República Bolivariana de Venezuela.
Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria.
Instituto Universitario de Tecnología
“Antonio Ricaurte”
GUÍA ACERCA DEL CONTROL DE INVENTARIOS.
Autor: Oscar Padrón
Noviembre 2024
Un inventario es un registro detallado de los bienes y activos de
una empresa o persona, que se realiza en un momento determinado.
En él se incluyen los bienes tangibles, como materias primas,
productos terminados, equipos de mantenimiento, y los intangibles,
como licencias de productos o suscripciones.
Los inventarios son importantes para las empresas porque:
Permiten controlar los niveles de existencias y los movimientos.
Ayudan a tomar decisiones y crear estrategias.
Evitan gastos por compras duplicadas, robos, roturas, o
conservación.
Permiten deducirse el 100% del consumo real de materiales y
productos, lo que puede ayudar a pagar menos impuestos.
Los inventarios se pueden realizar de forma física, con papel y
bolígrafo, o de forma digital, con bases de datos o software de
gestión de inventarios.
Para hacer un inventario, se recomienda:
Organizar y clasificar los productos.
Definir cómo se almacenarán los productos.
Codificar los productos.
Elegir una herramienta de gestión de inventarios.
Ingresar las entradas y salidas.
Realizar seguimiento y cierre de los inventarios.
Un inventario completo debe incluir la siguiente información:
Descripción detallada del producto.
Cantidad.
Ubicación.
Precio unitario.
Valor total.
Fecha de inventario.
Control de Inventarios.
El control de inventarios es un sistema que permite que una
empresa gestione las existencias que almacena. De esta forma,
además de saber qué tiene, identifica cuáles productos debe mover
más rápido, cuáles son los que escasean, cómo es su rotación y en
cuáles invierte más recursos para su correcto almacenaje.
Importancia del Control de Inventarios.
El control de inventarios ayuda a mantener un balance en las
existencias de un almacén y los productos o artículos que tienen
mayor demanda. Puede reducir costos porque refleja oportunamente
lo que no tiene una rotación saludable y lo que debe surtirse lo más
pronto posible; esto evita retrasos en los pedidos o que se estropeen
materias primas por un almacenamiento deficiente o prolongado.
Además, no da lugar a fraudes o malentendidos: se tiene lo que
se necesita y lo que muestra el inventario, sin errores.
Sin importar el tipo de sistema de control de inventarios, o la
empresa que lo utilice, existen algunos elementos clave que
comparten todos.
Beneficios del Control de Inventarios.
La gestión y control de inventario ofrecen amplias ventajas para
una empresa, sobre todo en cuanto al orden, planificación y ahorro.
Aquí enumeramos algunos beneficios del control de inventarios:
Uso óptimo de tus recursos financieros: cuando llevas una
gestión adecuada de tu inventario, tendrás la visibilidad y el
control de tus recursos para evitar excesos o insuficiencias de
existencias; además, siempre tendrás el stock disponible para
satisfacer la demanda de los clientes.
Aumento de la eficiencia operativa: si conoces el estado y
ubicación de la mercancía en tu inventario, podrás reducir
tiempos de búsqueda, movimientos innecesarios y
duplicaciones de esfuerzos. Esto ahorra tiempo y mejora la
productividad general.
Satisfacción del cliente: mantener las existencias óptimas te
permite responder rápidamente a la demanda del mercado y
tendrás clientes satisfechos, que no enfrentan contratiempos
debido a no encontrar tus productos.
Reducción de costos operativos: este es un punto fundamental,
ya que el control de inventarios te ayuda a minimizar costos
operativos y, asimismo, podrás optimizar la planificación de
compras y la gestión de proveedores.
Apoyo a la toma de decisiones: contar con datos precisos y
actualizados sobre el inventario da lugar a una toma de
decisiones más informada, como por ejemplo, actualizar plan de
ventas o nuevas estrategias de marketing.
