera de la empresa. A

pesar de su carácter voluntario, Se recomienda su elaboración para poder realizar un
examen completo de la gestión contable de la empresa. Algunos de los libros auxiliares
son:
 Libro de caja: Contabiliza el flujo de caja para realizar un registro de todos los movimientos
de efectos que se realicen
 Libro auxiliar de caja columnado: Además de llevar el control del cash flow, registra
adicionalmente cada movimiento en los cuentos que lo originada
 Libros de cuentas corrientes bancarias: En este documento se anotan todos los
movimientos producidos en las cuentas corrientes de la empresa
 Libro de clientes: Cada cliente dispone de una cuenta en la que anotamos por partida
doble, en él debe y él haber todas las operaciones realizadas con él. Al anotar el saldo
final, debemos puntualizar si es deudor o acreedor.
 Libro de proveedores: Se anotan las operaciones realizadas con los proveedores, tanto
compras a crédito como los pagos que realizan a estas también se deberá anotar si es
deudor o acreedor

Características de los libros contables

 Pueden ser de carácter obligatorio o voluntario
 Registra información contable, económica y financiera cierta de la empresa
 Los registros que lo componen se denominan asientos contables y se realizan en
orden cronológico
  La información se asienta de manera ordenada y sistemática
 Tiene plena validez legal ya que están rubricados por escribanos públicos y se
transforma en un instrumento privado
 En la actualidad pueden llevarse en papel o pueden llevarse también de forma
digital mediante el sistema de hojas móviles

Importancia de los libros contables

Permite registrar todos los movimientos y operaciones de una empresa, funciono como una
garantía ante las autoridades correspondientes, además se pueden conocer las deudas y
obligaciones como personal moral

La gestión de cuentas es importante ya que permite contabilizar todos los movimientos

económicos y financieros que ser producen dentro de una organización. Esto permite llevar una
correcta gestión de las cuentas empresariales, con el fin de conocer la situación en la que se
encuentra una empresa día a día, además permite saber qué es lo que se hace con el dinero de la
empresa y se conocen cuáles son los beneficios que se obtiene de la actividad que se desarrolla

Los libros contables poseen una doble importancia: una legal o jurídica y otra financiera. Respecto
a la primera, el Estado dispone de una leyes y obligaciones fiscales que las empresas deben
cumplir. Esto se hace con el fin de evitar fraudes, evasión de impuestos y conocer la capacidad que
posee las organizaciones para responder dichas obligaciones. Todos estos deberes deben ser
gestionados con el fin de realizar una correcta planificación financiera, puesto que suponen un
importante gasto de debe ser suplido y considerado para evitar pérdidas o tener que hacer uso del
capital destinado a otros factores

En cuanto a la importancia financiera, los libros contables se utilizan como base para el cálculo de
estados financieros, a partir de los cuales se puede conocer la salud financiera de la empresa y
sobre la cual, se decide si se puede emprender cierta acción o no en el futuro, además de
establecer estrategias que faciliten su desarrollo económico

Usos

Sirven para que la empresa y autónomos pueda llevar una contabilidad ordenada que les permita
seguir cronológicamente todas sus operaciones administrativas y mercantiles

En Venezuela cual Ley rige a los Libros Contables

Código de comercio venezolano, fue promulgado el 28 de octubre de 1955

Resumen de los artículos de esa Ley

Art32: Es obligación de todo comerciante llevar su contabilidad en castellano, siendo el lenguaje

empleando del país, así mismo, es obligatorio elaborar el Libro Mayor, Libro Diario y Libro de
Inventarios. Y ya queda a su decisión personal si emite el uso de algún libro auxiliar que le sirve de
apoyo y guía en su desarrollo económico y productivo
Art33: Los respectivos libros Diario y de Inventario no se pueden colocar en uso hasta que sean
presentados al Registro Mercantil en la dependencia donde se ubique la empresa, con el objetivo
de plasmarle la información reglamentaria para que posea valor legal

Art34: En el Libro Diario se deben expresar diariamente todas las transacciones mercancía sin
excepciones, expresando adecuadamente quien viene siendo el deudor y acreedor durante una
negociación, así como también se debe de mostrar todo tipo documentación que avale el registro
que se anexo como operación.

En una obligación para todo tipo de empresa sea compra y venta, solo compra, o solo venta llevar
un registro diario de las operaciones realizadas día a día.

Art35: Es obligatorio que toda organización inicie su funcionamiento entiendo el respectivo libro
de inventario donde plasme los bienes los muebles e inmuebles que la conforma, así mismo, al
finalizar el año se debe hacer un cierre de inventario mostrando os ingresos, egresos, deudas,
cuenta pendientes por pagar, bienes muebles e inmuebles que se obtienen durante su ejercicio
fiscal del mismo debe de ser presentado a las integrantes de dicha organización y firmado y
firmado por ellos posteriormente

Esto se debe de realizar con el fin de mostrar sise tuvieron pérdidas o ganancias, así como para
conocer si el capital invertido aumento o disminuyó.

