UNIDAD III.
MATERIA
PRIMA
El alumno identificará la materia prima adquirida y sus métodos de control.
3.1. Recepción y entrega de materiales.
3.2. Departamentos que intervienen.
3.3. Cuentas utilizadas.
3.4. Formatos.
3.5. Métodos de valuación de inventarios.
3.6. Toma física de inventarios.
3.7. Desperdicio.
3.1. Recepción y entrega de materiales.
La recepción y entrega de materiales es un proceso mediante el cual las materias
primas son recibidas de los proveedores, de acuerdo con los contratos concertados
y los programas de producción, se revisan, se almacenan y luego son entregadas a
producción en proceso cuando la solicitan para su transformación.
Los materiales o suministros son los elementos básicos que se transforman en
productos terminados a través del uso de la mano de obra y de los costos indirectos
de fabricación en el proceso de producción.
Los costos de los materiales pueden ser directos o indirectos, los materiales directos
son aquellos que pueden identificarse con la producción de un artículo terminado,
que pueden asociarse fácilmente al producto y que representan un costo importante
del producto terminado. Ejemplo: el acero utilizado en la fabricación de automóvil.
Los materiales indirectos son los demás materiales o suministros involucrados en la
producción de un artículo que no se clasifican como materiales directos.
Ejemplo: el pegamento que se emplea en la fabricación de muebles. Los
materiales indirectos son considerados como costos indirectos de fabricación.
3.2. Departamentos que intervienen.
Para el debido control de los materiales, se debe desarrollar una serie de
actividades y funciones que están encaminadas a planificar, ejecutar y utilizar de
una forma lógica, sistemática y secuencial, la compra, almacenamiento y utilización
de los materiales directos e indirectos en el proceso productivo de las empresas
manufactureras, para cumplir con estas actividades intervienen los departamentos
de:
1. Departamento de Producción.
2. Departamento de Compra de materiales.
3. Almacén de materiales.
4. Departamento de Contabilidad.
A continuación, se hace un d e t a l l e de cada uno de los d e p a r t a m e n t o s
que intervienen en el proceso de control de los materiales y sus respectivas
funciones.
Departamento de producción.
Algunas de las actividades que realiza el departamento de Producción son las
siguientes:
• Diseñar el producto.
• Especificar los materiales a comprar.
• Estudiar el efecto del uso de materiales sustitutos.
• Preparar la lista de materiales requerido en las diferentes órdenes de
producción o procesos productivos.
Departamento de compras.
El departamento de compras tiene las siguientes funciones:
• Recibir las solicitudes de compra de todos los materiales.
• Solicitar cotizaciones de los proveedores.
• Elaborar y emitir la orden de compra.
• Garantizar que los artículos pedidos cumplan las exigencias de calidad
establecidas por la empresa y que se adquieran bajo las mejores
condiciones.
Almacén de materiales.
El encargado del departamento de almacén es responsable de la recepción e
inspección de los materiales y el adecuado almacenamiento, protección y salida de
los materiales bajo su custodia, por lo cual debe cumplir con las siguientes
actividades:
Preliminar, recepción e inspección de los materiales.
• Recibir el material con la respectiva orden de entrega.
• Cotejar el material recibido con la copia de la orden de compra.
• Verificar la cantidad y calidad del material.
• Verificar y aprobar las facturas de los proveedores.
• Enviar las facturas aprobadas al departamento de contabilidad general
para su registro.
• Si se presentan irregularidades, no recibir el material.
• Si el material cumple con las especificaciones, preparar el
formulario informe de recepción.
Secuencia del almacenamiento, protección y salida.
• Recibir el material junto con el informe de recepción y la orden de
compra.
• Verificar los materiales (cantidad y calidad) y colocarlos en su respectivo
lugar.
• Preparar las tarjetas de control de materiales (Kardex).
• Recibir el formulario solicitud o requisición de materiales elaborado por el
departamento que requiere de los materiales, los completa con los ítems
de costo unitario y costo total.
• Enviar a producción en proceso los materiales solicitados junto con el
original del formulario de solicitud.
• Registrar las entradas y salidas de los materiales en el Kardex de acuerdo
al método de valuación.
• Preparar las requisiciones de compras de acuerdo al stock de máximos y
mínimos de materiales establecidos o cualquier otro método de reposición
del inventario.
