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Daniela Estefanía Muñoz Muñoz
Juan Esteban Tróchez Pacheco
Efraín Castro Delgado
Derecho Procesal del Trabajo y de la Seguridad Social
Séptimo Semestre
LA PRUEBA DOCUMENTAL
Se trata de un medio de prueba que, para muchos, es el que tiene más fuerza probatoria
dentro de un proceso, pues además de gozar con una presunción de autenticidad, es aquella que
tiene más fuerza vinculante, pues ningún otro medio de prueba tiende a ser más preciso sobre las
obligaciones, deberes y derechos que pudieron haber adquirido las partes en algún momento de
sus relaciones.
Añadido a esto, al hablar de prueba documental no hablamos únicamente de los
documentos escritos, firmados o en formato físico, también son válidos los documentos en forma
digital, las grabaciones de voz, imágenes e incluso videos, es decir, que la prueba documental
abarca un sin fin de formas para probar los hechos que sean de interés dentro del proceso.
Precisamente, la intención de este trabajo es desvelar las sombras que existen en cuanto a este
medio de prueba y ampliar aún más el campo de su comprensión.
La Prueba Documental En Sí Misma
En términos generales, la prueba documental consiste en un escrito o soporte material en
que contiene datos que son susceptibles de ser empleados para demostrar y hacer patente la
verdad o falsedad de algo que se alega en una causa.
En línea con lo anterior está el Art. 243 del CGP, que dice lo siguiente: “Son documentos
los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, mensajes de datos, fotografías, cintas
cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, videograbaciones, radiografías, talones,
contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter
representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares.”,
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demostrando de este modo lo que anteriormente se había dicho: casi cualquier cosa se considera
documento.
La ley presume la autenticidad de los documentos, salvo que sean tachados de falsedad o
desconocimiento, y esto se encuentra expresamente detallado en el Art. 244 del CGP, que nos
dice cuándo un documento es auténtico, es decir, cuando se cuenta con la certeza de que
proviene de su autor, ya sea porque lo ha elaborado él mismo, lo ha manuscrito (hecho de su
puño y letra) o lo ha firmado o suscrito (colocar la firma de una persona que lo identifica como
tal en un documento, como señal de que están de acuerdo con el contenido del documento) y la
única forma de desvirtuar dicha presunción es mediante la tacha de falses o desconocimiento del
documento, que veremos más adelante.
Historia De La Prueba Documental
Existen muchas y diversas teorías sobre cómo y dónde surge la prueba documental,
algunos piensan que fueron los Babilonios los primeros que implementaron los documentos,
otros piensan que fueron los egipcios y muchos otros creen que fueron los chinos, y aunque cada
teoría tiene cierto grado validez, lo cierto es que la más aceptada es la que atribuye su uso a los
griegos.1
Griegos: Principalmente estos documentos estaban representados como actas privadas,
públicas e instrumentos mercantiles o banqueros. Los documentos privados eran conocidos como
Cheirografos, los dobles por el nombre de Singraphophylax y los públicos eran conocidos como
Authentikos, pues eran los funcionarios fideidantes quienes autenticaban y autorizaban dichos
documentos.
Roma:
Sin embargo, no fue sino hasta Roma que la prueba documental adquirió total y completa
legitimidad, a tal punto que aquellos documentos recibían el nombre de monumenta o
instrumenta, publica, privata et doméstica, que se traduce del latín como “Registro de
instrumentos públicos, privados y domésticos” y con el tiempo adquirió gran importancia debido
a la gran seguridad que daba.
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M A FALDA V. DÍAZ-M ELIÁN DE HAN ISCH: MEDIOS DE PRUEBA. EL DOCUMENTO: EVOLUCIÓN
HISTÓRICA. ROMA
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La relevancia que tenía la prueba escrita y los documentos para la justicia en Roma era de
tal magnitud que llegó a existir una especie de principio que rezaba que “Contra testimonio
escrito no debe preferirse el no escrito”, haciendo referencia a que, si en un proceso existía
alguna clase de documento, el juez debía valorar exclusivamente su contenido. Esto se veía
reflejado específicamente en los procesos que se originaran en las actividades comerciales, pues
en estos casos era aún más claro que la prueba documental debía ser preferida frente a la prueba
testifical, pues la fuerza probatoria del documento venía de la escritura y los testigos
simplemente reconocían tal fuerza. Con el tiempo, dejó de ser necesaria la ratificación de los
testigos.