Art36: Todo comerciante tiene prohibido alterar el orden de los asientos en los respectivos libros
contables hacerle enmeduras, rasgados, borrar y cambiar la información antes plasmada, saltarte
algún asiento o cualquiera otro motivo que altere su foleado.

Art37: Los errores que se cometen al momento de emitir un asiento, deben reflejarse en otro
asiento siguiendo el orden cronológico.

Art38: Los libros en los cuales se produzca algún error deben ser notificados a todos los
comerciantes con el fin de que todos comprueben dicha falla o error, porque son los dueños los
que don fe del error y no una persona ajena.

Art39: Para que sean de gran utilidad los libros auxiliare, estos deben contener toda la información
necesaria y obligatorias que sirva de apoyo al momento de darle uso en la toma de decisiones.

Art40: No se puede realizar ninguna averiguación por parte de un tribunal o autoridad, con el fin
de conocer si la empresa ha hecho uso correcto de los lineamentos establecido para su emisión
que están establecidos en el respectivos Código.

Art41: Tampoco se permite hacerle el seguimiento constante sobre su registro a excepción de que
sea por culminación de un ejercicio fiscal anual, liquidación o cambio de accionistas, o al percibir
quiebre o atraso en la producción.

Art42: En el caso de una demanda el Juez podrá solicitar una revisión exhaustiva de los libres
mercantiles, que presente la información relacionada de la demanda emitida, la misma debe sr
revisada dentro de la empresa y no fuera de la misma por alguien que no tiene pode judicial
dentro de la jurisdicción legal.
Art43: Si la parte demandante se niega a mostrar y dar fe de lo que está plasmado en los libros se
debe llevar a Juicio legal donde se logre comprobar la veracidad de las transacciones plasmada y
en caso de alguien oponerse puede ser motivo de que se emita una averiguación en su contra para
verificar que no está haciendo algo indebido que viole los estatus.

Art44: Los libros contables, así como sus respectivas facturas de documentos que den fe de lo
plasmado en ellos se deben de conservar por 10 años posteriores a su emisión.

Procedimiento que se debe seguir antes de usar de los Libros Contables.

Los libros contables en Venezuela generalmente implican los siguientes pasos:

1. Apertura de Libros Contables: Deben abrir los libros contables requeridos por la legislación
venezolana, como el libro El Libro Diario y el Libro Mayor. Esto generalmente se realizada
al inicio del ejercicio fiscal.
2. Registro de Transacciones: Registra todas las transacciones financieras de tu empresa de
manera cronológica en el Libro Diario. Luego, traslada este registro al Libro Mayor para
obtener un resumen de los cuentos
3. Cumplir con Principios Contables: Asegurarse de seguir los principios contables
reconocidos internacionalmente, aplicando prácticas contables adecuadas y consistentes.
4. Periocidad de Registro: Realiza los registros de manera periódica, preferiblemente
diariamente a al menos mensualmente, para mantener a exactitud y la integridad de la
información contable.
5. Cierre de ejercicio: Al final de cada periodo fiscal, realiza el cierre contable. Esto implica
ajustar los registras, calcularlos resultados financieros y cenar temporalmente las cuentas
para comenzar un nuevo período
6. Conservación de documentos: Guarda todos los documentos respaldatorios de las
transacciones, como facturas, recibos y estados de cuenta, de acuerdo con las normativas
legales.
7. Auditoria Externa: Si es requerido, somete tus libros contables a una auditoria externa.
Esto puede ser necesario para cumplir con obligaciones fiscales o para proporcionar
información verificada a terceras.

Tipos de asientos contables

Existen dos clasificaciones diferenciados de los registros asientos contables.
Según su fondo
 Asiento operativo: Operaciones que día a día ha realizado la empresa a lo largo de
un año
 Asiento de apertura: Es aquel que da inicio al ejercicio.
 Asiento de ajuste: Coincide con la presentación del balance
 Asiento de regulación: Mediante este asiento se realiza la clasificación oportuna
entre pérdidas o ganancias
 Asiento de cierre: Con este asiento se dan por culminados las cuentas contables.
Por otro lado, según su forma, los asientos contables se pueden distinguir entre:
 Asientos simples: Dos cuentos en la que se aparece él debe y el haber
  Asientos dobles: Que incluyen más de una cuenta contable en ambos conceptos.

Como hacer asientos contables

En el momento de realizar un asiento contable, los ítems esenciales de los que debe n
constar son:
 Fecha
 Cuentas en las que realiza la operación
 Descripción de los cuentos, de cuentas abreviadas. Finalmente, el cómputo global
del debe ser igual al crédito.

EJEMPLOS

1. La compañía Preferida, S.A inicia operaciones el 1 de abril con los siguientes saldos:

Bancos 235.890,00
Banmex 235.890,00
Clientes 136.660,00
El Buen tono, S.A 136.600,00
Almacén 189.540,00
30 Costales de Abono 189.540,00
Proveedores 245.750,00
Surtidores de flores S.A 247.750,00
Capital Social 316.280,00

El asiento de apertura debe registrar en una póliza de diario porque no existen movimientos de
entrada y de salida de dinero. El importe de bancos es el saldo de las operaciones realizadas en
marzo.