Guía para el registro en PAIWEB de las dosis
aplicadas por los vacunadores de los Equipos
Básicos de Salud (EBS)
El Programa Ampliado de inmunizaciones – PAI cuenta con el sistema
información nominal PAIWEB, en el cual se debe realizar el registro de las dosis
aplicadas a las personas en el territorio colombiano, así como la actualización
de registro de antecedente vacunal de dosis aplicadas fuera del país.
PAIWEB corresponde a un sistema de información de vacunación administrado
por el Ministerio de Salud y Protección Social mediante el cual se realiza el
registro nominal de la aplicación de las vacunas de los habitantes del territorio
nacional y personas que transitan en zona de frontera. A este sistema de
información pueden acceder los prestadores de servicios de salud, los
departamentos, distritos y municipios y las entidades responsables del
aseguramiento en salud. Esta plataforma cuenta con herramientas que
salvaguardan la información y los datos de identificación siendo uno de los
sistemas más completos de la región, que integra 7 módulos: Módulo de
Aplicación de Biológicos, Módulo de Pedidos, Módulo de Inventarios, Módulo de
Cadena de Frío, Módulo de Administración, gestión de usuarios y auditoría,
Módulo de Matriz de Biológicos e insumos, Módulo Reportes e
interoperabilidades con RUAF, SISPRO, MINSEGURIDAD SOCIAL entre otras. Se
encuentra en desarrollo la integración de datos de inmunización nominal con el
aplicativo PAI Distrital el cual ha sido formulado en tres etapas, en pro de
avanzar hacia el Sistema Único en Salud.
La circular 044 de 2013 establece lo siguiente (…)los responsables del
Programa Ampliado de Inmunizacionesdeben implementar y mantener
operando el sistema de información nominal en todos y cada uno de los puntos
de vacunación (…). Por lo tanto, la IPS debe garantizar las siguientes
indicaciones:
Garantizar que el personal responsable del sistema de información
nominal del PAI, esté debidamente capacitado en el manejo del
software.
Garantizar la continuidad del ingreso de los datos, realizando
capacitación e inducción en el manejo del aplicativo, al nuevo personal
del área de vacunación.
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Manejar con responsabilidad y confidencialidad el usuario y la
contraseña que se asigne para el ingreso al software PAI.
Registrar diariamente la población vacunada, con toda la información
solicitada en el aplicativo o software PAI.
Garantizar el ingreso de los datos del histórico vacunal.
Diligenciamiento diario de la pérdida de biológicos e insumos, por
manejo de la política de frascos abiertos o cualquier otro motivo.
Es así como en el lineamiento técnico - operativo de equipos básicos de salud:
conformación, operación y seguimiento se estipula que los EBS serán
contratados por las Empresas Sociales del Estado (ESE). De igual manera
corresponderá a las mismascontar con tiempos de profesional desde la ESE,
que realice labores de coordinación de los EBS que estén operando en los
territorios, que fortalezca el trabajo en equipo, oriente los espacios de
seguimiento de los EBS y participe en la instancia que articula los esfuerzos del
sector y otros sectores (espacio o mesa de gestión integral territorial en salud
o la que se defina).
Con base en lo anterior la ESE deberá garantizar el registro de las dosis
aplicadas en el Sistema de Información PAIWEB, para ello el coordinador de
vacunación enviará la solicitud de creación del usuario en el respectivo formato
y con los respectivos soportes al administrador del Sistema de Información del
Departamento o el Municipio según sea el caso.
El rol que se deberá asignar a los vacunadores que hagan parte de los EBS,
será el siguiente: “EquipoBásicoVacunador”, lo anterior con el fin de realizar
el seguimiento de la población vacunada por los EBS.
Rol asignar ejemplo:
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La ESE en el momento de realizar la solicitud del rol en el formato de “solicitud
de creación de usuario”, debe indicar en la variable “rol que desempeñara en el
sistema de información PAIWEB” que es para el vacunador del equipo
básico.Así mismo, se da claridad que el usuario asociado al vacunador
de equipo básico no puede tener otro rol asignado en la misma
institución, es responsabilidad del administrador del sistema de la
entidad territorial revisar en el momento de la creación y asignación
de rol.
Los permisos asignados en el sistema de información PAIWEB al vacunador del
equipo básico, para que realice el registro de la información de las dosis
aplicadas corresponde a:
Módulo de aplicación de biológicos (Detalle para el registro de
vacunas, ver carné y el resumen de dosis aplicadas del usuario).
