SOCIOS DE NEGOCIO

CÓDIGOS DE SOCIOS DE NEGOCIO

Establece que la codificación de los Socios de Negocio para clientes será anteponer
la letra C o L (para los prospectos) y un número correlativo o en un caso especial el
NIT, por ejemplo:

Tipo de Socio de Negocios Letra Correlativo Código del Socio de Negocios en SAP

Cliente C ######## C########

Lead/Cliente L ######## L########

Tipos de Socios de Negocios, cada correlativo inicia de 0

GRUPO

Es requerido crear los grupos de socios de negocios. Dichos grupos clasificarán el

catálogo de socios de negocios (Por ejemplo; Clientes nacionales, extranjeros, etc.)

 Cliente
 Extranjeros
 Mayoristas
DIRECCIONES

Existen dos tipos de direcciones para un cliente, la dirección de facturación, en la

cual se colocan todos los datos de la dirección fiscal del cliente y las direcciones de
destinatario, en las cuales se registran las direcciones de las diferentes
“sucursales” que tiene el cliente.

La recomendación es utilizar el ID: FISCAL para la dirección de facturación

y DESTINO para la dirección de entrega de mercadería. * Ambas direcciones
deberán ser obligatorias.

El usuario correspondiente deberá colocar el nombre de la dirección en los

documentos de marketing dentro de la pestaña logística.

CONDICIONES DE PAGO
Establece los siguientes días de vencimiento (Días de crédito) que le proporcionará
a sus clientes.

Las siguientes condiciones son sugerencias:

 Contado
 8 Días
 15 Días
 30 Días
 60 Días
 90 Días
 120 Días
 Contra entrega
PROPIEDADES

SAP Business One cuenta hasta con 64 propiedades que puede ocupar para una
clasificación extra de sus clientes. Ideal para agrupar artículos para mostrar en
reportes.

PROCESO DE VENTA ESTÁNDAR

El proceso de ventas cambia de la emisión de una oferta de ventas de mercancías
a la venta de mercancías (y servicio) a la entrega de mercancías y la facturación
de las mercancías a los clientes. Cada paso incluye un documento, tal como un
pedido de cliente o factura de deudores. SAP Business One mueve toda la
información relevante de un documento al siguiente en el flujo de documentos. Se
pueden adaptar los pasos de acuerdo con las necesidades y los procesos
empresariales.

Prerrequisitos
Para evitar problemas durante la creación de documentos en etapas posteriores
del proceso de ventas, antes de comenzar a crear los documentos de venta,
asegúrese de que los siguientes datos clave estén correctamente actualizados:
  Datos maestros de socios de negocios, especialmente la dirección de
facturación y envío, condiciones de pago y parámetros de reclamaciones

 Datos maestros de artículo

Proceso de registro de ventas en SAP
Business One
El proceso de ventas en SAP Business One incluye la creación de los siguientes
documentos:

1. Oferta de ventas: / Cotización Antes de realizar el pedido, los clientes

con frecuencia requieren una oferta de ventas para revisar en la empresa.
Se la puede crear como una propuesta de sus mercancías y servicios para
un cliente actual o potencial. No da lugar a ninguna contabilización que
modifique cantidades o valores en la gestión de inventario o la contabilidad.
Se genera a los clientes o a los Leads (Prospectos).

2. Pedido de cliente / Pedido: Un pedido de cliente es un compromiso por

parte del cliente de comprar un producto o servicio. El documento es
importante para la planificación de la producción, creación de pedidos y
programación de recursos. Este documento genera inventario
comprometido, además en este proceso es necesario convertir al Lead
(prospecto) a Cliente. Ningún pedido deberá estar a nombre de un Lead.

3. Entrega: Se crea una nota de entrega para indicar el envío de las

mercancías.