• Si el material almacenado no cumple con las especificaciones o presenta
defectos, emitir la correspondiente orden de devolución de compras.
• Preparar resumen de requisición de materiales para el departamento de
costos.
Departamento de contabilidad.
Como medio de control de los materiales, también se debe considerar lo referente
a la contabilización de las transacciones relacionadas con la misma. El
departamento de contabilidad tiene las siguientes funciones:
• Recibir la factura del proveedor.
• Chequear con la orden de compra.
• Recibir información del almacenista sobre los materiales recibidos.
• Realizar el asiento contable referente a la compra de materiales.
• Recibir copia de la requisición de materiales.
• Realizar el asiento contable relacionado con el uso del material en los
procesos de fabricación.
• Afectar la orden de producción o los procesos productivos.
3.3. Cuentas utilizadas.
La contabilización de los materiales se divide en dos secciones:
➢ Compra de materiales: las materias primas y los suministros empleados en
la producción se solicitan mediante el departamento de compras. Estos
materiales se guardan en la bodega de materiales, bajo el control de un
empleado y se entregan en el momento de presentar una solicitud aprobada
de manera apropiada. La mayoría de los fabricantes cuentan con un
departamento de compras cuya función es hacer pedidos de materias primas
y suministros necesarios para la producción. El gerente del departamento de
compra es responsable de garantizar que los artículos pedidos reúnan los
estándares de calidad establecidos por la compañía que se adquieran al
precio más bajo y se despachen a tiempo.
➢
Uso de materiales: el siguiente paso en el proceso de manufacturación
consiste en obtener las materias primas necesarias, de la bodega de
materiales. Existe un documento fuente para el consumo de materiales en un
sistema de órdenes de trabajo: "La requisición de materiales". Cualquier
entrega de materiales por el empleado encargado debe ser respaldada por
una requisición de materiales aprobada por el gerente de producción o por el
supervisor del departamento. Cada requisición de materiales, muestra el
número de orden de trabajo, el número del departamento, las cantidades y
las descripciones de los materiales solicitados, también se muestra el costo
unitario y el costo total.
Cuando los materiales son directos, se realiza un asiento en el libro diario para
registrar la adicción de materiales a inventario de trabajo en proceso. Cuando hay
materiales indirectos, se cargan a una cuenta de control de costos indirectos de
fabricación.
El proceso contable de las diferentes etapas por las cuales pasan los materiales
se lleva a través de las siguientes cuentas:
• Almacén de materiales
• Producción en proceso
• Almacén de productos terminados
Almacén de materiales
Se carga: Se abona:
• Del importe de las adquisiciones • Del importe de las entregas de
de materiales. materiales a los departamentos
• De los gastos de compra que productivos o de servicios.
originen las adquisiciones. • De las devoluciones de
• Del valor de las devoluciones de materiales a los proveedores.
materiales hechas por el • De los ajustes por pérdidas o
departamento de producción. mermas debidamente
• De las reposiciones de autorizadas.
mercancías por devoluciones • Por la venta de materiales.
hechas al proveedor.
Su saldo es deudor, e indica el monto de los inventarios de los materiales en
existencia.
Producción en proceso
Se carga: Se abona:
• Del importe del inventario inicial • Del valor de la producción
de producción en proceso. terminada.
• Del importe de las entregas de • Del importe de los materiales
materiales recibidos para su devueltos al almacén.
transformación. • Del importe del inventario final
• Del valor de la labor directa. de producción en proceso.
• Del importe de los cargos
indirectos.
• De las devoluciones que haga el
almacén de artículos terminados
por producción sujeta a
corrección.
Su saldo es deudor, si es transitoria se salda contra el inventario de producción
en proceso, si es liquidadora su saldo representará el valor de la producción en
proceso.
Almacén de productos terminados
Se carga: Se abona:
• Del valor de la producción • De los artículos vendidos,
recibida de los departamentos de pérdidas y mermas.
producción. • De las devoluciones de productos
• Del importe de las devoluciones terminados por defecto a
de los clientes al costo. producción.
• Del importe de la compra de
artículos terminados.
Su saldo es deudor, representa el importe de la existencia de los a r t í c u l o s
terminados, al costo.
