Lic.
Jonatan Torrez
CONTROL
Definición
El control es la fase del proceso administrativo a través de la cual se establecen
estándares para evaluar los resultados obtenidos, con el objeto de corregir
desviaciones, prevenirlas y mejorar continuamente las operaciones.
Sabemos que el proceso administrativo, es un conjunto de pasos, etapas o fases
mediante las cuales se aprovechan los recursos con los que cuenta una empresa. Estas
etapas se dividen en planeación, dirección, organización y control. Como observamos,
el control es la última etapa del proceso administrativo. Esta etapa consiste en medir y
corregir el desempeño de las actividades y procesos que se llevan a cabo para asegurar
que los objetivos de la empresa sean alcanzados.
Funciones
Función restrictiva y coercitiva: se emplea para evitar los desvíos indeseables o
comportamientos no aceptados. Se usa para delimitar funciones y ejercer el mando
dentro de la empresa.
Sistema automático de regulación: cuando se detecta que las actividades o
funciones de los colaboradores, los procesos, las áreas o departamentos se han
desviado o presentan irregularidades, esta regulación los hará volver a las
actividades ya planeadas.
Función administrativa: como ya se indicó, el control forma parte del proceso
administrativo, junto con la planeación, la organización y la dirección.
Proceso de Control
El control o evaluación, como hoy se conoce, consiste en el proceso
sistemático de regular o medir las actividades que desarrolla la
organización para que estas coincidan con los objetivos y expectativas
establecidos en sus planes a fin de identificar los errores o desviaciones y
con el objetivo de corregirlos y evitar su repetición, la función de control,
como fase del proceso administrativo, se desarrolla dentro de un proceso
compuesto por las siguientes fases:
1. Establecimiento de estándares. Se establecen los criterios de evaluación o
comparación. Usualmente se determinan dentro de las siguientes cuatro variables:
De cantidad: establece el volumen de producción, cantidad de existencias, materias
primas, número de horas de trabajo.
De calidad: establece la calidad del producto, sus especificaciones.
De tiempo: es el tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo
medio de elaboración de un producto.
De costos: establece los costos de producción, administración, costos de ventas.
2. Evaluación del desempeño. Tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.
3. Comparación de desempeño con el estándar establecido. Compara el desempeño de
las funciones realizadas con el que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvió
o variación o algún error o falla con relación al desempeño esperado.
4. Acción correctiva: busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado.
Tipos de Control
Existen diferentes tipos de control, entre los principales se encuentran:
1. Control Preliminar: Es el realizado antes de que el proceso operacional comience. Esto
incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las
actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad.
1. Control Concurrente: Se aplica durante la fase operacional. Esta incluye dirección,
vigilancia, sincronización de las actividades que ocurran para que el plan sea llevado a
cabo bajo las condiciones requeridas.
1. Control de Retroalimentación: Se enfoca en el uso de la información de los resultados
anteriores para corregir posibles desviaciones.
Herramientas y
técnicas de control
El uso de diferentes herramientas y técnicas de control conforman lo que se conoce como el
sistema de control de la empresa u organización. Dichas técnicas son aplicadas a lo largo y
ancho de la firma, en todas sus áreas funcionales, con el propósito de evaluar el desempeño
en todos los niveles, por cargo, por actividad, por proceso, por departamento, por área y en
general, a fin de establecer las desviaciones y, a través de esas medidas, determinar las
acciones correctivas necesarias.
Algunas de las técnicas de control son enunciadas a continuación:
Auditoría. De gestión o administrativa, interna, financiera, contable, externa, legal,
operativa, informática.
Reportes e informes.
Indicadores de gestión, productividad y desempeño.
Contabilidad.
Presupuestos.
Diagramas.
Modelos matemáticos.
Las siguientes son algunas de las preguntas más comunes que se realizan antes de decidir el
uso de herramientas y técnicas de control:
¿Qué se va a medir?
¿Quién llevará a cabo la acción o proceso?
¿Con cuáles elementos de control se cuenta?
¿Existe un nivel de aceptación de errores?
¿A quién le interesa el posible reporte?
¿Qué se puede hacer a partir de obtener la información?