Durante este periodo Roma empleó una clasificación de la prueba documental que se
dividía en tres categorías: el acta o gesta, instrumenta publica o publica confecta y el
instrumento privado.
Acta o gesta: Se trataba de un documento que era realizado por los oficiales judiciales,
los magistrados del censo y otros servidores públicos que daban fe a las actas y eran necesarios
para los trámites que debían realizarse ante los magistrados.
Instrumenta publica o publica confecta: Se trata de un documento que contaba con fe
pública pues era realizado por los tabelliones, quienes eran personas cuya profesión era la de dar
fe a ciertos hechos o declaraciones. Es decir, el tabelión juraba reconocer la escritura y su
autenticidad, contrario al notario que era un simple escriba.
Instrumentos privados: Eran documentos redactados por los particulares que a la hora
de ser usados en juicio necesitaban el respaldo de 3 testigos, hasta que el emperador Justiniano
dispuso darles el mismo valor probatorio que a los documentos hechos por los tabelliones.
Clases De Documentos
Existen dos clases de documentos, los documentos públicos y los privados que, a pesar de
contar con el mismo valor probatorio, tienen grandes y fundamentales diferencias entre sí, que
veremos a continuación.
Documento Público Documento Privado
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● Se le conoce como documento público ● En sentido contrario, se considera
a todo aquél que emana de un como privado todo documento
funcionario público en ejercicio de sus suscrito, creado o autorizado sin la
funciones o el otorgado por un intervención de un funcionario público
particular en ejercicio de funciones o particular en desempeño de
públicas. funciones públicas.
● Dentro de los documentos públicos ● No existe distinción o clasificación
existen clasificaciones de acuerdo al dentro de los documentos privados,
funcionario que los otorga, por pues el solo hecho de ser suscritos sin
ejemplo, cuando se trate de un intervención del funcionario es el
documento suscrito o autorizado por único criterio que los constituye como
notario, se le denomina escritura tales.
pública. ● Un documento privado puede adquirir
la calidad o connotación de documento
público cuando es presentado y
autenticado ante notario.
A modo de ejemplo, un documento público es la escritura de compraventa de un
inmueble en la que haya intervenido un notario. Si bien no es un funcionario público, sí cumple
funciones públicas.
La diferencia entre estos dos tipos de documentos es únicamente formal, puesto que
dentro de un proceso tienen el mismo valor probatorio y se presumen auténticos sin importar su
forma, incluso los originales y las copias.
Características De Los Documentos
Presunción de Autenticidad
Existen algunos documentos que se presumen auténticos, hasta tanto no se demuestre lo
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contrario, no se les tacha de falsedad o su contenido no sea desconocido por alguna parte en el
proceso, por ejemplo:
● Los documentos públicos y los privados presentados, elaborados o firmados por las
partes o terceros, bien sea en original o en copia.
● Los documentos públicos y los privados emanados de las partes o de terceros que
contengan reproducción de voz o de imagen
● Los memoriales presentados para que formen parte del expediente, por ejemplo, en las
demandas, sus contestaciones, entre otros.
● Los documentos que reúnan los requisitos para ser título ejecutivo.
Como todo medio de prueba, los documentos presentados en un proceso judicial también deben
contar con ciertos requisitos. Para el caso, serían los siguientes:
● PERTINENCIA: Se fundamenta en que los documentos deben estar encaminados
a probar los hechos objeto del proceso.
● CONDUCENCIA: Consiste en que el medio probatorio que se elija sea el
adecuado para demostrar el hecho que es objeto de debate.
● UTILIDAD: Implica que el documento sea útil para cumplir con su finalidad
dentro del proceso, que no es más que probar un hecho
● LICITUD: Hace referencia a la forma en que se ha obtenido el documento o
cuando en su producción o práctica se incumplen los requisitos legales.
Si el documento no cumple con estos requisitos el juez lo rechazará de plano, también las
declarará nulas de pleno derecho cuando las pruebas documentales sean adquiridas con violación
al debido proceso, en esta medida el juez las excluirá y prescindirá de su valoración.
Oportunidad.
Las oportunidades para la presentación o la solicitud de pruebas documentales serán, de
acuerdo a cada caso en concreto, las siguientes:
En primera y única instancia:
● En la demanda y/o en su contestación
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● En la reforma de la demanda y/o en su respuesta.