3.4. Formatos.
Requisición de compra
Una requisición de compra es una solicitud escrita que usualmente se envía para
informar al departamento de compras acerca de una necesidad de materiales o
suministros. Las requisiciones de compra están generalmente impresas según las
especificaciones de cada compañía, la mayor parte de los formatos incluye:
- Numero de requisición
- Nombre del departamento o persona que solicita
- Cantidad de artículos solicitados
- Identificación del número de catálogo
- Descripción del artículo
- Precio unitario
- Precio total
- Costo de embarque, de manejo, de seguro y costos relacionados
- Costo total de requisición
- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
- Firma autorizada.
Orden de compra
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados
artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago
y de entrega.
La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y
presentar una factura. Todos los artículos comprados por una compañía deben
acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de
suministrar control sobre su uso.
Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:
- Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido
- Número de orden de compra
- Nombre y dirección del proveedor
- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
- Términos de entrega y de pago
- Cantidad de artículos solicitados
- Número de catálogo
- Descripción
- Precio unitario y total
- Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la orden
- Firma autorizada
El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento de
contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el
departamento de compras.
Informe de recepción
Cuando se despachan los artículos ordenados, el departamento de recepción los
desempaca y los cuenta. Se revisan los artículos para tener la seguridad de que no
estén dañados y cumplan con las especificaciones de la orden de compra y de la
lista de empaque. Luego el departamento de recepción emite un informe de
recepción. Este formato contiene:
- Nombre del proveedor
- Número de orden de compra
- Fecha en que se recibe el pedido,
- Cantidad recibida
- Descripción de los artículos
- Diferencia con la orden de compra (artículos dañados)
- Firma autorizada
El original lo guarda el departamento de recepción. Las copias se envían al
departamento de compra y al departamento de cuentas por paga, las copias
también se envían al departamento de contabilidad y al empleado de almacén que
inició la requisición de compra, además se adjunta una copia de los materiales que
van al almacén.
Salida de los materiales
La persona encargada del almacén es responsable del adecuado almacenamiento,
protección y salida de todos los materiales bajo su custodia. La salida debe ser
autorizada por medio de un formato de requisición de materiales, preparado por el
gerente de producción o por el supervisor del departamento. Cada formato de
requisición de materiales indica el número de orden o el departamento que solicita
los artículos, la cantidad, la descripción, el costo unitario y el costo total de los
artículos despachados.
El costo que figura en el formato de requisición de materiales es la cantidad que se
carga a producción por los materiales utilizados. El cálculo del costo total de los
materiales entregados parece relativamente simple: el costo unitario de un artículo
se multiplica por la cantidad comprada. La cantidad se determina con la facilidad a
partir del formato de requisición de materiales; sin embargo, determinar el costo
unitario de los materiales despachado no es tan simple en periodos de inflación o
deflación.
3.5. Métodos de valuación de inventarios.
Primeras entradas, primeras salidas (PEPS)
Se deben controlar las partidas utilizadas, relacionándolas con las correspondientes
partidas de ingresos. En cuanto se agota la partida de más antiguo ingreso, se utiliza
la siguiente partida más antigua, con su correspondiente costo de adquisición.
El inventario tiende a quedar valorado al costo de adquisición más reciente.
Considera que las primeras unidades adquiridas, son las primeras surtidas al ser
vendidas. Las existencias en el inventario corresponden a las compras más
recientes.
Ventaja:
• Es un método objetivo (genera una corriente de costos ordenada
cronológicamente), por lo que manifiesta el saldo del inventario con más
apego a los costos de adquisición actuales que otros métodos. Funciona
mejor cuando la rotación de mercancías es acelerada.
Desventaja:
• Cuando los costos de adquisición van en aumento (inflación), su efecto en el
cálculo contable es reducir el costo de la mercancía vendida, inflar las
utilidades y el saldo final del inventario.
