PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE COMPRAS
(Ejemplo para Práctica de Auditoria)
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Asegurar la eficaz adquisición de productos, insumos críticos que cumplan
PROPÓSITO: con las especificaciones y requisitos de la organización para la ejecución de
los proyectos
Proceso: Gestión de Compras, Proveedores y Contratistas
Autoridades: Ver Anexo 1
GENERALIDADES / POLÍTICAS:
Se excluyen de este procedimiento los servicios prestados por
contratistas de ingeniería, las cuales son controladas teniendo en cuenta
el Procedimiento de Gestión de Contratista, así como las compras
administrativas las cuales se controlan en el Procedimiento de Gestión de
Compras Administrativas.
Inscripción de proveedores: Todos los proveedores de Materiales
deben diligenciar el formato de Inscripción de Proveedores,
preferiblemente antes de efectuar formalmente alguna compra o máximo
durante la gestión de la primera compra y antes de la segunda.
Selección de Proveedores: Los Proveedores de productos y servicios
críticos administrativos, serán evaluados inicialmente para su Selección
teniendo en cuenta los criterios e instrucciones establecidas. Estos
Proveedores seleccionados por la Organización son los únicos
proveedores aptos para el suministro de productos, insumos y servicios
críticos administrativos. Este listado se encuentra en el formato de Listado
Generalidades y Selección de Proveedores y lo conforman los clasificados como
“Aceptados”.
y/o Definiciones:
Evaluación de Proveedores: Los proveedores seleccionados y con los
cuales se inicia una relación comercial serán evaluados por cada compra
efectuada, teniendo en cuenta los criterios establecidos en el formato de
Seguimiento de Compras y Proveedores.
Reevaluación de Proveedores: Los Proveedores Críticos que afectan la
calidad del producto, son reevaluados teniendo en cuenta los criterios
establecidos para el Seguimiento de Compras y Proveedores. Estos datos
registrados en dicho formato son analizados semestralmente. Los
Proveedores que durante ese periodo presenten compras no conformes
en más del 50% de las solicitudes realizadas, se les enviará
comunicación vía mail, donde se informe el resumen de su desempeño y
se invite a mejorar el mismo para continuar utilizando sus servicios. Estos
proveedores quedarán condicionados a no volverse a presentar una
compra no conforme durante el trimestre siguiente. Para los demás
proveedores con compras no conformes pero que no superan el 50% se
decidirá en cada caso según la naturaleza de criticidad del producto o
servicio suministrado, enviar comunicación vía mail, donde se informe el
resumen de su desempeño y se invite a mejorar el mismo para continuar
utilizando sus servicios.
PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE COMPRAS
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Cotizaciones: Solo se realizan Cotizaciones cuando se requiera comprar
un insumo nuevo, desconocido o cuando se ignore el precio vigente del
insumo. Si el proveedor del Insumo no está dentro del Listado de
Proveedores, este es evaluado con base en los criterios de selección
establecidos para tal fin.
Proveedores Certificados con ISO 9001 vigente: Las empresas
certificadas con la norma internacional NTC-ISO 9001 vigente, no son
evaluadas, sino que se les solicita anualmente o cuando la Gerencia lo
determine la actualización de los datos y/o certificados de su Sistema de
Gestión de la Calidad.
Compras por Caja Menor: Para las compras cuyo monto no excedan los
setenta mil pesos ($70.000), la persona solicitante se acerca al Jefe
inmediato para el Vo.Bo. y posteriormente a la persona encargada de la
caja menor para el recibo de los recursos, dejando evidencia del Vo.Bo.,
su aprobación y recibo por parte del solicitante en un recibo de caja
menor, con el respectivo soporte (factura).
DEFINICIONES:
Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto,
insumo o servicio.
Proveedor Crítico: Organización o persona que proporciona un
producto, insumo o servicio que afecta directamente la calidad del
producto y/o servicios ofrecidos por la Compañía y/o quienes tengan
responsabilidad industrial y ambiental. Los proveedores únicos también
son considerados proveedores críticos.