● En la demanda de reconvención y/o su contestación
● Cuando se propongan las excepciones previas o de mérito y/o cuando se ejerza la
oposición a las mismas.
● En los incidentes dentro del proceso y/o en su respuesta. En este caso, las pruebas deben
ceñirse a la cuestión propuesta en el incidente
En segunda instancia:
Se hará en el término de ejecutoria del auto que admite el recurso, siempre y cuando:
● Las partes las pidan de común acuerdo.
● Las pruebas no fueron decretadas en primera instancia.
● A pesar de haberse decretado en primera instancia, se dejaron de practicar por motivos
ajenos a las partes.
● Hay hechos ocurridos después de la oportunidad para pedir pruebas en primera instancia.
Esta opción solo es viable para demostrar o desvirtuar esos hechos.
● Se usen para pedir pruebas que no se solicitaron o aportaron en primera instancia, sólo si
se demuestra fuerza mayor, caso fortuito o por obra de la contraparte.
Las pruebas documentales solicitadas o aportadas en segunda instancia pueden admitir
pruebas en contra.
Aportación de documentos, Art 245 CGP: “Los documentos se aportarán al proceso
en original o en copia. Las partes deberán aportar el original del documento cuando esté en su
poder, salvo causa justificada. Cuando se allegue copia, el aportante deberá indicar en dónde
se encuentra el original, si tuviere conocimiento de ello.”
Lo anterior quiere decir que se pueden aportar al proceso judicial tanto originales como
copias, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:
● Siempre y cuando las partes o terceros tengan el documento original lo deberán aportar
en ese formato.
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● Los documentos deberán presentar como anexos de la demanda de su contestación o
también en los escritos en los que haya oportunidad para aportarlos.
● Los documentos que sean presentados en copia tienen el mismo valor probatorio que el
original, siempre y cuando estos no sean tachados de falsos por la contraparte.
Por regla general, todo documento puede ser presentado en copia. Sin embargo, esta regla
está sujeta a las excepciones indicadas en la ley, ya que algunos documentos sólo pueden ser
presentados en original o en primera copia, para que tengan pleno valor probatorio.
Hay algunos hechos que solo pueden ser probados a través de documentos específicos o
solemnes como, por ejemplo:
● Parentesco: Se comprueba a través del registro civil y con dicho documento se verifican
los grados de consanguinidad común que sean relevantes en el proceso.
● Matrimonio: Se constata a través del acta de celebración del matrimonio o el registro
civil de matrimonio
● Compraventa de inmuebles: Se verifica con la escritura pública mediante la cual se
perfeccionó el contrato de compraventa de un bien inmueble, siempre y cuando se trate
de un contrato solemne.
● Propiedad sobre bienes inmuebles: Se verifica con el certificado de libertad y tradición
el cual es el único documento válido para acreditar legalmente la existencia de un
inmueble y la propiedad sobre el mismo.
Sistema Probatorio En El Que Se Enmarca
Hace parte del sistema de libre valoración de la prueba o íntima convicción, puesto que
en nuestro sistema existe el principio de libertad probatoria, según el cual las partes pueden
probar los hechos objeto de interés dentro del proceso por el medio probatorio que prefieran y así
mismo el juez tiene libertad en la apreciación de la misma, puesto que a pesar de que sí debe
fundamentar su decisión y ella no debe tener como único fundamento la opinión caprichosa del
juez, este sí cuenta con la facultad de otorgarle el peso probatorio que considere a cada prueba.
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Marco Jurídico
La prueba documental se encuentra regulada en el Código General del Proceso, en la
sección tercera del código denominada “Régimen probatorio”, con título único llamado
“Pruebas” y en el capítulo IX denominado “Documentos” que contempla del artículo 243 al
277 del código (Ley 1564 de 2012).
ARTÍCULO RESUMEN
Art. 243. Distintas clases Consigna todo aquello que se considera documento, resumiéndolo
de documentos. a “todo objeto mueble que tenga carácter representativo o
declarativo (…)”
Art. 244. Documento Habla de la presunción de autenticidad con la que cuentan los
auténtico. documentos sin importar su clasificación.
Art. 245. Aportación de Consigna la regla general de que los documentos podrán aportarse
documentos. en original o en copia.
Art. 246. Valor probatorio Trata sobre el valor probatorio de las copias dentro de un proceso.
de las copias. Según este artículo, las copias tienen el mismo valor que las
originales.
