ADMINISTRACIÓN Y ADMINISTRADORES
1. CONCEPTO
Es la persona que debe influenciar en los subordinados, para el logro de objetivos
tanto personales como organizacionales o institucionales, este motivara efectivamente a
los trabajadores y de él dependerá el rendimiento efectivo, él es el guía presta apoyo y da
recompensas que van a contribuir a conseguir los objetivos y metas propuestas.
Según el Dr. Mangisch, el administrador debe ser responsable en las cuatros
actividades de la administración:
1.1 Planeación:
La planeación da a la organización sus objetivos y fija el mejor
procedimiento para obtenerlos. Además, permiten:
Que la organización consiga y dedique los recursos que se requieren para
alcanzar sus objetivos;
Que los miembros realicen las actividades acordes a los objetivos y
procedimientos escogidos,
Que el progreso en la obtención de los objetivos sea vigilado y medido,
para imponer medidas correctivas en caso de ser insatisfactorio.
El primer paso en la planeación es la selección de las metas de la
organización. Después se fijan los objetivos de Los departamentos. Una vez
escogidos los objetivos se fijan los programas para alcanzarlos en una forma
sistemática, su factibilidad y si serán aceptables a los directivos y empleados.
Los planes hechos por la alta gerencia para la organización en general
pueden abarcar períodos de hasta cinco o diez años, pero de acuerdo a los
cambios que se viven hoy en día, este período puede ser menor dependiendo de
la situación coyuntural por la que atraviese la empresa. La planeación que llevan a
cabo en los niveles inferiores, los administradores de nivel primario o de nivel
medio comprende períodos mucho más cortos.
1.2 Organización:
Es el proceso de disponer y destinar el trabajo, la autoridad y los recursos
entre los miembros de una organización en una forma tal que puedan lograr los
objetivos de la organización de manera eficiente. Objetivos diferentes requerirán
un tipo especial de estructura de organización para poder ser realizados. Los
administradores deben adecuar la estructura de la organización con sus objetivos
y recursos, un proceso que se denomina diseño organizacional.
1.3 Liderazgo:
El liderazgo implica dirigir, influir y motivar a los empleados para que
realicen tareas fundamentales. Es una actividad muy concreta: requiere trabajar
directamente con la gente. Al establecer la atmósfera adecuada, los
administradores contribuyen a que los empleados den lo mejor de sí.
1.4 Control:
Por último, el administrador debe cerciorarse de que las acciones de los
miembros de la organización la Eleven a la obtención de sus metas. Esta es la
función de control y consta de tres elementos:
• Establecer normas de desempeño
• Medir el desempeño actual
• Comparar este desempeño con las normas establecidas Si se
detectan deficiencias emprender acciones correctivas.
Mediante la función de control, el administrador mantiene la organización
en la vía correcta sin permitir que se desvíe demasiado de sus metas.”
2. NIVELES DE LOS ADMINISTRADORES
Administrador de Nivel Superior
Responsables de la dirección general de la organización, establecen metas y
objetivos generales, interrelacionan a la empresa con su entorno, y buscan y evalúan
oportunidades de inversión.
Administrador de Nivel Intermedio
Responsables de una determinada área funcional, tiene a su cargo otros
administradores de nivel primario. Labor dirigida a concatenar metas de la organización
con los resultados del área. Nexo entre nivel primario y nivel superior.
Administrador de Nivel Primario
Responsable directo con el trabajo de los operarios de una determinada área
funcional y se encarga de supervisar el trabajo de los mismos la dirección general de la
organización, establecen metas y objetivos generales, interrelacionan a la empresa con
su entorno, y buscan y evalúan oportunidades de inversión.
3. DESTREZAS ADMINISTRATIVAS
Según Robertz L. Katz “distingue tres tipos básicos de destrezas: Técnicas,
humanas y conceptuales, que a su juicio, necesitan todos los administradores. Se
desarrollan cada una de ellas a continuación:
3.1 Habilidad Técnica : Dominio de un conjunto de herramientas, procedimientos y
técnicas que son dirigidas al cumplimiento de una tarea.
Ejemplo :
Procedimientos : Tramitación de pedidos
Dpto. Producción : Elaboración de productos Dpto. de Ventas : Ventas del
producto.
Dpto. de Finanzas : Crédito al cliente.
Dpto. de Contabilidad : Registro de la transacción.
Técnicas : Presupuestación, Contabilidad de Costos. Planeación y control de
inventarios, Evaluación y revisión de programas.
3.2 Habilidad Humana : Capacidad de interrelacionarse, de saber comunicarse,
saber escuchar y entender a las personas (empatía), sin presiones, sino por
voluntad propia, implica descubrir las necesidades de otros y motivarlos en ese
sentido.