4. Factura de deudores / Factura de clientes : Después de haber

entregado las mercancías o suministrado los servicios, facture al cliente
mediante una factura de deudores. Con este documento, solicite el pago a
su cliente y registre el ingreso en la cuenta de pérdidas y ganancias.
o Factura de Reserva de Clientes: Se puede generar una factura de
reserva de clientes, antes de entregar las mercancías. Con este
documento, solicite el pago a su cliente y registre el ingreso en la
cuenta de pérdidas y ganancias.

DEFINICIÓN DEL PROCESO DE

VENTAS
OFERTA DE VENTA
Para registrar la Oferta de Venta(Cotización) se utilizará la opción del módulo
de Ventas > Oferta de Venta.

El documento de Oferta de Venta (Cotización) servirá para registrar la cotización

que se haya elaborado a cada Cliente o Lead (Prospecto). En este se deberán
capturar los artículos con sus precios y cantidades, este documento puede ser
elaborado aun cuando no se tenga suficiente stock del artículo en el
almacén ya que no realiza ningún movimiento al inventario.

NOTA: La cotización se podrá modificar siempre y cuando no se haya

registrado una Orden de Venta (Pedido de Cliente) basada en esta y haya
completado las cantidades de la Oferta de Ventas. En el caso de que se
necesite generar una nueva Oferta de Ventas (Cotización) igual a la que
ya está “Cerrada” se podrá duplicar.

Es posible cancelar una oferta de venta; si la oferta de venta es

cancelada el status del documento cambia a “Cancelado”.

ORDEN DE VENTA (pedido)

Para registrar la Orden de Venta (Pedido) se utilizará la opción del módulo
de Ventas > Orden de Venta.

La Orden de Venta es el documento que representa un compromiso del cliente

para una venta. Este se dará de alta tomando como base el documento de Oferta
de Venta (Cotización) del cual se copiarán los datos, incluyendo los artículos,
precios, condiciones de pago, etc. Ver en la oferta de venta, el botón con la
opción: Copiar a: Pedido.

Muchas COTIZACIONES (Oferta de Venta) un solo pedido

(Orden de Venta)

Se pueden registrar varias órdenes de venta sobre la misma Oferta de

Venta (cotización) hasta sea cubierta en su totalidad. El sistema mantendrá abierta
la Oferta de Venta hasta que se hagan todos los pedidos correspondientes a
esta. Ver en el Pedido, el botón con la opción: Copiar de: Oferta de venta.

Cierre de pedido (Orden de venta)

La Orden de Venta permanecerá abierta hasta que se entreguen todos los artículos
solicitados en dicha orden, ya que el sistema cerrará automáticamente el
documento una vez que se hayan agotado las partidas. En caso de que no se
hayan entregado todos los artículos y se desee cerrar la orden, se deberá hacer
manualmente por parte del usuario responsable.

Cuando se crean Ordenes de Venta, no se contabiliza ningún registro.

Únicamente afecta el inventario comprometido.

ENTREGA
Para registrar la salida de la mercancía al cliente se hará uso del documento
de Ventas > Entrega.

La Entrega se realizará en el momento que se hace la salida de mercancía hacia el

cliente (Remisión), esta se dará de alta tomando como base el documento
de Orden de Venta del cual se copiarán los datos, incluyendo los artículos,
cantidades etc. Ver en la Nota de Entrega, el botón con la función: Copiar de:
Orden de venta. En los casos especiales que requiera la facturación previa su
usará una Factura de Reserva de Cliente y será desde ese documento que se
copiarán los datos hacia la Nota de Entrega.

Parcialidades

Se pueden registrar Entregas parciales hasta que la Orden de Venta sea cubierta
en su totalidad. En este caso se deberá capturar manualmente en el campo de
cantidad el número de unidades entregadas las cuales se descontarán de la Orden
de Venta hasta que sea completamente entregada.