Artículo Chile jalapeño Unidad latas Método PEPS
FECHA REFERENCIA ENTRADA SALIDA EXISTENCIA UNITARIO DEBE HABER SALDO
01/06/2015 Compras 20 20 $ 10.00 $ 200.00 $ 200.00
02/06/2015 Orden # 1 10 10 $ 10.00 $ 100.00 $ 100.00
03/06/2015 Compras 20 30 $ 12.00 $ 240.00 $ 340.00
04/06/2015 Orden # 2 8 22 $ 10.00 $ 80.00 $ 260.00
05/06/2015 Orden # 3 2 20 $ 10.00 $ 20.00 $ 240.00
13 7 $ 12.00 $ 156.00 $ 84.00
06/06/2015 Compras 50 57 $ 15.00 $ 750.00 $ 834.00
07/06/2015 Orden # 4 7 50 $ 12.00 $ 84.00 $ 750.00
10 40 $ 15.00 $ 150.00 $ 600.00
08/06/2015 Orden # 5 20 20 $ 15.00 $ 300.00 $ 300.00
Últimas entradas, primeras salidas (UEPS)
También se controlan las partidas utilizadas, relacionándolas con las
correspondientes partidas de ingresos. En cuanto se agota la partida de más
reciente ingreso, se utiliza la siguiente partida más reciente, con su correspondiente
costo de adquisición.
El inventario tiende a quedar valorado al costo de adquisición más antiguo.
Considera que las últimas unidades adquiridas, son las primeras surtidas al ser
vendidas. El inventario se compone del inventario inicial más las primeras compras
del periodo.
Ventaja:
• Relaciona de mejor manera los costos vigentes con las ventas en curso. Es
recomendable cuando hay baja rotación de inventario, o cuando los cambios
en los costos de adquisición tienen rápidos cambios en los costos de ventas.
Desventaja:
• Puede generar un saldo de activo alejado de los costos actuales.
Artículo C h i l e jalapeño Unidad latas Método UEPS
FECHA REFERENCIA ENTRADA SALIDA EXISTENCIA UNITARIO DEBE HABER SALDO
01/06/2015 Compras 20 20 $ 10.00 $ 200.00 $ 200.00
02/06/2015 Orden # 1 10 10 $ 10.00 $ 100.00 $ 100.00
03/06/2015 Compras 20 30 $ 12.00 $ 240.00 $ 340.00
04/06/2015 Orden # 2 8 22 $ 12.00 $ 96.00 $ 244.00
05/06/2015 Orden # 3 12 10 $ 12.00 $ 144.00 $ 100.00
3 7 $ 10.00 $ 30.00 $ 70.00
06/06/2015 Compras 50 57 $ 15.00 $ 750.00 $ 820.00
07/06/2015 Orden # 4 17 40 $ 15.00 $ 255.00 $ 565.00
08/06/2015 Orden # 5 20 20 $ 15.00 $ 300.00 $ 265.00
Promedio ponderado
Es el sistema que comúnmente se conoce como método de costos promedio. Cada
vez que ingresa al almacén una nueva partida de material, se determina un nuevo
costo unitario promedio.
Se divide el costo total de cada una de las partidas entre su correspondiente
existencia. Con estos resultados se calcula un costo unitario promedio para todas
las partidas. A este costo se valorizan las salidas de material, hasta que haya una
nueva entrada de material con un precio diferente al promedio.
Artículo Chile jalapeño Unidad latas Método PM
FECHA REFERENCIA ENTRADA SALIDA EXISTENCIA UNITARIO PM DEBE HABER SALDO
01/06/2015 Compras 20 20 $ 10.00 $ 10.00 $ 200.00 $ 200.00
02/06/2015 Orden # 1 10 10 $ 10.00 $ 100.00 $ 100.00
03/06/2015 Compras 20 30 $ 12.00 $ 11.33 $ 240.00 $ 340.00
04/06/2015 Orden # 2 8 22 $ 11.33 $ 90.67 $ 249.33
05/06/2015 Orden # 3 15 7 $ 11.33 $ 170.00 $ 79.33
06/06/2015 Compras 50 57 $ 15.00 $ 14.55 $ 750.00 $ 829.33
07/06/2015 Orden # 4 17 40 $ 14.55 $ 247.35 $ 581.99
08/06/2015 Orden # 5 20 20 $ 14.55 $ 290.99 $ 290.99
3.6. Toma física de inventarios.
Es conveniente y necesario establecer ciertas medidas antes de dirigirse al
recuento físico de los inventarios, como son:
• Planeación de la toma del inventario físico, en la que se definirá la fecha
conveniente para realizarla, la división del trabajo, la asignación de
responsabilidades, la gente idónea a utilizar, la papelería, los instructivos, el
entrenamiento, y los reportes que se requerirán.