3.3 Habilidad Conceptual : Capacidad para percibir el panorama general, coordinar
los intereses generales de la organización con las necesidades del entorno y de
los propios trabajadores de la empresa.
Katz afirma que pese a que estas tres destrezas son imprescindibles para
una buena administración, su importancia relativa para un administrador en
particular depende del nivel que ocupe en la organización La destreza técnica es
muy importante en los niveles inferiores de la administración, en contraste con la
capacidad humana que es importante para los administradores a cualquier nivel:
como los administradores deben trabajar principalmente con otros, la habilidad
que posean para detectar la capacidad técnica de sus subordinados es más
importante que su propia calificación técnica: Por último, la importancia de la
capacidad conceptual aumenta conforme una persona asciende en un sistema
administrativo basado en los principios jerárquicos de la autoridad y la
responsabilidad “...
Pero podemos mencionar otra destreza que Harold Koontz hace mención:
3.4 Habilidad de Diseño : Capacidad para resolver problemas en beneficio de al
empresa. Ser un buen ingeniero de diseño para deducir al solución práctica de un
problema. Capaces de diseñar soluciones a los problemas que se enfrenten.
4. TRES NIVELES DEFINEN EL DESEMPEÑO DEL ADMINISTRADOR
El administrador debe actuar con :
EFICIENCIA: Es la relación entre los recursos que se utilizan y el producto,
procurando minimizar los costos. “Hacer las cosas correctamente”
EFICACIA: Es la capacidad de escoger los objetivos apropiados y lograrlos. Tiene
que ver con los fines “Hacer las cosas correctas”.
EFECTIVIDAD: Es alcanzar los objetivos de la empresa haciendo el mejor uso de
los recursos para lograrlos. Suma de E + E = EFECTIVIDAD. “Hacer
Correctamente las cosas correctas”
5. ROLES GERENCIALES
5.1 ROLES INTERPERSONALES:
5.1.1 FIGURA DIRECTIVA: Es el representante máximo de la organización tanto
para fuera de ella como frente a los trabajadores y accionistas. Es
considerado como el responsable de los éxitos y fracasos de la empresa.
Define y encamina los grandes negocios, responde frente a los reclamos
de los trabajadores, firma los contratos y representa a la empresa frente
al Estado y al resto de agentes del entorno.
5.1.2 LIDER: Es el rol interpersonal mas importante, responsabiliza al
gerente de las acciones de sus subordinados, cumple funciones
orientadoras y encaminadoras del resto de individuos que integran la
organización.
5.1.3 ENLACE: En su empresa y en el resto, las relaciones con los que nos
rodean son imprescindibles, tanto fuera como al interior de la misma,
así surgen los buenos negocios, las buenas relaciones, se
solucionan problemas, se aprovechan oportunidades y se eleva la
productividad.
5.2 ROLES INFORMATIVOS:
5.2.1 SEGUIMIENTO: El recurso mas valioso para las empresas hoy en día
es la información, con la ayuda de la tecnología se debe buscar
constantemente tanto dentro y fuera de la empresa ese recurso
relevante que permita tomar las mejores decisiones para el desarrollo
de la empresa.
5.2.2 DIVULGACIÓN: La información conseguida será importante en la
medid que sea distribuida entre los miembros de la organización, para
que todos se involucren en las decisiones y aporten a la solución del
problema o al aprovechamiento de la oportunidad.
5.2.3 VOCERO: Este rol se cumple al interior de la empresa, pero su
verdadera importancia radica al exterior de ella, ya que es importante
que los que nos rodean conozcan información sobre nuestras
acciones.
5.3 ROLES DE TOMA DE DECISIONES:
5.3.1 EMPRENDEDOR: Papel fundamental de todo administrador. Este rol
exige tomar decisiones aceptando riesgos en escenarios no certeros
pero donde existen oportunidades que otros no pueden aprovechar.
5.3.2 MANEJO DE CONTRATIEMPOS: El administrador debe prepararse
para solucionar todo tipo de problemas, se requiere de su capacidad
analítica para analizar el problema y sobre todo encontrar las cusa y
solucionarlas.
5.3.3 ASIGNACIÓN DE RECURSOS: Rol importante porque su habilidad se
pone en juego para saber disponer racionalmente los recursos según
las prioridades para asignarlo a sus subordinados.
5.3.4 NEGOCIAR: Esta función la deberá cumplir con igual importancia
dentro y fuera de la empresa; al interior de ella para negociar con sus
trabajadores para satisfacer sus necesidades y sobre todo para
involucrarlos en las decisiones que se tomen sobre la empresa. Al
exterior negociar con los proveedores, con los socios estratégicos, con
los clientes y con los competidores.