Productos y Servicios Críticos Administrativos: Son bienes, insumos,
elementos, equipos, partes, servicios, etc. para la prestación del servicio,
cuya falta de control puede afectar la calidad del servicio entregado al
cliente o la eficaz gestión interna administrativa.
Selección: Evaluación previa mediante la cual se logra la validación o
aprobación de los proveedores, para asegurar que cumplen con unos
criterios básicos iniciales y cuentan con las competencias para satisfacer
adecuadamente las necesidades de la organización y sus clientes finales.
Evaluación: Examen sistemático realizado para hacer seguimiento al
comportamiento de nuestros proveedores críticos a lo largo del tiempo,
permitiendo determinar hasta qué grado el proveedor está siendo capaz
de satisfacer los requisitos establecidos.
Reevaluación: Examen realizado a aquellos proveedores cuyo
desempeño no ha sido favorable según los criterios establecidos por la
organización, con el fin de tomar acciones que lleven al mejoramiento y
fortalecimiento de la relación comercial.
Compra No Conforme: Se considera una compra no conforme aquella
compra que su promedio de evaluación sea inferior a 7. Esto utilizando el
archivo Seguimiento de Compras y Proveedores.
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Registro u otro
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Responsable
documento de
(¿Qué?) (¿Cómo?) (¿Quién?)
referencia
Información, El Ingeniero Residente basado en el
registro de la presupuesto de APU, considera los Ingeniero Presupuesto
1.
necesidad de materiales requeridos para la ejecución Residente APU
compra de proyectos.
Cuando se requiera comprar un insumo
nuevo, desconocido o cuando se ignore
el precio vigente, el Ingeniero Residente
solicita vía correo electrónico al
Solicitud de Ingeniero Correo
2. proveedor de materiales, para que
Cotizaciones Residente Electrónico
efectúe cotización a los contratistas
respectivos, considerando los requisitos
del SGI en materia ambiental y de
seguridad y salud ocupacional.
Las cotizaciones son aprobadas por el
Ingeniero Residente quien selecciona la
mejor cotización teniendo en cuenta
aspectos como precios, plazos de
entrega, disponibilidad y cumplimiento Ingeniero
de requisitos del SGI en materia Residente Cotizaciones
3. Aprobación
ambiental y de seguridad y salud Coordinador aprobadas
ocupacional que apliquen, para lo cual del SGI
solicita la revisión de la cotización a la
Coordinación del Sistema de Gestión
Integral, una vez aprobada el ingeniero
residente continua el proceso.
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El Ingeniero Residente remite correo
electrónico al Coordinador administrativo
con la cotización aprobada y los
respectivos ítems aprobados, así mismo
le indica el campo del APU en el que se
encuentra relacionado el material a
comprar.
Orden de
Elaboración de Coordinador
4. El Coordinador Administrativo efectúa Pedido
Orden de Pedido Administrativo
control de los materiales a comprar con (Software CIO)
base en lo establecido en el APU, se
genera control de APU (cantidades,
precios, rentabilidad). Se elabora Orden
de Pedido (software CIO – Control
Integral de Obras) la cual es remitida al
proveedor de materiales en medio físico
para su respectiva gestión de compra.
Se efectúa vía telefónica, correo
electrónico u otro medio el seguimiento
a la entrega del producto, insumo o
5. Seguimiento servicio; esto cuando sea requerido No Aplica
Coordinador
teniendo en cuenta los tiempos de
Administrativo
entrega especificados y la criticidad de
la compra.
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El Coordinador de Compras efectúa
entrega a contabilidad de la Factura,
Remisión para que sea contabilizado,
dichos documentos son entregados a
Tesorería el cual efectúa el pago
correspondiente de acuerdo a las
condiciones inicialmente pactadas con
el proveedor. Notificando al Coordinador Factura
de Compras la realización del pago Director de
Efectuar Pago o respectivo, mediante correo electrónico Tesorería y Remisión
6.
Anticipo y entrega física del soporte de la Planeación
transferencia. Estratégica Soporte de la
transferencia
Para el caso de los anticipos esta
actividad se efectúa después de la
aprobación de la orden de compra,
antes de enviar la misma al contratista.
Para el pago de los servicios se realizan
una vez culminado el proyecto.