Al momento de registrar la Entrega de la mercancía, se reducirá la existencia del

almacén y será obligatorio registrar el número de lote o serie que está saliendo,
sólo en caso de manejar número de lote o serie. Este movimiento emitirá la póliza
contable de afectación al almacén considerando el costo que tenga el producto en
ese momento y cerrará el documento de Orden de Venta (Siempre y cuando ya se
hayan surtido los artículos por completo), pero NO realizará ninguna afectación de
cuentas por Cobrar.

Direcciones de entrega

En la pestaña de Logística se podrá elegir la dirección de entrega, identificado con

el ID: ENTREGA en caso que sea distinta de la de Facturación, ID: FISCAL, y se
encuentre dada de alta en los datos maestros del socio de negocio. Estas
direcciones serán obligatorias mediante la programación de un Transaction
Notification.
Por ninguna razón se permitirá hacer una salida si no hay existencias
suficientes en el almacén seleccionado, para poder elaborar el documento se
deberá realizar previamente una Transferencia de Stock al almacén indicado.

DEVOLUCIÓN
Para registrar una Devolución por parte del cliente se hará uso del documento
de Ventas > Devolución.

Este documento solo aplica en los casos que el cliente haya regresado
mercancía antes de que registrar la factura de Cliente.

En caso que los artículos devueltos tengan número de serie o lote, el sistema
mostrará las series o lotes que se capturaron en el momento de la Entrega de
Mercancía y será obligatorio elegir el número que está entrando, sólo en caso de
manejar Números de Serie o Lotes.

Se pueden registrar Devoluciones parciales o totales tomando como base el

documento de Entrega de Mercancía siempre y cuando este NO esté cerrado. El
documento de Devolución no activará nuevamente el de Entrega de
Mercancía.

FACTURA DE ANTICIPO
Para registrar la Factura de Anticipo se hará uso del documento de Ventas >
Factura de Anticipo.

En caso que se negocie una venta con pagos anticipados, se realizará la Factura de
Anticipo. Este documento no afecta el Almacén.

En este caso estará asociada a una cuenta de Anticipos de Clientes que deberá ser
definida en el catálogo contable y asignada a cada cliente para que se pueda
registrar el documento.

Este documento lleva numeración propia, es decir, no sigue el mismo consecutivo

de la Factura de Clientes común y tampoco requiere que sea Fiscal si la empresa
no lo desea.

Al momento de realizar la aplicación de la Factura de Anticipo sobre una Factura

común, la factura de anticipo deberá estar previamente pagada en su totalidad, el
usuario deberá elegir de entre los anticipos disponibles cual aplicará en la Factura.
Esta última factura contendrá los artículos vendidos originalmente.

FACTURA DE CLIENTES
Para registrar la Factura de Clientes se hará uso del documento de Ventas >
Factura de Clientes.

Las Facturas de Clientes deberán ser elaboradas tomando como base el

documento Entrega de Mercancía, o el Pedido en el caso de una Factura de
Reserva de Clientes, del cual se copiará todos los artículos y las cantidades que se
han surtido.

La fecha de contabilización y de documento será la del día que se está emitiendo

la Factura de Clientes (fecha que se tomará para registrar la póliza contable) y el
vencimiento se calculará con base esta fecha considerando los días de crédito que
se tengan pactados con el cliente.

La fecha de vencimiento será calculada con base a las condiciones de pago que
tenga asociados el cliente.

Se presentará en pantalla de la Factura el nombre de Lote del artículo que se esté

facturando, dicho campo podrá ser visualizado en un formato de impresión.

GASTOS ADICIONALES
Se podrán agregar a la Factura de Clientes otros gastos que se generen por la
entrega de la mercancía y cobrarlos en el mismo documento. Los Gastos
Adicionales que se darán de alta son los siguientes:

 Servicio de Entrega
NOTA DE CRÉDITO
Para cancelar la Factura de Clientes se hará uso del documento
de Ventas > Nota de Crédito.

La Nota de Crédito deberá basarse en la Factura de Clientes que se desea

cancelar. La cancelación hace la reversa de la factura afectando las Cuentas por
Cobrar y registrando la entrada del inventario que había salido. Será necesario
confirmar los números de serie o lote que entrarán al almacén, sólo en caso de
manejar números de serie o lote.