Art. 247. Valoración de Señala que deberán ser valorados como mensaje de datos los
mensaje de datos. documentos que hayan sido aportados en el mismo formato en
que fueron generados, enviados o recibidos y que la simple
impresión en papel de un mensaje de datos deberá ser valorada
conforme a las reglas generales de los documentos.
Art. 248. Copias Contempla que cuando se trate de copias de documentos que se
registradas. encuentren en un registro público, dicha copia deberá llevar la
nota de haberse efectuado o la certificación de la misma para que
tenga pleno valor probatorio.
Art. 249. Copias Señala que cuando una parte presente copia parcial de un
parciales. documento las demás podrán adicionarlo con lo que estimen
conducente.
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Art. 250. Indivisibilidad y La prueba que resulte de los documentos es indivisible de estos y
alcance probatorio del comprende incluso lo meramente enunciativo.
documento.
Art. 251. Documentos en Señala que para que los documentos que están en idioma distinto
idioma extranjero y del castellano puedan ingresar al proceso se requiere una
otorgados en el traducción oficial efectuada por el Ministerio de Relaciones
extranjero. Exteriores, por un intérprete oficial o por traductor designado por
el juez.
Art. 252. Documentos Establece que los documentos rotos, raspados o parcialmente
rotos o alterados. destruidos deberán ser apreciados de acuerdo a las reglas de la
sana crítica y aquellas partes enmendadas se desecharán, a menos
que las hubiere salvado bajo su firma quien suscribió o autorizó el
documento.
Art. 253. Fecha cierta. Estipula que la fecha cierta del documento público será la que
aparece en su texto y la del documento privado se contará
respecto de terceros desde la ocurrencia de un hecho que le
permita al juez tener la certeza de su existencia.
Art. 254. Contraescrituras Establece que no producen efectos frente a terceros los
documentos privados hechos por los contratantes para alterar lo
pactado en otro documento o cuando en una contraescritura
pública no se haya tomado razón de su contenido al margen de la
escritura matriz y en la copia en que ha obrado el tercero.
Art. 255. Notas al margen Señala la validez de las notas hechas al dorso o margen de un
o dorso del documento. documento que cuenten con la firma del acreedor.
Art. 256. Documentos Ad Manifiesta que en los casos en que la ley exija un documento
substantiam actus. como solemnidad para la existencia o validez de un acto o
contrato no podrá probarse dicho acto o contrato por medio de
prueba diferente. (Ej: El estado civil)
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Conclusiones
En conclusión, la prueba documental es importante en el proceso judicial debido a que es una
base para solucionar un conflicto. En el momento de que se presenta una prueba documental las
partes pueden acreditar la veracidad del hecho que sea de interés para el proceso.
Resulta de sumo interés la importancia de diferenciar cuándo un documento es público o si por el
contrario estamos frente a uno privado, debido a que cada tipo de documento tiene sus propias
características que varían dependiendo el caso concreto. Es importante destacar lo necesario que
es presentar los documentos originales y de cómo se tiene la posibilidad de presentar la copia de
los originales siempre y cuando cumplan con ciertos requisitos, así mismo de cómo estos pueden
ser controvertidos por la contraparte y los instrumentos que la ley otorga para ello. Para terminar,
cabe resaltar que la prueba documental debe ser utilizada de una manera ética y que la valoración
de esta misma debe hacerse con base a la lógica y una correcta argumentación de parte del juez
que deberá ir en armonía con el proceso y el objeto del mismo.
Bibliografía
MEDIOS DE PRUEBA. EL DOCUMENTO: EVOLUCIÓN HISTÓRICA. ROMA, Mafalda V.
Díaz-Melián De Hanisch, Profesora de Historia del Derecho. Universidad Internacional SEK.:
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Juan Andrés Orrego Acuña, TEORÍA DE LA PRUEBA.:
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Teoría+de+la+prueba.pdf?
MOD=AJPERES&CACHEID=f79058004678c1b1a1ece793776efd47#:~:text=-%20Sistemas
%20probatorios.,juez%2C%20en%20conciencia%20y%20racionalmente.
Defensa Jurídica del Estado, Gobierno de Colombia, PRUEBA DOCUMENTAL.:
https://www.defensajuridica.gov.co/docs/BibliotecaDigital/Documentos%20compartidos/
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