Microsoft Planner es una herramienta de gestión de tareas y proyectos incluida en el
ecosistema de Microsoft 365. Está diseñada para ayudar a equipos y organizaciones a
organizar, planificar y hacer seguimiento de tareas de manera eficiente. A continuación, te
detallo las características clave de Microsoft Planner:
1. Tableros y Listas de Tareas (Buckets)
• Tableros visuales: Los usuarios pueden crear tableros para diferentes proyectos o
equipos.
• Buckets (cubos): Las tareas se organizan dentro de categorías llamadas "buckets".
Los buckets pueden representar diferentes fases del proyecto, tipos de tareas o
cualquier otra clasificación relevante para el equipo.
• Arrastrar y soltar: Las tareas pueden moverse fácilmente entre diferentes buckets
con la funcionalidad de arrastrar y soltar.
2. Tareas y Subtareas
• Tareas: Puedes crear tareas individuales, asignar fechas de vencimiento, responsables
y prioridades.
• Subtareas: Dentro de cada tarea principal, puedes crear subtareas para dividir el
trabajo en pasos más pequeños y manejables.
• Checklist: Dentro de cada tarea, se pueden agregar listas de verificación (checklist)
para realizar un seguimiento más detallado del progreso.
3. Asignación de Responsables
• Asignación a miembros: Puedes asignar tareas a miembros del equipo, lo que facilita
el seguimiento de quién está trabajando en qué.
• Notificaciones: Los miembros asignados a las tareas reciben notificaciones para que
estén al tanto de su responsabilidad y plazos.
4. Fechas de Vencimiento y Recordatorios
• Fecha de vencimiento: Puedes establecer fechas límite para cada tarea.
• Recordatorios: Planner envía recordatorios a los responsables de las tareas conforme
se acercan las fechas de vencimiento.
5. Vistas de Tareas
• Vista de "Tablero": Permite ver todas las tareas distribuidas en los diferentes buckets
de manera visual.
• Vista de "Gráfico": Muestra el progreso del proyecto con gráficos visuales, como los
gráficos de barras para ver el número de tareas completadas y pendientes.
• Vista de "Calendario": Permite visualizar las tareas de manera calendarizada para
tener una vista de las fechas de vencimiento.
6. Etiquetas (Labels)
• Etiquetas personalizadas: Puedes crear etiquetas personalizadas para categorizar las
tareas, como "Urgente", "Revisión", "Bajo prioridad", etc. Estas etiquetas ayudan a
organizar mejor las tareas y a hacerlas más fácilmente identificables.
7. Comentarios y Colaboración
• Comentarios dentro de tareas: Los miembros pueden comentar directamente en las
tareas, lo que facilita la colaboración y la comunicación en torno a tareas específicas.
• Archivos adjuntos: Puedes adjuntar documentos, imágenes o enlaces relevantes a las
tareas, lo que centraliza la información necesaria para completar el trabajo.
8. Integración con Microsoft 365
• Integración con Teams: Puedes agregar un plan de Planner a un canal de Microsoft
Teams, lo que permite que el equipo vea y gestione tareas directamente desde la
aplicación de Teams.
• Outlook: Las fechas de vencimiento de las tareas pueden sincronizarse con el
calendario de Outlook, lo que mejora la gestión de tiempo.
• OneDrive y SharePoint: Puedes adjuntar archivos desde OneDrive o SharePoint, lo
que facilita el acceso a documentos importantes dentro de las tareas.
9. Flujos de Trabajo y Automatización (Con Power Automate)
• Power Automate: Se puede integrar con Power Automate para crear flujos de
trabajo automatizados. Por ejemplo, se pueden automatizar recordatorios, la
asignación de tareas o la actualización de estados.
10. Seguridad y Privacidad
• Seguridad de Microsoft 365: Como parte del ecosistema de Microsoft 365, Planner
se beneficia de las medidas de seguridad y privacidad de Microsoft, como el control
de acceso basado en roles y la autenticación multifactor.
• Control de permisos: Puedes controlar quién tiene acceso a los planes y tareas, así
como quién puede hacer cambios en las tareas.
11. Aplicación Móvil
• App para dispositivos móviles: Microsoft Planner tiene aplicaciones móviles tanto
para iOS como Android, lo que permite a los miembros del equipo gestionar tareas y
colaborar desde cualquier lugar.
12. Colaboración en Tiempo Real
• Trabajo colaborativo: Todos los miembros del equipo pueden colaborar en tiempo
real, lo que facilita la gestión y actualización de tareas de manera conjunta.
Ventajas de Microsoft Planner
• Fácil de usar: Su interfaz es simple y visual, lo que facilita su adopción rápida.
• Integración con Microsoft 365: Si ya utilizas otras herramientas de Microsoft (como
Teams, SharePoint o Outlook), Planner se integra de forma nativa, mejorando la
productividad.
• Colaboración en equipo: Permite trabajar de manera más eficiente y transparente
dentro de los equipos.
• Costo: Planner está incluido sin costo adicional en los planes de suscripción de
Microsoft 365, lo que lo hace accesible para empresas que ya están en este ecosistema.
Limitaciones de Microsoft Planner
• Funcionalidades limitadas en comparación con otras herramientas: Aunque es útil
para equipos pequeños y medianos, tiene algunas limitaciones si se trata de proyectos
complejos con muchas dependencias y tareas.
• Falta de diagramas de Gantt: No ofrece un diagrama de Gantt tan robusto como
otras herramientas como Asana o Microsoft Project.
En resumen, Microsoft Planner es una excelente herramienta para equipos que ya utilizan el
ecosistema de Microsoft 365 y necesitan una solución simple pero eficaz para la gestión de
tareas y proyectos. Es ideal para equipos pequeños o medianos que no requieren funciones
demasiado avanzadas, pero que aún así necesitan un seguimiento eficiente de tareas,
colaboración en tiempo real y una vista clara del progreso de sus proyectos.
