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COMPRAS

El documento describe el proceso de compras que incluye la creación de solicitudes de pedido, envío de solicitudes al departamento de Compras, generación de cotizaciones, negociación con proveedores, análisis comparativo de cotizaciones, autorización de comparativas y envío de órdenes de compra. Cada etapa del proceso tiene objetivos claros y descripciones detalladas de las acciones a realizar, así como la necesidad de notificaciones automáticas y registros. Se enfatiza la importancia de la evaluación y autorización en cada fase para asegurar la correcta adquisición de productos.

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COMPRAS

El documento describe el proceso de compras que incluye la creación de solicitudes de pedido, envío de solicitudes al departamento de Compras, generación de cotizaciones, negociación con proveedores, análisis comparativo de cotizaciones, autorización de comparativas y envío de órdenes de compra. Cada etapa del proceso tiene objetivos claros y descripciones detalladas de las acciones a realizar, así como la necesidad de notificaciones automáticas y registros. Se enfatiza la importancia de la evaluación y autorización en cada fase para asegurar la correcta adquisición de productos.

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COMPRAS

1. Solicitud de pedido

Caso de uso: Un usuario registra la necesidad de un producto.


Descripción:

 Creación de solicitudes de compra.

 Definición de detalle del producto (descripción, cantidad, especificaciones).

 Asignación a un centro de costo/proyecto.

 Generación de alertas/notificaciones al área de Compras.


Objetivo: Realizar el pedido en base a los requerimientos de las área que lo
necesiten (depósitos)

Comentarios

Ver si lo quieren así o que en el sistema salte una alerta de que falta stock y mande
directamente la solicitud de compra del producto faltante.

2. Envió de Solicitud

Caso de uso: El sistema transmite la solicitud de compra al departamento de Compras.


Descripción:

 Flujo de trabajo para la aprobación/envío de la solicitud.

 Registro de la fecha y hora del envío.

 Notificaciones automáticas al área de Compras.


Objetivo: que autoricen los jefes de área para chequear que el pedido es el que
corresponde.

3. Pedido de Cotización

Caso de uso: El departamento de Compras genera y envía solicitudes de cotización a


los proveedores.
Descripción:

 Generación de cotizaciones

 Selección de proveedores a partir de una base de datos.

 Envío automatizado de las cotizaciones por correo electrónico


(preferentemente).

 Registro de las cotizaciones recibidas.

Comentarios
En este paso el analista de compras debe evaluar el pedido para saber si lo que pidió es
lo que corresponde antes de mandar la cotización.

4. Negociacion con proveedores

Caso de uso: El departamento de Compras interactúa con los proveedores para aclarar
dudas y negociar términos.
Descripción:

 Carga de las cotizaciones (Precios, plazos y condiciones)

 Registro de comunicaciones con proveedores (poder agregar notas o


comentarios que dijo el proveedor)

5. Comparativa

Caso de uso: El departamento de Compras analiza las cotizaciones recibidas y elabora


un cuadro comparativo.
Descripción:

 Herramienta para comparar cotizaciones. (mar: buscar info de esto)

 Generación automática de reportes comparativos.

 Identificación del proveedor más adecuado.

 Elegir al proveedor (aunque no sea el adecuado) y dar la opción de motivo.

6. Autorización de comparativas

Caso de uso: El jefe y/o gerente revisa y aprueba el cuadro comparativo.


Descripción:

 Flujo para la aprobación del comparativo.

 Notificaciones automáticas a la Gerencia/Jefatura.

 Registro de la fecha y hora de la aprobación.

 Posibilidad de rechazar y solicitar modificaciones.

7. Envió de la Orden de Compra (OC) al proveedor

Caso de uso: El departamento de Compras genera y envía la orden de compra al


proveedor seleccionado.
Descripción:

 Generación automática de órdenes de compra a partir del comparativo


aprobado.

 Envío automatizado de órdenes de compra al proveedor (mail) o tener la opción


de descargarlo a PDF y mandarlo por Whatsapp .
 Historial de la orden de compra en el sistema.

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