NOTAS DE CRÉDITO POR DESCUENTO

Para hacer un descuento sobre una Factura de Clientes se hará uso del documento
de Ventas > Nota de Crédito.

Se podrá realizar una nota de crédito de servicios por el importe del descuento, la
cual no tiene relación directa con la Factura de Clientes, debido a que el cliente no
está regresando artículos, solo se está registrando un descuento. En este
documento el usuario debe seleccionar las cuentas correspondientes.

FACTURA DE RESERVA
Para registrar la Factura de Reserva se hará uso del documento
de Ventas > Factura de Reserva.

En caso que el cliente solicite la factura aun cuando no se tenga listo el material a
entregar, se podrá elaborar una Factura de Reserva, que realizará el registro de
Cuentas por Cobrar, sin afectar el Almacén.

Posteriormente se deberá hacer la Entrega de Mercancía tomando como base el

documento de Factura Reservapara cerrarlos.

FACTURA CLIENTE + PAGO

SAP Business One proporciona la transacción Factura cliente + pago para las
ventas a clientes ocasionales. Solo se ocupará cuando la factura y el pago se
realicen al mismo momento, de lo contrario se deberá ocupar el documento
Factura de Clientes. El origen de los datos se copiará de la Nota de Entrega.

CANCELACIÓN DE DOCUMENTOS DE VENTA

SAP Business One presenta la funcionalidad de cancelar la mayoría de los
documentos de ventas que generalmente desencadenan contabilizaciones.

 Se crea un documento de cancelación.

  Tanto los documentos cancelados como los documentos de cancelación se
cierran de forma irreversible.

 Los documentos base que pertenecen a los documentos cancelados se

reabren con saldos vencidos restaurados. Puede copiar estos documentos
base en nuevos documentos.

 El sistema anula las modificaciones contables, fiscales y de inventario,

causadas por el documento de cancelación, es decir, anula las
modificaciones de finanzas, impuestos e inventario asociadas.

 El sistema elimina la reconciliación automática entre el documento

cancelado y sus documentos base, si corresponde. Por lo tanto, se vuelven a
abrir los documentos base con saldos vencidos restaurados y se pueden
seguir arrastrando a documentos de destino nuevos.
Los documentos que pueden cancelarse en el módulo de ventas son:

 Entrega de mercancías

 Devolución de mercancías

 Factura de clientes

 Factura reserva.

 Nota de crédito de clientes

 Nota de cargo de clientes

Para que la cancelación de documentos funcione se debe tener en la siguiente
ruta: Gestión > Inicialización del sistema > Parametrizaciones de
Documento > Pestaña generallo siguiente:

 Días para permitir cancelación (Cuantos días hacia atrás va a permitir el

sistema la cancelación)

 Saber si con la cancelación de facturas se abrirán los pedidos o no.

(Parametrizable en la modulo Gestion > Documentos)
PROCESO DE AUTORIZACIONES
El procedimiento consiste en exigir la autorización de un gerente o de un miembro
senior para generar ciertos documentos, como por ejemplo pedidos (Ordenes de
Venta). El gerente define las etapas del proceso de autorización y los modelos
utilizados, esto incluye lo siguiente:

 Los documentos de los empleados que deben autorizarse.

 Los empleados que pueden autorizar documentos.

 Los documentos que forman parte del proceso de autorización.

El proceso de autorización de un documento empieza cuando un empleado
(creador del documento) lo añade como documento preliminar en SAP Business
One. Mediante un mensaje interno, se envía una solicitud de autorización al
gerente o miembro senior (autorizador) correspondiente para que autorice el
documento, de acuerdo con las definiciones de SAP Business One. Estos mensajes
internos respaldan el proceso de autorización, ya que informan a los creadores y a
los autorizadores sobre el status del documento y sus cambios.

