Qué es Kanban: Definición,
Características y Ventajas
¿Quiere entender qué es Kanban? Descubra el verdadero poder del método Kanban
para gestionar el trabajo y aprenda a aplicarlo con éxito en su organización.
Descubra cómo administrar su flujo de trabajo con facilidad.
Kanban ha ido ganando popularidad durante las últimas décadas. Nació para
aplicarse a los procesos de fabricación y con el tiempo se convirtió en un territorio
reclamado por los desarrolladores de software. Últimamente, ha empezado a ser
reconocido por las entidades empresariales de diferentes ámbitos.
Cada vez más y más gente escucha sobre Kanban y a menudo aparecen malas
interpretaciones. Entonces, ¿qué es el Kanban? Aquí tienes algunas de las cosas
más importantes que debes saber sobre el método desde su origen y desarrollo
hasta hoy en día.
Historia del Kanban
Kanban es un método para gestionar el trabajo que surgió en Toyota Production
System (TPS). A finales de los años 40, Toyota implementó en su producción el
sistema “just in time” (justo a tiempo”) que en realidad representa un sistema de
arrastre. Esto significa que la producción se basa en la demanda de los clientes y
no en la práctica tradicional “pull” de fabricar productos e intentar venderlos en el
mercado.
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Su exclusivo sistema de producción puso las bases del Lean Manufacturing
(“producción ajustada”). Su propósito fundamental consiste en minimizar los
desperdicios sin afectar la producción. El objetivo principal es crear más valor para
el cliente sin generar más gastos.
web de TOYOTA Global
¿Qué significa Kanban?
La palabra Kanban viene del japonés y traducida literalmente quiere decir tarjeta con
signos o señal visual. El tablero más básico de Kanban está compuesto por tres
columnas: “Por hacer”, “En proceso” y “Hecho”. Si se aplica bien y funciona
correctamente, serviría como una fuente de información, ya que demuestra dónde
están los cuellos de botella en el proceso y qué es lo que impide que el flujo de
trabajo sea continuo e ininterrumpido.
Método Kanban
A principios del siglo XXI, la industria del software se percató de que Kanban podía
hacer un cambio real en la forma en la que se producían y entregaban los productos y
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los servicios. Se demostró que Kanban era conveniente no solo para la industria
automotriz, sino también para cualquier otro tipo de industria. Así es como nació el
método Kanban.
Pero, ¿cómo funciona Kanban?. Descubramos más.
Los 4 principios básicos de Método Kanban
David J. Anderson (reconocido como el líder de pensamiento de la adopción del
Lean/Kanban para el trabajo de conocimiento) formuló el método Kanban como una
aproximación al proceso evolutivo e incremental y al cambio de sistemas para las
organizaciones de trabajo. El método está enfocado en llevar a cabo las tareas
pendientes y los principios más importantes pueden ser divididos en cuatro principios
básicos y seis prácticas.
Principio 1: Empezar con lo que hace ahora
Kanban no requiere configuración y puede ser aplicado sobre flujos reales de trabajo o
procesos activos para identificar los problemas. Por eso es fácil implementar Kanban
en cualquier tipo de organización, ya que no es necesario realizar cambios drásticos.
Principio 2: Comprometerse a buscar e implementar cambios
incrementales y evolutivos
El método Kanban está diseñado para implementarse con una mínima resistencia, por
lo que trata de pequeños y continuos cambios incrementales y evolutivos del proceso
actual. En general, los cambios radicales no son considerados, ya que normalmente se
encuentran con resistencias debidas al miedo o la incertidumbre del proceso.
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Principio 3: Respetar los procesos, las responsabilidades y
los cargos actuales
Kanban reconoce que los procesos en curso, los roles, las responsabilidades y los
cargos existentes pueden tener valor y vale la pena conservarlos. El método Kanban
no prohíbe el cambio, pero tampoco lo prescribe. Alienta el cambio incremental, ya que
no provoca tanto miedo como para frenar el progreso.
Principio 4: Animar el liderazgo en todos los niveles
Este es el principio más novedoso de Kanban. Algunos de los mejores liderazgos
surgen de actos del día a día de gente que está al frente de sus equipos. Es importante
que todos fomenten una mentalidad de mejora continua (Kaizen) para alcanzar el
rendimiento óptimo a nivel de equipo/ departamento/ empresa. Esto no puede ser una
actividad a nivel de dirección.
Las seis prácticas de Kanban
Aunque aceptar la filosofía de Kanban y embarcarse en el viaje de transición es el paso
más importante, cada organización debe tener cuidado con los pasos prácticos. Hay
seis prácticas centrales identificadas por David J. Anderson que deben estar presentes
para una implementación con éxito.
• Visualizar el flujo de trabajo
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Lo primero y lo más importante para usted es entender qué se necesita para el
transcurso de un producto desde su pedido hasta su entrega. Solo después de entender
cómo funciona actualmente el flujo de trabajo, puede aspirar a mejorarlo haciendo los
ajustes necesarios.
Para visualizar su proceso en Kanban, necesitará un tablero con tarjetas y columnas.
Cada columna del tablero representa un paso en su flujo de trabajo. Cada tarjeta
Kanban representa un elemento de trabajo.
Cuando comience a trabajar en el elemento X, lo arrastra hasta la columna “Por hacer”
y cuando el elemento esté acabado, lo mueve hasta la columna “Hecho”. De esta forma,
puede fácilmente seguir el progreso y detectar los cuellos de botella.