Módulo de inventarios (Ingreso de pérdidas, ingreso de consumo y
consulta de inventario).
Módulo de cohortes (revisión de cohortes para seguimiento e
identificación de población susceptible).
Módulo administración(controles de cambios solicitados a la entidad
superior).
La gestión de los inventarios de las ESE a través del sistema de información
continua conforme al procedimiento actual, en donde el coordinador y el
vacunador del servicio de vacunación de la ESE cuenta con el rol del módulo de
pedidos.
Por lo tanto, es indispensable el uso del kardex en la entrega de insumos y
biológicos a los vacunadores de los EBS y así tener un control estricto de los
inventarios de la IPS en el PAIWEB y en físico.
Los procesos de inducción, reinducción y supervisión deberán
realizarse por parte del coordinador PAI y el vacunador del servicio de
vacunación de la ESE.
El vacunador del EBS debe realizar lo siguiente en el sistema de información:
1. Diligenciamiento de los registros diarios ya sea en físico o magnético
como lo tenga establecido la ESE.
2. Registro en el sistema PAIWEB 2.0, de la población vacunada
cumpliendo con criterios de calidad del dato de acuerdo a las dosis
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aplicadas. Si al ingresar la información y posterior revisión pasada las 24
horas, se identifica que se cargó un registro incorrecto, el usuario debe
realizar la solicitud de cambio para ajuste de la información. De
acuerdo con el volumen de registros a ingresar en el sistema la
E.S.E debe dar cumplimiento a lo establecido en la circular 044
frente a la suficiencia de talento humano adicional al vacunador,
para digitar la información.
3. En el módulo de administración podrá realizar el seguimiento de las
solicitudes de cambio enviadas a la institución que realiza la supervisión
de control de cambio en la entidad territorial.
4. Realizar en el sistema el registro de las dosis de pérdidas de biológicos e
insumos, teniendo en cuenta, la política de frasco abiertos y otras
causas ya establecidas, las cuales deben estar registradas en el kardex y
en el movimiento de biológico de la IPS.
Si se requiere descargar el reporte e identificación de la información registrada
por el vacunador del EBS, el coordinador y vacunador del serviciolo podrá
realizar por el módulo de reportes.
A continuación se relaciona links para acceder adocumentos de apoyo al rol
para el conocimiento del sistema de información por parte de los vacunadores
de los EBS.
Circular 0044 de 2013
https://drive.google.com/file/d/1IGcvm61zLlq91EUJjEUKO3WiFcuAGIB9/view?
usp=drive_link
Circular 007 de 2022
https://drive.google.com/file/d/11jDRT8NtM9EvSUO9S_mEMHpuSQM2WtyG/vi
ew?usp=drive_link
Formato solicitud de usuario ET - IPS
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1UdeuUGRmm2XaDE78JBH78W5m25
-3cPDxZiyoEHAh21E/edit?usp=drive_link
Guía para la creación de personas en PAIWEB
https://drive.google.com/file/d/1X8LXYhe5Jqe6qaMRsWlcnyHMh2x0_nc8/view?
usp=drive_link
www.minsalud.gov.co
Guía para creación y cambio de contraseña
https://drive.google.com/file/d/1XDJoz9UGClHeK2cx-
tkQgGXUx14Jbpv6/view?usp=drive_link
Guía para la gestión de controles de cambio
https://drive.google.com/file/d/1FzDnqnrMAZhW2uZeP219j3yKWNQXeO6v/vie
w?usp=drive_link
Guía para gestión de usuarios en PAIWEB
https://drive.google.com/file/d/1UWqIos71etHAU_aWBnJzwo0qn8ZMSCOO/vie
w?usp=drive_link
Video tutoriales
https://drive.google.com/file/d/1I212Eb6Wx5012tlmQAAD15K-
j2jjNDs5/view?usp=drive_link
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
NombreyCargo: NombreyCargo: NombreyCargo:Carmen
Mónica Liliana Serrato Claudia Liliana Sosa Elisa Ojeda- Coordinadora
– – Grupo de Gestión de
ContratistaSubdirecciónde ProfesionalEspecializadoSu Enfermedades
EnfermedadesTrasmisible bdireccióndeEnfermedades Inmunoprevenibles.
s. Trasmisibles.
Fecha:17deoctubre de Fecha:18deoctubre de Fecha:18deoctubre de
202.4 2024. 2024.
www.minsalud.gov.co