El proceso de autorización de un documento termina cuando el creador recibe la

autorización final y añade el documento como un documento real.

Proceso en sap business one

1. El gerente identifica los procesos de autorización necesarios para la
empresa.

2. Cuando se crea un documento que requiere un proceso de autorización:

1. El creador recibe un mensaje que indica que se necesita autorización

para poder grabar el documento como un documento real.
2. El documento se graba como un documento preliminar.
3. El autorizador recibe un mensaje que indica que un documento
preliminar requiere autorización.
4. El autorizador puede autorizar o rechazar la operación desde la
ventana Resumen de mensajes/alertas al visualizar cada mensaje.
3. Si el documento:
1. Se autoriza, el creador recibe el mensaje correspondiente. A
continuación, el creador puede convertir el documento preliminar
autorizado en un documento real. Esta función también está
disponible en el mensaje, donde el creador o el autorizador pueden
abrir el documento subyacente y después grabarlo como un
documento real.
2. Se rechaza, el creador recibe el mensaje correspondiente. En este
caso, el documento preliminar no puede convertirse en un
documento real. El documento preliminar se puede eliminar o
cancelar, pero, primero, se debe cancelar el procedimiento de
autorización.
NOTA: El creador puede modificar un documento rechazado. Si el
documento modificado aún está sujeto al procedimiento de autorización,
la aplicación iniciará el procedimiento de autorización nuevo y los
autorizadores que deben autorizar el documento recibirán un mensaje.
De lo contrario, el usuario puede convertir el documento preliminar en un
documento real

 Si un autorizador cancela el procedimiento de autorización en una etapa de

autorización, el creador del documento recibe el mensaje correspondiente.
En este caso, el documento preliminar no puede convertirse en un
documento real.

 Si se ha cancelado una etapa de autorización y el procedimiento de

autorización se ha reanudado posteriormente (es decir, si el paso de
 autorización se ha creado de nuevo), el creador del documento recibirá el
mensaje correspondiente. Se pueden añadir comentarios a cada mensaje
con el fin de proporcionar información adicional sobre el procedimiento de
autorización.

 Existen dos informes disponibles que permiten a los usuarios autorizados

supervisar y procesar todos los documentos preliminares que se encuentran
sujetos a un proceso de autorización en el sistema. Uno de estos informes
está dirigido principalmente al creador del documento, es decir, el Informe
status de autorización y el otro al autorizador, es decir, el Informe decisión
de autorización.
INFORMES DE VENTAS
Análisis de ventas:se puede identificar rápidamente los puntos débiles de su
cartera de ventas y productos. Proporciona información sobre ventas basada en los
siguientes criterios:

1. Clientes

2. Artículos

3. Empleados depto. Ventas

4. Una combinación de todo lo anterior

Lista de partidas abiertas:permite al usuario visualizar ventas abiertas y
documentos de compras. Sólo los documentos en status Abiertoaparecen en este
informe. En este informe también aparecen los documentos parcialmente copiados
en documentos destino.

Pedido Atrasado: Este informe visualiza una lista de pedidos del cliente
atrasados o facturas de anticipo de deudores que no se pueden enviar debido a
cantidades faltantes de stock. Permite definir las prioridades y acelerar los pedidos
o las órdenes de fabricación.

El informe de Pedidos retrasados se puede ejecutar diaria, semanal o

mensualmente. En este informe se visualizan todos los pedidos de cliente con una
cantidad pendiente según los criterios de selección indicados

Arrastrar y vincular:El menú Arrastrar y vincular es una etiqueta del menú

principal de SAP Business One. Es una herramienta interactiva que se puede
utilizar en paralelo para métodos de trabajo regulares. Utiliza consultas
predefinidas para generar informes en el sistema, busca tanto en informes como
en los datos maestros, por ejemplo, en las Cuentas de mayor e Interlocutores
comerciales. La función Filtro permite filtrar informes.