• Eliminar las interrupciones
El cambio de enfoque puede dañar seriamente su proceso y la multitarea (o
multitasking) podría provocar generación de desperdicios. Esta es la razón por la cual,
la segunda práctica de Kanban se enfoca en establecer los límites del trabajo en
proceso (los límites WIP). Si no hay límites de trabajo en proceso, no está haciendo
Kanban.
Limitar el trabajo en proceso (WIP) significa que un sistema de arrastre (pull) se aplica
sobre partes o sobre todo el flujo de trabajo. Establecer un número máximo de
elementos por etapa asegura que una tarjeta se “arrastra” al siguiente paso sólo cuando
hay capacidad disponible. Tales restricciones iluminarán rápidamente las áreas
problemáticas en su flujo para que pueda identificarlas y resolverlas.
• Gestionar el flujo
La idea de implementar un sistema Kanban es crear un flujo continuo e ininterrumpido.
Por flujo nos referimos al movimiento de elementos de trabajo a través del proceso de
producción. Lo que interesa es la velocidad y la continuidad del movimiento.
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Idealmente, queremos un flujo rápido e ininterrumpido. Esto significaría que nuestro
sistema está creando valor rápidamente. O sea, minimizar el riesgo y evitar el coste de
retraso, pero también hacerlo de manera previsible.
• Hacer las políticas explícitas (Fomentar la visibilidad)
No puede mejorar algo que no se entiende. Esta es la razón por la cual el proceso debe
estar bien definido, publicado y promovido. Las personas no se asociarían ni
participarían en algo que no creen que sea útil.
Cuando todos estén familiarizados con el objetivo común, podrán trabajar y tomar
decisiones con respecto a cambios que les moverán hacia una dirección positiva.
• Circuitos de retroalimentación
Para que el cambio positivo ocurra, tenga éxito y sea duradero, se necesita hacer una
cosa más. La filosofía Lean admite que las reuniones regulares son necesarias para la
transferencia de conocimiento (circuitos de retroalimentación).
Tales son las reuniones diarias de pie para sincronizar el equipo. Se llevan a cabo frente
al tablero Kanban y cada miembro comparte con los demás lo que él o ella hizo el día
anterior y qué va a hacer el día de hoy.
También existen las reuniones para la revisión de entrega de servicios, la revisión de
operaciones y la revisión de riesgos. Su frecuencia depende de muchos factores, pero
la idea es que sean regulares, a una hora estrictamente fija, directas al grano y nunca
innecesariamente largas.
La duración promedio ideal de una reunión de pie debe ser entre 10 y 15 minutos, y las
demás reuniones pueden durar hasta una hora, en función del tamaño del equipo y los
temas.
• Mejorar colaborando (usando modelos y el método científico)
La forma de lograr la mejora continua y el cambio sostenible dentro de una organización
se consigue a través de la visión compartida para un futuro mejor y la comprensión
colectiva de los problemas que deben superarse.
Los equipos que tienen un entendimiento compartido de las teorías sobre el trabajo, el
flujo de trabajo, el proceso y el riesgo, tienen más probabilidades de crear una
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comprensión compartida de un problema y sugerir acciones de mejora que pueden
acordarse por consenso.
Ventajas de las Herramientas Kanban
Con el desarrollo de la tecnología, Kanban también va mejorando continuamente. Las
soluciones del tablero digital Kanban se han desarrollado para superar los problemas
que surgen en los equipos remotos.
La mayoría de las empresas grandes y en especial las startups tienen muchos
empleados remotos. Los equipos a menudo son distribuidos por todo el mundo.
Ellos no pueden trabajar en un solo tablero físico y, por lo tanto, necesitan uno digital al
que puedan acceder desde cualquier lugar. Los tableros Kanban en la nube son la
forma más efectiva de conseguir que todos estén en la misma línea, ya que brindan
acceso a toda la información desde cualquier dispositivo, en cualquier momento y
muestran las acciones en vivo.
Además, el software Kanban permite un proceso analítico sofisticado para ayudarle a
seguir el rendimiento en detalle, detectar los cuellos de botella e implementar los
cambios necesarios.
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Los tableros digitales Kanban también son fáciles de integrar con otros sistemas y
pueden brindar una valiosa perspectiva de todo el proceso, ahorrar tiempo y aumentar
la eficiencia.
Kanban en pocas palabras
Kanban es algo más que notas adhesivas en la pared. La forma más fácil de entender
Kanban es aceptar su filosofía y luego aplicarla a su trabajo diario. Si lee y entiende los
cuatro principios básicos, la transición práctica parecerá lógica e incluso inevitable.
Visualizar el flujo de trabajo, establecer los límites del trabajo en proceso (WIP),
gestionar el flujo, asegurar políticas explícitas y la mejora colaborativa llevarán a su
proceso mucho más allá de lo que pueda imaginar. Recuerde organizar circuitos de
retroalimentación regulares y el conjunto de todas estas piezas revelará el verdadero
poder de Kanban.
Como ahora se está embarcando en un viaje hacia la comprensión de Kanban, esto es
solo el inicio. Para obtener una comprensión más profunda de Kanban, explore los
puntos fuertes de los tableros Kanban, los límites WIP y las tarjetas Kanban.
En resumen
Intentar aprender qué es Kanban podría ser difícil al principio, pero ahora cuando sabe
de qué se trata, puede sacar el máximo provecho de los principales beneficios de
Kanban:
• Los tableros Kanban físicos y digitales le ayudan a visualizar su trabajo
• Kanban es fácil de adoptar: sólo empiece con lo que tiene
• Los límites WIP le permiten ser más eficiente
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