• Que no existan entradas y salidas del almacén pendientes de registrarse.
• Que se acomoden las existencias de tal manera, que los materiales de cierto
tipo o clase estén en un solo lugar.
• Se pondrán separados los inventarios que se encuentren en depósito o en
comisión, esto es, las existencias que no son de la empresa.
• Preparar listas con los nombres de los materiales, con base en los registros
del almacén que se llevan en la Contabilidad.
• Procurar no recibir en época de inventario algún material de los proveedores.
• No se despachará, para consumo ningún material, y de hacerlo, controlar
bien la salida.
• Elaborar cédulas de trabajo, para determinar y plasmar diferencias, las
cuales contendrán: fecha, número de clave, unidades, cantidad, diferencias
y precio.
Cuando el inventario se realice antes de la fecha de cierre del ejercicio, se hace una
conciliación entre los datos de las fechas para efectuar el ajuste respectivo.
El recuento de existencias permite hacer una clasificación del inventario, respecto
el grado de aprovechamiento o utilización en la producción, esta información es útil
a los administrativos para determinar cuál es la forma de inversión de existencias
más adecuadas, es decir, de que materiales vale la pena comprar más y de cuales
es mejor disminuir las compras.
3.7. Desperdicio.
El desperdicio es la merma que sufre el material durante su transformación. Debe
considerarse en el costo de producción, dejándolo sin valor aparente, en caso de
ser vendido, el valor de recuperación puede servir para disminuir el costo unitario
del producto.
Cuando el monto de la venta del desperdicio sea de un valor importante, es
conveniente considerarlo como aprovechamiento diverso, porque si se acepta como
recuperación al costo, habría una injusticia con respecto a los costos que
absorbieron el valor de adquisición referente a este material vendido. En estos
casos, en lugar de ser un subproducto puede llegar el caso de que dicho
desperdicio genere utilidades propias como otro producto.
Se puede distinguir dos tipos de desperdicios:
1. Desperdicio normal
Es aquél que se obtiene sistemáticamente en el proceso de producción, aunque
esté funcionando de forma eficiente. La administración debe decidir qué
porcentaje de desperdicio sobre las unidades buenas puede ser considerado
como normal.
El desperdicio normal supone mayor costo de fabricación de las unidades buenas
terminadas, ya que éstas no pueden producirse sin la aparición del desecho.
La tasa de desperdicio normal se debe calcular utilizando como base el total de
unidades buenas terminadas, no el de comenzadas, ya que las comenzadas
incluyen también el desperdicio anormal además del normal.
2. Desperdicio anormal
No se da en condiciones de operación eficientes, no es inherente al proceso, y
debe poder ser evitado y controlado.
Se trata como pérdidas del periodo y se suelen mantener en una cuenta separada para
poder tener mayor información de los costos en los que se ha incurrido debido a ello.
Conteste las siguientes preguntas:
1. ¿En qué consiste el proceso de recepción y entrega de materiales?
2. ¿Que son los materiales o suministros?
3. ¿Con que otro nombre se les conoce a los materiales o suministros?
4. ¿Cuál es la clasificación de los materiales?
5. ¿Cuáles son los materiales directos?
6. ¿Cuáles son los materiales indirectos?
7. Mencione que cada uno de los departamentos que intervienen en el control de
materiales y las principales actividades que realiza cada uno de ellos
Departamento Actividades
8. ¿Cuál es la función del departamento de compras?
9. Para que se usa cada uno de los documentos y la principal información que contiene
Formato Uso Información que contiene
10. ¿Cuáles son las cuentas contables utilizadas en el proceso de contable de registro
de costos?
11. Mencione los métodos de valuación de los inventarios y en que consiste cada uno
de ellos
12. Detalle en que consiste la toma física de los inventarios y su principal uso en la toma
de decisiones de la administración de las empresas
13. ¿A que se le llama desperdicio?
14. Tipos de desperdicio y defina cada uno de ellos
15. Caso de desperdicio en una industria que se dedica a la confección de ropa Zara
a. Tela que se desperdicia al cortar el saco y pantalón de
caballero____________
b. Tela que se desperdicia por falta de experiencia del
personal_______________
